“ Kemitraan Antara Pemangku Kepentingan dan Humas Pemerintah

“ Kemitraan Antara Pemangku Kepentingan dan Humas Pemerintah
Dalam Diseminasi Informasi”
Prita Kemal Gani, MBA,MCIPR,APR
Ketua BPP PERHUMAS & Direktur London School, Jakarta
(Disampaikan dalam Pertemuan Tahunan BAKOHUMAS Tingkat Nasional Tahun 2012
bertema: “Optimalisasi Peran Humas Pemerintah Dalam Menciptakan Kinerja Pemerintah
yang Optimal”
Makasar, 6 November 2012)
A.Pendahuluan
Apa sebenarnya yang menjadi peran dan tanggungjawab Humas Pemerintah? Pertanyaan ini
kerap muncul, manakala kita terlibat dalam diskusi atau seminar, yang berkaitan dengan
kegiatan kehumasan atau aktivitas pemerintahan. Sementara itu, di kalangan praktisi
(pejabat) Humas pemerintah, kerap terdengar keluhan mengenai tantangan, yang
menyebabkan mereka kurang berperan dengan baik (seperti Humas organisasi/perusahaan
swasta). Singkat kata, aktivitas pejabat HUMAS pemerintah cendrung mengalami banyak
kendala dibandingkan dengan para praktisi yang menangani kehumasan di perusahaanperusahaan swasta.
Saya tidak ingin mengesampingkan, apalagi menganggap remeh masalah yang terjadi, yang
kerap dihadapi para pejabat Humas Pemerintah. Namun, Saya berpendapat, dimanapun
kita bekerja, tantangan pasti selalu ada: baik tantangan yang muncul terkait dengan sifat
pekerjaan itu sendiri, atau tantangan yang muncul karena pengaruh iklim organisasi,
berikut gaya kepemimpinan yang diterapkan pimpinan organisasi yang bersangkutan.
Pertanyaannya kemudian: apa yang harus kita lakukan sebagai seorang pejabat/praktisi
Humas yang bekerja di lembaga pemerintahan? Saya kira, inti dari tema seminar/pertemuan
ini sebenarnya sangat jelas yaitu bagaimana meredefinisikan kembali apa yang menjadi
tugas Humas, lalu bagaimana kerjasama antara Humas dengan pihak-pihak lainnya yang
memiliki kepentingan dengan organisasi pemerintahan.
Makalah ini akan diawali dengan uraian mengenai peran dan tanggungjawab Humas
Pemerintah yang lalu dikaitkan pula dengan komponen-komponen yang memiliki
kepentingan langsung dengan tugas Humas. Selanjutnya dalam uraian ini akan disampaikan
pula bagaimana HUMAS melakukan diseminasi informasi kepada masyarakat yang
merupakan komponen public yang dihadapi.
B.Peran dan tanggungjawab praktisi HUMAS Pemerintah
Keberadaan Humas Pemerintah sesungguhnya sangat dibutuhkan oleh setiap instansi
pemerintahan. Selain karena memiliki peran penting dalam mendukung tugas
pemerintahan, Humas pemerintah dibentuk sesuai peraturan pemerintah. Humas
1
Pemerintahan telah secara eksplisit disampaikan dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara No. 109/M.PAN/11/2005. Dalam pasal 4; dikatakan:
Tugas pokok Pranata Humas, adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan
kehumasan, meliputi perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, pelayanan
informasi, hubungan kelembagaan, hubungan personil, dan pengembangan pelayanan
informasi dan kehumasan.
Berdasarkan hal tersebut dapat diidentifikasi, apa yang menjadi tugas Humas pemerintah,
baik secara regular atau melalui program-program Humas Pemerintah yaitu:
1. Menyediakan dan memberikan informasi kepada masyarakat dan stakeholders
semua kegiatan pemerintah yang akan dan sedang dilaksanakan.
2. Berkomunikasi dengan masyarakat untuk memperoleh dukungan dan partisipasi
masyarakat dalam melaksanakan kebijakan public serta menjalin hubungan baik
dengan stakeholders seluas-luasnya.
3. Integralisasi dan harmonisasi antara institusi atau Humas dapat sebagai mediasi
antara institusi di daerah.
4. Mengidentifikasi opini stakeholders baik local, regional, nasional bahkan
internasional , sebagai peringatan awal untuk mengantisipasi perubahan-perubahan
di luar, yang sekiranya berhubungan dengan pemerintahan dan mengambil langkah
strategis. Point ini semakin penting khususnya humas pemerintah di daerah-daerah
rawan konflik atau daerah-daerah yng melaksanakan undang-undang otonomi
khusus.
