Tugas Mandiri Dosen Pengampu IT Serivce Management Megawati, S.Kom, M.T. OLEH: MUHAMMAD DONNY IRWANSYAH NIM : 11850310472 JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUSKA RIAU 2020/2021 1. Mengapa sebuah organisasi penyedia layanan perlu merumuskan perencanaan jangka panjang layanan TI-nya (Service Strategy)? 2. Apa produk utama dari tahapan Service Strategy? 3. Jelaskan perbedaan dan hubungan antara: a. Service Portfolio Layanan TI b. Service Pipeline c. Service Catalogue d. Retired Service e. Service Knowledge Management 4. Jelaskan pengertian: a. Pattern of Business Activity (PBA) b. Under-used capacity c. Over-used capacity 5. Jelaskan pengertian dari User Profiles (UP) dan hubungan UP dengan PBA 6. Pengguna sebuah layanan TI dapat mencakup orang, fungsi bisnis, proses bisnis, dan aplikasi. Jelaskan dan berikan contoh masing-masing 7. Jelaskan : a. Pengertian dari Cost Model b. Pengertian dari Business Case c. Hubungan antara Business Case dan Cost Model 8. Jelaskan pengertian proses Financial Management dan tiga aktivitasnya 9. Jelaskan langkah-langakah aktivitas dari proses Service Portfolio Management 10. Apa yang dimaksud dengan proses Business Relationship Management? Jawaban 1. Karena sebagai media komunikasi penyedia layanan kepada stakeholder lainnya tentang tujuan apa yang ingin diraih organisasi dan apa yang akan dilakukan penyedia layanan TI untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. 2. Visi, Strategy, dan Taktik. 3. Perbedaan dan hubungannya yaitu: a. Service Portfolio adalah daftar layanan TI yang disediakan oleh penyedia layanan dalam jangka panjang (saat ini, masa lalu/sudah selesai, kemungkinan diadakan dimasa datang). b. Service Pipeline yaitu layanan-layanan TI yang baru dalam taraf usulan, perencanaan, atau dalam pengembangan. c. Service Catalogue yaitu layanan-layanan TI yang sedang berjalan saat ini dan layanan TI yang telah disetujui dan siap akan dijalankan. d. Retired Service yaitu layanan-layanan TI yang dulu disediakan dan kini telah dihentikan. e. Service Knowledge Management yaitu jenis layanan yang memberikan gambaran lengkap dari semua layanan di bawah pengembangan untuk pengiriman di masa depan, layanan dalam produksi dan layanan yang dimiliki sampai akhir kehidupan produktif mereka. 4. Pengertiannya yaitu: a. Pattern of Business Activity (PBA) merupakan dokumen yang dihasilkan oleh Demand Management. Dokumen PBA digunakan untuk membantu penyedia layanan TI memahami dan dalam melakukan perencanan untuk berbagai tingkat aktivitas bisnis. Jumlah dokumen PBA berdasarkan banyaknya layanan yang dimilik oleh penyedia layanan TI. Pada tahap ini dilakukan proses identifikasi dan dokumentasi serta melakukan kontrol terhadap perubahan kegiatan bisnis pada layanan TI yang ada. b. Under-used capacity merupakan penggunaan sumberdaya dibawah kapasitas yang rencanakan dalam suatu proyek. c. Over-used capacity merupaka penggunaan sumberdaya melebihi kapasitas yang direncanakan dalam suatu proyek. 5. User Profile (UP) merupakan hasil proses identifikasi dan analisa pada peran serta tanggung jawab dalam organisasi. Pada tahapan ini dilakukan mapping pengguna berdasarkan kebutuhan terhadap layanan TI yang ada, serta mengklasifikasikan peran dan tanggung jawab, , kebutuhan, dan fitur pada layanan TI yang telah disediakan. Hal tersebut mencakup jumlah pengguna dan layanan TI terkait.. Dalam tahapan manajemen permintaan berdasrkan aktivitas untuk melakukan analisis kebutuhan dan kelayakan pada form permintaan, saran, dan keluhan dari pengguna mana saja yang