PEDOMAN SIMRS

BAB I
PENDAHULUAN
Rumah sakit merupakan salah satu organisasi yang sangat kompleks yang berfungsi sebagai
penyelenggara kesehatan sesuai dengan perndang-undangan yang berlaku. Sebagai penunjang
untuk melakukan tugas dan fungsinya, rumah sakit harus mampu mengelola data-data serta
informasi untuk menghasilkan berbagai kebijakan serta keputusan dalam rangka menjalankan
pelayanan kesehatan dan keberlangsungan proses bisnis internalnya.Berbagai proses dan alur
pelayanan yang ada didalam rumah sakit menuntut keteraturan dan pengorganisasian data-data
mulai dari penyimpanan data hingga penyajiannya kepada pelaksana dan top evel manajemen.
Kualitas pengolahan informasi merupakan salah satu faktor penting bagi kesuksesan institusi
pelayanan kesehatan. Pengolahan informasi yang baik, dalam artian tepat dan efisien dapat
mendukung alur kerja klinis rumah sakit dengan berbagai cara yang akan memberikan kontribusi
untuk pelayanan pasien yang lebih baik. Pelayanan yang baik membutuhkan berbagai sumber
daya, yang harus diatur oleh manajemen yang baik. Proses kontribusi pengolahan data dan
informasi tentunya juga akan sangat berpengaruh terhadap nilai mutu serta tingkat kepuasan
pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh rumah sakit.
I.
LATAR BELAKANG
Pelayanan rumah sakit pada masyarakat dituntut untuk cepat dan selalu meningkatkan
kepuasan pelayanan terhadap pasien-pasiennya. Perkembangan teknologi dan era digital
membuat rumah sakit juga dituntut untuk mengikuti perkembangan yang telah ada dalam
hal ini, adanya kompetisi yang sangat ketat antar rumah sakit. Hal ini berdampak pada
manajerial rumah sakit yang mengembangkan pengolahan data serta untuk mendukung
penyajian informasi dengan tepat guna. Perkembangan yang sangat strategis dalam
manajerial rumah sakit yaitu dengan adanya sistem informasi manajemen rumah sakit atau
disingkat SIMRS.
Sistem informasi manajemen rumah sakit memiliki tiga peranan penting dalam mendukung
proses pelayanan kesehatan, yaitu mendukung proses dan operasi pelayanan kesehatan,
mendukung pengambilan keputusan staf dan manajamen serta mendukung berbagai
strategi untuk keunggulan kompetitif.
Sistem informasi rumah sakit (SIMRS) dapat dicirikan dengan fungsinya melalui informasi
dan jenis layanan yang ditawarkan. Untuk mendukung perawatan pasien dan
administrasinya, SIMRS
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
1
Mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan
dan
terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat atau lokasi yang berbeda dan
dalam format yang dapat digunakan.
Untuk dapat menyelenggarakan pelayanan yang ditunjang teknologi terkini serta bertaraf
internasional perlu adanya suatu unit yang mengelolanya yaitu unit Teknologi Informasi (IT).
Unit IT sebagai salah satu unit manajemen rumah sakit yang berperan penting dalam
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam menunjang keberlangsungan proses bisnis
dan ketersediaan akses teknologi dalam penyajian data serta pendukung keputusan baik
keputusan klinis dan non klinis.
II.
TUJUAN PEDOMAN
a.
Sebagai acuan dalam menggunakan SIMRS dalam proses pelayanan kesehatan di
Rumah Sakit serta proses manajerial non medis.
b.
Sebagai acuan untuk melakukan proses maintenance SIMRS baik dari segi aplikasi
maupun penunjangnya seperti jaringan komputer dan perangkat kerasnya.
III. RUANG LINGKUP SIMRS
SIMRS adalah aplikasi yang dipakai oleh manajemen untuk melakukan proses pengolahan
data setiap harinya, untuk itu meliputi hampir sebagian besar unit didalam tubuh rumah
sakit.
Ruang lingkup SIMRS meliputi pelayanan kesehatan di rumah sakit, antara lain : Rawat
Jalan, Rawat Inap, Unit Gawat Darurat, Unit Rekan Medis, Administrasi Rawat Jalan,
Administrasi Rawat Inap, Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi, Farmasi, Rehabilitasi
Medik), Instalasi Rawat Intensif, Unit Haemodialisa, Apotek dan Medical Checkup. Ruang
lingkup Non Medis meliputi : Akuntansi, Billing, Jadwal, Keuangan, Logistik, Marketing,
Master dan Personalia.
