SISTEM INFORMASI EXECUTIVE

SIM 2
1
EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM
DEFINISI E.I.S ( Watson, 1993 ):
 Sistem terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan
eksternal yang relevan dengan critical success factor (faktor penentu keberhasilan).
KARAKTERISTIK E I S :
 Dibuat untuk individual executive users.
 Mengekstrak, menyaring (filter), menyingkat dan melacak “critical data”
 Menyediakan on-line status access.
 Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal.
 Bersifat user friendly.
 Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara.
Istilah Executive Support System (ESS) digunakan untuk sistem yang memiliki kemampuan lebih dari EIS, yaitu
:
 Tersedia fasilitas komunikasi elektronik, mis. E-mail, computer conference, word processing.
 Memiliki kemampuan analisis data, misalnya spredsheet, query language.
 Memiliki organizing tools, misalnya electronic calendaring.
5 STEP SUGGESTION FOR IMPROVING EIS :
1. Take an inventory of incoming Information Transactions
Eksekutif tidak selalu mempunyai persepsi yang jelas tentang sistem informasi. Untuk ini, eksekutif dibantu
oleh sekretarisnya untuk membuat log information transaction yang selanjutnya dimasukkan kedalam
database.
2. Stimulate High-valure Sources
Dengan adanya identifikasi sumber daya yang bernilai tinggi, eksekutif dapat mengambil langkah agar
sumber daya tersebut lebih mudah dikomunikasikan.
3. Take Advantage of Opportunities
Saat informasi bernilai tinggi muncul, eksekutif harus segera menanganinya.
4. Tailor the System to the Individual
Setiap eksekutif memiliki cara yang unik tersendiri dalam memperoleh informasi.
5. Take Advantage of Technology
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka (open-minded) terhadap sistem informasi dan mempertimbangkan
berbagai cara untuk meningkatkan kemampuan sistem informasinya.
Perusahaan dengan Sistem Informasi Executive
SIM 2
2
MODEL E I S


Konfigurasi EIS berbasis komputer umumnya mencakup Personal Computer (PC). Pada perusahaan besar
PC dihubungkan (networked) ke mainframe. PC executive berfungsi sebagai workstation executive.
Konfigurasi hardware mencakup secondary storage beebentuk hardisk sebagai tempat menyimpan
database executive (berisi informasi yang telah diproses dari mainframe perusahaan).
PENERAPAN KONSEP MANAJEMEN PADA E I S
A. CRITICAL SUCCESS FACTOR (CSF)
Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuan dan
factor-faktor penentu keberhasilan.
Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari Mc Kinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar
di amerika Serikat, menciptakan konsep CSF. Ia merasa bahwa CSF menentukan keberhasilan atau
kegagalan segala jenis organisasi. CSF bervariasi dari perusahaan satu ke perusahaan lainnya.
Contoh :
 Industri kendaraan bermotor , CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan
pengendalian biaya manufaktur yang kuat.
 Perusahaan Asuransi Jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen,
pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
B. MANAGEMENT BY EXCEPTION
Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya.
SIM 2
3
Ket. Gambar diatas.
Pie chart menyajikan komposisi kinerja actual, table menyajikan perbandingan actual terhadap anggaran.
Software E I S dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif.
C. MENTAL MODELS
Peran utama EIS adalah menyaring sejumlah besar data dan informasi (disebut Information Compression)
untuk meningkatkan kegunaannya sehingga menghasilkan suatu gambaran (disebut Mental Model) dari
operasi perusahaan.
Computer Based Information System dan setiap sub systemnya ialah suatu mental model.
TREND EIS DIMASA DEPAN
 Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.
 Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.
 SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.
Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat
perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada
tingkat yang lebih rendah.
 Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.
SIM 2
4
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
Definisi :
Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.
Manajemen Manufaktur menggunakan Komputer baik secara Konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam
sistem produksi fisik.
Komputer sebagai Bagian dari Sistem Fisik
1. Computer Aided Design (CAD) yang lebih sering disebut Computer Aided Engineering (CAE),
melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang dimanufaktur. CAD digunakan
untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian
kecil. Perangkat lunak CAD memperbaiki gambar dengan menghaluskan garis. Setelah rancangan itu
dimasukkan kedalam komputer, engineer dapat menempatkan rancangan itu pada berbagai pengujian
untuk mendeteksi titik-titik lemah. Perangkat lunak CAD bahkan dapat membuat bagian-bagian tersebut
bergerak seperti sedang digunakan. Ketika rancangan itu selesai, perangkat lunak CAD dapat
memeprsiapkan spesifikasi rinci yang diperlukan untuk memproduksi produk itu. Spesifikasi ini disimpan
dalam database rancangan.
