MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Efektif Modul ini mengupas tentang Bagaimana cara Berkomunikasi yang Efektif Fakultas Program Studi OL Kode MK Disusun Oleh Teknik Teknik Industri 03 90004 (A31162EL) Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA. 2015 1 Abstract Kompetensi Modul ini akan mengelaborasi tentang cara berkomunikasi yang Efektif Diharapkan mahasiswa mengerti tentang cara berkomunikasi yang Efektif Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Komunikasi Efektif A. PENDAHULUAN Sebelum membahas tentang pentingnya komunikasi efektif, Penulis akan menyuguhkan tabel yang mengelaborasi tentang tajamnya kemampuan berkomunikasi untuk menjadi orang suskes. No Kualitas Skor 1 Kemampuan berkomunikasi 4,69 2 Kejujuran / Intergritas 4,59 3 Kemampuan bekerja sama 4,54 4 Kemampuan interpersonal 4,5 5 Etos kerja yang baik 4,46 6 Memiliki motivasi / berinisiatif 4,42 7 Mampu beradaptasi 4,41 8 Kemampuan analitikal 4,36 9 Kemampuan Komputer 4,21 10 Kemampuan berorganisasi 4,05 11 Berorientasi pada detail 4 2015 2 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 12 Kemampuan memimpin 3,97 13 Percaya diri 3,95 14 Berkepribadian ramah 3,85 15 Sopan / beretika 3,82 16 Bijaksana 3,75 17 IP lebih besar dari 3,00 3,68 18 Kreatif 3,59 19 Humoris 3,25 20 Kemampuan entrepreneurship 3,23 Tabel hasil survei NACE USA mene nal kualitas lulusan perguru an tinggi yang diharapk an dinia kerja Berdasarkan tabel di atas dapat dipahami, bahwa IP hanyalah no 17 dari 20 kualitas yang dianggap penting dari seorang lulusan universitas, dan kemampuan berkomunikasi menempati rangking pertama, ini menandakan betapa pentingnya seseorang untuk mampu berkomunikasi dengan baik dan efektif, dan seorang mahasiswa dituntut untuk mampu berkomunikasi apapun jurusannya. (Hasil survei National Association of colleges and Employers, USA, 2002) B. PENGERTIAN Komunikasi adalah proses berbagi makna melalui perilaku verbal (kata-kata) dan Non verbal (non kata-kata) yang melibatkan 2 orang atau lebih. 2015 3 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yg terlibat dalam komunikasi.1 Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan umpan balik seimbang dan melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik. Komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah informasi baik secara lisan maupun tulisan. Namun, tidak semua orang mampu melakukan komunikasi dengan baik. Terkadang ada orang yang mampu menyampaikan semua informasi secara lisan tetapi tidak secara tulisan ataupun sebaliknya. Bagaimanakah caranya agar kita mampu melakukan komunikasi yang baik, komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan ? Keterampilan dalam berkomunikasi secara efektif dapat dipelajari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan secara terus menerus. Untuk dapat melakukan komunikasi efektif ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu : 1. Menganalisa 2. Menyalahkan 3. Menghakimi 4. Menasehati 5. Menginterogasi2 Keterampilan yang harus dimiliki dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu 1 2 ocw.gunadarma.ac.id, diakses pada 8 Juni 2012 http://gofaztrack.com/ diakses pada 8 Juli 2012 2015 4 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id solusi atau ketenangan untuk masing-masing pihak. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan, inilah konsep dasar dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif atau dalam bahasa lain sering pula disebut diplomasi, perlu dilakukan untuk dapat membangun sebuah kesamaan keinginan dari sebuah informasi yang disajikan. Sehingga tujuan yang ingin diraih dapat dilakukan secara bersamasama. Komunikasi efektif dapat dilakukan oleh setiap orang. Jika ada yang merasa tidak mampu, hal ini lebih Karen masalah pembiasaan saja. Melatih orang berkomunikasi secara efektif bisa dilakukan dengan langsung pada prakteknya. Walaupun sepintas sepele, hal ini dapat membantu setiap individu untuk mencapai sebuah kesuksesan baik di dalam kehidupan pribadinya maupun dalam kehidupan karirnya. Ketika anda ingin berkomunikasi dengan orang lain, lakukanlah dengan efektif. Dalam kondisi apapun disarankan