Literatur Rev ie w : Penerapan Oto masi Kantor di Lingk ung an Instansi Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) L e mb an g Oleh: Agrie Rismawan (125211004) Program Studi D3 Administrasi Bisnis - Departemen Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Pembimbing Drs. Harmon Chaniago, Msi. ABSTRACT Office Automation System is an option that is suitable for the office in this modern era. The work that carried out by the Office automation system will be easier, more efficient and more effective. The use of Office automation System in Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang will impact to the job, than can make the job more quickly to solved. The Purpose of the use Office automation System is to simplify and accelerate in obtaining, analyzing, storing, and find the data; to assist in making decisions; improve the effectiveness of the work; and makes it easy to monitoring (supervision). Implementation of Office Automation System was conducted with the use of office machineries. There are two different effects of the use of office machineries, positive and negative effects. Office machineries would be useful in terms of reduce workload of the employee, saves time and improving quality. But in the other hand, office machineries will have a negative impact, including high cost, difficulty of maintenance, and increase the level of unemployment. Keywords : Office, Automation LATAR BELAKANG Teknologi merupakan salah satu hal yang terus berkembang hingga saat ini. Dengan semakin berkembang teknologi, kini teknologi telah menyentuh banyak hal, salah satunya dalam hal pekerjaan kantor. Teknologi membantu pekerja dalam menjalankan pekerjaanya. Hingga pada akhirna muncullah istilah Sistem Otomasi Kantor. Otomasi Kantor sangat berperan penting dalam berjalannya sebuah organisasi atau dalam hal ini lebih spesifik lagi Instansi Pemerintah dalam hal ini Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang). Dengan adanya Sistem Otomasi Kantor memudahkan pekerja dalam menyelesaikan pekerjaannya. Otomasi kantor cenderung memberi kemudahan kepada pekerja, dan membantu mengurangi beban kerja karyawan. Berdasarkan hal tersebut di atas, studi literatur ini dibuat dengan Literatur Review : Penerapan Otomasi Kantor di Lingkungan Instansi Pemerintah Balai Besar Pelathan Pertanian (BBPP) Lembang Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. tujuan untuk mengetahui dampak penerapan Sistem Otomasi Kantor pada Instansi Pemerintah khususnya Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. Pen g gu n aan Oto masi Kan tor Menurut Harmon : 2013 dan Hinkly : 1990 dalam pelaksanaannya, banyak alat-alat yang dapat digunakan dalam Otomasi Kantor, diantaranya: OTOMASI KANTOR a. Telepon Pengertian O to mas i Kan to r Dalam Artikel Arti dan Fungsi Otomasi Kantor yang terdapat pada website Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), Automation atau Otomasi memiliki dua makna yaitu 1) Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga, serta 2) Kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis. Menurut Harmon (2013) Otomasi Kantor merupakan salah satu teknologi perkantoran yang berupa usaha yang dilakukan uuntuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Menurut Olson dan Lucas Istilah otomasi kantor umumnya dianggap sebagai penggunaan alat kantor yang mengacu pada penggunaan komputer dan sistem komunikasi yang terintegrasi untuk mendukung prosedur administrasi di lingkungan kantor. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Otomasi Kantor adalah penggunaan teknologi perkantoran menggunakan sistem yang terintegrasi secara otomatis dengan penggunaan komputer atau alat lainnya untuk menghemat tenaga, pemikiran, kertas d a n biaa Telepon mer upakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara. Dengan telepon memungkinkan seseorang dapat dengan mudah menyampaikan pesan tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang dituju. Akhir-akhir ini, konsep telepon selular semakin berkembang. Apabila tadinya telepon bersifat tetap (tidak bisa dipindah), sekarang telepon sudah bersifat portable atau mobile sehingga dapat digunakan dimanapun dan kapanpun selagi ada jaringan dan baterai. b. Fax (Internet Fax dan Broadcast Fax) Faksimile atau biasa dikenal dengan faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan t e l e o n d e n a n hasil a n s e r u a Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. c. Komputer Komputer adalah sistem elektronik yang memiliki kemampuan untuk memanipulasi data dengan cepat dan tepat. Komputer dirancang dan diorganisasikanagar dapat menerima dan menyimpan data serta melakukan input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program dan berjalan secara otomatis. d. Scanner Scanner adalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk meng copy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer. e. Mesin Penyimpan Pesan (Voice Messaging) Mesin ini memungkinkan pengguna telepon membiarkan penelepon untuk meninggalkan pesan apabila penerima telepon tidak ada ditempat. Namun sayangnya kelemahan dari alat ini apabila sesorang menyimpan pesan maka orang lain dapat dengan mudah membukanya. f Mesin Penawab Teleon menanyakan tujuan penelepon kemudian mengarahkannya kepada orang yang dituju. Mesin ini membuat penelepon mendengarkan pembukaan dan tujuan telepon hingga pada akhirnya penelepon tinggal menekan tombol yang sesuai lalu secara otomatis diarahkan kepada orang/bagian yang dituju oleh mesin penjawab ini. g. Internet Internet adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global. h. Website Website adalah suatu halaman web yang saling berhubungan dan berisikan kumpulan informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau organisasi. i. Surat Elektronik adalah sarana kirim-mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (Internet). j. Arsip Elektronik Arsip Elektronik adalah cara pengarsipan moderen yang telah menggunakan komputer sebagai sarana penyimpanan data atau file. k. Chatting Chatting adalah suatu feature atau program dalam Internet untuk berkomunikasi langsung sesama pemakai Internet yang sedang online Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. l. Handphone Handphone adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional, namun dapat dibawa kemana-mana (portable /mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel/wireless). Pengg una Sistem Oto masi Kantor Bila diamati lebih lanjut lagi, pengguna otomasi kantor antara lain: 1) Manajer yang terdiri atas top management, middle management, dan lower management. 2) Profesional yang terdiri atas orang-orang yang bekerja pada berbagai perusahaan. 3) Klien terdiri dari konsumen atau masyarakat umum yang melakukan komunikasi dengan organisasi tertentu. Strategi Pen g gunaan dan Peng emban gan Sistem Otomasi Kantor Untuk dapat memperoleh penggunaan Sistem Otomasi Kantor yang efektif dan efisien dapat melakukan cara-cara sebagai berikut: (Harimurti : 2009) 1) Pelatihan Pelatihan bertujuan untuk melatih para pegawai untuk dapat menggunakan alat kantor dengan efektif. 2 Personalia sistem. Hal ini akan menjalin bahwa staf yang terampil tersedia untuk menggunakan sistem jika staf administrasi profesional atau manajerial tidak memiliki keterampilan yang memadai, mereka dapat menggunakan sistem yang baru untuk tugas yang sederhana saja yang dapat digunakan lebih efektif dan lebih efisien secara manual, Pada saat yang sama staf dapat mengerjakan tugas yang lebih sukar dan memakan waktu secara manual apabila otomatisasi membuktikan lebih efisien dan efektif. 