manajemen arsip dinamis

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS (MANAJEMEN REKOD)
Rekod (records) adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping
(byproduct) kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka
menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan
fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan
menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Salah satu definisi rekod berbunyi sebagai
berikut:
“All recorded information, regardless of media or characteristics, made or received
and maintained by an organization or institution in pursuance of its legal obligation or
in transaction of its business.” (Semua informasi terekam, apapun media atau
karakteristiknya, yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau
lembaga/instansi dalam menjalankan kewajibannya menurut hukum atau
pelaksanaan kegiatan bisnisnya)
Ditinjau dari bentuk atau format fisiknya rekod bisa berbentuk lembar kertas diisi
dengan tulisan tangan, teks yang diketik, dicetak, print-out, gambar, cetak biru,
peta, foto, rekaman audio dan video, film, mikrofilm, pita magnetik, dan dokumen
elektronik.
Rekod merupakan alat dasar manajemen. Manajemen adalah: “the process of using
an organization’s resources to achieve specific goals through the functions of
planning, organizing, leading and controlling.” Fungsi dasar manajemen adalah:
membuat rencana, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi.
Untuk
melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date,
dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat. Seperti
sudah dikemukakan di atas, rekod tercipta sebagai hasil samping suatu kegiatan,
maka mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang sedang dilakukan
atau pernah dilakukan suatu organisasi. Informasi ini bisa berupa informasi tentang
kegiatan pokok organisasi maupun kegiatan penunjang, misalnya informasi tentang
proses dan hasil produksi, pemasaran, pembiayaan, aset perusahaan,
kepegawaian, dlsb. Data dan informasi ini sangat penting bagi manajemen
perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai keperluan: untuk pengetahuan,
perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan. Keputusan lazimnya hasil
akhir dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan selalu diupayakan agar alternatif
yang dipilih adalah yang paling kecil risikonya tetapi paling besar keuntungan atau
manfaatnya. Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus
didasarkan atas informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari rekod
yang relevan. Sebagai contoh, manajer produksi pada suatu perusahaan
mempunyai tugas pokok a.l. perencanaan dan pengendalian produksi. Untuk
menyusun rencana produksi yang efektif diperlukan data dan informasi tentang
misalnya biaya produksi, baik biaya untuk tenaga kerja, bahan baku dan penunjang,
biaya peralatan, perawatan, dan sebagainya. Dalam perencanaan produksi harus
diusahakan agar produksi berlangsung dengan efisien dan ekonomis. Maka
dibutuhkan informasi yang dapat diandalkan mengenai semua unsur biaya operasi
seperti
sumber
daya
manusia,
modal,
bahan,
mesin.
Contoh lain ialah bidang kepegawaian. Manajer bagian kepegawaian atau sumber
daya manusia dalam rangka perencanaan dan distribusi sumber daya manusia,
kebijaksanaan seperti kepangkatan, penggajian, dan remunerasi lain, memerlukan
rekod berisi data lengkap dan akurat. Demikian pula pada tahap pengawasan .
Pemeriksaan keuangan (audit) bertujuan untuk meneliti data perhitungan keuangan
untuk menilai administrasi akunting dan mengadakan evaluasi terhadap praktek
manajemen serta hasilnya. Rekod berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan
untuk melakukan pengawasan. Sedangkan lewat pengawasan keuangan para
manajer dapat mengarahkan pengeluaran biaya sebijaksana mungkin.
Contoh-contoh diatas menunjukkan bahwa rekod yang lengkap dan tertata dengan
baik sangat vital bagi manajemen. Oleh sebab itu ada berbagai perumpamaan
yang menggambarkan betapa pentingnya rekod, misalnya: “Rekod adalah bagaikan
minyak pelumas roda organisasi”.
