Manajemen Waktu - Kemahasiswaan UM

By: Linda Yani P. M.Si
Manajemen waktu
 Manajemen waktu berkaitan erat dengan manajemen diri.
 Menurut Stephen R. Covey ada tiga generasi manajemen waktu.
Menurutnya, generasi pertama, adalah generasi berdasarkan
reminder (sarana yang akan mengingatkan kita bagaimana kita
harus memanfaatkan waktu kita). Generasi ini menganjurkan
kita untuk “Ikut Arus”, tetapi sambil berusaha memperhatikan
hal-hal yang harus kita beri waktu untuk kita kerjakan —
membaca muqarar, menghadiri acara atau rapat, mencuci,
membersihkan rumah. Generasi ini ditandai dengan catatancatatan singkat atau checklist (daftar kegiatan). Daftar ini kita
bawa kemana-mana agar kita tidak lupa. Di malam hari kita
coret daftar kegiatan yang telah kita lakukan, dan
menuliskannya kembali keesok harinya yang belum kita capai.
 Generasi kedua, adalah manajemen waktu yang
berdasarkan diri pada “perencanaan dan persiapan”.
Ini ditandai dengan penanggalan dan buku agenda
atau catatan mengenai janji pertemuan atau kegiatan
yang akan kita lakukan. Generasi ini adalah generasi
efisiensi, tanggungjawab pribadi, pencapaian dalam
kerangka tujuan yang telah ditetapkan, merencanakan
ke depan, dan penjadwalan kegiatan-kegiatan maupun
peristiwa-peristiwa yang akan datang. Kita buat janji,
menuliskan komitmen kita, menentukan deadline,
dan mencatat seluruh kegiatan kita, baik itu dalam
buku, maupun komputer atau network.
 Generasi
ketiga, adalah generasi “perencanaan,
pemrioritas, dan kontrol atau pengendalian”. Waktu
kita banyak kita manfaatkan untuk memperjelas nilainilai dan prioritas-prioritas kita, dengan pertanyaan
ini: “Apa yang kumaui?” Kita membuat master plans
—tujuan jangka panjang, menengah, dan pendek,
untuk meraih nilai-nilai tersebut. Kita memberikan
prioritas pada kegiatan kita secara harian. Generasi ini
ditandai dengan bervariasi sarana perencanaan dan
pengorganisasian —baik elektronik maupun kertas—
dengan formulir terperinci bagi perencanaan harian.
 Dalam batasan tertentu, tiga generasi itu memang
meningkatkan efektivitas dalam hidup kita. Misalnya
efisiensi, perencanaan, skala prioritas, memperjelas
nilai dan penetapan tujuan. Namun pada dasarnya,
masih timbul kesenjangan antara apa yang sungguh
sangat penting bagi kita dan cara kita memanfaatkan
waktu. Lebih parahnya lagi, kesenjangan antara hasil
dengan apa yang kita rasakan.
Bagaimana cara kita memanfaatkan waktu?
Genting
Penting
Tidak
penting
Tidak genting
I mewakili hal-hal yang “mendesak”
(urgent) dan “penting” (importance). Dalam kwadran
ini, kita menangani tuan rumah menagih sewa
rumah dengan marah-marah, mengejar deadline
makalah atau tulisan, kuliah, memperbaiki kompor
rusak, atau krisis-krisis yang lain. Di sinilah kita
mengatur,
memproduksi,
memanfa’atkan
pengalaman dan kemampuan penilaian kita untuk
menjawab berbagai kebutuhan dan tantangan. Kalau
kita mengabaikannya, kita akan terkubur hiduphidup. Tetapi, kita perlu menyadari bahwa banyak
kegiatan penting menjadi “mendesak” karena
“penundaan” atau karena kita tidak cukup
melakukan “antisipasi” ---- penanggulangan ---- dan
perencanaan.
 Kwadran
 Kwadran II mencakup kegiatan yang “penting tetapi tidak
mendesak”. Ini kwadran kualitas. Di sinilah kita
melakukan perancanaan jangka panjang, mengantisipasi
dan menanggulangi masalah-masalah, memberikan
kekuasaan atau wewenang (mendelegasikan) kepada
orang lain, memperluas cakrawala pikir kita, dan
meningkatkan keahlian kita melalui bacaan dan
pengembangan “karir” terus-menerus, merancang
bagaimana kita hendak membantu teman kita dalam
kesulitan, mempersiapkan diri untuk rapat atau
presentasi penting, dan menjalin hubungan dengan cara
mendengarkan orang lain secara jujur dan penuh
perhatian. Intinya, meningkatkan kemampuan kita untuk
berbuat.
 Kwadran III hampir merupakan bayang-bayang dari
kwadran I, dan mencakup “hal-hal yang mendesak,
tetapi tidak penting”. Ini merupakan kwadran tipuan.
Bunyi “mendesak” itu menciptakan ilusi seakan-akan
itu penting. Tetapi kenyataannya, kalau pun itu
penting, hanya penting bagi orang lain. Menerima
telpon, rapat, dan kunjungan masuk dalam katagori
ini. Kita memenuhi prioritas dan harapan orang lain,
dan itu mengira bahwa sungguh di Kwadran I.
 Kwadran IV dikhususkan bagi kegiatan-kegiatan yang
“tidak mendesak” dan “tidak penting”. Ini Kwadran
Pemborosan. Memang, kita sesungguhnya sama sekali
tidak perlu berada di situ. Tetapi kita tidak begitu babak
belur karena terus terjerembab dalam Kwadran I dan III,
sehingga sering “melarikan diri” ke Kwadran IV untuk
bertahan hidup. Hal-hal macam apakah yang terdapat
dalam Kwadran IV ini? Hal-hal yang di situ tidak harus
merupakan hal yang bersifat rekreatif, karena rekreasi
dalam arti yang sesungguhnya dari re-kreasi —dari
bahasa Latin: re-cratio (harfiah: penciptaan kembali)—
merupakan kegiatan Kwdran II yang amat berharga.
Tetapi membaca serial Kho Ping Ho yang membuat kita
semacam “kecanduan”, kebiasaan nonton film, atau
ngobrol semalam suntuk dan tidur seharian, pantas
disebut “pemborosan waktu”.