BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Profil Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Yayasan Yayasan Usaha Pendidikan Teknologi (YUPPENTEK) adalah yayasan pendidikan yang terletak di Tangerang. Didirikan pada tanggal 16 Januari 1986, yayasan YUPPENTEK hadir untuk memenuhi kebutuhan pekerja akan pendidikan teknologi pada masa itu. Seiring dengan berkembangnya teknologi, permintaan dan kebutuhan akan pendidikan teknologi semakin meningkat. Tidak hanya dari kalangan pekerja namun juga siswa Sekolah Menengah Atas (SMA). Karena itu, yayasan YUPPENTEK membangun SMA Yuppentek 1 yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan akan pendidikan teknologi bagi siswa SMA. Kini sudah 51 tahun yayasan YUPPENTEK berdiri dengan 17 unit kerja, yakni : 1 Madrasah Ibtidaiyah, 4 SMP (Sekolah Menengah Pertama), 4 SMA (Sekolah Menengah Atas), 7 SMK (Sekolah Menengah Kejuruan), 2 Perguruan Tinggi, yang tersebar di dua wilayah Daerah Tingkat II yaitu Kabupaten dan Kota Tangerang, yang berada di Kecamatan Tangerang, Ciledug, Balaraja, Curug, Legok dan Batu Ceper, salah satu SMA Yuppentek 1 Tangerang yang didirikan di Komplek Perkantoran Cikokol Kecamatan Tangerang Kota Tangerang. 3.1.2 Latar Belakang Sekolah Perkembangan teknologi yang cepat membuat masyarakat diharuskan untuk beradaptasi dengan teknologi agar dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman. Hal tersebut telahg disadari oleh banyak orang dari banyak kalangan. Tak hanya kalangan pekerja namun juga bagi siswa Sekolah Menengah Atas (SMA). Berdasarkan kebutuhan yang tinggi serta minimnya sekolah yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut pada saat itu, dibangunlah SMA Yuppentek 1 dengan harapan dapat memajukan pendidikan di Kota Tangerang. SMA Yuppentek 1 merupakan SMA swasta yang telah memanfaatkan teknologi guna menunjang kegiatan belajar – mengajar sekolah. Didirikan oleh yayasan YUPPENTEK pada tanggal 18 Agustus 1983 di kota Tangerang, SMA Yuppentek 1 mampu menunjukan integritas sebagai SMA Swasta nomor 1 di kota Tangerang. Penjaminan mutu sekekolah telah dibuktikan oleh SMA Yuppentek 1 45 46 selama 36 tahun dengan adanya program pengawasan mutu seperti : tes TOEFL, English Convesation, Billingual Class, National Science Olympic, Ekstrakurikuler Activities, Analysis Interests And Potential with Fingerprint (AIPF) dan Cross Interest. Program pengawasan mutu oleh SMA Yuppentek 1 diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan siswa, mengasah kemampuan siswa baik soft skills maupun technical skills dan mengeksplorasi minat dan bakat siswa. 3.1.3 Lambang Sekolah Lambang SMA Yuppentek 1 digambarkan dengan sebuah lingkaran yang dibagi menjadi 4 (empat) bagian dengan warna berbeda - beda, yakni : merah, biru muda, biru tua dan kuning. Setiap warna pada lambang SMA Yuppentek 1 memiliki arti berbeda – beda namun saling melengkapi, seperti warna merah untuk menggambarkan keberanian, biru muda untuk kecerdasan, biru tua melambangkan keahlian dan kuning melambangkan kebahagiaan. Seluruh warna mewakili filosofi berbeda – beda namun membentuk satu kesatuan sempurna sehingga menggambarkan SMA Yuppentek 1 sebagai sekolah yang didasari oleh semangat mencerdaskan, keberanian, serta dijalankan oleh tenaga ahli dan menyediakan lingkungan kondusif bagi siswa. Gambar 3.1 Lambang SMA Yuppentek 1 3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi “ Menjadi SMA swasta pilihan utama di Provinsi Banten” 47 3.2.2 Misi Untuk merealisasikan visi sekolah, dikembangkan misi sekolah sebagai berikut: 1. Mengembangkan Sistem Pembelajaran berbasis TIK. 2. Meningkatkan mutu pelayanan, mutu pembelajaran, mutu lulusan. 3. Mengembangkan sekolah yang berwawasan Adiwiyata. 4. Meningkatkan profesionalisme dan Kompetensi Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan. 5. Menghasilkan sebagian besar lulusan masuk Perguruan Tinggi Negeri. 6. Meningkatkan disiplin Tenaga Pendidik, Tenaga Kependidikan dan Peserta Didik 7. Menghasilkan lulusan yang kreatif, inovatif dan dapat bersaing di era Globalisasi. 8. Menjalin kerjasama dengan sekolah di dalam dan di luar negeri 9. Menjalin kerjasama dengan lembaga Pendidikan dan Non Pendidikan di dalam dan di luar negeri 48 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekolah 3.3.1 Tugas dan Wewenang A. Kepala Sekolah Fungsi utama Kepala Sekolah adalah fungsi manajerial yang berarti bertanggung jawab untuk menjaga keberlangsungan kegiatan belajar mengajar di sekolah sesuai dengan regulasi, meliputi: 1. Menyusun perencanaan seluruh divisi terkait dengan kegiatan sekolah. 2. Menyusun kebijakan terkait dengan Sumber Daya Manusia (SDM) di sekolah. 3. Menyusun kebijakan terkait dengan sistem operasional sekolah. 4. Melakukan pengawasan dan evaluasi terkait dengan kegiatan sekolah. 5. Melakukan pengawasan dan evaluasi terkait dengan Sumber Daya 49 Manusia (SDM) di sekolah. 6. Melakukan pengambilan keputusan terkait dengan kepentingan sekolah. 