Teori-teori Komunikasi
advertisement
Teori–teori Komunikasi Organisasi Teori-teori Komunikasi Organisasi S. Djuarsa Sendjaja, Ph, D.. Drs. Tandiyo Pradekso, M. A. Dr. turnomo Rahardjo PENDAHULUAN K omunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindakan komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks. Kita dapat berkomunikasi dengan orang lain dalam konteks antarpribadi (interpersonal communication), kita bisa pula berbagi pesan dalam konteks kelompok (group communication), dapat juga dalam lingkup organisasi (organizational communication), Berta tindak komunikasi kita dengan memanfaatkan pesan dari media massa (mass communication). Salah satu konteks komunikasi yang menarik untuk dikaji adalah tindakan" komunikasi dalam suatu organisasi, karma pemahaman mengenai peristiwaperistiwa komunikasi yang terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan ataupun bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai, sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang bertujuan mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat social kemasyarakatan. Bahasan yang ada dalam modul ini, akan terdiri dari tiga kegiatan belajar, yaitu pentingnya komunikasi dalam organisasi, memahami komunikasi dalam organisasi dan beberapa pendekatan dalam komunikasi organisasi. Setiap kegiatan belajar akan dibahas secara lebih rinci beberapa aspek penting yang berkaitan dengan kegiatan belajar tersebut. Karenanya, mempelajari materi dari modal ini dengan cermat merupakan langkah terbaik untuk memahami komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 1 Teori–teori Komunikasi Organisasi Setelah kemampuan mempelajari untuk modal memahami ini, Anda diharapkan peristiwa-peristiwa memiliki komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi Setelah mempelajari masing-masing kegiatan belajar dengan baik, Anda diharapkan mampu: 1. menjelaskan pengertian tenting komunikasi organisasi; 2. menguraikan berlangsungnya suatu proses komunikasi; 3. menjelaskan fungsi komunikasi dalam organisasi; 4. menyebutkan dan menguraikan gaya komunikasi dalam organisasi; 5. menjelaskan upaya memperbaiki kemampuan komunikasi organisasi; 6. mengenal beberapa pendekatan dalam komunikasi organisasi. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 2 Teori–teori Komunikasi Organisasi KEGIATAN BELAJAR 1 Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi Dalam kehidupan kita sehari-hari, komunikasi merupakan suatu tindakan yang memungkinkan kita mampu menerima dan memberikan informasi atau pesan sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Secara teoretis, kita mengenal beragam tindakan komunikasi berdasarkan pada ko nteks di mina komunikasi tersebut dilakukan, yaitu konteks komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan komunikasi massa. Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari, karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk dapat di manfaatkan untuk mewujudkan tujuan or ganisasi , baik organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasiorganisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Di samping itu penting juga mempelajari arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi, yaitu arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) Berta arus komunikasi yang berlangsung antara dan di antara bagian ataupun karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi horizontal. A. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI Sebelum kita membahas pengertian komunikasi organisasi, sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat dalam konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa Latin c o mm u n i s a t a u co m mo n d al am b a ha s a I n g g r i s y a ng b e r ar t i s am a . Berkomunikasi berarti kita sedang berusaha untuk Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 3 Teori–teori Komunikasi Organisasi mencapai kesamaan makna, 'commonness'. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan berkomunikasi partisipan adalah kita lainnya. Sering kali Kendala utama mempunyai dalam makna yang berbeda terhada p lambang yang sama. Oleh karena itu, komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai aktivitas di mana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika di i nter pr etasi k an o l eh par ti si pan ko muni kasi yang ter l i bat, demi ki an pengertian komunikasi yang diberikan Kathleen K. Reardon dalam buku Interpersonal Communication, Where Minds Meet (1987). Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human buku Communication m e n g u r a i k a n a d a n y a 3 m o d e l d a l a m k o m u n i k a s i . P e r ta n z a , m o d e l komunikasi linier, yaitu pandangan komunikasi satu arah (one-way view of communication). Dalam model ini, komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respons atau tanggapan yang diharapkan, tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Contoh dalam model komunikasi linier ini adalah teori jarum suntik (hypodermic needle theory). "Jika saya ingin mempersuasi Anda, maka saya menyuntikkan satu dosis persuasi kepada Anda, sehingga Anda akin 'Iekas sembuh' dan melakukan apa yang saya inginkan", dernikian pandangan dari teori jarum suntik tersebut. Model komunikasi yang kedua adalah interaksional yang merupakan kelanjutan dari Pendekatan linier-"' Pada model komunikasi interaksional, diperkenalkan gagasan tentang umpan balik (Feedback). Dalam model ini, penerima (receiver) melakukan seleksi, interpretasi dan memberikan respons terhadap pesan dari pengirim (sender). Komunikasi dalam model ini, dipertimbangkan sebagai proses dua arah (two-way) ataupun cyclical process, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai sender, namun pada waktu yang lain berlaku sebagai receiver, penerima pesan. Model yang transaksional, ketiga adalah komunikasi transaksional. hanya dapat Dalam dipahami pandangan dalarn hubungan (relationship) di antara dua orang atau lebih. konteks p andangan ini nieneLnkan bahwa semua perilaku adalah komunikatif, tidak ada satu pun yang tidak dapat dikomunikasikan. Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan (an organization is a collection, or system, of individuals Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 4 Teori–teori Komunikasi Organisasi who commonly, through a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal). Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam s u a t u organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ata upun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki pimpinan, staf o r gani sasi perbedaan pimpinan ju g a dan posisi yang kar yawan. sangat Di jelas, sampi ng seperti i tu, dal am mensyar atkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun social, memiliki satu biding pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan organisasi landasan sebagaimana konsep -konsep yang telah komunikasi diuraikan, maka kita dan dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya soling bergantung satu soma lain (the flow of messages Within network of interdependent relationships). Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi horizontal. meliputi Masingmasing komunikasi arus vertikal komunikasi dan komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut. Pertama adalah downward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: 1. pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction); 2. penjelasan dari pi mpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale); 3. penyampaian informasi mengenai peraturan -peraturan yang berlaku (procedures and practices); 4. pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Sedangkan upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 5 Teori–teori Komunikasi Organisasi 1. penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; 2. penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan; 3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan; 4. penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication. Tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah: 1. memperbaiki koordinasi togas; 2. upaya pemecahan masalah; 3. Baling berbagi informasi; 4. upaya memecahkan konflik; 5. membina hubungan melalui kegiatan bersama. B. PROSES KOMUNIKASI Dalam tataran teoretis, paliAg tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu perspektif kognitif dan perilaku. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif, adalah penggunaan kesamaan makna lambang-lambang atau berbagi (symbols) informasi untuk tentang satu mencapai objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambing lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi. Semen tara B.F. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX. Dance menegaskan bahwa komunikasi a dalah adanya satu respons melalui lambang-lambang bertindak sebagai verbal stimuli di untuk mana simbol memperoleh verbal respons. tersebut Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus-respons antara sender dan receiver. Setelah kita memahami pengertian dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat Bacaan Kuliah proses komunikasi dalam suatu organisasi k hu s u s Teori Komunikasi Page 6 Teori–teori Komunikasi Organisasi d i h ar a pk a n oleh pengirim ( s en der ) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehen daki, bukan suatu per soal an apakah i nformasi yang di sampai kan ter sebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak. Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut: MODEL KOMUNIKASI ANTARMANUSIA RECEIVER SOURCE Ideations CHANNEL Decode Encode Transsmitted by Reception by Decode Info Message Words Actions Pictures Speaking Writing Acting Drawing Listening Reading Observing Encode Feedback Somber : Jerry W. Koehler, Karl W.E. Anatol, Ronald L. Applbaum: organizational Communication, Behavioral Perspectives, hat. 6. Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tertulis ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 7 Teori–teori Komunikasi Organisasi Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun mclalui suatu widakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel it"m saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. saluran LIMA komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi katakata tertulis seperti: televisi, kaset video atau OHP (overhead projector). Sumber berusaha untuk membebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. Langkah keempat, perhatian dialihkan k epada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dal arn proses i ni , peneri ma melakukan decoding, yai tu memberi kan di sampai k an penafsi r an/i nte r pr etasi k epadanya. ter hadap pesan yang Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan m e ne n t u k a n b a g ai ma na m e m a ha r ni s u a t u p e s an d a n b a g a i m a na p ul a memberikan respons terhadap pesan tersebut. Tahap terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-ti ndakan ter tentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi. 1. Fungsi Komunikasi dala m Organisasi Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: fungsi informatif, regulatif, persuasif dan integratif. Kita akan membahas fungsi-fungsi di atas secara terperinci. 1. Fungsi Informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 8 Teori–teori Komunikasi Organisasi organisasi berharap dapat memperole h informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2. Fungsi Regul ati f Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan -peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lem baga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orangorang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka di tempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya peri ntah perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demi kian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah, 2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi, 3. k e p e r c ay a a n b a wa h a n t e r h ad a p at a s a n s e ba g a i se o r an g p e m i m p i n sekaligus sebagai pribadi, 4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 9 Teori–teori Komunikasi Organisasi oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4. Fungsi Integratif S et i ap o r g ani s asi b er usa ha un t uk m en ye di aka n sal ur a n ya ng memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang le bih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 10 Teori–teori Komunikasi Organisasi KEGIATAN BELAJAR 2 Memahami Komunikasi dalam Organisasi P ersoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengaruh kekuasaan dalam organisasi clan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam or ganisasi , merupakan bahan -bahan yang akan cli bahas dalam Kegiatan Belajar 2 berikut. G a ya k o m uni k asi at a u com mun ica tion s tyl e a kan memb er i ka n pengetahuan kepada kite tenting bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi bawahan. Dan pada bahasan berkomunikasi inemikirkan mengenai dalam bagaimana bagaimana organisasi, memperbaiki kita mendefinisikan akan tujuan kemampuan diajak kita untuk sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak k erja sama clan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut. A. GAYA KOMUNI KASI Gaya ko munik asi (communication style) di defi ni sikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respons atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari situ gaya komunikasi yang digunakan bergantung pada maksud dari pengirim (sender) clan harapan dari penerima (receiver). Ada enam gaya ko munikasi yang akan kita bahas dalam Kegiatan Belajar 2 ini, yaitu Controlling Style, Equalitarian Style, Structuring Style, Dynamic Style dan Relinquishing Style Berta Withdrawal Style. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 11 Teori–teori Komunikasi Organisasi 1. The Controlling Style Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one- way communicators. Pihak-pihak yang memakai Controlling Style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikato - satu arch tersebut tidak khav atir dengan pandan g an negatif orang lain, tetapi justru berusal..t menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk mernaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual gagasan agar dibicarakan bersama, namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The Controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi oran,-, lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. 2. The Equalitarian Style Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah oran g -orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik den g an orang lain baik d a l a m k o n t e k s p r i b a d i m a up u n da l am l i n g k u p h ub u n ga n k e r ja . Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 12 Teori–teori Komunikasi Organisasi The equalitarian style ini akin lebih memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi. 3. The Structuring Style Gaya komunikasi yang terstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi ten tang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-oran g yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan member ikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul. 4. The Dynamic Style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, kar ena pengi rim pesan atau sender memahami bahwa li ngkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiraniaga (salesmen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut. 5. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebili mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 13 Teori–teori Komunikasi Organisasi keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pecan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim p e s a n a t a u s e n d er s e d a n g b e k e r j a l a m a d e n g a n o r a n g - o r a n g y a n g berpengetahuan lu g s, berpengalaman, teliti Berta bersedia untuk bertanggung jawab atas sernua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya. 6. The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang -orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karma ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: "Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini". Pernyataan ini bermakna bahwa i s i nenco ba mel epaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategic untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling, dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produksi Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 14 Teori–teori Komunikasi Organisasi TABEL GAYA KOMUNIKASI Gaya Controlling Komunikator Membeh perintah, butuh perhatian orang lain Maksud Tujuan Mempersuasi orang lain Menggunakan kekuasaan dan wewenang Equalitarian Akrab, hangat Menstimulasi Menekankan orang lain pengertian bersama Structuring Dynamic Objektif, tidak memihak Mengendalikan, agresif Mensistemisasi Menegaskan lingkungan keda, ukuran, prosedur, memantapkan aturan yang struktur dipakai Menumbuhkan Ringkas dan sikap untuk singkat bertindak Relinguishing Bersedia menerima gagasan orang lain Mengalihkan tanggung jawab Mendukung pandangan kepada orang lain. orang lain withdrawal Independen/berdiri Sendiri Menghindad komunikasi Mengalihkan Persoalan Sumber: Jerry W Koehler, Kar I W.E. Anatol, Ronald L. Applbaum: Organizational Communication, Behavioral Perspectives.. hal. 48 B. KEKUASAAN DALAM ORGANISASI Orang-orang yang berada pada pucuk pimpinan suatu organisasi seperti: manajer, direktur, kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan (power) dalam k o n t ek s memp e ng ar u hi p er i l ak u o r a ng -o r a ng y an g se car a Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 15 Teori–teori Komunikasi Organisasi s tr uk tur at organisatoris berada di bawahnya. Sebagian pemimpin menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik. Namun, sebagian pemimpin kekuasaan dengan efektif, sehingga lainnya tidak aktivitas mampu untuk memakai melaksanakan pekerjaan dan tugas tidak dapat dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, sebaiknya kita bahas secara terperinci jenis jenis kekuasaan yang Bering digunakan dalam suatu organisasi. Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kua litas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals). Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengarAi tindakan satu sama lain, maka Yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan. Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaltil: lewarel, coercive, referent, expert dan legitimate power. 1. Reward Power Tipe kekuasaan i ni memusatkan perhatian pada kernampuan untuk memberi ganjaran ata u imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian atau situasi Yang memungkinkan orang Twin menemukan kepuasan. Dalam deskripsi konkret adalah "jika Anda dapat menjamin atau memberi kepastian gaji atau jabatan saya meningkat, Anda dapat menggunakan reward power Anda kepada saya". Pernyataan ini mengandung makna, bahwa seseorang dapat melakukan reward power karena ia mampu memberi kepuasan kepada orang lain. 2. Coercive Power Kekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya mempunyai 'lisensi' untuk mencaci-maki menghukum sampai dengan kektiasaannya tugas -tugas memotong yang gaji sulit, karyawan. Menurut David Lawless, jika tipe keku asaa n yan g ko er si f i ni t er l al u ba ny ak d i g una k an , a k an m emba wa kemungkinan bawahan inclakukan tindakan balas dendam atas perlakuan atau hukuman yang dirasakannya tidak adil, bahkan sangat mungkin bawahan atau karyawan akan meni nggal k an pek er jaan yang i -nenj adi tanggung jawabnya. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 16 Teori–teori Komunikasi Organisasi 3. Referent Power Tipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan 'kesukaan' atau liki n g, da l am ar ti k e ti k a s es eo r a ng me n gi d en ti fi ka si o r an g l ai n y an g mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya. Dalam uraian yang lebih konkret, seorang pimpinan akan mempunyai referensi t e r h a da p p a r a ba w a ha n n ya y a n g m a mp u me l a k sa n ak a n p e k e r ja a n da n bertanung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya. 4. Expert Power Kekuasaan yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diri pada suatu keyakinan bahwa seseorang y ang mempunyai kekuasaan, pastila h ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang l ebih banyak dalam suatu persoalan tertentu. Seorang atasan akan dia nggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pi mpinan tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan. Inilah indikasi dari munculnya expert power. 5. Legitimate Power Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi. Tipe kekuasaan ini masih bersandar pada stru ktur social dalam suatu organisasi, Da l am co n to h yan g dan ny at a, t er u tama ji ka pada seseorang ni l ai -ni l ai dianggap k ul tur al . lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka o r a n g l a i n s e t u j u u n t u k ' m e n g i z i n k a n ' o r a n g t e r s e b u t m e l a k s a n a k a n kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut. Dari lima tipe kekuasaan di atas, mana yang terbaik? Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban. Harus dii ngat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentio) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan. Scharusnya orang orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif. Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukar el a dan patuh untuk mel aksanakan peker jaan adalah dengan car a mempersuasi mereka. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 17 Teori–teori Komunikasi Organisasi Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontan termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority ). C. MEMPERBAIKI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Salah satu karakteristik komunikasi antarmanusia (human communication) menegaskan, bahwa tindakan komunikasi akan mempunyai efek yang dikehendaki (intentional effect) dan efek yang tidak dikehendaki (unintentional effect). Pernyataan tersebut bermakna, bahwa apa yang kita katakan dan apa yang kita lakukan pada orang lain tidak selalu diinterpretasikan sama sepern yang kita kehendaki. Ken yataan ini dapat t e r j a d i p ad a s e t i ap k o n t e k s k o m u n i k a si , b ai k ko n t e k s k o m u n i k a si antarpribadi, kelompok, massa, ataupun komunikasi organisasi. Mengakhiri uraian pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan membahas prinsip-prinsip umum untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi. Prinsip yang pertam4 adalah bagaimana mendefinisikan tujuan kita berkomunikasi. Orang berkomunikasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan, namun mereka tidak selalu tabu dengan tepat hasil -hasil apa Yang mereka sari. Untuk itulah, memberi batasan terhadap tujuan kita berkomunikasi merupakan faktor yang menentukan keber hasilan kita berkomunikasi dalam suatu organisasi. Ada dua car a yang bi sa di lakukan untuk mendefi ni si kan tujuan berkomunikasi, yaitu apa yang kita inginkan untuk terjadi. Artinya pastikan bahwa tujuan kita berkomunikasi sudah spesifik, karena kalau tujuan kita tidak jelas, maka menyampaikan pesan kepada kita oran g tidak akan selalu slap untuk lain. Cara kedua yang dilakukan adalah memastikan apakah tujuan kita realistis, dalam arti apa tujuan yang kita harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak. Misalnya, apakah atasan kita akan mempromosikan jabatan kita atau menaikkan gaji kita, kalau penampilan dan prestasi kerja kita masih di bawah ukuran normal? Kalau itu yang terjadi, maka tujuan kita tidak realistis. Prinsip kedua dalam memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi adalah bagaimana memilih audiens yang `terbaik'. Setiap pesan yang kita sampaikan akan mempunyai beberapa audiens yang potensial, Bacaan Kuliah karena berkomunikasi dengan setiap orang Teori Komunikasi Page 18 Teori–teori Komunikasi Organisasi mensyaratkan satu pendekatan Yang berbcda dan kemungkinan akan mendapatkan hasil yang berbeda pula. Dalam suatu organisasi, Prosedur yang ada biasanya mensyaratkan orang untuk menjelaskan setiap ga g asan ataupun persoalannya kepada oran g lain dengan tegas. Kalau pimpinan suatu organisasi terlalu sibuk, tidak ramah ataupun tidak tertarik dengan gagasan ataupun persoalan yang kita lontarkan, masih ada cara lain untuk menyampaikan keinginan kita, misalnya dalam suatu pertemuan yang diadakan. Oleh karena itu, memilih siapa audiens yang memungkinkan kita dapat menyampaikan persoalan, pendapat ataupun gagasan secara bebas, perlu kita perhatikan kalau kita menginginkan pesan pesan organisasional yang kita sampaikan sesuai dengan apa yang kita harapkan. Prinsip ketiga adalah menggunakan saluran (channel) yang terbaik. Ada beberapa saluran komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan organisasional. Memilih satu dari bebera pa saluran ko munikasi yang ada seharusnya tidak menjadi k e pu t usa n y an g di l aku kan se car a sam bi l l al u , kar ena s e ti ap s al ur a n komunikasi mempunyai keuntungan sekaligus kerugian. Ada dua jenis saluran, yaitu saluran komunikasi lisan (oral communication) dan saluran komunikasi tertulis (written communication). Keuntungan terbesar dari komunikasi lisan adalah kecepatannya, dalam arti ketika kita melakukan tindak komunikasi dengan orang lain, pesan dapat disampaikan dengan segera. Aspek kecepatan ini akan bermakna kalau waktu menjadi persoalan yang esensial. Keuntungan kedua dari oral communication ini adalah munculnya umpan balik yang segera (instant feedback). Artinya, penerima pesan dapat dengan segera memberi tanggapan alas pesan-pesan Yang kita sampaikan. Dan keuntungan ketiga dari tindak komunikasi lisan adalah memberi kesempatan kepada pengirim pesan untuk mengendalikan situasi, dalam arti sender dapat melihat keadaan penerima pesan pada saat berlangsungnya tindak komunikasi tersebut. Jika kita memiliki kemampuan berbicara yang baik, memungkinkan pesan-pesan yang kita sampaikan akan menjadi lebih jelas dan cukup efektif untuk dapat diterima oleh receiver. Sedangkan pada komunikasi tertulis, keuntungannya adalah bahwa is bersifat permanen, karena pesan -pesan organisasional yang disampaikan dilakukan secara tertulis. Selain itu, catatan-catatan tertulis juga mencegah kita untuk melakukan penyimpangan (distorsi) terhadap gagasan-gagasan yang kita sampaikan. Dengan perkataan lain, ada jaminan bahwa apa yang kita katakan adalah apa yang akan diterima receiver. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 19 Teori–teori Komunikasi Organisasi Mana yang terbaik dari kedua saluran komunikasi di atas? Tidak ada jawaban atas pertanyaan tersebut, karena beberapa pesan hanya akan efektif kalau disampaikan secara lisan dan beberapa pesan lain akan lebih mudah diterima, apabila disampaikan secara tertulis. Oral communication biasanya disarankan untuk dilakukan, kalau pesan yang ingin disampaikan membutuhkan bersifat umpan balik pribadi. yang la juga cepat. berguna S e m e n t ar a kalau kita k o m u ni ka s i t e r t u l i s m e r u p ak an p i l i h a n t e r b ai k k a l a u k i t a menginginkan pesan yang kita sampaikan menjadi lebih formal atau resmi. Juga saluran tertulis akan lebih baik jika kita harus memilih kata-kata dengan c er m a t, di s a mpi n g j u ga kal a u ki ta i n gi n me n gom uni k asi ka n g a gasa n -gagasan yang rumit (complicated). Komunikasi Lisan dan Komunikasi Tertulis Komunikasi Lisan Lebih personal (pribadi) Efektif untuk gagasan yang relatif sederhana Memberikan umpan balik segera Off the record Komunikasi Tertulis Lebih formal (resmi) Efektif untuk gagasan yang relatif kompleks Memberikan umpan balik yang tertunda Ada catatan resmi Efektif kalau mencan respons yang Efektif kalau mencari respons yang tertunda cepat dan emosional Sumber B. Adler, George Rodman, Understanding Human Communication, — :-Ronald I Second Edition, hal 249 Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 20 Teori–teori Komunikasi Organisasi KEGIATAN BELAJAR 3 Beberapa Pendekatan dalam Komunikasi Organisasi S osiolog Amitai Etzioni mengatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi. Kita dilahirkan dalam organisasi dan dididik dalam suatu organisasi pula serta sebagian benar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi. Dalam Kegiatan Belajar 3 ini, kita akan mempelajari beberapa pendekatan yang berhubungan dengan pelaksanaan komunikasi dalam suatu organisasi. Pendekatan-pendekatan tersebut meliputi struktur dan fiingsi organisasi; hubungan manusiawi (human relations); komunikasi sebagai proses pengorganisasian serta pendekatan organisasi sebagai kultur. A. PENDEKATAN STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI Teori pertama yang memiliki keterkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalkan oleh Max Weber, seorang teoritisi terkenal sepanjang zaman. la mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan. Intl dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan legitimasi. Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain. la juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas), yaitu otoritas tradisional, otoritas birokratik (rasional-legal) dan otoritas karismatik. Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagai sesuatu yang sudah pastas atau sudah benar menurut ukuran tradisi. Sedangkan kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasaan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi. Dan kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang. Selain itu, Weber juga mengemukakan pandangannya mengenai enam prinsip birokrasi yang terdiri dari: Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 21 Teori–teori Komunikasi Organisasi 1 . bi r o k r asi di da sar k an pads a tur an -a t ur an ya ng me mu n gki nk an diselesaikannya suave persoalan; 2. birokrasi mengenai pembagian secara sistematis terhadap tenaga kerja. Setiap tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefinisikan secara jelas; 3. esensi dari birokrasi adalah adanya penjenjangan (hierarki); 4. pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka; 5. birokrasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan sumber sumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya; 6. birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi. Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah teori sistem. Salah satu teoritisinya adalah Chester Barnard yang merupakan Presiders dari Bell Telephone Company di New Jersey, Amerika Serikat. Barnard mengungkapkan sebuah tesis, bahwa organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerja sama antar manusia, dan bahwa kerja sama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi. Selain itu, kita juga dapat menyimak karya Daniel Katz dan Robert Kahn yang mengatakan bahwa sebagai suatu sistem sosial, organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap dalam keadaan terkendali. Dengan perkataan lain, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskannya menomor-duakan kebutuhan individu-individu. B. P E N D E K A T A N H U B U N G A N M A N U S I A W I ( H U M A N RELATIONS) Dalam banyak hal, pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia dipandang sebagai variabel dalam suatu pengertian yang lebih luas. Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengalahkan perkembangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang-ulang. Atau dalam bahasa Agrys, ketika kompetensi teknis tinggi, maka kompetensi antarpribadi dikurangi. Oleh karena itu, munculnya pendekatan human relations ini merupakan kritik terhadap perspektif struktural fungsional. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 22 Teori–teori Komunikasi Organisasi Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan human relations, yaitu: 1. produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan faktor psikologis; 2. seluruh imbalan yang bersifat non-ekonomis, sangat penting dalam mernotivasi para karyawan; 3. karyawan biasanya memberikan reaksi terhadap suatu persoalan, lebih sebagai anggota kelompok daripada individu; 4. kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dan mencakup aspek-aspek formal dan informal; 5. penganut aliran human relations menganggap komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan. Teori mengenai human relations lebih terperinci, dikemukakan oleh Rensis Likert dan dikenal dengan Hama Empat Sistem Likert, yaitu sistem exploitative authoritative; sistem benevolent-authoritative; sistem consultative dan sistem participative management. Sistem yang pertama, exploitative authoritative, pimpinan menggunakan kekuasaan dengan Langan besi. Keputusan yang dibuat oleh pimpinan tidak memanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari para bawahannya. Sedangkan sistem kedua, benevolent authoritative, hampir sama dengan sistem yang pertama. Perbedaannya, pada sistem yang kedua, pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para karyawan. Pada sistem yang ketiga, consultative, pimpinan masih memegang kendali, namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawah. Dan sistem yang keempat, participative management, mernberi kesempatan kepada para karyawan untuk berpartisipasi penuh dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini mengarahkan para bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi bekerja yang lebih baik. C. PENDEKATAN KOMUNIKASI SEBAGAI SUATU PROSES PENGORGANISASIAN Salah satu gagasan paling penting dalam referensi tentang komunikasi organisasi adalah, bahwa komunikasi bukan semata -mata sesuatu yang dilakukan oleh para anggota organisasi, bukan pula merupakan alai untuk menyelesaikan suatu persoalan. Namun, komunikasi itu sendiri lebih dipandang sebagai suatu proses pengorganisasian. Dalam bahasan ini, kita akan menyimak dua teori yang dikemukakan oleh Carl Weick dan Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 23 Teori–teori Komunikasi Organisasi Marshall Scott Poole mengenai teori pengorganisasian, Berta teori strukturasi dalam organisasi yang merupakan basil pemikiran Robert D. McPhee. Teori pengorganisasian memandang organisasi bukan sebagai struktur atau kesatuan, tetapi suatu aktivitas. Oleh karena itu, lebih sesuai untuk disebut seba gai 'pengorganisasian' dari organisasi, sebab organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terusmenerus dilaksanakan. Jadi ketika sekelompok orang melakukan apa yang mereka lakukan, dalam arti aktivitas mereka menciptakan organisasi, maka pengorganisasian dilakukan secara berkesinambungan. Esensi dari setiap organisasi adalah bahwa orang bertindak atau beraksi dalam suatu Cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait. Dalam deskripsi yang konkret, perilaku seseorang bergantung pada perilaku orang lain. Ukuran dasar dari perilaku yang saling terkait tersebut adalah, bahwa komunikasi inernainkan peran di antara orang-orang dalam or ganisasi. Jadi aktivitas pengorganisasian terdiri dari interaksi ganda', yaitu suatu tindakan yang diikuti oleh suatu respons dan kemudian tindakan penyesuaian oleh orang pertama. Contoh: seorang pimpinan meminta sekretarisnya untuk melakukan sesuatu (aksi). Ka rena belum paham, sekretaris meminta penjelasan kepada pimpinann~a (interaksi), dan pimpinan tersebut menjelaskan kembali perintahnya tersebut (interaksi ganda). Weick sangat meyakini bahwa seluruh aktivitas pengorganisasian adalah interaksi ganda, karena dari aktivitas seperti yang dicontohkan di atas, suatu organisasi dibangun. Pemikiran strukturasi dalam organisasi yang dikemukakan Poole dan McPhee, dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu. Komunikasi tersebut terjadi dalam tiga tempat atau pusat-ousat dari strukturasi, yaitu konsepsi, implementasi dan penerimaan (reception). Pertania adalah tempat dari `konsepsi' yang meliputi seluruh bagian dari kehidupan organisasi di many orang-orang membuat berba gai keputusan dan pilihan. Contoh: ketika sebuah panitia yang dibentuk oleh pimpinan universitas memutuskan untuk mendirikan sebuah jurusan baru di lingkungan universitas tersebut, maka alur komunikasi selanjutnya dalam fakultas tersebut akan 'distrukturkan' oleh keputusan yang telah dibuat tersebut. Tempat yang kedua dari strukturasi organisasi adalah 'implementasi', yaitu kodifikasi formal dan pemberitahuan mengenai berbagai keputusan dan pilihan. Contoh: sekali keputusan telah diambil untuk mendirikan jurusan baru, maka pimpinan universitas akan mengeluarkan memorandum resmi kepada fakultas yang memberitahukan adanya perubahan. Pemberitahuan resmi itu Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 24 Teori–teori Komunikasi Organisasi sendiri akan berguna untuk mempertegas struktur organisasi tersebut di masa mendatang. Strukturasi yang ketiga terjadi di tempat penerimaan (reception), yaitu ketika para anggota kelompok bertindak dengan menyesuaikan diri kepada keputusan-keputusan organisasi. Dalam uraian yang lebih konkret, setelah diambil keputusan untuk mendirikan jurusan baru, maka akan diangkat seorang ketua jurusan dan karenanya alur komunikasi dalam fakultas akan mengalami perubahan. Meskipun setiap orang dalam suatu organisasi dapat berpartisipasi pada setiap atau keseluruhan dari ketiga tempat tersebut, nam un strukturasi cenderung untuk dikhususkan. Artinya, manajemen tingkat tinggi biasanya terlibat dalam komunikasi konseptual, personal staf melaksanakan pekerjaan implementasi dan karyawan pada umumnya berpartisipasi dalam penerimaan atau reception. D. PENDEKATAN ORGANISASI SEBAGAI KULTUR Ketiga pendekatan yang telah diuraikan di atas, memandang organisasi sebagai struktur togas, dalam arti bahwa organisasi selalu berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan. Pada bahasan terakhir kita akan melihat suatu pandangan yang agak berbeda, yaitu organisasi sebagai kultur, dalam arti bahwa organisasi jugs merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya. Secara khusus kita akan mempelajari teori kultur organisasi sebagai suatu penampilan (performance) sebagaimana dikemukakan oleh Michael Pacanowsky dan Nick O'Donnell-Trujillo. Menurut Pacanowsky dan Trujillo, ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu ritual, hasrat (passion), sosialitas, politik organisasi dan enkulturasi. Ritual merupakan suatu penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktivitas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin. Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting, kar ena secara tetap akan memper bar ui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 25 Teori–teori Komunikasi Organisasi Missing Text Kategori penampilan ini ketiga akan dari penampilan memperkuat suatu adalah `sosialitas'. pengertian bersarna Bentuk mengenai kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti tata susila dan sopan santun. Aspek lain dari sosialitas ini adalah privacy, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi. Pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik merupakan wujud dari privacy tersebut. Politik organisasi merupakan bentuk penampilan yang keempat. Bentuk penampilan tersebut menciptakan dan memperkuat minas terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kekuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar-menawar (bargaining power) dan sebagainya. Kategori terakhir dari penampilan adalah 'enkulturasi' atau proses mengajarkan budaya kepada Para anggota organisasi. Contoh bentuk penampilan ini adalah learning the ropes yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu, Meskipun hal tersebut dapat dilakukan melalui instruksi secara langsung, namun sering kali jenis belajar semacam ini terjadi ketika orang berbicara mengenai sesuatu yang terjadi, dalam upaya untuk membantu orang lain belajar mengartikan suatu kejadian tertentu. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 26 Teori–teori Komunikasi Organisasi KEGIATAN BELAJAR 4 Teori Integratif dalam Komunikasi Organisasi T eori sistem dalam komunikasi organisasi biasanya dipandang pula sebagai struktural-fungsionalisme, seperti yang telah sedikit dibahas pada bagian awal Kegiatan Belajar 3. Berangkat dari kerangka pikir klasik yang dikemukakan oleh Weber mengenai struktur dan fungsi organisasi, teoriteori sistem yang antara lain dikemukakan oleh Chester Barnard, Daniel Katz dan Robert Kahn, Herbert Simon dan James March, dianggap telah memberikan semacam otot dan daging bagi kerangka yang telah disusun oleh Weber. Teori-teori sistem yang mereka kemukakan telah memberikan lebih' banyak substansi, kompleksitas, dan reliabilitas mengenai organisasi daripada yang dilakukan oleh aliran klasik. Pada bagian berikut kita akan membahas lebih lanjut suatu pendekatan sistem yang menekankan pada proses integratif dari konsep-konsep sistem. A. TEORI INTEGRATIF Teori yang dikemukakan oleh Richard Farace, Peter Monge, dan Hamish Russel ini menunjukkan suatu pandangan umum yang sangat menarik mengenai konsep-konsep sistem dari organisasi. karya mereka merupakan integrasi dari berbagai gagasan terbaik ke dalam suatu bentuk yang secara internal telah memberikan suatu sintesis mengenai pandangan sistem. Sebagai tambahan, karya mereka jUga menyatukan sejumlah besar pemikiran yang didasarkan atas penelitian, dan terakhir mereka menempa tkan komunikasi sebagai pusat dari struktur organisasi. Mereka mendefinisikan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang setidaknya terdiri dari dua orang (atau lebih), ada saling ketergantungan, input, proses dan output. Kelompok ini berkomunikasi dan bek erja sama untuk menghasilkan suatu hasil akhir dengan menggunakan energi, informasi, dan bahan-bahan lain dari lingkungan. Salah satu sumber daya penting dalam organisasi adalah informasi. Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar, Farace dan rekannya Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 27 Teori–teori Komunikasi Organisasi mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi ke t i dak pastian. Ketika orang mampu untuk memperkirakan pola-pola terjadi dalam aliran tugas yang terjadi dalam aliran tugas dan h u b u n g a n - h u b u n g a n n y a , maka k e t i d akpastian diperoleh. dapat Komunikasi dikurangi sendiri, dan sebagian informasi merupakan berhasil pengurangan ketidakpastian melalui informasi, pencygunaan 'bentUk-bentuk simbolis' umum karena komunikasi mencakup yang saling dimengerti oleh para partisipannya. Dalam teorinya mereka mengemukakan dua bentuk komunikasi- komunikasi yang mengemukakan dengan dua bentuk informasi. Pertama adalah informasi absolut' yang terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan- pengetahuan yang ada dalam sistem. Jadi keseluruhan informasi yang dikomunikasikan d alam suatu organisasi adalah komunikasi absolut. Sebaliknya informasi yang didistribusikan adalah info r m a si d i s e ba r k a n m el al u i o r g a ni s as i . K en y a t a a ba h wa yang i nf o rmasi t el a h ada dalam suatu organisasi tidak menjamin bahwa informasi tersebut cukup diko munikasik an i nfo r m a s i absolute di dalam berkaitan si stem. dengan Per tanyaan apa mengena i Yang diketahui s e d a n g k a n pertanyaan mengenai distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya. Implikasi praktis dari perbedaan teoritis ini adalah bahwa kegagalan dalam kebijakan kegagalan manajer untuk distribusi mengenali informasi kelompok disebabkan mana yang oleh perlu mengetahui suatu hal tertentu atau kesalahan untuk men gar ahkan di mana sehar usnya k elompok -kelompok tersebut dapat memperoleh komunikasi organisasi informasi yang mereka butuhkan. Kerangka structural fungsional bagi terletak pada tiga dimensi analisis. Pertama adalah terdiri atas empat organisasional, sublevel: dalam i ndivi dual, suatu prinsip ` system dyadic, hierarki level' yang kel ompok, sistem. dan Individu berkomunikasi satu dengan yang yang lain dalam d y a d ; b e b e r a p a d y a d berkerumun sebagai bersama-sama suatu kelompok-k elo mpok ke keseluruhan yang sal i ng dalam adalah berkelompok. suatu ber hubungan O r g anisasi sistem dan dari mem bentuk suatu jar i ngan k er ja makro. Pada setiap level ana lisis, kita dapat mengam ati fungsif u n g s i komunikasi yang sekaligus juga merupakan dimensi analisis yang kedua. Di antara berbagai fungsi komunikasi yang ada, Farace menekankan pada tiga fungsi, yaitu produksi, inovasi, da n pemeliharaan. Produksi mengacu pada pengarahan, koordinasi dan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Inovasi membangkitkan atau mendorong perubahan dan gagasan barn dalam sistem. Sedangkan Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 28 Teori–teori Komunikasi Organisasi pemeliharaan diartikan untuk melindungi nilai -nilai individual dan hubungan antarpribadi yang dibutuhkan untuk mempertahankan system. Dimensi ketika adalah struktur. Jika fungsi berkaitan dengan isi pesan, maka struktur berkaitan dengan tumbuhnya pola -pola atau aturan-aturan dalam penyampaian pesan. Pada setiap level o rganisasi (individual, dyadic, kelompok, dan organisasional) kita dapat meneliti cara-cara bagaimana distrukturkan. terperinci komunikasi Selanjutnya, masing-masing dapat Farace dari berfungsi mengemukakan keempat level dan secara pengorganisasian. Tetapi, pada bagian berikut kita hanya akan membahas l e v e l i n d i v i d u , d y a d , d a n k e l o m p o k s e c a r a r i n g k a s , s e k e d a r u n t u k memperoleh gambaran umum sebagai latar belakang. Oleh karn a fokus perhatian Farace lebih kepada jaringan kerja makro, seb agai kontribusi terpenting teori ini, maka kita akan lebih banyak memusatkan perhatian pada masalah tersebut. Konsep kunci yang berhubungan dengan komunikasi individual dalam organisasi adalah 'beban' (load). Beban/muatan komunikasi adalah tingkatan dan kompleksitas dari masukan informasi terhadap seseorang. Tingkatan a d a l a h k u a n t i t a s d a r i m a s u k a n s e p e r t i p e s a n p e s a n a t a u p e r m i n t a a n permintaan, sedangkan kompleksitas adalah jumlah faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam memproses informasi. Ada dua lingkup persoalan berkaitan dengan muatan tersebut, yaitu underload dan overload. Underload terjadi ketika aliran pesan kepada seseorang berada di bawah kapasitas orang tersebut untuk memprosesnya. Overload terjadi ketika muatan melampaui kapasitas seseorang. S e m e n t ar a p en g e r t i a n m e n g e n ai l oa d , un d erl oad , dan o v er lo ad berhubungan secara optimal dengan komunikasi yang diterima oleh individu tunggal, sehi ngga ko nsep ini juga dapat di terapkan pada sel ur uh l evel lainnya, termasuk dyadic, kelompok, dan