3) Informasi d an doku men tasi Yaitu mengembangkan prosedur penggunaan dan panduan untuk memberikan kemampuan kepada pegawai dalam mengakses informasi tidak saja dalam pengoperasiannya, tetapi juga cara penggunaan secara efektif. B e b e r ap a Evaluasi Dalam Otomatisasi Menurut Harimurti (2009), untuk meningkatkaan produktivitas, suatu desain otomasi perkantoran harus mempertimbangkan aspekaspek pekerjaan manusia di samping aspek-aspek teknis. Sebuah kantor adalah suatu sistem sosial, pekerjaan dilakukan oleh orang dengan menggunakan peralatan, termasuk komputer. Orang adalah elemen utama dari kegiatan kerja. Banyak perusahaan telah gagal memberikan perhatian sewajarnya kepada asset mereka yang paling berharga. Dengan produktivitas yang me menuhi ikiran serta keercaaan Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. lingkungan yang mengasingkan pola pekerjaan dan mendorong perilaku yang tidak dikehendaki. Akhirnya menimbulkan produktivitas yang rendah, seperti : 1. P en u ru n an Keteramp ilan K e r j a Tujuan utama otomatisasi adalah untuk memanfaatkan kecerdasan komputer dan mengganti logaritma serta peraturan peraturan keputusan bagi penilaian serta pengambilan keputusan pekerja. Logika kerja dan keterampilan pekerja tercakup dalam program komputer. Penggantian ini memungkinkan komputer dapat membimbing pekerjaan tentang apa yang harus dikerjakan, karena itu dapat mengurangi persyaratan keterampilan jabatan. Penurunan keterampilan jabatan-jabatan bersiklus pendek menjadikan pekerjaan lebih abstrak, bekerja di bawah keadaankeadaan ini para pekerja merasa kurang berhubngan dengan objek pekerjaannya. Seorang pekerja tidak dapat memahami logika pekerjaan, bagaimana pekerja tersebut berhubungan dengan bagian-bagian sistem. Bagaimana pula kerjanya dapat mempengaruhi hasil hasil sistem tersebut. Akibatnya, pekerja menjadi tidak sensitif dan ceroboh. Juga kehilangan rasa berprestasi dan kebanggaan dalam melakukan tugas terebut. 2. Siplifikasi tugas Otomatisasi serin membuat sekarang hanya mengerjakan satu tugas. Misal: Seorang pengolah klaim yang dahulunya mengerjakan beberapa aspek pekerjaan seperti memeriksa informasi yang diperlukan, mengerjakan semua perhitungan, memeriksa angka dan kata-kata. Sekarang hanya tingal menekan beberapa tombol angka ke terminal untuk setiap klaim. Hal tersebut membuat pekerjaan semakin mudah, namun hal tersebut merupakan suatu tugas yang sederhana dan relatif membosankan. 3. Keteraturan y ang lebih tinggi Faktor lain yang menyumbang kebosanan dan frustasi para pekerja adalah lebih tingginya keteraturan, yang dibutuhkan oleh pekerjaan yang dikomputerisasikan, Mengikuti prosedur-prosedur yangsangat rinci adalah sangat penting bagi pengoperasian sistem tersebut. Orang pada umumnya merasa bahwa jabatan-jabatan yang mempunyai variasi dan menuntut para pekerja untuk menggunakan otak mereka adalah yang paling menantang dan memberikan ransangan. Bekerja pada lingkungan yang diciptakan oleh otomatisasi sering tidak dikehendaki. 4. Pengendalian d a n peng awasan yang lebih tinggi Otomatisasi perkantoran menimbulkan tingkat pengendalian dan pengawasan an l e b i h tini S e b a a i m a n a Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. pekerjaan berinteraksi terminal, agar kegiatan kegiatannya dapat dicatat detik d e mi detik, hal ini memungkinkan pengawas dapat meningkatkan pengawasan tanpa bergantung pada pengamatan pribadi meskipun cara ini dihargai pengawas. Hal tersebut tidak dapat diterima oleh para operator yang merasa terus menerus diawasi dan dimata-matai oleh mesin tersebut. Beberapa perusahaan seperti American Expres Company, telah mengembangkan suatu sistem pemantauan yang canggih, dengan menggunakan konsep-konsep manajemen ilmiah, dibuat waktuwaktu standart untuk setiap tugas. Komputer mencatat pekerjaan yang dilakukan setiap operator, menghitung berdasarkan waktu standart berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap pekerjaan dan berapa lama sesungguhnya pekerjaan tersebut dapat dilakukan, dan menghitung nilai produktivitas untuk setiap operator. Laporan