LAPORAN TUTORIAL 5 BLOK 20: MANAJEMEN KESEHATAN GIGI & MULUT Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Pembimbing: Dr. drg Ari Tri Wanadyo Handayani, M.Kes Disusun oleh: Dina Nur R 171610101041 Yola Widya 171610101042 Farda Madin 171610101043 Syadira Putri 171610101044 Fitricia Lely 171610101045 Amanda E 171610101046 Mariza A 171610101049 K. Amsal 171610101050 Atika Ainun 171610101051 FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS JEMBER 2019 KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr Wb. Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa memberikan petunjuk serta melimpahkan berkah dan rahmat-Nya kepada kami, sehingga laporan tutorial ini dapat diselesaikan. Dalam penyelesaian laporan tutorial ini tentunya tidak dapat kami selesaikan sendiri, kami banyak memperoleh bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, kami mengucapkan syukur dan menyampaikan ucapan terimakasih kepada : 1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkah dan rahmat-Nya sehingga laporan tutorial ini dapat selesai. 2. Dr. drg Ari Tri Wanadyo Handayani, M.Kes selaku tutor, yang telah membimbing jalannya diskusi tutorial kelompok 5 Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Jember dan yang telah memberi masukan yang membantu bagi pengembangan ilmu yang telah didapatkan. 3. Teman-teman yang setia menemani dan membantu dalam proses penyelesaian laporan tutorial ini. Kami menyadari bahwa dalam menyusun laporan tutorial ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun guna membantu sempurnanya laporan tutorial ini. Kami berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta untuk menambah pengetahuan dan wawasan. Wassalamualaikum Wr Wb. Jember, 13 Mei 2020 Penyusun 1. Definisi sistem informasi kesehatan Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan merupakan salah satu bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari Sistem Kesehatan di suatu negara. Kemajuan atau kemunduran Sistem Informasi Kesehatan selalu berkorelasi dan mengikuti perkembangan Sistem Kesehatan, kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) bahkan mempengaruhi Sistem Pemerintahan yang berlaku di suatu negara. Kemajuan dalam bidang TIK yang dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas praktik kedokteran maupun pelayanan kesehatan sebagai penunjang untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi keadministrasian maupun memudahkan komunikasi. Sistem Informasi Kesehatan merupakan tulang punggung dari e-Kesehatan karena merupakan sistem pengelolaan data dan informasi kesehatan di semua tingkat pemerintahan secara sistematika dan terintegasi untuk mendukung manajemen kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Dengan sistem informasi kesehatan yang baik maka akan membuat masyarakat mengerti dengan semua permasalahan kesehatan, akan mendapatkan info yang akurat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga bisa dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. 2. Tujuan sistem informasi kesehatan Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan, tepat waktu dan tepat nilainya atau akurat. Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna. Untuk menjadi sistem informasi, maka hasil dari sistem itu harus berupa informasi yang berguna, yaitu harus memenuhi ketiga kriteria: relevan, tepat waktu dan akurat (Usman, 2000). Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Melalui hasil pengembangan sistem informasi diatas, maka diharapkan dapat menghasilkan hal-hal sebagai berikut: 1. Perangkat lunak tersebut dikembangkan sesuai dengan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh pemerintah daerah. 2. Dengan menggunakan open system tersebut diharapkan jaringan akan bersifat interoperable dengan jaringan lain. 3. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mensosialisasikan dan mendorong pengembangan dan penggunaan Local Area Network di dalam kluster unit pelayanan kesehatan baik pemerintah dan swasta sebagai komponen sistem di masa depan. 4. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mengembangkan kemampuan dalam teknologi informasi video, suara, dan data nirkabel universal di dalam Wide Area Network yang efektif, homogen dan efisien sebagai bagian dari jaringan sistem informasi pemerintah daerah. 5. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan merencanakan, mengembangkan dan memelihara pusat penyimpanan data dan informasi yang menyimpan direktori materi teknologi informasi yang komprehensif. 6. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan secara proaktif mencari, menanalisis, memahami, menyebarluaskan dan mempertukarkan secara elektronis data/informasi bagi seluruh stakeholders 7. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan memanfaatkan website dan access point lain agar data kesehatan dan kedokteran dapat dimanfaatkan secara luas dan bertanggung jawab dan dalam rangka memperbaiki pelayanan kesehatan sehingga kepuasan pengguna dapat dicapai sebaik-baiknya 8. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan merencanakan pengembangan manajemen SDM sistem informasi mulai dari rekrutmen, penempatan, pendidikan dan pelatihan, penilaian pekerjaan, penggajian dan pengembangan karir. 9. Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mengembangkan unit organisasi pengembangan dan pencarian dana bersumber masyarakat yang berkaitan dengan pemanfaatan dan penggunaan data/informasi kesehatan dan kedokteran. 10. Dapat digunakan untuk mengubah tujuan, kegiatan, produk, pelayanan organisasi, untuk mendukung agar organisasi dapat meraih keunggulan kompetitif. 11. Mengarah pada peluang-peluang strategis yang dapat ditemukan. 3. Fungsi sistem informasi kesehatan Fungsi sistem informasi kesehatan antara lain: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data dengan efektif dan efisien Sistem akan mengumpulkan, mencatat dan menyimpan data yang masuk dengan cepat, tepat dan akurat. Melalui fungsi ini maka kecil sekali kemungkinan transaksi yang lolos tidak dicatat dalam sistem. 2. Membuat dan mencatat data transaksi secara benar dan sistematis ke dalam jurnal Pada sistem hanya perlu memasukkan bukti transaksi dan sistem akan menyimpannya secara otomatis sesuai dengan kelompok transaksi untuk data baru yang harus dicatat dan dikelompokkan 3. Mengambil data yang diperlukan Data rumah sakit beragam dan penggunaannya pun tidak selalu sama. Jika pencatatan dilakukan secara manual, maka perusahaan akan kesulitan dalam mengambil data secara cepat karena pencarian manual. Dengan sistem informasi, data yang masuk akan tersimpan secara otomatis dan sistematis. Keuntungannya pencarian data menjadi mudah, karena sistem bisa diakses dari media komputer perusahaan. 4. Mengubah data menjadi informasi keuangan Data awal yang dimasukkan ke sistem akan diproses menjadi laporan keuangan. Informasi berupa laporan keuangan ini tentu bisa diakses oleh pihak-pihak terkait dengan mudah. 5. Mengendalikan keuangan Sistem informasi kesehatan juga memiliki fungsi untuk mengendalikan keuangan demi meminimalisir terjadinya kecurangan. Dalam hal ini manajemen perusahaan sehingga, semua perubahan data yang terjadi akan terekam dalam sistem dan perusahaan bisa dengan mudah menemukan sumber masalah jika ada penyimpangan. Fungsi manajemen data 1. Sebagai planning (perencanaan) adalah sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan tujuan organisasi sampai dengan menetapkan alternative kegiatan untuk pencapaiannya. 2. Sebagai organizing (pengorganisasian) adalah rangkaian kegiatan menajemen untuk menghimpun semua sumber daya (potensi) yang dimiliki oleh organisasi dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi. 3. Sebagai actuating (directing, commanding,Motivating, staffing, coordinating) atau fungsi penggerakan pelaksanaan adalah proses bimbingan kepada staff agar mereka mampu bekerja secara optimal menjalankan tugastugas pokoknya sesuai dengan ketrampilan yang telah dimiliki, dan dukungan sumber daya yang tersedia. 4. Sebagai controlling (monitoring) atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Selain itu dalam sumber lain menyebutkan, fungsi sistem informasi kesehatan antara lain: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. 2. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. 4. Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan 5. Mendukung proses pengambilan keputusan 6. Membantu dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaa 7. Memudahkan bagian rekam medis untuk mengolah data secara cepat dan tepat 8. Memodifikasi data kalau ada kesalahan dalam menginputkan data pasien 9. Dapat memanggil dan memodifikasi data pasien yang berulang kali berobat di rumah sakit 10. Dapat melihat data pasien berdasarkan kriteria tertentu secara cepat dan tepat. 11. Dapat melihat rincian biaya pasien yang diinginkan 12. Dapat membuat dan melihat data pasien secara detail. Dapus 4. Komponen sistem informasi kesehatan Berikut komponen sistem informasi menurut Burch dan Grudnisky(1986) yang dikenal dengan istilah blok bangunan a) Blok masukan, merupakan proses input data, seperti teknik dan instrumen yang digunakan b) Blok model, diantaranya gabungan dari tata cara, serta nalar yang bertugas untuk mengatur data-data yang telah dimasukkan dan data yang terdokumentasi dalam suatu basis data melalui ketentuanyang telah diputuskan bersama untuk mewujudkan output sesuai keinginan. c) Blok keluaran, merupakan hasil output suatu sistem yang berupa informasi dan dokumentasi yang bermanfaat bagi seluruh tingkatan manajemen serta seluruh pengguna sistem. d) Blok teknologi, merupakan perangkat kerja yang berfungsi menerima masukan, mengoperasikan versi yang telah diciptakan, mengarsipkan dan melihat data, membentuk dan mentransfer output serta mendukung proses pengendalian sistem secaraholistik. Terdapat 3 unsur pokok dalam teknologi ini, antara lain teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras. e) Blok basis data, merupakan suatu himpunan data yang memiliki