Rekod berfungsi sebagai ‘memori’ suatu perusahaan. Rekod mendokumentasikan
informasi yang diperlukan untuk kegiatan operasional suatu perusahaan. Misalnya:
kebijaksanaan manajemen dikembangkan dan direkam untuk memberikan garis
besar haluan pelaksanaan bisnis. Setiap departemen (misalnya, keuangan,
pemasaran, akuntansi, dan sumber daya manusia) melandaskan seluruh metode
operasionalnya pada rekod. Biasanya rekod digunakan dan disimpan karena rekod
tersebut memiliki satu atau lebih nilai guna bagi perusahaan:
1. Nilai administratif.
Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup
perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan
bagan struktur organisasi.
2. Nilai fiskal.
Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini
maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional
atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi
keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan
pendapatan atau penghasilan.
3. Nilai hukum.
Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial
yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, serifikat atau dokumen lain yang
membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar
perusahaan.
4. Nilai historis.
Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian
haluan tahun demi tahun. Notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen
kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi. Di samping itu, nilai
banyak rekod bertambah dengan berlalunya waktu. Kopi asli Declaration of
Independence dan Gettysburgh Address adalah contoh terkenal, seperti juga
gambar asli mobil Model T dari Ford.
Contoh diatas semuanya dari dunia atau lingkungan organisasi, badan korporasi,
bisnis. Bagaimana jika dikaitkan dengan kehidupan pribadi seorang individu seperti
anda? Mengapa anda menyimpan ijazah, akte kelahiran, STNK (Surat Tanda
Nomor Kendaraan Bermotor), atau surat hutang (surat janji pembayaran hutang)
yang memungkinkan anda membiayai studi anda di perguruan tinggi? Jawabannya
sederhana saja: Di dalam dunia kompleks masa kini, orang tidak bisa hidup tanpa
rekod. Semua anggota masyarakat membutuhkan rekod karena rekod menyimpan
informasi yang diperlukan untuk segala urusan dalam kehidupan bermasyarakat.
Sebagai aset perusahaan atau jenis organisasi lain, rekod harus dikelola dengan
baik lewat manajemen rekod. Beberapa definisi manajemen rekod adalah:
“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau
penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan
temu kembali, hingga disposisi akhir”.
“Pengendalian sistematis dan ilmiah yang diterapkan pada seluruh informasi
terekam yang dibutuhkan suatu organisasi untuk melaksanakan usahanya.”
“Suatu sistem administratif yang digunakan suatu organisasi untuk mengendalikan
penciptaan, distribusi, filing, temu kembali, penyimpanan dan pemusnahan rekodrekod yang diciptakan atau diterima oleh organisasi bersangkutan dalam rangka
menjalankan bisnisnya."
Sebutan lain untuk rekod adalah arsip dinamis, sedangkan rekod yang tidak
digunakan lagi untuk menunjang kegiatan sehari-hari disebut arsip statis, atau arsip
saja. Sebutan yang berbeda ini terjadi karena asal usul kata: rekod berasal dari
records bahasa Inggris, sedangkan arsip berasal dari archief bahasa Belanda
(dynamisch archief dan statisch archief).
Rekod atau arsip dinamis ditinjau dari dari tingkat dan lingkup kepentingan dan
kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (active records, atau juga
disebut current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records).
Arsip dinamis aktif (biasanya disebut arsip aktif saja) adalah arsip yang frekuensi
kegunaannya untuk penyelenggaran bisnis atau urusan lain masih tinggi. Untuk
organisasi besar, misalnya perusahaan dengan banyak cabang dan bagian, atau
instansi yang membawahi berbagai departemen arsip aktif dikelola secara
desentralisasi. Karena masih sering digunakan sebagai berkas kerja maka paling
efisien apabila arsip aktif disimpan, dipelihara, dikelola, di unit kerja yang
memerlukannya untuk urusan sehari-hari. Maka dalam literatur berbahasa Inggris
current atau active records dirumuskan sebagai a record which is required constantly
for current use and must be maintained in office space and equipment. Pada
organisasi atau instansi kecil, dengan struktur organisasi sederhana, sedikit pegawai
dan rekod yang tidak besar jumlah dan jenisnya, rekod atau arsip aktif dapat
disimpan secara terpusat pada unit yang ditugaskan untuk mengelolanya.
