TIME MANAGEMENT Pendahuluan Tujuan kita
advertisement
TIME MANAGEMENT TIMA MANAGEMENT SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK DIPANEGARA MAKASSAR EKY SETIAWAN S. e_mail: [email protected] Pendahuluan Tujuan kita menangani (manajemen) diri kita bukanlah untuk membuat kita susah, tetapi justru membuat kita lebih efektif, berdaya guna, sekaligus kita bisa bersukacita menikmati rizki yang disediakan bagi kita. Kita pun menyadari ada banyak hal yang menarik untuk kita kerjakan. Kita harus belajar, tetapi juga kita senang bergaul, bermain, berorganisasi, berceng kerema dengan teman-teman, dengan keluarga dan handai tolan. Kita pun punya hobby dan ingin melakukannya. Namun demikian, waktu yang kita miliki terbatas, satu tahun hanya 52 minggu, satu minggu 7 hari dan satu hari 24 jam, tidak lebih dan tidak kurang. Di sisi lain, waktu itu mengalir, tidak bisa dibendung, tidak bisa ditabung. Dipakai atau tidak, waktu akan mengalir dan berlalu, tidak pernah kembali. Oleh karena itu , yang dapat kita lakukan adalah meng-alokasikan nya - menjatahkan untuk sejumlah kegiatan yang kita ingin kerjakan; kemudian mengontrolnya agar penggunaannya sesuai dengan yang kita rencanakan. Sehingga tidak ada waktu yang berlalu tanpa kita sadari. Hal ini tidak mudah, itu sebabnya kita perlu memiliki kemampuan/kecakapan untuk mengelola waktu kita. Batas-batas waktu yang kritis, prioritas-prioritas yang bersaing dan serumit surat elektronik sering kali membuat orang merasa kewalahan. Mampu menetapkan prioritasprioritas dan mengalokasikan waktu secara layak merupakan keterampilan-keterampilan yang sangat penting untuk mencapai tujuan-tujuan Anda. Mengendalikan waktu dan jadwal Anda memungkinkan Anda untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan menambah kualitas hidup Anda. Pendekatan yang unik terhadap manajemen waktu ini memberikan strategi-strategi, teknik-teknik dan petunjuk-petunjuk guna menetapkan prioritas-prioritas dan mengelola tekanan sehari-hari untuk memenuhi komitmen-komitmen yang penting dan mendesak dalam hidup Anda. Definisi Manajemen : Suatu proses merancang dan memelihara suatu lingkungan dimana orang-orang yang bekerja sama di dalam suatu kelompok dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan seefisien mungkin. Definisi waktu: seluruh rangkaian proses kejadian dalam skala waktu yang tertentu atau lama berlangsungnya suatu kejadian. Dapat disimpulkan manajemen waktu merupakan perencanaan dan pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi pendukung sumber daya dalam meningkatkan kinerjanya demi mencapai suatu tujuan yang baik berdasarkan waktu yang sudah seefisien mungkin untuk digunakan. Hakikat Waktu - Beberapa prinsip Dasar. Sebagaimana dikemukakan dalam pendahuluan, siapapun, dalam kapasitas apapun ( dari tukang sapu sampai kepada presiden ), lelaki atau perempuan, muda atau tua , berpendidikan atau tidak, dosen atau mahasiswa, berhasil ataupun gagal, mempunyai jumlah waktu yang sama setiap harinya adalah 24 jam, setiap minggunya 7 hari dan setahunnya 52 minggu. Yang membedakan orang yang satu dengan yang lainnya adalah bagaimana ia memanfaatkan pengendaliannya. waktu yang tersedia tersebut, baik penjatahan maupun Bagaimana seseorang memanfaatkan waktu, tergantung pada persepsinya tentang waktu itu sendiri, yang tentu saja dilatar belakangi oleh ‘mind-set’ yang ada padanya. Namun demikian secara umum ada beberapa hal prinsip yang bisa dijadikan pegangan bersama. Berikut kita akan membahasnya satu-persatu. Pertama, waktu memiliki kurun obyektif (chronos) yang sama bagi semua orang, akan tetapi mempunyai pemaknaan subyektif yang berbeda beda dari orang ke orang , dari saat ke saat. Itu sebabnya manajemen waktu sifatnya personal dan subyektif. Kedua, waktu berbeda dengan komoditi lainnya, tidak bisa dilihat, diraba, tidak pernah bisa di simpan, dikumpulkan atau di tabung. Kenyataan ini membuat kita sering