Tugas RMK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem Pelaporan Keuangan dan Pelaporan Manajemen AIDA SALSABILA. R (A31116023) SINARTI (A31116036) ANDI TENRI GADING N. A ( A031171011) MUH AFFAN ALI (A031171313) ANDI MUCHRIZAL ARFANDY (A31114508) DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HASANUDDIN 2019 Skema Pengkodean Data Semua aplikasi SIA menggunakan kode-kode untuk mewakili berbagai aspek dari aktivitas ekonomi. Akan tetapi secara khusus, pengkodean penting untuk bagian GLS(General Ledger System) dari sistem GLS/FRS(Financial Reporting System), yang merupakan titik di mana semua subsistem SIA berkumpul bersama. 1. Sebuah Sistem Tanpa Kode Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut­atribut umum ini merupakan basis untuk pengkiasifikasian akun-akun dan transaksi seperti itu. Misalnya, suatu file piutang dagang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama sama dan alamat serupa. Untuk memroses transaksi dengan akurat dengan akun-akun yang benar, perusahaan harus mampu membedakan antara akun satu dengan yang lain. Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item yang mirip bertambah banyak. Pendekatan tanpa kode memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif dari pendekatan ini: 1. Staf Penjualan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar memerlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber. Di samping waktu dan usaha yang terlibat, hal ini cenderung menstimulus kesalahan dan pengiriman yang tidak benar. 2. Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengiriman terhambat, dan sering kali terjadi kesalahan pengiriman. 3. Personel Akuntansi. Memposkan ke akun-akun buku besar akan memerlukan pencarian melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai kuncinya. Hal ini akan memperlambat, dan pengeposan ke akun yang salah menjadi umum. 2. Sebuah Sistem dengan Kode Masalah-masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan dalam contoh sebelumnya diberi kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam akun UD diberi kode nomor 321. Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya dapat sangat disederhanakan: Akun 896 Dr Cr 1000 321 1000 Hal ini tidak berarti bahwa informasi rinci tentang persediaan dan pemasok tidak penting bagi organisasi. Tentu saja perlu! Fakta-fakta ini akan disimpan dalam file referensi dan digunakan untuk tujuan-tujuan seperti persiapan daftar suku cadang, katalog, tagihan bahan baku, dan informasi surat menyurat. Namun, memasukkan perincian ini akan mengacaukan pemrosesan transaksi dan terbukti disfungsional. Sebagian penggunaan kode yang umum adalah: 1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak dikode akan berantakan 2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses 3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file 4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif 3. Numeric and Alphabetic Kode Sekuensial Kode sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang umum dari kode sekuensial numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekuensial yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifikasi setiap dokumen yang hilang atau berada di luar urutan. Keunggulan: pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Kelemahan: pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Kode Blok Kode blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya, seperti yang baru saja disebutkan di atas. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun). Setiap jenis akun diwakili oleh suatu kisaran kode-kode atau blok kode yang unik. Jadi, klasifikasi dan subklasifikasi akun neraca dan laporan rugi laba dapat digambarkan. Keunggulan: pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode. Kelemahan: kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan. Kode Grup Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna spesifik. Keunggulan: 1. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda. 2. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia. 3. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda. Kelemahan: mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan. Kode Alfabetis Kode alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup. Keunggulan: kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik. Kelemahan: sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial dan menyortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai. Kode Mnemonic Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Keunggulan: skema kode mnemonic membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya. Kelemahan: kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas. Sistem Buku Besar Umum 1. Voucher Jurnal Sumber input bagi buku besar adalah voucher jurnal. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakitli rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan akun buku besar yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar unum dari voucher jurnal. 2. Basis Data GLS Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip. File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan. File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis. File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya. File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi. File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. 3. Prosedur GLS Seperti yang telah kita lihat pada chapter sebelumnya, aspek dari prosedur pembaruan GLS adalah dilakukan seperti juga operasi terpisah atau berhubungan dengan sistem pemrosesan transaksi. Fokus kita yang selanjutnya adalah hubungan antara GLS dan Laporan Keuangan. Sistem Pelaporan Keungan Pengguna yang Canggih Dengan Kebutuhan Informasi yang Homogen Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen. Prosedur Pelaporan Keuangan Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut: 1) mencatat transaksi. 