rancang bangun sistem informasi perekrutan dan penilaian
advertisement
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEREKRUTAN DAN PENILAIAN KINERJA (STUDI KASUS : PT. KADE TRANS BANDARA SURABAYA). Eva Yuliana 1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected] Abstract: • • • PT. Kade Trans Surabaya Airport is an organization that is engaged in transportation of goods. In the organization's hiring process still requires a careful manpower planning and the right to continue to carry out their activities properly. To find out how the implementation of effective recruitment and its impact on employee performance. In order to close the existing weaknesses in the system before it is necessary to make the recruitment system and a new performance appraisal. The new system is in addition to closing the weaknesses of the previous system, the system will also provide reports required by the company in making decisions. Based on a series of trials that have been done, it can be concluded that the system created is one solution to the problems that exist in perektutan process and employee performance appraisal. Therefore, a new system that is required of information systems recruitment and performance assessment of employees to maximize employee performance by placing the right people in right field. Keywords: Recruitment, Performance Appraisal • Sumber Daya Manusia merupakan harta yang paling penting. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas maka diperlukan beberapa proses, seperti perekrutan, penilaian kinerja, training, dan lain-lain. Perekrutan adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat palamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang identifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Penilaian kinerja untuk mengetahui seberapa motivasi dan produktifitas karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa sumber daya manusia merupakan kunci pokok yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. • Berkaitan dengan hal tersebut, PT. Kade Trans Bandara Surabaya adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan barang, Cargo Superintending berdiri sejak tahun 2002, membutuhkan suatu perencanaan tenaga kerja yang cermat dan tepat agar tetap dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan rekruitmen yang efektif dan dampaknya terhadap kinerja karyawan. Perekrutan dapat dilakukan dengan dua metode, yakni metode internal dan eksternal. Keuntungan perekrutan internal adalah kemampuan, kapasitas dan karakter dari kandidat telah diketahui sehingga tidak memerlukan perkenalan, masa orientasi, dan bimbingan-bimbingan. Keuntungan perekrutan eksternal adalah dapat memberikan efek positif dari perusahaan karena dengan masuknya karyawan tersebut sebagai tenaga kerja baru, akan membawa budaya kerja dari perusahaan sebelumnya. • HR scorecard merupakan sebuah bentuk pengukuran sumber daya manusia (human resources) yang mencoba menjelaskan peran sumber daya manusia secara detail sebagai sesuatu yang selama ini dianggap masih intangible (tidak berwujud) untuk diukur peranannya sejauh mana terhadap pencapaian visi, misi, dan strategi perusahaan. HR scorecard mencoba mengukur sumber daya manusia dengan mengaitkan antara ’orang-strategi-kinerja’ untuk menghasilkan perusahaan yang excellent dan juga dapat menjabarkan visi, misi, strategi, menjadi aksi human resources yang dapat dukur seberapa besar kontribusinya. • • Keuntungan dan manfaat perusahaan jika mengimplementasikan HR scorecard secara benar dan baik ”HR scorecard dapat menggambarkan peran dan kontribusinya human resources kepada pencapaian visi misi perusahaan secara jelas dan terukur, memberikan gambaran yang jelas hubungan sebab akibat antardepartemen, dan memaksimalkan human resorces secara profesional dan mengelola tanggung jawabnya. Berdasarkan keuntungan dari perekrutan dengan metode internal, eksternal dan kelebihan yang dimiliki HR scorecard, penulis berkeinginan untuk merancang suatu sistem informasi perekrutan dan penilaian kinerja sumber daya manusia di PT. Kade Trans Bandara Surabaya. LANDASAN TEORI Rekruitmen dan Seleksi Konsep Dasar Sistem Informasi • • Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. (Kritanto, 2003) Menurut Jogiyanto (2001 : 11) yang dimaksud Sistem Informasi adalah suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. • • Rekruitmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian,dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang identifikasi dalam perencanaan kepegawaian. (Simamora, 1997) Seleksi adalah proses identifikasi orang-orang dari sekelompok pelamar yang paling cocok atau yang paling memenuhi syarat untuk menduduki suatu jabatan