BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Piramida Sistem

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Piramida Sistem Informasi
Pada kondisi sekarang ini, hampir seluruh pekerjaan yang ada telah disusun
secara sistem. Sistem adalah suatu hal yang menghubungkan suatu hal dengan hal
lainya sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat digunakan (Vercellis, 2009).
Sebuah sistem dapat menerima input dan memprosesnya sehingga menjadi sesuatu
yang dapat digunakan. Contohnya adalah bahan baku yang melewati sistem
pengolahan akan menjadi bahan yang dapat digunakan.
Sistem informasi digunakan dengan tujuan untuk membuat proses bisnis
menjadi lebih efisien. Seperti yang dikatakan oleh (O’Brien & Marakas, 2010),
sistem informasi dapat terbentuk dari kombinasi dari sumber daya manusia,
hardware, software, hubungan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang
menyimpan, mengambil, men-transform, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Sebuah sistem informasi pada suatu organisasi biasanya akan diwakilkan
melalui gambar piramida sistem informasi.
Gambar 2.1 Piramida Sistem Informasi
(Laudon & Laudon, 2009)
Gambar 2.1 menunjukkan bahwa piramida sistem informasi terdiri dari tiga
bagian yaitu Operational Management, Middle Management, dan Senior
Management. Dimana Operational Management melakukan kegiatan operasional
5
6
yang berlangsung dalam sebuah organisasi. Contohnya bagian pekerja bagian
produksi dan jasa. Sedangkan Middle Management melakukan kegiatan yang
berhubungan dengan penelitian untuk organisasi tersebut. Dan Senior Management
adalah pengambil keputusan tertinggi yang ada pada suatu organisasi.
2.2
Business Performance Management
Business Performance Management (BPM) merupakan sistem yang dibangun
dengan tujuan untuk mengukur performa kerja dari sebuah organisasi dengan
menghasilkan sebuah informasi. Informasi yang dihasilkan BPM akan dipakai
eksekutif untuk mengukur performa yang dilaporkan oleh bagian operasional. BPM
mengacu pada proses bisnis, metodologi, metrik, dan teknologi yang digunakan
untuk mengukur, mengawasi dan mengatur performa bisnis (Turban, Sharda, Delen,
& King, 2010). BPM memiliki tiga komponen yaitu:
1. Proses analisis yang didukung oleh teknologi yang membahas kegiatan
operasional secara terpadu
2. Alat bagi perusahaan untuk menentukan tujuan strategis dan mengukur
kemudian mengelola tujuan-tujuan tersebut
3. Proses yang termasuk perencanaan, pelaporan, pemodelan, dan pemantauan
indikator performa utama pada organisasi
BPM dapat memberikan manfaat untuk eksekutif yaitu untuk mempermudah
eksekutif dalam melakukan pengawasan kinerja sehingga dapat menganalisis tren
atau masalah yang dapat terjadi dan dapat mengkomunikasikanya sehingga dapat
menghindari masalah yang dapat terjadi. Contoh penggunaan BPM pada sebuah
universitas adalah mengukur berapa banyak mahasiswa yang terkena dropout setiap
periode. Jika jumlah mahasiswa yang terkena dropout melebihi target, maka terdapat
masalah pada universitas tersebut.
2.2.1 BPM Lifecycle
Untuk membangun BPM, dibutuhkan BPM lifecycle yang berisi tentang
tahap-tahap pembangunan BPM (Holman, 2009). Berikut merupakan tahap-tahap
untuk membangun sebuah BPM:
7
Gambar 2.2 BPM lifecycle
(Holman, 2009, p8)
1.
Defining
Tahap defining akan membantu dalam menentukan apakah BPM akan dipakai
oleh organisasi atau tidak dilihat dari perbandingan manfaat yang diperoleh dan
estimasi biaya yang telah diperhitungkan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan
pada tahap ini adalah business requirement analysis, business strategic analysis, risk
analysis, cost-benefit analysis.