keterkaitan antara yang satu dengan yang lain, terdokumentasikan dalam perangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk mengubahnya. Data yang tersimpan pada basis data membutuhkan pengorganisasian sedemikian rupa, sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermutu. f) Blok kendali, merupakan proses yang disusun dan dilaksanakan untuk memastikan apabila terdapat suatu kesalahan yang dapat merusak sistem maka hal tersebut bisa dicegah. Namun, apabila terlanjur terjadi, maka permasalahan tersebut dapat segera diselesaikan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenem blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. a) Blok masukan (input block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b) Blok model (model block) Blok ini tediri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c) Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajeman serta semua pemakai sistem. d) Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). e) Blok basis data (database block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakanperangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). f) Blok kendali (control block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, keagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 5. Sumber daya sistem informasi kesehatan Manajemen sumber daya informasi (IRM: iformation resources management) adalah sebuah kegiatan yang diikuti oleh seluruh tingkatan manajer dengan maksud untuk mengenali dan mengelola sumber daya informas yang diperukan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang didasarkan pada beberapa persyaratan. 1. Bentuk Sumber Daya Informasi Upaya pertama untuk menggunakan manajemen informasi terpusat pada data. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang dikelola, sebagaimana sumber daya mana pun, masih lazim (prevalent) dan menunjukan sebuah pendekatan yang positif untuk pengguna komputer. Bentuk dasar sistem informasi menunjukan bahwa sebuah sistem informasi terdiri atas lima sumber daya utama, yakni: a) Manusia (ahli informasi dan pemakai); b) Perangkat keras komputer; c) Perangkat lunak komputer; d) Basis data (data dan informasi); e) Jaringan (fasilitas). a. Sumber Daya Manusia Manusia diperlukan dalam seluruh operasi sistem operasi. Sumber manusia termasuk; pemakai terakhir dan ahli sistem informasi.Pemakai terakhir (disebut juga pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Mereka dapat saja akuntan, penjual, insinyur, tata usaha, pelanggan, atau manajer. Kebanyakan dari kita adalah pemakai akhir sistem informasi. Ahli sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka itu adalah analis sistem, pemrograman, lainnya; pelaksana komputer, dan tingkat manajemen bagian teknik serta personil tata usaha sistem informasi. Singkatnya, analis sistem informasi merancang sistem informasi brdasarkan persyaratan informasi dari pemakai akhir, pemrograman menyiapkan program komputer berdasarkan perincian dari analis sistem dan pelaksana komputer mengoperasikan sistem komputer besar/kecil. b. Sumber Daya Perangkat Keras yang Konsep sumber daya perangkat keras meliputi seluruh perangkat fisik dan bahan-bahan yang berkaitan dengan pengolahan informasi. Hal tersebut tidak hanya meliputi mesin, seperti komputer dan peralatan lainnya, tetapi juga seluruh alat perantara/media data supaya seluruh obyek data tersebut tercatat/terekam, mulai dari kertas hingga ke disket magnetik. Contoh perangkat sistem informasi berbasis komputer, yaitu; 1. Sistem komputer, terdiri atas unit pengolahan terpusat (CPU/Central Processing Unit) yang mengandung pengolah mikro (micro processor) dan semacam penghubung peralatan (interconnected peripheral devices), seperti kabel dan modem. Contoh sistem komputer adalah sistem komputer mikro (microcomputer systems), sistem komputer ukuran menengah (midrange computer systems), dan sistem komputer mainframe (large mainframe computer systems). 2. Peralatan Komputer, seperti peralatan papan kunci (keyboard) atau penggerak elektronik atau kursor (mouse) untuk memasukan data dan perintah, sebuah layar video (video screen) atau pencetak (printer) untuk keluaran (output) informasi dan kepingan magnetik (magnetik disk) ataupun kepingan optik (optical disk) untuk menyimpan sumber daya-sumber daya data. c. Sumber Daya Perangkat Lunak Konsep sumber daya perangkat lunak termasuk juga seluruh perangkat perintah pengolahan informasi. Konsep umum (generic concepts) perangkat lunak ini tidak hanya termasuk perangkat perintah (instruction) pengoperasian yang dinamakan program, yang berfungsi untuk mengarahkan dan mengendalikan perangkat keras komputer, tetapi juga perintah-perintah pengolaha informasi yang diperlukan orang yang dinamakan tata cara (prosedures). Berikut adalah contoh sumber daya-sumber daya perangkat lunak: 1. Sistem perangkat lunak, seperti program sistem operasi (windows, linux, unix, dan lan-lain) yang berfungsi mengendalikan dan mendukung sistem operasi komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak, yaitu program yang mengarahkan untuk penggunaan khusus oleh pemakai akhir tertentu. Contohnya adalah sebuah program analisis penjualan, sebuh program penggajian, dan sebuah program pengolahan kata (lotus, microsoft word, open office, dan lain-lain). 