2. Computer Aided Manufacturing adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Mesin produksi
khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan
spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan.
3. Robotik, memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi.
MODEL SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
SUBSISTEM INPUT
SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM
PRODUKSI
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
SUMBER INTERNAL
SUBSISTEM
REKAYASA
INDUSTRI
SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
MANUFAKTUR
DATA
D
A
T
A
B
A
S
E
SUBSISTEM
KUALITAS
SUBSISTEM
PERSEDIAAN
PEMAKAI
SUBSISTEM
BIAYA
INFORMASI
SUBSISTEM INPUT MANUFAKTUR
 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan
data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya.
 SUBSISTEM REKAYASA INDUSTRI, menyerupai subsistem penelitian pemasaran, karena terutama terdiri
dari proyek-proyek pengumpulan data khusus. Industrial Engineering merupakan analis sistem yang terlatih
khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. IE dapat merupakan
seorang anggota tim proyek yang mengembangkan sistem pengumpulan data dan tiap subsistem output.
SIM 2

5
Bagian penting dari kerja IE melibatkan pengaturan standar produksi, suatu unsur penting dalam
menerapkan management by exception di area manufaktur.
SUBSISTEM INTELIJEN MANUFAKTUR, membuat manajemen manufaktur tetap mngetahui
perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin.
Menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen dalam lingkungan perusahaan – pemasok dan serikat
buruh.
SUBSISTEM OUTPUT MANUFAKTUR
 SUBSISTEM PRODUKSI, manajemen manufaktur menggunakan subsistem produksi terutama untuk
mengelola proses produksi harian. Kegunaan lain adalah untuk membantu dalam pembangunan fasilitas
produksi baru.
Co. Keputusan menempatkan Lokasi Pabrik, hal-hal yang perlu diperhatikan :
1. Pemilihan wilayah, faktor yang mempengaruhi : konsentrasi pelanggan, tersedianya tenaga kerja,
tersedianya bahan baku, iklim, dll.
2. Pemilihan kota, dengan mempertimbangkan faktor-faktor : pajak, transportasi, jasa kemasyarakatan
(polisi, pemadam kebakaran, dll), sikap masyarakat, sumber daya budaya, pilihan manajemen.
3. Pemilihan area dari kota, faktor yang mempengaruhi : harga tanah, transportasi umum, listrik, air, telepon,
dll.
 SUBSISTEM PERSEDIAAN, manajemen manufaktur selalu bertanggung jawab atas persediaan bahan
baku dan barang dalam proses. Pemasaran bertanggung jawab atas persediaan barang jadi.
Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Kuantitas
pemesanan terbaik dipengaruhi oleh 2 biaya, yaitu biaya pemeliharaan dan biaya pembelian.
1. Biaya pemeliharaan biasanya dinyatakan sebagai persentasi biaya tahunan dari barang. Dan biaya tersebut
mencakup factor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.
2. Biaya pembelian, mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan, biaya telepon, biaya sekertaris,
dll.
 SUBSISTEM KUALITAS, memastikan bahwa tingkat kualitas bahan baku yang diterima dari pemasok
memenuhi standar persyaratan. Subsistem ini kemudian melaporkan tingkat kualitas pada tiap tahap kritis
dari proses transformasi dan akhirnya memastikan bahwa kualitas barang jadi ada pada tingkat yang
diinginkan.
 SUBSISTEM BIAYA, membuat manajemen tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai biaya
proses transformasi.
Subsistem biaya dapat berisi program-program yang menyediakan laporan periodik maupun khusus.
Program pengendalian biaya yang efektif dibangun berdasarkan 2 unsur kunci :
1. Standar kinerja yang baik.
2. Sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya.
Sistem Informasi Manufaktur digunakan baik dalam penciptaan maupun dalam operasi sistem produksi fisik.
Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan, manajer di area manufaktur dan juga manajer di area lain.
Pemakai Sistem Informasi Manufaktur
PEMAKAI
SUBSISTEM
PERSEDIAAN
KUALITAS
PRODUKSI
BIAYA
X
X
X
X
Eksekutif lain
X
X
X
X
Superintendent Pabrik
X
X
X
X
Mnj.Perenc.&Pengendalian
X
Wa. Pres. Dir. Manufaktur
X
Manajer Engineering
X
Manajer Pengend. Kualitas
X
Direktur Pembelian
X
Manajer Pengend.Persediaan
X
Manajer Lain
X
X
X
X
X
X
X
X
SIM 2
6
SISTEM INFORMASI PEMASARAN
DEFINISI :
“Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung
manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk
perusahaan”.
SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL MENCERMINKAN SISTEM FISIK PERUSAHAAN
Sistem Informasi Fungsional
Sistem
Informasi
Pemasaran
Fungsi
Pemasaran
Sistem
Informasi
Manufaktur
Fungsi
Manufaktur
Sistem
Informasi
Keuangan
Fungsi
Keuangan
Sistem
Informasi
Sumber Daya
Manusia
Fungsi
Sumber Daya
Manusia
Sistem Fisik Perusahan
PRINSIP - PRINSIP PEMASARAN
Definisi menyatakan bahwa Pemasaran terdiri dari kegiatan perorangan dan organisasi
yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam
lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi, penentuan harga
barang, jasa dan gagasan.
BAURAN PEMASARAN
Tujuan : mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya bagi pemasaran barang,
jasa dan gagasan.
Unsur-unsur Strategi Pemasaran :
1. Produk.
3. Harga.
2. Promosi.
4. Tempat.
SIM 2
7
ARUS INFORMASI KOTLER
Intelijen pemasaran
Perusahaan
Komunikasi pemasaran Lingkungan
Informasi
Pemasaran internal
Ket.
 Intelijen Pemasaran, informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan.
 Informasi Pemasaran Intern, informasi yang dikumpulkan didalam perusahaan.
 Komunikasi Pemasaran, informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan.
MODEL SISTEM INFORMASI PEMASARAN
SUBSISTEM INPUT
SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM
PRODUK
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
SUMBER INTERNAL
SUBSISTEM
PENELITIAN
PEMASARAN
SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
PEMASARAN
= DATA
SUBSISTEM
TEMPAT
D
A
T
A
B
A
S
E
SUBSISTEM
PROMOSI
SUBSISTEM
HARGA
SUBSISTEM
BAURAN
TERINTEGRASI
= INFORMASI
PEMAKAI
SIM 2
8
SUBSISTEM INPUT PEMASARAN
1. Sistem Informasi Akuntansi
Menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar untuk Pembuatan Laporan.
Digunakan untuk aplikasi pengolahan data. Data digunakan untuk menyediakan informasi dalam bentuk
Laporan Khusus dan Laporan Periodik atau Model Matematika.
2. Subsistem Penelitian Pemasaran
Mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang
berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Terdapat 2 jenis data yang dikumpulkan : Data Primer
dan Data Sekunder.
3. Subsistem Intelijen Pemasaran
Mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Pemasaran tidak bertanggung jawab
untuk membuat arus keluar bagi pesaing tetapi membuat arus masuk.
Tugas-tugas dasar Intelijen :
Data
1
Mengumpulkan
data
2
Mengevaluasi
data
3
Menganalisis
data
4
Menyimpan
intelijen
Intelijen
5
Menyebarkan
intelijen
Intelijen
Data





Mengumpulkan data, terdiri dari data primer dan data sekunder.
Mengevaluasi data, baik data primer dan data sekunder diperiksa untuk memastikan keakuratannya.
Manganalisis data, tujuannya mengubah data menjadi informasi.
Menyimpan informasi / intelijen.
Menyebarkan informasi / intelijen.
SUBSISTEM OUTPUT PEMASARAN
1. Subsistem Produk
Semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tersebut. Tugas manajer pemasaran
adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur bauran pemasaran dan kemudian
mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang
disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan, mulai dari menelusuri
penjualan suatu produk sampai dengan memastikan apakah produk tersebut diterima dipasaran atau tidak.
2. Subsistem Tempat
Berbagai saluran distribusi digunakan perusahaan untuk menyalurkan produknya ke konsumen.
3. Subsistem Promosi
memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.
4. Subsistem Harga
Semua informasi mengenai harga produk tertentu.
Terdapat 2 pendekatan :
SIM 2


9
Penentuan harga berdasarkan Biaya, menentukan biaya-biaya yang dikeluarkan dan menambahkan
mark-up yang diinginkan. Jika perusahaan memiliki SIA yang baik, ketersediaan data biaya yang akurat
membuat tugas subsistem harga menjadi lebih mudah untuk mendukung penentuan harga
berdasarkan biaya.
Penentuan harga berdasarkan Permintaan, yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang
ditempatkan oleh konsumen terhadap produk. Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan
dengan tepat. Ini memerlukan pemahaman yang baik tentang konsumen serta pasar, termasuk
keadaan ekonomi dan persaingan.
5. Subsistem Bauran Terintegrasi
Memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran.
