Bab IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Latar Belakang Perusahaan
Ide perlunya Pusat Jantung (Cardiac Center) di Indonesia dicetuskan pertama
kali pada tahun 1960 oleh Perhimpunan Kardiologi Indonesia (PERKI) yang
kemudian mendapat sambutan baik dari Pengurus yayasan Jantung Indonesia
(kelanjutan dari yayasan Jantung Indonesia Dewi Sartika). Pengurus yayasan Jantung
Indonesia, dimana dr. Soekaman sebagai salah satu pendiri dan sekaligus kepala
bagian Kardiologi mempunyai pandangan jauh ke depan, bahwa kemajuan bidang
Kardiologi hanya mungkin dengan membangun Cardiac Center. Pengurus dan dr.
Soekaman membawa ide tersebut kepada ibu Tien Soeharto. Ide awal sangat
sederhana, tadinya hanya disetujui suatu wing dari RSAB, namun berkat perjuangan
gigih akhirnya Ibu Tien selaku ketua yayasan Harapan Kita menyambutnya secara
antusias dan dimulailah perancangan menyeluruh pembangunan Cardiac Center.
Komunikasi dengan Prof. De Bakey dari Houston, USA berlangsung secara
teratur, termasuk pengaturan jadwal keberangkatan tenaga yang akan disiapkan.
Semua perencanaan tenaga diatur dari Bagian Kardiologi Fakultas Kedokteran
Universitas Indonesia Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (FKUI RSCM) dan seluk
beluk pembangunan di Kantor yayasan Jantung Indonesia, jalanTeuku Umar nomor 8
Jakarta.
55
56
Pelaksanaan pembangunan gedung rumah sakit dimulai tahun 1983. Pada
tahun 1984 dilakukan pengiriman beberapa dokter dan perawat untuk on the job
training ke Methodist Hospital (Houston, Amerika) dan Royal Children Hospital
(Melbourne, Australia). Pembangunan gedung rumah sakit selesai dikerjakan pada
tahun 1985 dan pada tanggal 9 November 1985 rumah sakit diresmikan oleh Presiden
Soeharto dengan nama Rumah Sakit Jantung Harapan Kita (RSJHK) dimana
Alm. Dr. Soekaman, Sp.JP ditetapkan sebagai Direktur dan ibu Suhardani Bustanil
Arifin ditunjuk sebagai Dewan Penyantun yang berkantor di Gedung RSJHK.
Ada tiga tugas utama yang diemban oleh RSJHK, yakni sebagai:
1) Pusat Rujukan Nasional Pelayanan Kardiovaskular
2) Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kardiovaskular
3) Pusat Penelitian Kardiovaskular.
Setelah diresmikan, kegiatan pertama yang dilakukan tim bedah jantung
adalah melakukan operasi tutup ASD pada anak usia 7 tahun yang selanjutnya diikuti
dengan operasi CABG di tahun 1986. Sejalan dengan kemajuan teknologi
kedokteran, berbagai teknik operasi telah berhasil dilaksanakan, seperti TMR tahun
1996, BATISTA dan MIDCAB tahun 1997 dan MIDCAB dengan Off Pump tahun
1998.
Tidak hanya dari bedah jantung, kemajuan intervensi non bedah telah pula
berhasil dikembangkan. Diawali dengan pemeriksaan diagnostik seperti Kateterisasi
Jantung dan tindakan intervensi berupa pemasangan alat pacu jantung pada tahun
1985, kemudian PTCA pada tahun 1987, BMW - BMV - BAV - PAV pada tahun
57
1988, PDA Coil tahun 1989, PTCA dengan stent/PTCA Rotablator tahun 1991,
Ablasi tahun 1992, Primary PTCA tahun 1996 dan ASO - ADO tahun 2002.
Dalam perkembangan selanjutnya, sejalan dengan perubahan situasi dan
kondisi di tanah air, pada tahun 1998 yayasan Harapan Kita menyerahkan
pengelolaan RSJHK kepada Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Mencermati
perubahan dalam industri perumahsakitan yang tidak lepas dari pengaruh globalisasi
dan tuntutan masyarakat yang terus meningkat, pada tahun 2002 Rumah Sakit
Jantung Harapan Kita berubah status menjadi Perusahaan Jawatan dengan nama
Rumah Sakit Jantung & Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) atau Pusat
Jantung Nasional Harapan Kita (PJNHK).
Sebagai Perusahaan Jawatan berarti secara teknis RSJPDHK masih berada
dalam pengawasan Departemen Kesehatan, sementara pengelolaan keuangan berada
dibawah Departemen Keuangan.
Dengan total 1115 karyawan, diantaranya 35 orang dokter spesialis Jantung
dan Pembuluh Darah, 5 orang dokter spesialis bedah Jantung dan Pembuluh Darah, 9
orang dokter spesialis Anestesi, 1 orang dokter spesialis Penyakit Dalam dan Paru, 1
orang dokter spesialis Syaraf, 402 orang perawat kardiovaskular, 21 orang tenaga
Teknis Medis dan 641 orang tenaga lainnya, rumah sakit ini menyediakan pelayanan
Gawat Darurat, pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan diagnostik
non invasif dan diagnostik invasif, intervensi non bedah dan bedah serta rehabilitasi.
Selain itu tersedia Pusat Pendidikan dan Pelatihan khusus bidang Kardiovaskuler.
Dapat dikatakan hampir semua teknologi diagnostik dan pengobatan di bidang
58
kardiovaskular yang dilakukan di negara maju sudah dapat dilakukan di PJNHK ini.
Demikian pula dari segi peralatannya.
4.2 Pelayanan Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah
Harapan Kita
Rumah sakit yang berdiri pada tahun 1985, dipelopori oleh dr Soekaman dan
Perhimpunan Kardiologi Indonesia, disiapkan sebagai pusat riset dan pendidikan
maupun pelayanan kepada masyarakat di bidang kardiovaskular. Selain melayani
bidang penyuluhan juga terdapat kegiatan bedah jantung yang kemudian menjadi
layanan utama dari RSJPDHK, juga terdapat layanan kateterisasi maupun pelayanan
pemasangan alat pacu jantung.
Kegiatan bedah jantung yang dilayani pada RSJPDHK dibagi ke dalam
beberapa kelompok antara lain:
1. Bedah
koroner
yaitu
bedah
jantung
yang
berhubungan
dengan
kelainan/malfungsi pada pembuluh darah jantung.
2. Bedah congenital yaitu bedah jantung yang berhubungan dengan kelainan
genital (faktor turunan/bawaan).
3. Bedah katup yaitu bedah jantung yang berhubungan dengan kelainan fungsi
katup pada jantung.
4. Bedah lain-lain yaitu bedah yang terkait dengan pemulihan kondisi jantung
selain ketiga faktor diatas.