atau posisi tertentu. (Sofyandi, 2008) Pengertian tersebut diperkuat oleh (Simamora, 1997) Seleksi adalah proses dengannya sebuah perusahaan memilih dari sekelompok pelamar, orang-orang yang memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi saat ini. Seleksi merupakan fungsi yang penting karena keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan diperoleh dari proses seleksi. LANDASAN TEORI Cuti Cuti adalah hak untuk tidak masuk kerja yang di izinkan oleh atasan yang berwenang dalam jangka waktu tertentu yang diberikan kepada pegawai. (Jaheni, 2008) Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang biasanya diterapkan dalam suatu organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan informasi yang dihasilkan dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen atau dengan kata lain teknik pengelolaan informasi dalam suatu organisasi. (Kritanto, 2003) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia. Sistem informasi sumber daya manusia melayani dua tujuan dalam organisasi. Tujuan pertama sistem informasi sumber daya manusia adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana kegiatan sumber daya manusia dikumpulkan. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. (Mathis dan Jackson 2000:61) LANDASAN TEORI Sistem Penilaian Kinerja • • Kinerja atau performance merupakan gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu program kegiatan atau kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi, misi organisasi yang dituangkan melalui perencanaan strategis suatu organisasi. (Moesheriono, 2009) Penilaian kinerja adalah proses organisasi dalam mengevaluasi pelaksanaan kerja karyawan.(Sofyandi, 2008) Penilaian kinerja adalah penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan akuntabilitasnya. Sistem penilaian kinerja merupakan sistem manajemen dalam direct businnes yang merupakan bagian dari pengaturan proses. • • • • Metode Perekrutan Perekrutan dapat dilakukan dengan menggunakan dua metode, yaitu metode internal dan eksternal. Metode perekrutan internal: Job posting, adalah prosedur untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang adanya posisi yang lowong dalam organisasi/perusahaan. Job bidding, adalah teknik/mekanisme yang memberikan kesempatan kepada para karyawan yang dipercaya bahwa mereka memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk melamar posisi yang lowong. Perekrutan eksternal adalah perekrutan dari luar perusahaan. (Sembiring, 2010) LANDASAN TEORI HR Scorecard HR scorecard merupakan sebuah bentuk pengukuran sumber daya manusia (human resources) yang mencoba menjelaskan peran sumber daya manusia secara detail sebagai sesuatu yang selama ini dianggap masih intangible (tidak berwujud) untuk diukur peranannya sejauh mana terhadap pencapaian visi, misi, dan strategi perusahaan. Analisis dan Perancangan Sistem • • • • Analisis sistem adalah studi domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan dan prioritas bisnis untuk solusi. (Whitten dkk, 2004) Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa sistem : Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Analyze, yaitu menganalisa sistem Report, yaitu membuat laporan hasil analisis Dokumen Flow Perekrutan dan Seleksi Karyawan Baru Karyawan Manajer HRD A Mulai Pelamar G K Permintaan manajer Pengumuman lowongan kerja internal C T T Diterima ? Permintaan disetujui D Melamar ? Melamar ? Y Y Permintaan tidak disetujui I Membuat surat Lamaran Kebutuhan SDM Membuat surat ijin melamar Permintaan tidak disetujui Surat ijin melamar Surat lamaran Jabatan H I M Membuat pengumuman lowongan kerja internal dan eksternal L Permintaan disetujui Y Membuat surat penolakan permintaan H O P Surat ijin melamar tidak terACC L Pengumuman lowongan kerja internal N Pengumuman lowongan kerja eksternal J Surat ijin melamar T MengACC Surat ijin melamar terACC Y 1 Surat lamaran Membuat surat Lamaran Seleksi Persyaratan Surat lamaran T Y Seleksi Panggilan Menolak Surat ijin melamar tidak terACC Pelamar Lulus Selesai N Menerima ? M Setuju ? T Panggilan psikotes dan wawancara K Lowongan Surat ijin melamar terACC Y T T Lulus Y Membuat surat panggilan tes O 2 Diterima ? T E A Permintaan manajer Permintaan manajer Pengumuman lowongan kerja eksternal B E T Membuat surat penerimaan permintaan Permintaan manajer B C F J Membuat surat permintaan penambahan karyawan Komisaris Direktur Panggilan wawancara P Panggilan psikotes dan wawancara G Y D F Dokumen Flow Perekrutan dan Seleksi Karyawan Baru Lanjutan Karyawan Manajer HRD 2 1 Panggilan wawancara Psikotes Pelamar Direktur Komisaris Pelamar Selesai T Menerima ? Y T Psikotes Lulus ? Y Wawancara T Wawancara T T Menerima ? Y X R Y Selesai Surat