manajemen proyek dalam praktek - E

MANAJEMEN PROYEK DALAM
PRAKTEK
Pengertian Umum Stakeholder
• Stakeholder merupakan individu, sekelompok
manusia, komunitas atau masyarakat baik
secara keseluruhan maupun secara parsial
yang memiliki hubungan serta kepentingan
terhadap perusahaan.
• Individu, kelompok, maupun komunitas dan
masyarakat
dapat
dikatakan
sebagai stakeholder jika memiliki karakteristik
seperti yang diungkapkan oleh Budimanta dkk,
2008 yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi,
dan kepentingan terhadap perusahaan.
Stakeholder dalam Pengembangan Sisfo
• Pemilik Proyek
individu atau perusahaan yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil
proyek dan biasanya sekaligus merupakan penyandang dana
• Komite Pengarah
Komite pengarah dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalan
sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil
sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan
manajemen proyek
• