POKOK BAHASAN 6 STANDARD COSTS : PENGUKURAN KINERJA STANDARD DAN STANDARD COSTS Standar biasa disebut sebagai aturan atau regulasi (regulations). Standar ditetapkan secara internal oleh suatu organisasi untuk dipenuhi atau dicapai. Contohcontoh standar adalah ethical codes of conduct, quality control standards for products (standar pengendalian mutu produk), standard costs for goods and services (biaya standar untuk produk barang dan jasa). Dalam akuntansi manajerial, standard costs adalah biaya perunit produk yang telah ditetapkan sebelumnya (predetermined). Standard cost digunakan sebagai alat pengendalian biaya. Jika actual cost melebihi standar berarti biaya kurang terkendali. Sebaliknya jika actual cost lebih rendah dari standar berarti biaya terkendali. Untuk mengendalikan biaya dan untuk mengoptimalkan outputnya manajer membuat keputusan yang berhubungan dengan biaya input (Direct Material, Direct Labor, dan Manufacturing Overhead). Biaya dibentuk oleh harga dan kuantitas penggunaan input. Oleh karena itu, dalam hal pengendalian biaya, manajer mengendalikan harga dan kuantitas pemakaian input. Manajer mengharapkan pembayaran yang lebih rendah atas Direct Material (DM), Direct Labor, dan Overhead tetapi dengan kualitas yang ditetapkan atau distandarkan oleh manajemen. Disamping itu, manajer juga mengharapkan kuantitas pemakaian DM dan waktu kerja yang lebih efisien tetapi tetap menghasilkan output atau produk berkualitas sesuai dengan harapan manajer. Dengan demikian perusahaan Untuk mengendalikan harga dan kuantitas pemakaian input kebanyakan perusahaan menggunakan standard cost. akan memperoleh profit margin yang besar. Manfaat Penggunaan Standard costs Dengan menggunakan biaya standar perusahaan memperoleh beberapa manfaat yaitu: 1. Memfasilitasi perencanaan manajemen 2. Meningkatkan kondisi ekonomi perusahaan dengan cara “cost-conscious” 63 3. Bermanfaat dalam penetapan harga jual produk. 4. Membantu manajemen dalam pengendalian karena menjadi dasar untuk mengevaluasi pengendalian biaya. 5. Membantu manajemen melihat varian-varian yang memerlukan perhatian khusus (management by exception) 6. Menyederhanakan perhitungan persediaan dan mengurangi biaya-biaya klerikal. STANDARD COST SEBAGAI ALAT PENGUKURAN KINERJA TRADISIONAL Jika kinerja manajer dalam lingkungan perusahaan kontemporer adalah berdasarkan kemampuan manajer dalam mengendalikan mutu produk, maka secara tradisional kinerja manajer diukur berdasarkan kemampuannya dalam mengendalikan biaya. Dalam lingkungan tradisional, Kemampuan manajer dalam mengendalikan biaya menunjukkan bahwa kinerja manajer adalah baik. Sebaliknya, jika biaya tidak dapat dikendalikan atau di atas standar maka kinerja manajer adalah buruk. Meskipun standard cost adalah alat pengukur kinerja tradisional, namun masih digunakan oleh kebanyakan perusahaan pada saat ini. STANDARD COSTS DAN BUDGET Persamaan antara Standard dan Budget 1. Keduanya adalah predetermined costs. 2. Keduanya membantu dalam management planning and control. Perbedaan antara Standard dan Budget 1. Standar ditetapkan untuk unit sedangkan budget ditetapkan untuk total. Standar cost adalah budgeted cost perunit produk. Contoh: - direct labor perunit produk adalah Rp 100.000,- (adalah standard cost). - direct labor untuk memproduksi 5000 unit dapat ditetapkan sebesar Rp 500.000.000,- (adalah budget direct labor) 2. Standard cost adalah salah satu sistem akuntansi biaya. Perusahaan dapat menetapkan harga pokok produksi dan persediaan berdasarkan harga pokok standar. 