pengawasan dan pengendalian

.
Rencana
Operasional
Problem Solving Cycle
1
Analisis Situasi
2
Identifikasi Masalah
3
Problem
Solving
Cycle
Prioritas Masalah
4
Tujuan
5
Alternatif Pemecahan Masalah
6
Rencana Operasional
Unsur-Unsur Planning of
Action (POA)
1. Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus
dilakukan.
2. Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap
atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik.
3. Jadwal untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan
4. Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau
tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik
5. Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap
tahapan atau tindakan.
Tujuan Planning of Action (POA)
1. Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan
2. Menguji dan membuktikan bahwa:
• Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu
yang telah dijadwalkan
• Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran
• Sumber daya yang dibutuhkan dapat
diperoleh
• Semua informasi yang diperlukan untuk
mencapai sasaran dapat diperoleh
• Adanya beberapa alternatif yang harus
diperhatikan.
Tujuan Planning of Action (POA)
3.Berperan sebagai media komunikasi
• Hal ini menjadi lebih penting
apabila berbagai unit dalam
organisasi memiliki peran yang
berbeda dalam pencapaian
• Dapat memotivasi pihak yang
berkepentingan dalam pencapaian
sasaran.
The Management Process
Planning and
Decision Making
Setting the organization’s goals and
deciding how best
to achieve them
Organizing
Determining how
best to group
activities and
resources
Controlling
Monitoring
and correcting
ongoing activities
to facilitate goal
attainment
Leading
Motivating members
of the organization
to work in the best
interests of the
organization
Figure6
1.2
MISI
TUJUAN
RENCANA
STRATEGIS
Rencana operasional
RENCANA
SEKALI PAKAI
PROGRAM
PROYEK
A
N
G
G
A
R
A
N
RENCANA
TETAP
PROSEDUR &
METODE STANDAR
PERATURAN
EMPAT TAHAP DASAR PLANNING
Tahap I
Menetap
kan
Tujuan
Tahap II
Merumus
kan
Keadaan
Sekarang
Tahap III
Mengindentifi
kasikan
Kemudahan &
Hambatan
Tahap IV
Mengembang
kan Kegiatan
T
U
J
U
A
N
EMPAT TAHAP DASAR
PERENCANAAN (PLANNING):
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
dimulai dengan keputusan-keputusan
tentang
keinginan
atau
kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja
2. Merumuskan keadaan saat ini tahap ini
memerlukan informasi terutama tentang
keuangan dan data statistik, yang diperoleh
melalui komunikasi
Lanjutan..................
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan
dan hambatan  segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasikan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan 
Pengembangan berbagi alternatif kegiatan
untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif terbaik dan paling
memuaskan
MANFAAT
PERENCANAAN
1. Membantu manajemen untuk
menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan
2. Membantu kristalisasi persesuaian
pada masalah-masalah utama
3. Memungkinkann manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas
4. Membantu penempatan
tanggungjawab lebih cepat
5.
6.
7.
8.
9.
Lanjutan...........
Memberikan cara pemberian perintah
untuk operasi
Memudahkan dalam melakukan
koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti
Menghemat waktu, usaha dan dana
KELEMAHAN
PERENCANAAN
1. Pekerjaan yang tercakup dalam
perencanaan mungkin berlebihan pada
kontribusi yang nyata
2. Cenderung menunda kegiatan
3. Terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yg paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara
yang tidak konsisten
Kriteria Planning of Action
(POA) yang Baik
1.Spesific (Spesifik)
2.Measurable (Terukur)
3.Attainable/ Achievable (Dapat Dicapai)
4.Relevant
5.Timely (Sesuai Waktu)
Kriteria Planning of Action (POA)
yang Baik
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rencana yang efektif berisi :
Tujuan yang objektif
Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap.
Kegiatan dirancang dengan tepat.
Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk
masing-masing kegiatan.
Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk
masing-masing kegiatan.
Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk
mencapai masing-masing kegiatan.
Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing
kegiatan sehingga tujuan tercapai.
.
Pelaksanaan
dan
Penggerakan
Problem Solving Cycle
1
Analisis Situasi
2
Identifikasi Masalah
3
Problem
Solving
Cycle
Prioritas Masalah
4
Tujuan
5
7
Pelaksanaan dan Penggerakan
Alternatif Pemecahan Masalah
6
Rencana Operasional
.