59
4.3 Analisa Atas Proses Bisnis yang Ada
4.3.1 Proses yang Berlangsung Sekarang
Metoda yang digunakan untuk mengamati proses pemberian layanan medis
kepada pasien yang membutuhkan layanan bedah pada RSJPDHK adalah dengan
melakukan wawancara dan pengamatan visual maupun pengambilan data mengenai
proses yang harus dilalui oleh seorang calon pasien bedah. Adapun bagian yang
difokuskan untuk diteliti beserta pihak yang diwawancarai adalah sebagai berikut:
1) Ruang Operasi dengan suster kepala Ibu Anthoneta Paliama SKp, yang
bertugas mengatur persiapan dan pelaksanaan kegiatan bedah, merupakan
bagian utama dari alur kegiatan bedah pada RSJPDHK.
2) Ruang Intermediate Ward (IW) dengan suster kepala Ibu Eny Rosdiana SKp
sebagai pemimpin yang berfungsi sebagai ruangan persiapan bagi para
pasien yang akan menjalani kegiatan bedah, maupun untuk proses stabilisasi
kondisi pasien setelah menjalani bedah.
3) Ruang Intensive Care Unit (ICU) dengan suster kepala Ibu Eny Rosdiana
SKp sebagai pemimpin yang berfungsi sebagai ruangan yang digunakan
untuk menstabilkan kondisi fisik pasien setelah menjalani kegiatan operasi.
4) Ruang Rawat dengan yang berfungsi sebagai tempat bagi para pasien untuk
ditinjau keadaan medisnya sebelum operasi maupun sesudah operasi.
60
Calon
pasien
Bagian
pendaftaran
pada
instalasi
bedah
Ruang
Intermediate
Ward Anak &
Dewasa
Ruang
Operasi
Ruang ICU
! Hasil Pemeriksaan penunjang
! Hasil Laboratorium
! Surat Ijin tindakan
! Surat Persetujuan biaya
! Status Poliklinik
! Status Rawat inap
! Terapi list
ADM & Billing
Ruang
Intermediate
Ward Anak &
Dewasa
Diagram 4.1 Diagram alur pasien bedah
Diagram 4.1 memperlihatkan secara global proses yang terjadi pada bagian
bedah, dimulai dari awal saat pasien mendaftarkan diri sebagai calon pasien hingga
menjadi pasien, menjalani operasi dan perawatan setelah operasi. Detail proses pada
bagian bedah dapat dilihat dari diagram 4.2 sebagai berikut :
61
K ondis i P as ien
s iap operas i?
P em erik s aan
Y es
No
P ros es
Tunggu
Y es
No
S tart
E m ergenc y ?
Y es
P engec ek k an
data adm in
Data lengk ap ?
P engec ek k an
jadwal operas i
P ers etujuan
pas ien
No
P as ien
m elengk api
data y g
dibutuhk an
Y es
Y es
Input data &
jadwal pas ien
No
P as ien
bers edia
m elengk api?
P engec ek k an
data s elam a 1
m inggu
No
P as ien los s
No
Jadwal
M ingguan
Res c hedule
P endaftara
n
Y es
K eters ediaan
A ,B ,C,D
Y es
P as ien s etuju
jadwal baru
W ak tu tunggu
No
P as ien los s
No
P as ien
ters hedule
ulang?
K onfirm as i
pas ien via telp
P as ien
k onfirm ?
Y es
Y es
N
o
R.IW
P ra B edah
Daftar Ulang
P engec ek k an
s tatus
A /B /C
K eters ediaan
A /B /C
No
Y es
No
No
Res c hedule
P as ien s etuju?
K eters ediaan
B /C
P em buatan
s c hedule
harian
P engec ek k an
S tatus B /C
P em erik s aan
k ondis i pas ien
1 hr s blm
operas i
Y es
Y es
R.B edah
No
P ros es B edah
S uk s es
M eninggal
Y es
No
R.ICU
YPeserlu pem bedahan
ulang?
No
K ondis i s tabil?
P em ulihan
k ondis i pas ien
Y es
R.IW
P as c a
B edah
No
P ros es
peny em buhan
k ondis i s tabil?
Y es
R.Rawat
Inap
P ros es
perawatan
Diagram 4.2 Diagram detail alur pasien bedah
Res c hedule
m ingguan
P engec ek k an
s tatus
A /B /C/D
62
4.3.1.1 Ruang pendaftaran pasien
Pasien yang telah dirujuk oleh dokter untuk melakukan operasi di RSJPDHK
melakukan pendaftaran. Kemudian bagian pendaftaran memeriksa jadwal operasi
yang di keluarkan oleh instalasi bedah untuk memeriksa apakah calon pasien tersebut
dapat dilakukan operasi di RSJPDHK. Selain itu juga diperiksa ketersediaan ruangan
di bagian lain seperti ruangan rawat inap berdasarkan kelas dari ruangan yang
diinginkan oleh pasien. Jika operasi memungkinkan untuk dilakukan, pasien
diberikan Surat Perintah Masuk Rumah Sakit (SPMR) yang berfungsi menjelaskan
waktu kedatangan pasien ke rumah sakit untuk persiapan sebelum kegiatan bedah
dilakukan.
Pengecekan ketersediaan ruangan lain yang berhubungan dengan bedah
dilakukan dengan cara melakukan panggilan telepon ke bagian yang bersangkutan
atau berdasarkan informasi yang berada pada papan pengumuman di bagian tersebut.
Semua data pasien dan jadwal dituliskan pada buku jadwal pelaksanaan bedah dan
disimpan oleh staff administrasi bedah untuk kemudian dijadikan dasar dalam
pembuatan jadwal bedah mingguan dan harian (lihat lampiran).
4.3.1.2 Ruang Rawat
Setelah pasien di terima untuk dapat dioperasi di RSJPDHK dan telah masuk
ruang rawat inap, maka prosedur selanjutnya adalah melakukan kegiatan persiapan
pra operasi yang bertujuan untuk mempersiapkan pasien secara klinis, sosial dan
emosional dan agar mendapatkan hasil operasi yang optimal, yang meliputi:
63
1) Dokter bedah menjelaskan alasan dan indikasi tindakan bedah yang akan
dilakukan serta komplikasi maupun resiko yang mungkin timbul dan akibat
tindakan bedah.
2) Pasien harus menandatangani informed Consent atau diwakilkan oleh
keluarga yang bertanggung jawab, saksi-saksi dan dokter pelaksana.
3) Preoperasi visit oleh dokter anestesi untuk menjelaskan pembiusan secara
umum beserta resikonya, perawatan di ICU paska bedah.
4) Permintaan persediaan darah
5) Persiapan usus, 1 (satu) hari sebelum pembedahan dengan puasa untuk
pasien dewasa 6 -8 jam dan pasien pediatrik 3 -4 jam.
6) Mencukur daerah operasi 1 hari sebelum pembedahan
Sebelumnya tim medis berdiskusi dengan pasien mengenai kebutuhan akan
operasi yang didasarkan dari hasil tes pemeriksaan bedah yang meliputi
elektrokardiogram, Thorak foto, echocardiography maupun hasil laboratorium
lainnya. Selain itu dilakukan konsultasi dengan dokter THT maupun dokter bidang
lainnya untuk mengeliminir dampak dari operasi terhadap tubuh pasien.
