Devi Chairina Pratiwi

ANALISIS MANAJEMEN KOMUNIKASI DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN
INFORMASI PADA MAHASISWA FPIK UHO
*Devi Chairini Pratiwi ** Hasriani Amin ***Marsia Sumule
Jurusan Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas
Haluoleo, Alamat Kampus Bumi Tridharma Anduonohu Kendari 932232,
Telp/Fax (0401) 390006-390105-392049, Fax (0401) 390006-391650
ABSTRAK
DEVI CHAIRINA PRATIWI C1D1 12 063 Analisis Manajemen Komunikasi Dalam
Memberikan Pelayanan Informasi Pada Mahasiswa FPIK UHO. Dengan pembimbing I
Ibu Hasriani Amin,S,sos.,M,si dan Ibu Marsia Sumule G,Sos.,M,I,Kom selaku pembimbing
II.
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Perikanan Dan ilmu Kelautan (FPIK) Universitas
Halu Oleo Kendari. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Manajemen
Komunikasi dalam memberikan pelayanan informasi pada Mahasiswa FPIK UHO. Teknik
pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, studi pustaka,dan
dokumentasi. Jenis data yang digunakan adalah kualitatif. Adapun teknik analisis yang
digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriftif. Hasil penelitian menunjukan bahwa
Pihak pengelolah informasi bagian Akademik dalam memberikan sebuah informasi sangat
memperhatikan apa saja yang dibutuhkan oleh Dosen dan Mahasiswa agar proses belajar
mengajar berjalan dengan baik dan efektif, sedangkan pihak pengelolah Bagian
Kemahasiswaan dan Alumni IPK adalah Hal yang menjadi pertimbangan dan menjadi tolak
Ukur untuk mendapatkan Beasiswa.
Kata kunci : Manajemen Komunikasi, Pelayanan Informasi,
ABSTRACT
DEVI CHAIRINA PRATIWI C1D1 12 063 Analysis of Communication Management
Giving Information Service at Student FPIK UHO. With the as Hasriani Amin, S,Sos, M,Si
and Marsia Sumule G, S.Sos., M.IKom, as a supervisor II
1
The research was conducted at the Faculty Fisheries and Marine Science (FPIK)
Halu Oleo University Kendari. The purpose of this study was to determine communication
management in providing information services to students FPIK UHO. Data collected by
observation, interviews, literature review, and documentation. The type of data used
Research is qualitative. The analysis technique used in this research is descriptive analysis.
The results showed that the manager of the part information Academic in providing
information is needed by faculty and students so that the learning process goes well and
effectively, while the manager of student affairs and alumni IPK is things into consideration
and be a benchmark to get a scholarship.
Key words: Communication Management, Information Services, Academic Information
Latar Belakang
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan adalah salah satu dari berbagai fakultas yang
ada di Universitas Halu Oleo Kendari Sulawesi Tenggara, dan mendapatkan Akreditasi A,
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan memiliki 4 Jurusan yaitu : Jurusan Budidaya Perairan,
Manajenemen Sumberdaya Perairan, Agribisnis Perikanan, dan Jurusan Ilmu Kelautan.
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, dalam memberikan pelayanan informasi
terkait dengan informasi akademik dan informasi kemahasiswaan dan alumni serta informasi
lainnya memiliki strategi tersendiri, untuk menyampaikan kepada Mahasiswa dan seluruh
pihak yang berada di lingkungan kampus FPIK.
Bentuk pelayanan informasi di FPIK tidak jauh berbeda dengan bentuk pelayanan
yang ada di Fakultas ilmu Sosial Dan Ilmu Politik (FISIP), yang berbeda adalah FPIK
mengeluarkan sebuah peraturan bahwa tidak boleh merokok di Lingkungan Kampus,
sedangkan di FISIP mahasiswa selalu merokok di sembarang tempat.
Kesamaan
pelayanannya adalah ketika pengelolah informasi ingin memberitahukan informasi yang telah
ditetapkan, media yang digunakan adalah media elektronik dan papan informasi.
Sesuai perkembangan zaman yang begitu pesat tata cara penanganan suatu informasi
2
menggunakan alat-alat bantu yang canggih seperti komputer dan alat pendukung lainnya,
sehingga mempermudah proses penanganan informasi yang digunakan. Penggunaan
informasi dalam suatu organisasi merupakan hal yang mutlak disampaikan.