64 MENETAPKAN BIAYA STANDAR Untuk menentukan besarnya biaya standar perunit produk dibutuhkan masukan dari seluruh pihak yang bertanggungjawab biaya dan kuantitas. Sebagai contoh, dalam menetapkan biaya standar untuk direct material (bahan baku) manajemen dapat berkonsultasi dengan purchasing agents, product managers, quality control engineers, dan production supervisor. Managerial accountant memberikan masukan kepada manajemen berdasarkan data biaya historis dan menjelaskan tentang respon/prilaku biaya terhadap perubahan tingkat aktivitas. Dalam menentukan standar biaya, ada 2 (dua) jenis standar yang dikenal, yaitu: 1. Standar ideal /Teoritis 2. Standar Normal/Praktek Standar Ideal dan Standar Normal/Praktek Standar ideal adalah tingkat optimal kinerja yang dapat dicapai dalam kondisi operasi yang sempurna. Sedangkan standar normal adalah tingkat efisiensi kinerja yang dapat dicapai dalam kondisi operasi yang diharapkan. Standar ideal sangat sulit dicapai karena tidak mempertimbangkan kendala-kendala praktis. Kendala-kendala praktis ini antara lain misalnya kemungkinan kerusakan mesin, atau waktu istirahat para tenaga kerja. Oleh karena itu, perusahaan kebanyakan menerapkan kendala normal, yaitu menetapkan standar dengan mempertimbangkan kendala-kendala praktis. Contoh-contoh penggunaan standar normal dalam menetapkan biaya-biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead variable dapat dilihat sebagai berikut: Menetapkan Direct Material Standard Standar biaya bahan baku ditentukan oleh dua hal yaitu: 1. Direct Materials price standard (standar harga bahan baku) yaitu harga/biaya perunit bahan baku yang seharusnya. Harga standar ini diperoleh dari hasil estimasi harga/biaya terbaik dari departemen pembelian berdasarkan harga sekarang. Harga/biaya bahan baku meliputi harga perolehan dan biaya-biaya yang berhubungan dengan pembelian seperti biaya angkut, biaya penyimpanan, dan lain-lain. Contoh: PT. Segar memproduksi minuman kaleng jus melon. Bahan baku melon ditetapkan dengan standar sebagai berikut: 65 Tabel 6.1. Standar harga bahan baku Item Purchase price, net of discounts Harga/kg Rp. 11.000,- Freight 2.000,- Receiving and handling 1.000,- Standard direct materials price perkg Rp. 14.000,- 2. Direct Material quantity standard (standar kuantitas bahan baku) yaitu kuantitas bahan baku yang seharusnya digunakan untuk setiap unit barang jadi. Standar kuantitas bahan baku ini meliputi kuantitas yang dibutuhkan dan allowance for waste and spoilage. Contoh: Untuk menghasilkan 1 kaleng jus melon perusahaan menggunakan bahan baku dengan standar kuantitas per kaleng ditetapkan sebagai berikut: Tabel 6.2. Standar kuantitas pemakaian bahan baku Required materials Item Quantity /kg 3.5 Allowance for waste 0.4 Allowance for spoilage 0.1 Standard direct materials quantity / kaleng jus 4.0 Biaya bahan baku standar (standard direct material cost) adalah hasil perkalian antara standar harga perunit bahan baku dengan standar kuantitas bahan baku perunit barang jadi. Dengan demikian biaya bahan baku standar adalah Rp. 14.000,-/kg x 4.0 kg/kaleng produk = Rp. 64.000,- per kaleng produk. Menetapkan Direct Labor Standar Standar biaya tenaga kerja langsung ditentukan oleh dua hal yaitu: 1. Direct labor price standard (tarif tenaga kerja per jam yang seharusnya. Tarif ini didasarkan pada tarif upah sekarang, dengan menyesuaikan dengan perubahan biaya hidup, pajak karyawan, cuti karyawan, dll. Contoh: PT. Segar mempekerjakan karyawan yang upahnya dibayarkan tarif per jam kerja. Adapun tarif tenaga kerja per jam ditetapkan dengan standar sebagai berikut: 66 Tabel 6.3. Standar tarif tenaga kerja langsung Item Price (Rp) 4.000 Hourly wage rate Cost of living adjustments 1.000 Payroll taxes 100 Fringe benefits 300 Standard direct labor rate per hour 5.400 2. Direct Labor quantity standard (standar jumlah jam kerja) adalah jumlah waktu yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan satu unit produk. Standar ini secara khusus dibutuhkan bagi perusahaan yang menerapkan tarif upah. Dalam penetapan standar jumlah jam kerja perlu juga dipertimbangkan mengenai waktu istirahat, setup mesin, dan lain-lain. Tabel 6.4. Standar kuantitas jam kerja langsung Item Quantity (Hours) 1.5 Actual production time Rest periodic and cleanup 0.2 Setup and downtime 0.3 Standard direct labor hours per kaleng 2.0 Biaya tenaga kerja langsung standar adalah hasil perkalian antara tarif tenaga kerja dikalikan dengan jumlah jam tenaga kerja standar. Dengan demikian biaya tenaga kerja standar untuk contoh di atas adalah Rp. 5.400,- x 2 jam per unit produk = Rp. 10.800 per kaleng produk. Menetapkan Manufacturing Overhead Standar Biaya overhead pabrik terdiri atas dua, yaitu overhead variable dan overhead fixed. Untuk membuat standar digunakan tarif overhead ditentukan dimuka (a standard predetermined overhead rate). Tarif overhead ini ditentukan dengan cara: biaya overhead --------------------------------------------------------index aktivitas standar yang diharapkan. 67 Index aktivitas ini sebagai contoh, misalnya jam tenaga kerja langsung standar atau jam mesin standar, dan lain-lain. Contoh penentuan tarif overhead standar: PT. SEGAR menggunakan jam tenaga kerja standar sebagai index aktivitas. Perusahaan merencanakan untuk memproduksi 2.000 kaleng jus melon. Setiap kaleng jus melon membutuhkan 2 jam tenaga kerja langsung. Dengan demikian untuk memproduksi 2.000 kaleng jus melon dibutuhkan 4.000 jam TKL (2jam x 2.000 kaleng). Pada tingkat aktivitas ini perusahaan menganggarkan overhead costs sebesar Rp. 8.000.000,- yang terbagi atas Rp 6.000.000,- variable cost dan Rp 2.000.000 adalah fixed cost. Berdasarkan data tersebut di atas maka tarif overhead per jam TKL adalah sebagai berikut: Tabel 6.5. Standar biaya overhead Budgeted Overhead Amount Costs Variabel Rp 6.000.000 Standard Direct Labor Hours 4.000 jam Fixed 2.000.000 4.000 jam Total Rp. 8.000.000 4.000 jam Overhead Rate per Direct Labor Hour Rp 1.500 500 Rp 2.000 Tarif overhead standar perunit adalah predetermined overhead rate dikalikan dengan activity index quantity standard. Dalam hal ini, PT. Segar yang menggunakan direct labor hour sebagai index aktivitasnya, maka tarif variable overhead standar perkaleng jus melon adalah Rp 3.000 ( Rp 1.500 x 2 jam direct labor), dan tarif fixed overhead standar per kaleng jus melon adalah Rp 1000 (Rp. 500 x 2 jam). Setelah menghitung standar direct material, direct labor, dan manufacturing variabel overhead, maka dapat ditetapkan standard cost perkaleng produk. Standard cost perkaleng disampaikan kepada manajer dalam bentuk standard cost card seperti berikut ini: Tabel 6.6. Standard Cost Card – Variable Production Cost Elemen-elemen Input Direct Material Standard X Standard Quantity Price Standard Cost 4 kg Rp 14.000 Rp. 64.000. Direct Labor 2 jam Rp. 5.400 Rp. 10.800 Variable Overhead 2 jam Rp Rp. 3.000 Rp.77.800per kaleng 1.500 68 VARIANCE ANALYSIS Pengertian Variance dan Variance Analysis Variance adalah perbedaan antara actual costs dengan standard costs. Jika actual costs lebih tinggi dari pada standard costs maka variance ini adalah unfavorable. Sebaliknya jika actual cost lebih rendah dari standard costs maka variance ini adalah favorable. Unfavorable memiliki konotasi yang negatif karena menunjukkan bahwa harga atau pembayaran