tidak menyadari bahwa kita memilikinya dan kelak mempertanggung- jawabkannya kepada Sang Pencipta Pemberi waktu. Ketiga, waktu sering dikatakan ’mengalir’, bergerak dan tidak pernah kembali ke titik asal. Kita memanfaatkannya atau tidak, sama saja waktu segera berlalu dari hadapan kita, menjadi ’masa lalu’ (Past time). Begitu pula kita merencanakan waktu di depan ( future time), tetapi selalu mungkin yang terjadi lain samasekali. Kita hanya bisa memanfaatkan waktu dengan sebaiknya tepat pada saat kini, bukan beberapa saat yang lalu ataupun beberapa saat kemudian. Bila demikian halnya, merupakan suatu kearifan apabila kita berupaya selalu berada secara sadar di masa kini, sehingga dapat menggunakannya dengan sebaik-baiknya. Tentu saja ada saat-saat dimana kita perlu ’napak tilas’, menapaki kembali ’masa lalu’, untuk mengambil pelajaran dan manfaat yang bisa diterapkan di masa kini. Begitu pula, kita kadang mencoba ’memasuki’ masa depan ( future time), untuk mengantisipasi – mereka apa sekiranya yang akan terjadi sehingga kita bisa mempersiapkan sejumlah rencana dengan segala alternatifnya. Namun demikian, tentunya segala sesuatunya seyogyanya proporsional sesuai peruntukkan dan keterbatasannya. Ke-empat, kenyataan bahwa hanya masa kini yang dapat kita pergunakan sebaikbaiknya, perlu menjadi ingatan kita, terutama ketika kita merencanakan agenda dan mengalokasikan serta men-jadwalkannya (yang selalu merupakan waktu di masa datang). Itu sebabnya perlu sekali kita memiliki skill alokasi dan kendali ( kontrol) penggunaan waktu kita. Keduanya memungkinkan kita mengelola waktu kita dengan lebih optimal Ke-lima, berkaitan dengan butir- butir sebelumnya, maka dalam rangka alokasi dan kontrol waktu ini, kita perlu saling menghargai bahwa setiap orang memiliki waktu yang sama, tetapi mempunyai agenda yang berbeda-beda, dan setiap orang akan mempertanggungjawabkan penggunaan waktu yang diberikan kepadanya masing-masing dihadapan Yang Empunya Waktu. Oleh sebab itu, kita perlu menyadari bahwa tanggung jawab pengaturan waktu ada pada diri kita, sehingga seyogyanya kita yang menentukan penggunaan waktu kita. Namun demikian karena kita hidup bermasyarakat, hidup dalam kebersamaan dengan orang lain, maka ada sejumlah waktu yang kita punya, menjadi ’waktu publik’ atau ’waktu bersama’ Tentu saja penggunaan waktu bersama diatur bersama pula. Oleh karena itu pula, kita perlu saling menghargai waktu masing-masing, tidak sembarangan mengambil/mencuri waktu sesama kita tanpa seijin penanggung jawabnya. Hal ini berhubungan dengan respek diri. (self respect). Orang yang bisa menghargai dirinya, akan bisa juga menghargai orang lain. Sebaliknya apabila kita selalu bergaul dengan orang yang kurang respek diri, maka respek diri kitapun tercuri tanpa kita sadari. Kita perlu adil ke diri, tetapi juga adil ke orang lain, kita perlu menjaga penggunaan waktu kita sendiri, tetapi juga menghargai penggunaan waktu orang lain. Ke-enam, berbicara tentang pengalokasian waktu, artinya kita berbicara tentang prioritas. Ketika kita menentukan prioritas, maka kita berhadapan dengan memilah mana yang penting dan tidak penting, bagi kita dan bagi siapa orang lain yang kita anggap relevan. Memilah pentingnya sesuatu bagi kita , amat ditentukan oleh tujuan yang hendak kita tuju, dan nilai-nilai yang kita anut. Lagi-lagi secara ringkas, bisa kita katakan tergantung ’mind-set ’ kita. Penting menurut kita, belum tentu penting menurut orang lain; bahkan yang kita anggap penting hari ini, belum tentu masih kita anggap penting di hari esok. Itu sebabnya ketika kita merencanakan jadwal, kita perlu menyadari bahwa rencana itu kita buat ’sat kini’ tetapi untuk diberlakukan ’saat depan’, yang belum tentu bermakna sama. Jadi kita perlu menjaga komitmen tetapi juga membuka ruang fleksibilitas. Ke-tujuh. selain mengalokasi, kita pun perlu mengontrol waktu kita. Dengan perkataan lain, ketika kita