Proses yang dilakukan pada kasus pasien yang merupakan limpahan dari
bagian gawat darurat pada umumnya sama, hanya tidak terdapat proses konferensi
medis dengan pasien, maupun keharusan mendapatkan informed consent dari pasien,
sehingga keputusan untuk melakukan operasi semata dilakukan berdasarkan kondisi
medis pasien dan kebutuhan dari pasien.
64
4.3.1.3 Ruang Intermediate Ward
Fungsi dari ruangan ini adalah menyiapkan pasien sesaat sebelum dan sesudah
kegiatan operasi dilakukan. Pada tahap ini pasien sudah dalam keadaan steril dan siap
untuk dioperasi. Setelah pasien siap untuk dioperasi, maka proses pembiusan pasien
dilakukan untuk mengurangi dampak dari operasi yang dilakukan terhadap pasien.
Adapun rangkaian proses pembiusan sebelum dilakukan tindakan operasi antara lain:
1) Evaluasi dilakukan sehari sebelum tindakan pembedahan, kecuali pada
pasien darurat evaluasi dilakukan setelah menerima konsultasi untuk
tindakan operasi. Pada tahap ini masih memungkinkan untuk terjadinya
pembatalan operasi, sehubungan keadaan pasien yang tidak memadai.
2) Evaluasi kembali pasien sebelum induksi anestesi.
3) Pemeriksaan peralatan yang dibutuhkan, obat-obatan, suplai gas dan
ventilator.
4) Persiapan monitoring pasien sesuai kasus.
5) Memilih dan memberikan obat anestesi dan obat vasoaktif untuk
mempertahankan stabilitasi hemodinamik pasien.
6) Mencatat semua tindakan dalam status anestesi.
Selain itu terdapat proses yang dapat dilakukan pada bagian Intermediate
Ward, bilamana pasien dinyatakan cukup stabil (dapat melakukan proses bernafas
secara mandiri), maka pasien setelah menjalani kegiatan bedah, dialihkan ke ruang
intermediate ward untuk menjalani penstabilan kondisi fisik sebelum dipindahkan ke
ruang rawat. Adapun proses yang dilakukan antara lain:
1) Pemasangan alat bantu kepada pasien
65
2) Proses penutupan luka pasien
3) Pengevaluasi luka pasien dengan melakukan foto rontgen
4) Proses mobilisasi dari pasien
4.3.1.4 Ruang ICU
Pada ruang ini pasien akan distabilkan kondisi fisiknya, sebelum
dikembalikan ke ruang rawat inap. Prosedur yang dilakukan pada ruangan ini adalah
pengecekan status anestesi pasien setelah operasi. Prosedur pengecekan anestesi
paska operasi meliputi:
1) Mencatat status hemodinamik, respirasi dan obat-obatan, sebelum
pemindahan pasien ke ICU.
2) Pemindahan pasien ke ICU bila pasien telah stabil.
3) Dalam hal pasien paska bedah tidak dirawat di ICU, setelah ekstubasi di
kamar operasi pasien dikirim ke ruang pulih (recovery room) untuk
diobservasi.
4) Setelah dinilai stabil oleh staf anestesi dan memenuhi kriteria untuk pindah,
maka pasien dipindahkan ke ruang Intermediate Ward (IW).
4.4 Analisis Kapasitas
4.4.1 Metode Pengukuran Maksimalisasi Kapasitas
Dalam menentukan apakah kapasitas terpasang suatu unit/bagian dapat diukur
melalui tingkat utilitas dari bagian yang bersangkutan.
Adapun cara untuk
66
melakukan pengukuran atas tingkat utilisasi dari unit/bagian di RSJPDHK adalah
dengan membandingkan tingkat pasien rumah sakit yang membutuhkan pelayanan
medis dengan asumsi kapasitas yang dapat dilayani oleh Rumah Sakit Jantung
Harapan Kita.
Asumsi atas kapasitas layanan RSJPDHK disusun berdasarkan
berbagai variabel yang mempengaruhi jumlah layanan bedah, antara lain jumlah
ruangan yang tersedia dan jumlah tenaga medis yang diperlukan, sehingga didapatkan
maksimum jumlah pasien yang mampu dilayani.
Selain itu dibuat perkiraan
mengenai pasien di masa mendatang sehingga diperoleh gambaran jumlah pasien
dimasa mendatang yang dapat menjadi masukkan bagi manajemen RSJPDHK dalam
perencanaan di masa mendatang.
4.4.2 Metode untuk meningkatkan kapasitas pelayanan
Cara untuk meningkatkan kapasitas pelayanan pada RSJPDHK dapat
diperoleh dengan melakukan perbaikan atas proses pelayanan kepada pasien antara
lain:
1) Peningkatan waktu operasional ruangan bedah, yang dapat dilakukan dengan
memaksimalkan fungsi dari tenaga medis yang tersedia dan pengaturan jadwal
pasien yang hendak dioperasi.
2) Proses reengineering terhadap proses operasional pelayanan pasien selama
operasi dilakukan, yang dilakukan dengan meningkatkan efisiensi dari waktu
kegiatan bedah sehingga waktu pelaksanaan bedah dapat berkurang.
3) Proses reengineering terhadap proses operasionalisasi pelayanan pasien
sebelum dan sesudah operasi dilakukan, yaitu dengan mencermati apakah
67
langkah-langkah dalam proses penerimaan pasien hingga pasien siap untuk
dioperasi maupun pasien yang sudah dioperasi dapat dilakukan perbaikan
sehingga tidak terjadi hambatan yang dapat mengurangi tingkat pelayanan
pasien.
Selain dengan melakukan penambahan fasilitas berupa bangunan maupun alat
peningkatan kapasitas RSJPDHK juga dapat dilakukan melalui penambahan variabel
yang berpengaruh terhadap proses pelayanan pasien bedah yaitu:
1) Penambahan tenaga medis yang terkait dengan kegiatan bedah.
2) Penambahan ruangan operasi maupun peralatan pendukung.
4.4.3 Analisis Kapasitas Ruang Bedah
Metode yang digunakan adalah metode peramalan dari data pasien yang ada,
dan hasil peramalan dalam kurun waktu tiga (3) tahun kedepan di bandingkan dengan
kapasitas maksimal yang mampu dilayani oleh instalasi bedah RSJPDHK. Berikut
data jenis operasi per tipe dan besaran dalam prosentase.
No
1
2
3
4
Tabel 4.1 Jumlah Pasien Menurut Jenis Operasi
2001
2002
2003
2004
Jenis Operasi
Total Persen Total Persen Total Persen Total Persen
Koroner
410 35.00% 443 43.00% 437 40.00% 425 37.00%
Congenital
570 49.00% 428 42.00% 472 43.00% 505 44.00%
Katup
125 11.00% 99 10.00% 118 11.00% 145 13.00%
Lain – lain
69
5.00%
53
5.00%
60
6.00%
77
6.00%
TOTAL
1,174 100.00% 1,023 100.00% 1,087 100.00% 1,152 100.00%
68
Berdasarkan data diatas dapat disimpulkan bahwa mayoritas operasi yang
dilakukan adalah operasi koroner dan konginental, yang besarnya mencapai rata-rata
82% dari total operasi.