terlalu mahal atau dapat juga menunjukkan bahwa terjadi inefisiensi dalam proses produksi. Sebaliknya, favorable memiliki konotasi yang positif karena menunjukkan efisiensi dalam proses produksi baik dalam biaya maupun kuantitas penggunaan direct material, direct labor, atau manufacturing overhead. Variance Analysis adalah analisis yang digunakan untuk menginterpretasikan dengan tepat signifikansi dari suatu variance. Analisis dilakukan untuk mengetahui elemen-elemen biaya mana yang mengalami penyimpangan. Management By Exception Standard costs meliputi: (1) quantity standard dan (2) cost/price standard. Quantity standard menunjukkan berapa banyak elemen-elemen input (DM,Dl, dan MO) yang seharusnya digunakan dalam memproduksi produk atau jasa. Sedangkan cost standard menunjukkan berapa harga/biaya material dan biaya waktu yang seharusnya digunakan. Quantity standard dan Cost standard akan dibandingkan dengan actual quantity dan actual cost untuk melihat apakah operasi perusahaan berjalan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh manajemen. Jika actual quantity atau actual cost melampaui batas-batas yang ditetapkan oleh manajemen maka manajemen akan memberikan perhatian yang lebih besar atau menyarankan kepada manajer terkait untuk memfokuskan perhatiannya atau bekerja lebih baik. Proses ini disebut management by exception. Model Umum Variance Analysis Secara umum variance adalah perbedaan antara (1) price standard dan actual price, dan (2) quantity standard dan actual quantity. Perbedaan antara price standard dan actual price disebut price variance sedangkan perbedaan antara quantity standard dan actual quantity disebut quantity variance. Model ini berlaku untuk varable costs (yaitu: direct material, direct labor, dan variable overhead) meskipun tidak semua elemen-elemen cost tersebut menggunakan nama price dan quantity. 69 Untuk mengukur kemampuan manajer dalam mengendalikan biaya, analisis variance hanya dilakukan pada biaya-biaya variable karena biaya-biaya variable inilah yang dapat dikendalikan. VARIANCE ATAS ELEMEN-ELEMEN BIAYA PRODUKSI Direct Material Variance Pengendalian biaya DM meliputi pengendalian harga DM dan pengendalian kuantitas penggunaannya dalam proses produksi. Secara umum tanggung jawab atas pengendalian biaya DM dapat diarahkan kepada dua manajer, yaitu manajer pembelian dalam hal negosiasi harga dan manajer produksi dalam hal penggunaan DM. Untuk menghitung varian, kita kembali pada data standar DM (hal. 7) yaitu 4 kg x Rp 14.000 = Rp 64.000,- per kaleng jus. 1) Jika diasumsikan bahwa: a) Pembelian DM selama Januari adalah 8.050 kg (harga Rp 13.600,-/kg) b) Kuantitas DM yang dibeli sama dengan kuantitas yang digunakan dalam produksi, maka Price Variance dan Quantity Variance adalah: Skema 6.2. Direct Material Variance Actual Quantity DM pada Actual Price (AQ x AP) 8.050 kg x Rp 13.600,- = Rp 109.480.000,- Actual Quantity DM pada Standard Price (AQ x SP) 8.050 kg x Rp 14.000 = Rp 112.700.000,- PRICE VARIANCE (AQ x AP) – (AQ x SP) = AQ (AP – SP)= 8.050 (Rp 13.600 – Rp 14.000) = Rp 3.220.000,- F Standard Quantity DM pada Standard Price (SQ x SP) * 8.000 kg x Rp 14.000 = Rp. 112.000.000,- QUANTITY VARIANCE (AQ x SP) – (SQ x SP) = (AQ - SQ) SP = (8.050 - 8.000) Rp 14.000,- = Rp 700.000,- U TOTAL VARIANCE = Rp. 3.220.000 F – Rp. 700.000 U = Rp. 2.520.000,- F * 8.000 kg = 4 kg x 2.000 kaleng jus F = Favorable , U = Unfavorable 2) Jika diasumsikan bahwa: a) Kuantitas pembelian DM tidak sama dengan kuantitas pemakaian dalam proses produksi. b) Kuantitas pembelian DM adalah 8.000 kg dengan harga Rp. 13.600,- tetapi jumlah yang