Prosedur Penanganan Keluhan Sosial SISTEM

 SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO Prosedur Penanganan Keluhan Sosial No. Dokumen Edisi Revisi Tanggal Berlaku Disiapkan dan Diperiksa Disetujui : SOC/PSM/9.02 : 01 : 03 : 01 September 2014 Nama
Jabatan Tanda Tangan STATUS NO. COPY Dokumen ini adalah milik PT. Socfin Indonesia. Dilarang menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari Manajemen PT. Socfin Indonesia
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 03 : 1 dari 6 Daftar Isi 



Halaman Muka Daftar Isi Riwayat Perubahan Dokumen Prosedur 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Referensi 4. Definisi 5. Uraian Prosedur 6. Lampiran 7. Dokumen Terkait Prosedur Sistem Manajemen Socfindo PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 03 : 2 dari 6 Riwayat Perubahan Dokumen No. 1 2 Nama Dokumen No. Edisi No. Revisi SOC/PSM/
9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 01 01/10/ 2010 Penambahan kalimat “ seperti pelecehan seksual,diskriminasi “ di point 5.2.1.1 SOC/PSM/
9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 02 01/06/ 2014 Perubahan pada: No. Dok. Tgl Revisi Uraian Perubahan - Point 5.1.1.1 bahwa keluhan yang diterima perusahaan hanya yang disampaikan secara tertulis saja baik dari internal maupun eksternal - Perubahan pada point penyelesaian keluhan - Perubahan penanganan komte jender 3 SOC/PSM/
9.02 Prosedur Penanganan Keluhan 01 03 01/09/ 2014 Penambahan butir 5.19 dan 5.20 Prosedur Sistem Manajemen Socfindo pada keluhan PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman 1.
: 03 : 3 dari 6 TUJUAN Sebagai pedoman dalam menangani keluhan sosial baik keluhan dari eksternal maupun dari internal perusahaan dan memastikan keluhan tersebut ditindaklanjuti. 2.
RUANG LINGKUP Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah:  Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal karyawan  Perlakuan yang diskriminatif  Pelecehan seksual dan tindak kekerasan  Pelanggaran hak‐hak reproduksi bagi pekerja perempuan  Penetapan harga TBS  Penetapan kompensasi harga tanah  Keluhan lain dari dampak lingkungan dan sosial perusahaan yang diderita oleh stakeholder 3.
3.1.
REFERENSI Prosedur Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01) 3.2.
RSPO P&C 3.3.
Prinsip dan Kriteria ISPO 4.
4.1.
4.2.
4.3.
DEFENISI Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder) Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili unsur pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang antara laki‐laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak‐hak reproduksi Keluhan masalah jender adalah keluhan yang terkait berkaitan dengan diskriminasi jender, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak‐hak reproduksi Prosedur Sistem Manajemen Socfindo PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman 5.
URAIAN PROSEDUR No 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. : 03 : 4 dari 6 Kegiatan Penanggung Jawab Stakeholder A. Keluhan dari Eksternal Stakeholder yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya secara tertulis kepada perusahaan melalui KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.
Pengurus mempelajari keluhan yang Pengurus disampaikan stakeholder dan memberikan petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker, Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai dengan jenis keluhannya. Pengurus Keluhan yang sudah jelas permasalahannya dan penyelesaiannya tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun. Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan Pengurus/askep
/asisten/ komunikasi lebih lanjut dengan penyampai keluhan akan dilakukan komunikasi dengan Tekniker/KTU/ Stakeholder penyampai keluhan tersebut sesuai dengan Prosedur Komunikasi Sosial. Staff/personil khusus akan ditunjuk untuk melakukan komunikasi ini. Personil Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan khusus yang komunikasi kepada penyampai keluhan untuk ditunjuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai keluhan tersebut, penyelesaian yang diinginkan dan sebagainya. Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan disampaikan kepada pengurus untuk didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.
Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara Prosedur Sistem Manajemen Socfindo Dokumen Personil khusus yang ditunjuk Kebun/ Bhg Umum KBM PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman No 5.8. 5.9. 5.10.
5.11.
5.12.
5.13.
5.14.
5.15.
5.16.
Kegiatan Penanggung Jawab tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang Bhg Umum disampaikan oleh Kebun dan akan memberikan petunjuk/arahan penyelesaiannya ke Kebun
Kebun Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan penyampai keluhan mungkin diperlukan bila petunjuk dari Medan belum sesuai dengan hasil komunikasi sebelumnya. B. Keluhan dari Internal.
Pekerja Pekerja yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya melalui serikat pekerja atau menyampaikan langsung secara tertulis kepada KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus. Serikat Serikat pekerja akan mempelajari keluhan Pekerja tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Pengurus Pengurus mempelajari keluhan yang disampaikan serikat pekerja dan mendiskusikan secara internal dengan staff lain. Pengurus dan staff terkait dan serikat pekerja Pengurus/ akan mengadakan pertemuan untuk membahas Serikat pekerja masalah keluhan tersebut. Tindak lanjut atas keluhan tersebut diputuskan bersama antara perusahaan dan serikat pekerja. Kebun Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut masih dalam kewenangan Pengurus, maka dapat ditindaklanjuti langsung oleh Kebun. Pengurus Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Langkah selanjutnya sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9. Prosedur Sistem Manajemen Socfindo : 03 : 5 dari 6 Dokumen PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman No Kegiatan 5.17.
Hasil komunikasi dengan Medan akan dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja untuk disepakati bersama tindak lanjutnya. C. Keluhan masalah Jender Pekerja yang memiliki keluhan masalah jender dapat menyampaikannya kepada Komite Jender atau langsung ke Perusahaan (Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU). 5.18.
5.19.
5.20.
5.21.
5.22.
5.23.
5.24.
5.25.
5.26.
Penanggung Jawab Pengurus/ Serikat Pekerja Pekerja perempuan/ komite jender/pihak Perusahaan Komite Jender akan mempelajari keluhan Komite Jender tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Dalam melakukan mediasi Komite Jender dapat melibatkan Serikat Pekerja.
Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite Jender Komite Jender akan melakukan mediasi antara pelaku dengan korban. Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Komite Jender Jender ke Perusahaan. Bersama dengan Komite Jender, perusahaan Komite Jender/ Pihak akan memutuskan tindak lanjut yang akan Perusahaan dilakukan. Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa Komite Jender/ SPSI sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja harus dilibatkan. D. Lain‐lain Keluhan diselesaikan dalam waktu yang Kebun/ Bhg disepakati bersama. Umum Perusahaan tidak akan membuka identitas Kebun/ Bhg penyampai keluhan apabila diminta. Umum Direksi/ Bhg Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan hasil Terkait tindak lanjut dari keluhan tersebut dicatat dalam form Catatan Keluhan. Prosedur Sistem Manajemen Socfindo : 03 : 6 dari 6 Dokumen SOC/Form/9.02
‐01 SOC/Form/9.0
2‐01 PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi Tanggal : 1 September 2014 Halaman No 6.
6.1. 6.2 7.
Kegiatan LAMPIRAN SOC/Form /9.02‐01 SOC/Form/4.07‐01 DOKUMEN TERKAIT Prosedur Sistem Manajemen Socfindo : 03 : 7 dari 6 Penanggung Dokumen Jawab Catatan Keluhan Risalah Rapat