Sistem Informasi Manajemen Beasiswa dan Bantuan Biaya

Sistem Informasi Manajemen
Beasiswa dan Bantuan Biaya
Pendidikan Mahasiswa
(SMB3PM)
Petunjuk Penggunaan Aplikasi Untuk Perguruan Tinggi
(http://simb3pm.dikti.go.id)
Tim ICT DIKTI
8/21/2010
DAFTAR ISI
Daftar Isi ........................................................................................................................................................ 2
BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL ......................................................................... 3
I.1. Login .................................................................................................................................................... 3
I.2. Halaman Utama .................................................................................................................................. 4
I.2.1 Fitur Data Proses ........................................................................................................................... 4
I.2.2 Fitur Laporan ................................................................................................................................. 5
1.2.3 Fitur Manajemen Aplikasi ............................................................................................................ 5
I.3 Logout .................................................................................................................................................. 5
BAB II PENGGUNAAN SISTEM ....................................................................................................................... 5
2.1 Pengajuan Calon ................................................................................................................................. 6
2.1.1 Proses Upload .............................................................................................................................. 7
2.1.2 Proses Import ............................................................................................................................... 9
2.2 Rekapitulasi Penerima Beasiswa ....................................................................................................... 10
2.3 Manajemen User............................................................................................................................... 11
2.3.1 Menambah Daftar User ............................................................................................................. 12
2.3.2 Mengedit Daftar User ................................................................................................................ 14
2.3.3 Menghapus Daftar User ............................................................................................................. 14
2.3.4 Memilih Semua User .................................................................................................................. 15
2.3.5 Menghapus Pilihan..................................................................................................................... 15
2.3.6 Mengupdate Status.................................................................................................................... 15
BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL
Sistem Informasi Beasiswa Nasional merupakan sebuah perangkat lunak / aplikasi berbasis web yang
didesain secara khusus untuk membantu pengelolaan data calon-calon penerima beasiswa yang
diberikan oleh DIKTI. Sistem ini hanya dapat diakses oleh para pengguna yang memiliki ijin akses dan
dilakukan secara online melalui koneksi internet serta didukung dengan sebuah web browser. Ada 3
proses utama dalam penggunaan aplikasi ini, yaitu:
1. Login
2. Halaman Utama
3. Logout
I.1. Login
Pengguna akhir (End User) dapat menggunakan aplikasi dengan melakukan login terlebih dahulu melalui
alamat url http://simb3pm.dikti.go.id/. Tampilan awal halaman login ditunjukkan pada Gambar 1. Ada
dua kotak isian yang harus diisi oleh pengguna pada halaman login:
 Username : nama akun user yang dibuatkan oleh administrator sesuai hak akses.
 Password : kode kunci yang unik bagi setiap akun user.
Setelah username beserta password diisikan, pengguna dapat mengklik tombol
. Atau jika
pengguna ingin mengkosongkan kembali kotak isian username dan password, maka pengguna dapat
mengklik tombol
.
Gambar 1 Form Login
I.2. Halaman Utama
Pada halaman utama (dapat dilihat pada Gambar 2), pengguna dapat langsung tertuju pada tiga fitur
utama yang disediakan oleh aplikasi, antara lain:



