Sistem Informasi Manajemen Beasiswa dan Bantuan

Sistem Informasi Manajemen
Beasiswa dan Bantuan Biaya
Pendidikan Mahasiswa
(SMB3PM)
Petunjuk Penggunaan Aplikasi Untuk Perguruan Tinggi
(http://simb3pm.dikti.go.id)
Tim ICT DIKTI
8/21/2010
DAFTAR ISI
Daftar Isi ........................................................................................................................................................ 2
BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL ......................................................................... 3
I.1. Login .................................................................................................................................................... 3
I.2. Halaman Utama .................................................................................................................................. 4
I.2.1 Fitur Data Proses ........................................................................................................................... 5
I.2.2 Fitur Laporan ................................................................................................................................. 5
1.2.3 Fitur Pencarian Data .................................................................................................................... 6
1.2.4 Fitur Manajemen Aplikasi ............................................................................................................ 6
I.3 User Menu............................................................................................................................................ 6
BAB II PENGGUNAAN SISTEM ....................................................................................................................... 7
2.1 Pengajuan Calon ................................................................................................................................. 7
2.1.1 Proses Upload .............................................................................................................................. 8
2.1.2 Proses Import ............................................................................................................................... 9
2.2 Data Diajukan .................................................................................................................................... 10
2.3 Data Disahkan ................................................................................................................................... 10
2.4 Penerima Beasiswa ........................................................................................................................... 11
2.5 Calon Penerima Beasiswa ................................................................................................................. 12
2.6 Pencarian Data .................................................................................................................................. 13
2.7 Manajemen User............................................................................................................................... 14
2.3.1 Menambah Daftar User ............................................................................................................. 14
2.3.2 Mengedit Daftar User ................................................................................................................ 16
2.3.3 Menghapus Daftar User ............................................................................................................. 16
2.3.4 Memilih Semua User .................................................................................................................. 17
2.3.5 Menghapus Pilihan..................................................................................................................... 17
2.3.6 Mengupdate Status.................................................................................................................... 17
2.8 User Menu......................................................................................................................................... 17
BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL
Sistem Informasi Beasiswa Nasional merupakan sebuah perangkat lunak / aplikasi berbasis web yang
didesain secara khusus untuk membantu pengelolaan data calon-calon penerima beasiswa yang
diberikan oleh DIKTI. Spesifikasi untuk menjalankan sistem informasi ini adalah:
 Memiliki koneksi internet
 Browser firefox versi 3.5 keatas
Sistem ini hanya dapat diakses oleh para pengguna yang memiliki ijin akses dan dilakukan secara online
melalui koneksi internet serta didukung dengan sebuah web browser. Ada 3 proses utama dalam
penggunaan aplikasi ini, yaitu:
1. Login
2. Halaman Utama
3. Logout
I.1. Login
Pengguna akhir (End User) dapat menggunakan aplikasi dengan melakukan login terlebih dahulu melalui
alamat url http://simb3pm.dikti.go.id/. Tampilan awal halaman login ditunjukkan pada Gambar 1.1. Ada
dua kotak isian yang harus diisi oleh pengguna pada halaman login:
 Username : nama akun user yang dibuatkan oleh administrator sesuai hak akses.
 Password : kode kunci yang unik bagi setiap akun user.
Setelah username beserta password diisikan, pengguna dapat mengklik tombol
. Atau jika
pengguna ingin mengkosongkan kembali kotak isian username dan password, maka pengguna dapat
mengklik tombol
.
Gambar 1.1 Form Login
I.2. Halaman Utama
Pada halaman utama (dapat dilihat pada Gambar 1.2), pengguna dapat langsung tertuju pada tiga fitur
utama yang disediakan oleh aplikasi, antara lain:




Gambar 1.2 Halaman Utama Aplikasi
I.2.1 Fitur Data Proses
Fitur Data Proses memiliki 3 (tiga) fungsi di dalamnya, seperti yang ditampilkan pada Gambar 1.3.
Gambar 1.3 Sub Menu Data Proses untuk PTN/PTS
 Pengajuan Calon : Menu yang digunakan untuk memasukkan data calon penerima beasiswa
yang diajukan oleh perguruan tinggi. Jika PTS, maka pengajuannya kepada KOPERTIS. Jika PTN,
pengajuannya kepada DIKTI.
 Data Diajukan : melihat data calon yang telah diajukan dan disimpan di dalam sistem.
 Data Disahkan : melihat data calon yang telah disahkan
Penggunaan fitur Data Proses akan dirinci pada Bab II.