5. Pekerjaan-pekerjaan teknis sebagai management support pada organisasi
pemerintah dan sebagainya (Atmodjo, 2008)
Dengan demikian tugas HUMAS adalah menyebarkan berbagai informasi kepada masyarakat
atau menyediakan informasi bagi seluruh stakeholders sebagai tugas humas pemerintah
secara umum. Informasi yang up to date memiliki nilai strategis baik bagi pemerintah atau
antar dinas maupun stakeholder untuk pengambilan kebijakan ataupun penyusunan
perencanaan.
C.Informasi apa yang boleh disampaikan kepada Publik?
Dari uraian-uraian di atas sebenarnya inti dari kegiatan kehumasan itu adalah
menyampaikan informasi yang memang penting untuk diketahui masyarakat. Banyak sekali
hal yang dilakukan pemerintah, menjadi tidak dipahami masyarakat karena tidak
disebarluaskan/didiseminasikan secara tepat kepada public.
Sebagai contoh informasi mengenai pelaksanaan suatu proyek di suatu daerah kerap
menimbulkan masalah di masyarakat karena ketidakjelasan informasi. Atau masalah yang
berkaitan dengan pertambangan di suatu wilayah, kerap menjadi potensi konflik karena
diseminasi informasi yang tidak jelas, tidak akurat dan tidak lengkap, yang pada akhirnya
menimbulkan ketegangan di masyarakat.
2
Tentu, menjadi persoalan kemudian adalah: informasi apa saja yang boleh disampaikan
kepada public atau kepada masyarakat? Saya kira ini yang mutlak harus dipahami oleh
Humas pemerintah. Dalam berbagai diskusi kita mendengar, adanya ketakutan dari para
pejabat Humas untuk menyampaikan informasi karena khawatir informasi itu adalah
berkaitan dengan rahasia Negara, atau rahasia jabatan, atau apapun namanya. Para pejabat
Humas takut akan dikenai sanksi kalau menyampaikan informasi kepada masyarakat.
Akibatnya, masyarakat kerap tidak mendapatkan pelayanan secara baik ketika mereka
membutuhkan informasi. Pada hal, kewajiban menyampaikan informasi itu sudah
ditegaskan dalam UU Keterbukaan Informasi Publik (UU No. 14 tahun 2008). Sesungguhnya
berdasarkan undang-undang ini, lembaga eksekutif, legilastif, yudikatif, baik yang di
tingkat pusat maupun di daerah, masuk dalam kategori BADAN PUBLIK. Maka sebagai
badan public, maka seluruh informasi public yang berkaitan dengan penyelenggaraan
Negara, penyelenggaraan pemerintahan, penyelenggaraan badan public, wajib disampaikan
kepada masyarakat. Dengan demikian, selama itu berkaitan dengan penyelenggaraan
Negara, maka public atau masyarakat wajib mengetahuinya.
Sebagai misal, ketika masyarakat mempertanyakan mengenai biaya pembuatan KTP, kapan
selesainya dan dimana mengambilnya, hal-hal seperti itu, tentu merupakan informasi yang
wajib diketahui public. Contoh lain, informasi mengenai pembangunan jalan, jembatan,
siapa pemborongnya, berapa biayanya, dan sebagainya, tentu merupakan informasi yang
perlu diketahui public. Sehingga, kegiatan-kegiatan itu transparan dan diketahui
masyarakat. Sesungguhnya, kalau kita membaca UU No. 14 tahun 2008 itu, maka sangat
jelas, bahwa semua informasi public itu, wajib dibuka kepada public dan menjadi tugas
Humas pemerintah pula untuk menyampaikan hal itu manakala ditanyakan oleh
masyarakat.
Tentu saja, ada infoormasi yang dikecualikan, yang tidak boleh disampaikan kepada public
sebagaimana tertera dalam Pasal 17 UU Keterbukaan Informasi Publik. Misalnya saja
(1). informasi yang dapat menghambat proses penegakan hukum; (2).Informasi yang dapat
mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari
persaingan usaha tidak sehat; (3). Informasi yang dapat membayakan pertahanan dan
keamanan Negara; (4).Informasi yang dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia; (5).
Informasi yang dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional; (6). Informasi yang dapat
merugikan kepentingan hubungan luar negeri; (7). informasi yang dapat mengungkapkan isi
akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; (8).
informasi yang dapat mengungkap rahasia pribadi; (9). memorandum atau surat antar
badan public; Inilah contoh-contoh kategori informasi yang ditutup untuk public. Atau
disebut kategori informasi yang dikecualikan atau tidak boleh diungkapkan kepada public.