Penggunaan informasi berfungsi sebagai suatu pertimbangan dalam pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan yang kemudian diterapkan dalam bentuk pelayanan.
Hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan manusia dan tidak dapat memprediksi dampak
dari suatu keputusan yang diambil. Karena itu, fungsi utama informasi adalah mengurangi
ketidakpastian untuk mengurangi resiko, bukan menghilangkannya.
Manajemen Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan berusaha menemukan strategi
dalam mengembangkan standar mutu pelayanan dalam rangka perbaikan mutu pelayanan.
Berdasarkan hal
tersebut
maka
fakultas
harus
berani berinovasi dalam manajemen
pelayanan.
Terciptanya pelayanan akademik yang optimal merupakan tujuan organisasi
perguruan tinggi di bidang pelayanan. Hal ini dapat tercapai apabila
dilakukan aktivitas
pendidikan yang bertanggung jawab dan terjaminnya kualitas akademik pada desain,
manajemen proses pendidikan, beradaptasi dengan perkembangan global sehingga
penyelenggaraan pendidikan harus dikelola secara profesional karena bidang akademik
menjadi harapan banyak pihak agar dapat menghasilkan sumber daya yang berkualitas.
Menurut Lucas dan Spitler (Supriatna dan Tjhai, 2006), agar teknologi informasi
dapat dimanfaatkan secara efektif sehingga dapat memberikan kontribusi terhadap kinerja,
maka anggota dalam organisasi harus dapat menggunakan teknologi tersebut dengan baik.
Oleh karena itu adalah sangat penting bagi anggota organisasi untuk mengerti dan
memprediksi kegunaan sistem tersebut.
Akan terdapat tingkat pengembalian (return)
investasi yang kecil jika anggota dalam organisasi gagal untuk menerima teknologi tersebut
3
atau memanfaatkannya secara maksimal sesuai kapabilitasnya. Teknologi informasi yang
memadai sangat mendukung proses pengembangan sistem informasi yang baik sehingga
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengguna sistem informasi tersebut.
Bentuk pelayanan informasi yang sering di berikan oleh FPIK adalah terkait dengan
informasi akademik dan informasi mengenai kemahasiswaan, yang disampaikan kepada
mahasiswa, dimana menurut peneliti cara dan langkah tesebut sering memicu terjadinya
ketidak jelasan informasi yang diberikan. Maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian
mengenai manajemen komunikasi organisasi dalam memberikan pelayanan informasi pada
mahasiswa FPIK. Yang diukur melalui cara mengatur, serta mengelola informasi dan upaya
meyakinkan kepada mahasiswa atas informasi yang dibuatnya.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana manajemen
komunikasi dalam memberikan pelayananan informasi pada mahasiswa FPIK UHO
Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui manajemen Komunikasi organisasi dalam memberikan pelayanan
informasi pada mahasiswa FPIK UHO
Manfaat Penelitian
1. Secara Teoritis : Diharapkan mampu memberi sumbangsih pada kajian ilmu komunikasi
khususnya Manajemen Komunikasi
2. Secara Metodologis : Bahan Informasi bagi penulis selanjutnya yang sejenis penelitian ini
3. Secara Praktis : Diharapkan dapat memberi Manfaat Pada Mahasiswa Fakultas FPIK pada
khususnya,dan seluruh pihak yang yang terlibat dalam penelitian ini.Tentang manajemen
4
komunikasi organisasi dalam memberikan pelayanan informasi kepada mahasiswa FPIK
UHO
LANDASAN TEORI
Manajemen Komunikasi
Secara umum Marry Parker Follet mendefinisikan manajemen adalah seni dalam
menyelesaikan pekerjaan melelui orang lain (James A.F. Stonner,1982 :7) kutipan tersebut
mengandung makna bahwa untuk mencapai tujuan organisasi (perusahaan ) dilakukan
dengan mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang diperlukan dalam
mencapai tujuan perusahaan bukan dengan cara melaksanakan sendiri pekerjaan itu.
