Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, Karena

5. communication
Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer,
Karena :
1. Merupakan proses untuk melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen :
•
Informasi dikomunikasikan untuk dasar pembuatan rencana
• Rencana dikomunikasikan untuk dilaksanakan
• Pengorganisasian dikomunikasikan melalui job description
• Pengarahan dikomunikasikan untuk motivasi
• Pengawasan dikomunikasikan untuk membuat laporan
Manajer bekerja tidak dalam isolasi, harus :
• Melaksanakan fungsinya
• Interaksi
• Komunikasi dengan pihak lain
2. Merupakan kegiatan yang memerlukan
Banyak waktu manajer :
a. Aktivitas :
Menulis, membuat laporan, surat, memmo dll
B. Cara komunikasi :
Tilpon, tatap muka dll
C. Sasaran :
Bawahan, sejawat, atasan, rekanan/klien
Elemen dalam proses komunikasi (kottler, 1988)
message
sender
encoding
decoding
receiver
media
noise
feedback
Message :
•Bentuk fisik
Pengkodean :
•Ucapan,tulisan,gerakan
•Inisiatif
•Kata,huruf,
komunikasi
•Pesan sama :pengertian
angka,gerakan, berbeda
•Sumber
simbol
•Effektif :
•Ada
1.Attention
•Kesamaan
kebutuhan,kein pengertian
2.Understanding
ginan,informasi
3.Acceptance
4.Action
•Media : kertas,udara
Sender
Response
Penafsiran kode :
Penerima :
•Latar belakang
•Satu orang
•Interpretasi
•> 1 :
pengumuman
•Harapan
•Kesamaan
pengertian dgn
pengirim
Arah komunikasi
1. Satu arah
sender berkomunikasi tanpa mengharapkan atau meminta
‘feed-back’ dari receiver. Mis. Kebijakan pimpinan
2. Dua arah
terjadi apabila receiver dapat memberikan umpan balik
dari penerima (receiver). Mis. Ajakan kepada bawahan untuk
diskusi
Hasil penelitian Harold leavitt & Mueller
1. Komunikasi satu arah lebih menghemat waktu dibanding
dua arah
2.Kom. Dua arah lebih tepat daripada satu arah,
karena ada umpan Balik untuk memperjelas komunikasinya
3. Receiver lebih yakin pada pengertian dan pengetahuannya
Tentang Pesan yang diterima dalam komunikasi dua arah
4. Sender akan mudah diserang dalam kom. Dua arah
karena receiver Dapat menunjukkan
kelemahan dan kesalahan sender
5. Komunikasi satu arah kelihatan lebih tegas dan teratur
Dalam hal-hal tertentu, komunikasi satu arah
Lebih sesuai dengan situasi sbb. :
1. Jika kecepatan komunikasi harus diutamakan
2. Jika ketepatan penerimaan lebih diutamakan
3. Jika kewibawaan perlu dijaga
4. Jika keteraturan lebih dipentingkan seperti dalam rapat umum
Hambatan dalam Komunikasi (Duncan) :
1. Experience by –pass
2. Use of technical terms
3. Media selection
4. Environmental distortion
5. Abstract nature of words
6. Status
7. Resistance to change
Cara mengatasi Hambatan dalam Komunikasi
(Sayless & Strauss) :
1. Umpan balik
2. Komunikasi tatap muka
3. Peka thd dunia penerima pesan
4. Hati-hati dengan pengertian simbul
5. Gunakan bahasa yang langsung dan sederhana
6. Pengutaraan yang tepat
Bentuk komunikasi (duncan)
dalam buku “ organizational behavior “ :
1. Verbal (lisan)
2. Non-verbal (tulisan, gerakan dll)
a. Kinesics
cara berkomunikasi dalam bentuk gerakan badan, gerakan tangan,ekspresi muka dll.
Berguna untuk mengecek tingkat penerimaan seseorang
b. Proxemics
Cara berkomunikasi yang tandanya adalah bagaimana pihak-pihak yg berkomunikasi
menempatkan diri secara fisik dalam suatu komunikasi
c. Chronemics
menunjukkan perilaku komunikasi berdasarkan lama atau tidaknya
terputus suatu komunikasi lisan. Misalnya apabila komunikasiberkesinambungan
maka indikasi komunikasi menarik bagi keduabelah pihak
d. Oculesics
gerakan mata, misalnya betapa penting gerakan mata pada
permainan poker
e. Physical appearance
tampilan fisik, misalnya kita sering menilai seseorang dari cara
berpakaian.