tentang hasil produktivitas operator dicetak secara berkala. Hal ini memungkinkan pengawas dapat mengenali para pekerja yang lamban. Upah dapat dikaitkan dengan nilai produktivitas dan disesuaikan secara berkala. Meskipun sistem seperti ini dapat dianggap oleh manajemen sebagai pemberian pengendalian yang sempurna, tetapi sistem tersebut mengabaikan aspek-aspek psychologis dari sistem e n e nd al i an S u a t u a s e k neatif 5. K e tid ak n y a m a n a n d a n risik o kesehatan akibat V D T Masalah lain adalah ketidaknyamanan dan risiko kesehatan yang bertalian dengan bekerja dalam waktu panjang dengan Visual Display Terminal (VDT). Banyak pekerja kantor mengeluhkan mata mereka, sakit kepala dan sakit punggung, akibat duduk di terminal dalam jangka waktu yang panjang. Pola pekerja kantor juga memperhatikan bahwa kondisi gelombang mikro yang dipancarkan oleh tabung sinar katoda di dalam terminal dapat menyebabkan penyakit. Tu ju an O t o ma s i Ka n to r Tujuan dari dijalankannya Otomasi Kantor menurut Chaniago : 2013 adalah : 1. Mempermudah dan mempercepat dalam memperoleh, menyimpan dan menemukan kembali informasi, termasuk memo, surat, dan laporan ketika diperlukan. 2. Mempermudah dan mempercepat dalam mempersiapkan dan mengirimkan informasi. 3. Mempermudah dan mempercepat dalam memperoleh, menganalisis, menyimpan, dan menemukan data untuk pengambilan keputusan. 4. Mempermudan dan mempercepat dalam menerima dan mengirimkan komunikasi verbal. 5. Mempermudah dan mempercepat partisipasi dalam konferensi dan rapat. 6. Mempermudah dan mempercepat Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. 7. Mempermudah dan mempercepat dalam menentukan prioritas dalam tugas, mengelola tugas lain yang berbeda-beda dan mengawasi pelaksanaantugas. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) tujuan dari otomatisasi adalah sebagai berikut: 1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas mesin, waktu, material, tenaga kerja, dan uang. 2. Pemeliharaan ketepatan prosedur kerja, dan kecepatan kerja. 3. Meningkatkan produksi. Peralatan dan Aplikasi Sistem O t o m a s i K an t o r Berikut ini adalah aplikasi-aplikasi yang biasa digunakan dalam Sistem Otomasi Kantor (Sova, 2010), yaitu : 1. Word processing Pemakaian alat elektronik biasa dipergunakan untuk menyiapkan dokumen yang perlu diketik atau dicetak secara otomatis. Pengolahan kata ini berperan pada pemecahan masalah manajer dalam menyiapkan komunikasi secara tertulis secara lebih efektif. 2. Surat Elektronik 3. Voice Mail Pada dasarnya voice mail hampir sama dengan email, hanya saja dengan voice mail kita bisa mengirim pesan dengan mengucapkan kata-kata untuk mengirim dan menerima pesan. Penggunaan voice mail membutuhkan penggunaan komputer atau alat penyimpanan (memory card / flashdisk) untuk menyimpan data suara, dan akan disambungkan dengan telepon saat akan memutar suara yang disimpan. 4. Kalender Elektronik Kalender Elektronik yakni penggunaan alat elektronik untuk menyimpan agenda kegiatan kita. Aplikasi ini bersifat unik diantara aplikasi Sistem Otomasi Kantor, karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi dan tidak memecahkan masalah. Namun, malah mengingatkan untuk menyiapkan kapan saat untuk berkomunikasi. 5. Konferensi Audio Konferensi merupakan kegiatan bkiki d audio untuk t Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. (tidak dapat langsung menjawab). b. Video satu arah & audio dua arah Video satu arah dan audio dua arah yakni komunikasi dimana seluruh penerima dapat menjawab secara audio, namun visual yang ditampilkan tetap sama. c. video & audio dua arah Komunikasi audio dan video yang terjadi diantara semua pihak berlangsung secara dua arah. 6. Transmisi Faksimil (Fax / Faks) Faks adalah alat yang dapat memindai dokumen dari sisi pengirim, kemudian mengirim hasil pindaian tersebut untuk penerima dan kemudian mencetaknya pada alat penerima. 