I.2.2 Fitur Laporan
Fitur Laporan merupakan sebuah fitur yang khusus menangani penerbitan-penerbitan laporan hasil
akhir penerima beasiswa dan calon penerima beasiswa sesuai dengan perguruan tinggi yang dipilih oleh
pengguna. Fitur ini hanya muncul pada pengguna yang memiliki hak akses sebagai Administrator
Perguruan Tinggi. Laporan yang telah berada di dalam sistem dapat dicetak oleh pengguna, baik dengan
perangkat cetak (printer) maupun dengan format softcopy dalam format .pdf. Tampilan menu fitur
Laporan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.4. Penggunaan fitur Laporan akan dirinci pada Bab II.
Gambar 1.4 Sub Menu Laporan
1.2.3 Fitur Pencarian Data
Fitur Pencarian Data merupakan fitur yang khusus menangani pencarian data berdasarkan kategorikategori yang telah ditentukan. Kategori-kategori tersebut adalah Daftar PT, Daftar Prodi, Kode
Beasiswa, Kode Jenjang, dan Kode Pekerjaan. Tampilan menu fitur Pencarian Data sebagaimana
ditunjukkan oleh gambar 1.5. Penggunaan fitur Laporan akan dirinci pada Bab II.
Gambar 1.5 Sub Menu Pencarian Data
1.2.4 Fitur Manajemen Aplikasi
Fitur Manajemen Aplikasi menyediakan kemudahan bagi pengguna untuk mengelola pengguna (user)
dari sistem. Pengguna yang ditunjuk sebagai Administrator dari sistem ini dapat mengelola hak akses
pengguna lain. Tampilan menu fitur Manajemen Aplikasi sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.6.
Penggunaan fitur Manajemen Aplikasi akan dirinci pada Bab II.
Gambar 1.6 Sub Menu Manajemen Aplikasi
I.3 User Menu
Pengguna dapat keluar dari sistem melalui proses logout, atau mengetahui contact person, atau untuk
mengunduh (download) user manual, yang berada pada fitur User Menu seperti pada tampilan
gambar1.7. Penggunaan fitur Manajemen Aplikasi akan dirinci pada Bab II.
Gambar 1.7 Sub Menu User Menu
BAB II PENGGUNAAN SISTEM
Pada user manual ini akan dijelaskan mengenai penggunaan sistem berdasarkan proses-proses yang
disediakan oleh sistem bagi pengguna, antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pengajuan Calon
Data Diajukan
Data Disahkan
Rekapitulasi Penerima Beasiswa
Rekapitulasi Calon Penerima Beasiswa
Pencarian Data
Manajemen Aplikasi
User Menu
2.1 Pengajuan Calon
Agar PTN maupun PTS bisa mengajukan calon yang akan diberikan beasiswa tertentu, sistem
menyediakan proses input awal data yang berada pada Fitur Data Proses. Pengguna cukup mengklik
tombol
kemudian klik
.
Ketika user memilih menu ini, maka akan tertampil daftar file yang pernah di upload oleh PTN/PTS.
Informasi terkait daftar file tersebut antara lain:







No : nomor urut data pada tabel
Nama File : Daftar nama file yang pernah diupload
Tanggal Unggah : Tanggal Unggah
Pengunggah : Id User yang mengunggah file tersebut
Hapus : berfungsi untuk menghapus berkas, xxx ini muncul selama file belum di import
Cek File : Untuk menguji kebenaran format data yang diunggah
Import : Untuk memasukkan data dalam file yang telah terunggah ke dalam basis data.
Contoh tampilan Form Daftar File PTN/PTS dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.
Gambar 2.1 Daftar file untuk Perguruan Tinggi
Ada dua proses penting yang dapat dilakukan pada Form Daftar Perguruan Tinggi, yaitu upload file dan
import file.
 Upload : merupakan proses input awal sumber data pengajuan calon ke dalam sistem dengan
format data yang telah ditentukan oleh sistem yaitu .xls.
 Import : merupakan proses pengubahan file input berformat .xls menjadi format yang dapat
dibaca/diketahui oleh database sistem.
2.1.1 Proses Upload
Pengguna hanya perlu menekan ikon
yang terletak pada pojok kiri atas dari tampilan
halaman utama, kemudian akan muncul Form Upload File Data Beasiswa (tampilan form dapat dilihat
pada Gambar 5).
