Keterbatasan Teknologi Komputer Dalam Pengembangan dan Pen…

Keterbatasan Teknologi Komputer Dalam Pengembangan Dan Penerapan
Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit
Oleh:
dr. Berlian T.P. Siagian, MPH, PhD.
Managing Partner, PT. Dinamika Cipta Widya, Jakarta
Pendahuluan
Awal komputer listrik dimulai tahun 1905, sedangkan komputer ENIAC, komputer
elektron pertama dioperasikan di Amerika Serikat tahun 1946. Komputer ini bekerja
berdasarkan rangkaian logika ribuan hamper 20.000 tabung-tabung radio, ditambah
puluhan ribu kapasitor, resistor, diode. Komputer ENIAC dan digunakan untuk
keperluan komputasi fisika nuklir dan peluru kendali balistik. Beratnya sekitar 30 ton dan
memperlukan ruang sebesar 167M2 dan catu daya 160 kW. Para akhli waktu itu
memperkirakan Amerika Serikat hanya memerlukan enam unit komputer ENIAC
seandainya digunakan untuk melayani perhitungan gaji seluruh pekerja di seluruh
wilayah Amerika Serikat. Saat itu belum terfikirkan untuk menggunakan komputer
menunjang kegiatan administrasi yang bersifat non- militer. Setengah abad setelah saat itu
komputer telah merasuk seluruh sendi kehidupan termasuk manajemen pelayanan
kesehatan. Kemampuan komputasi komputer terus meningkat dua kali lipat setiap
delapan belas bulan (Hukum Moore, 1965) sedangkan harganya terus menurun menjadi
separuhnya. Seandainya analogi peningkatan efisiensi komputasi dan catu daya komputer
berlaku untuk kemajuan efisiensi catu daya pesawat udara misalnya, maka di tahun 2002
ini seharusnya telah ditemukan pesawat terbang superjumbo bertingkat delapan yang
panjangnya tiga kali lipat lapangan sepak bola serta mampu mengangkut tiga puluhan
ribu penumpang sekali gus. Yang lebih hebat lagi bahwa pesawat terbang teoritis ini akan
mampu terbang keliling dunia tanpa henti secepat dan seaman pesawat jumbo jet biasa
saat ini, dan dengan hanya mengkonsumsi satu liter avtur. Akan tetapi kita mengetahui
kemajuan teknologi transportasi belum sehebat kemajuan teknologi semikonduktor.
Kemajuan teknologi komputer dan kecepatan penyebarannya sering kali mengecoh
banyak pimpinan rumah sakit yang awam dengan dunia komputasi. Tidak terhitung
kegagalan penerapan teknologi informasi sebagai alat bantu manajemen paripurna.
Memasyarakatnya penerimaan komputer sebagai alat bantu manajemen lebih cepat dari
kemampuan manajemen untuk memanfaatkan potensi konstitusionalnya. Hal ini diikuti
dengan pandangan terlalu optimistis manajemen bahwa komputerisasi akan
menyelesaikan banyak persoalan yang mereka hadapi sehari- hari. Sikap terlalu optimistis
ini bermula dari sikap mental banyak pimpinan rumah sakit yang telah memperlakukan
penerapan sistim informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) seperti memperlakukan alat
elektronik biasa lainnya, misalnya VCD; apabila sudah dibeli maka dalam waktu cepat
intensitas pengunaannya dapat mencapai sampai batas potensi maksimalnya. Berbeda
dengan piranti keras computer yang telah berkembang luar biasa, SIMRS memerlukan
penataan manajemen dan proses bisnis perusahaan (rumah sakit) disamping penataan
berbagai lapis piranti lunak. Kedua unsur ini perkembangannya tidak mengikuti Hukum
1
Moore. SIMRS memerlukan manusia yang perkembangan neuron diotaknya dapat
dianggap statis dan masih dikungkung lagi oleh berbagai faktor budaya bahkan faktor
yang tidak logis sekalipun.