7. Videoteks Videoteks digunakan untuk menampilkan materi narasi dan grafik yang telah dibuat sebelunya dan tersimpan pada komputer untuk kemudian menampilkannya pada layar. K eu n tu n g an dan K e k u r a n g an P Mi Kt 2. Menghemat Waktu Dengan mesin kantor akan membantu karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Karena dengan sistem yang telah terstuktur dan dirancang secara otomatis akan memudahkan karyawan dalam bekerja. 3. Meningkatkan Ketelitian dan Memperbaiki Mutu Karena mesin kantor telah diatur sedemikian rupa untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan, maka ketelitian dari sebuah mesin akan lebih tinggi daripada manusia, hal itulah yang kemudian akan menghasilkan mutu yang lebih baik. 4. Mengurangi Rasa Bosan Sebuah pekerjaan yang dilakukan dengan mudah dan berulang-ulang akan terasa membosankan, untuk itulah dibuat mesin kantor untuk melakukan tugas-tugas ringan yang dilakukan berulang-ulang setiap harinya. 5. Pekerjaan Nampak Baik/Rapih Dengan adanya kt k Lebih mesin kit Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. menjadi faktor berkurangnya kelelahan pegawai. Namun dibalik itu semua, Moekijat (1989) juga menganggap ada beberapa kekurangan dari mesin kantor, yaitu : 1. Tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi Tidak semua pekerjaan dapat digantikan oleh mesin kantor. Contohnya adalah akunting, meskipun sudah ada sistem komputerisasi akuntansi, tetap saja membutuhkan seorang akuntan, karena tidak semua orang bisa menjalankan program akuntansi, program tersebut tetap membutuhkan seorang yang mengerti akuntansi untuk dapat menjalankannya dengan baik. 2. Biaya Mahal Biaya yang diperlukan untuk pengadaan mesin kantor tidaklah murah, biaya yang dibutuhkan relatif tinggi karena setiap mesin mempunyai spesifikasi dan keahlian tersendiri sehingga membutuhkan banyak mesin untuk menyelesaikan banak tugas. terjadi kerusakan membutuhkan seorang ahli khusus dan profesional, juga mengeluarkan biaya yang sedikit. maka yang harus tidak 5. Memerlukan Ahli dalam Pengoprasiannya Setiap mesin kantor membutuhkan operator yang memahami mesin tersebut. Untuk menjalankannya diperlukan seseorang yang ahli dan handal mengenai bidan tersebut, atau setidaknya perusahaan harus mengadakan pelatihan untuk karyawannya mengenai mesin yang akan ditangani. 6. Menambah tingkat pengangguran Jika banyak pekerjaan manusia yang bisa dilakukan mesin kantor, maka lama kelamaan perusahaan tidak akan membutuhkan terlalu banyak karyawan, sehingga akan banyak karyawan yang diberhentikan (PHK) dan lowongan kerja akan semakin berkurang. Pen g ad aan M e s i n Kan tor Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan pada saat kita ilihd ffk i Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. membayar seorang profesional untuk menjalankannya? PENERAPAN OTOMASI KANTOR PADA INSTANSI PEMERINTAH Seperti yang telah disebutkan diatas, penggunaan Sistem Otomasi Kantor pada Instansi Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang adalah untuk mempermudah pekerjaan hingga membuat pekerjaan lebih efektif dan efisian hingga pada akhirnya mencapai tujuan paperless. Tujuan Penggunaan Sistem O to masi K antor di Instansi Balai B e sa r Pelatih an Pertan ian ( B B P P ) L e mb an g Penggunaan Sistem Otomasi Kantor di Instansi Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang bertujuan untuk : 1. untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menemukan kembali data dengan cepat, 2. menghemat biaya, 3. mencapai keefektifan dan keefisiensian untuk menjaga tingkat persaingan, 4. menjalankan administrasi atau tata usaha yang baik, dan cepat, dan P Alt dl O t i 6) Akunting Beberapa dari hal diatas telah diterapkan di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. Bahkan ada beberapa hal yang tidak disebutkan diatas telah diterapkan di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. Berikut beberapa daftar penggunaan otomasi Kantor di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang : 1) Pengolahan Kata Di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang pengolahan kata yang digunakan adalah microsoft word. Penulisan surat menyurat dan lain sebagainya dilakukan melaui komputer menggunakan aplikasi microsoft word. 2) Pengolah Data Ada banyak aplikasi yang digunakan untuk mengolah data, diantaranya adalah microsoft excel yang dapat dengan mudah melakukan pengolahan data dengan memasukan formulaformula tertentu. 