prosedur pengadaan barang dan jasa

PROSEDUR
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Nomor Formulir
Tanggal Efektif
03-2.2.03.01
Q
Distribusi
10 Oktober 2014
1.
TUJUAN
Mengatur tata cara Pengadaan Barang dan Jasa untuk memenuhi kebutuhan
operasional Universitas Mercu Buana.
2.
RUANG LINGKUP
Prosedur Kerja ini berlaku untuk proses pengadaan barang dan jasa dengan cara
pembelian untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas dasar permintaan barang sesuai
usulan permintaan barang dan Pembelian barang stock.
3.
WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB
Kepala Bagian Logistik bertanggungjawab terhadap seluruh proses pembelian.
4.
DEFINISI/PENGERTIAN
4.1. Pemasok/ penyedia barang adalah usaha yang dapat memenuhi kebutuhan
barang UMB didaftar dalam Daftar Pemasok (Supplier UMB ).
4.2. Purchase Order adalah Tanda jadi pesanan yang diberikan oleh UMB kepada
pemasok yang biasanya disingkat PO atau bila dalam bentuk pekerjaan
disebut Surat Perintah Kerja (SPK).
4.3. Barang Stock adalah barang yang dipesan/dibeli atas dasar kebutuhan
tertentu, yang disimpan di Gudang dengan maksud untuk di pakai dalam
perioda tertentu baik untuk proses pendidikan dan pengajaran maupun
kebutuhan operasional lainnya.
4.4. Barang Non-Stock adalah barang yang dipesan/dibeli atas dasar kebutuhan
Pengguna barang di UMB baik untuk kebutuhan pengajaran maupun
kebutuhan operasional lain yang barangnya tidak disediakan di Gudang.
4.5. Rekanan/Penyedia Barang/Jasa adalah Badan Usaha yang telah dinyatakan
memenuhi kualifikasi yg dilaksanakan oleh Tim yang dibentuk UMB untuk
melakukan pekerjaan jasa pemborongan, konsultasi atau pengadaan barang
dan jasa yang dana nya bersumber dari UMB, Pemerintah atau Pihak lain.
5.
6.
BAHAN ACUAN
 Prosedur Kerja Seleksi Rekanan
 Prosedur Kerja Pembelian Barang Segera
 Prosedur Kerja Pembelian
 Prosedur Kerja Penerimaan Barang
PELAKSANAAN
6.1. Proses pengadaan barang/jasa/konsultansi/jasa lainya dapat dilakukan melalui :
1. Swakelola
2. Pemilihan/pengadaan Langsung
3. Tendering
Nama Fungsi
Dibuat oleh
Kepala Bagian Logistik
Diperiksa oleh
Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana
Disetujui oleh
Direktur Sumber Daya
Paraf
PROSEDUR
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Nomor Formulir
Tanggal Efektif
03-2.2.03.01
Q
Distribusi
10 Oktober 2014
4. Purchasing
5. Seleksi
6.2. Proses pembelian barang dilakukan atas dasar
 Usulan Pembelian Barang Logistik yang disampaikan berdasar rangkuman
seluruh permintaan pemakai yang tidak dapat dipenuhi oleh Stock di Gudang
dalam periode 1 minggu.
 Permintaan barang inventaris atau jasa dari unit kerja/ fakultas
yang
disampaikan kepada Kepala Biro Manajemen Gedung dan Sarana
6.3. Kepala Sub Bagian Logistik mengajukan usulan pembelian pada formulir
“Persetujuan Pengadaan Barang & Jasa”, dengan melampirkan penawaran harga
dari rekanan yang mencantumkan spesifikasi barang/jasa, harga barang/jasa,
sistem pembayaran, jaminan purnajual/garansi, waktu pengiriman
6.4. Permintaan penawaran Barang/Jasa/konsultan dilakukan kepada pemasok/subkontraktor, yang terdaftar dalam Daftar Rekanan (Supplier UMB ), atau dapat
dilakukan penunjukan langsung Untuk keperluan tertentu, Permintaan penawaran
diusahakan dilakukan minimum kepada 3 pemasok, kecuali bila hanya terdapat 1
pemasok yang mampu atau pesanan segera.
6.5. Harga Penawaran dapat diambil dari :
 Informasi harga per telepon, melalaui informasi di Internet
 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) berdasarkan harga yang berlaku (harga pasar)
 Surat Penawaran Harga (SPH) baru yang dikeluarkan oleh Supplier
 Surat Penawaran Harga (SPH) lama dan harganya masih berlaku, yang
dikeluarkan oleh Supplier
6.6. Kepala Bagian Logistik berkewajiban melakukan evaluasi penawaran sebagai
berikut :
 Kesesuaian spesifikasi
 Sistem penyerahan
 Jaminan purnajual
 Sistem pembayaran
 Kesesuaian spesifikasi
 Negosisasi harga
 Pengiriman, Pengepakan
Dalam hal pengadaan dilakukan secara tender oleh TIM yang dibentuk Universitas
evaluasi penawaran dan finalisasi harga dilakukan oleh TIM .
6.7. Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana berkewajiban melakukan negosiasi
harga ulang.
 Untuk pengadaan barang & jasa yang ada dalam anggaran Biro Manajemen
Gedung & Sarana ,Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana akan melakukan
persetujuan pengadaan berdasar kesesuaian kebutuhan dan anggaran.
Nama Fungsi
Dibuat oleh
Kepala Bagian Logistik
Diperiksa oleh
Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana
Disetujui oleh
Direktur Sumber Daya
Paraf
PROSEDUR
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Nomor Formulir
Tanggal Efektif

