BAGIAN UTANG USAHA Bagian utang usaha telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Perusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang tersebut. Dokumen formal yang menyediakan informasi ini adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan telah menerima faktur perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba sehingga akan menimbulkan sedikit waktu tunggu. Kesalahan penyajian ini akan menjadi masalah pada periode penutupan buku, yaitu ketika perusahaan membuat laporan keuangan. Untuk menutup buku, perkiraan nilai kewajiban perusahaan dibuat hingga faktur tiba. Jika perkiraan tersebut salah jumlahnya secara material, maka harus dibuat jurnal penyesuaian untuk memperbaiki kesalah tersebut. Karena kebanyakan prosedur utang usaha dipicu oleh penerimaan faktur, para akuntan harus menyadari bahwa mungkin ada kewajiban yang tidak tercatat pada waktu periode penutupan buku. Ketka faktur tiba, staf administrasi bagian utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai dokumen di file tunda, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha. Jika perusahaan menggunakan metode biaya biaya aktual, staf administrasi bagian utang usaha akan mengirimkan salinan faktur pemasok ke bagian pengendalian persediaan. Jika biaya standar digunakan, maka tahap ini tidak digunakan. Setelah mencatat kewajiban, staf administrasi bagian utang usaha mentransfer semua dokumen sumber (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Biasanya, file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Terkahir, staf administrasi bagian utang usaha akan meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. dengan menganggap bahwa perusahaan menggunakan metode persediaan perpektual, maka ayat jurnalnya adalah: Persediaan-Pengendalian xxx Utang usaha-Pengendalian xxx Jika metode persediaan berkala digunakan, ayat jurnalnya menjadi: Pembelian Utang usaha-Pengendalian SISTEM VOUCHER UTANG xxx xxx Berdasarkan sistem ini, bagian utang usaha menggunakan bukti kas keluar (cash distribursement voucher) dan membuat nomor register voucher. Ketika staf administrasi merekonsiliasi dokumen sumber seperti biasanya, dia kemudian membuat bukti kas keluar. Voucher memberikan pengendalian yang lebih baik atas pengeluaran kas, dan memungkinkan perusahaan mengonsolidasikan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama melalui sebuah voucher, sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis. Staf administrasi bagian utang usaha mencatat voucher dalam nomor register voucher. Nomor register voucher mencerminkan kewajiban utang usaha perusahaan. Penjuamlahan dari berbagai voucher terbuka (belum dibayar) dalam register tersebut juga merupakan saldo utang usaha perusahaan. Inilah sebabnya perusahaan menggani buku pembantu utang dagangnya dengan nomor register voucher. Staf administrasi bagian utang usaha menyimpan bukti kas keluar, bersama dengan dokumen sumber pendukung, dalam file voucher utang (voucher payable file). File ini sama dengan file utang usaha terbuka yang dibahas sebelumnya dan juga disusun berdasarkan tanggal jatuh temponya. BAGIAN BUKU BESAR Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persedian. Staf administrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendalian persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Dengan tahap ini, tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai. SISTEM PENGELUARAN KAS Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak peringkat kreditnya. Berdasarkan gambar diatas, terdapat 3 proses yaitu: 1. 2. 3. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan kebagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbaharui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi rigkasan ke buku besar. informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendalian kas serta utang usaha. BAGIAN UTANG USAHA Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Tiap hari, staf administrasi bagian utang usaha, meninjau file voucher utang terbuka (open voucher payable file) atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) ke bagian pengeluaran kas. Staf administrasi bagian utang usaha akan menerbitkan rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha dan mengirim ringkasan akun ke bagaian buku besar. BAGIAN PENGELUARAN KAS Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administrasifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek (check register), yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Cek tersebut, bersama dengan berbagai dokumen pendukungnya, masuk ke manajer bagian pengeluaran kas, atau bendahara, untuk ditandatangani. Bagian cek yang dapat dipertikarkan dikirim ke pemasok, dan staf administrasi akan melampirkan salinan dari cek tersebut ke paket voucher sebagai bukti pembayaran serta menyimpan salinan ketiga. Staf administrasi tersebut akan menandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke bagian utang usaha. Setelah menerima itu, staf administrasi bagian utang menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup. Terakhir staf administrasi bagian pengeluaran kas meringkas berbagai entri yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal berikut ini ke bagian buku besar: Utang Usaha xxx Kas xxx BAGAN BUKU BESAR Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhitisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. Kemudian staf mencatat ke akun pengendalian utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendalian utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas. PENGENDALIAN SIKLUS PENGELUARAN OTORISASI TRANSAKSI Subsistem Pembelian. Ketika tingkat persedian jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian pengendalian persedian secara formal akan mengotorisasi pengisian pembelian kembali melalui permintaan pembelian. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transak pembelian. Pembelian yang tidak sah dapat mengakibatkan tingkat persedian yang berlebihan untuk beberapa barang, sementara barang lainnya kehabisan persediaan. Persediaan yang berlebihan mengikat cadangan kas perusahaan, dan kehabisan persedian menyebabkan hilangnya cadangan kas perusahaan, dan kehabisan persediaan menyebabkan hilangnya kesempatan menjual serta tertundanya produksi. Subsistem Pengeluaran Kas. Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan, staf administrasi bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas.