2) mencatat jurnal khusus. 3) membukukan ke buku besar pembantu. 4) membukukan ke buku besar umum. 5) menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan. 6) membuat jurnal penyesuaian. 7) menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian. 8) menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan. 9) menyiapkan laporan keuangan. 10) menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup. 11) menyiapkan neraca percobaan pascapenutup. Mengendalikan FRS Berbagai risiko potensial dalam FRS terdiri atas : o Jejak audit yang tak sempurna o Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum o Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu o Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi Jika tidak dikendalikan, berbagai risiko ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporanlaporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah letigasi, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi yang ditetapkan oleh SOX . Isu Pengendalian SAS 78/COSO Otorisasi transaksi. Jurnal voucher adalah dokumen yang mengotorisasi sebuah entri ke buku besar umum. Pemisahan Tugas Karyawan di Buku Besar umum tidak seharusnya: a. Memiliki tanggugung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu. b. Menyiapkan jurnal voucher c. Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisik Pengendalian akses Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Perundang-undangan SOX secara tegas berbicara area risiko ini oleh kebutuhan organisasi untuk mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses data base untuk diotorisasi hanya oleh individuindividu. Catatan akuntansi Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oelh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Ini meliputi jaringan dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya. Sistem Pelaporan Manajemen Pelaporan manajemen sering disebut pelaporan diskresioner karena tidak dimandatkan seperti halnya pelaporan keuangan. Namun, seseorang dapat mempermasalahkan istilah diskresioner, dan berpendapat bahwa sistem pelaporan manajemen (MRS) yang efektif diamanatkan oleh undang-undang sox, yang mengharuskan semua perusahaan publik memantau dan melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Faktor yang Memengaruhi MRS 1. Prinsip-prinsip Manajemen Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan tentang kebutuhan informasi manajemen. Formalisasi Tugas. Prinsip formalisasi Tugas/Pekerjaan menyatakan bahwa pihak manajemen harus menstruktur perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya disekitar individu dengan keahlian unik. Implikasi untuk MRS. Formalisasi pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut. Tanggung Jawab dan Wewenang Prisnsip tanggunga jawab merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab terkait erat dengan prinsip wewenang. Jika seorang manajer mendelegasi tanggung jawab ke bawahannya, ia harus memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batas-batas tanggug jawab itu. Implikasi untuk MRS. Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan memengaruhi ruang lingkup dan perincian informasi yang dilaporkan. Jangkauan Pengendalian Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada jumlah bawahan yang langsung dibawah pengendaliannya. Implikasi untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan operasi yang terperinci dan dengan keputusan yang spesifik. Manajemen dengan Pengecualian Prinsip manajer dengan pengecualian menunjukkan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah (yaitu pengecualian) dari pada terlibat dalam setiap aktivitas dan keputusan. Implikasi untuk MRS. Para manajer membutuhkan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak dapat dikendalikan 2. Fungsi, Tingkat dan Jenis Keputusan Manajemen Manajemen tingkat atas membuat keputusan perencanaan strategis, termasuk: a. Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan. b. Menentukan ruang lingkup kegiatan bisnis. c. Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi. d. Mengatur filosofi manajemen. 3. Struktur Masalah Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen: a) Data-nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut b) Prosedur-urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah c) Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut. Karakteristik keputusan Kerangka waktu Ruang Lingkup Tingkat Detail Perencanaan strategis Jangka panjang Beredampak tinggi Sangat ringkas Jenis keputusan Perencanaan Pengendalian Pengendalian taktis manajemen operasional Menengah Menengah Pendek Berdampak sedang Berdampak lebih rendah Cukup ringkas Berdampak sangat rendah Sangat Terperinci Terperinci Perulangan Tidak berulang Berulang secara berkala Berulang secara berkala Sering berulang Tingkat kepastian Tidak pasti Sangat pasti Tidak pasti Sangat pasti 4. Tipe-tipe Pelaporan Manajemen Tujuan laporan Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu: 1) Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan 2) Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif Pelaporan Terprogram Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram: laporan terjadwaldan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya. Atribut laporan Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat. Pelaporan Ad Hoc. Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalahmasalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data 5. Akuntansi Pertanggung Jawaban Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: a. Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer b. Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut. 6. Pertimbangan Perilaku Keserasian Tujuan Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya. Informasi yang Berlebihan Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan. Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan ber pengaruh sebaliknya.