Kehadiran komputer di rumah sakit tanpa perencanaan yang tepat dapat dengan cepat
menjadi tragedi manajemen. Komputer berakhir sebagai pengganti mesin tik, alat
membuat spreadsheet, alat penghubung dengan dunia internet, alat mengirim dan
menerima e- mail, alat gossip melalui internet (chatting), bahkan sebagai pajangan untuk
menunjukkan bahwa rumah sakit sudah maju. Disaat segala- galanya terbatas kita sedih
melihat jam komputer paling banyak digunakan sebagai alat bermain game. Memang
komputer pribadi dilengkapi dengan berbagai fitur yang menjadikannya alat serbaguna,
tetapi itu belum berarti bahwa komputer langsung dapat alat manajemen yang
berdayaguna (cost effective). Sikap manajemen yang semula optimistis dapat berubah
menjadi skeptis akibat kegagalan komputerisasi terutama akibat pendekatan sepotong
sepotong dan kelambatan mengubah proses bisnis sesuai dengan perubahan kemampuan
teknologi komputasi yang tersedia.
SIMRS Yang Mencerminkan Proses Bisnis
SIMRS tidak identik dengan komputerisasi. Berbagai hal telah menjadi faktor pencetus
mengapa manajemen dan pemilik rumah sakit melakukan komputerisasi SIMRS, mulai
dari yang sekedar ikut mode sampai yang benar-benar ingin, memanfaatkan kebolehan
dan kecanggihan komputerisasi SIMRS. Pengembangan komputerisasi SIMRS dapat
berwujud dalam berbagai bentuk. Ada yang sepotong-sepotong, ada yang merangkai
berbagai kegiatan, ada yang merangkaikan seluruh kegiatan utama menjadi satu kesatuan
yang utuh.
Berbagai alat kesehatan telah diupayakan oleh berbagai pihak untuk dapat digunakan
meningkatkan efisiensi dan menambah kemudahan. Pabrikan alat kesehatan yang semula
hanya menghasilkan rekaman kasar (raw data) dimana hasilnya harus dicatat dan diolah
dengan tangan oleh operator, secara berangsur menghasilkan perekaman dan pencatatan
yang telah tercetak. Optometer, spirometer, alat ukur laboratorium, EKG, USG,
echokardio gram, alat-alat radiologi mulai menghasilkan pencatatan baik berupa angka,
maupun gambar. Para pabrikan alat kesehatan secara bertahap mengupayakan agar proses
perekaman dan pencatatan dengan alat alat tersebut menjadi mudah, cepat, dan murah.
Akan tetapi pabrikan tidak mampu meramalkan seluruh proses bisnis di rumah sakit yang
sangat heterogen. Oleh karena itu rekaman dan catatan catatan itu masih memerlukan
proses tambahan sebelum dapat direkam, diakses, dan digunakan secara cepat dalam
sistim catatan medik rumah sakit.
Perkembangan terakhir menunjukkan bahwa pencatatan sudah mulai mengikuti standard
baku. Standard DICOM di bidang diagnostic- imaging, standard VCD kemudian DVD
pada perekaman citra, ASCII pada perekaman angka-angka mulai diterima para pabrikan
alat kesehatan. Kemajuan dalam teknologi semi-konduktor dengan pesat telah
meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses digital sehingga semakin memungkinkan
2
pabrikan alat kesehatan mengikuti standard pencatatan yang memang lebih rumit
dibandingkan dengan perekaman dan pencatatan menurut sistim “proprietary” yang
digunakan pada alat kesehatan keluaran lama.
Kemajuan diatas harus ditampung dalam dokumentasi proses bisnis. Semua pelaku
bisnis di rumah sakit harus menyamakan persepsi mereka atas proses bisnis yang
berlangsung. Misalnya sudah ada kesepakatan atas prosedur tetap penyediaan obat;
prosedur tetap pertolongan pertama pada korban kecelakaan, prosedur tetap pemberian
keringanan jasa medik. Akan tetapi mengandalkan teknologi informasi sebagai motor
usaha yang ajaib tidak akan mencapai tujuan apabila prosedur tetap tidak ada, atau tidak
ditaati; kebijakan masih sepotong-sepotong. Setiap kasus yang agak khusus masih
memerlukan penanganan dan kebijakan khusus karena tidak mau mengikuti prosedur
tetap secara konsisten. Bagian inilah yang paling sulit dilakukan di lingkungan rumah
sakit dimana para dokter, perawat, bidan, apoteker dan pekerja kesehatan lain sejak dini
dalam proses pendidikan mereka telah diajarkan agar terbiasa menggunakan fikiran dan
pertimbangan (judgement) sendiri; jangan dipengaruhi oleh pertimbangan orang lain;
tegas bertindak; mandiri. Proses pengembangan kepribadian yang demikian kadang-kala
menghasilkan orang yang percaya diri, “arrogant ”, dan kurang menghargai fikiran orang
lain.