7. Menyusun perencanaan, evaluasi, pengambilan keputusan terhadap kerja sama antara sekolah dan instansi terkait B. Wakil Kepala Sekolah Divisi Kesiswaan Fungsi utama Wakil Kepala Sekolah Divisi Kesiswaan adalah sebagai pihak penyelenggara kegiatan siswa serta penyedia fasilitas terkait dengan peningkatan softskills siswa, meliputi : 1. Menyusun perencanaan regulasi dan pembinaan OSIS. 2. Menyusun perencanaan seluruh kegiatan tambahan siswa (ekstrakurikuler). 3. Melakukan pengawasan dan evaluasi seluruh kegiatan tambahan siswa (ekstrakurikuler). 4. Melakukan pengawasan dan evaluasi seluruh operasional serta manajerial OSIS/ siswa. C. Wakil Kepala Sekolah Divisi Keuangan Wakil Kepala Sekolah Divisi Keuangan bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan keuangan sekolah, meliputi : 1. Menyusun perencanaan keuangan terkait dengan operasional sekolah. 2. Melakukan pengawasan terkait dengan dana masuk dan keluar sekolah. 3. Menyusun laporan keuangan setiap akhir semester untuk pihak yayasan dan sekolah. 4. Mengelola dana dari instansi pemerintah sesuai dengan ketetapan yang berlaku. 50 D. Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum Fungsi utama Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum adalah sebagai pihak perencana terkait dengan kegiatan belajar – mengajar di sekolah secara efektif, efisien serta inovatif, meliputi : 1. Melakukan perencanaan terkait dengan kegiatan belajar – mengajar di sekolah. 2. Menentukan kurikulum yang digunakan sesuai dengan peraturan pemerintah. 3. Menentukan buku yang harus digunakan bagi guru dan siswa pada setiap mata pelajaran. 4. Menentukan metode pembelajaran kombinasi yang inovatif dan efektif guna meningkatkan kualitas pemahaman siswa. E. Wakil Kepala Sekolah Divisi Sarana Prasarana Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Sarana Prasarana bertanggung jawab sebagai pihak penyedia fasilitas terkait operasional sekolah baik dalam kegiatan belajar – mengajar atau kegiatan, meliputi : 1. Menyediakan fasilitas berdasarkan kebutuhan sekolah. 2. Melakukan perencanaan terkait dengan pemeliharaan, penggunaan, renovasi properti sekolah. F. Wakil Kepala Sekolah Divisi Humas Fungsi utama Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Humas adalah untuk membangun relasi antara sekolah dan publik yang bertujuan untuk meningkatkan kepercayaan publik kepada sekolah, meliputi : 1. Melakukan perencanaan strategi terkait dengan relasi publik dengan sekolah. 2. Meningkatkan dan menjaga hubungan baik antara sekolah dengan lembaga pemerintah atau instansi – instansi diluar sekolah. 51 3. Melakukan upaya – upaya komunikasi dengan publik guna meningkatkan relasi antara publik dan sekolah. G. Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha bertanggung jawab atas pengelolaan tata usaha yang terjadi di sekolah, meliputi : 1. Melakukan perencanaan program kerja tata usaha sekolah, 2. Menyusun administrasi seluruh divisi sekolah. 3. Mengelola dokumen sekolah. 4. Mengatur penomoran surat. 5. Mengarsipkan dokumen dan Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah. 6. Menggandakan dan menyebarkan pengumuman kepada anggota sekolah. 3.4 Sistem Informasi yang Berjalan di SMA Yuppentek 1 Sistem informasi Knowledge Management (KM), meliputi : proses penangkapan, penyimpanan, pencarian, penyebaran dan penggunaan pengetahuan kembali pada SMA Yuppentek 1 digunakan untuk mendukung penyelenggaraan rapat dan perekrutan Guru Baru. Berikut adalah sistem Knowledge Management (KM) yang berjalan pada SMA Yuppentek 1 : 3.4.1 Proses Perekrutan Guru Baru Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum membuat Surat Pengajuan Perekrutan Guru Baru. Kemudian surat tersebut akan diulas oleh Kepala Sekolah untuk disetujui. Jika disetujui, Kepala Sekolah akan membuat Surat Keterangan Setuju yang akan dikirimkan kepada Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum. Jika tidak, maka surat tersebut akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah disetujui, Kepala Sekolah akan membuat Surat Keterangan Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum akan mengirimkan Proposal 52 Pengajuan Perekrutan Guru Baru kepada Kepala Sekolah. Kepala Sekolah kemudian mengirimkan Surat Pengajuan Perekrutan Guru Baru beserta Proposal Pengajuan Perekrutan Guru Baru kepada Kepala Sekolah. Kepala Sekolah akan mengirimkan Surat Pernyataan Setuju kepada Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha untuk dilakukan penomoran. Setelah penomoran selesai maka Surat Pernyataan Setuju akan disimpan dan dipindai. Kemudian surat tersebut akan dikembalikan kepada Kepala Sekolah. Surat Pernyataan Setuju yang telah dinomori akan diberikan kepada Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum akan mengirimkan Proposal Pengajuan Perekrutan Guru Baru kepada Kepala Sekolah. Kepala Sekolah akan mengirimkan Proposal Pengajuan Perekrutan Guru Baru dan Surat Pernyataan Setuju kepada pihak yayasan. Selanjutnya Kepala Sekolah menerima Surat Panggilan Rapat Gabungan Yayasan dan SMA Yuppentek 1. Selesai rapat, Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum akan membuat Notula Rapat Gabungan Yayasan dan SMA Yuppentek 1. Kepala Sekolah akan membuat Surat