sudah mengalokasikan waktu dengan baik untuk hal-hal yang kita anggap penting, selalu mungkin kita terjebak masuk kedalam hal-hal yang begitu mendesak – ’urgent’ sehingga kita tidak kuasa menghindarinya, jadilah itu mengalahkan hal-hal penting kita.. Lebih jelas bisa digambarkan dalam skema di halama berikut berikut . Kwadran I, merupakan kwadran yang membuat kita ’heboh’ dan biasanya amat tertekan, karena berisi hal-hal yang penting sekaligus mendesak, mau tidak mau harus diselesaikan. Sedangkan pada kwadran II, terdapat hal-hal yang penting, tetapi tidak mendesak, sehingga sering terlupakan. Padahal , apabila hal tersebut dilakukan, banyak kali akan memudahkan kita mengerjakan segala sesuatu nya, sehingga waktu bisa dipergunakan dengan lebih efisien. Sebagai contoh mengikuti pelatihan Basic Study Skill, mungkin bagi sejumlah mahasiswa belum terlihat atau terasa urgensinya, meski setuju bahwa hal ini penting. Kalau dilakukan, maka sejumlah waktu bisa diefisienkan karena ia memiliki keterampilan baru yang membuatnya membutuhkan lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas/belajarnya. Pada kwadran ketiga terdapat hal-hal yang tak bisa dihindari, karena mendesak, meskipun bagi Anda tidak penting. Misalnya ada telepon berdering ditengah kesibukkan Anda mengerjakan tugas kwadran I, setelah diangkat ternyata salah sambung – amat sangat tidak penting bagi Anda, tetapi tandi mendesak karena bunyi deringnya mengganggu Anda. Pada kwadra ke IV, berkumpul hal hal yang tidak mendesak maupun tidak penting. Namun celakanya, bagi kebanyakan orang merupakan hal-hal yang mengasyikkan. Contohnya bergunjing, gosip . Kita sadar itu tidak penting, da jugatidak mendesak, tetapi toch kita asyik melakukannya berjam-jam, sehingga menggeser kegiatan penting kita masuk ke kwadran I., lalu kita menjadi heboh dan panik. Kuis Manajemen Waktu Sebelum memulai melakukan manajemen waktu, ada baiknya anda evaluasi terlebih dahulu apa yang telah anda lakukan selama ini dengan menjawab pertanyaan berikut: Pertama, lima kegiatan/aktivitas apa yang paling banyak menyita waktu anda (menonton tv, main PS, jalan-jalan ke mall, belajar, tidur, ngobrol, atau apa?). Kedua, jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: • Apakah anda mengestimasi berapa jam anda membutuhkan waktu untuk belajar setiap minggu? • Apakah anda selalu tepat waktu dalam mengerjakan tugas? • Apakah anda mulai mengerjakan tugas akhir/penulisan ilmiah pada awal semester? • Apakah anda membuat daftar apa yang harus dikerjakan (to do list)? • Apakah anda menentukan target tertentu untuk setiap periode studi? • Apakah anda memulai belajar dengan mengerjakan tugas/pr yang paling sulit? • Apakah anda menyelesaikan belajar anda selama jam produktif setiap harinya? Kalau jawaban anda pada kuis di atas lebih banyak “Tidak” dari pada “Ya”, maka sudah saatnya anda melakukan manajemen waktu yang baru. Langkah untuk Meningkatkan Manajemen Waktu 1. Membuat Jadwal Semester a. Catat tugas mata kuliah yang telah diketahui: paper, proyek penelitian, kuis, dan sejenisnya. Mencatat tugas pada setiap awal semester membuat anda mengetahui kapan anda membutuhkan waktu lebih banyak untuk kegiatan akademik dan kapan anda punya waktu lebih longgar untuk aktivitas lainnya b. Catat aktivitas ko-kurikuler termasuk hari kerja (jika bekerja), pertemuan atau rapat organisasi, aktivitas sosial, jadwal keluar kota (pulang kampung di akhir pekan atau liburan), dan sejenisnya. Mencatat aktivitas ko-kurikuler memungkinkan anda mendapat gambaran yang lebih akurat tentang seberapa penuh atau seberapa luang jadwal anda selama satu semester. Aktivitas non akademik ini penting untuk menciptakan keseimbangan pada jadwal anda Penting untuk diingat bahwa setelah anda mempunyai jadwal kegiatan semesteran ini, anda perlu memperbaharui jadwal semester ini secara berkala. Perubahan tenggat waktu pengumpulan tugas, misalnya, atau tugas matakuliah yang baru dan aktivitas lain yang perlu direncanakan, menyebabkan jadwal harus dikoreksi dan diperbaharui. Mempunyai jadwal semester yang akurat penting untuk tahap berikutnya dari proses ini, yaitu merencanakan beban kerja mingguan. 