Ruang lingkup Instalasi SIMRS RS. Mitra Plumbon meliputi pelayanan internal terkait aplikasi
SIMRS serta maintenance perangkat keras ataupun perangkat lunak penunjang pelayanan di
rumah sakit.
A.
PENGERTIAN SISTEM INFOMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
Berikut ini adalah beberapa pengertian SIMRS menurut PMK No. 82 Tahun 2013 :
1. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah
suatu
sistem
teknologi
informasi
komunikasi
yang
memproses
dan
mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
2
jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi
Kesehatan.
2. Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data,
informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia
yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan
atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.
B. PENGELOLA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam pengelolaan informasi baik
untuk kebutuhan internal maupun eksternal sehingga perlu diupayakan peningkatan
pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah, akurat, murah, aman, terpadu dan
akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya melalui sistem pelayanan dengan
memanfaatkan teknologi informasi melalui penggunaan sistem Sistem Informasi
berbasis komputer. Sebagai penunjang penyelenggaraan SIMRS, maka ada unit yang
bertugas dan bertanggungjawab mengelolanya. Unit IT adalah unit yang bertugas
mengelola sistem informasi menajemen rumah sakit meliputi ketersediaan akses
internal maupun eksternal serta menjaga faktor-faktor pendukung terselenggaranya
SIMRS, diantaranya perawatan basis data, ketersediaan akses jaringan komputer serta
perawatan perangkat keras yang berkaitan langsung dengan pengguna untuk
mengakses SIMRS.
IV. BATASAN OPERASIONAL
1.
Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang
teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk
digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang
bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
3
4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan
prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
5. Website
Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah
domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di
dalam internet.
6. Jaringan
Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain
untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses
informasi.
V.
LANDASAN HUKUM
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau
didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada
tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh
orang yang mampu memahaminya.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan
prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,
menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau
menyebarkan Informasi Elektronik.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I
Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan
Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau
masyarakat.
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI
Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
4
BAB II
PENGORGANISASIAN UNIT IT
I.
PENGORGANISASIAN UNIT
IT adalah Unit Kerja yang bertanggungjawab serta mengelola Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit dengan baik. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai
sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit.
Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan
seterusnya. Karyawan RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya.
Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah
sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu.
Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan
pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan
rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul
dan profesional.
1. Unit IT Rumah Sakit Mitra Plumbon bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM
RS, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan
pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait.
2. Unit IT Rumah Sakit Mitra Plumbon bertanggung jawab dalam pengelolaan perangkat
keras, jaringan komputer dan unsur pendukung lainnya yang menyokong pengembangan
SIMRS.
3. Unit IT Rumah Sakit Mitra Plumbon bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan
website Rumah Sakit Mitra Plumbon. Website merupakan sarana untuk berbagi
informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan
dinamis.
II.
STRUKTUR ORGANISASI
DIREKTUR
WADIR UMUM DAN KEU.
KA. BAG. ADMINISTRASI
DAN KEU.
KA. SUB. BAG. TI
STAFF TI
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
5
Unit IT dikelola oleh Sub Bagian Teknologi Informasi dikepalai oleh Ka. Sub. Bagian TI dan
bertanggung jawab Kepala bagian Administrasi dan Keuangan, sehingga masih dibawah unit
Administrasi dan Keuangan. Pelaporan dan perizinan serta kebijakan dengan sepengetahuan dari
Kabag. Adm dan Keuangan yang juga bertanggung jawab kepada Wadir Umum dan Keuangan.
Direktur sebagai struktur tertinggi menerima laporan dari Wadir Umum dan Keuangan.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
6
BAB III
STANDAR KETENAGAAN
I.
KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer
2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end
3. Dutamakan menguasai jaringan komputer
4. Menguasai database MySQL-SQL Server
5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/JavaScript
II.
DISTRIBUSI KETENAGAAN
Unit IT Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon dipimpin oleh Kepala Sub Bagian IT yang
bertanggungjawab langsung kepada pelaksana IT dan Pengolahan Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit. Kepala Sub Bagian IT langsung membawahi tenaga Programmer dan IT hardware.
Pola Perhitungan Standar Kebutuhan Tenaga IT berdasarkan POA dan beban kerja.