Para Pemakai Sistem Informasi Pemasaran
SUBSISTEM
PEMAKAI
PRODUK
TEMPAT
PROMOSI
HARGA
PADUAN
Wa.Pres.Dir. Pemasaran
X
X
X
X
X
Ekesekutif Lain
X
X
X
X
X
Manajer Merk
X
X
X
X
X
Manajer Penjualan
X
X
Manajer Iklan
X
X
X
X
X
X
X
X
Mnj. Riset Pemasaran
X
Mnj. Pemasaran Produk
X
Mnj. Distribusi Fisik
Manajer Lain
X
X
X
X
SIM 2
10
SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Sistem informasi keuangan memenuhi kebutuhan manajer maupun elemen-elemen lingkungan
perusahaan atas informasi yang menjelaskan status keuangan perusahaan.
Model Sistem Informasi Keuangan
Digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang /
kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan,
informasi disajikan dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus, hasil dari simulasi
matematika, komunikasi elektronik dan saran dari system pakar.
Gambar 1. MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Subsistem Input
- Sistem Informasi Akuntansi
Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan
keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi,
menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang
yang terlibat.
- Subsistem Audit Internal
Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit
catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya.
Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal, yang melakukan analisis
yang sama seperti auditor eksternal tapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas.
Audit internal sebagai subsistem dari system informasi keuangan karena kemampuannya
untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut
pandang perusahaan.
Jenis kegiatan audit :
 Audit keuangan, menguji akurasi catatan perusahaan dan dilakukan oleh auditor
eksternal
 Audit operasional, untuk memeriksa evektifitas prosedur
 Audit kesesuaian, sama seperti audit operasional tapi audit berlanjut terus
SIM 2
11
Gambar 2. POSISI AUDIT INTERNAL DALAM ORGANISASI
- Subsistem Intelijen Keuangan
Berusahan mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik
bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuannya, subsistem informasi keuangan
mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham, masyarakat keuangan dan
pemerintah.
Subsistem Output
- Subsistem peramalan
Peramalan merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Kaomputer
memungkinkan peramal membuat perhitungan secara lebih cepat dan mudah.
Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran
memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, 1 – 3 tahun di depan. Peramalan
jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi financial
atau suatu kelompok yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan.
Metode peramalan :
 Metode nonkuantitatif, tidak melibatkan perhitungan data tapi didasarkan pada penaksiran
subyektif.
 Metode kuantitatif, analisis regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara
kegiatan yang akan diramal disebut variable terikat/dependent variable dengan kegiatan
yang lain disebut variable bebas (independent variable).
- Subsistem manajemen data
Arus uang dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting
karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dikelola untuk
mencapai 2 tujuan : (1) untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari
arus keluar biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang
tahun.
- Subsistem Pengendalian
Manajer diberikan suatu anggaran operasi, yaitu jumlah uang yang tersedia untuk digunakan
dalam memenuhi tujuan operasional.
Proses pengaggaran (budgeting process) berisi sejumlah keputusan semi terstruktur. Data
pendukung yang diperlukan tersedia dalam bentuk catatan akuntansi histories, tapi banyak
penilaian yang harus diterapkan.
Ada 3 pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggaranya
yaitu :
 Pendekatan dari atas ke bawah (top-down), eksekutif perusahaan menentukan jumlah
anggaran, dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat2 yang lebih awal
 Pendekatan dari bawah ke atas, proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah
dan naik ke atas.
 Pendekatan partisipasi, Orang yang akan menerima dana berpartisipasi dalam
menentukan tingkat dana.
SIM 2
12
Gambar 3. PROSES PENGANGGARAN
Menempatkan Sistem Informasi Keuangan Dalam Perspektif
Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya. Dalam hal sumber daya uang,
perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan keluar. Program2 dalam subsistem
manajemen dana memungkinkan manajemen membuat keputusan yang mempengaruhi arus
menurut cara yang diinginkan.
Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Keuangan
Tabel 1 mengidentifikasi pemakai system informasi keuangan. Eksekutif dalam fungsi financial
seperti wakil presiden direktur keuangan dan controller menggunakan informasi yang dihasilkan
oleh seluruh tiga subsistem output.
Eksekutif lain, termasuk anggota dewan direksi juga menggunakan semua output. Manajer
tingkat yang lebih rendah dan staf professional lebih memilih subsistem yang berhubungan
dengan area tanggung jawab mereka.
Tabel 1. PEMAKAI SYSTEM INFORMASI KEUANGAN
Subsistem
Pemakai
Peramalan
Manajemen dana
Wakil Presiden keuangan
X
X
Eksekutif lain
X
X
Controller
X
X
Manajer akuntansi
Manajer perenc. keu.
X
Direktur anggaran
Manajer Fungsional lain
X
X
Pengendalian
X
X
X
X
X
X
X