Panggilan Rapat Internal dan akan disebarkan oleh Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha. Tujuan rapat ini adalah untuk memperkenalkan Guru Baru kepada Guru di SMA Yuppentek 1. Pada rapat ini diketuai oleh Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum dan dihadiri oleh seluruh Wakil Kepala Sekolah, Guru serta Guru Baru. Pada rapat tersebut akan dijelaskan mengenai job description dan keterangan lain. Hasil dari rapat ini adalah Notulensi Rapat Internal yang akan dibuat oleh Wakil Kepala Sekolah Kurikulum yang akan dijadikan referensi saat membuat SK Kepala Sekolah. Setelah rapat selesai, Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha akan membuat Surat Kontrak Kerja Karyawan. Selanjutnya Surat Kontrak Kerja Karyawan tersebut akan diberikan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani. Setelah itu, Surat Kontrak Kerja Karyawan yang telah ditandatangani oleh Kepala Sekolah akan diberikan kepada calon karyawan. Calon karyawan harus menandatangani Surat Kontrak Kerja Karyawan sebagai tanda pengesahan perekrutan Guru Baru. Selanjutnya, Kepala Sekolah 53 membuat Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah mengenai tanggal mulai kerja dan jadwal mengajar Guru Baru yang akan dikirimkan kepada Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha mengatur penomoran SK Kepala Sekolah. SK Kepala Sekolah yang telah diberi nomor akan disebarkan kepada seluruh karyawan. 54 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekolah 55 3.4.2 Proses Pelaksanaan Rapat Tahun Ajaran Baru Sebelum penerimaan murid baru, SMA Yuppentek 1 akan mengadakan rapat umum bernama Rapat Tahun Ajaran Baru yang diselenggarakan pada bulan Januari. Rapat ini dihadiri oleh seluruh Wakil Kepala Sekolah dan Kepala Sekolah. Sebelum rapat dimulai, Kepala Sekolah akan membuat Surat Panggilan Rapat. Setelah itu, Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha akan mengatur penomoran dan menyalin surat tersebut untuk disebarkan kepada karyawan SMA Yuppentek 1. Supaya memastikan agar karyawan mengetahui mengenai agenda rapat maka Kepala Sekolah akan menyebarkan foto dari Surat Panggilan tersebut ke group chat dalam platform komunikasi (aplikasi Whatsapp). Saat rapat diadakan, seluruh Wakil Kepala Sekolah wajib membuat notula rapat yang nantinya akan dijadikan acuan dalam pembuatan laporan atau dokumen selanjutnya. Setelah membuat notula rapat berdasarkan hasil diskusi pada Rapat Tahun Ajaran Baru, dokumen perencanaan tersebut akan diberikan kepada Kepala Sekolah untuk disetujui dan diulas. Jika Kepala Sekolah setuju maka Kepala Sekolah akan membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Setuju, sebaliknya jika ditolak maka dokumen perencanaan akan dikembalikan kepada Wakil Kepala Sekolah terkait. Jika Wakil Kepala Sekolah terkait sudah mendapatkan Surat Pernyataan Setuju, maka Kepala Sekolah akan membuat Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah mengenai tanggal berlaku dokumen perencanaan tersebut. Seluruh SK Kepala Sekolah akan diatur penomorannya, disimpan, dipindai dan disebarkan oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha. Rapat Tahun Ajaran Baru adalah sebuah wadah bagi para karyawan untuk mengutarakan kebutuhan, pendapat, ide yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas pendidikan sekolah. Output dari Rapat Tahun Ajaran Baru : a. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Tata Usaha. Notula rapat mengenai penyelenggaraan penerimaan murid baru. 56 Hasil diskusi dari Rapat Tahun Ajaran Baru untuk Tata Usaha sekolah akan disimpan dan dijadikan acuan untuk pembuatan dokumen selanjutnya, yaitu Dokumen Penyelenggaraan Penerimaan Murid Baru. Dokumen Penyelenggaraan Penerimaan Murid Baru. Dokumen Penyelenggaraan Penerimaan Murid Baru akan dibuat berdasarkan notula rapat yang dibuat oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha. Selanjutnya, dokumen tersebut akan dicetak dan diberikan kepada Kepala Sekolah. Jika Kepala Sekolah menyetujui, beliau akan menandatangani Surat Pernyataan Setuju dan membuat Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah tentang tanggal berlaku dokumen tersebut. Sebaliknya, jika Kepala Sekolah tidak menyetujui, dokumen akan dikembalikan. b. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Sarana & Prasarana Notula rapat mengenai sarana & prasarana. Notula rapat mengenai sarana & prasaran dibuat berdasarkan hasil diskusi pada Rapat Tahun Ajaran Baru. Dokumen Pengelolaan Sarana & Prasarana. Dokumen Pengelolaan Sarana & Prasarana akan dibuat dan dikirimkan kepada Kepala Sekolah untuk dikoreksi. Jika dokumen tersebut disetuju maka Kepala Sekolah akan membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Setuju terkait dengan dokumen tersebut. Surat Pernyataan Setuju akan disimpan c. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Keuangan Notula rapat terkait perancangan anggaran. Wakil Kepala Sekolah Divisi Keuangan akan membuat notula rapat berdasarkan hasil diskusi Rapat Tahun Ajaran Baru. Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru. Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru adalah dokumen perencanaan anggaran yang dibuat dari hasil Rapat Tahun Ajaran Baru. Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru akan dikirimkan kepada Kepala Sekolah. Jika diterima, Kepala Sekolah akan membuat Surat Keterangan Setuju atas Rencana Anggaran Tahun 57 Ajaran Baru, tetapi jika tidak maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada Wakil Kepala Sekolah Divisi Keuangan untuk direvisi. Surat Keterangan Setuju terkait Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru dan Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru akan disimpan pada brangkas dokumen milik Wakil Kepala Sekolah, sementara bentuk digital dari kedua dokumen tersebut akan disimpan pada platform Gdrive dan komputer Wakil Kepala Sekolah Divisi Keuangan. Surat Keterangan Setuju dari kepala sekolah terkait Rencana Anggaran Tahun Ajaran Baru akan dipindai dengan format pdf sebelum disimpan kedalam platform Gdrive. d. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Humas Notula rapat mengenai relasi sekolah dengan publik. Notula rapat yang dibuat oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Humas terkait dengan relasi antara pihak sekolah dan publik. Notula tersebut dibuat berdasarkan hasil diskusi dari Rapat Tahun Ajaran Baru. Rencana Program Kerja Sama SMA Yuppentek 1. Rencana Program Kerja Sama SMA Yuppentek 1 akan dibuat oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Humas berdasarkan hasil diskusi dari Rapat Tahun Ajaran Baru. Jika Kepala Sekolah menyetujui maka beliau akan membuat Surat Keterangan Setuju atas dokumen yang diberikan. Sebaliknya, jika ditolak maka Rencana Program Kerja Sama SMA Yuppentek 1 akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah disetujui Wakil Kepala Sekolah Divisi Humas akan menerima Surat Pernyataan Setuju dari Kepala Sekolah serta SK Kepala Sekolah mengenai tanggal berlakunya dokumen perencanaan tersebut. e. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum Notula rapat mengenai kurikulum tahun ajaran baru. Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum akan membuat notula rapat yang membahas tentang kurikulum tahun ajaran baru berdasarkan hasil diskusi pada Rapat Tahun Ajaran Baru. 58 Rencana Kurikulum Tahun Ajaran Baru. Rencana Kurikulum Tahun Ajaran Baru akan dibuat berdasarkan hasil diskusi pada Rapat Tahun Ajaran Baru. Rencana Kurikulum Tahun Ajaran Baru akan diberikan kepada Kepala Sekolah untuk disetujui dan diulas. Jika disetujui Kepala Sekolah akan membuat dan menandatangani Surat Keterangan Setuju atas rencana yang diajukan. Jika ditolak maka dokumen perencanaan tersebut akan dikembalikan kepada Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum untuk direvisi. Setelah menerima Surat Keterangan Setuju, Kepala Sekolah akan membuat SK Kepala Sekolah terkait tanggal efektif atau tanggal berlakunya dokumen perencanaan tersebut. f. Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kesiswaan Notula rapat mengenai program kesiswaan. Notula rapat mengenai program kesiswaan dibuat berdasarkan hasil diskusi pada Rapat Tahun Ajaran Baru. Rencana Program Kesiswaan & OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah). Rencana Program Kesiswaan & OSIS akan diberikan kepada Kepala Sekolah untuk diulas dan disetujui. Jika disetujui maka Kepala Sekolah akan memberikan Surat Keterangan Setuju kepada Wakil Kepala Sekolah Divisi Kesiswaan. Jika ditolak maka akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah memberikan Surat Keterangan Setuju, Kepala Sekolah akan membuat SK Kepala Sekolah terkait dengan tanggal efektif dari dokumen perencanaan tersebut. 59 Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Pelaksanaan Rapat Tahun Ajaran Baru. Sumber : Hasil Analisis Diskusi Kelompok 60 3.4.3 Proses Pelaksanaan Rapat Pembagian Tugas Guru Tahun Ajaran Baru Rapat ini diketuai oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum dan dihadiri oleh seluruh guru yang terdaftar pada SMA Yuppentek 1. Dalam rapat ini para guru berhak beropini dan berdiskusi. Sebelum rapat dimulai, Kepala Sekolah akan membuat Surat Panggilan Rapat yang akan disimpan dan diberikan kepada Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Kurikulum. Surat Panggilan Rapat tersebut akan disalin dan disebarkan kepada guru SMA Yuppentek 1 melalui surat dan dengan platform komunikasi Whatsapp. Pada rapat ini anggota rapat dan Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum akan berdiskusi. Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum akan memberikan draft pembagian tugas kepada para guru atau anggota rapat, yang meliputi : jadwal mengajar, kelas yang akan diwalikan bagi guru yang ditunjuk sebagai wali kelas, subjek yang akan diajar dan jumlah anak per kelas. Jika draft pembagian tugas selesai selanjutnya Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum akan membuat dokumen bernama Dokumen Pembagian Tugas Guru Tahun Ajaran Baru. Dokumen tersebut akan diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk diulas dan dilegalisasi jika disetujui. Jika tidak disetujui maka dokumen akan dikembalikan kepada Wakil Kepala Sekolah Divisi Kurikulum untuk direvisi. Kepala Sekolah akan melegalisasi dokumen tersebut dan membuat Surat Keterangan Setuju mengenai dokumen tersebut. Selanjutnya Kepala Sekolah akan membuat Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah mengenai tanggal berlakunya dokumen tersebut dan mengenai tugas para guru. SK Kepala Sekolah akan diberi nomor oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha dan dipindai dengan format pdf. Selanjutnya SK Kepala Sekolah dan Dokumen Pembagian Tugas Guru Tahun Ajaran Baru disalin dan disebarkan melalui surat dan platform komunikasi Whatsapp oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha. Dokumen Pembagian Tugas Guru Tahun Ajaran Baru yang telah dilegalisasi akan disimpan oleh Wakil Kepala Sekolah Divisi Tata Usaha. 61 Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Pelaksanaan Rapat Pembagian Tugas Tahun Ajaran Baru (Sumber : Hasil Analisis Diskusi Kelompok) 62 3.5 Knowledge Management yang Diterapkan Knowledge Management yang diterapkan pada SMA Yuppentek 1 dengan menggunakan The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model (SECI Model), diantaranya : a. Socialization (tacit to tacit) : Proses sosialisasi atau penyebaran pengetahuan yang dilakukan oleh SMA Yuppentek 1 adalah dengan diadakannya rapat. Dalam rapat para anggota rapat diberikan kesempatan untuk beropini, bercerita ataupun berdiskusi mengenai topik terkait. b. Externalization (tacit to explicit) : SMA Yuppentek 1 tidak menjalankan proses eksternalisasi pada knowledge management secara maksimal. Penyebaran pengetahuan dari tacit menjadi explicit dilakukan secara informal dengan menggunakan platform komunikasi Whatsapp. Pengetahuan yang disebarkan hanya seputar perilaku siswa dikelas. c. Combination (explicit to explicit) : Contoh hasil dari proses kombinasi pengetahuan yang dilakukan SMA Yuppentek 1 adalah annual report atau laporan tahunan. Laporan tahunan merangkum prestasi dan laporan keuangan selama setahun. d. Internalization (explicit to tacit) : Proses internalisasi adalah proses menjadikan pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit. Karyawan dan siswa atau siswi SMA Yuppentek 1 telah melakukan proses internalisasi dengan cara menaati peraturan atau tata tertib yang berlaku. Selain itu siswa memiliki Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM) sehingga siswa akan berusaha untuk mendapatkan nilai diatas KKM. 63 Tabel 3.1 Contoh SECI Model Tacit Tacit Explicit Socialization Internalization - Berdiskusi - Berpendapat Explicit Externalization - 3.6 - Peraturan tertulis maupun tidak tertulis Combination Media komunikasi - Mendokumentasikan informasi penting Matriks SWOT Matriks SWOT dipilih oleh penulis untuk menganalisis knowledge management yang diterapkan oleh SMA Yuppentek 1. Berikut analisis matriks SWOT terhadap penerapan knowledge management SMA Yuppentek 1, antara lain : A. Kekuatan (Strength) 1. Memiliki fasilitas penunjang yang memadai, seperti : laptop, komputer dan server. 2. Dukungan dari Kepala Sekolah & Wakil Kepala Sekolah untuk merancang Knowledge Management System (KMS). 3. Sumber daya manusia sudah menggunakan teknologi yang mendukung penerapan Knowledge Management System (KMS) berbasis mobile maupun website. B. Kelemahan (Weakness) 1. Arsip dokumen dilakukan secara manual. 2. Knowledge management belum diterapkan secara maksimal. 3. Penyebaran pengetahuan dilakukan secara manual dengan salinan kertas. 4. Kurangnya penerapan budaya knowledge sharing pengetahuan tacit ke explicit. 5. Lemahnya jaringan internet di sekolah. 64 C. Peluang (Opportunties) 1. Penggunaan teknologi semakin meningkat seiring berjalannya waktu. 2. Kebutuhan akan dokumen yang tersentralisasi semakin meningkat. 3. Kebutuhan akan penyebaran pengetahuan tacit ke explicit semakin meningkat. 4. Kesadaran akan pentingnya knowledge management semakin meningkat. D. Ancaman (Threats) 1. Penggunaan kertas tidak efisien. 2. Arsip dokumen tidak dilakukan secara sistematis sehingga membutuhkan dalam proses pencarian dokumen. Table 3.2 SWOT Matriks SMA Yuppentek 1 65 3.7 Kesimpulan Hasil Wawancara Dari hasil wawancara dengan perwakilan sekolah, yakni : Wakil Kepala (Wa Ka) Sekolah Divisi Kurikulum, Wakil Kepala (Wa Ka) Divisi Tata Usaha, Wakil Kepala Sekolah (Wa Ka) Divisi Keuangan, Kepala Sekolah (Wa Ka) Kesiswaan dan 1 (satu) anggota Tata Usaha (TU) dapat disimpulkan bahwa penerapan dan budaya knowledge management belum dilakukan secara optimal. Selain itu, proses arsip dokumen seperti : hasil rapat, Surat Keterangan (SK) Kepala Sekolah, dokumen laporan dan pengumuman dilakukan secara manual dan tidak sistematis sehingga penggunaan kertas menjadi tidak efisien. 