Business Requirement Analysis merupakan tahap untuk mengetahui
kebutuhan bisnis dan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif untuk
memenuhi kebutuhan bisnis tersebut. Contohnya adalah menyusun tugas dan
wewenang dari struktur organisasi sehingga mendapatkan kebutuhan bisnis yang
dapat dipenuhi jika kebutuhan informasi tercapai. Setelah mendapatkan informasi,
maka organisasi dapat melakukan business strategic analysis. Hal ini diperlukan oleh
suatu organisasi untuk menetapkan strategi yang akan digunakan untuk membantu
organisasi dapat tetap fokus pada tujuan yang semula telah dibuat. Contoh-contoh
business strategic analysis adalah metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity,
Threat).
Business strategic analysis yang akan dilakukan adalah menggunakan metode
value shop. Metode ini paling cocok digunakan karena metode ini dapat diterapkan
untuk sebuah organisasi yang bersifat general. Value shop merepresentasikan nilai
8
secara logika untuk pemecahan masalah seperti konsultan (Woratschek, 2005). Value
shop mempunyai lima tahap utama yaitu:
1. Problem Finding & Acquisition yaitu tahap dimana organisasi
menemukan masalah yang ada ketika melakukan pembangunan BPM.
2. Problem Solving yaitu tahap untuk mencari pemecahan masalah yang
telah ditemukan.
3. Choice yaitu tahap untuk memilih cara yang tepat agar dapat
memecahkan masalah.
4. Execution yaitu tahap untuk menjalankan cara yang telah dipilih dan
mengkomunikasikanya.
5. Control & Evaluation yaitu tahap untuk melihat bagaimana penyelesaian
masalah dapat berjalan dan mengevaluasinya.
Setelah melakukan business strategic analysis, maka langkah selanjutnya
adalah risk assessment yaitu menganalisis resiko yang dapat terjadi ketika organisasi
membangun atau menjalankan BPM. Selain menganalisa resiko, organisasi juga
menganalisa dampak yang dapat terjadi dari resiko tersebut dan membuat solusi dari
resiko tersebut. Hal ini dibuat untuk mempersiapkan organisasi ketika resiko benarbenar terjadi dan dapat mengatasi resiko tersebut sehingga pembangunan BPM tetap
dapat berjalan dengan baik. Contoh dari risk assessment adalah resiko dari
menerapkan sistem informasi yang baru adalah data lama dan data baru tidak dapat
terintegrasi.
Langkah terakhir pada tahap defining adalah cost-benefit analysis yaitu
menganalisis manfaat dari pembangunan BPM yang dapat diperoleh apakah
sebanding dengan estimasi biaya yang telah dibuat. Jika manfaat yang didapat lebih
banyak dibandingkan dengan estimasi biaya, maka pembangunan BPM akan
dilanjutkan. Sebaliknya, jika manfaat yang didapat tidak sebanding dengan estimasi
biaya, maka sebaiknya pembangunan BPM tidak dilanjutkan. Contoh, untuk
membangun sebuah sistem informasi sebuah universitas dibutuhkan biaya sebesar
dua ratus juta rupiah. Organisasi dapat mempertimbangkan dari berbagai sisi.
Misalnya, manfaat yang didapat dapat berguna dalam jangka waktu yang lama atau
tidak.
9
2.
Planning
Setelah melakukan tahap defining, maka organisasi harus membuat
perencanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah dibuat. Terdapat dua
langkah utama dalam tahap planning yaitu technical infrastructure evaluation dan
project planning.
Langkah pertama pada tahap planning yaitu technical infrastructure
evaluation. Pada langkah ini, organisasi menetapkan infrastruktur teknikal yang
efektif yang akan dipakai dalam membangun BPM. Tujuanya adalah agar BPM
dapat berfungsi sesuai dengan yang telah direncanakan. Sebagai contoh, untuk
mengolah data dengan cepat dibutuhkan infrastruktur yang baik yang dapat
mendukung pengolahan data tersebut. Infrastruktur teknikal terdiri dari hardware,
software, database management systems (DBMSs), operation system, metadata
repositories, komponen jaringan, dan lain-lain. Contoh untuk metadata repositories
dapat menggunakan Oracle Warehouse Builder.