Konsep ini dipertegas pula oleh T.H.Nelson,Agus sabardi, James A.F. Stonner,yang
menjelaskan bahwa layaknya sebuah organisasi maka perusahaan media massa juga
membutuhkan manajemen di setiap aktivitas pengelolaan perusahaan-perusahaan yang sesuai
dengan fungsi dan perannya yang tertera dalam job description.dengan demikian,pendekatan
manajemen dalam perusahaan belumlah sempurna bilamana aktivitas personal
dalam
menjalankan fungsi-fungsi manajemen tidak ada.untuk itu di perlukan kemapuan manajer
pelaksanaan
menjalankan
perusahaan.Kedua,melakukan
tugas:
Petama,
hubungan
manajer
personal
melaksanakan
kepada
semua
kebijakan
angggota
perusahaan.Ketiga,mengembangkan organisasi /perusahaan.
Semua
elemen
tersebut
perlu
dikomunikasikan
kepada
semjua
anggota
perusahaan,melalui hubungan masing-masing personal organisasi melalui jaringan kerja
komunikasi yang dapat membentuk kegiatan komunikasi disemua tingkat /lini organisasi,dan
memungkinkan pperusahaan berkembang secara kompeten dan mencapai sasaran (Menurut
5
Lee Thayer ,1968:19).
Menurut Ensiklopedia of the social science manajemen adalah suatu proses dengan
mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Menurut Haiman
manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain
dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. Menurut George R.
Terry
manajemen
adalah
dengan mempergunakan
pencapaian
tujuan
yang
kegiatan
ditetapkan
orang
terlebih
dahulu
lain.
4 fungsi manajemen menurut George R Terry yaitu:
1.Planning
Planning/perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan. Pembatasan yang agak kompleks merumuskan perencanaan sebagai
penetapan apa yang harus dicapai, bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai,
bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab dan penetapan mengapa hal
itu harus dicapai.
2.Organizing
Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan
susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi,
3.Actuating
Mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai
sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para
anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut
4.Controlling
Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang
6
berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan
bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah
digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan
pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.
METODE PENELITIAN
Jenis Data
Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif. Data
kualitatif yaitu data yang diperoleh berdasarkan pada bahan informasi atau temuan-temuan
dari obyek yang diteliti.
Subjek penelitian
Subjek dalam penelitian ini adalah seluruh anggota Senat Fakultas,Kasubag,serta
Mahasiswa FPIK.
Teknik Pengumpulan Data
Adapun empat teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah Observasi, wancara,
studi pustaka dan dokumentasi.
1. Observasi
Mengadakan observasi secara langsung mengenai manajemen komunikasi organisasi
dalam memberikan pekayanan informasi pada mahasiswa FPIK UHO
2. Wawanca
7
Perolehan data yang digunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan wawancara
dengan informan, yaitu Wakil Dekan I bagian akademik dan Wakil Dekan III bagian
Kemahasis mahasiswa FPIK UHO yang telah ditetapkan.
3.Studi Pustaka
Perolehan data yang digunakan melalui perpustakaan dan literatur yang menyangkut
tentang manjemen komunikasi organisasi dalam memberikan pelayanan informasi.
4.Dokumentasi
Mengadakan pengumpulan data tertulis melaui dokumen perpustakaan yang dimiliki
relevansi dengan masalah penelitian serta pengambilan gambar pada saat proses penelitian
dan wawancara kepada informan.
Teknik Analisis Data
Penelitian yang akan dilakukan menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif
yaitu teknik yang menjelaskan manajemen komunikasi organisasi dalam memberikan
pelayanan informasi pada mahasiswa FPIK UHO, yang dilakukan melalui pengamatan dan
informasi data yang diperoleh adalah data yang aktual dan dirangkum menjadi suatu
keputusan dan kesimpulan serta pertimbangan yang selanjutnya dihubungkan dengan teori
yang relevan, guna memperoleh hasil penelitian yang akurat.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
1. Pelayanan Informasi Akademik Maupun Informasi Kemahasiswaan Dan Alumni
Peran komunikasi dalam pelayanan informasi Akademik maupun Informasi
Kemahasiswaan dan Alumni di FPIK, merupakan salah satu faktor yang dapat membantu
mengembangkan kerja sama diantara berbagai pihak yang terlibat dalam suatu organisasi.