Dokumentasi proses bisnis akan memudahkan penulisan design SIMRS. Dengan studi
proses bisnis yang lengkap dan dengan dokumentasi proses bisnis yang baik terobosan
dan perubahan paradigma pelayanan yang semakin meningkatkan azas manfaat semakin
mudah dilakukan. Dokumentasi proses bisnis yang baik adalah inti dari proses
perencanaan (design) SIMRS yang baik, sehingga pada akhirnya akan mampu menuntun
semua pelaku bisnis menerapkan SIMRS yang menghasilkan efisiensi, kemudahan, nilai
tambah, auditabilitas, dan akuntabilitas.
Keteraturan, Standardisasi Dan Konsistensi Adalah Kunci Keberhasilan
SIMRS modern sangat tergantung pada kemampuan komputasi. Kemampuan komputasi
akan sangat tergantung pada keteraturan, dan keteraturan hanya dapat dicapai bila ada
kesepakatan memberlakukan prosedur tetap secara konsisten.
Kebijakan memerlukan waktu untuk mengembangkannya. Memerlukan waktu untuk
mensosialisasikannya. Memerlukan pelatihan untuk memantapkannya. Perlu waktu untuk
dapat diterjemahkan kedalam SIMRS. Oleh karena itu tidak boleh cepat berubah-ubah.
Perubahan yang terlalu cepat membingungkan seluruh pelaku.
Kekakuan kebijakan adalah salah satu penghambat proses bisnis. Oleh karena itu
pengembangan proses bisnis harus mempunyai ciri fleksibel tetapi didalam fleksibilitas
itu masih ada konsistensi. Hal ini dapat dicapai apabila jalur proses bisnisnya tetap akan
tetapi koefisien yang diterapkan bias berubah- ubah. Pendekatan ini dikenal sebagai
parameterisasi. Misalnya, jasa pela yanan medik dapat diberikan diskon 12% untuk
pelanggan PT. ABC karena sejarah hutangnya menunjukkan tagihan rumah sakit dalam
3
dua tahun terakhir selalu dilunasi antara dua sampai empat minggu. Sedangkan pelanggan
PT. DEF tidak boleh sekali-kali diberikan diskon karena selalu terlambat tiga sampai
empat bulan melunasi tagihan menurut catatan dua tahun terakir. Contoh parameter lain,
biaya ruang rawat inap pada setiap hari Rabu diberi diskon 20% atau selama bulan
September biaya ruang rawat inap diberi diskon 20%. Sistim tidak perlu diubah; yang
diubah hanya parameternya.
Parameter yang diberlakukan harus tercatat juga sejarahnya untuk menjamin auditabilitas.
Apabila pemeriksaan radiologi diberlakukan diskon 10% mulai tanggal 1 Oktober sampai
15 Oktober 2002, maka bila dilakukan audit biaya atas sample data pelayanan, maka
harus dapat diperlihatkan bahwa sistim secara konsisten menunjukkan biaya pemeriksaan
radiologi antara tanggal 1 sampai 15 Oktober 2002 mencatat diskon 10%. Apabila audit
dilanjutkan mencakup hari- hari setelah 15 Oktober 2002 harus dapat ditunjukkan bahwa
sistim mencatat biaya pelayanan radiologi tidak mendapat diskon 10% lagi.
Perubahan pada parameter harus selalu tercatat oleh sistim. Perubahan parameter itu
dilindungi agar tidak terjadi sembarangan; kalau sampai terjadi tercatat dilakukan oleh
siapa, tanggal dan jam berapa, diperkuat dengan cetakan protokol perubahan parameter
tersebut dan ditanda-tangani oleh direktur medik.
Peran Sumber Daya Manusia
Innovasi proses bisnis sehubungan dengan penerapan komputerisasi SIMRS akan
berpengaruh pada seluruh stake holder, dalam hal ini pemilik, pengelola, karyawan,
medikus praktikus di rumah sakit. Perubahan ini juga akan berpengaruh pada pasien dan
keluarganya. SIMRS yang tidak menghasilkan kemudahan dan perbaikan mutu pelayanan
hanya menjadi beban seluruh stake holder. Dengan komputerisasi SIMRS pasien
mengharapkan dapat melakukan perjanjian jam konsultasi dengan dokter melalui telepon.
