PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN Peranan Anggaran dalam Perencanaan dan Pengendalian Semua Bisnis seharusnya mempersiapkan anggaran, semua bisnis besar melakukan penganggaran. Seperti yang diperlihatkan dalam skenario mengenai Dr.Jones, anggaran adalah hal yang juga penting bagi bisnis kecil. Setiap entitas pencari laba ataupun nirlaba bisa mendapatkan manfaat dari perencanaan dan pengendalian yang diberikan oleh anggaran. Sistem anggaran memberikan beberapa kelebihan untuk suatu organisasi yaitu: 1. Memaksa para manajer untuk melakukan perencanaan 2. Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki pembuatan keputusan 3. Menyediakan standar untuk evaluasi kinerja 4. Memperbaiki komunikasi dan koordinasi. Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan. Anggaran mendorong para manajemen untuk mengembangkan arah umum bagi organisasi, mengantisipasi masalah dan mengembangkan kebijakan untuk masa depan. Anggaran memperbaiki pembuatan keputusan, memberikan standar yang dapat mengendalikan penggunaan berbagai sumber daya perusahaan dan memotivasi karyawan.Sebagai bagian terpenting dari sistem anggaran, pengendalian dicapai dengan membandingkan hasil aktual dengan hasil anggaran secara periodik. Contoh, setiap bulan perbedaan yang besar antara hasil aktual dengan yang direncanakan adalah bentuk umpan balik yang mengungkapkan bahwa sistem tersebut diluar kendali.Berbagai langkah harusnya diambil untuk mengetahui sebabnya, dan kemudian memperbaiki situasi. Anggaran juga membantu komunikasi dan koordinasi. Anggaran secara formal mengkomunikasikan rencana organisasi pada tiap karyawan. Jadi, semua karyawan dapat menyadari perannya dalam pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Oleh karena anggaran untuk berbagai area dan aktivitas organisasi harus bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi, koordinasi dianjurkan. Para manajer dapat melihat kebutuhan area lain dan didorong untuk menomorduakan kepentingan pribadinya demi kepentingan organisasi. Peranan komunikasi dan koordinasi menjadi semakin penting seiring dengan meningkatnya ukuran organisasi. Anggaran, Perencanaan,dan Pengendalian Perencanaan dan pengendalian benar-benar saling berhubungan. Perencanaan adalah pandangan kedepan untuk melihat tindakan apa yang seharusnya dilakukan agar dapat mewujudkan tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian adalah melihat kebelakang, memutuskan apakah yang sebenarnya telah terjadi dan membandingkannya dengan hasil yang direncanakan sebelumnya. Perbandingan ini kemudian dapat digunakan untuk menyesuaikan anggaran, yaitu melihat kemasa depan kembali . Mengilustrasikan siklus perencanaan, hasil, dan pengendalian Perencanaan Rencana strategis Pengendalian Pengawasan aktivitas aktual Tujuan jangka panjang Tujuan jangka pendek Perbandingan Rencana jangka pendek aktivitas aktual dengan yang telah direncanakan Anggaran Respons Penyelidikan Tindakan korektif Komponen utama dari perencanaan adalah anggaran, yaitu rencana keuangan untuk masa depan, rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainnya. Sebelum anggaran disiapkan, organisasi seharusnya mengembangkan suatu rencana yang strategis. Rencana strategis mengidentifikasi stratego-strategi untuk aktvitas dan operasi dimasa depan, umumnya untuk lima tahun kedepan. Organisasi dapat menerjemahkan strategi umut kedalam tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Tujuantjuan ini membentuk dasar anggaran. Harusnya terdapat suatu hubungan erat antara anggaran dan rencana strategis. Hubungan ini membantu manajemen untuk memastikan bahwa semua perhatian tidak terfokus pada operational jangka pendek. Hal ini penting karena anggaran, sebagai rencana satu periode, memiliki sifat untuk jangka pendek. Jenis-Jenis Anggaran Dengan mengelompokkan anggaran akan mempermudah kita dalam menyusun jenis anggaran yang diinginkan sesuai dengan keperluan. Anggaran dapat dikelompokkan dari berbabagai segi antara lain : 1. Dilihat dari segi dasar penyusunan, anggaran terdiri atas : Anggaran Variabel (variable budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan interval (kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. Anggaran Tetap (fixed budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. Anggaran tetap disebut juga dengan anggaran statis. 2. Dilihat dari segi cara penyusunan, anggaran terdiri atas : Anggaran periodik (periodic budget) adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu. Pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran. Anggaran kontinu (continuous budget) adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan atas anggaran yang pernah dibuat. 3. Dilihat dari segi jangka waktu, anggaran terdiri atas : Anggaran jangka pendek (short-range budget) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek. Anggaran ini disebut juga anggaran taktis. Anggaran jangka panjang (long-range budget) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut dengan anggaran modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak mesti berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek, anggaran jangka panjang disebut juga anggaran strategis. 4. Dilihat dari segi bidang, anggaran terdiri atas anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut “anggaran induk (master budget). Anggaran induk Anggaran Anggaran operasional keuangan Anggaran penjualan Anggaran kas Anggaran produksi Anggaran Anggaran pemakaian bahan baku Anggaran pembelian bahan baku Anggaran tenaga kerja langsung Anggaran biaya overhead langsung Anggaran beban pokok penjualan Anggaran L/R neraca Jenis Informasi yang Dibutuhkan untuk Membuat Anggaran Menurut Mulyadi (1993 : 438), anggaran disusun oleh manajemen dalam jangka waktu satu tahun untuk membawa perusahaan ke kondisi tertentu yang diperhitungkan. Dengan anggaran, manajemen mengarahkan jalannya kondisi perusahaan. Tanpa anggaran, dalam jangka pendek perusahaan akan berjalan tanpa arah, dengan pengorbanan sumber daya yang tidak terkendali (at any cost).Lebih jelas lagi Munandar (2001 : 1), mengungkapkan pengertian anggaran adalah sebagai berikut : “Suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.” Dari pengertian tersebut, anggaran mempunyai empat unsur, yaitu : 1. Rencana Yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. 