Gambar 2 Halaman Utama Aplikasi
I.2.1 Fitur Data Proses
Fitur Data Proses memiliki 3 (tiga) fungsi di dalamnya, seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.
Gambar 3 Sub Menu Data Proses untuk PTN/PTS
 Pengajuan Calon : Menu yang digunakan untuk memasukkan data calon penerima beasiswa
yang diajukan oleh perguruan tinggi. Jika PTS, maka pengajuannya kepada KOPERTIS. Jika PTN,
pengajuannya kepada DIKTI.
 Data Diajukan : melihat data calon yang telah diajukan dan disimpan di dalam sistem.
 Data Disahkan : melihat data calon yang telah disahkan
Penggunan fitur Data Proses akan dirinci pada Bab II.
I.2.2 Fitur Laporan
Fitur Laporan merupakan sebuah fitur yang khusus menangani penerbitan-penerbitan laporan hasil
akhir penerima beasiswa sesuai dengan perguruan tinggi yang dipilih oleh pengguna. Laporan yang telah
berada di dalam sistem dapat dicetak oleh pengguna, baik dengan perangkat cetak (printer) maupun
dengan format softcopy dalam format .pdf.
1.2.3 Fitur Manajemen Aplikasi
Fitur Manajemen Aplikasi menyediakan kemudahan bagi pengguna untuk mengelola pengguna (user)
dari sistem. Pengguna yang ditunjuk sebagai administrator dari sistem ini dapat mengelola hak akses
pengguna lain.
I.3 Logout
Pengguna dapat keluar dari sistem melalui proses logout yang berada pada fitur User Menu seperti pada
tampilan gambar berikut ini
BAB II PENGGUNAAN SISTEM
Pada user manual ini akan dijelaskan mengenai penggunaan sistem berdasarkan proses-proses yang
disediakan oleh sistem bagi pengguna, antara lain:
1.
2.
3.
4.
Pengajuan Calon
Pengesahan Calon
Rekapitulasi Penerima Beasiswa
Manajemen User
2.1 Pengajuan Calon
Agar PTN maupun PTS bisa mengajukan calon yang akan diberikan beasiswa tertentu, sistem
menyediakan proses input awal data yang berada pada Fitur Data Proses. Pengguna cukup mengklik
tombol
kemudian klik
.
Ketika user memilih menu ini, maka akan tertampil daftar file yang pernah di upload oleh PTN/PTS.
Informasi terkait daftar file tersebut antara lain:




No : nomor urut data pada tabel
Nama File : Daftar nama file yang pernah diupload
Tanggal Upload : Tanggal Upload
Aksi : Menunjukkan status dari file, apakah sudah pernah di import atau belum
Contoh tampilan Form Daftar File PTN/PTS dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini:
Gambar 4 Daftar Perguruan Tinggi
Ada dua proses penting yang dapat dilakukan pada Form Daftar Perguruan Tinggi, yaitu upload file dan
import file.
 Upload : merupakan proses input awal sumber data pengajuan calon ke dalam sistem dengan
format data yang telah ditentukan oleh sistem yaitu .xls.
 Import : merupakan proses pengubahan file input berformat .xls menjadi format yang dapat
dibaca/diketahui oleh database sistem.
2.1.1 Proses Upload
Pengguna hanya perlu mengklik ikon
pada nama perguruan tinggi yang dimaksud, kemudian
akan muncul Form Upload File Data Beasiswa (tampilan form dapat dilihat pada Gambar 5).
Gambar 5 Form Upload
Pada Form Upload File Data Beasiswa disediakan kotak isian Pilih File untuk mencari file yang akan
diupload dengan cara mengklik tombol
. Kemudian akan muncul kotak dialog File Upload
untuk mencari dan memilih file serta disetujui dengan mengklik tombol
pada kotak dialog
tersebut. Selanjutnya pengguna mengeksekusi file yang telah terpilih dengan mengklik tombol
. Jika ingin mengulangi proses pemilihan dan pencarian file, terlebih dahulu dengan
mengkosongkan kotak isian Pilih File melalui klik tombol
. Keberhasilan upload file ditandai
dengan pesan pemberitahuan pada akhir proses seperti ditampilkan pada dua gambar berturut-turut
seperti dibawah ini:
Gambar 6 Proses Upload
Gambar 7 Proses Upload berhasil dilakukan
2.1.2 Proses Import
Pengguna hanya perlu mengklik ikon
pada nama perguruan tinggi yang dimaksud, kemudian
akan muncul Form Daftar File untuk Perguruan Tinggi yang dipilih. Form ini berisikan tabel dengan
kolom-kolom sebagai berikut:




