Tugas Individu Mata Kuliah Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dalam Meningkatkan Pelayanan dan Kinerja Rumah Sakit Dosen : Arif Imam Suroso, Dr. Ir. MSc Oleh : Shally Alpriany A. P056101261. 45 SEKOLAH PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011 Knowledge Management PENDAHULUAN Latar Belakang Rumah sakit adalah sebuah institusi perawatan kesehatan profesional yang pelayanannya disediakan oleh dokter, perawat, dan tenaga ahli kesehatan lainnya. Rumah sakit sebagai tempat untuk merawat pasien saat ini telah banyak menghadapi tantangan. Peran tenaga medis di rumah sakit di tuntut untuk lebih profesional dan tepat dalam menangani berbagai kasus medis. Knowledge Management System dapat mendukung pekerjaan tenaga medis dalam menangani pasien dan membantu dalam pengambilan keputusan, sehingga kesalahan dalam penangan dapat dihindari. Salah satu bagian dari Knowledge Management System yaitu Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak untuk operasional rumah sakit. Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi. Tujuan Untuk mengetahui Knowledge Management System yang diterapkan di rumah sakit, aplikasi dan dampaknya terhadap kinerja dan pelayanan rumah sakit. Identifikasi Masalah Pada sistim administrasi konvensional, pencatatan pendapatan perawatan dibuat pada saat pasien akan membayar tagihannya atau pada saat pasien akan keluar dari rumah sakit, bukan pada saat tindakan perawatan dilakukan. Pencatatan tersebut dilakukan pada masing-masing ruangan yang memungkinkan adanya unsur subyektifitas karena seorang kepala ruangan berwenang untuk mengestimasi sendiri tingkat kemampuan pasien dan berapa tindakan perawatan ataupun obat-obatan yang Shally A. Aisyah P056101261.45 1 Knowledge Management tidak ditagihkan ke pasien. Kondisi pemberian potongan di masing-masing ruangan ini jelas akan menimbulkan akibat yang kurang baik, dimana pendapatan rumah sakit menjadi berkurang dan insentif untuk jasa medis dipotong secara sepihak yang pada akhirnya akan menimbulkan standar ganda perawatan. TINJAUAN PUSTAKA Nonaka&Takeuchi (1995), mengatakan bahwa “perusahaan yang sukses adalah yang konsisten menciptakan pengetahuan baru, membaginya keseluruh organisasi, dan semua orang tahu akan teknologi baru dan hasilnya”. Menurut Davenport dan Prusak (1998) knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework forevaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the mindsof knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but alsoin organizational routines, processes, practices and norms). Knowledge Management System (KMS) sebagai sistem berbasis komputer yang mendukung penerapan KM di Rumah Sakit agar sistem administrasi dan keperluan pasien lebih teratur dan meminimalkan kesalahan. Knowledge management syatem merupakan strategi untuk meningkatkan efektifitas dan peluang pengembangan komptensi (Ningky,2001). Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan diantaranya: a. Menciptakan know-how dimana setiap pegawai berkesempatan dan bebas menentukan cara baru untuk menyelesaikan tugas dan berinovasi serta peluang untuk mensinergikan pengetahuan eksternal kedalam institusi. b. Menangkap dan mengidentifikasi pengetahuan yang dianggap bernilai dan direpresentasikan dengan cara yang logis. c. Penempatan pengetahuan yang baru dalam format yang mudah diakses oleh seluruh pegawai dan pejabat. d. Pengelolaan pengetahuan untuk menjamin kekinian informasi agar dapat direview untuk relevansi dan akurasinya. e. Format pengetahuan yang disediakan di portal adalah format yang user friendly agar semua pegawai dapat mengakses dan mengembangkan setiap saat. Shally A. Aisyah P056101261.45 2 Knowledge Management Pembahasan Dalam sistim informasi manajemen rumah sakit, fungsi dari bagian perawatan lebih dikonsentrasikan pada pelayanan perawatan/jasa medis secara profesional, fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan sedangkan pemberian potongan menjadi wewenang direksi. Para tenaga medis tidak perlu memikirkan kemampuan finansial pasien dan tidak membeda-bedakan pelayanan kepada pasien karena tenaga medis akan diberi insentif yang sama untuk tindakan yang sama, tidak tergantung kepada siapa pelayanan medis tersebut diberikan. Pola tersebut terbukti mempengaruhi secara positif kinerja para tenaga medis yang pada akhirnya akan meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan. Tindakan perawatan langsung dicatat pada komputer yang terintegrasi dengan bagian keuangan sehingga menutup kemungkinan terjadinya manipulasi data disaat pasien akan membayar biaya perawatan. Tanpa mengurangi misi sosial, pemberian