Apabila dokter berhalangan pada jam yang dijanjikan, pasien dibertahu sehingga tidak
melakukan perjalanan ke rumah sakit dengan sia-sia. Apabila pasien berhalangan, maka
dengan menelepon rumah sakit, maka slot jam perjanjian yang sudah “terjual” dapat
dibatalkan dan “dijual” lagi kepada orang lain. Dokter praktek dimana saja dapat
memesan ruang perawatan (booking) jarak jauh dengan jaminan. Perhitungan jasa
pelayanan dapat dilakukan dengan tepat. Pengadaan barang dan penyediaan stok dapat
dikendalikan pada tingkat yang optimum, tidak terlalu banyak dan tidak pernah
kekurangan; selalu tepat waktu. Perbaikan mutu pelaya nan tidak akan lepas dari perhatian
masyarakat sekitar. Semakin terdidik suatu masyarakat semakin mereka memberi
penilaian atas dasar ukuran obyektif mutu pelayanan, semakin berkurang pengaruh
penilaian karena dilakukan oleh siapa, dan semakin meningkat penilaian mutu pelayanan
atas dasar hasil akhir / dampak (outcome) yang dapat dilihat dengan ukuran yang lebih
obyektif.
Unsur terpenting dalam pencapaian suasana ideal ini bukan peralatan, bukan komputer
yang hebat, dokumentasi proses bisnis yang baik, bukan piranti lunak SIMRS yang
canggih, tetapi lebih ditentukan oleh budaya bisnis didalam rumah sakit, kesiapan seluruh
4
personil termasuk dokter, kesiapan direksi dan pemilik menghadapi suatu proses bis nis
yang transparan, tidak berpihak, dan tanpa kompromi. Bukan hal yang aneh bahwa di
rumah sakit banyak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Sering kali penyimpangan ini
disengaja, bahkan dipelihara. Apabila implementasi komputerisasi SIMRS disinyalir akan
mengubah semua keadaan itu, maka bukan mustahil akan muncul penolakan secara
terselubung atau secara terbuka dengan penerapan komputerisasi SIMRS dengan
berbagai argument, antara lain pekerja rumah sakit kurang trampil menggunakan
komputer, implementasi SIMRS yang telah lalu gagal, dan sebagainya.
Tersedianya teknologi informasi yang efektif akan memudahkan proses merangkaikan
proses bisnis yang baku dan teknologi informasi dapat saja gagal apabila berhadapan
dengan proses bisnis yang terlalu rumit dan terlalu banyak pengecualian.
Perubahan Paradigma Bisnis Dengan Penerapan SIMRS
Hasil pengamatan proses bisnis yang ada di rumah sakit sering kali mengungkapkan
bahwa masih diperlukan perubahan proses bisnis agar sesuai dengan sifat dasar
pengolahan data digital untuk mencapai efisiensi dan kemudahan yang dikehendaki.
Akan tetapi penganjur SIMRS sering kali harus berhadapan dengan pelaku bisnis di
rumah sakit yang tidak mau berubah. Para pelaku ini cenderung menuntut agar
komputerisasi SIMRS tidak mengubah status quo. Mereka umumnya menginginkan agar
komputerisasi SIMRS tetap mempertahankan proses bisnis yang ada sekarang sugguhpun
proses itu secara obyektif sebenarnya mengakibatkan pemborosan, duplikasi,
menyulitkan, dan sulit diaudit. Untuk itu penganjur SIMRS perlu melakukan proses
pemenangan ide (advocacy) terlebih dulu. Tanpa dukungan sebagian besar pelaku bisnis
maka kecanggihan komputer dan SIMRS dapat sia-sia. Perlu dijelaskan mengapa
perubahan proses bisnis itu harus terjadi.