8
Karena dengan adanya komunikasi dan informasi kita dapat mengetahui Manajemen
komunikasi yang ada di FPIK, serta dengan komunikasi terjalin ikatan diantara pemberi
kebijakan dengan Mahaiswa FPIK itu sendiri.
Hasil Wawancara dengan seorang Kasubag bagian Akademik bernama Hj. Masnah,S.ip 49
tahun PNS menyatakan bahwa :
“Yah kita disini sebagi pengelolah Akademik pokoknya pelayanan dari segi
Dosennya, Mahasiswanya kita selalu memberikan pelayanan apa-apa saja yang
dibutuhkan dalam hal perkuliahan Dosenkan membutuhkan absensi,jadwal,mulai
jadwal dulu kita sebarkan toh ke dosennya langsung kita juga mengirim ke e-mail
Dosen, disampaing itu juga ada yang langsung diberikan itu jadwalnya sendiri
toh ,sampai dengan perkuliahan kita menyiapkan absensinya,mulai kebutuhannya
sampai dengan perkuliahan kita menyiapkan absensinya, mulai kebutuhannya
seperti LCD,Spidol.”
2. Manajemen serta usaha yang dilakukan FPIK (Bagian AkademikDanKemahaiswaan
Dan Alumni )
Pentingnya Komunikasi dengan seorang manusia adalah hal yang tidak bisa
dipungkiri, karena pada dasarnya apa yang dibutuhkan dan apa yang di sampaikan oleh
organisasi adalah suatu Informasi. Demikian pula yang dilakukan oleh pihak pengelolah
Akademik dan Kemahasiswaan dan Alumni FPIK, dalam menjalankan fungsi Manajemen.
Hasil Wawancara dengan seorang Kasubag bagian Akademik bernama Hj. Masnah,S.ip 49
tahun PNS menyatakan bahwa :
“kadang kita kalau masalah informasi selain kita ini selalunya kita membuat
pengumuman lewat papan pengumuman, ditempel disamping ditempel dipapan
pengumuman kita juga menempel di ruang kuliah, kelas iyaah seperti kemarin
ada yang terjadi salah ini eeghh maksudnya ruangan di... Mahasiswa
dipindahkan ketempat lain kami menempelkan disana pengumuman supaya
Mahaiswa itu tahu bahwa dia dipindahkan ke kelas lain. selain di ruang
perkuliahan di Fakultas juga ada ditempel itu. Pengumuman tersebut.”
3. Proses Pelayanan Informasi Akademik Dan Kemahasiswaan Dan Alumni Di FPIK
9
Dalam memberikan Pelayanan Informasi FPIK punya strategi
tersendiri untuk
menyampaikan Informasi terkait Informasi Akademik Dan Informasi Kemahasiswaan dan
Alumni, cara atau strategi yang dilakukan pihak pengelolah Akademik dalam memberikan
Pelayanan Informasi adaalah dengan cara mahasiswa yang bersangkutan terlebih dahulu
menawar mata kuliah, mahasiswa bisa mengetahui mata kuliah apa saja yang ingin
diprogram, jadwal mata kuliah, Mahasiswa sebelum menawar melalui Sikad terlebih dahulu
Mahasiswa bisa melihatnya di papan pengumuman dan memilah apa- apa saja mata kuliah
yang akan diprogram pada semester tersebut agar dikemudian hari tidak ada Mata kuliah 1
dengan Mata Kuliah yang lainnya tidak bertepatan. Dan strategi yang dilakukan oleh
Pengelolah Kemahasiswaan dan Alumni adalah ketika ada pemberihuan mengenai Beasiswa
biasanya dari Universitas pihak FPIK dalam hal ini pengelolah Kemahasiswaaan langsung
memberitahukannya kepada Mahasiwa dan mengumumkannya di papan pengumuman dan
biasanya Mahasiswa sangat antusias untuk saling bersaing mendapatkan Beasiswa tersebut
dan langsung melengkapi berkas sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
Hasil Wawancara dengan seorang Kasubag bagian Akademik bernama Hj. Masnah,S.ip 49
tahun PNS menyatakan bahwa :
“ iyah,,begini kan Mahasiswa itu pertama kan dia menawar dulu di Jurusan
disanakan sudah ada jadwal, jadi Mahasiswa itu menawar sudah ada memang
jadwal yang di perlihatakn di Jurusan supaya tidak bertabrakan dia punya Mata
kuliah jadi Mahasiswa sudah memilah-milah ooghh.. ini mata kuliah hari Senin
yang bisa dia ambil atau program lalu setelah itu barulah Mahasiswa menawar
secara resmi melalui Siakad. Disamping juga kita disini Mahasiswa mengetahui
Jadwal ditempel utamanya di Jurusan, wajtu pertama sekali menawar itukan
dilihat Jadwal supaya jangan ada yang bersamaan Jadwal mata kuliahnya.”