2. Menilai dan Merencanakan Jadwal Mingguan a. Buat daftar apa yang harus dikerjakan dalam minggu depan, termasuk tugas kuliah, praktikum, kuis. Buatlah daftar ini inklusif, karena segala sesuatu membutuhkan waktu, apakah itu membaca satu bab, mengerjakan soal latihan, atau menulis outline untuk makalah penelitian b. Masukkan dalam daftar apa yang harus dikerjakan minggu itu: aktivitas kokurikuler, jam kerja, olah raga, makan, dan kumpul dengan teman. Aktivitas sehari-hari dan aktivitas ko-kurikuler penting dan menciptakan keseimbangan hidup, walaupun itu berarti mengambil waktu belajar. Mempersiapkan makan dan mandi, misalnya, atau menghadiri rapat organisasi bisa menghabiskan waktu sebanyak waktu untuk membaca satu bab buku ajar c. Estimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan. Setiap aktivitas membutuhkan waktu yang berbeda, sehingga penting sekali untuk mengestimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan dan menyediakan waktu untuk tugas tersebut. Bila anda tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, lebih baik mengestimasikan waktu secara konservatif. Jika anda dapat menyelesaikan waktu 30 menit lebih cepat dari yang anda perhitungkan, anda dapat menggunakan waktu sisanya untuk mengerjakan apapun yang anda suka, tetapi jika anda tidak dapat menyelesaikan dalam waktu yang telah direncanakan maka anda harus mengambil waktu dari kegiatan lain untuk menyelesaikan tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan. d. Identifikasi pada hari apa setiap tugas akan diselesaikan, selalu ingat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas itu dan hal-hal lain yang juga harus dikerjakan pada hari itu. Dengan melihat jadwal minggu itu dan menyadari apa saja yang harus dikerjakan setiap harinya, tenggat tidak akan terlewati. Anda dapat membuat penyesuaian pada minggu tersebut, misalnya, jika anda melihat ada tugas yang membutuhkan waktu 6 jam untuk menyelesaikannya padahal hanya ada waktu tiga jam sebelum tenggat. Membuat jadwal minggu berikutnya setiap jumat petang atau jumat malam adalah suatu kebiasaan yang baik. Karena jika minggu berikutnya jadwal sangat padat, maka akan sangat membantu jika menyelesaikan sebagian tugas pada akhir pekan itu agar tekanan pada minggu yang akan datang berkurang. 3. Jadwal Setiap Hari a. Tulis jadwal harian pada setiap pagi. Termasuk tugas-tugas yang belum selesai dari hari sebelumnya. Pembuatan jadwal harian ini hanya membutuhkan beberapa menit saja karena anda sudah mempunyai jadwal mingguan sebagai pedoman. Gunakan kartu indeks atau buku kecil atau notes untuk mencatat jadwal harian ini agar anda dapat membawanya kemana-mana dan memeriksanya setiap saat untuk menandai tugas mana saja yang sudah diselesaikan. b. Berikan skala prioritas untuk setiap tugas harian yang telah ditulis. Beberapa aktivitas harus dikerjakan hari itu dan sebagian lagi mungkin merupakan opsional untuk diselesaikan hari itu. Anda dapat menggunakan sistem A,B, C untuk memberi prioritas pada setiap tugas. A diberikan pada tugas yang harus diselesaikan pada hari itu dan C adalah opsional, sedangkan B penting tetapi tidak sepenting A. Cobalah untuk menyelesaikan semua tugas A sebelum mulai mengerjakan tugas B, dan akhirnya yang C. Cara ini dapat mengurangi tingkat stress karena beban tugas yang cukup banyak. 