agar anda selalu dapat melakukan komunikasi secara efektif. Dengan berkomunikasi efektif kita dapat menunjukan kepribadian yang berkarakter positif dan membuka diri untuk selalu tumbuh dan berkembang menuju kesuksesan secara bersama-sama. C. HUKUM KOMUNIKASI Ada lima Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication3) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah 3 http://anik-gurung.tripod.com/ diakses pada 12 Juli 2012 2015 5 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 1. Respect Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa "Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai." Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya. Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada 2015 6 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager. 2. Empathy Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand - understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer's behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan 2015 7 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan. 3. Audible Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. 2015 8 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 4. Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. 5. Humble Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain 2015 9 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. D. PONDASI MEMBANGUN KOMUNIKASI EFEKTIF Ada lima pondasi yang mesti hadir ketika ingin membangun komunikasi efektif (effective communication building), yaitu: 1. Berusaha benar-benar mengerti orang lain (emphatetic communication) 2. Memenuhi komitmen / janji 3. Menjelaskan harapan 4. Meminta maaf dengan tulus ketika membuat kesalahan 5. Memperlihatkan integritas pribadi Menurut Kumar (2000), komunikasi efektif antar pribadi mempunyai 5 ciri: 1. Keterbukaan 2. Empati 3. Dukungan 4. Rasa positif 5. Kesetaraan Bentuk Dan Karakteristik Komunikasi Efektif Mencakup : 1. Komunikasi verbal efektif � Jelas dan ringkas Penggunaan contoh untuk membuat penjelasan lebih mudah dipahami. Mengulang bagian yg penting. Penerima pesan mengetahui “apa, siapa, mengapa, kapan, dimana, bagaimana. Ringkas dengan menggunakan kata2 yang mengekspresikan ide secara sederhana. � Perbendaharaan kata (sampaikan pesan dengan istilah yg dimengerti klien). � Arti denotatif dan konotatif � Intonasi 2015 10 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id � Kecepatan berbicara � Humor Dugan (1988), tertawa membantu mengurangi ketegangan dan rasa sakit yang disebabkan oleh stress sehingga keberhasilan memberikan dukungan emosional terhadap klien. Sullivan & Deane, 1988 melaporkan bahwa humor merangsang produksi katekolamin dan hormon yg menimbulkan rasa sakit, mengurangi ansietas, memfasilitasi relaksasi pernafasan dan metabolisme. 2. Komunikasi nonverbal � Penampilan fisik (Bidan yg memperhatikan penampilan dirinya dpt menimbulkan citra diri & profesional yg positif). � Sikap tubuh dan cara berjalan (bidan dapat mengetahui informasi yg bermanfaat dengan mengamati sikap tubuh dan langkah klien. Langkah dapat dipengaruhi oleh faktor fisik spt rasa sakit, obat atau fraktur). � Ekspresi wajah dan kontak mata. � Sentuhan (kasih sayang, dukungan emosional dan perhatian diberikan melalui sentuhan dan sesuai dengan norma sosial). Proses dan unsur2 komunikasi efektif. Dalam proses komunikasi untuk mendapatkan hasil yang efektif perlu diperhatikan unsur2 dari komunikasi, yaitu: � Komunikator (pandai menggunakan bahasa, intonasi, simbol dan mimik yang menarik simpati dan empati dari komunikannya) � Pesan (cara penyampaian, isi pesan sesuai dengan kebutuhan dan diminati oleh komunikan) � Media (sesuai dengan pesan yg ingin disampaikan dan sesuai dengan kebutuhan komunikan) 2015 11 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id � Perhatikan gangguan-gannguan yg mungkin akan menghambat proses komunikasi � Komunikan (latar belakang, dll) � Pengaruh / umpan balik (yg diharapkan / tujuan penyampaian pesan) Keenam unsur komunikasi harus saling berhubungan dalam menyampaikan pesan agar dapat menjadi komunikasi efektif. Kiat sukses berkomunikasi � Kenali dengan