diproduksi adalah 1.500 kaleng jus dengan kuantitas pemakaian DM adalah 6.030 kg, maka Price Variance dan quantity variance-nya adalah: 70 Skema 6.3. Direct Material Variance (kuantitas pembelian berbeda dengan kuantitas pemakaian) Actual Quantity DM pada Actual Price (AQ x AP) Actual Quantity DM pada Standard Price (AQ x SP) Standard Quantity DM pada Standard Price (SQ x SP) 8.000 kg x Rp 13.600 = Rp 108.800.000,- 8.000 kg x Rp 14.000 = Rp 112.000.000,- *6.000 kg x Rp 14.000,- = Rp. 84.000.000,- PRICE VARIANCE (AQ x AP) – (AQ x SP) = AQ (AP – SP)= 8.000 kg (Rp 13.600 – Rp 14.000) = 3.200.000,- F Actual Quantity DM pada Standard Price (AQ x SP) 6.030 kg x Rp 14.000 = Rp 84.420.000,- QUANTITY VARIANCE (AQ x SP) – (SQ x SP) = (AQ - SQ) SP = (6..030 - 6.000) Rp 14.000 = Rp 420.000,- U * 6000 kg = 4 kg x 1500 kaleng jus. Siapakah yang bertanggungjawab atas varian ini? Manajer pembelian bertanggungjawab terhadap pengendalian harga material, Akan tetapi, meskipun harga sudah dikendalikan, ada factor di luar kendali manajer pembelian yang mempengaruhi harga tersebut, antara lain adalah: ukuran material yang dibeli, metode pengangkutan yang dipilih, jumlah discount, rush order, atau kualitas material yang dibeli. Faktor-faktor tersebut perlu diantisipasi. Untuk mengantisipasinya memerlukan kerja sama yang baik dengan manajer lain yang terkait. Sebagai contoh, penjadwalan produksi yang dirancang lebih awal oleh manajer produksi akan memberikan peluang 71 bagi manajer pembelian untuk memilih metode pengangkutan yang lebih murah atau memungkinkan penggunaan model EOQ dalam praktek pembeliannya. Misalnya, Jasa angkutan kapal lebih ekonomis dari pada angkutan truk, tetapi membutuhkan waktu tunggu yang lebih lama. Jika jadwal produksi sudah sangat dekat, maka jasa angkutan kapal tidak memungkinkan lagi untuk dipilih sehingga manajer pembelian akan memilih jasa angkutan truk yang lebih mahal tetapi waktu tunggunya lebih pendek. Dengan demikian mengakibatkan biaya pembelian material menjadi lebih besar. PERFORMANCE REPORT (LAPORAN KINERJA) Di bawah ini ditunjukkan format laporan kinerja Departemen pembelian dan Departemen produksi. Tabel 6.7. PT. SEGAR Item Purchased Material A Laporan Kinerja – Departemen Pembelian Quantity Actual Price Standard Difference in Purchased (2) Price Price (1) (3) (4 = 2-3) 8.200 pound Rp 2,8 Rp 3,0 Rp 0,2 Total Price Variance (5 = 4 x 1) Rp 1.640,- F Price Variance di atas menunjukkan angka yang favorable tetapi perlu dijelaskan penyebabnya. Sebagai contoh, material yang dibeli adalah material yang kualitasnya lebih rendah. Tabel 6.8. PT. SEGAR Laporan Kinerja – Departemen Produksi Type of Material Material A Standard Price Actual Quantity (1) (2) Rp 3 8.200 pounds Standard Quantity Allowed (3) 8.000 pounds Difference in Quantity Total Quantity Variance (4 = 2-3) (5 = 4 x 1) 200 pounds Rp 600 U Laporan kinerja ini juga perlu dijelaskan penyebab unfavorable, sebagai contoh penyebabnya adalah bahwa kualitas material tidak sesuai dengan syarat produksi. Direct Labor Variances Pengendalian biaya direct labor meliputi labor rate variance dan Labor efficiency variance. Untuk melakukan perhitungan varian untuk labor ini kita kembali 72 pada contoh PT. SEGAR dengan data standard cost direct labor perunit produk atau per kaleng jus adalah sebagai berikut: 2 hours x $ 10 = $ 20 per kaleng jus Jika diasumsikan bahwa selama bulan Januari 2006 perusahaan memproduksi 2.000 kaleng jus dan mencatat sebanyak 3.900 hours untuk menyelesaikannya. Total Actual DL costnya ternyata adalah $ 40.560,- atau $ 10,4 per kaleng produk. Rate Variance dan Efficiency Variance