Audit Manajemen Fungsi Pembelian Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian A. ARTI PENTING FUNGSI PEMBELIAN Fungsi pembelian memiliki peranan penting untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan agar operasi perusahaan tetap berjalan dan berfungsi sebagaimana mestinya. Apabila fungsi pembelian menjalankan kegiatannya dengan baik maka kekhawatiran terhadap terganggunya proses produksi karena ketiadaan bahan baku dan bahan penunjang lainnya dapat dihindari atau paling tidak dapat diantisipasi. Apabila dalam penyelenggaraan fungsi pembelian menerapkan prinsip efisiensi maka perusahaan akan mampu melakukan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan secara optimal, efektif, dan efisien. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) B. SASARAN STRATEGIK FUNGSI PEMBELIAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Sasaran Strategik Fungsi Pembelian Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) C. SIKLUS KEGIATAN FUNGSI PEMBELIAN Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) 1. Penentuan Kebutuhan Penentuan kebutuhan ini dapat diketahui melalui berbagai sumber (Moeller dan Witt, 1999), seperti berikut ini. a. Skedul Produksi Manufaktur. b. Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement). c. Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements). d. Kebutuhan Operasional Sehari-hari, yang biasanya berupa perlengkapan atau kontrak outsourcing jasa operasional non-kegiatan inti, seperti kontrak catering, jasa pembersih, dan jasa pengamanan. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) 2. Otorisasi Pembelian 3. Penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order - PO) Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penerbitan pesanan pembelian adalah berikut ini. a. Menentukan calon pemasok yang terpilih dari daftar pemasok, setelah dilakukan penelusuran dengan cermat. Jumlah pemasok yang terpilih ini sebaiknya lebih dari satu agar memudahkan proses perbandingan. b. Memperoleh persetujuan dari tingkatan manajemen yang berwenang. Pada umumnya semakin besar nilai nominal pembelian maka persetujuan harus diperoleh dari tingkatan manajemen yang lebih tinggi. c. Mengirimkan undangan penawaran atau surat permintaan penawaran kepada pemasok terpilih. d. Melakukan perbandingan atas surat penawaran yang dikirimkan oleh calon pemasok terpilih. e. Memilih pemasok berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. f. Menerbitkan surat pesanan pembelian (Purchase Order/PO). Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) 4. Prosedur Tindak-Lanjut Pemesanan Setelah PO diterbitkan, perlu dilakukan pemantauan terhadap pihak pemasok, untuk memastikan bahwa proses persiapan berjalan dengan baik, dan jika terdapat kesalahan yang terlihat dalam proses ini dapat dikoreksi untuk menghindarkan dari kerugian yang lebih besar. Untuk beberapa jenis barang yang rumit dan kompleks, pemantauan perlu dilakukan secara lebih intensif, dan apabila perlu, ada perwakilan dari perusahaan yang berada di tempat produksi pemasok yang memantau proses produksi setiap hari. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) 5. Penyelesaian Proses Pengiriman Pada saat yang ditentukan, pihak pemasok mengirimkan barang yang akan diterima oleh bagian penerimaan barang. Setelah diperiksa kesesuaian kualitas dan kuantitas dengan yang dipersyaratkan sebelumnya (biasanya tercantum dalam PO), fungsi pembelian dan keuangan diberikan informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan sekaligus melanjutkan proses yang diperlukan. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) 6. Penyelesaian Keuangan Bagian keuangan memproses pembayaran atas pesanan barang yang telah diterima. Umumnya, faktur yang berasal dari pihak pemasok diterima pada saat yang hampir bersamaan, dan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan bersama demi kepentingan terjalinnya hubungan baik. fungsi pembelian melibatkan beberapa bagian perusahaan yang berbeda, yaitu bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian keuangan. Jadi, dapat dipastikan jika semakin besar perusahaan maka bagian yang terlibat dalam proses pembelian akan semakin banyak dan besar sehingga proses pembelian akan menjadi lebih kompleks. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) D. ARTI PENTING, DEFINISI, DAN TUJUAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN Fungsi pembelian memiliki peranan yang penting dan strategik dalam perusahaan. Dengan diselenggarakannya fungsi pembelian dengan baik maka proses produksi dan operasional perusahaan sehari-hari dapat berjalan dengan lancar, sehingga memungkinkan terwujudnya efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi dalam perusahaan. Untuk memastikan bahwa fungsi pembelian telah berjalan dengan baik, efektif, dan efisien, maka perusahaan dapat menerapkan audit manajemen fungsi pembelian. Ruang Lingkup Pelaksanaan Audit Manajemen Fungsi Pembelian A. PROSEDUR AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN 1. Prosedur Audit Kendali Keuangan 2. Prosedur Audit Operasional B. SASARAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN 1. Sasaran Strategik Fungsi Pembelian 2. Perencanaan Operasional/Induk 3. Tipe dan Struktur Organisasi Pembelian 4. Mekanisme Pengendalian Pembelian C. PENDEKATAN DALAM PELAKSANAAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN Ruang Lingkup Pelaksanaan Audit Manajemen Fungsi Pembelian (Lanjutan) D. LANGKAH-LANGKAH AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN E. HASIL AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang menjelaskan temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan. Laporan ini juga berisi rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut sehingga di masa depan temuan-temuan tersebut dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan.