3.8 Rekap Hasil Kuesioner Penyebaran kuesioner dilakukan di SMA Yuppentek 1 kepada 34 responden yang berbeda divisi bedasarkan rumus Slovin dengan data populasi sebanyak 50 guru dan karyawan, dapat dirumuskan perolehan pengolahan sampel ialah sebagai berikut : n= N 1 + Ne2 n = 50 / 1 + (50 * 0,12) n = 50 / 1 + (50 * 0,01) n = 50 / 1 + 0.5 n = 50 / 1.5 n = 33,3 = 34 Pada tanggal 19 Desember – 23 Desember 2019. Pada kuesioner tersebut terdapat penggolongan terhadap responden berdasarkan pada jenis kelamin, divisi tempat bekerja, lama bekerja, pengguna internet, berapa lama pemakaian internet, alat komunikasi yang dimiliki, pemakaian internet menggunakan alat komunikasi,dan fitur Knowledge Management System (KMS) di SMA Yuppentek 1. Dari penggolongan ini akan diperoleh suatu kesimpulan mengenai jawaban responden yang disajikan menggunakan jenis-jenis chart berikut ini : 66 3.8.1 Profil Responden A. Jenis kelamin Gambar 3.5 Pie Chart Hasil Jenis Kelamin Karyawan Pada gambar 3.5 diatas, bedasarkan jenis kelamin laki - laki dan perempuan sebagian besar responden adalah laki - laki. Hal ini terlihat dari hasil kuesioner responden yakni, laki - laki sebanyak 21 responden (61.8%) dan perempuan sebanyak 13 responden (38.2%). Dapat disimpulkan bahwa karyawan pada SMA Yuppentek 1 paling banyak dengan jenis kelamin laki laki. 67 B. Pekerja atau jabatan sebagai? Gambar 3.6 Pie Chart Hasil Pekerja atau Jabatan Pada gambar 3.6 diatas, berdasarkan jabatan karyawan ditempatkan sebagian besar responden adalah Guru pengajar. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul yaitu Guru pengajar sebanyak 20 responden (58.8%), dan Karyawan sebanyak 14 responden (41.2%). Dengan demikian disimpulkan pekerja yang berada di SMA Yuppentek 1 di dominasi oleh guru pengajar. C. Berapa lama Anda bekerja atau mengajar di SMA Yuppentek 1? Gambar 3.7 Pie Chart Hasil Lamanya Bekerja 68 Pada gambar 3.7 diatas, sebagian besar responden sudah bekerja selama 1 - 3 tahun. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul bekerja selama 1 - 3 tahun sebanyak 17 responden (50%), yang kurang dari 1 tahun sebanyak 8 responden (23.5%), yang diatas 4 tahun sebanyak 9 responden (26.5%). Dapat disimpulkan bahwa lamanya karyawan yang bekerja di SMA Yuppentek 1 yaitu 1 – 3 Tahun. D. Apakah Anda pengguna internet aktif? Gambar 3.8 Pie Chart Hasil Pengguna Internet aktif Pada gambar 3.8 diatas, sebagian besar responden adalah pengguna internet aktif. Hal ini terlihat dari hasil kuesioner responden, yakni responden yang menggunakan internet secara aktif sebanyak 24 responden (70.6%) dan yang bukan pengguna internet aktif sebanyak 10 responden (29.4%). Dengan ini, Senseiku dapat diakses oleh guru dan karyawan SMA Yuppentek 1 karena sebagian besar karyawan maupun guru merupakan pengguna internet aktif. 69 E. Jika iya, berapa lama Anda menggunakan internet perhari? Gambar 3.9 Pie Chart Hasil Lamanya Penggunaan Internet Pada gambar 3.9 diatas, sebagian besar responden menggunakan internet selama 3 - 5 jam perhari. Hal ini terlihat dari responden yang terkumpul yaitu responden yang menggunakan internet selama 3 - 5 jam perhari sebanyak 16 responden (47.1%), responden yang menggunakan internet kurang dari 3 jam perhari sebanyak 15 responden (44.1%), dan responden yang menggunakan internet lebih dari 5 jam perhari sebanyak 3 responden (8.8%). Dapat disimpulkan bahwa, penerapan Knowledge Management Portal (KMP) “Senseiku” dapat dilakukan pada SMA Yuppentek 1 Tangerang. 70 F. Alat komunikasi yang Anda pakai? (boleh pilih lebih dari satu) Gambar 3.10 Bar Chart Hasil Alat Komunikasi Yang Dimiliki Pada gambar 3.10 diatas, sebagian besar responden memiliki smartphone. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul yaitu responden yang memiliki smartphone sebanyak 26 responden (76.5%), handphone sebanyak 15 responden (44.1%), Personal Computer sebanyak 14 responden (41.2%), Tablet sebanyak 7 responden (20.6%), dan ada yang menambahkan opsi dengan jawaban woki toki sebanyak 1 responden (2.9%). Dengan banyaknya jumlah responden yang memiliki smartphone dan laptop maka dari itu perancangan KMS akan dibuat berbasis mobile dan web. 3.8.2 Rekapitulasi Hasil Kuesioner A. Storage 1. Menurut saya, pengetahuan sekolah atau hal – hal yang berkaitan dengan pekerjaan sudah di distribusikan dengan baik. 71 Gambar 3.11 Pie Chart Hasil Variable Storage 1 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya, pengetahuan sekolah atau hal – hal yang berkaitan dengan pekerjaan sudah di distribusikan dengan baik” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 24 responden (70.6%), Sangat Setuju dengan 8 responden (23.5%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). Hal ini mendukung penerapan Knowledge Management (KM) sebagai media penunjang pendistribusian pengetahuan atau hal – hal yang berkaitan dengan pengetahuan. 2. Selama ini telah dilakukan penyebaran pengetahuan melalui media sosial (WA, Line). 3.12 Gambar 3.12 Pie Chart Hasil Variable Storage 2 72 Pada hasil pertanyaan “Selama ini telah dilakukan penyebaran pengetahuan dan informasi melalui media sosial (WA, Line)” menunjukkan bahwa sebagian besar Setuju dengan 22 responden (64.7%), Sangat Setuju dengan 10 responden (29.4%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pada SMA Yuppentek pengetahuan secara 1 Tangerang informal, telah berarti melakukan penyebaran perancangan Knowledge Management (KM) pada SMA Yuppentek 1 dapat dilakukan. 