Perhitungan pola ketenagaan :
Tabel 3.1
Kualifikasi Personil bagian IT
Jabatan / Unit
Kualifikasi Formal
Tenaga yang dibutuhkan
Ka. Sub. Bag. IT
Min. D3 Manajemen Informatika
1
Programmer Senior
Min. D3 Manajemen Informatika
4
Programmer Junior
Min. SMK Rekayasa Perangkat Lunak
1
IT Hardware
Min. SMK Teknik Komputer dan Jaringan
2
III. URAIAN TUGAS
A. Kepala Sub bagian IT
Uraian Tugas :
1. Support terhadap pelaksanaan tugas pembangunan sistem informasi (SIMRS)
2. Bimbingan sistem, hardware, software serta jaringan terhadap staf IT
3. Bimbingan serta penilaian terhadap kinerja staf IT
4. Kontrol terhadap fungsi pelaksana hardwrae dan jaringan
5. Kontrol terhadap fungsi pelaksana koordinator IT
6. Kontrol terhadap fungsi pemeliharaan pelaksana hardware dan jaringan
7. Kontrol terhadap fungsi pemeliharaan koordinator IT
8. Analisa terhadap kebutuhan sistem, hardware dan jaringan yang handal.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
7
Tanggung Jawab :
1. Berjalannya sistem informasi rumah sakit yang terintegrasi.
2. Melakukan pengontrolan terhadap alur program yang ada di rumah sakit.
3. Memastikan bahwa setiap komputer yang ada disetiap unit kerja bebas virus.
4. Melakukan pengontrolan terhadap maintenance.
B. Programmer
Uraian Tugas :
1. Support terhadap pembangunan SIMRS
2. Kontrol terhadap kode program dan prosedur program SIMRS
3. Analisa prosedur program yang tepat untuk SIMRS
4. Kontrol terhadap error program SIMRS
Tanggung Jawab :
1. Berjalannya SIMRS dengan baik sesuai dengan alur program yang dikehendaki.
2. Memastikan tidak ada gangguan akses program dari segi kode program dan
environmentnya.
3. Melakukan pengkodingan program sesuai dengan alur bisnisnya.
4. Memastikan tidak ada eror atau kesalahan prosedur akibat algoritma ataupun
pengkodean.
C. IT hardware
Uraian Tugas :
1. Support terhadap kerberlangsungan akses SIMRS
2. Kontrol terhadap komputer dan hardware penunjangnya
3. Kontrol terhadap jaringan komputer serta internet Rumah Sakit
4. Kontrol terhadap penanganan masalah hardware dan jaringan
Tanggung Jawab :
1. Ketersediaan akses SIMRS dengan baik ditunjang dengan jaringan yang selalu terkoneksi
2. Memastikan tidak ada gangguan hardware komputer ataupun printer dan peripheral
lainnya.
3. Melakukan instalasi komputer serta sistem operasi sesuai dengan spesifikasi komputer.
4. Memelihara jaringan komputer dan alat-alat pendukung ketersediaan koneksi ke SIMRS.
IV. PENGATURAN JAGA
Untuk personil IT bekerja secara non shift atau mulai dari pukul 07.30 sampai dengan 16.00
jam dinas, selain dari itu tetap on call dan stanby untuk troubleshooting di luar jam dinas.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
8
BAB IV
STANDAR FASILITAS
I.
RUANGAN
Terbagi menjadi dua bagian :
1. Kantor
Ruangan kantor adalah ruang khusus bagi pegawai IT untuk memonitoring berjalannya
SIMRS di seluruh area Rumah Sakit yang menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM
RS selain memonitoring/remote, juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh
tugas pokok dan fungsi yang telah diuraikan sebelumnya.
Karena di ruangan ini terdapat barang-barang penting seperti komputer/laptop IT guna
mengakses data rahasia bagi Rumah Sakit, maka letaknya seharusnya tidak berdekatan
dengan area publik yang biasa diakses dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak
berkepentingan. Lebih detil tentang standard ruangan untuk IT, karena ruangan ini harus
terus berada dalam pengawasan keamanan rumah sakit. Dengan keadaan seperti ini,
ruangan kantor IT harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang memadai.
2. Ruang Server
Ruang server tentu berisi komputer server yang menyimpan seluruh data milik rumah
sakit ataupun eksternal yang telah bekerja sama dengan ruamh sakit. Ruangan ini sebaiknya
memiliki fitur keamanan yang tinggi dan mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi
masalah. Selain itu, di dalam ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap
menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu yang panas,
ruangan harus tertutup dan dingin serta bebas dari kotoran atau debu.
II.