Rata-rata waktu operasi menurut tipe operasi yang dilakukan :
1. Operasi Koroner
: 4-5 jam
2. Operasi Conginental
: 2-3 jam
3. Operasi Katup
: 3-4 jam
4. Operasi Lain-lain
: 1-2 jam
Dengan data yang ada maka kami mengambil asumsi yang digunakan sebagai
berikut:
1) Data jumlah pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan pada RS Jantung
Harapan Kita pada setiap bulan, dengan tingkat peramalan jumlah pasien
selama 3 tahun.
2) Jumlah ruangan operasi sebanyak 3 ruangan.
3) Berdasarkan rata-rata waktu operasi koroner dan congenital yang memakan
waktu rata-rata operasi yang berkisar 4-5 jam, sehingga diasumsikan satu
ruangan diperkirakan dapat melayani kegiatan operasi sebanyak 2 kali dalam
sehari.
4) Jam operasional antara pukul 09.00 hingga jam 17.00, dengan waktu istirahat
selama 1 jam pada pukul 12.00 hingga pukul 13.00
5) Tim dokter dan tenaga medis yang terdiri dari:
a) Dokter bedah sebanyak 5 orang.
b) Dokter anestesi sebanyak 5 orang.
69
c) Perawat bagian bedah sebanyak 17 orang.
d) Perawat bagian anestesi sebanyak 6 orang.
e) Teknisi Perkusi sebanyak 5 orang.
Kebutuhan tenaga medis untuk setiap kegiatan operasi adalah sebagai berikut:
•
Dokter bedah sebanyak 2 orang.
•
Dokter anestesi sebanyak 1 orang.
•
Perawat bagian bedah sebanyak 2 orang.
•
Perawat bagian anestesi sebanyak 1 orang.
•
Teknisi Perfusi sebanyak 1 orang.
Dari data mengenai tenaga medis maupun jam operasional RSJPDHK diatas,
jumlah ruang bedah (3 unit), interval operasi (4-5 jam) dan jam operasional (8 jam)
menjadi pembatas dari jumlah maksimum operasi yang dapat dilakukan. Berdasarkan
data tersebut dapat dihitung jumlah maksimum operasi yang dapat dilaksanakan
dalam satu hari adalah sebanyak 6 operasi (2 kali operasi dalam satu ruang bedah per
hari).
Dari data diatas dapat diketahui bahwa kapasitas maksimum bulanan dari
instalasi bedah adalah sebesar 120 pasien bedah per bulan, dimana perhitungannya
adalah sebagai berikut:
Kapasitas maksimum bulanan instalasi bedah
= 6 Operasi per hari x 5 hari kerja x 4 minggu dalam satu bulan
= 120 pasien bedah per bulan
70
Angka ini kemudian dijadikan pedoman pembanding dengan pasien bedah yang ada
pada setiap bulan pada periode 2000-2004, dan data perkiraan pasien pada periode
2005-2007. Pembuatan perkiraan jumlah pasien pada periode 2005-2007, digunakan
metode time series model dengan menggunakan data pasien periode 2000-2004 yang
dikelompokkan berdasarkan periode bulanan.
Perhitungan perkiraan jumlah pasien adalah sebagai berikut:
Data bulan Januari periode 2000-2004 adalah
Tahun
Jumlah pasien bulan Januari
2000
2001
2002
2003
2004
49
102
105
81
71
Time series model: y = a + b x, dimana y: jumlah pasien per bulan
x: interval tahun
Dengan memasukkan data jumlah pasien di atas, dapat diperoleh nilai a = 74.7
dan nilai b = 2.3, sehingga rumus perkiraan jumlah pasien untuk bulan Januari
adalah:
y = 74.7 + 2.3 x
dari rumus ini dapat diperoleh perkiraan jumlah pasien bulan Januari adalah
tahun 2005 = y6 = 74.7 + 2.3 x 6 = 89 pasien
tahun 2006 = y7 = 74.7 + 2.3 x 7 = 91 pasien
tahun 2007 = y8 = 74.7 + 2.3 x 8 = 93 pasien
Berdasarkan data pasien periode 200-2004 dan dengan bantuan perangkat lunak
Microsoft Excel, diperoleh perkiraan jumlah pasien per bulan pada periode 20052007 sebagai berikut:
71
Data Pasien Tahun 2000-2004
Jumlah Pasien per bulan/periode
140
120
100
80
60
40
20
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan/periode
Tahun 2000
Tahun 2001
Tahun 2002
Tahun 2003
Tahun 2004
Grafik 4.1 Data Pasien Ruangan Bedah Periode 2000-2004
Data Perkiraan pasien Periode 2005-2007
160
Jumlah Pasien per Bulan
140
120
100
80
60
40
20
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan
Tahun 2005
Tahun 2006
Tahun 2007
Grafik 4.2 Perkiraan Pasien Bedah Periode 2005-2007
Berdasarkan data diatas dan jumlah kapasitas maksimum ruang bedah sebesar
120 pasien per bulan, maka dapat dihitung dan digambarkan tingkat utilisasi ruang
bedah selama tahun 2000-2004 dan pada periode 2005-2007 sebagai berikut:
72
Data Utilisasi Ruang Bedah Periode 2000-2004
120%
Tingkat Utilisasi per Bulan
100%
80%
60%
40%
20%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Tingkat Utilisasi per Periode
tahun 2000
Tahun 2001
Tahun 2002
Tahun 2003
Tahun 2004
Grafik 4.3 Tingkat Utilisasi Ruang Bedah periode 2000-2004
Data Perkiraan Tingkat Utilisasi periode 2005-2007
140%
120%
Tingkat Utilisasi
100%
80%
60%
40%
20%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan
Tahun 2005
Tahun 2006
Tahun 2007
Grafik 4.4 Tingkat Utilisasi Ruang Bedah periode 2005-2007
Pada Grafik diatas dapat dilihat bahwa pada periode 2000-2004 dan periode
2005-2007 tingkat utilitas dari instalasi RSJPDHK berada di bawah kisaran 100 %
atau dibawah kapasitas maksimum RSJPDHK. Khusus pada bulan April dan Agustus
73
terdapat kecenderungan utilitas berada diatas level 100%. Untuk mengantisipasi
keadaan ini, hal yang lebih mudah, cepat dan murah untuk dilakukan adalah membuat
perpanjangan jam operasional bedah. Konsekuensinya adalah melakukan optimalisasi
personel yang ada atau menambah personel. Sementara itu, bulan November
kecenderungannya terus menurun. Hal ini disebabkan pada 2 tahun terakhir bulan
puasa jatuh pada bulan ini sehingga mengurangi jumlah pasien bedah.