panggilan kerja X Lulus ? W Seleksi pelamar yg diterima Membuat surat panggilan kerja W Surat panggilan kerja Lulus administrasi T Menerima Y Surat panggilan kerja R Data diri Pendataan karyawan Mengisi form data karyawan Pendidikan Keluarga H.Pekerjaan Karyawan Membuat laporan karyawan S Laporan karyawan S Laporan karyawan Laporan karyawan Laporan karyawan Selesai Dokumen Flow Presensi & Cuti Baru Karyawan HRD Keuangan Direktur Komisaris HRD Karyawan Mulai Karyawan Data Absen Absen Mengisi form cuti Laporan Absen Perhitungan Absen Jenis Cuti Y Ada kesibukan kerja ? T Cuti A T Cek sisa cuti Ada ? Surat penolakan ijin cuti Membuat Laporan Absen Komisaris Pengajuan cuti Form permohonan cuti Laporan Absen Direktur Form permohonan cuti Mulai Input NIK Manajer B B Surat penolakan ijin cuti Membuat surat penolakan cuti Surat penolakan ijin cuti Y Membuat surat penolakan cuti Surat penolakan ijin cuti B A C Laporan Absen Laporan Absen Surat ijin cuti Membuat surat ijin cuti Cuti Surat ijin cuti Membuat laporan cuti Laporan cuti karyawan C Selesai Laporan cuti karyawan Laporan cuti karyawan Laporan cuti karyawan Selesai Dokumen Flow Penilaian Kinerja Baru Manajemen Manajer HRD Direktur Komisaris Mulai A Input perspektif Periode penilaian Perspektif HRSC Pengumpulan data per departemen Penetapan tujuan strategis Penetapan bobot dan rekomendasi Tujuan Strategis Data karyawan per departemen Rekomendasi Departemen Penetapan periode penilaian Karyawan Periode penilaian A B Penialain kinerja Perhitungan skor Hasil perhitungan penilaian kinerja Penilaian kinerja Membuat laporan penilaian kinerja Hasil perhitungan penilaiam kinerja Laporan penilaian kinerja B Selesai Laporan penilaian kinerja Laporan penilaian kinerja Laporan penilaian kinerja Context Diagram Laporan cuti karyawan Bukti surat panggilan wawancara Laporan Absen Form permohonan cuti Laporan karyawan Direktur NIK Karyawan Surat ijin cuti Data karyawan Laporan penilaian kinerja 0 surat panggilan kerja Laporan Absen Surat panggilan wawancara Surat ijin melamar pengumuman lowongan kerja Laporan cuti karyawan Laporan karyawan Keuangan Laporan Absen Sistem Informasi Perekrutan dan Penilaian Kinerja Laporan cuti karyawan Laporan penilaian kinerja Komisaris Laporan Karyawan Permintaan manajer Surat panggilan Tes Laporan Penilaian kinerja + Bukti surat panggilan tes Manajer ACC manajer Data diri Perspektif Surat panggilan kerja Surat lamaran Pengumuman lowongan kerja Manajemen Pelamar HASIL DAN PEMBAHASAN • KESIMPULAN • Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem, pembuatan Program dan dilakukan evaluasi hasil Sistem Informasi Perekrutan dan Penilaian Kinerja Pada PT. Kade Trans Bandara, dapat diambil kesimpulan yaitu : • Berhasil Merangcang dan membangun Sistem Informasi Perekrutan dan Penilaian Kinerja yang menghasilkan laporan yang berguna bagi manajemen. • Berhasil membuat sistem informasi perekrutan karyawan dengan metode internal dan eksternal. • Berhasil membuat sistem penilaian kinerja karyawan dengan metode HR Scorecard. • • • • Saran Melihat kompleksitas Program ini maka untuk implementasi yang lebih baik hendaknya dilakukan hal-hal sebagai berikut: Program dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian atau sistem lainnya sehingga menjadi sitem informasi sumber daya manusia yang kompleks. 2. Metode HR Scorecard didetailkan dan dikembangkan lebih lanjut supaya menghasilkan laporan yang lebih strategis. • DAFTAR PUSTAKA • Bastian, Indra. 2007. Akutansi Yayasan dan Lembaga Publik. Penerbit Erlangga, Jakarta. • Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta : BPFE. • Jaheni, Libertus. 2008. Hak-Hak Karyawan Kontrak. Penerbit Forum Sahabat. 2008. • . Mckenna, Eugene, Beech, Nic, 1995. The Esssence of Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit ANDI, Yogyakarta. • Moeheriono, 2009. Pengukuran kinerja berbasis kompetensi, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. • Ranupandojo, Heidjrachman, Husnan S, 1990. Manajemen Personalia, Penerbit BPFE, Yogyakarta. • Sembiring, Jimmy J, 2010. Smart HRD. Penerbit Visimedia. Jakarta. • Simamora, Henry, 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta. • Sofyandi, Herman, 2008.Manajemen Sumber Daya Manusia.GRAHA ILMU, Yogyakarta. • Whitten, Jeffery L, dkk, 2004. Metode desain & analisis sistem, Penerbit ANDI, Yogyakarta. Becker, Brian E, dkk. 2006. The HR Scorecard mengaitkan manusia, strategi, dan kinerj., Penerbit Erlangga, Jakarta • • • Kristanto, Andri, 2003.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.Penerbit Gava Media, Yogyakarta. Mathis, Robert L, Jackson, John H, 2000. Manajemen sumber daya manusia, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