Gambar 2. 2 Form Upload
Pada Form Upload File Data Beasiswa disediakan kotak isian Pilih File untuk mencari file yang akan
diupload dengan cara mengklik tombol
. Kemudian akan muncul kotak dialog File Upload
untuk mencari dan memilih file serta disetujui dengan mengklik tombol
pada kotak dialog
tersebut. Selanjutnya pengguna mengeksekusi file yang telah terpilih dengan mengklik tombol
. Jika ingin mengulangi proses pemilihan dan pencarian file, terlebih dahulu dengan
mengkosongkan kotak isian Pilih File melalui klik tombol
diunggah dapat dihapus dengan menekan tombol
. Data yang telah berhasil
.
2.1.2 Proses Import
Sebelum proses import file dilakukan sebaiknya pengguna memeriksa kebenaran format data yang
diunggah dengan menekan ikon
menekan ikon
. Untuk melakukan proses import pengguna hanya perlu
pada file yang dimaksud, kemudian akan muncul pemberitahuan seperti
tampak pada gambar 2.6, kemudian tekan tombol
terimport, maka ikon
untuk menyetujuinya. Jika telah
akan berganti dengan ikon
(tanda minus).
Gambar 2.3 Pesan Peringatan Import Data
Ketika proses import telah berhasil dilakukan maka user pengunggah akan menerima email
pemberitahuan, dengan lampiran rincian informasi import data seperti tampak pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Rincian Informasi Import Data
2.2 Data Diajukan
Fungsi Data Diajukan digunakan untuk mengetahui data Mahasiswa yang telah diajukan untuk
menerima beasiswa. Untuk melihat data yang telah diajukan pengguna dapat melihat dengan memilih
fitur
kemudian menekan
seperti tampak pada gambar 2.5.
Jenis Beasiswa
,hingga muncul tampilan
Tahun Beasiswa
Gambar 2.5 Tampilan Awal Data Diajukan
Kemudian Pilih Jenis Beasiswa dan Tahun yang akan dilihat pada bagian pojok kiri atas tampilan lalu
tekan tombol
.
2.3 Data Disahkan
Fungsi Data Disahkan digunakan untuk mengetahui data Mahasiswa yang telah disahkan dalam
menerima beasiswa. Untuk melihat data yang telah disahkan pengguna dapat melihat dengan memilih
fitur
tampak pada gambar 2.6.
kemudian menekan
Jenis Beasiswa
,hingga muncul tampilan seperti
Tahun Beasiswa
Gambar 2.6 Tampilan Awal Data Diajukan
Kemudian Pilih Jenis Beasiswa dan Tahun yang akan dilihat pada bagian pojok kiri atas tampilan lalu
tekan tombol
.
2.4 Penerima Beasiswa
Fungsi Penerima Beasiswa digunakan untuk melihat data penerima Beasiswa. Fungsi ini dapat dilihat
dengan memilih fitur
dan memilih fungsi
tampilan seperti tampak pada gambar 2.7.
hingga muncul
Untuk mencetak laporan penerima beasiswa Perguruan Tinggi yang diinginkan dapat menekan tombol
, sehingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.8.
Untuk mencetak laporan Penerima Beasiswa, pilih jenis beasisiwa, tahun, dan tipe cetak yang dapat
dipilih dalam HTML dan Excel. Untuk mencetak tekan tombol
mengisi tekan tombol
.
, sedangkan untuk mengulang
Gambar 2.7 Laporan Penerima Beasiswa
Gambar 2.8 Pilih Kriteria
2.5 Calon Penerima Beasiswa
Fungsi Calon Penerima Beasiswa digunakan untuk melihat data penerima Beasiswa. Fungsi ini dapat
dilihat dengan memilih fitur
dan memilih fungsi
muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.8.
hingga
Untuk mencetak laporan penerima beasiswa Perguruan Tinggi yang diinginkan dapat menekan tombol
, sehingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.9.
Gambar 2.9 Laporan Calon Penerima Beasiswa
Gambar 2.10 Pilih Kriteria
Untuk mencetak laporan Calon Penerima Beasiswa, pilih jenis beasisiwa, tahun, dan tipe cetak yang
dapat dipilih dalam HTML dan Excel. Untuk mencetak tekan tombol
mengulang mengisi tekan tombol
, sedangkan untuk
.
2.6 Pencarian Data
Fitur Pencarian Data ini digunakan untuk mencari data berdasarkan 5 kategori yang ada. Penggunaan
fungsi-fungsi tersebut secara umum sama, pengguna hanya perlu memilih fitur
kemudian memilih salah satu fungsi yang diinginkan. Setelah memasuki halaman fungsi yang diinginkan,
maka pencarian dapat dilakukan dengan menekan tombol
yang terletak pada bagian pojok kiri
bawah dari halaman utama, seperti tampak pada gambar 2.11, masukkan kata kunci pencarian pada
kolom yang tersedia, kemudian pilih jenis kata kunci.