Tabel 4.2 Analisis Sensitivitas (bulan Agustus)
VARIABEL
Tenaga medis
- Dokter bedah
- Dokter Anestesi
- Perawat bedah
- Perawat Anestesi
- Teknisi Perfusi
Waktu Operasional Ruang
Bedah
Ruang Bedah
Waktu Rata-rata Operasi
Hari Operasional
Jumlah shift Operasi per hari
Kapasitas Maksimum Ruang
bedah per bulan
Pemakaian Ruang Bedah
Utilitas Ruang bedah
UNIT
KEBUTUHAN
EXISTING
PER OPERASI
orang
orang
orang
orang
orang
PENAMBAHAN
RUANGAN
5
5
17
6
5
3
3
6
3
3
4
4
8
4
4
jam
8
8
8
unit
3
3
4
jam
hari
shift
4
20
2
3.9
24
2
4
20
2
operasi
120
140
160
operasi
persen
140
117%
140
100%
140
88%
Dampak Perubahan
2
1
2
1
1
PENAMBAHAN
HARI
OPERASIONAL
Biaya
operasional
Biaya investasi
Pilihan 1. Penambahan Hari Operasional
Penambahan hari operasional dari 20 hari per bulan menjadi 24 hari per bulan,
hanya membutuhkan 2 ruang operasi. Terdapat sisa 1 ruang operasi untuk digunakan
kasus gawat darurat. Penambahan ini bersifat sewaktu-waktu menyesuaikan dengan
74
kebutuhan akan kapasitas.
Peningkatan biaya yang terjadi merupakan biaya
operasional seperti; biaya utilitas, biaya gaji.
Pilihan 2. Penambahan ruangan
Penambahan ruang operasi menjadi 4 ruangan, akan meningkatkan kapasitas
bedah menjadi 160 operasi per bulan. Penambahan ini bersifat permanent, sehingga
cenderung akan menimbulkan under utility pada bulan-bulan yang lain. Penambahan
ruangan beserta peralatan yang standar akan membutuhkan biaya antara 6-7 milyar.
Untuk Mengatasi over utilities pada bulan agustus, pihak RSJPDHK memiliki 2
pilihan untuk mengatasinya. Pilihan yang dimiliki adalah:
1.
Penambahan hari operasional
2.
Penambahan ruangan
Berdasarkan dari hasil analisis sensitivitas, maka pihak RSJPDHK sebaiknya
menagmbil pilihan pertama yaitu penambahan hari operasi, hal ini dikarenakan
pilihan ini mempunyai fleksibilitas dalam pelaksanaannya, yaitu dapat disesuaikan
dengan keadaan pada bulan-bulan lain. Adapun penambahan biaya tidak terlalu besar
karena tidak ada penambahan alat.
Tabel 4.3 Analisis Kebutuhan Waktu Operasi (bulan Agustus)
TIPE OPERASI
Coroner
Contingental
Katup
Lain-lain
TOTAL
PERSENTASE
40%
42%
12%
6%
100%
OPERASI
BULAN
AGUSTUS
LAMA
OPERASI
TOTAL
OPERASI
(operasi)
140
140
140
140
(jam)
5
3
4
2
(operasi)
56
59
17
8
140
TOTAL
OPERASI
(jam)
280
177
68
17
542
75
Tabel 4.4 Pengaturan jadwal Operasi (bulan Agustus)
RUA
NG
SHIFT
BED
AH
JAM
1
1 08:00-10:00
1
add 1 10:00-1200
2 08:00-10:00
add 2 10:00-1200
1 08:00-10:00
2
add 1 10:00-1200
2 08:00-10:00
add 2 10:00-1200
1 08:00-10:00
3
add 1 10:00-1200
2 08:00-10:00
add 2 10:00-1200
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
3
3
3
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3
3
3
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
21
23
24
3
3
3
3
2
2
2
2
2
2
2
2
5
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
5
5
3
3
3
3
Keterangan:
2 – Operasi lain-lain
3 – Operasi Contingental
4 – Operasi Katup
5 – Operasi Koroner
Berdasarkan analisa awal atas besaran operasi didapati, pada bulan Agustus jenis
operasi yang paling sering dilakukan adalah operasi koroner sebesar 56 operasi (40%)
dan operasi congenital sebesar 59 operasi (42%). Sedangkan sisanya sebesar 85
operasi (18%) merupakan jenis operasi katup dan lain-lain.
Dengan melakukan penambahan hari operasi menjadi 24 hari dan penambahan jam
operasional menjadi 9 jam sehari, maka diperkukan pengaturan jadwal untuk dapat
mengatur agar keseluruhan operasi (140 operasi) dapat dilayani. Pengaturan jadwal
dilakukan dengan menggabungkan jadwal operasi sehingga sehari terdapat 3 shift
operasi dalam sehari maupun memperpanjang jam operasi per shift, seperti tertera
pada jadwal.
22
Pengaturan jadwal maupun penambahan hari operasional masih
memberikan sisa satu ruang operasi yang dipersiapkan untuk kasus gawat darurat.
76
4.4.4 Analisis atas Kapasitas Ruang ICU
Kapasitas ruangan Intermediate ward yang memiliki 7 ruangan yang
diperuntukkan bagi kegiatan bedah maupun non-bedah, maka dengan tingkat turn
over pasien rata-rata sebanyak 2 hari per pasien, maka dapat diasumsikan bahawa
kapasitas terpasang dari ruang intermediate ward khusus bedah adalah sebesar 105
pasien per bulan, yang perhitungannya adalah sebagai berikut:
= (30 hari/2 hari) x 7 unit
= 105 pasien per bulan
Adapun data penggunaan ruang intermediate ward selama tahun 2004 dalam periode
bulanan dapat dilihat sebagai berikut:
Data Pasien Ruang ICU tahun 2004
Jumlah Pasien per Bulan
100
80
60
40
20
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan
Grafik 4.5 Data Pasien Ruangan ICU periode 2004
Berdasarkan data grafik diatas bila kita melakukan perbandingan dengan
kapasitas terpasang ruang intermediate ward yang sebesar 120 pasien per bulan,
maka didapatkan tingkat utilisasi ruang intermediate ward selama tahun 2004 sebagai
berikut:
77
Tingkat Utilisasi Ruang ICU Tahun 2004
Tingkat utilisasi per Bulan
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan
Grafik 4.6 Tingkat Utilitasasi Ruangan ICU Periode 2004
Analisis atas tingkat utilitas dari ruang ICU, menunjukkan kecenderungan
tingkat utilitas berada dibawah level 100%, atau dibawah kapasitas maksimum. Hal
ini konsisten dengan tingkat utilitas dari ruang bedah yang merupakan alur masukan
dari ruang ICU. Pada bulan November didapatkan angka utilitas yang menurun
akibat rendahnya kegiatan operasi. Pada bulan Agustus tingkat utilitas melebihi
kapasitas maksimum, yang berdasarkan wawancara dengan kepala instalasi hal
tersebut diatasi dengan melakukan penggunaan ruang khusus untuk pasien dengan
luka yang cenderung menular, dan melakukan pemindahan pasien yang sudah
cenderung membaik ke ruangan intermediate ward. Sedikit perbedaan adalah pada
bulan Juli dimana tingkat utilitas yang turun drastis. Hal ini disebabkan oleh
banyaknya pasien yang seharusnya keluar pada akhir bulan Juni baru dapat keluar
pada awal bulan Juli dan banyaknya pasien yang seharusnya keluar pada akhir bulan
78
Juli baru dapat keluar pada awal bulan Agustus. Sehingga pencatatan pasien pada
ruang ICU cenderung fluktuatif pada bulan-bulan tersebut.