3. Selama ini saya mengalami kendala saat mencari pengetahuan dan informasi di media sosial karena tercampur topik diskusi yang lain. Gambar 3.13 Pie Chart Hasil Variable Storage 3 Pada hasil pernyataan “Selama ini saya mengalami kendala saat mencari pengetahuan dan informasi di media sosial karena tercampur topik diskusi yang lain” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 20 responden (58.8%), Sangat Setuju dengan 10 responden (29.4%), Tidak Setuju dengan 3 responden (8.8%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). Dari hasil kuesioner diatas, menunjukkan bahwa penggunaan sosial media sebagai media penyebaran pengetahuan dan informasi kurang tepat. Knowledge 73 Management System (KMS) dapat menjadi solusi bagi SMA Yuppentek 1. 4. Menurut saya, perlu adanya pengaturan akses Knowledge Management System (KMS) Gambar 3.14 Pie Chart Hasil Variable Storage 4 Pada hasil pernyataan “Menurut saya perlu adanya pengaturan akses Knowledge Management System (KMS)” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 23 responden (67.6%), Sangat Setuju dengan 9 responden (26.5%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). Dari hasi kuesioner diatas, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar karyawan SMA Yuppentek 1 setuju atas pengaturan hak akses Knowledge Management System (KMS). 74 B. Knowledge Spread 1. Knowledge Management System (KMS) meningkatkan kualitas dalam pekerjaan karyawan. Gambar 3.15 Pie Chart Hasil Knowledge Spread 1 Pada hasil pernyataan “Dengan menggunakan Knowledge Management System (KMS) karyawan akan semakin kreatif dalam menyelesaikan masalah salam pekerjaan.” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 21 responden (61.8%), Sangat Setuju dengan 10 responden (29.4%), Tidak Setuju dengan 2 responden (5.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 2. Menurut saya diperlukan Knowledge Management System sebagai media penyebaran pengetahuan yang dapat mengelompokan sesuai dengan topik diskusi Gambar 3.16 Pie Chart Hasil Knowledge Spread 2 75 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya diperlukan knowledge management system sebagai media penyebaran pengetahuan yang dapat mengelompokan sesuai dengan topik diskusi” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 21 responden (61.8%), Sangat Setuju dengan 11 responden (32.4%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 3. Menurut saya Knowledge Management System perlu dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan di SMA Yuppentek Gambar 3.17 Pie Chart Hasil Knowledge Spread 3 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya Knowledge Management System perlu dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan di SMA Yuppentek.” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 22 responden (64.7%), Sangat Setuju dengan 10 responden (29.4%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 76 4. Menurut saya perlu management system adanya pengaturan akses knowledge Gambar 3.18 Pie Chart Hasil Knowledge Spread 4 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya perlu adanya pengaturan akses knowledge management system” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 24 responden (70.6%), Sangat Setuju dengan 8 responden (23.5%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). C. Innovation 1. Menurut saya, knowledge management system harus dapat diakses dimana saja dan kapan saja Gambar 3.19 Pie Chart Hasil Innovation 1 77 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya, Knowledge management system harus dapat diakses dimana saja dan kapan saja” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 23 responden (67.6%), Sangat Setuju dengan 8 responden (23.5%), Tidak Setuju dengan 2 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 2. Dengan menggunakan knowledge management system karyawan akan semakin kreatif dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan Gambar 3.20 Pie Chart Hasil Innovation 2 Pada hasil pertanyaan “Dengan menggunakan knowledge management menyelesaikan system karyawan masalah salam akan semakin pekerjaan” kreatif dalam menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 20 responden (58.8%), Sangat Setuju dengan 11 responden (32.4%), Tidak Setuju dengan 2 responden (5.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 78 D. Application 1. Saya memiliki perangkat atau device (smartphone dan laptop) yang mendukung implementasi knowledge management system Gambar 3.21 Pie Chart Hasil Application 1 Pada hasil pertanyaan “Saya memiliki perangkat / device (smartphone & laptop) yang mendukung implementasi knowledge management system” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 24 responden (70.6%), Sangat Setuju dengan 9 responden (26.5%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 2. Menurut saya, kualitas wifi di SMA Yuppentek 1 sudah bisa mendukung implementasi knowledge management system Gambar 3.22 Pie Chart Hasil Application 2 79 Pada hasil pertanyaan “Menurut saya, kualitas wifi di SMA Yuppentek 1 sudah bisa mendukung implementasi knowledge management system” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 22 responden (64.7%), Sangat Setuju dengan 9 responden (26.5%), Tidak Setuju dengan 2 responden (5.