Di luar kelompok ini, maka semuanya wajib untuk didiseminasikan kepada public.
D.Siapa Pemangku kepentingan?
Disamping memahami kategori informasi apa yang harus disampaikan kepada public, tentu
para praktisi Humas Pemerintah perlu memahami secara baik apa atau siapa yang yang
menjadi target public dari Humas Pemerintah (Pemangku Kepentingan)
3
Secara teoretis dalam kajian-kajian public relations atau ilmu Hubungan Masyarakat,
dibahas berbagai komponen yang menjadi target public dari Humas baik yang bersifat
internal maupun eksternal. Dalam konteks lembaga pemerintah sebagai sebuah Badan
Public maka secara garis besar, public dari humas pemerintah dapat dikategorikan sebagai
berikut:
1. Masyarakat luas sebagai public sesuai dengan kewenangan dan tugas pokok fungsi
dinas atau kantor daerah
2. DPRD
3. Lembaga pemerintah yang lebih tinggi, Lembaga pemerintah lain, Dinas atau kantor
dan unit-unit pelaksana teknis di daerah sesuai dengnan peraturan daerah masingmasing.
4. Perusahaan-perusahaan yang ada di daerah atau yang berhubungan dengan
daerah tersebut
5. Media massa, LSM, tokoh agama, Tokoh Adat, Tokoh Masyarakat, organisasi sosial
dan kelompok kepentingan di daerah tersebut
6. Stakeholders luar negeri yang memiliki kepentingan di daerah tersebut
7. Stakeholders lain yang senantiasa dapat tumbuh sebagai produk dinamika
masyarkat.
Kelompok public ini memiliki kepentingan yang sangat besar dengan lembaga
pemerintahan sebagai badan public karenanya, Humas sangat berperan pesar untuk
mendiseminasikan informasi kepada mereka. Kadangkala, masalah kerap terjadi karena
kurangnya Humas mengidentifikasi, memahami sifat dan karakteristik dari pelbagai
komponen ini. Humas yang seharusnya berperan untuk mendukung manajemen (organisasi
pemerintahan) kerapkali lamban dalam menjalankan tugas-tugasnya.
E.Faktor-faktor pendukung kelancaran serta kesuksesan kerja seorang
praktisi Humas Pemerintah :
Menurut pendapat saya keberhasilan pelaksanaan tugas dari para praktisi HUMAS di daerah
sangat tergantung pada beberapa faktor berikut:
•
Pertama, Memahami cara-cara komunikasi yang baik dan benar, baik dalam
internal organisasi (atasan dan bawahan) juga komunikasi dgn public (masyarakat).
Kemampuan berkomunikasi merupakan prasyarat yang tidak bisa ditawar-tawarkan
lagi. Kemampuan komunikasi yang dimaksudkan disini adalah baik berkomunikasi
secara verbal (lisan) maupun komunikasi tulisan. Kemampuan berbicara di depan
public tentu merupakan hal yang sangat penting bagi seorang Humas. Selain itu
4
kemampuan menuangkan pemikiran dalam bentuk tulisan pun merupakan hal yang
tidak kalah pentingnya pula. Saya mengambil contoh bagaimana pentingnya seorang
praktisi Humas menuangkan gagasan dalam bentuk press release merupakan hal
yang sangat penting. Banyak keluhan menunjukkan bagaimana persoalan ini.
•
Kedua, Memahami budaya birokrasi dan gaya kepemimpinan dari pejabat
pemerintah
Ada banyak komentar tentang peran dan profesionalisme HUMAS pemerintah.
Intinya adalah, seakan-akan humas dalam badan pemerintahan tidak bisa bekerja
dengan baik karena karena budaya birokrasi atau budaya dalam departemen
pemerintahan. Menurut pendapat saya, setiap organisasi, setiap institusi, setiap
lembaga, niscaya memiliki budaya (culture) yang merupakan nilai-nilai yang dianut
dan disepakati oleh seluruh komponen organisasi dan menjadi pedoman untuk
mencapai tujuan organisasi tersebut. Organisasi pemerintahan pun memiliki budaya
yang menjadi pedoman bagi semua anggota organisasinya. Sebagai bagian dari
organisasi praktisi HUMAS tentu wajib memahami dan menjalankan nilai-nilai yang
dianut oleh budaya organisasi tersebut. Bagaimana seharusnya seorang HUMAS
bertindak? Tidak ada cara lain ia harus mengetahui apa yang menjadi tugas pokok
yang harus diembannya (tentu menyampaikan informasi kepada public: internal
maupun eksternal). Oleh karena itu, seorang petugas Humas harus mengetahui
secara baik, mana informasi yang memang wajib disampaikan kepada public (sesuai
dengan perintah UU ) dan mana yang memang dikeualikan atau tidak boleh
disampaikan kepada public (Sesuai perintah UU). Selama kegiatan itu dilakukan tidak
bertentangan dengan undang-undang, saya melihat tidak ada hal yang harus
dikhawatirkan oleh seorang petugas HUMAS.