4.4.5 Analisis Atas Kapasitas Ruang Intermediate Ward
Kapasitas ruangan Intermediate Ward yang memiliki 16 ruangan yang terdiri
dari 8 ruangan Intermediate ward bedah dan 8 ruangan Intermediate ward non bedah.
Pemakaian kedua tipe ruangan ini cenderung lebih fleksibel berdasarkan jumlah
pasien yang memerlukan penanganan. Dengan tingkat turn over pasien rata-rata
sebanyak 2 hari per pasien, maka dapat diasumsikan bahawa kapasitas terpasang dari
ruang Intermediate Ward khusus bedah adalah sebesar 120 pasien per bulan, yang
perhitungannya adalah sebagai berikut:
= (30 hari/2 hari) x 8 unit
= 120 pasien per bulan)
Adapun data penggunaan ruang intermediate ward selama tahun 2004 dalam periode
bulanan dapat dilihat sebagai berikut:
79
Data Pasien Ruang Intermediate Ward Tahun 2004
Jumlah Pasien per Bulan
200
150
100
50
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bulan
Grafik 4.7 Data Pasien Ruangan Intermediate Ward Periode 2004
Berdasarkan data diatas dan kapasitas maksimum terpasang ruang
intermediate ward sebesar 120 pasien per bulan, didapatkan tingkat utilisasi ruang
intermediate ward selama tahun 2004 sebagai berikut:
Tingkat Utilisasi Ruang Intermediate Ward tahun 2004
120%
Tingklat Utilisasi per Bulan
100%
80%
60%
40%
20%
0%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Bulan
Grafik 4.8 Tingkat Utilisasi Ruangan Intermediate Ward Periode 2004
12
80
Analisis atas tingkat utilitas dari ruang intermediate ward, menunjukkan
kecenderungan tingkat utilitas berada dibawah level 100%, atau dibawah kapasitas
maksimum. Hal ini sesuai dengan tingkat utilitas dari ruang ICU yang merupakan
alur masukan dari ruang intermediate ward. Pada bulan November didapatkan angka
utilitas yang menurun akibat rendahnya kegiatan operasi pada bulan tersebut. Pada
bulan Agustus tingkat utilitas melebihi kapasitas maksimum. Hal ini, berdasarkan
wawancara dengan kepala instalasi, diatasi dengan melakukan pengalokasian ulang
antara jumlah unit yang digunakan untuk kebutuhan bedah dengan kebutuhan nonbedah. Sedikit perbedaan adalah pada bulan Juli dimana tingkat utilitas yang turun
drastis, hal ini dipicu oleh banyaknya pasien yang seharusnya keluar pada akhir bulan
Juni baru dapat keluar pada awal bulan Juli dan banyaknya pasien yang seharusnya
keluar pada akhir bulan Juli baru dapat keluar pada awal bulan Agustus. Sehingga
pencatatan pasien pada ruang intermediate ward cenderung fluktuatif pada bulanbulan tersebut.
4.4.6 Analisis atas Kapasitas Unit Terkait Kegiatan Bedah
Berdasarkan hasil analisa diatas dapat disimpulkan bahwa rata-rata tingkat
utilitas dari unit terkait kegiatan bedah dari RSJPDHK masih dibawah utilitas
maksimum sehingga masih dapat menangani pasien. Untuk memperoleh hasil yang
maksimal dari fasilitas bedah RSJPDHK, dapat dilakukan dengan melakukan proses
rekayasa terhadap proses pelayanan pasien yang membutuhkan jasa bedah.
81
4.5 Pembahasan Kapasitas
Melalui penelitian lanjutan, dimana rata-rata tingkat utilitas atas instalasi
terkait dengan kegiatan bedah yang masih berada di bawah level 100%, peneliti
berkesimpulan bahwa ruangan bedah, ruang Intermediate Ward dan ruang ICU masih
memadai untuk melayani pasien yang ada. Hanya pada bulan-bulan tertentu seperti
pada bulan Agustus dan Juli, tingkat utilitas ruangan akan mencapai tingkat kapasitas
maksimum. Hal ini dapat diatasi dengan melakukan pengalokasian ke instalasi lain
dengan kapasitas besar tetapi memiliki utilitas yang masih rendah. Sebagai contoh
adalah ruang Intermediate Ward dapat digunakan sebagai ruang ICU jika terjadi
penumpukan pasien di ICU. Hal ini dipandang efektif karena pada umumnya tingkat
utilitas maksimum jarang tercapai (hanya pada kisaran bulan November dan Juli) dan
tingkat pencapaiannya kurang dari 120%. Dengan melakukan pengaturan ruangan
dapat mengatasi persoalan kapasitas dan biaya yang dikeluarkankan relatif lebih kecil
karena tidak ada penambahan fasilitas.
Hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perpanjangan jam
operasional dari kegiatan bedah. Melalui hal ini memungkinkan untuk diperoleh
tambahan kapasitas minimal sebanyak 1 operasi dalam satu hari.
Penelitian selanjutnya diarahkan untuk mendapatkan gambaran mengenai
proses operasional dari kegiatan bedah di RSJPDHK mulai dari pendaftaran pasien
hingga pasien masuk ke ruang rawat inap. Hal ini ditujukan untuk mendapatkan
penjelasan atas tingkat utilitas RSJPDHK yang belum maksimal yang disebabkan
oleh minat calon pasien terhadap layanan yang belum seperti yang diharapkan.
82
Berdasarkan dari penelitian dan wawancara dengan manajemen RSJHK hal ini
disebabkan oleh prosedur pencatatan pada administrasi bagian bedah, yang hanya
mencatat calon pasien yang sudah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan
bedah di RSJPDHK sebagai basis data calon pasien. Sedangkan untuk calon pasien
yang tidak memenuhi persyaratan tidak dimasukkan ke dalam basis data calon pasien
di RSJPDHK. Hal ini menyebabkan rendahnya tingkat utilitas dari RSJPDHK serta
menyebabkan besar permintaan sesungguhnya dari jasa layanan rumah sakit tersebut
tidak dapat diketahui.
4.5.1 Analisa Proses Pendaftaran
Setelah melalui proses penelitian pada kegiatan pendaftaran di RSJPDHK,
ternyata peneliti menemukan prosedur pencatatan yang kurang tepat. Dimana calon
pasien yang setuju dengan jadwal operasi yang diberikan pihak RSJPDHK akan
dimasukkan ke dalam basis data calon pelanggan, sedangkan apabila pasien tidak
setuju maka tidak dimasukkan ke dalam basis data calon pelanggan.