3. Tata cara, yaitu pengoperasian perintah untuk orang-orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi atau sebuah perangkat lunak (pascal, HTML, dan lain-lain). d. Sumber Daya Data Data mempunyai arti lebih besar dari sekedar bahan mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh manajer dan para ahli sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Jadi data sebagai sumber daya yang harus dikelola dengan efektif untuk menguntungkan semua pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data banyak bentuknya, termasuk berbentuk data gabungan huruf dan angka (alphanumeric), gabungan hurf dengan abjad (alphabetical), dan jenis lainnya, serta terbentuk kesatuan (entities). Data teks/tulisan, yang terdiri atas kalimat dan paragraf digunakan dalam komunikasi tertulis; data gambar, seperti bentuk grafik dan gambar; data suara (audio), suara manusia atau suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. 1. Basis data, yang mengendalikan pengolahan dan pengeturan data. 2. Pengetahuan dasar, yang mengandung berbgai macam bentuk, diantaranya fakta-fakta, aturan-aturan, dan contoh-contoh kasus mengenai keberhasilan pelaksanaan bisnis/usaha Sebagai contoh, data transaksi penjualan dapat saja dikumpulkan dan disimpan dalam sebuah basis data penjualan untuk pengolahan berikutnya yang menghasilkan laporan analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan untuk keperluan manajemen. Pengetahuan dasar dignakan melalui sistem manajemen pengetahuan dan sistem ahli untuk membagi ilmu/pengetahuan dan memberikan petunjuk keahlian pada suatu sasaran khusus. e. Sumber Daya Jaringan Jaringan telekomunikasi, seperti inernet, intranet, dan ekstranet telah berperan penting untuk keberhasilan operasi dari sekuruh jenis organisasi dan sistem informasi yang berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri atas komputer, pengolah komunikasi, dan peralatan lainnya yang saling berhubungan melalui perantara/media komunikas dan dikendalikan melalu perangkat lunak komunikas. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa jaringan komunikasi merupakan bagian sumber daya yang mendasar dari seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk sebagai berikut: 1. Perantara komunikasi contohnya, kabel pasangan bersimpul (twisted-pair cable), kabel koaksial (coaxsial able), kabel serat optik (fiber-optic cable), sistem gelombang mikro (microwave systems) dan sistem satelit kounikasi (communication satelite systems) 2. Pendukung jaringan, kelompok umum ini ialah seluruh manusia, perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya data yang secara langsung mendukung operasional dan penggunaan jaringan komunikasi, contohnya ialah pengolah komunikasi yang tediri atas modem dan pengolahan kerja internet, dan perangkat lunak pengendali komunikasi yang terdiri atas sistem operasi jaringan dan paket penjelajah (browser) internet. Menurut O'Brien (2005), komponen dan aktivitas SI terdiri dari sumber daya data, hardware, software, manusia, dan jaringan untuk melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengelolaan yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi 1. Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar SI. Pemakai akhir, adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Pakar SI, adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi 2. Sumber Daya Hardware Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah : Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data. 3. Sumber Daya Software. Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. contohnya adalah : Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer. software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi pengguna tertentu komputer oleh pemakai akhir. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. 4. Sumber Daya Data. Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan sumber daya data ke dalam : database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur. dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan. 5. Sumber daya jaringan. Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi : Media komunikasi Dukungan jaringan 6. Input sumber daya data Pemrosesan data menjadi informasi. data bisasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian, pengklasifikasian, dan pengikhtisarian. 7. Output produk informasi. Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. 8. Penyimpanan sumber daya data. Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian. 9. Pengendalian kinerja sistem. Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir 6. Langkah-langkah pengembangan sistem informasi kesehatan Dalam tahapan tahapan penerapan system informasi oleh analis system ada 9 tahapan yang harus dilalui sebagai berikut: 1. Meninjau kembali sistem yang ada Jika dalam rumah sakit atau puskesmas tersebut sudah ada system yang digunakan maka kita harus melakukan evaluasi ulang terhadap system yang telah digunakan lihat kekurangan dan kelebihannya, uji kualitasnya dengan memeriksa ketepatan, kelengkapan, dan telah memenuhi syarat yang diperlukan ataukah belum. Jika ternyata dalam suatu rumah sakit atau puskesmas tersebut ada system, namun ingin dirubah ke dalam system yang baru, maka hal hal yang perlu dilakukan adalah Pertama kita harus mencari solusi dan pemecahan masalah yang ada pada pengumpulan data. Setelah itu tinjau kembali faktor faktor yang mempengaruhi pegolahan data. Lalu melihat aspek-aspek yang dibutuhkan dalam identifikasi system, apakah system yang ada masih layak untuk dipertahankan dengan cara: analisa data, bagaimana penyebarluasan data yang ada, selain itu juga harus melihat sumber daya manusia yang ada (termasuk staff dan tenaga kesehatan) di dalamnya apakah sudah memenuhi dan mampu menggunakan dengan baik dan maksimal atau belum. 2. Menentukan kebutuhan data Diketahui bahwa kebutuhan setiap tingkatan administrasi memiliki peran yang tidak sama sehingga kebutuhan data yang diperlukan pun berbeda. Selain itu sebagai seorang analis system juga harus mengetahui tingkat kebutuhan minimum data yang di perlukan. 3. Faktor faktor yang mempengaruhi alur data Maksudnya di sini adalah harus mengetahui distribusi dari data tersebut. Dimana tidak semua data yang terkumpul pada rumah sakit atau puskesmas tertentu harus dikirim kepada dinas kesehatan. Data yang paling rinci disimpan sebagai arsip di tempat yang telah ditentukan, sedangkan penyampaian laporannya ke dinas kesehatan sebaiknya sesuai dengan kesepakatan bersama, yaitu data-data apa saja yang harus dikirim dan bagaimana format pengirimannya. Dalam hal distribusi ini juga harus ditentukan siapa saja yang bisa mengolah data, lakukan identifikasi pada Sumber Daya Manusia yang akan digunakan. Tentukan pula seberapa sering data tersebut dibutuhkan dalam semua tingkat. Setelah itu buatlah diagram untuk mengetahui kesimpulan dan langkah langkah untuk mengambil kepusan selanjutnya yang akan diambil. 4. Design pengumpulan dan cara pelaporan data Dalam pengaplikasiannya nanti, staff yang bertugas harus memiliki pengetahuan yang baik dan memahami pengolahan data tersebut. Hal ini diharapkan agar penggunaan dan pengolahan data menjadi lebih efektif dan sederhana, serta menyediakan segala informasi yang diperlukan. 5. Pengembangan pemrosesan data Data system informasi yang akan direncanakan di proses secara konsisten sesuai dengan tujuan pengumpulan, perencanaan, analisis dan pemanfaatan data. Langkah langkah yang dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi keuntungan dan kerugian dari segi biaya, ketersediaan teknisi apabila terjadi kerusakan dan ketersediaan sumber daya manusia yang menggukan. Selain itu juga ditentukan spesifikasi pengembangan software yang akan digunakan. Sebaiknya pilih software yang mudah dipahami, murah, sesuai kebutuhan analisis data dari pengguna, terdapat mekanisme pengawasan atau pemeriksaan kualitas dan tidak bajakan. Setelah itu lakukan pengujian pada software yang telah dipilih dengan cara sebagai berikut : - Identifikasi kesalahan - Identifikasi kemampuan pengguna (staff) - Identifikasi kemampuan software untuk memberikan data yang di butuhkan. Terlepas dari itu semua juga harus di perhatikan kemampuan hardware yang tersedia, prosedur dasar pemeliharaan system dan keamanan software tesebut. 6. Mengembangkan program pelatihan Hal ini ditujukan kepada semua staff yang turut beperan dalam penggunaan system yang akan diterapkan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan sumber daya pelaksana. Pelatihan diterapkan sesuai dengan kebutuhan masing masing bagian dan latar belakang sumber daya manusia yang dimiliki. 7. Uji coba system Uji coba merupakan tahapan paling penting yang harus dilakukan sebelum sebuah sistem diimplementasikan. Suatu sistem harus dicoba dengan mencerminkan situasi atau kondisi yang sebenarnya. 8. Monitoring dan evaluasi pada system Tujuan dari monitoring dan evaluasi ini tidak hanya fokus mencari kesalahan dan kekurangan pada system, tetapi juga terhadap aspek aspek lain yang turut berperan secara tidak langsung terhadap system yang diterapkan. 9. Mengembangkan system informasi dan manajemen kesehatan Tantangan yang harus dihadapi dalam pengembangan system informasi dan manajemen adalah bagaimana mempertahankan kepentingan para pengambil keputusan yang berbeda, guna kelanjutan pengembangan system informasi dan manajemen kesehatan. Serta turut menyiapkan sumber daya manusia yang handal serta selalu berkoordinasi dengan pengelola data yang berbeda guna meminimalkan kesalahan pada saat pengumpulan data. 7. Definisi dan tugas analis sistem informasi Analis system (system analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menetukan kebutuhan- kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (system designer), konsultan sistem (system consultant) dan ahli teknik sistem (system engineer). Analis sistem berbeda dengan pemogram. Pemogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis / pemrogram (analyst / programmer) atau pemrogran/ analis (programmer/analyst). a. Tanggung jawab, peranan dan tugas Tanggung jawab analis system : 1. Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program computer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. 2. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi computer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. 4. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesame analis sistem,pemrogram, tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Peranan Analis Sistem Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu : 1. Sebagai konsultan 2. Sebagai ahli pendukung 3. Sebagai agen perubahan Tugas Analis Sistem Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah : 1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. 2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. 3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. 4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. 5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut b. Tim Pengembangan Sistem Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil- personil sebagai berikut : 1. Manajer analisis sistem Manajer anaisi sistem (manager of system analysis) ini disebut juga sebagai coordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Sebagaiketua/coordinatortimpengembangansistem b. Mengarahkan,mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan d. Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah,studi kelayakan, disain sistem dan penerapananya. e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perunndingan dan pemberian- pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem. g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report) h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. 2. Ketua analis sistem Ketua analis sistem (lead system analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analisis sistem.Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan. 3. Analissistemsenior Analis sisten senior (senior system analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengaalaman. 4. Analis sistem Analys sistem (system analyst) merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior. 5. Analis system yunior Analis sistem yunior (junior system analyst) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (system analyst trainee). 6. Pemrogram aplikasi senior Permograman aplikasi senior (senior application programmer) merupakan pemrigraman computer yang sudah berengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya.Pemrogram aplikasi senior ini kadang- kadang juga disebut dengan pemrogram / analis. 7. Pemrogram aplikasi Pemrogram pemrogram apliaksi computer (application yang cukup programmer) berpengalaman merupakan dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. 8. Pemrogram aplikasi yunior Pemrogram aplikasi yunior (junior application programmer) merupakan pemrogram computer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (application programmer trainee). 8. Faktor yang mempengaruhi analisis sistem Seorang analis sistem paling tidak harus memiliki 4 keahlian berikut: 1. Keahlian Analisis Keahlian analisis sistem digunakan untuk memetakan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi dan yang tidak. Dengan menganalisa komponen-komponennya maka seorang analis sistem akan lebih mudah memahami keseluruhan proses bisnis yang berjalan dan menentukan subsistem mana yang berindikasi mengalami masalah. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang lugas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik. a) Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer - dan pemrograman komputer. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi - sama keahlian dalam menggunakan komputer. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasabahasa komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya. b) Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, materi analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dangan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, Sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya. c) Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model- model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatip, seperti misalnya pemrograman linier (linier programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion), network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya. d) Keahlian pemecahan masalah. Analis Sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permsalahan-permasalahan tersebut. e) Keahlian komunikasi antar personil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan. f) Keahlian membina hubungan antar personil Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam Sistem dan watak manusia satu dangan yang lainnya berbeda. Analis Sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dangan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektip. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dangan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai Sistem akan mempersulitnya. 2. Keahlian Teknis Seorang dituntut untuk mengenal dan menguasai perangkat lunak maupun perangkat keras terbaru, serta mengetahui keunggulan maupun batasan dari teknologi tersebut. Hal ini sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang tepat untuk keperluan klien yang spesifik. Keahlian Teknis dapat diperoleh dari pendidikan formal ataupun latihan khusus dan jam terbang yang lama dalam mengembangkan sistem informasi. 3. Keahlian Manajemen Analis sistem bertanggung jawab mengatur sumber daya yang dibawah kendalinya, seperti programer dan teknisi. Manajemen tugas yang tepat sangat berpengaruh pada cepat lambatnya penyelesaian proyek. Analis sistem juga harus mampu memprediksi faktor-faktor eksternal seperti kenaikkan harga perangkat, munculnya pesaing dan lain-lain. 4. Keahlian berkomunikasi Selain ke tiga keahlian tadi, seorang analis sistem juga harus memilik keahlian dalam berkomunikasi atau biasa disebut interpersonal skill. Keahlian ini sangatlah diperlukan untuk menjaring informasi yang akurat tentang permasalahan yang ada pada kliennya. Komunikasi juga diperlukan untuk koordinasi dan instruksi dengan stakeholder yang lain. Dengan menjalin komunikasi secara efektif maka perkembangan proyek dan perubahan terbaru dapat dimonitor dan direspon dengan baik. Jadi analis sistem merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sebagai seorang stakeholder dalam dunia bisnis maka harus memiliki keempat keahlian tersebut. 9. Kriteria kualitas sistem informasi Informasi menurut Gordon B. Davis di dalam Sanjoyo (2006) dalam bukunya berjudul “Management Information Sistem”, adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan. Definisi tersebut menekankan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi yang berguna bagi pemakai. Menurut Hartini di dalam Sanjoyo (2006) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan lain-lain, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Menurut Lumbangaol di dalam Sanjoyo (2006) informasi adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan atau manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Tanpa ada suatu informasi dalam suatu organisasi para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Oleh karena itu menurut Achua di dalam Sanjoyo (2006) kualitas informasi tergantung beberapa hal yaitu: 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi : Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Correctness berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. Security berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Suatu informasi yang tidak berkualitas atau tidak bernilai dapat disebabkan oleh beberapa hal berikut ini : 1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah 2. Tidak mengikuti prosedur pengolahan data yang benar 3. Data hilang atau tidak terolah 4. Kesalahan mencatat atau mengkoreksi data 5. File historis / induk yang salah (atau keliru memilih file historis) 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal kesalahan program komputer) 7. Kesalahan yang disengaja Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan : 1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan 2. Audit intern dan ekstern 3. Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data 4. Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi. DAFTAR PUSTAKA Bahan kuliah Kapita Selekta (2006) D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Usman, Husaini dan Purnomo Setia Akbar, 2000, Metode Penelitian Sosial, Jakarta; Bumi Aksara Kurniawan, Z., 2012. Analisis Sistem Dan Sumber Daya Informasi. Analisa Sistem Dan Sumber Daya Informasi, 6, pp.1-23. Padang, A. I. (2017) ‘Pengolahan Data Rekam Medis Rumah Sakit Menggunakan Pemograman Visual Foxpro-9’, Pengolahan Data Rekam Medis Rumah Sakit Menggunakan Pemograman Visual Foxpro-9, 24(1), pp. 114–120. Paulus, A. (2016) ‘Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Atas Pengendalian Internal Pendapatan (Studi Kasus Pada Rumah Sakit Siloam Manado)’Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, 4(4), pp. 922–931. doi: 10.35794/emba.v4i4.14531. Sutabri, tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset Putri, S. I., P. S. Akbar. 2019. Sistem Informasi Kesehatan. Jawa timur: Uwais Inspirasi Indonesia Kurniawan, Zuki. 2012. Analisis sistem dan sumberdaya informasi. JURNAL EKONOMI ISSN: 2302-7169 VOL. 6 Edisi 1 September-Desember 2012 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. modul perkuliahan program studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Sanjoyo, Raden. 2006. Sistem Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Rekam Medis FMIPA UGM. (www.yoyoke.web.ugm.ac.id)