dapat dihitung seperti pada skema 6.4. Labor rate variance sebenarnya jarang terjadi karena rate pembayaran labor didasari oleh kontrak kerja sebelumnya. Akan tetapi jika pekerjaan tertentu membutuhkan DL yang terampil atau terlatih maka pada umumnya perusahaan harus membayar dengan rate yang lebih tinggi disbanding DL yang kurang terampil atau kurang terlatih. Jika perusahaan menetapkan standar rate berdasarkan standar karyawan yang kurang terlatih maka akan menimbulkan rate variance yang unfavorable. Namun pada umumnya karyawan terlatih dapat mengerjakan pekerjaannya dengan lebih cepat atau lebih efisien. Jika ini terjadi maka efficiency variance akan favorable. Skema 6.4. Direct Labor Variance Actual Hours DL pada Actual Rate (AH x AR) Actual Hours DL pada Standard Rate (AH x SR) Standard Hours DL pada Standard Rate (SH x SR) 3.900 H x $ 10,4 = $ 40.560,- 3.900 H x $ 10 = $ 39.000,- 4.000 H*x $ 10 = $ 40.000,- RATE VARIANCE EFFICIENCY VARIANCE (AH x AR) – (AH x SR) = AH (AR – SR) = (AH x SR – (SH x SR) = (AH - SH) SR = 3.900 ($ 10,4 – $ 10) = $ 1.560 U (3.900 - 4.000) $ 10 = $ 1.000 F TOTAL VARIANCE = $ 1.560 U – $ 1.000 F = $. 560 U Variable Overhead Variances Variable overhead variance meliputi Spending variance dan Efficiency Variance. Untuk melihat ilustrasi perhitungan variannya kita melihat kembali data sebelumnya yaitu variable overhead standar perunit produk sebagai berikut: 73 2 jam X Rp 5 per jam DL = Rp 10,- per unit Jika diasumsikan dalam bulan Januari 2006 total actual variable overhead cost untuk memproduksi 2000 unit produk adalah Rp 18.720 dengan actual jam DL adalah 3.900 jam, atau Rp 4,8 per jamDL. Dengan demikian varible overhead variance adalah sebagai berikut: Skema 6.5. Variable Overhead Variances Actual Hours DL pada Actual Rate (AH x AR) Actual Hours DL pada Standard Rate (AH x SR) Standard Hours DL pada Standard Rate (SH x SR) Rp. 18.720 3.900 H x Rp 5 = Rp. 19.500,- 4.000 H*x Rp 5 = $ 20.000,- SPENDING VARIANCE EFFICIENCY VARIANCE (AH x AR) – (AH x SR) = AH (AR – SR) = (AH x SR – (SH x SR) = (AH - SH) SR = Rp. 18.720 - Rp. 19.500 = $ 780 F (3.900 - 4.000) Rp 5 = Rp 500 F TOTAL VARIANCE = $ 780 F + $ 500 F = $. 1.280 F * 4000 H = 2 H x 2000 unit produk Tingkatan Laporan Kinerja Laporan kinerja yang dibuat setelah menghitung varian dimulai dari bawah ke atas, yaitu manjer setiap tingkatan akan menerima informasi varian dari manajer-manajer (pusat pertanggungjawaban) tingkat bawah yang merupakan bagian tanggung jawabnya. Informasi varian mengalir dari satu tingkat manajer ke tingkat berikutnya yang lebih tinggi membentuk sebuah piramida yang puncaknya adalah presiden. Presiden akan menerima semua informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Jika manajer ingin mengetahui penyebab terjadinya variance maka manajer dapat menanyakan secara detail laporan kinerja yang telah disiapkan tersebut oleh manajer tingkat bawah sesuai dengan kegiatan setiap departemen. 74 Sebagai contoh, aliran informasi ini dapat dilihat pada gambar berikut: Skema 6.6 : Tingkatan Laporan Kinerja Budget Actual Variance x $ 26.000 x x x x $ 29.000 x x x x $ 3.000 U x x x $ 54.000 $ 61.000 $ 7.000 U Budget Actual Variance x x $ 11.000 x x x $12.500 x x x $ 1.500 U x $ 26.000 $ 29.000 $ 3.000 U Budget Actual Variance x $ 5.000 x x $ 5.800 x x $ 800 U x $ 11.000 $ 12.500 $ 1.500 U Budget Actual Variance x x x x x x x x x $ 5.000 $ 5.800 $ 800 U Responsibility Centre: Sales Manager Production superintendent Engineering head Personnel supervisor Controller Responsibility Centre: Cutting department Machining department Finishing department Packaging department