LEADERSHIP
Pelaksanaan dan Penggerakan
LEADERSHIP
INFORMASI
KOMUNIKASI
KORDINASI
SUPERVISI
TRAINING
STAFFING
MONITORING
CONTROLING
EVALUATING
REPORTING
FEED BACK
KONFIRMASI
Problem Solving Cycle
1
Analisis Situasi
2
Identifikasi Masalah
3
Problem
Solving
Cycle
8
Monitoring
Prioritas Masalah
4
Tujuan
5
7
Pelaksanaan dan Penggerakan
Alternatif Pemecahan Masalah
6
Rencana Operasional
PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN
LATAR BELAKANG
• Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan,
• Manajemen yang diterapkan di bidang kesehatan, juga
mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry,).
• Melalui pengidentifikasian kelemahan system
pengendalian manajemen suatu organisasi/unit kerja yang
diaudit, auditor akan dapat mengevaluasi serta mengambil
keputusan atas bagianbagian mana saja yang perlu diuji
lebih mendalam. Hal ini dilakukan dengan satu asumsi
yaitu penyimpangan atau kecenderungan terjadinya suatu
penyimpangan lebih berpotensi terjadi pada bagian atau
segmen yang nyata-nyata memiliki pengendalian
manajemen yang lemah.
DEFENISI
• Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk
mengamati secara terus menerus (bekesinambungan)
pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan
koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk
menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang
jelas
• George R. Tery (2006:395)
• Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150)
• Kertonegoro (1998 : 163)
• Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17)
• Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11)
• DLL
JENIS PENGENDALIAN
MANAJEMEN
• Pengendalian pencegahan (preventive
controls)
• Pengendalian deteksi (detective controls)
• Pengendalian koreksi (corrective controls)
• Pengendalian pengarahan (directive
controls)
• Pengendalian kompensatif (compensating
controls)
FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN)
• Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal)
adalah proses untuk mengamati secara terus menerus
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang
sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
• Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen
dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas,
wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu
dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai
dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam
manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini
biasanya dilakukan oleh divisi audit internal
MANFAAT PENGAWASAN
• meningkatkan efisiensi kegiatan program.
• mengetahui adanya penyimpangan
• Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya
lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan
secara efisien.
• Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya
penyimpangan
• Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan
penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan
lanjutan.
TIPE-TIPE PENGAWASAN
• Pengawasan Pendahuluan (preliminary
control).
• Pengawasan pada saat kerja berlangsung
(cocurrent control)
• Pengawasan Feed Back (feed back control)
TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
Tahap Proses Pengawasan :
Tahap Penetapan Standar
• Tahap Penetapan Standar
• Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan
• Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
• Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan
Standar dan Analisa Penyimpangan
• Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu pengorganisasi akan berjalan terus dan semakin
komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang
berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan :
• Perubahan lingkungan organisasi
• Peningkatan kompleksitas organisasi
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir
PERANCANGAN PROSES
PENGAWASAN
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem
pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis
pendekatan, yaitu:
• Merumuskan hasil yang di inginkan Yang
dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
• Menetapkan penunjuk hasil
• Menetapkan standar penunjuk dan hasil.
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
• Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
ALAT BANTU PENGAWASAN
MANAJERIAL
• Manajemen Pengecualian
(Management by Exception)
• Management Information System
(MIS)
• Analisa Rasio
• Penganggaran
OBYEK PENGAWASAN
• Obyek yang menyangkut kuantitas dan
kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini
bersifat fisik.
• Keuangan
• Pelaksanaan program dilapangan
• Obyek yang bersifat strategis
• Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain
yang terkait.
PRINSIP POKOK
• Adanya Rencana
• Adanya instruksi-instruksi dan
pemberian wewenang kepada
bawahan.
PENUTUP
KESIMPULAN
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi
umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
SARAN
• Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahankesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
• Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta
pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam
merumuskan suatu masalah.
• Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam
suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat
merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi
GAMBAR DAN GRAFIK MANAJEMEN
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Gambar pengawasan dan
pengendalian
Grafik pengawasan dan
pengendalian
controlling
Problem Solving Cycle
1
Analisis Situasi
2
Identifikasi Masalah
3
9
Controlling
Problem
Solving
Cycle
8
Monitoring
Prioritas Masalah
4
Tujuan
5
7
Pelaksanaan dan Penggerakan
Alternatif Pemecahan Masalah
6
Rencana Operasional
controlling
Jenis-jenis Pengendalian
• Pengendalian pencegahan (preventive
controls)
• Pengendalian deteksi (detective controls)
• Pengendalian koreksi (corrective controls)
• Pengendalian pengarahan (directive
controls)
• Pengendalian kompensatif (compensating
controls)
Proses Controlling
• Pengukuran Kinerja (measure the
performance)
• Membandingkan Prestasi Dengan
Standar (compare the performance math
the standard)
• Mengambil Tindakan Korektif (take
corrective action)
Karakteristik Pengendalian
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Akurat
Secara ekonomi realistik
Tepat waktu
Realistik secara organisasi
Dipusatkan pada pengendalian strategik
Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi
Objektif dan komprehensif
Fleksibel
Diterima para anggota organisasi
evaluasi
Problem Solving Cycle
1
10
Analisis Situasi
2
Evaluating
Identifikasi Masalah
9
3
9
Controlling
Problem
Solving
Cycle
8
Monitoring
Prioritas Masalah
4
Tujuan
5
7
Pelaksanaan dan Penggerakan
Alternatif Pemecahan Masalah
6
Rencana Operasional
EVALUATING
( evaluasi )
Evaluasi Adalah Suatu proses untuk menentukan
nilai atau jumlah keberhasilan dan usaha
pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan
(Perhimpunan Ahli Kesehatan Masyarakat
Amerika)
Sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi
merupakan kegiatan yang terencana untuk
mengetahui keadaan sesuatu objek dengan
menggunakan instrumen dan hasilnya
dibandingkan dengan tolak ukur untuk
memperoleh kesimpulan.
Evaluasi bertujuan untuk:
1. Mengidentifikasikan tingkat pencapaian
tujuan
2. Mengukur dampak langsung yang
terjadi pada kelompok sasaran
3. Mengetahui dan menganalisa
konsekuensi-konsekuensi lain yang
mungkin terjadi diluar sosial.
Tingkat evaluasi :
• Pra Evaluasi, ada hubungan dengan pengarahan
suatu program.
• Evaluasi Antara, adalah evaluasi pada pertengahan
implementasi, yaitu evaluasi ketika program sedang
berjalan. Hasil ini dapat dipakai untuk memodifikasi
perencanaan atau strategi program. Misal, merubah
sifat input, memodifikasi model intervensi.
• Evaluasi Akhir, adalah evaluasi ketika program
tersebut berakhir. Evaluasi ini memberikan persepsi
manfaat program dan dampak terhadap kegiatan.
Rekomendasi ini adalah untuk memperbaiki
perencanaan selanjutnya dan memiliki hubungan
dengan kebijakan.
Kriteria Evaluasi :
• Efektifitas
: yang mengidentifikasi
apakah pencapaian tujuan yang diinginkan telah
optimal.
• Efisiensi
: menyangkut apakah manfaat
yang diinginkan benar-benar berguna atau
bernilai dari program sebagai fasilitas yang dapat
memadai secara efektif.
• Responsivitas : yang menyangkut mengkaji
apakah hasil kebijakan memuaskan
kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai
kelompok tertentu terhadap pemanfaatan suatu
sumber daya.
Langkah-langkah Kegiatan Evaluasi :
• Menetapkan atau memformulasikan
tujuan evaluasi
• Menetapkan kriteria yang akan
digunakan dalam keberhasilan
program yang akan dievaluasi
• Menetapkan cara atau metode
evaluasi yang akan digunakan
Lanjut…
• Melaksanakan evaluasi, mengolah dan
menganalisis data atau hasil pelaksanaan
evaluasi
• Menentukan keberhasilan program yang
dievaluasi berdasarkan kriteria serta
memberikan penjelasannya
• Menyusun rekomendasi atau saran2
tindakan lebih lanjut terhadap program
berikutnya berdasarkan hasil evaluasi tsb.
Jenis Evaluasi :
• Evaluasi Formatif : dilakukan untuk
mendiagnosis suatu program, yang hasilnya
digunakan untuk pengembangan atau
perbaikan program. Biasanya dilakukan
pada proses program
• Evaluasi Sumatif : dilakukan untuk menilai
hasil akhir dari suatu program. Dilakukan
pada waktu program telah selesai.
Evaluasi Program Kesehatan Masyarakat
Dilakukian terhadap Tiga Hal :
• Evaluasi Proses : pelaksanaan program,
resources
• Evaluasi Hasil Program : keberhasilan
Program, pencapaian tujuan.
• Evaluasi Dampak Program : dampak
program
KESIMPULAN
• Evaluasi merupakan bagian yang penting
dari proses manajemen, karena evaluasi
akan diperoleh umpan balik terhadap
program atau pelaksanaan kegiatan.
• Tanpa adanya evaluasi, sulit mengetahui
sejauh mana tujuan-tujuan
yangdirencanakan itu telah mencapai
tujuan atau belum
LATIHAN
TERIMA KASIH