diskon maupun subsidi perawatan pada dasarnya adalah pengurangan keuntungan rumah sakit dan hal ini adalah wewenang direksi yang melalui sistim informasi ini dapat secara cepat mengetahui posisi keuangan rumah sakit. Contoh diatas merupakan sebagian dari kemampuan sistim informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang terintegrasi, disamping keuntungan lain seperti pencatatan medical record yang terintegrasi, kecepatan pelayanan administratif, sistim inventory control yang baik, fungsi financial yang tepat, serta pembuatan laporan-laporan baik keuangan, perawatan secara cepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah bagian dari Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). Suatu SIMRS yang ideal dilengkapi dengan modul yang dapat mengantisipasi segala perubahan. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan disiapkan untuk menangani keseluruhan proses manajemen rumah sakit, mulai dari repelayanan terhadap pasien, apotek, penagihan, medical record, database personalia, penggajian karyawan, proses akuntansi sampai dengan pengendalian oleh manajemen. Gambaran SIMRS yang Ideal dan andal yaitu mendukung semua bisnis proses dari rumah sakit tersebut, pasien mudah mendapatkan informasi , baik diloket Shally A. Aisyah P056101261.45 3 Knowledge Management pelayanan, media jaringan computer atau di internet. Mudah diaplikasikan, Single Data Entry, Aman dalam penyimpanan , data akurat, Efisien dalam hal tenaga, biaya dan waktu , bila perlu paper less. Efektif mencegah terjadinya potensi permasalahan : Lonjakan antrian pasien, Pengaturan ruang perawatan, Moral Hazard Pelangan eksternal maupun internal. Selain itu, dinamis dan fleksibel, dapat mengantisipasi perubahan.Erly Worning System untuk berbagai indikator-indikator. Dalam penerapannya menggunakan methode Bridging System SIM RS tersusun atas beberapa Sistem dan Modul : 1. Admin.Sistem 2. Sistem Pelayanan Pasien / sistem billing Modul Loket/Registrasi Pasien Modul Pelayanan Rawat Jalan Modul Pelayanan Rawat Inap Modul UGD Modul IRD Modul Kamar Operasi Modul Persalinan Modul Paviliun Modul Modul Rawat Intensive (ICU/NICU/PICU) Modul Instalasi Hemodelisia Modul Medical Check Up 3. Sistem Farmasi Modul Pengendalian Stok Modul Gudang Obat Modul Floor Stock Modul Produksi Obat Modul Apotek (multi apotek) 4. Sistem Penunjang Medis Modul Laboratorium Modul Radiologi Modul Bank Darah Modul Fisioterapi Shally A. Aisyah P056101261.45 4 Knowledge Management Modul Rehab Medis Modul Kamar Jenazah Modul Manajemen Dapur Modul Gizi Modul Rekam Medik 5. Sistem Aset / Inventori 6. Sistem Keuangan dan Akuntansi Modul Hutang Modul Piutang Modul Kas-Bank Modul Budgeting Modul Akutansi 7. Sistem Human Resources Development (HRD) Modul Personalia Modul Penggajian / Payroll Modul RSU Pendidikan 8. Sistem Manajemen Modul Manajemen Pelayanan Modul Manajemen Farmasi Modul Manajemen Keuangan Modul Manajemen Aset Modul Pemasaran dan Publikasi / PR Pada beberapa software SIMRS memiliki fitur-fitur unggulan, diantaranya: Pencatatan akuntasi secara accrual Pencatatan jasa layanan dengan multi tarif: berdasar perda dan KSO (Askes) Mendukung integrasi dengan sistem luar seperti sistem ASKES Fasilitas perhitungan unit cost Perhitungan jasa pelaksana layanan dilakukan secara accrual Antrian pasien tiap unit pelayanan otomatis berdasar kedatangan loket Shally A. Aisyah P056101261.45 5 Knowledge Management Gambar Tampilan Menu Utama Program SIMRS Gambar Tampilan Isi Data Perawatan Pasien pada Program SIMRS SIMRS memiliki banyak manfaat. Manfaat-manfaat tersebut dapat berupa manfaat secara umum, manfaat operasional, manfaat manajerial, hingga manfaat organisasi. Shally A. Aisyah P056101261.45 6 Knowledge Management a. Manfaat Umum Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan efisiensi, kemudahan, standard praktek kedokteran yang baik dan benar, dokumentasi yang Auditable dan Accountable, mendukung pemasaran jasa rumah sakit seperti mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan. Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit. Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit. Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, ASKES. Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit, yaitu : 1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya; a. Fungsi Pelayanan dan Informasi b. Fungsi Perawatan (medical care) c. Fungsi Penunjang/Supporting d. Fungsi Administrasi dan Keuangan e. Fungsi Pengawasan 2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit. Contohnya : a) Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi. b) Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan. c) Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya. d) Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya. e) Meningkatkan pendapatan rumah sakit. Shally A. Aisyah P056101261.45 7 Knowledge Management b.Manfaat Operasional Kecepatan Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada pihak ke-3 misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja. Akurasi Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti. Integrasi Dampak lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit. Peningkatan pelayanan Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama Shally A. Aisyah P056101261.45 8 Knowledge Management juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka. Peningkatan Efisiensi Bila sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat. Kemudahan pelaporan Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut. c. Manfaat Manajerial Kecepatan mengambil keputusan Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Apalagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita. Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan. Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat Shally A. Aisyah P056101261.45 9 Knowledge Management segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun. Kemudahan penyusunan strategi Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun. d. Manfaat Organisasi Budaya Kerja Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan. Transparansi SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya datadata yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan Shally A. Aisyah P056101261.45 10 Knowledge Management harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut. Koordinasi antar unit (Team working) Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi. Pemahaman sistem Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja. Mengurangi biaya administrasi Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang. Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait sertapolitical will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik RS / Pemerintah. Apabila pekerjaan pengembangan SIMRS tersebut akan diserahkan kepada konsultan, maka kewajiban dan tanggung-jawab konsultan sebagai mitra kerja RS adalah harus secara profesional memberikan data Shally A. Aisyah P056101261.45 11 Knowledge Management dan analisa yang obyektif dan berupaya maksimal untuk keberhasilan implementasi SIMRS. KESIMPULAN Rumah sakit saat ini telah banyak menghadapi tantangan. Peran tenaga medis di rumah sakit di tuntut untuk lebih profesional dan tepat dalam menangani berbagai kasus medis. Knowledge Management System dapat mendukung pekerjaan tenaga medis dalam menangani pasien dan membantu dalam pengambilan keputusan, sehingga kesalahan dalam penangan dapat dihindari. Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak untuk operasional rumah sakit. Salah satu program yang dapat digunakan yaitu Sistem Informasi Management Rumah Sakit (SIMRS). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan disiapkan untuk menangani keseluruhan proses manajemen rumah sakit, mulai dari repelayanan terhadap pasien, apotek, penagihan, medical record, database personalia, penggajian karyawan, proses akuntansi sampai dengan pengendalian oleh manajemen. Beberapa manfaat SIMRS yaitu dapat meningkatkan kualitas pelayanan, dapat menjaga standar praktek medis yang baik dan benar, dapat menjadi alat koordinasi yang sangat efektif,menjadi fungsi kontrol yang konsisten,dan meningkatkan pendapatan. Shally A. Aisyah P056101261.45 12 Knowledge Management Daftar Pustaka Davenport, Thomas H & Prusak, L (1998) .Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press. Ningky Munir (2001), Proses Penciptaan Pengetahuan di perusahaan. Jakarta: SeminarIkatan Pustakawan Indonesia. Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka (1995). The Knowledge- Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. __________. 2010. SISTIM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT ( SIMRS ) “Dalam Rangka Meningkatkan Pelayanan dan Kinerja Rumah Sakit”. http://www.simrs.net/news.php [18 Maret 2011]. __________. 2010. Peran Knowledge Management System di Rumah Sakit. http://www.docstoc.com/docs/21627077/Peran-Knowledge-ManagementSystem-di-Rumah-Sakit [18 Maret 2011] __________. 2010. SIMRS (Sistem Informasi Manajemen http://www.digital-sense.net/simrs. [19 Maret 2011] Rumah Sakit). SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah http://bombounyil.wordpress.com/berita/simrs/ [19 Maret 2011]. Sakit). __________. 2009. Shally A. Aisyah P056101261.45 13