Dalam
manajemen operasi hal ini disebut sebagai fenomena “bullwhip effect” Chase (2004,
p194), yang menegaskan bahwa kesalahan pencatatan atas permintaan barang atau
jasa menyebabkan perusahaan tidak dapat memberikan layanan secara maksimal
kepada pelanggan.
Hal ini berpotensi menimbulkan kekeliruan bagi pihak
manajemen dalam menentukan perencanaan kapasitas dari instalasi terkait kegiatan
bedah.
83
4.5.2 Analisa Atas Besaran Calon Pasien Potensial
Berdasarkan data pasien yang berhasil dikumpulkan melalui survei yang
dilakukan selama 4 minggu pada periode 3 Januari 2005 hingga 4 Februari 2005
terhadap calon pasien potensial yang melakukan pendaftaran, didapatkan data berupa
jumlah pasien yang melakukan pendaftaran dan diterima sebagai calon pasien
sebanyak 27 orang per minggu yang mencapai rata-rata 88,6% dari kapasitas yang
terdapat pada instalasi bedah. Bila dibandingkan dengan rata-rata utilitas ruang
operasi pada bulan Januari sebesar 74%, maka didapatkan selisihnya sebesar 26%
dari kapasitas ideal ruang bedah.
Tabel 4.5 Pola Pendaftaran Calon Pasien Bedah Periode Januari 2005
Tanggal (Januari - Februari)
3–7
10 – 14 17 – 21
24 – 28
31 – 4
Total
Rata-rata
Jumlah pasien mendaftar
Jadwal tidak sesuai
Masalah administrasi
Fasilitas tidak tersedia
Lain-lain
Jumlah gagal daftar
Total
Kapasitas ideal
Tingkat Utilitas Potential
26
2
25
1
22
2
24
2
22
0
119
7
89%
5%
1
0
1
4
30
30
100%
0
0
1
2
27
30
90%
3
0
0
5
27
30
90%
1
0
0
3
27
30
90%
0
0
0
0
22
30
73%
5
0
2
14
133
150
443%
4%
0%
2%
11%
100%
100%
88,6%
Sementara data hasil survei atas pola pendaftaran pasien didapatkan hasil sebagai
berikut:
Tabel 4.6 Perhitungan Pasien loss dan Shifting Pasien
Items
Januari
Pasien Baru
25
25
25
25
Slack pendaftaran
3
3
3
3
Pasien pindah jadwal
9
11
13
15
Total
31
33
35
37
Pasien terjadwal
30
30
30
30
Pasien teroperasi
18
18
18
18
Slack operasi
2
2
2
2
Pasien shifting
11
13
15
17
Total
100
84
Berdasarkan data survei pendaftaran oleh calon pasien, dapat diperkirakan
jumlah rata-rata pendaftar sebanyak 25 orang.
Sementara jumlah pasien gagal
(selanjutnya disebut slack) pada bagian pendaftaran dan operasi sebesar 12% (3
pasien) dan 10% (2 pasien), diperoleh pasien pindahan (pasien yang mengalami
pemindahan jadwal akibat keterbatasan fasilitas baik ruangan maupun tenaga medis,
selanjutnya disebut shifting) sejumlah 11 orang, dan terdapat kecenderungan untuk
meningkat. Pada teori manajemen operasi hal ini disebut bullwhip effect.
Berdasarkan survei pendaftaran yang dilakukan calon pasien pada periode
Januari 2005 – Februari 2005, dari calon pasien sebesar 150 orang, yang berhasil
didaftarkan sebagai pasien sebesar 97 orang atau 89%, sisanya sebesar 14 orang atau
11 % dikategorikan sebagai calon pasien gagal daftar. Oleh peneliti kategori ini
dikelompokkan sebagai pasien potensial, yang diharapkan dengan penerapan sistem
pendaftaran yang baru, dapat dijadikan sebagai pasien RSJPDHK.
4.5.3 Solusi yang Ditawarkan
Untuk mengatasi permasalahan pada bagian administrasi RSJPDHK, penulis
mengusulkan penggunaan aplikasi sistem pendaftaran yang terpadu yang dapat
membantu perusahaan untuk mendapatkan data yang lebih akurat mengenai jumlah
calon pengguna jasa kesehatan di RSJPDHK.
85
Proses komputerisasi
sistem pendaftaran
Analisis Awal
proses
pendaftaran
pasien bedah
Sistem
Lama
Reengenering
Proses pendaftaran
Simulasi
sistem baru
menggunakan
Process 2000
Sistem
Pendaftaran
Baru
Masukan dari pihak
rumah sakit, studi
literatur
Diagram 4.3 Pendekatan Pemecahan Masalah
Setelah dilakukan analisa awal atas tingkat utilisasi dari kapasitas unit terkait
dengan kegiatan bedah, ternyata tidak ditemukan permasalahan dengan kapasitas unit
terkait. Penulis selanjutnya melakukan penelitian atas keseluruhan proses bedah yang
diawali dari proses pendaftaran hingga pasien dialihkan ke ruang rawat inap. Dari
pengamatan selanjutnya ditemukan bahwa pokok permasalahan dari rendahnya
tingkat utilitas adalah pada bagian pendaftaran. Hal ini disebabkan proses pencatatan
calon pasien, dimana calon pasien yang gagal daftar tidak dimasukkan ke dalam basis
data calon pasien, sehingga demand dari calon pasien terlihat lebih kecil. Selain itu
diketahui pula, bahwa sistem pendaftaran masih dilakukan secara manual.
Hal ini
menyebabkan terjadinya proses konfirmasi yang berulang-ulang, sehingga pasien
membutuhkan waktu yang panjang untuk mendapatkan kepastian akan ketersediaan
jadwal operasi. Hal lain yang turut berpengaruh akibat masih digunakan cara manual
adalah bila terdapat perubahan jadwal, baik akibat perubahan jadwal dokter, maupun
kondisi pasien yang memburuk, maka perubahan tersebut akan mengacaukan jadwal
86
operasi yang sudah lama terjadwal, sehingga jadwal yang telah dibuat diawal
pendaftaran dengan pasien cenderung tidak dapat diandalkan. Dan pada beberapa
pasien membatalkan/memindahkan tempat untuk rencana operasi mereka.
