Uploaded by User6894

INISIASI 5

advertisement
Audit Manajemen Fungsi
Pembelian
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
A. ARTI PENTING FUNGSI PEMBELIAN
 Fungsi pembelian memiliki peranan penting untuk memastikan
ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan agar operasi perusahaan
tetap berjalan dan berfungsi sebagaimana mestinya.
 Apabila fungsi pembelian menjalankan kegiatannya dengan baik maka
kekhawatiran terhadap terganggunya proses produksi karena ketiadaan
bahan baku dan bahan penunjang lainnya dapat dihindari atau paling
tidak dapat diantisipasi.
 Apabila dalam penyelenggaraan fungsi pembelian menerapkan prinsip
efisiensi maka perusahaan akan mampu melakukan pengadaan barang
dan jasa yang dibutuhkan secara optimal, efektif, dan efisien.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
B. SASARAN STRATEGIK FUNGSI PEMBELIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Sasaran Strategik Fungsi Pembelian
Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong
lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada
tingkat yang aman.
Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar
standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai.
Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang
diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin.
Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya
pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.
Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang
paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk
menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
C. SIKLUS KEGIATAN FUNGSI PEMBELIAN
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
1. Penentuan Kebutuhan
Penentuan kebutuhan ini dapat diketahui melalui berbagai sumber (Moeller
dan Witt, 1999), seperti berikut ini.
a. Skedul Produksi Manufaktur.
b. Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment
Requirement).
c. Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase
Requirements).
d. Kebutuhan Operasional Sehari-hari, yang biasanya berupa
perlengkapan atau kontrak outsourcing jasa operasional non-kegiatan
inti, seperti kontrak catering, jasa pembersih, dan jasa pengamanan.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
2. Otorisasi Pembelian
3. Penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order - PO)
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penerbitan pesanan pembelian adalah
berikut ini.
a. Menentukan calon pemasok yang terpilih dari daftar pemasok, setelah dilakukan
penelusuran dengan cermat. Jumlah pemasok yang terpilih ini sebaiknya lebih dari
satu agar memudahkan proses perbandingan.
b. Memperoleh persetujuan dari tingkatan manajemen yang berwenang. Pada umumnya
semakin besar nilai nominal pembelian maka persetujuan harus diperoleh dari
tingkatan manajemen yang lebih tinggi.
c. Mengirimkan undangan penawaran atau surat permintaan penawaran kepada
pemasok terpilih.
d. Melakukan perbandingan atas surat penawaran yang dikirimkan oleh calon pemasok
terpilih.
e. Memilih pemasok berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.
f. Menerbitkan surat pesanan pembelian (Purchase Order/PO).
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
4. Prosedur Tindak-Lanjut Pemesanan
 Setelah PO diterbitkan, perlu dilakukan pemantauan terhadap pihak
pemasok, untuk memastikan bahwa proses persiapan berjalan
dengan baik, dan jika terdapat kesalahan yang terlihat dalam proses
ini dapat dikoreksi untuk menghindarkan dari kerugian yang lebih
besar.
 Untuk beberapa jenis barang yang rumit dan kompleks, pemantauan
perlu dilakukan secara lebih intensif, dan apabila perlu, ada
perwakilan dari perusahaan yang berada di tempat produksi pemasok
yang memantau proses produksi setiap hari.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
5. Penyelesaian Proses Pengiriman
 Pada saat yang ditentukan, pihak pemasok mengirimkan barang
yang akan diterima oleh bagian penerimaan barang.
 Setelah diperiksa kesesuaian kualitas dan kuantitas dengan yang
dipersyaratkan sebelumnya (biasanya tercantum dalam PO),
fungsi pembelian dan keuangan diberikan informasi mengenai
penerimaan barang yang dipesan sekaligus melanjutkan proses
yang diperlukan.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
6.
Penyelesaian Keuangan
 Bagian keuangan memproses pembayaran atas pesanan barang yang
telah diterima. Umumnya, faktur yang berasal dari pihak pemasok
diterima pada saat yang hampir bersamaan, dan pembayaran
dilakukan sesuai dengan kesepakatan bersama demi kepentingan
terjalinnya hubungan baik.
 fungsi pembelian melibatkan beberapa bagian perusahaan yang
berbeda, yaitu bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan
bagian keuangan. Jadi, dapat dipastikan jika semakin besar perusahaan
maka bagian yang terlibat dalam proses pembelian akan semakin
banyak dan besar sehingga proses pembelian akan menjadi lebih
kompleks.
Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan
Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
D. ARTI PENTING, DEFINISI, DAN TUJUAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI
PEMBELIAN
Fungsi pembelian memiliki peranan yang penting dan strategik dalam
perusahaan. Dengan diselenggarakannya fungsi pembelian dengan baik
maka proses produksi dan operasional perusahaan sehari-hari dapat
berjalan dengan lancar, sehingga memungkinkan terwujudnya
efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi dalam perusahaan. Untuk
memastikan bahwa fungsi pembelian telah berjalan dengan baik, efektif,
dan efisien, maka perusahaan dapat menerapkan audit manajemen
fungsi pembelian.
Ruang Lingkup Pelaksanaan
Audit Manajemen Fungsi Pembelian
A. PROSEDUR AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
1. Prosedur Audit Kendali Keuangan
2. Prosedur Audit Operasional
B. SASARAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
1. Sasaran Strategik Fungsi Pembelian
2. Perencanaan Operasional/Induk
3. Tipe dan Struktur Organisasi Pembelian
4. Mekanisme Pengendalian Pembelian
C. PENDEKATAN DALAM PELAKSANAAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI
PEMBELIAN
Ruang Lingkup Pelaksanaan
Audit Manajemen Fungsi Pembelian
(Lanjutan)
D. LANGKAH-LANGKAH AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
E. HASIL AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang
menjelaskan temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur,
penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya
yang perlu diperbaiki oleh perusahaan. Laporan ini juga berisi
rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki
temuan-temuan tersebut sehingga di masa depan temuan-temuan
tersebut dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan.
Download
Random flashcards
hardi

0 Cards oauth2_google_0810629b-edb6-401f-b28c-674c45d34d87

Create flashcards