KOMPONEN SIMRS
Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen berikut ini:
a. Komponen input dan output
Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam
sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.
b. Komponen teknologi
Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan output, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
c. Komponen basis data
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
9
Basis data (database)
merupakan
kumpulan data
yang saling
berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data
perlu
diorganisasikan sedemikian
rupa supaya informasi
yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang disebut DBMS (Database Management System).
d. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur,
air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
e. Komponen/Alat-alat SIMRS
Komponen SIMRS dapat diuraikan menjadi beberapa bagian diantaranya :
1. Server, komputer pusat yang menangani komputasi utama dari SIMRS, memiliki
spesifikasi sebagai berikut :
- Merk
: DELL T430
- Prosessor
: Intel Xeon E52620 v3
- HDD
: 2 x 600GB 15K RPM SAS 3.5 " Hot Plug Hard Drive
- Memori
: 8GB Memory (2x4GB), 1333MHz Dual Rank LV RDIMMs
- Chipset
: Intel® C610 Chipset
- UPS
: UPS ICA 5000 Watt
- Pendingin Ruangan (AC) : Panasonic 1PK 2 buah
2. Komputer Klien, komputer yang digunakan oleh operator atau pengguna SIMRS,
memiliki spesifikasi minimal sebagai berikut :
- Monitor
: LED 19”
- HDD
: 500GB SATA
- Prosessor
: Intel Dual Core
- Memori
: 2GB
- Keyboard
: Standar Logitec K100
- Mouse
: Standar Logitec M100
- Printer
: Laserjet P1102/M102, Epson LX-310, Epson TM-U220, Epson T82,
Epson L365, Epson L120, Canon IP 2770.
- Casing
: Standar Simbadda ATX
- PSU
: Standar Dazumba 350 Watt/Enlight 450 Watt
- UPS
: Standar ICA 700 Watt
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
10
3. Alat-alat Jaringan Komputer, merupakan komponen penghubun antara klien dan
server serta menjamin interkoneksi SIMRS dan integritas komunikasi data dengan
cepat dan terjamin interkoneksinya sepanjang waktu, berikut beberapa komponennya
:
- HUB
: Tricom/HP Gigabyte Ethernet (16 dan 8 port)
- Kabel UTP
: Belden Cat 5 Original
- Konektor RJ45 : Belden Cat 5
4. Komponen Pendukung SIMRS, komponen ini merupakan alat-alat penunjang
tambahan untuk keberlangsungan SIMRS, semisal alat-alat antrian dan display-display
di lingkungan Rumah Sakit Mitra Plumbon :
- Display
: Monitor LCD/LED 32” dan 43”
- CPU Antrian
: Intel NUC
- Display Touchscreen : Asus PT201/Asus VT207
- Fasilitas Internet
: IndieHOME Telkom 10MBps + Data Utama 8Mbps
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
11
BAB V
TATA LAKSANA PELAYANAN
I.
ANALISA DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT
SIMRS Rumah Sakit Mitra Plumbon berbasiskan Teknologi Informasi menggunakan
teknologi Web Base dibekali bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL. Perancangan SIMRS
diawali dengan survey disetiap unit, analisa kebutuhan sistem komputer, desain sistem, desain
interface, dan desain database. Sosialisasi, simulasi dan review, simulasi ulang dan pemasangan
atau implementasi sistem.
II.
PEMELIHARAAN SISTEM DAN HARDWARE PENUNJANG
1. Koordinator IT menyusun Jadwal Pemeliharaan Komputer.
2. Proses pemeliharaan komputer di tiap unit dilaksanakan sesuai dengan jadwal pemeliharaan
komputer.
3. Mekanisme pemeliharaan adalah petugas mendatangi unit kerja sesuai dengan Jadwal
Pemeliharaan Komputer.
4. Petugas IT melakukan pengecekan terhadap perangkat komputer mulai dari Monitor, CPU,
Keyboard, Mouse jaringan atau yang lainnya dan melakukan pemeliharaan seperlunya
(pembersihan, pengecekan kabel dll)
5. Apabila ditemukan kerusakan maka diproses sesuai dengan alur perbaikan komputer di
ruangan
6. Setelah selesai melakukan pemeliharaan dan pengecekan komputer di ruangan, petugas
mencatat di Rekap Pemeliharaan Komputer.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
12
7. Melaporkan kepada KoordinatorIT dengan meminta tanda tangan bahwa pengecekan
komputer di unit kegiatan sudah dilakukan.
III. PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
a. Pengertian
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif
belum bermakna bagi Rumah Sakit. Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses
menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung kebijakan Rumah Sakit. Pengelolaan data dan informasi di
Rumah Sakit adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.
b. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari panduan ini adalah semua staf yang terkait pengelolaan data di Rumah
Sakit Mitra Plumbon.
c. Tujuan
Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien, manajemen rumah
sakit, dan program mutu.
Sedangkan Tujuan Khusus dari panduan ini adalah:
1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di Rumah
Sakit Mitra Plumbon.
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di Rumah Sakit Mitra Plumbon.
3. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.
d. Tata Laksana Pengelolaan Data
Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internla rumah sakit maupun eksternal
rumah sakit.
Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut:
- Data pendukung proses asuhan oleh PPA.
- Data pendukung sistem program PMKP.
- Data pendukung program PPI.
- Data administrasi untuk keperluan dinas dan lembaga lain diluar Rumah Sakit.
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit
menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar
berupa memberikan data yang dibutuhkan Proses pengelolaan data, meliputi penetapan
data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data
dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
13
Dalam pengelolaannya , data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data
eksternal :
A. Data Internal
1. Penetapan Data yang Dibutuhkan
Rumah Sakit Mitra Plumbon menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan.
2. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut
a. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam
medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik.
b. Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu,
laporan sarana, laporan sdm da laporan keuangan
c. Data terkait program mutu dhimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator
mutu dan laporan insiden
3. Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik
maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji
untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun
program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
a. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data kunjungan,
data populasi pasien, indikator rawat inap.
b. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja
unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu
c. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen,
Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit
4. Penyebaran/ Diseminasi Data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
a. Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh tenaga pelayanan pasien
(dokter, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga
kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak
yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam
medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
b. Laporan pelayanan diberikan dari masing masing instalasi/divisi ke Direksi untuk
selanjutnya dilaporkan kepada Owner dan hanya bisa diakses oleh Manajemen.
Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil data
tersebut dapat ditampilkan
c. Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Direksi. Data ini dapat
ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa/ (tabel dan grafik)
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
14
B. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional
maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk
mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja
rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar
untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Basis data eksternal
variasinya sangat luas, dari basis data asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi.
Rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh perundang-undangan atau peraturan untuk
berkontribusi pada beberapa data base eksternal. Dalam konteks Rumah Sakit Mitra
Plumbon, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:
1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik
2. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem InaCBG sesuai ketentuan
Penyajian data
1. Untuk laporan ke dinas kesehatan, disajikan sesuai ketentuan dari dinas
kesehatan
2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software InaCBG sesuai ketentuan
kementrian kesehatan dan bpjs
3. Data mutu dari Rumah Sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu.
Data ini diolah oleh tim mutu
4. Data mutu juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk
keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.
C. Kerahasiaan Data
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah
ditetapkan dalam pedoman pelayanan rekam medis
e. Dokumentasi
Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di
Rumah Sakit Mitra Plumbon masih terdiri atas rekam medis fisik. Pengisian data pasien secara
elektronik di SIMRS dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password masingmasing.
Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/divis didokuemntasikan
dalam bentuk soft copy yang dikirim melalui email ke Direksi. Pada periode tertentu terutama
akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan.
Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan form yang sudah
ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim mutu Rumah Sakit Mitra Plumbon.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
15
BAB VI
LOGISTIK
I. PERENCANAAN
Unit IT RS Mitra Plumbon setiap minggunya mempunyai perencanaan permintaan
kebutuhan logistik rutin ATK (Alat Tulis Kantor). Permintaan sesuai dengan jumlah
kebutuhan dalam 1 minggu. Untuk Persediaan peripheral atau alat-alat pendukung SIMRS
perencanaan dilakukan 1 bulan sekali.
II. PERMINTAAN
1.
Permintaan asset baru harus disertai dengan analisa kebutuhan
2.
Unit kerja wajib menetapkan stok minimal atas barang yang bersifat stok
3.
Persetujuan pengajuan barang dan jasa diajukan oleh masing-masing unit yang
membutuhkan dengan persetujuan Kepala Instalasi dan atau Kepala Bagian / Bidang.
III. PENGADAAN
Pengadaan barang-barang unit IT dilakukan melalui
pengajuan
ke bagian logistik
(pengadaan barang) sesuai dengan kebutuhan instalasi.
Permintaan di buat sesuai dengan prosedur /pengadaan barang, yang nantinya akan
diproses oleh bagian logistik dalam jangka waktu tertentu.
1.
Pengadaan barang harus menjamin spesifikasi, lama waktu barang datang dan layanan
purna jual.
2.
Persetujuan pengadaan yang diajukan oleh masing-masing unit membutuhkan dengan
persetujuan Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan atau Direktur Rumah Sakit.
3.
Persetujuan pengadaan yang bersifat barang stok atau spare part penggantian
kerusakan Ka. Bagian Administrasi dan Keuangan.
4.
Setiap pembelian barang disertai surat pesanan (PO), kecuali kebutuhan harian yang
melalui kas kecil.
5.