Kemajuan teknologi informasi menyebutkan bahwa perubahan pengolahan data yang
tradisional ke pendekatan teknologi informasi yang baru suatu yang tidak dapat dihindari
(Earl 1989, hal.21 Oxford Institute for Information Management) Perubahan mendasar itu
pada proses bisnis yang disimpulkan sebagai berikut :
5
DUA ERA DARI MANAJEMEN INFORMASI
PERBEDAAN
ERA PENGOLAHAN
DATA
ERA TEKNOLOGI
INFORMASI
Sifat keuangan
Sebuah biaya
Sebuah investasi
Peran bisnis
Biasanya membantu
Sering bersifat kritis
Orientasi pemakaian
Taktis
Strategis
Keadaan ekonomi
Netral
Diharapkan
Pengaruh sosial
Terbatas
Dapat meresap
Pemikiran MIS
Tradisional
Baru
Perhatian atasan
Sedikit
Banyak
Pengaruh teknologi
Perhitungan saja
Banyak macam
Sifat manajemen
Delegasi
Memimpin
Makin banyak manajer yang me masukkan konsep dan peralatan dari teknologi informasi
ke dalam susunan fungsi organisasi. Untuk menjadi sukses, para manajer harus memiliki
visi dari teknologi informasi itu sendiri. Jangan terpaku hanya pada pengadaan alatnya
tanpa memikirkan bagaimana alat tersebut diintegrasikan dengan seluruh fungsi dalam
organisasi. Mereka harus mengerti dan berusaha agar alat canggih dan teknologi yang ada
sekarang ini dapat diintegrasikan kedalam semua fungsi dalam organisasi dan kedalam
pekerjaan masing- masing seha ri- hari. Apabila tidak maka alat-alat baru ini tidak dapat
menjadi bagian perencanaan dan operasi bisnis secara sempurna. Contoh, masih adanya
USG, EKG, CT-Scan yang menghasilkan citra yang belum dapat diintegrasikan ke
catatan medik digital, citra hasil penginderaan masih harus ditempelkan ke folder catatan
medik adalah indikator sederhana tetapi tidak terbantah lagi bahwa proses integrasi
belum berhasil.
Kemajuan teknologi informasi inilah yang menggeser dan mengubah aturan pengadaan
peralatan demi menjamin kompatibilitas data bisnis, dan ini merupakan tanggung jawab
pemakai dan pekerja informasi.
Penutup
Kita telah mengungkapan bahwa SIMRS masih merupakan bagian ilmu manajemen.
Sesuai dengan definisinya bahwa manajemen adalah kombinasi ilmu dan seni telah
6
ditunjukkan bahwa definisi itu masih tetap berlaku dalam implementasi komputerisasi
SIMRS di era teknologi yang berkembang cepat ini. Ilmu berarti dasarnya harus
obyektif, proses dapat diuji dan hasilnya harus sama, proses dapat di-replikasi tanpa
mengenal batas ruang dan tempat. Seni berarti manajemen tergantung pula faktor- faktor
yang tidak pasti, yang tergantung pada keadaan. Suatu pengamatan yang dilakukan oleh
banyak orang dapat mengandung penyimpangan (bias). Faktor pendorong (push) dan
penghambat (pull) saling berkaitan erat. Budaya dan nilai-nilai ditempat kerja akan
sangat berpengaruh. Aturan yang mendorong pertumbuhan nilai- nilai praktek kedokteran
yang baik dan benar juga sangat berpengaruh. Oleh karena itu dapat kita simpulkan
disini, penerapan SIMRS akan sangat tergantung pada faktor seni dalam menghadapi
berbagai budaya dan persyaratan kerja. Kemajuan teknologi komputer dalam menunjang
SIMRS akan sangat membantu, tetapi bukan faktor dominan yang paling menentukan.
7
Pertanyaan:
1. Dari presentasi makalah terdahulu dan makalah diatas, menurut urutan
penerapannya, manakah proses yang harus mendahului yang lain dari ketiga
urutan ini?
a. Komputerisasi RS – SIMRS – Taxonomi dan Standard pelayanan
kesehatan – Pelayanan kesehatan bermutu.
b. SIMRS – Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan – Komputerisasi
RS – Pelayanan kesehatan bermutu.
c. Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan – Komputerisasi RS –
Pelayanan kesehatan bermutu.- SIMRS.
d. Pelayanan kesehatan bermutu – Taxonomi dan Standard pelayanan
kesehatan - SIMRS – Komputerisasi RS
e. Bukan salah satu diatas. Sebutkan urutan yang anda rasa benar _________
_____________________
2. Mengapa anda menjawab demikian?
8