baik lawan bicara � Jangan terlalu banyak bicara dan kurang mendengar � Jangan merasa dan memperlihatkan bahwa kita lebih tahu daripada lawan kita bicara � Kenali betul2 diri sendiri dan kemampuan diri sendiri HU E. HUBUNGAN ANTAR MANUSIA MANUSIA Pengertian � Adalah suatu sosiologi konkret karena meneliti situasi kehidupan, khususnya masalah interaksi dengan pengaruh psikologisnya. (Hugh Cabot dan Joseph A. Kahl, 1967) � Interaksi adalah hubungan antara 2 orang/lebih individu manusia dan perilaku individu yg satu mempengaruhi, mengubah dan memperbaiki perilaku individu yg lain atau sebaliknya. (H. Bonner, 1975) � Dalam arti luas HAM mencoba menemukan, mengidentifikasi, masalah dan membahasnya untuk mencari pemecahan. Tujuan penggunaan HAM � Memanfaatkan pengetahuan tentang faktor sosial dan psikologis dlm penyesuaian diri manusia sehingga penyesuaian diri terjadi serasi dan selaras, 2015 12 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id dengan ketegangan dan pertentangan sedikit mungkin. � Penyesuaian diri bukan pada satu pihak saja, melainkan pada lebih dari dua pihak. Faktor yang mendasari interaksi sosial 1. Faktor imitasi : keadaan seseorang yang mengikuti sesuatu diluar dirinya. Sebelum mengikuti suatu hal, ia harus memenuhi syarat sbb: � Minat dan perhatian yg cukup besar terhadap hal yg diimitasi. � Sikap menjunjung tinggi / mengagumi hal2 yg diimitasi. �Seseorang meniru suatu pandangan/tingkah laku karena akan memperoleh penghargaan sosial yg tinggi. 2. Faktor sugesti : proses seorang individu menerima cara pandang atau pedoman tingkah laku orang lain tanpa kritik terleih dahulu. Syarat terjadinya sugesti: � Hambatan berpikir (karena emosional seseorang langsung menerima tanpa mempertimbangkan terlebih dahulu segala pengaruh/pandangn orang lain) � Pikiran terpecah-pecah / disasosiasi. � Otoritas atau prestise (menerima pandangan dari seseorang yg memiliki keahlian tertentu shg dianggap otoritas atau dari sesorang yg mempunyai prestise sosial yg tinggi) � Mayoritas � Kepercayaan penuh (pandangan sudah ada pada diri individu yg bersangkutan) Next... 3. Faktor identifikasi : Sigmund freud, cara seorang anak belajar norma sosial dari orang tuanya. Setelah usia pubertas identifikasi dilakukan pada orang lain. Dorongan ingin mengikuti, menerima jejak orang lain yg dianggap ideal bagi dirinya. 2015 13 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 4. Faktor simpati : perasaan tertarik seseorang terhadap orang lain yg timbul atas dasar penilaian perasaan. Ada rasa ingin mengerti dan bekerjasama dengan orang lain. Faktor yang menentukan interaksi sosial Agar interaksi sosial berjalan baik salah satunya ditunjang dengan menumbuhkan hubungan Interpersonal yg baik. Faktor untuk menumbuhkan hubungan Interpersonal yg baik adalah: � Ada rasa percaya. Beberapa faktor yg menumbuhkan rasa percaya : 1. Menerima (tanpa menilai dan berusaha mengendalikan) 2. Empati 3. Kejujuran (terus terang) � Sikap sportif : mengurangi sikap melindungi diri (defensif) dlm komunikasi yg terjadi dlm interaksi sosial. Jack R. Gibb mengemukakan makin sering orang menggunakan perilaku defensif, makin besar kemungkinan komunikasi menjadi defensif. 2015 14 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id DAFTAR PUSTAKA Clements, Phil, 2006. Be Positive: Sukses Menjadi Manajer yang Positif. Edisi kedua. Penerbit Erlangga. Jakarta. Djajendra.2011. Merancang Tujuan Jangka pendek untuk sampai pada Misi Jangka Panjang.http://kecerdasanmotivasi.wordpress.com Lim, Rudi. 2012. Tweak Your Life: Attitude is Everything. Elex Media Komputindo. Jakarta Srijanti, Purwanto SK, Primi Artiningrum. 2007. Etika Membangun Sikap Profesionalisme Sarjana. Graha ilmu.Yogyakarta. Suhardono, Rene. 2012. Your Job is Not Your Career. Literati.Tangerang. Banten Tim Penulis, ETIKA Profesionalisme Sarjana, Jakarta: Graha Ilmu, 2010. U.Adil Samadani, Sukses Itu Mudah, Jakarta: Mitra Wacana, 2013. ----------------------, The Power of Belief, Jogyakarta: Graha Ilmu, 2013. Internet http://www.putra-putri-indonesia.com/, 2015 15 Etik UMB Muhammad Alvi Firdausi, S.Si, MA Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id