2. Meliputi Yaitu mencakup semua jegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. 3. Dinyatakan dalam unit moneter Yaitu unit (kesatuan) yangdapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Adapun unit moneter yang berlaku di Indonesia adalah unit “rupiah”. 4. Jangka waktu tertentu yang akan datang Yaitu menunjukkkan bahwa anggaran berlaku untuk massa yang akan datang. Ini berarti Apa yang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan dimasa yang akan datang. Dari pengertian anggaran yang telah diutarakan di atas dapatlah diketahui bahwa anggaran merupakan hasil kerja (out put) terutama berupa taksiran-taksiran yang akan dilaksanakan di waktu yang akan dating. Karena suatu anggaran merupakan hasil kerja (out put), maka anggaran dituangkan dalam suatu naskah tulisan yang disusun secara teratur dan sistematis. Secara lebih terperinci Munandar ( 2001 : 16) menjelaskan proses kegiatan yang tercakup dalam anggaran sebagai berikut : 1. Pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk menyususn anggaran. 2. Pengelolaan dan penganalisaan data dan informasi tersebut untuk mengadakan taksiran-takisiran dalam rangka menyusun anggaran. 3. Menyusun anggaran serta meyajikannya secara teratur dan sistematis . 4. Pengkoordinasian pelaksanaan anggaran. 5. Pengumpulan data dan informasi untuk keperluan pengawasan kerja. 6. Pengolahan dan penganalisaan data tersebut untuk mengadakan interpretasi dan memperoleh kesimpulan-kesimpulan dalam rangka mengadakan penilaian terhadap kerja yang telah dilaksanakan. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman yang merupakan factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun anggaran. Menurut Munandar (2001 : 11) faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran yaitu : 1. Faktor-faktor Intern Yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri, Faktor faktor tersebut antara lain : a. Penjualan tahun-tahun yang lalu b. Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebagianya. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. d. Tenaga kerja yangn dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (Kuantutatif) maupun keterampilan dan keahliannya (Kualitatif). e. Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan. Faktor-faktor intern ini masih dapat mengukur dan menyesuaikan dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan datang. 2. Faktor-faktor Ekstern Yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan, tetapi mempunyai pengaruh terhadap kehidupan perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah : a. Keadaan persaingan. b. Tingkat pertumbuhan penduduk c. Tingkat penghasilan masyarakat. d. Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik dibidang politik, ekonomi, sosial, budaya maupun keamanan. e. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebagainya. Faktor-faktor ekstern ini tidak mampu untuk mengatur dan menyelesaikan sesuai dengan apa yang diinginkan dalam periode anggaran yang akan datang. Keterbatasan dan Syarat-syarat Anggaran Walaupun terdapat manfaat yang diperoleh dengan penyusunan anggaran, tetapi masih terdapat keterbatasan-keterbatasan anggaran. Menurut Supriyono (1996 : 180), keterbatasan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Anggaran didasarkan pada estimasi atau proyeksi atas kegiatan yang akan datang, ketepatan dari estimasisanagta tergantung kepada pengalaman dan kemampuan dari estimator atau proyektor, ketidaktepatan anggaran berakibat tidak dapat dipakai sebagai alat perencanaan, koordinasi, dan pengawasan baik. 2. Anggaran harus selalu disesuaikan dengan perubahan kondisi dan asumsi. Anggaran disusun atas dasar kondisi dan asumsi tertentu, oleh karena itu perubahan kondisi dan asumsi yang mendasari penyusunan anggaran mengharuskan adanya revisi anggaran agar anggaran tersebut dapat digunakan sebagai ala pengendalian. Perubahan kondisi dan asumsi misalnya dapat berupa : laju inflasi atau kebijakan pemerintah dibidang ekonomi. 3. Anggaran dapat dipakai sebagi alat pengendalian biaya hanya apabila semua pihak, terutama manajer-manajer perusahaan, secara terus menerus secara terkoordinir berusaha dan bertanggung jawab atas tercapainya tujuan yang telah ditentukan di dalam anggaran. 4. Semua pihak di dalam perusahaan perlu menyadari bahwa anggaran adalah alat untuk mengendalikan biaya, akan tetapi tidak dapat menggantikan fungsi manajemen dan “judgement” manajemen masih diperlukan atas dasar pengetahuan dan pengalamannya. Karena anggaran dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, maka anggaran yang baik harus memenuhi persyaratan, menurut Supriyono (1996 : 19) syarat-syarat tersebut adalah : 1. Adanya organisasi perusahaan yang sehat, yaitu organisasi yang membagi tugas dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan bertanggung jawab yang jelas. 2. Adanya sistem yang memadai, yaitu uang meliputi : a) Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasinya sehingga dapat dibandingkan dan dihitung penyimpangannya. b) Pencatatan akuntansi dapat memberikan informasi mengenai realisasi anggaran. c) Laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban. 3. Adanya dukungan para pelaksana, karena anggaran dapat menjadi pengendalian yang baik jika ada dukungan dari para pelaksana dari tingkat atas mapun tingkat bawah.