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 3. Saya merasa yakin dapat mengupdate pengetahuan melalui knowledge management system Gambar 3.23 Pie Chart Hasil Application 3 Pada hasil pertanyaan “Saya merasa yakin dapat mengupdate pengetahuan melalu knowledge management system” menunjukan bahwa sebagian besar Setuju dengan 23 responden (67.6%), Sangat Setuju dengan 9 responden (26.5%), Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%), dan Sangat Tidak Setuju dengan 1 responden (2.9%). 80 1. Menurut anda, fitur apa saja yang harus ada dalam knowledge management system SMA Yuppentek 1 (boleh lebih dari 1) ? Gambar 3.24 Bar Chart Hasil Fitur yang harus ada Pada gambar 3.24 diatas, secara keseluruhan responden sangat setuju dengan fitur yang kita miliki. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul yaitu responden yang memilih profil pengguna sebanyak 23 responden (67.6%), forum diskusi sebanyak 33 responden (97.1%), Dokumen sebanyak 32 responden (94.1%), artikel sebanyak 31 responden (91.2%), acara sebanyak 32 responden (94.1%), pengumuman sebanyak 33 responden (97.1%), FAQ sebanyak 27 responden (79.4%), KM point sebanyak 23 responden (67.6%), dan ada responden yang ingin menambahkan fitur lain yaitu media penyimpanan online sebanyak 1 responden (2.9%). Dengan banyaknya jumlah responden yang sangat antusias dengan fitur penulis maka fitur KMS dapat dijalankan sepenuhnya. 81 2. Apakah anda pernah menggunakan suatu knowledge management system? Gambar 3.25 Pie Chart Hasil Penggunaan Knowledge Management System Pada gambar 3.25 diatas, sebagian besar responden pernah menggunakan system KM. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul yaitu menjawab iya sebanyak 32 responden (94.1%) dan menjawab tidak sebanyak 2 responden (5.9%). 3. Menurut anda apakah knowledge management system cocok untuk diterapkan di sekolah sebagai wadah yang dapat digunakan untuk memperbaharui pengetahuan di SMA Yuppentek 1? Gambar 3.26 Pie Chart Hasil Kecocokan KMS untuk SMA Yuppentek 1 82 Pada gambar 3.26 diatas, sebagian besar responden menjawab bahwa KMS cocok ditempatkan di SMA Yuppentek 1. Hal ini terlihat dari responden yang sudah terkumpul yaitu menjawab iya sebanyak 33 responden (97.1%) dan menjawab tidak sebanyak 1 responden (2.9%). 3.9 Definisi Masalah Table 3.2 Masalah Sekolah dan Solusi yang Ditawarkan Berupa Fitur Pada Knowledge Management Portal. Permasalahan Solusi (Berupa fitur yang ada pada knowledge management system Portal) Penyebaran pengetahuan tacit menjadi explicit yang berfungsi sebagai penyimpanan Arsip dokumen dilakukan penyebaran secara manual dan tidak tacit menjadi explicit. Penyebaran seperti dan Surat Kepala untuk dokumen yang telah tersedia. Keputusan Sekolah pengetahuan digunakan mengunggah pengumuman dan Fitur Unggah Dokumen yang dokumen : (SK) Fitur Tambah Dokumen jarang sekali dilakukan. sistematis. Fitur deskripsi ordner yang dilakukan secara manual berfungsi sebagai penanda dengan order dan brangkas yang menggunakan kertas. digunakan SMA Yuppentek 1 tidak menyimpan memiliki terkait. dokumen saat dokumen panduan untuk karyawan Konten pada sekolah diperbaharui. website jarang Fitur Perbaharui Dokumen agar dokumen yang telah 83 Sering diperbaharui memakai dokumen yang dapat diketahui oleh karyawan. telah usang oleh karyawan. Tidak semua karyawan up-to-date mengenai Fitur Tambah Artikel untuk membuat artikel teknologi. yang berhubungan dengan Tidak semua karyawan inovasi dibidang up-to-date pendidikan berbasis mengenai teknologi. inovasi berbasis teknologi yang digunakan sebagai alat penunjang kegiatan belajar-mengajar. Diskusi mengenai inovasi jarang dilakukan. Diskusi mengenai Fitur Forum Diskusi yang perilaku siswa per kelas berfungsi sebagai tempat dilakukan secara informal diskusi karyawan. dengan menggunakan platform komunikasi Whatsapp. Ide – Ide atau opini mengenai inovasi jarang sekali diberikan oleh anggota rapat. Sulit untuk dokumen dokumen mencari akibat arsip Fitur Search Box atau Pencarian yang berfungsi dilakukan secara tidak sistematis untuk mempermudah proses pencarian dokumen. Media berupa foto dan video hasil dari event Fitur Media yang memungkinkan user untuk 84 disebarkan platform dengan mengunggah komunikasi video dan foto Whatsapp sehingga sulit untuk dikelompokan. Budaya penerapan knowledge Fitur Knowledge management Management Point (KM belum terbentuk secara Poin) adalah fitur yang maksimal memberikan penyebaran target pengetahuan kepada user sehingga user akan berusaha melakukan untuk penyebaran pengetahuan agar mencapai target. Kendala komunikasi yang terjadi Fitur Profil agar seluruh pada SMA 1 adalah mencantumkan informasi nomor telepon dan alamat pribadi, seperti : e-mail, e-mail nomor telepon, alamat dan Yuppentek karyawan tidak up-to-date sehingga sulit untuk dihubungi. karyawan jabatan. dapat