Langkah selanjutnya yaitu project planning dimana organisasi akan
merencanakan langkah-langkah untuk membangun BPM dengan tabel work
breakdown structure. Kemudian langkah selanjutnya adalah
membuat time
management yaitu dengan tabel gannt chart. Pada tahap ini, organisasi akan
menetapkan berapa lama langkah-langkah pada tabel work breakdown structure
dapat diselesaikan. Setelah itu, organisasi akan mengidentifikasi critical success
factors.
Critical success factors merupakan faktor-faktor vital yang menjadi
pertimbangan manajer agar mencapai kesuksesan (Dubey, 2013). Mengidentifikasi
critical success factors dilakukan untuk melihat faktor-faktor yang berpengaruh
untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan pada tahap awal. Ketika
mengidentifikasi critical success factors, Organisasi juga menetapkan key
performance indicator yaitu hal-hal yang menjadi pengukuran untuk melihat apakah
suatu tujuan telah tercapai atau tidak. Sebagai contoh, untuk mencapai tujuan
universitas yaitu menjadi world class university, maka salah satu indicator yang
dapat menjadi faktor penting adalah seluruh dosen pada universitas tersebut
mempunyai minimal gelar master (S2).
10
3.
Executing
Pada tahap executing, langkah pertama yang harus dilakukan adalah project
requirement definition dimana yaitu mendefinisikan bagaimana informasi akan
tersaji dan juga menentukan informasi apa yang akan ditampilkan. Informasi dapat
berupa grafik ataupun gauge sehingga dapat menampilkan performa. Pada tahap ini,
akan ditampilkan proses bisnis yang termasuk dalam ruang lingkup eksekutif melalui
use case diagram.
Gambar 2.3 Contoh gambar grafik berbentuk garis
(http://blog.ub.ac.id/putuandhi/files/2012/03/garis.gif)
Langkah selanjutnya adalah system design yaitu dengan memilih sebuah
arsitektur data warehouse. Data warehouse merupakan kumpulan data yang
berorientasi pada subyek, terintegrasi, time-variant, dan non-volatile yang
mendukung pengambilan keputusan manajemen (Connolly & Begg, 2005). Data
Warehouse mempunyai 4 karateristik berupa:
1. Subject-oriented
Data Warehouse berorientasi pada subyek seperti customer, product, dan
sales sehingga dapat melihat hubungan detil dari subyek tersebut.
2. Integrated
Terintegrasi karena data yang berasal dari sumber yang berbeda dengan
format yang berbeda. Sehingga untuk menyajikan data yang baik maka
sumber harus terintegrasi.
11
3. Time-variant
Data hanya valid pada jangka waktu tertentu saja.
4. Non-volatile
Data tidak diperbarui secara real-time tetapi diubah secara sistematis melalui
tabel operasional dan data akan terus ditambah tidak menggantukan data yang
lain.
Arsitektur Data Warehouse yang digunakan adalah menggunakan teori
Inmon (Han, Kamber, & Pei, 2012).
Setelah memilih data warehouse yang akan dipakai maka langkah selanjutnya
adalah metadata design yaitu melakukan pemetaan antara tabel operasional yang
terdapat pada database dengan model yang akan dibuat yaitu dimensi dan fakta.
Metadata adalah data menggambarkan tentang data yang akan tersimpan pada data
warehouse. Tujuan dari metadata design adalah mengetahui tabel dimensi dan tabel
fakta yang akan dipakai pada star schema design.
Setelah membuat metadata design, maka langkah selanjutnya adalah star
schema design yaitu data modelling untuk menghubungkan dimensi dan fakta. Tabel
dimensi dan fakta memiliki sebuah surrogate key. Surrogate key adalah sebuah
atribut yang bersifat unik untuk mewakili tabel fakta dan dimensi. Nilai pada tabel
dimensi didapat dari tabel operasional dan nilai pada tabel fakta didapat dari tabel
dimensi. Gambar berikut ini adalah contoh dari star schema.
Gambar 2.4 Contoh Star Schema
Langkah terakhir pada tahap executing adalah membuat ETL design yaitu
menjalankan proses extract, transform, dan load dengan menggunakan Oracle
Warehouse Builder.