Arsip inaktif atau inactive records adalah rekod yang tidak digunakan lagi sebagai
berkas kerja sehari-hari, tapi kadang-kadang masih diperlukan sebagai referensi
atau alasan non-operasional lain. Arsip inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara di
masing-masing unit kerja, tetapi disimpan secara terpusat pada suatu pusat arsip
atau records center. Pengaturan seperti ini juga lazim bagi organisasi yang
kompleks, pegawai banyak dan rekod berjumlah besar. Keuntungannya adalah
bahwa rekod aktif dan inaktif tidak tercampur, maka pengelolaannya lebih mudah.
Peralihan rekod dari aktif menjadi inaktif terjadi melalui suatu proses yang
tergantung dari kegunaan masing-masing rekod bagi kepentingan pelaksanaan
pekerjaan . Jangka waktu dari aktif ke inaktif sepenuhnya tergantung dari masih
perlu tidaknya rekod tsb. untuk penyelesaian suatu urusan di unit kerja, jadi
berbeda-beda. Ada yang lama berada pada tahap aktif, ada yang hanya untuk
periode singkat.
Arsip statis. Rekod atau arsip inaktif pada suatu ketika menurun nilai gunanya dan
sama sekali tidak dibutuhkan lagi. Saat itu harus diputuskan apakah rekod tersebut
akan: (1) dimusnahkan atau (2) disimpan selama-lamanya sebagai arsip permanen.
Penentuan musnah atau simpan permanen dilakukan melaui proses penilaian
(records appraisal). Arsip yang tidak tinggi nilai gunanya baik sebagai bahan
pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan lain, dimusnahkan.
Arsip dengan nilai informasi cukup tinggi dipertahankan dan disimpan dan
dilestarikan secara permanen, sebab berguna sebagai sumber sejarah, penelitian
dan sebagainya. Yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip permanen ini.
Dalam bahasa Inggris disebut archives, yakni: “The non-current records of an
organization or institution preserved because of their continuing value”.
Informasi yang terkandung dalam arsip (statis) beralih pada kegunaan yang lebih
luas. Manfaatnya bukan lagi sebagai sarana penunjang manajemen, melainkan
untuk manfaat dengan sifat lebih luas, yaitu penelitian dan pengetahuan bagi
masyarakat umum. Arsip statis sebab itu sifatnya terbuka. Maksudnya dapat dilihat,
dibaca, digunakan oleh semua kalangan atau individu yang memerlukannya. Hal ini
berbeda dengan rekod atau arsip aktif yang tidak terbuka bagi yang tidak berhak
atau berkepentingan. Namun kadang-kadang masih juga ada pembatasan tertentu,
misalnya karena alasan keamanan negara, arsip tertentu tidak bleh digunakan oleh
sembarang orang.
Adanya sebutan yang berbeda (rekod, manajemen rekod, arsip dinamis, manajemen
arsip dinamis) memang bisa membingungkan, terutama jika digunakan secara
kurang konsisten.
Records management: a key organizational function
Seperti sudah dijelaskan di atas, manajemen adalah “the process of using an
organization’s resources to achieve specific goals through the functions of planning,
organizing, leading and controlling.” Planning mencakup penetapan tujuan atau
sasaran dan metode yang perlu untuk mencapainya. Dengan mengingat tujuan
perusahaan, organizing dilakukan, yakni suatu langkah yang memerlukan
pengaturan tugas, orang, dan sumber daya lain yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan yang sudah ditetapkan pada tahap perencanaan. Leading mengacu ke
tindakan manajerial (seperti mengadakan pelatihan, supervisi, dan memotivasi) yang
mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dan terakhir, controlling berarti
mengukur sejauh mana tujuan telah tercapai. Karena untuk semua fungsi ini rekod
punya peran yang sangat penting, maka tidak berlebihan apabila manajemen rekod
disebut “a key organizational function”.