3SIMAK-BMN Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang masih menggunakan sistem kearsipan manual di setiap bidangnya, namun para arsiparis telah diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan elektronik unntuk menyiapkan sistem kearsipan elektronik di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. 5) Percetakan Untuk pengetikan dan pencetakan dokumen, Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang menggunakan komputer dan printer yang terkoneksi dengan internet (LAN) di setiap ruangannya sehingga sebuah printer dapat digunakan oleh beberapa printer sekaligus. 6) Photocopy Untuk keperluan duplikasi, Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) sudah menggunakan alat modern, instansi ini memiliki beberapa mesin fotokopi dan juga scanner yang dapat digunakan untuk fotokopi dan menyimpan dokumen fisik ke dalam bentuk digital. Scanner juga akan bft dl absensi karen tidak lagi harus mencatat absensi secara manual. 8) Penanganan Telepon Instalasi dan penanganan telepon adalah salah satu bentuk sistem otomasi kanto. Karena dengan menggunakan telepon akan memudahkan karyawan berkomunikasi baik komunikasi antar sesama pegawai didalam instansi maupun ke rekanan instansi di luar. 9) Akunting Untuk pencatatan dan laporan keuangan, Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang masih menggunakan sistem akuntansi manual. Selain karena belum menemukan aplikasi yang sesuai, pencatatan akuntansi secara manual juga dirasa masih lebih efektif dan lebih akurat dibandingkan dengan aplikasi. KESIMPULAN Sistem Otomasi Kantor pada Instansi pemerintah pada khususnya Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang berjalan dengan baik. Hal ini ditunjang dengan d bd iSDM Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. Trusted by over 1 million members Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime. kelima sidik jari agar menghindari kecurangan absensi, menyiapkan aplikasi-aplikasi berbasis online untuk pengadaan dan pengelolaan barang milik negara, dan sebagainya. Sistem Otomasi Kantor juga memberikan banyak dampak positif bagi Instansi Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang diantaranya korupsi dapat dicegah dan dideteksi karena setiap pengadaan dan pengelolaan barang milik negara tercata dan tersimpan dengan baik. Dan untuk pengadaan barang, kementrian pertanian telah memiliki harga panduan atau standar harga yang biasa disebut HPS (Harga Perkiraan Sendiri). Namun dibalik itu semua, setiap teknologi tentunya mempunyai kekurangan dan dampak negatif. Begitu juga dengan mesin kantor, diantaranya biaya yang dibutuhkan cukup tinggi, memerlukan seorang fil tikt t Hinkly, Marie. et. al. 1990. Today’s Office. Australia. McGraw-Hill. Margarethe H. Olson and Lucas Jr., Henry C. 1982. “The Impact of Office Automation on the Organization: Some Implications for Research and Practice”. Social Science Research Network. Volume 25. No. 11. http://papers.ssrn.com/sol3/papers .cfm?abstract_id=1290223. [30 Desember 2014] Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor Manajeme Perkantoran. Bandung : Mandar Maju Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sova, Erma. 2010. Otomatisasi Kantor. http://erma_sova.staff. gunadarma.ac.id/Downloads/files/ 31303/OTOMATISASI+KANTO R.pdf. [01 Januari 2014]