No : nomor urut data pada tabel
Nama File : nama file yang telah diupload
Tanggal Upload : informasi tanggal mengenai proses upload file dilakukan
Import : ikon yang disediakan untuk menandai file telah diimport atau belum. Jika file belum
diimport, maka ditandai dengan ikon
dengan ikon
. Sedangkan jika sudah, maka ditandai
(tanda minus).
Untuk melakukan proses import, pengguna dapat langsung mengklik ikon
pada data
perguruan tinggi yang belum diimport, sehingga dimunculkan kotak dialog persetujuan. Kemudian
pengguna mengklik tombol
untuk menyetujuinya.
Berikut adalah contoh tampilan jika data berhasil di import kedalam database sistem:
2.2 Rekapitulasi Penerima Beasiswa
Rekapitulasi Penerima Beasiswa disediakan oleh sistem melalui Fitur Laporan. Untuk memilih perguruan
tinggi yang diinginkan, pengguna cukup meng-klik
pada salah satu nama perguruan tinggi.
Kemudian pengguna akan masuk ke form Laporan. Pada form ini terdapat field-field yang harus diisi oleh
pengguna. Field yang harus diisi oleh pengguna pada form Laporan adalah:
a. Jenis Beasiswa : Pilihan jenis beasiswa yang disediakan
b. Tahun : Tahun diberikan beasiswa
c. Tipe Cetak : Pilihan cetak yang diiginkan, terdiri dari dari dua pilihan
 Via Excel : Data akan tercetak dalam bentuk Ms. Excel
 Via Html : Data akan tercetak via browser
2.3 Manajemen User
Proses Manajemen User disediakan oleh sistem melalui Fitur Manajemen User. Pada fitur ini pengguna
dapat mengatur hak akses pengguna lain dengan menambah akun pengguna baru ataupun mengubah
akun pengguna lama.
User yang memiliki hak akses dalam manajemen user ini adalah user dengan hak akses sebagai
Administrator PTN/PTS.
Penggunaan fitur Manajemen User dapat dilihat pada bagan berikut
2.3.1 Menambah Daftar User
Fungsi ini digunakan untuk menambahkan data user. Fungsi ini dapat dijalankan dengan menekan
tombol
User.
. Setelah pengguna menekan tombol tambah, pengguna akan masuk ke Form Input
Perihal yang diisikan dalam form:

Username
:
Username yang dapat digunakan untuk masuk
Password
:
Password yang dapat digunakan untuk masuk
ke aplikasi

ke aplikasi




Konfirmasi Password :
Nama Lengkap
:
Nama lengkap pengguna
No Induk
:
No Induk penguna
Kontak/ No Hp
:
Kontak atau nomor
handphone
pengguna


Email
Status
:
:
Setelah selesai, pengguna dapat menekan tombol
dalam database atau menekan tombol
Email pengguna
Status pengguna apakah aktif atau tidak aktif
untuk menyimpan data tersebut ke
untuk mengosongkan field yang telah diisi.
Dalam Fitur ini, admin PTN/PTS bisa membuat user biasa (bukan admin) diwilayah perguruan tingginya
masing-masing.
2.3.2 Mengedit Daftar User
Pilih ikon
pada kolom Edit untuk mengedit data. Setelah itu, akan muncul halaman Form Edit User
seperti di bawah ini.
Ubah data pada field tertentu pada tab tertentu kemudian pilih:
1.
2.
Untuk menyimpan perubahan data
Untuk mengosongkan kembali form yang telah terisi.
2.3.3 Menghapus Daftar User
Untuk melakukan penghapusan data, pengguna terlebih dahulu memilih data apa saja yang ingin
dihapus. Untuk melakukan pemilihan, pengguna cukup meng-klik data yang ingin dihapus hingga warna
background row dari data tersebut berubah menjadi biru. Berikut merupakan contoh pemilihan
sejumlah data.
Kemudian pengguna menekan tombol
, sehingga muncul konfirmasi seperti dibawah ini.
Kemudian data akan terhapus dari database.
2.3.4 Memilih Semua User
Untuk memilih semua data yang ditampilkan, pengguna dapat menekan tombol
2.3.5 Menghapus Pilihan
Untuk menghapus pilihan data yang telah dipilih, pengguna dapat menekan tombol
2.3.6 Mengupdate Status
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan status user, pengguna cukup menekan ikon
status
pada kolom