4. Evaluasi Setiap Jadwal a. Evaluasi jadwal setiap pagi. Tanyakan pada diri sendiri apakah jadwal hari itu cukup realistis. Tuliskan berapa jam setiap tugas akan diselesaikan. Jika dirasa tidak mungkin diselesaikan, buang beberapa tugas dengan prioritas B dan C dari jadwal b. Evaluasi jadwal setiap malam. Apakah semua tugas dalam daftar telah diselesaikan? Jika tidak, mengapa? Apakah karena jadwalnya tidak realistis atau manajemen waktunya yang tidak efektif? Apa penyesuaian yang bisa dilakukan agar di lain waktu anda dapat membuat jadwal yang lebih baik? Mengupayakan agar Manajemen Waktu Berjalan dengan Baik Menurut sistem kredit semester (SKS) mahasiswa belajar setidaknya dua jam di luar kelas untuk setiap jam belajar di kelas (ada universitas yang merekomendasikan lebih dari dua jam!). Jika seorang mahasiswa mengambil 18 SKS, yang berarti kuliah di kelas 18 jam per minggu, maka mahasiswa tersebut harus belajar sedikitnya 36 jam per minggu di luar kelas secara mandiri. Jadi mahasiswa tersebut harus merencanakan total jam belajar di kelas dan di luar kelas sebanyak 54 jam per minggu. Pada awal tulisan, anda sudah mengidentifikasi lima kegiatan yang paling banyak menyita waktu anda. Nah, apakah anda siap untuk mengurangi atau mengganti aktivitas yang anda rasa dapat menggagalkan target belajar anda? Berikut adalah beberapa strategi yang mungkin membantu membuat jadwal Anda menjadi efektif dan efesien. 1. Identifikasi waktu terbaik pada setiap harinya. Apakah Anda termasuk seorang “night person” atau “morning person”? Gunakan kekuatan waktu tersebut untuk belajar. Belajar pada waktu terbaik setiap harinya apakah itu pagi (jika anda seorang “morning person”) atau malam hari (jika anda seorang “night person”) - memungkinkan anda menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat. 2. Belajar subyek yang sulit atau membosankan lebih dulu. Dalam keadaan segar, informasi dapat diproses lebih cepat dan anda jadi lebih menghemat waktu. Alasan lainnya adalah lebih mudah mendapatkan motivasi untuk mempelajari sesuatu yang menyenangkan pada saat lelah daripada mempelajari subyek yang membosankan. 3. Pastikan bahwa lingkungan sekitar kondusif untuk belajar. Perpustakaan adalah tempat yang baik untuk belajar karena satu-satunya yang bisa dilakukan di perpustakaan adalah belajar. Tetapi jika perpustakaan tidak memungkinkan untuk belajar (karena jam operasi yang terbatas, misalnya), carilah tempat (dan waktu) yang memang benar-benar jauh dari gangguan. 4. Jangan tinggalkan rekreasi dan hiburan. Kuliah di perguruan tinggi tidak berarti anda harus belajar sepanjang waktu. Anda harus tetap mempunyai kehidupan sosial demi keseimbangan hidup anda. Jadi, tidak ada salahnya anda menjadwalkan berkunjung dan mengobrol dengan teman atau mengerjakan hobi anda yang lain. 5. Usahakan anda punya waktu tidur dan makan yang cukup dan berkualitas. Tidur seringkali dianggap sebagai “bank” dalam manajemen waktu. Maksudnya, setiap kali anda mendapat tugas yang membutuhkan waktu cukup banyak, anda akan “mengambil” waktu tidur anda untuk mengerjakan tugas. Hal ini jelas tidak efektif karena anda pasti akan memerlukan waktu yang lebih banyak lagi untuk mengerjakan tugas karena tubuh anda kelelahan sehingga kurang konsentrasi. Jadi kebutuhan tidur anda haruslah tetap diperhatikan. 6. Manfaatkan waktu menunggu atau kombinasikan dua kegiatan. Jika anda menggunakan transpotasi umum untuk pergi dan pulang dari kampus anda seringkali harus menunggu beberapa menit bahkan beberapa jam di halte atau peron. Mengapa tidak manfaatkan waktu menunggu tersebut untuk membaca? Bawalah catatan atau ringkasan kuliah kemana pun anda pergi dan baca setiap ada kesempatan meskipun hanya satu paragraf. Jika anda menggunakan kendaraan pribadi, mobil misalnya, jangan membaca sambil mengemudi karena sangat berbahaya. Tapi tidak berarti tidak bisa belajar selama perjalanan. Dengarkan saja rekaman belajar anda sendiri dari kaset. Menguasai suatu mata kuliah tentunya butuh waktu dan kebiasan agar kita bisa fasih sama halnya dengan mempraktekkan manajemen waktu, perlu waktu untuk membiasakan diri tidak serta merta dapat diadopsi begitusaja. Nah, anda sekarang sudah siap memanajemen waktu anda sendiri. Selamat belajar dan semoga sukses!