Responsibility Centre: Sanding operation Wiring operation Assembly operation ` Variable Cost: Direct Material Direct Labor Variable Overhead VARIANCE ANALYSIS DAN MANAGEMENT BY EXCEPTION Sebagaimana dikemukakan pada bagian awal bab ini, management by exception adalah perhatian manajemen yang diarahkan pada bagian-bagian organisasi yang tidak berjalan normal sebagaimana yang direncanakan atau yang distandarkan atau terjadi varian yang signifikan. Konsep management by exception dapat dilakukan karena adanya analisis varian dan laporan kinerja. Untuk mengontrol bagian-bagian yang memerlukan perhatian dapat digunakan A Statistical Control Chart . 75 Gambar 6.1: Statistical Control Chart • Variance 0 Favorable • • • • • • Unfavorable • • • • • 2 3 4 5 -1 Standard Deviation • • 1 +1 Standard Deviation • • 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 week Gambar di atas menjelaskan bahwa titik – titik variance pada minggu ke 6, 10, 14, dan 15 melampaui batas deviasi yang diterima. Ke empat titik tersebut memerlukan perhatian manajer (management by exception) untuk diketahui penyebab terjadinya deviasi atau variance yang signifikan tersebut. PERFORMANCE MEASURES IN AN AUTOMATED ENVIRONMENT (UKURAN KINERJA DALAM LINGKUNGAN TEROTOMATISASI) Perusahaan modern (lingkungan terotomatisasi) memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Labor cenderung merupakan biaya fixed sehingga labor variance kurang signifikan. Labor efficiency variance hanya terjadi jika perusahaan melakukan overproduce dan menciptakan persediaan yang tidak dibutuhkan. 2. Tujuan utama dari lingkungan manufaktur modern adalah lebih diarahkan untuk meningkatkan kualitas produk dari pada hanya untuk menekan biaya. Menurut pandangan manajer di lingkungan perusahaan modern, rendahnya harga material disebabkan oleh rendahnya kualitas atau disebabkan karena manajer pembelian memanfaatkan discount. 3. Proses manufaktur yang modern lebih reliable dan konsisten dengan lingkungan otomatisasi. 76 Karakteristik di atas menyebabkan standard cost kurang sesuai untuk dijadikan alat ukur kinerja. Namun demikian, alat ukur kinerja tradisional ini masih dapat dijumpai dan dapat digunakan oleh manajemen jika dibutuhkan. Tabel 6.9. Alat Ukur Kinerja dalam lingkungan terotomatisasi Measures Desired Change Quality Control Measures Number of warranty claims Number of customer complaints Number of defects First-time pass rate Field failure rate Total quality cost Decrease Decrease Decrease Increase Decrease Decrease Material Control Measures Material as a percentage of total cost Lead time Scrap as a percentage of good pieces Scrap as a percentage of total cost Actual scrap loss Decrease Decrease Decrease Decrease Decrease Inventory Control Measures Inventory turnover: Raw materials (by type) Finished goods (by product) Number of inventoried items Increase Increase Decrease Machine Performance Measures Percentage of machine availability Percentage of machine downtime: Setup time Machine stops (breakdowns) Preventative maintenance Use as a percentage of availability Setup time Increae Decrease Increase Decrease Delivery Performance Measures Percentage of on-time deliveries Delivery cycle time Throughput time, or velocity Manufacturing cycle efficiency Order backlog Total throughput, or output rate Increase Decrease Decrease Increase Decrease Increase 77 Model Pengukuran Kinerja Balance Scorecard 1) Balance scorecard meliputi pengukuran kinerja terhadap empat perspektif, yaitu: a) Perspektif customer (kepuasan customer) b) Perspektif keuangan (kemampuan menghasilkan financial return memadai) c) Perspektif