o r g a n i s a s i o n a l . J a d i , a d a kemungkinan suatu keseluruhan organisasi dapat menjadi underloaded atau overloaded. Konsep kunci yang dapat diterapkan pada level dyad adalah aturanaturan (rules). Para anggota dyad saling berhubungan sesuai dengan polapola harapan/tuntutan, di camping aturah -aturan eksplisit, maupiin iffiplis'it u n tuk b er ko m uni ka si . At ur a n - at ur an i ni se car a e ksp l i si t d an i mp l i ci t menunjukkan kebijakan komunikasi dari organisasi. Isinya mengajarkan pada a n g g o t a o r g a n i s a s i b a g a i m a n a h a r u s b e r k o m u n i k a s i , k a p a n h a r u s berkomunikasi, kepada siapa harus berkomunikasi, Bacaan Kuliah dan hal -hal yang harus dikomunikasikan. Teori Komunikasi Page 29 Teori–teori Komunikasi Organisasi Beberapa topik umum mengenai aturan -aturan tersebut antara lain meliputi siapa yang berinisiatif untuk berinteraksi, bagaimana memperlakukan penundaan, topik-topik apa yang dibicarakan dan bagaimana menyel eksi nya, bagai mana menangani per ubahan topik, bagaimana mengakhiri interaksi, dan seberapa sering komunikasi terjadi. Melalui kontak setiap hari antar anggota organisasi, individu individu dalam berinteraksi, berbagai dan kelompok berkomunikasi cenderung secara untuk bersama -sama. beker ja, Kenyataan menunjukkan bahwa struktur dari keseluruhan organisasi tergantung pada pengelompokan ini. Sejak orang bekerja bersama-sama dalam kelompok dan fungsi yang berbeda, maka muncul berbagai jenis kelompok yang berbeda dalarn suatu organisasi. Dan seseorang secara bersama dapat menjadi anggota dari beberapa kelompok sekaligus. Dengan menganalisis lebih jauh, kita harus menyadari bahwa organisasi terdiri dari banyak struktur (multiple structures). Misalnya: struktur dapat dibentuk berdasarkan hubungan tugas, hubungan kekuasaan, kesukaan dan sebagainya. Kita akan kembali pada struktur organisasional kemudian, namun sebelumnya kita akan melihat pada beberapa aspek dari berbagai kelompok individual. Kita menyadari bahwa kelompok -kelompok itu cenderung untuk memiliki struktur internal, yang menurut Farace dapat dibagi menjadi tiga. Pertama, struktur komunikasi; atau jaringan kerja mikro, yaitu pola -pola interaksi di dalarn k°Iompok. Pertanyaan yang muncul di sini adalah siapa berkomr iikasi dengan siapa di dalam kelompok? Jenis struktur kedua adalah struktur kekuasaan. Di sini pertanyaannya adalah siapa memiliki kekuasaan atas siapa? Jenis struktur ketiga yang ditekankan dalam teori ini adalah kepernimpinan. Struktur kepemimpinan berkaitan dengan distribusi peran di dalarn kelompok, terutama distribusi dari, peran-peran yang berhubungan dengan pengaruh antarpribadi dari para anggota kelompok. Kembali pada jaringan kerja makro, Farace mengemukakan bahwa jaringan kerja makro adalah suatu pola yang berulang-ulang dari transmisi informasi di antara kelompok-kelompok dalam suatu organisasi. Jenis-jenis jaringan kerja 'dapat terjadi dalam suatu organisasi, clan masing-masing mempunyai fungsi tersendiri bagi organisasi. Mungkin jaringan kerja yang biasanya mudah dipahami adalah label atau diagram susunan organisasi formal, yang menjabarkan jaringan tugas. Meskipun demikian terjadi pula sejumlah jaringan tidak resmi atau informal networks, di mana setiap jaringan aringan terdiri dari dua bagian pokok yaitu: para anggota dan rantai/pertautan/kaitan yang menghubungkannya. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 30 Teori–teori Komunikasi Organisasi Rantai (links) ditandai oleh lima sifat. Pertama adalah 'simetri' atau tingkat yang menghubungkan para anggota, umumnya berupa suatu rantai interaksi atas dasar keseimbangan/kesejajaran . Dalam suatu hubungan yang simetris, para anggota memberi dan rnencrima informasi secara seimbang. Sedangkan rantai yang asimetris sifatnya searah, artinya memisahkan secara tegas pengirim dan penerima informasi. Ciri kedua adalah 'kekuatan' (strength) yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat dari pada orang yang jarang berkomunikasi. Sifat ketiga adalah 'resiprositas' (timbal-balik), yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka, jika seseorang merasa yakin bahwa dia sering berkomunikasi dengan orang lain, tetapi orang lain menyangkalnya, maka rantai hubungannya tidak resiprokal. Ciri keempat adalah `i si ' (content) yang mer upakan es ensi dari i nteraksi . H al i ni menyangkut apakah ko munikasi yang dilakukan ter utama mengenai pekerjaan, masalah social, atau materi lainnya. Dengan mengamati isi dari berbagai rantai dalam suatu jaringan, kita dapat mengenai fungsi keseluruhan dari jaringan. Sifat kelima adalah 'cara' (mode), di sini pertanyaannya adalah bagaimana komunikasi dapat dicapai clan melalui saluran apa. Caranya dapat berupa pembicaraan langsung, pertemuan kelompok, atau komunikasi melalui surat/telepon. S uatu jari ngan terdiri dari anggo ta -anggo ta yang bersama sama dihubungkan dalam berbagai cara untuk berbagi informasi. Untuk memahami suatu jaringan, kita harus memperhatikan pula beberapa faktor tambahan. Para anggota organisasi memiliki peran-peran yang berbeda dalam jaringan. Salah satu peran tersebut adalah isolasi/terpencil. Orang yang termasuk dalam kategori isolasi tidak memiliki rantai hubungan dengan anggota jaringan lainnya. Dari mereka yang B aling berhubungan satu sama lain, beberapa di antaranya berkerumun menjadi kelompok -kelompok. Dalam pengertian jaringan, kelompok ditandai oleh empat kriteria, yaitu: 1. lebih dari separuh aktivitas komunikasi yang dilakukan kelompok berada di dalam kelompok; 2. setiap individu harus dikaitkan dengan individu lain dalam kelompok, 3. kelompok tidak akan hancur oleh keluarnya satu orang atau rusaknya satu rantai hubungan; 4. kelompok harus memiliki minimal tiga anggota. Keempat kriteria di atas akan rnembuat kelompok relatif stabil J adi suatu jari ngan adal ah suatu rangkaian kelompok - kelo mpo k dan anggota-anggota yang saling berkaitan. Dua peran lain Bacaan Kuliah Teori Komunikasi Page 31 Teori–teori Komunikasi Organisasi yang juga penting dalam struktur jaringan adalah peran 'penghubung' (liaison) dan jembatan' (bridge). Bridge adalah anggota kelompok yang juga berhubungan dengan kelompok lainnya. Sementara liaison bukan anggota dari kelompok mana pun, meskipun dia menghubungkan dua kelompok atau lebih. Gambar 4.1 menunjukkan aspek-aspek dari struktur jaringan, yang memberikan suatu logika untuk mengamati struktur dan fungsi organisasi dalam pengertian komunikasi. Gambar 4.1 Kelompok : Kelompok 1-4, 5, 6, 7, 8 Kelompok 2-9,10,11,12 Kelompok 3-14,15,16,17,18 Bacaan Kuliah Bridge-5, 9 Liaison-13 Liaison-19 Tunggal-1 Dyad-2,3 Teori Komunikasi Page 32