Siklus hidup rekod
Seorang manajer harus melihat seluruh aspek manajemen sebagai satu kesatuan.
Jadi ia harus memahami keempat fungsi manajemen yang sudah dibahas di atas,
dan bagaimana masing-masing fungsi saling terkait. Untuk manajemen rekod
tahap-tahap
atau
fase
siklus
hidup
rekod
perlu
dipahami.
Seperti tergambar pada gambar 1 – 3, siklus hidup rekod adalah rentang hidup
suatu rekod seperti tergambar dalam lima fase: penciptaan, distribusi, penggunaan,
pemeliharaan, dan disposisi akhir. Beginilah siklus berlangsung: Apabila ada suatu
surat dibuat, formulir diisi, pita tape direkam, suatu rekod telah tercipta. Rekod ini
lalu di-distribusi (dikirim) ke orang yang bertanggung jawab atas penggunaannya.
Rekod biasanya digunakan utuk pengambilan keputusan, untuk dokumentasi atau
referens, untuk menjawab pertanyaan, atau untuk memenuhi persyaratan hukum.
Ketika diputuskan untuk menyimpan rekod untuk digunakan lagi pada waktu lain,
rekod harus disimpan, ditemukan kembali dan dilindungi -- tiga langkah penting dari
fase pemeliharaan. Pada fase ini rekod harus disimpan (di-file), yang mencakup
langkah menyiapkan dan menempatkan rekod di tempat penyimpanan yang sesuai.
Sesudah rekod disimpan, ada permintaan untuk mencari rekod (menemukan
kembali dan mengeluarkan) dari tempat penyimpanan untuk digunakan. Saat rekod
yang telah dikeluarkan tidak dibutuhkan lagi untuk penggunaan aktif, rekod bisa
disimpan lagi dan dilindungi, dengan menggunakan peralatan yang cocok dan
tindakan pengamanan dengan pengaturan lingkungan dan pengawasan oleh
petugas. Fase pemeliharaan juga mencakup kegiatan seperti meng-update
informasi yang tersimpan dan memilah serta membuang rekod yang sudah
kadaluarsa yang tidak berguna lagi atau sudah ada pengganti yang lebih mutakhir.
Fase terakhir dari siklus hidup rekod adalah disposisi. Setelah periode waktu yang
telah ditetapkan sebelumnya lewat, rekod yang akan tetap disimpan dipindahkan
(transfer) ke tempat penyimpanan yang lebih murah di lokasi perusahaan, atau
dikirim ke fasilitas penyimpanan eksternal. Setelah jumlah tahun yang ditentukan
dalam jadual retensi (retention schedule) terpenuhi, maka rekod disingkirkan:
dimusnahkan atau dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen. Fasilitas tempat
rekod suatu organisasi dilestarikan karena punya kegunaan berkelanjutan atau nilai
historis disebut arsip.
Siklus hidup rekod merupakan konsep yang penting untuk dipahami. Banyak bagian
yang saling berhubungan harus bekerja sama untuk membentuk suatu program
manajemen rekod yang efektif. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap
bagian dari seluruh siklus hidup, seorang akan mampu memahami apa yang
diperlukan untuk mengelola semua rekod – yang di atas kertas dan yang terekam
pada media lain seperti microfilm atau media magnetik.
Program untuk mengelola rekod.
Program manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup rekod.
Meskipun isi program ini bervariasi, tujuan program tersebut kira-kira sama, yaitu:
1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana
diperlukan
2. Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin
3. Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang
mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan,
menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod
4. Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan
mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod
5. Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program
manajemen rekod
6. Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan
mengendalikan rekod seefektif mungkin.
Sumber: Read-Smith, Judith & Ginn, Mary Lee & Kallaus, Norman F. Records
Management. 7th ed.