4. Media Yang Digunakan Dalam Memberikan Pelayanan
10
Berbicara tentang “Media Massa dan khalayak “ tanpa menyinggung Komunikasi
Massa,bukan saja kurang memadahi melainkan terutama sebagai sesuatu yang mustahil.
Media massa sangat melekat (inherent) dengan komunikasi Massa karena berfungsi sebagai
saluran dari komunikasi ini. Sedangkan komunikasi Massa itu sendiri adalah merupakan
salah satu jenis dari “ komunikasi” pada umumnya kalau komunikasi melibatkan orang-orang
(komunikator dan khalayak ), melibatkan bidang pengalaman, pesan-pesan, saluran,
gangguan (noise). Tanggapan baik, efek, dan melibatkan konteks ( setting). Maka begitu pula
keterlibatan yang terdapat dalam komunikasi Massa. Istilah Komunikasi Massa kadangkadang telah diberi definisi di dalam dua cara
: komunikasi melaui media dan komunikasi untuk umum. Namun demikian, Komunikasi
Massa tidak berarti yang pesan-pesannya diterima oleh setiap orang. Media cederung
menyeleksi khalayaknya dan sebagainya. Khalayak juga menyeleksi di intara dan di dalam
media. Ada beberapa Media yang digunakan oleh FPIK, dalam memberikan pelayanan
informasi.
A.
Papan informasi
Papan informasi adalah salah satu media yang biasanya ditujukan untuk target sasaran
dalam lingkup tertentu. Media ini adalah satu media yang paling murah, dan paling efektif.
Apabila ditempatkan dan diawasi secara layak, maka papan informasi akan banyak menarik
perhatian orang-orang yang berada dilingkup sekitar papan itu berada.
Hasil Wawancara dengan seorang Kasubag bagian Akademik bernama Hj. Masnah,S.ip 49
tahun PNS menyatakan bahwa :
“ iyah,,begini kan Mahasiswa itu pertama kan dia menawar dulu di Jurusan
disanakan sudah ada jadwal, jadi Mahasiswa itu menawar sudah ada memang
jadwal yang di perlihatakn di Jurusan supaya tidak bertabrakan dia punya Mata
kuliah jadi Mahasiswa sudah memilah-milah ooghh.. ini mata kuliah hari Senin
yang bisa dia ambil atau program lalu setelah itu barulah Mahasiswa menawar
secara resmi melalui Siakad. Disamping juga kita disini Mahasiswa mengetahui
11
Jadwal ditempel utamanya di Jurusan, wajtu pertama sekali menawar itukan
dilihat Jadwal supaya jangan ada yang bersamaan Jadwal mata kuliahnya.”
B.
Media Elektronik
Media elektronik adalah media yang menggunakan elektronik atau energi
elektromekanis bagi pengguna akhir untuk mengakses kontennya. Istilah ini merupakan
kontras dari media statis yang meskipun sering dihasilkan secara elektronis tapi tidak
membutuhkan elektronik untuk diakses oleh pengguna akhir.
Kelebihan dari media elektronik adalah. Dari segi waktu, media elektronik tergolong
cepat dalam menyebarkan berita atau informasi kepada Mahasiswa. Isi pesan mampu
dipahami oleh siapa saja. Itulah yang menyebabkan daya tarik pembaca media elektronik
lebih banyak diminati oleh khayak dibanding dengan media lainnya. Sedangkan kekurangan
media elektronik adalah dalam penyediaan berita atau informasin media ini tidak dapat
mengulang apa yang telah ditayangkan.