proses bisnis intern (Apa yang harus dilakukan untuk mencapai kepuasan costumer) d) Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (terus menerus menciptakan value bagi customer) Contoh penggunaan balanced scorecard Sasaran Strategik (Strategic Objectives) Ukuran Hasil (Outcome measures) Perspektif customer 1) Meningkatnya kepercayaan costumer Bertambahnya customer baru, loyalitas customer 2) Bertambahnya produk dan jasa baru Proporsi produk dan jasa baru dari jumlah total produk dan jasa. 3) Meningkatnya value yang diperoleh Kecepatan respon terhadap customer customer Perspektif Keuangan 1) Meningkatnya financial returns Kenaikan pangsa pasar 2) Meningkatnya pendapatan penjualan Pertumbuhan pendapatan penjualan 3) Menurunnya biaya Penurunan full costs Perspektif Proses Bisnis/Intern 1) Meningkatkan proses bisnis. improvement terhadap Kepuasan customer 2) Menurunnya non-value-added activities customer, layanan Kenaikan cycle activities Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan 1) Meningkatnya produktivitas dan komitmen Jumlah personel yang dididik dan personel dilatih, Tingkat perputaran personel. 2) Meningkatnya kualitas organisasi 3) Meningkatnya sarana kualitas prasarana Boundaryless organization dan Equipment idle time and downtime Jumlah aplikasi baru yang dipasang 4) Meningkatnya kualitas system informasi dan diimplementasikan. manajemen Pertanyaan 1) Diskusikan perbedaan antara anggaran biaya dan biaya standar . 78 2) Mengapa pengalaman historis seringkali merupakan dasar yang kurang baik untuk menetapkan standar? 3) Haruskah standar ditetapkan melalui studi rekayasa teknik? Mengapa atau mengapa 4) tidak? Apakah standar ideal itu? Apakah standar normal itu? Dari keduanya, mana yang biasanya dipakai? Mengapa? 5) Jelaskan mengapa sistem biaya standar digunakan? 6) Bagaimanakah kalkulasi biaya standar meningkatkan fungsi pengendalian? 7) Varians anggaran untuk biaya produksi variable dipecah menjadi varians kuantitas dan harga. Jelaskan mengapa varians kuantitas lebih berguna untuk tujuan pengendalian dibandingkan verians harga? 8) Kapan seharusnya varians biaya standar diinvestigasi? 9) Jelaskan mengapa varians harga bahan seringkali dihitung pada saat pembelian dan bukan pada saat penggunaan? 10) Varians penggunaan bahan biasanya merupakan tanggung jawab pengawas produksi. Setujukah Anda? Mengapa? 11) Berikan beberapa kemungkinan penyebab varians efesiensi tenaga kerja yang tidak menguntungkan . 12) Varians efesiensi overhead variable tidak mempunyai hubungan dengan penggunaan overhead variable yang efisien . Setujukah Anda? Mengapa? 13) Apakah penyebab varians volume yang tidak menguntungkan? Apakah varians volume membawa sesuatu informasi yang berarti bagi manajer? 14) Mana yang menurut anda lebih penting untuk pengendalian biaya overhead tetap, varians pengeluaran atau varians volume? Jelaskan . Soal 1 Informasi berikut terjadi di Wallace Shirt Company. Standard Data Material – 3 pieces at $2 per piece Labor – 2 hours at $ 3 per hour Per Unit $6 6 Overhead: Fixed – 2 hours at $ 2.50 per hour 5 ($50,000/10,000 units) Variable – 2 hours at $4 per hour 8 ($80,000/10,000 units) 79 Actual Data Material – 25,000 pieces of material were purchased at $2.10 per piece. 24,000 pieces of material were used. Labor – 17,000 hours at $2.50 per hour. Overhead – Variable, $ 69,000; fixed, $ 43,000. Actual units produced – 9,000. Hitunglah: 1) Material purchase price variance 2) Material quantity (usage) variance 3) Labor rate variance 4) Labor efficiency variance 5) Variable overhead spending variance 6) Variable overhead efficiency variance. 80