12
a. Extract: proses untuk mengambil data dan memilih data yang dibutuhkan dari
tabel operasional menggunakan tools. Contoh : pada tabel mahasiswa dapat
mengambil atribut ID dan nama saja sesuai dengan kebutuhan yang ada.
b. Transform: proses untuk mengubah data yang telah diekstrak menjadi data
seperti penggabungan, penjumlahan, dan pemisahan data. Contoh dari
transform adalah mencari jumlah mahasiswa yang terkena dropout, maka
penghitungan tersebut dapat disebut transform data
c. Load: proses penyimpanan data ke dalam database target berupa data
warehouse.
4.
Monitoring
Pada tahap monitoring, langkah yang harus dilakukan adalah membuat
rancangan dashboard yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Dashboard adalah sebuah alat yang mendukung semua manajer organisasi.
Dashboard menyediakan informasi secara cepat dan terstruktur yang didapat dari
laporan (Rainer & Cegielski, 2011). Sehingga performance dashboard menyediakan
informasi yang bertujuan untuk menunjukkan performa dari organisasi. Contoh dari
dasrboard adalah sebagai berikut :
13
Gambar 2.5 Contoh dashboard
(http://www.dashboardinsight.com/CMS/3f7edc6b-609f-4b54-9e818ac7629a2798/Healthcare-performance-dashboard.png)
5.
Reporting
Pada tahap ini, terdapat dua langkah utama yaitu implementation dan
evaluation. Implementation adalah proses dimana dashboard akan dilihat oleh
organisasi dan dinilai apakah sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan
atau belum. Jika sudah, maka tidak perlu meneruskan sampai pada tahap evaluation.
Jika belum, maka organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap dashboard atau
kebutuhan informasi yang akan ditinjau kembali.
2.3
Activity Diagram
Activity Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk
menggambarkan urutan proses dalam suatu proses bisnis. Seperti yang dikemukakan
oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010: 141), Activity Diagram adalah diagram yang
menggambarkan aktivitas pengguna dan aliran aktivitasnya.
14
Gambar 2.6 Contoh activity diagram
(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 144)
2.4
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk
menggambarkan data yang ada pada database dalam konteks entitas dan
hubungannya. Seperti yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010:
182), Entity Relationship Diagram adalah model yang digunakan untuk
menggambarkan persyaratan penyimpanan data dengan pendekatan tradisional.
Tujuan ERD adalah untuk menggambarkan struktur logis dalam database.
15
Gambar 2.7 Contoh Entity Relationship Diagram
(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 183)
2.5
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk
menggambarkan arus data, mulai dari input, proses dan output yang ada pada sistem.
Seperti yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010: 56), DFD adalah
model yang digunakan untuk menunjukkan input, proses, penyimpanan data dan
output dari sistem.
Gambar 2.8 Contoh Data Flow Diagram
Sumber: (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 56)
2.6
Universitas
Universitas adalah suatu lembaga pendidikan tinggi yang memberikan gelar
akademis pada sejumlah bidang ilmu tertentu. Seperti yang tertulis dalam UndangUndang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi, bahwa
16
perguruan tinggi adalah lembaga ilmiah yang mempunyai tugas menyelenggarakan
pendidikan dan pengajaran di atas perguruan tingkat menengah, dan yang
memberikan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kebudayaan kebangsaan
Indonesia dengan cara ilmiah. Secara umum tujuan universitas yaitu menghasilkan
lulusan berkualitas di bidangnya sehingga dapat bersaing di pasar global. Tujuan
tersebut sejalan dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi, bahwa pendidikan tinggi bertujuan dihasilkannya lulusan
yang menguasai cabang ilmu pengetahuan dan/atau teknologi untuk memenuhi
kepentingan nasional dan peningkatan daya saing bangsa.
2.7
Prestasi Akademik
Prestasi Akademik adalah suatu istilah yang menunjukkan derajat
keberhasilan suatu individu untuk mencapai tujuan belajar setelah mengikuti proses
belajar dari satu program yang telah ditentukan (Muryono, 2000). Keberhasilan suatu
individu dalam mencapai prestasi belajar dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu
tingkat kecerdasan yang baik, pelajaran sesuai dengan bakat yang dimiliki, ada minat
dan perhatian yang tinggi dalam pembelajaran, motivasi yang baik dalam belajar,
cara belajar yang baik dan strategi pembelajaran.