Hasil Wawancara dengan seorang Wakil Dekan III bagian Kemahasiswaan Dan Alumni
bernama Kadir Sabilu S,Pi, M,Si 37 tahun PNS menyatakan bahwa :
”kemudian juga sekarang ini ada upaya yang dilakukan oleh Dekan FPIK
supaya kegiatan-kegiatan yang berbasis Digital yah berbasis Online tapi saya
kira itu dalam tahap proses belum di tapi sekarang sudah dalam proses tahap
untuk finalisasi sehingga itu bisa di umumkan melaui website www.
fpik.uho.ac.id.”
5. Isi Pesan yang Diberikan oleh FPIK(bagian Akademik dan Kemahasiswaan dan
Alumni )
12
A. Informasi Akademik
Isi pesan Informasi Akademik adalah informasi yang menyangkut mengenai proses
perkuliahan, proses penawaran online SIAKAD. Informasi Akademik sangatlah penting
untuk Mahasiswa ketahui sebab
Hasil Wawancara dengan seorang Kasubag bagian Akademik bernama Hj. Masnah,S.ip 49
tahun PNS menyatakan bahwa :
“ iyaah seperti kemarin ada yang terjadi salah ini maksudnya ruangan di...
Mahasiswa dipindahkan ketempat lain kami menempelkan disana pengumuman
supaya Mahaiswa itu tahu bahwa dia dipindahkan ke kelas lain. selain di ruang
perkuliahan di Fakultas juga ada ditempel itu. Pengumuman tersebut.”
Setelah mendapatkan Informasi terkait dengan Akademik, berbagai respon yang
diberikan oeh Mahasiswa berikut adalah petikan Wawancaranya.
Hasil Wawancara dengan seorang Mahasiswa bernama Ade Rahmat 22 tahun menyatakan
bahwa :
“ mencari tahu, karena niat ingin tahu, karena itu sangat penting tergantung
informasi apa dulu jangan sampai informasi tentang kurikulum lama yah saya acuh tak
acuh juga,dan Alhamdullah puas dan paham atas informasi yang selama ini yang saya
dapatkan”
A.
Informasi Kemahasiswaan
Isi pesan Informasi Kemahasiswaan adalah informasi yang menyangkut mengenai
proses kelembagaan, penerimaan Beasiswa, PKM, dan menyangkut kesejahteraan
Mahasiswa.
Menurut Ardhayu Laola, Mahasiswa sangat antusias dan tertarik dengan adanya
Informasi mengenai Beasiswa yang di keluarkan oleh FPIK.
”sepertinya Mahasiswa Tertarik untuk meningkatkan dirinya.bagaimana supaya
mendapatkan Beasiswa itu saja dengan itu ada juga ini aturan-aturan kita harus
13
mendapatkan Beasiswa Itu yah membuat PKM,apa semua tapi tetap juga harus
Mahasiswa itu sendiri yang harus Belajarlah mandiri istilahnya mencari
sesuatu,”
Memberikan pelayanan yang dapat memberikan kepuasan kepada Mahasiswa
bukanlah merupakan ha yang mudah, sering juga ditemukan masalah pada pelaksanaan yang
membuat Mahasiswa tidak nyaman. Oleh karena itu, diperlukan perencanaa yang matang dan
fasilitas yang memadahi agar terciptanya kepuasan Mahasiswa. Ada hubungan yang erat
antara kualitas pelayanan dengan kepuasan Mahasiswa, kualitas pelayanan yang baik dapat
membuat Mahasiswa tertarik dan antusias untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
Pembahasan
Hubungan yang hangat, ramah sangat dipengaruhi kemampuan seseorang untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Proses Komunikasi yang kita lakukan tiap hari berfungsi
untuk mepupuk dan memelihara hubungan kita dengan lingkungan. Oleh sebeb itu
keterampilan berkomunikasi memiliki arti penting dalam kehidupan Organisasi. Bahkan bisa
dikatakan, ibarat Organisasi adalah tubuh makhluk hidup maka komunikasi adalah darah
yang mengalir dalam tubuh Organisasi tersebut.