Yang berwenang menandatangani Surat Pesanan (PO) adalah Kepala Sub Bagian
Pengadaan dan Logistik , Kepala Bagian Administrasi Umum, dan Wakil Direktur Umum
dan Keuangan.
IV. PEMERIKSAAN BARANG DATANG
Verifikasi barang datang dilakukan atas indikator ketepatan waktu datang, ketepatan
spesifikasi dan kualitas barang (fisik barang ,jumlah pesanan, kelayakan fungsi barang serta
kesesuaian nama barang pada surat pesanan)
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
16
V. PENYIMPANAN BARANG
Penyimpanan barang dan stok atau backup dilakukan diruangan kerja untuk memudahkan
mobilisasi dan kecepatan penanganan complain pada pengguna SIMRS.
VI. DISTRIBUSI DAN PENERIMAAN BARANG
Distribusi Barang & alat dilakukan oleh bagian logistic ke unit IT setelah barang
tersedia.Sebelum dilakukan serah terima, barang atau alat di periksa terlebih dahulu oleh
pihak logistic maupun IT sebagai penerima. Jika telah sesuai, maka dilakukan
penandatanganan berkas serah terima barang atau alat yang kemudian akan menjadi
tanggung jawab unit IT.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
17
BAB VII
PENINGKATAN MUTU
PELAYANAN RUMAH SAKIT MITRA PLUMBON
Agar upaya peningkatan mutu di Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon dapat dilaksanakan secara
efektif dan efisien maka diperlukan adanya kesatuan bahasa tentang konsep dasar upaya
penigkatan mutu pelayanan.
I.
MUTU PELAYANAN RUMAH SAKIT MITRA PLUMBON
A.
PENGERTIAN MUTU
Pengertian mutu beraneka ragam dan di bawah ini ada beberapa pengertian yang
secara sederhana melukiskan apa hakekat mutu.
a.
Arti Strategik
Segala sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan
b.
Mutu menurut ISO ( ISO 9000 : 2000 )
Derajat yang dicapai oleh karateristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan
yaitu:
B.
1.
Mutu mencakup usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
2.
Mutu mencakup produk, tenaga kerja, proses dan lingkungan
3.
Mutu merupakan kondisi yang berubah
DEFINISI MUTU PELAYANAN RUMAH SAKIT UMUM MITRA PLUMBON
Adalah derajat kesempurnaan pelayanan Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat konsumen akan pelayanan kesehatan yang sesuai
dengan standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi sumber
daya yang tersedia di Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon secara wajar, efisien dan
efektif serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai dengan norma, etika,
hukum dan sosio budaya dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan
Rumah Sakit dan masyarakat konsumen
C.
PIHAK YANG BERKEPENTINGAN DENGAN MUTU
Banyak pihak yang berkepentingan dengan mutu, yaitu :
1.
Konsumen
2.
Pembayar/perusahaan/asuransi
3.
Manajemen RS Umum Mitra Plumbon
4.
Karyawan RS Umum Mitra Plumbon
5.
Masyarakat
6.
Pemerintah
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
18
7.
Ikatan profesi
Setiap kepentingan yang disebut di atas berbeda sudut pandang dan kepentingannya
terhadap mutu.Karena itu mutu adalah multi dimensional.
D.
DIMENSI MUTU
Dimensi atau aspeknya adalah :
E.
1.
Keprofesian
2.
Efisiensi
3.
Keamanan Pasien
4.
Kepuasan Pasien
5.
Aspek Sosial Budaya
MUTU TERKAIT DENGAN INPUT, PROSES, OUTPUT
Pengukuran mutu pelayanan kesehatan dapat diukur dengan menggunakan 3 variabel,
yaitu :
1.
Input, ialah segala sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pelayanan
kesehatan, seperti tenaga, dana, obat, fasilitas, peralatan, bahan, teknologi,
organisasi, informasi, dan lain-lain.
Pelayanan kesehatan yang bermutu
memerlukan dukungan input yang bermutu pula. Hubungan struktur dengan mutu
pelayanan kesehatan adalah dalam perencanaan dan penggerakan pelaksanaan
pelayanan kesehatan.
2.
Proses, merupakan aktivitas dalam bekerja, adalah merupakan interaksi
profesional antara pemberi pelayanan dengan konsumen (pasien/masyarakat).
Proses ini merupakan variabel penilaian mutu yang penting.
3.
Output, ialah hasil pelayanan kesehatan, merupakan perubahan yang terjadi pada
konsumen (pasien/masyarakat), termasuk kepuasan dari konsumen tersebut.
II.
UPAYA PENINGKATAN MUTU PELAYANAN RUMAH SAKIT MITRA PLUMBON
A.