Komunikasi dalam organisasi
Penyampaian pesan dari satu individu ke individu lainnya
Dalam bentuk yang dapat diterima
Menurut Raymond V. Lesikan dalam buku “ a general semantics
Approach to communication barriers organization “
Faktor khusus yang mempengaruhi effektivitas komunikasi
Dalam organisasi :
1. Saluran komunikasi formal
2. Struktur organisasi
3. Spesialisasi pekerjaan
4. Pemilihan informasi
•
1. Saluran komunikasi formal
• Saluran meluas jika organisasi berkembang
Komunikasi yang effektif sulit diperoleh dalam organisasi yang besar
• Saluran formal dapat menghambat aliran informasi
• Keuntungan : pimpinan tidak kebanjiran masalah
• Kelemahan : pimpinan tidak selalu memperoleh informasi
Yang diperlukan/informasi benar
2. Struktur organisasi
Status dan wewenang dapat menentukan pihak yang
Berkomunikasi serta materi komunikasinya
3. Spesialisasi pekerjaan
Istilah,bahasa,pekerjaan,tujuan,kebiasaan yang sama
Akan mempermudah komunikasi
4. Pemilihan informasi
Pihak yang memiliki informasi dan pengetahuan khusus akan
Memiliki wewenang yang tidak dimiliki pihak lain
Misalnya : montir
Dimensi vertikal
Komunikasi dari atas ke bawah
dan sebaliknya ~ struktur organisasi
3 dimensi proses
Komunikasi
Organisasi
formal
•
Dimensi horizontal
Pertukaran informasi antara pejabat
Yg memiliki kedudukan sama
• Untuk koordinasi
• Tertulis atau lisan
Dimensi luar organisasi
• Timbul karena organisasi tidak dapat
Hidup ‘menyendiri’
• Tidak mengikuti sistem status organisasi
Seperti diatas
Jaringan komunikasi organisasi
C
A
B
E
B
A
D
B
D
lingkaran
B hanya dapat dgn
A dan c.;
Prosedur
Birokrasi kantor
A
E
rantai
A, e melapor ke
Ka.bag masing2
Selanjutnya
Melapor ke
direktur
E
Huruf Y
Surat diterima E,
Disortir d dan
Didistribusi
Oleh C
Pada bagian
Sekertariat/
ekspedisi
B
C
C
D
C
A
D
E
bintang
C dapat berkomunikasi langsung dgn
A,b,d,e
Pada hub.antar
Salesman dgn
Manajer distriknya
Komunikasi ke bawah, maksud :
1. Petunjuk
2. Informasi
3. Pengarahan
4. Perintah
5. Penilaian kepada bawahan
Komunikasi keatas, maksud :
1. Laporan kemajuan
2. saran
3. penjelasan
4. Permohonan bantuan atau keputusan
Komunikasi informal
Biasa terjadi dalam bentuk desas-desus (grapevine)
Desas-desus umumnya memiliki kelompok-kelompok atau jaringan
Sendiri-sendiri
Fungsi desas-desus ini terutama dalam hubungan sosial, tapi sering
Juga dipakai dalam hubungan pekerjaan, lebih cepat daripada melalui
Saluran formal
Manajer dapat menggunakannya dengan informasi yang sengaja
“dibocorkan”
disaring
Komunikasi
vertikal
disesuaikan
Kebawah
• Disengaja
• Tidak jujur
ditahan
Masalah !!
Keatas
(disembunyikan)
E
Komunikasi informal
I
C
G
F
E
H
B
F
A
D
E
Saluran
tunggal
Kemungkinan/
random
H
C
B
A
G
D
C
B
D
I
A
J
C
D
B
Kabar
angin
A
F
kelompok
G
E
Arah komunikasi
1. Satu arah
sender berkomunikasi tanpa mengharapkan atau meminta
‘feed-back’ dari receiver. Mis. Kebijakan pimpinan
2. Dua arah
terjadi apabila receiver dapat memberikan umpan balik
dari penerima (receiver). Mis. Ajakan kepada bawahan untuk
diskusi
Effektivitas organisasi formal :
1. Prinsip kesatuan sasaran
Effektif apabila struktur memungkinkan sumbangan dari tiap individu
Dalam pencapaian sasaran perusahaan
2. Prinsip efisiensi
Biaya satuan bahan; kepuasan kelompok/perseorangan
Peran manajer :
a. Interpersonal role (peran antar pribadi)
b. Informational role (peran informasi)
c. Decisional role (peran keputusan)
Komunikasi sebagai proses :
Mengandung 3 unsur, yaitu :
1.Komunikasi melibatkan unsur
2. Komunikasi meliputi pertukaran arti
(shared meaning)
3. Komunikasi adalah simbolis