•
Ketiga, Memahami konteks adat dan budaya masyarakat setempat yang menjadi
focus pelayanan birokrasi. Masyarakat Indonesia dengan ragam budaya, etnis,
agama dan sebagainya, sesungguhnya merupakan faktor kekuatan besar yang
menjadikan kita sebagai bangsa yang hebat. Namun demikian, keragaman itu akan
menjadi potensi konflik kalau tidak dikelola dengan baik. Saya melihat, seorang
petugas humas pun harus bisa memahami secara baik keragaman dan perbedaan
budaya dari masyarakat yang akan menjadi target pelayanan dari birokrasi.
•
Keempat, Memahami secara baik komponen yang dianggap sebagai pressure group
dalam masyarakat local
Sebagaimana telah dikemukakan diatas ada sejumlah komponen yang memiliki
kepentingan langsung dengan kegiatan-kegiatan HUMAS Pemerintah. Tentu, setiap
pemerintahan daerah menghadapi komponen yang cendrung berbeda karakteristik
dari komponen yang memiliki kepentingan dengan tugas HUMAS. Persoalannya,
bagaimana seorang pejabat Humas harus menguasa secara baik, apa dan siapa yang
masuk dalam komponen tersebut dan bagaimana berkomunikasi dengan mereka.
Saya kira, persoalan-persoalan yang sebagian besar terjadi dalam kegiatan
kehumasan terutama dalam lembaga pemerintahan adalah karena tidak dibuat atau
dilakukannya semacam mapping (pemetaaan) terhadap pihak-pihak yang
5
berkepentingan dengan tugas kehumasan. Termasuk dalam hal ini adalah bagaimana
pihak HUMAS pemerintah menjalin interaksi yang baik, intensif dengan para
wartawan di daerah. Dengan demikian, berbagai informasi penting yang kiranya
perlu diketahui masyarakat, dapat didiseminasi atau disebarkan secara baik kepada
masyarakat.
•
Kelima Menguasai secara baik hal-hal yang mendukung kelancaran pekerjaan:
misalnya penguasaan peralatan /teknologi (computer, dll). Selain itu, seorang
praktisi Humas pun harus mengikuti perkembangan pesat berkaitan dengan social
media. Proses komunikasi yang dilakukan oleh para professional Humas pun akan
semakin mudah dan tentunya efektif terhadap public yang dihadapinya. Sebagai
contoh, pertumbuhan media social seperti twiter, facebook, blog, dll mampu
mendukung kelancaran komunikasi antara Humas dengan teman-teman dari Media;
Begitupun, informasi yang begitu cepat dalam media online mampu mendorong
professional Humas mengenal apa yang tengah terjadi di masyarakat (public).
•
Keenam, Rajin dan aktif mengikuti perkembangan informasi baik melalui media
massa maupun berbagai bacaan yang menunjang pengetahuan seorang praktisi
HUMAS. Seiring dengan pertumbuhan serta perkembangan media massa yang
sangat pesat tentu hal itu akan sangat mendukung praktisi Humas mengaskes
informasi seluas-luasnya. Persoalannya, bagaimana seorang Humas Pemerintah
memanfaatkan itu untuk menunjang peningkatan pengetahuannya.
F.Kesimpulan
Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa eksistensi Humas Pemerintah sesungguhnya sangat
strategis. Kehadirann Humas dibutuhkan terutama dalam rangka mendiseminasi berbagai
informasi public yaitu semua informasi yang memang wajib disampaikan badan public
(lembaga pemerintah) kepada masyarakat. Untuk menjalankan tugas secara professional
maka ada berbagai factor yang turut mendukung kelancaran tugas seorang Humas antara
lain: memahami cara berkomunikasi yang baik; memahami budaya birokrasi dan juga
memahami adat istiadat masyarakat setempat, dimana Humas bertugas.
6