Sebagaimana kita ketahui bahwa suatu organisasi dikatakan berhasil ketika
manajemen yang dia jalankan sudah berhasil dan informasi yang disampaikan dapat diterima
dan dipahami dengan baik oleh para Anggotanya.
Menurut Michael Kaye, Communication management is how people manage their
communication processes through construing meanings about their relationships with others
in various setting. They are managing their communication and actions in a large of
relationship – some personal some professional. Bagaimana orang-orang mengelola proses
komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam setting atau konteks komunikasi.
14
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh
karena itu arah informasi tersebut akan menentukan makna komunikasi yang sedang
terjadi.Komunikasi menurut aliran informasi yang digunakan oleh Manajemen yang ada di
FPIK adalah komunikasi 1 arah (simplex) dimana komunikasi yang terjadi karena sistem
yang mengaturnya
harus demikan . Misalnya Mahasiswa mengetahui informasi melaui 1
sumber saja agar tidak terjadi ketidak jelasan informasi yang didapatkan oleh Mahasiswa.
sebagai contoh ketika Mahasiswa ingin berurusan apakah itu mengenai proses perkuliahan,
jadwal mata kuliah, Beasiswa atau Informasi apa saja Informasi yang dibutuhkan oleh
Mahasiwa Mahasiswa itu mendapatkan Informasi tersebut langsung dari sumbernya tanpa
ada perantara.
Manajemen Komunikasi dalam Memberikan Pelayanan Informasi pada Mahasiswa
FPIK UHO
Bentuk penyampaian informasi di FPIK adalah ketika pihak pengelolah memberikan
informasi pihak pengelolah langsung menempelkan informasi tersebut melalui media papan
Informasi terkadang juga melalui media elektronik. Karena menurut mereka media tersebut
efektif untuk memberikan informasi kepada Mahasiswa.
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat
ditarik kesimpulan bahwa :
1. Bentuk pelayanan Akadmik di FPIK yang dilaksanakan oleh kasubag Akademik
sebagai pengelolah informasi
yang bertugas menyusun rencana, membagi tugas,
memberi petunjuk, menilai pelaksanaan tugas di lingkup sub bagian dan
melaksanakan administrasi Akademik serta memberi layanan dibidang pendidikan
15
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat, Dosen dan
Mahasiswa. Sedangkan bentuk pelayanan Bagian Kemahasiswaan dan Alumni IPK
adalah Hal yang menjadi pertimbangan dan menjadi tolak Ukur untuk mendapatkan
Beasiswa.
2. Dalam memberikan Informasi, pihak pengelola memanfaatkan Media Papan
Informasi dan Media Elektronik. Isi pesan yang diberikan oleh pihak pengelolah
Akademik bertujuan
agar Mahasiswa sebelum Menawar secara resmi melalui
Siakad,Mahasiswa bisa memilah – milah Mata kuliah apa saja yang diprogramkan
pada semester tersebut melaui media papan Informasi agar Mata kuliah 1 dengan
Mata kuliah yang lain tidak saling bersamaan. Selain itu juga Mahasiswa bisa
mengetahui dengan jelas jadwal perkuliahan, jadwal praktek, dan informasi non
Akademik laninnya melaui papan Informasi tersebut. Dan tujuan isi pesan yang
diberikan oleh pihak pengelolah Kemahasiswaan dan Alumni ialah agar Mahasiswa
tahu syarat-syarat apa saja yang di butuhkan lalu setelah itu barulah Mahasiswa
melengkapi berkas.
3. Mahasiswa sangat merespon baik atas informasi yang didapatkan. Tetapi mereka acuh
tak acuh atas informasi yang bukan menyangkaut tentang kepentingan mereka
2. Saran
1. Bagi pengelolah dipertahankan dan kalau di perlu ditingkatakan lagi Manajemen
Komunikasinya.
2. Bagi Mahasiswa hendaknya selalu memperhatikan informasi yang diberikan pihak
pengelola sekalipun bukan menyangkut dengan kepentingan pribadi.
DAFTAR PUTAKA
16
Sumber Buku
Bystrom, Katriina, 1999, Task Complexity, Information Types And Information Sources:
Examination of Relationships, Tampere: Faculty of Social Sciences of the University
of Tampere.