Tombol
Pencarian
Kata Kunci
Jenis Kata
Kunci
Gambar 2.11 Pencarian Data
Kelima kategori fungsi yang dimiliki oleh fitur Pencarian Data adalah:
 Fungsi Daftar PT digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu perguruan tinggi.
 Fungsi Daftar Prodi digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu program studi.
 Fungsi Kode Beasiswa digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu beasiswa.
 Fungsi Kode Jenjang digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu jenjang studi.
 Fungsi Kode Pekerjaan digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu jenis pekerjaan.
2.7 Manajemen User
Proses Manajemen User disediakan oleh sistem melalui Fitur Manajemen Aplikasi. Pada fitur ini
pengguna dapat mengatur hak akses pengguna lain dengan menambah akun pengguna baru ataupun
mengubah akun pengguna lama.
User yang memiliki hak akses dalam manajemen user ini adalah user dengan hak akses sebagai
Administrator PTN/PTS. Penggunaan fitur Manajemen User dapat dilihat pada bagan gambar 2.12.
Gambar 2.12 Bagan Manajemen Fitur User
2.3.1 Menambah Daftar User
Fungsi ini digunakan untuk menambahkan data user. Fungsi ini dapat dijalankan dengan menekan
tombol
User.
. Setelah pengguna menekan tombol tambah, pengguna akan masuk ke Form Input
Gambar 2.13 Tambah User Aplikasi
Perihal yang diisikan dalam form:








Username
:
Password
:
Konfirmasi Password
Nama Lengkap
:
No Induk
:
Kontak/ No Hp
:
Email
:
Status
:
Username yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi
Password yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi
:
Password yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi
Nama lengkap pengguna
No Induk penguna
Kontak atau nomor handphone pengguna
Email pengguna
Status pengguna apakah aktif atau tidak aktif
Setelah selesai, pengguna dapat menekan tombol
dalam database atau menekan tombol
untuk menyimpan data tersebut ke
untuk mengosongkan field yang telah diisi.
Dalam Fitur ini, admin PTN/PTS bisa membuat user biasa (bukan admin) diwilayah perguruan tingginya
masing-masing.
2.3.2 Mengedit Daftar User
Pilih ikon
pada kolom Edit untuk mengedit data. Setelah itu, akan muncul halaman Form Edit User
seperti gambar 2.14.
Gambar 2.14 Edit User
Ubah data pada field tertentu pada tab tertentu kemudian pilih:
1.
2.
Untuk menyimpan perubahan data
Untuk mengosongkan kembali form yang telah terisi.
2.3.3 Menghapus Daftar User
Untuk melakukan penghapusan data, pengguna terlebih dahulu memilih data apa saja yang ingin
dihapus. Untuk melakukan pemilihan, pengguna cukup meng-klik data yang ingin dihapus hingga warna
background row dari data tersebut berubah menjadi biru. Gambar 2.15 merupakan contoh pemilihan
sejumlah data.
Gambar 2.15 Menghapus Data
Kemudian pengguna menekan tombol
Kemudian data akan terhapus dari database.
, sehingga muncul konfirmasi seperti gambar 2.16.
Gambar 2.16 Pesan Peringatan Sebelum Menghapus
2.3.4 Memilih Semua User
Untuk memilih semua data yang ditampilkan, pengguna dapat menekan tombol
2.3.5 Menghapus Pilihan
Untuk menghapus pilihan data yang telah dipilih, pengguna dapat menekan tombol
2.3.6 Mengupdate Status
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan status user, pengguna cukup menekan ikon
status.
pada kolom
2.8 User Menu
Fitur User Menu memiliki tiga fungsi kontak kami, Download Dokumen, dan Logout. Fungsi Kontak Kami
berisi informasi tentang bagaimana cara menghubungi kamu baik melalui telepon ataupun melalui
Instant Messeging (Yahoo Messenger). Fungsi Download Dokumen berisi dokumen-dokumen
pendukung aplikasi ini yang dikategorikan dalam dua kategori yaitu User Manual dan Dokumen
Pendukung. Dokumen Pendukung terdiri dari Kode-kode SIMB3PM, format dan contoh pengisian excel,
dan Database Program Studi dalam format .dbf. Serta fungsi
aplikasi.
digunakan untuk keluar dari