DEFINISI UPAYA PENINGKATAN MUTU PELAYANAN RS UMUM MITRA PLUMBON
Adalah keseluruhan upaya dan kegiatan yang komprehensif dan integratif yang
menyangkut input, proses dan output secara objektif, sistematik dan berlanjut
memantau dan menilai mutu dan kewajaran pelayanan terhadap pasien, dan
memecahkan masalah-masalah yang terungkapkan sehingga pelayanan yang diberikan
di Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon berdaya guna dan berhasil guna.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
19
B.
TUJUAN UPAYA PENINGKATAN MUTU PELAYANAN RS UMUM MITRA PLUMBON
Umum
:
Meningkatkan pelayanan kesehatan melalui upaya peningkatan mutu
pelayanan Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon secara efektif dan efisien
agar tercapai derajat kesehatan yang optimal.
Khusus :
Tercapainya peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit Umum Mitra
Plumbon melalui :
1.
Optimasi tenaga, sarana, dan prasarana.
2.
Pemberian pelayanan sesuai dengan standar profesi dan standar
pelayanan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan terpadu
sesuai dengan kebutuhan pasien.
3.
Pemanfaatan
teknologi
tepat
guna,
hasil
penelitian
dan
pengembangan pelayanan kesehatan.
C.
INDIKATOR MUTU
Indikator mutu Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon meliputi indikator klinik, indikator
yang berorientasi pada waktu dan indikator ratio yang berdasarkan pada efektifitas
(effectivenes),
efisiensi
(efficiency),
keselamatan
(safety)
dan
kelayakan
(appropriateness).Indikator yang dipilih :
1.
Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
2.
Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untuk perorangan.
3.
Dapat digunakan untuk membandingkan dengan Rumah Sakit lain, baik di dalam
maupun luar negeri.
4.
Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
5.
D.
Didasarkan pada data yang ada.
STRATEGI
Untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon
maka disusunlah strategi sebagai berikut :
1.
Setiap petugas harus memahami dan menghayati konsep dasar dan prinsip mutu
pelayanan Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon sehingga dapat menerapkan
langkah-langkah upaya peningkatan mutu di masing-masing unit kerjanya.
2.
Memberi prioritas kepada peningkatan kompetensi sumber daya manusia di RS
Umum Mitra Plumbon , serta upaya meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3.
Menciptakan budaya mutu di. Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon
termasuk di
dalamnya menyusun program mutu Rumah Sakit Umum Mitra Plumbon dengan
pendekatan PDCA cycle.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
20
E.
PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH
Pendekatan pemecahan masalah merupakan suatu proses siklus (daur) yang
berkesinambungan.
Langkah pertama dalam proses siklus ini adalah identifikasi
masalah. Identifikasi masalah merupakan bagian sangat penting dari seluruh proses
siklus (daur), karena akan menentukan kegiatan-kegiatan selanjutnya dari pendekatan
pemecahan masalah ini. Masalah akan timbul apabila :
1.
Hasil yang dicapai dibandingkan dengan standar yang ada terdapat penyimpangan
2.
Merasa tidak puas akan penyimpangan tersebut.
3.
Merasa bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut.
Dengan telah jelasnya cara memecahkan masalah maka bisa dilakukan tindakan
perbaikan. Namun agar pemecahan masalah bisa tuntas, setelah diadakan tindakan
perbaikan perlu dinilai kembali apakah masih ada yang tertinggal. Dari penilaian
kembali maka akan didapatkan masalah yang telah terpecahkan dan masalah yang
masih tetap merupakan masalah sehingga proses siklus akan berulang mulai tahap
pertama.
F.
PENGENDALIAN MUTU
Pengendalian mutu pada unit IT akan mengarah pada keakuratan data atau informasi
yang ada di dalam sistem. Informasi yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien,
seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga
memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan pasien, Rekam Medis,
pembukuan RS dan lain-lain.
A.
Nilai Informasi
Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and
Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi.
Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai
informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya
mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya
ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.
Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua
jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
21
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan
permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah
yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah
mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus
dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran
kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini
harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak
jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya
dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang
pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal
dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji
keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi
guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi
formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan
sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar
lingkup pembicaraan kita.
Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan
untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang
“rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian
yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena
lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis,
adalah sebagai berikut :
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
22
1.
Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinankemungkinan sebelumnya.
2.
Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.
3.
Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4.
Sampel
5.
Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.
B.
Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau
kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :
1.
Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2.
Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3.
Hilang atau tidak terolahnya data.
4.
Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5.
Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang
salah)
6.
Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)
7.
Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja
Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi
melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan
menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1.
Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2.
Pemeriksaan intern dan extern
3.
Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4.
Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai
dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
G.
KEGIATAN DALAM PENGENDALIAN MUTU RUMAH SAKIT
1.
2.
Pengendalian atas dokumen meliputi :
a.
Penerbitan dan persetujuan dokumen.
b.
Perubahan dokumen.
c.
Distibusi dokumen.
d.
Penomoran/ pengkodean dokumen.
Pengendalian catatan mutu meliputi kegiatan :
a.
Identifikasi
b.
Penyimpanan
c.
Perlindungan
d.
Penarikan
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
23
3.
e.
Lama simpan
f.
Pemusnahan
Pemastian implementasi manajemen mutu dilaksanakan sesuai persyaratan
dilaksanakan secara rutin dan berkesinambungan dalam bentuk kegiatan audit.
4.
Untuk memastikan rapat tinjauan manajemen dilaksanakan sesuai dengan
persyaratan untuk meninjau keefektifan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
5.
Setiap pemasalahan yang terjadi harus dilakukan upaya penyelesaian dan
pencegahannya serta didokumentasikan.
6.
7.
8.
Penyelenggaraan kegiatan komunikasi meliputi :
a.
Penanganan Informasi (internal)
b.
Pelaksanaan Rapat (internal)
c.
Komunikasi dengan pelanggan
d.
Komunikasi dengan Rekanan
e.
Komunikasi dengan Instansi Pemerintah
f.
Komunikasi keadaan darurat
Mekanisme perencanaan kerja, sasaran dan indikator mutu Rumah Sakit meliputi :
a.
Rencana Strategis lima tahunan
b.
Rencana Kerja tahunan organisasi dan unit kerja
Survey kepuasan pelanggan adalah suatu kegiatan pengukuran untuk mengetahui
tingkat kepuasan pelanggan
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
24
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya
perlu diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang ada di rumah sakit
serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan kerja di sana perlu
dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap penyakit infeksi maupun non-infeksi,
penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain sebagainya. Selain terhadap
pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit, Keselamatan dan Kesehatan Kerja di rumah
sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-hak pasien yang masuk kedalam program patient
safety.
Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan kerja di
tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best practices” yang berlaku
secara Internasional, seperti National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH), the
Centers for Disease Control (CDC), the Occupational Safety and Health Administration (OSHA),
the US Environmental Protection Agency (EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di USA
adalah petugas medis. Dari laporan yang dibuat oleh The National Safety Council (NSC), 41%
petugas medis mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan injury dan
angka ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei yangdilakukan
terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury yang terbanyak
adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan tergores (21%). Selain
itu pekerja di rumah sakit sering mengalami stres, yang merupakan faktor predisposisi untuk
mendapatkan kecelakaan. Ketegangan otot dan keseleo merupakan representasi dari low back
injury yang banyak didapatkan di kalangan petugas rumah sakit.
I. TUJUAN
1. Terciptanya budaya keselamatan kerja di Rumah Sakit Mitra Plumbon
2. Mencegah dan mengurangi resiko kecelakaan kerja
3. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan dan proses kerjanya
4. Menyesuaikan dan menyempurnakan pengamanan pada pekerjaan memiliki resiko tinggi
II. KESELAMATAN KERJA PADA UNIT IT
Keselamatan kerja pada unit kerja IT berfokus kepada peralatan-peralatan utama dan penunjang
yang digunakan oleh staf IT selama melaksanakan tugasnya. Selain dari perangkat teknis, budaya
kerja staf IT juga turut memengaruhi keselamatan staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi
psikologis.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
25
-
Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja

Dari segi instalasi peralatan kerja di unit IT, penggunaan dan peletakan kabelkabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf. Misalnya kabel-kabel yang
tidak rapi dan dibiarkan berserakan begitu saja.

Selain itu penempatan server yang terlalu dekat dengan staf juga beresiko bagi
kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa tahun yang akan datang.

Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari sisi
penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang lama.
-
Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja
Budaya dan perilaku staf IT memengaruhi keselamatan psikologis staf. Pengaturan jadwal
shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu kenyamanan staf dalam bekerja.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
26
BAB IX
PENUTUP
Pedoman pengorganisasian unit IT Rumah Sakit Mitra Plumbon diharapkan dapat
memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unit IT terhadap keberlangsungan kerja
SIM-RS sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini.
Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah mengikuti
perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, kebijakan
pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu pedoman ini harus dievaluasi secara
berkala.
Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan
program di lingkungan Rumah Sakit Mitra Plumbon.
Pedoman Pelayanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
27