Dwiyanto,Agus.2008.Mewujudkan Good Governance Melalui Pelayanan Publik..Yogyakarta
: Gajah Mada University
Edwardin, Laras Tris Ambar Suksesi. 2006. Analisis pengaruh Kompetensi Komunikasi,
Kecerdasan Emosional dan Budaya Organisasi terhadap Kinerja Karyawan (Studi
pada PT. Pos Indonesia Se Kota Semarang). Semarang: Tesis S2 MM UNDIP. Tidak
dipublikasikan.
Indjarit, Richardus Eko. 2002. Electronical Government, Strategi Pembangunan dan
Pengembangan Sistem Pelayan Berbasis Teknologi Digital. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Kustono, Alwan Sri. 2011. “Pengaruh Keahlian Pengguna terhadap Kinerja Sistem Informasi
dengan Variabel Intervening Partisipasi, Kecemasan, Kepuasan, Derajat Penerimaan,
dan Ketidakpastian Kerja”. Jurnal Ilmiah Ekonomi Manajemen dan Kewirausahaan
“Optimal”, 5,(1) Maret 201, 38-50.
Liny Hendrinita Samiadji,2012,efektivitas penggunaan sistem informasi
Manajemen
akademik pada fakultas ilmu sosial Dan ilmu politik Universitas Hasanuddin
Moenir, H.A.S. 2001. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.
Menteri negara Pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi Republik
indonesia,2011, Pedoman umum komunikasi organiasi di lingkungan instansi
pemerinrah
Muhammad, Arni. 2011. Komunikasi Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
Onong Effendy, 1994, Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Rosdakarya.
Robbins, Stephen P. Diterjemahkan oleh Tim IndeX. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid II,
Edisi 10. Jakarta : Gramedia.
Supriatna, Dicky dan Tjhai Fung Jin 2006. “Analisis Pengaruh Kepuasan Pengguna
PublicComputer terhadap Efisiensi dan Efektifitas Mahasiswa Trisakti School of
Management”. Jurnal Bisnis dan Akuntansi, 8, (2), Agustus 2008, 111-134.
Suwanto, Sri Ati, 1997, Studi tentang Kebutuhan dan Pencarian Informasi Bagi Dosen
Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro dan Universitas Sultan Agung
Semarang, Tesis, Jakarta: PSIP-PPFSUI (tidak diterbitkan).
Tubbs, Stewart L. – Moss, Sylvia, Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi,
Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005, h. 170.
17
Tugiman, Hiro.2005. Pengantar Audit Sistem Informasi.Yogyakarta: Kanisius Undangundang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi
Publik
Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Grameia Wiiasarana Indonesia.
Wibowo. 2007. Manajemen Kinerja. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.
Sumber Elektronik
Definisi dan Pengertian Informasi Menurut Para Ahli diakses pada 05.02.00, 5-122015,tersedia pada www.definisi-pengertian.com
Hayden, K. Alix, 2001, Information Seeking Models, diakses tanggal 10 Desember 2015,
tersedia pada http://Informationr.net
Informasi komunikasi organisasi di akses pada jumat 7 Desember 2015 tersedia pada
adiprakosa.blogspot.com/2008/07/komunikasi-organisasi.html
Manajemen komunikasi organiasisi daiakses pada10 Desember 2015 tersedia pada
ganjarruntiko.blogspot.com/.../manajemen-komunikasi-organisasi.html
Meho, L. I. & Tibbo, H. R., 2003, Modelling The Information-Seeking Behaviour of Social
Scientist: Ellis’s Revisited, Journal of The American Society for Information Science
and Technology, 54(6) 570-587, diakses tanggal 11 Desember 2015, tersedia pada
http://dlist.sir.arizona.edu/1641/01/meho-tibbo.pdf
Pendakatan sistem, tersedia pada fia-mp.blogspot.com/2015/03/pendekatan-sistem.html
Qureshi, Tahir M., Muh Khaqan Z., Moh Bashir K,. 2002, Information Needs and
Information Seeking Behaviour of Student in Universities of Pakistan, Journal of
Applied Science Research, 4(1):40-47, 2008, diakses tanggal 11 Desember tersedia
pada http://[email protected]
www.fpik.uho.ac.id/
18