03-2.2.03.01
Q
Distribusi
10 Oktober 2014
Untuk pengadaan barang yang tidak ada dalam anggaran Biro Manajemen
Gedung & Sarana, Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana akan melakukan
pemeriksaan pengadaan berdasar kesesuaian kebutuhan
6.8. Kepala Biro Keuangan berkewajiban melakukan negosiasi ulang dan melakukan
pemeriksaan kesesuaian anggaran & proses pembayaran,
6.9. Khusus pengadaan inventaris dan jasa, persetujuan akan dilakukan oleh Direktur
Sumberdaya.
6.10.
Setelah memperoleh mendapat persetujuan & kepastian pembayaran, Kepala
Sub Bagian Logistik akan melakukan pengadaan barang & jasa dengan proses
sebagai berikut;
 Menerbitkan Surat Purchase Order (PO) yang ditandatanganin oleh Kepala
Bagian Logistik dan disetujui oleh Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana.
Hal ini dilakukan untuk PKP (Perusahaan kena Pajak) atau Perusahaan Non
PKP yang mewajibkan bukti pesanan tertulis.
 Menerbitkan Surat Perintah Kerja untuk pengadaan jasa, yang ditandatangani
Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana dan disetujui Direktur Sumberdaya.
 Dibeli langsung melalui telpon atau langsung ke pertokoan tanpa menerbitkan
surat Purchase Order (untuk pembelian yang harus dibayar tunai & mendesak)
6.10 Seluruh barang yang dibeli, dikirim ke Gudang Logistik dilakukan pemeriksaan
kelayakan barang sesuai
Prosedur Kerja Penerimaan Barang,
sebelum
disalurkan kepada pemesan/pemakai
7.
DOKUMENTASI

Daftar Usulan Pembelian Barang

Persetujuan Pengadaan Barang & Jasa

Daftar Pemasok (Supplier) UMB

Purchase Order
Nama Fungsi
Dibuat oleh
Kepala Bagian Logistik
Diperiksa oleh
Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana
Disetujui oleh
Direktur Sumber Daya
Paraf
Q
PROSEDUR
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Nomor Formulir
Tanggal Efektif
8.
03-2.2.03.01
Distribusi
10 Oktober 2014
DIAGRAM ALIR PEMBELIAN
Mulai
Usulan Permintaan
Brg dan jasa
Y
Y
WI. Pembelian
Segera
Segera ?
Perbaikan?
T
Permintaan Penawaran
Evaluasi Spesifikasi &
negosiasiPenawaran
Persetujuan Pengadaan Barang & Jasa
T
Setuju?
Y
Purchase Order
Perbaikan
T
Cocok
?
Y
Penerimaan Brg
Penyimpanan(stock)
Penyaluran (Non Stock)
Y
Selesai
Nama Fungsi
Dibuat oleh
Kepala Bagian Logistik
Diperiksa oleh
Kepala Biro Manajemen Gedung & Sarana
Disetujui oleh
Direktur Sumber Daya
Paraf