Dengan terdapatnya sistem pencatatan pelanggan yang terkomputerisasi,
diharapkan pengumpulan data calon pasien tidak hanya memasukkan data calon
pasien yang akan dioperasi di RSJPDHK, namun juga calon pasien potensial yang
batal beroperasi di RSJPDHK. Sehingga didapatkan gambaran yang jelas mengenai
tingkat permintaan atas layanan bedah pada RSJPDHK. Manfaat lain yang dapat
diberikan dengan sistem yang terpadu antara instalasi terkait kegiatan bedah adalah
proses pengecekan ketersediaan ruangan bagi calon pasien akan menjadi lebih cepat,
proses pembuatan jadwal operasi yang lebih cepat dan akurat, serta memungkinkan
bagi pihak manajemen RSJPDHK untuk melihat prediksi jumlah pasien di tahun yang
akan datang agar dapat dibuat perencanaan yang baik untuk pihak manajemen. Hal
ini akan berguna bagi pelaksanaan manajemen kapasitas yang lebih baik pada
RSJPDHK.
4.5.4 Konsep dari Sistem Pendaftaran yang Baru
Konsep sistem pendaftaran baru yang diusulkan adalah dengan menerapkan
suatu sistem database yang terintegrasi dan menampung data-data dari setiap ruang
yang terkait dalam proses bedah.
87
Master Ruang
Bedah
Master Tenaga
Medis
Master Pasien
Master Ruang ICU
Master Ruang IW
- Registrasi
- Transaksi Dokter
- Transaksi Penunjang Medis
- Transaksi Obat / Disposable
- Transaksi Fasilitas
- Billing
Keuangan
Statistik
Rekapitulasi
Jumlah Pasien
Lama / Baru
Invoice
Rekapitulasi
Pendapatan per
Pasien
Pendapatan per
Dokter
Pendapatan Per
Penunjang Medis
Rekapitulasi
Jumlah Pasien
per Dokter
Rekapitulasi
Jumlah Resep
dan R/
Rekapitulasi
Jumlah Pasien
per Penunjang
Pendapatan Obat
Diagram 4.4 Konsep sistem pendaftaran dengan menggunakan database
Konsepnya adalah melakukan pencatatan data pasien, ketersediaan ruang yang
berhubungan dengan
kegiatan bedah dan jadwal tenaga medis yang kemudian
memasukkan ke dalam suatu database. Semua pihak terkait dapat melakukan update
data secara realtime sesuai dengan kondisi terakhir. Manfaat yang diperoleh dari
database ini adalah:
1. Pembuatan jadwal bedah pasien dengan lebih cepat dan akurat.
2.
Data sesuai dengan kondisi terakhir dari bagian-bagian yang berhubungan
dengan bedah sehingga jika terjadi perubahan pada satu bagian dapat
dilakukan perubahan jadwal pasien dengan cepat.
3. Database pasien dapat dijadikan sebagai dasar dalam melakukan analisa
lebih lanjut terhadap kegiatan bedah seperti analisa peramalan kebutuhan
pasien terhadap pelayanan bedah untuk tahun mendatang, analisa terhadap
88
pengguna pelayanan bedah, analisa tingkat kepuasan pelayanan bedah dan
analisa lainnya.
4. Database dapat dihubungkan dengan bagian lain di luar bagian yang
berhubungan dengan pelayanan bedah sehingga mempercepat dan
mempermudah proses pelayanan secara keseluruhan. Sebagai contoh,
database terhubung dengan database bagian keuangan untuk keperluan
tagihan biaya pasien.
Proses urutan dari proses bedah menjadi lebih singkat dan akurat, dapat dilihat pada
proses berikut :
89
No
Pasien
emergency?
Start
Input data Pasien &
Pemeriksaan
kelengkapan data
pasien
Yes
Pendaftara
n
Pengecekkan
Jadwal
A/B/C/D
Yes
Lengkap?
No
Pemeriksaan kondisi
Pasien
Waktu Tunggu
(queuing time)
Jadwal Operasi
Penyimpa
nan data
pasien
1 hari sblm
operasi,
Konfirm pasien
Pasien
Melengkapi
Proses
Tunggu
No
No
Siap Operasi
Pasien Ok
Yes
Yes
No
Siap Operasi ?
R.IW
Pengecekkan
kondisi pasien
Yes
No
Berhasil?
Meninggal
Proses Operasi
R.Bedah
Yes
No
Perlu
Pembedahan
ulang?
R.ICU
Yes
No kondisi stabil
syarat
terpenuhi
Proses
Penyadaran
pasien
Yes
Yes
R.IW
Perlu masuk
No ICU
No
kondisi baik
Proses
Pemulihan
kondisi pasien
Yes
R.Rawat
Inap
Proses Istirahat
Diagram 4.5 Usulan Urutan Proses Bedah
Dengan menggunakan bantuan software Process 2000 dapat disimulasikan
alur proses dari bagian bedah sehingga dapat dilihat hasil
lama waktu yang
diperlukan oleh setiap bagian untuk melakukan transaksi. Dengan menggunakan
90
sistem komputerisasi dengan basis data dapat terlihat pengurangan lama waktu secara
total dari proses bedah dibanding saat ini yang diperkirakan memakan waktu 31,02
hari, sedangkan setelah menggunakan komputerisasi hanya diperlukan waktu 23,13
hari. Hal tersebut dapat terjadi karena dibagian pendaftaran ada beberapa proses yang
dapat dilakukan secara bersamaan dan proses penjadwalan menjadi lebih cepat dan
akurat.
Table 4.7 Tabel perbandingan waktu operasional
No
Deskripsi
1
2
Total waktu
Bagian Pendaftaran
(Lama Hari Operasional)
Sistem Lama
Sistem Baru
31.02
23.13
9.09
6.03
Beberapa proses lama yang dapat dihapuskan dengan adanya sistem baru adalah
sebagai berikut:
1). Bagian Pendaftaran
!
Pengecekan ketersediaan jadwal operasi di awal pendaftaran.
!
Penyusunan dan pengecekan jadwal operasi pasien ke dalam jadwal operasi
mingguan.
!
Proses pendaftaran ulang pasien untuk mengkonfirmasikan jadwal operasi
yang telah diberikan kepada pasien.
!
Pengecekan status ketersediaan dari jadwal (Ruang, Dokter,Tenaga medis
lainnya).
2). IW Pra bedah
!
Pengecekkan status ketersediaan ruangan IW pra Bedah.
!
Pembuatan jadwal status pasien per hari ruangan IW pra Bedah.
91
4.5.5. Usulan Rekomendasi Lanjutan
Penggunaan database yang terintegrasi diharapkan dapat meningkatkan
pengguna layanan bedah di masa mendatang. Hal ini perlu dipertimbangkan untuk
dilakukan perpanjangan jam operasional atau penambahan ruang yang berhubungan
dengan bedah untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Sistem ini juga memungkinkan dilakukan pengembangan lebih lanjut untuk
memaksimalkan
manfaat
yang
didapat.
Peneliti
mengusulkan
untuk
dikembangkannya:
1. Situs internet yang tersedia sehingga, calon pasien dapat melakukan akses
untuk pemesanan jadwal, maupun untuk proses konfirmasi kepastian dari
pasien untuk masuk ke rumah sakit.
2. Terintegrasinya layanan rumah sakit harapan kita, khususnya layanan bedah
jantung, yang mengintegrasikan layanan tersebut unit rawat inap, maupun
dengan proses administrasi pasien yang hendak keluar.