akan disetujui nantinya, dengan menggunakan User Profile dan PBA adalah sebagai refrensi atau rujukan terhadap infomasi kebutuhan layanan TI dan pengguna, meliputi kebutuhan aset layanan dan fitur pada layanan TI pada saat ini. 6. Contohnya yaitu: a. Orang : Pengguna atau user yang memakai layanan secara langsung, contoh : karyawan,mahasiswa, dll. b. Fungsi Bisnis : Mempermudah pengguna layanan ti dalam menjalankan bisnis, contoh : karyawan melakukan meeting tanpa harus bertemu langsung. c. Proses Bisnis : Mempermudah pengguna layanan ti dalam menjalankan tugasnya dalam perusahaan, contoh : karyawan mencatat data transaksi kedalam sistem d. Aplikasi : Suatu alat bantu yang memudahkan perusahaan dalam melakukan transaksi bisnis, contoh : M.Banking, Web Profile Perusahaan, dll. 7. Penjelasannya yaitu: a. Pengertian dari Cost Model Metode penilaian aset tetap, sebagai dasar pengukuran dalam perlakuan akuntansi disebutkan memiliki kelebihan dari segi objektivitas. b. Pengertian dari Business Case Dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek. c. Hubungan antara Business Case dan Cost Model Cost Model digunakan sebagai pengukuran dalam perlakuan akutansi untuk layanan TI sedangkan Business Case merupakan alat bantu yang berisikan analisis data untuk memudahkan pengambilan keputusan dalam suatu proyek. Hubungannya adalah dengan menggunakan Cost Model dan Business Case kita dapat mengambil keputusan apakah suatu proyek itu layak dilaksanakan atau tidak. 8. Financial Management: Proses mengidentifikasi biaya-biaya yang timbul dalam proses penyedia layanan TI Mengatur penganggaran, akuntansi keuangan, dan harga jual layanan TI Tiga aktivitas utama manajemen finansial: 1. Budgeting Menghitung berapa uang yang dibutuhkan (anggaran) untuk menyediakan layanan TI Kemudian berusaha memastikan anggaran tersebut dialokasikan dari anggaran organisasi. 2. Accounting Pencatatan kemana saja uang selama ini telah dibelanjakan (untuk apa, kapan, berapa, oleh siapa) 3. Charging Menghitung sekaligus memutuskan bagaimana menutup biaya layanan TI dari pengguna. 9. Langkah-langkahnya yaitu: a. Define merupakan tahap mengumpulkan informasi atau mendefinisikan masalah. Pada tahap ini mendapat input dari service strategy dan demand management. Define akan menghasilkan output persediaan layanan (inventories) yang akan memaparkan layanan TI yang ada pada RSIA Putri Surabaya (service catalogue) dan layanan TI yang sedang diusulkan pada masa mendatang (service pipeline). b. Analyse merupakan tahapan menganalisa cost benefit dari layanan TI. Hasil dari tahap analyse ini yaitu value proposition dan prioritization. Pada value proposition menyelaraskan layanan TI yang dibutuhkan oleh pelanggan dengan sebelas ragam value propostion. Sedangkan prioritization memaparkan prioritas. c. Approve Pada tahap approve ini pihak-pihak terkait dalam layanan TI yang direncanakan akan melakukan persetujuan terhadap layanan TI dan sumber daya yang baru. Hasil dari tahap ini yaitu service portfolio yang memaparkan nama layanan TI, status layanan (diajukan, dijalankan, diberhentikan), dan deskripsi layanan TI d. Charter Pada tahap ini merupakan tahap akhir dari proses service portfolio management. Output dari tahap ini yaitu charter dan communication. Pada charter ini memaparkan nama layanan TI, unit bisnis, status layanan, pengguna, biaya, ROI, dan prioritas. 10. Business Relationship Management merupakan aktivitas-aktivitas membangun hubungan baik antara penyedia layanan dengan pelanggan (baik pelanggan saat ini maupun calon pelanggan).
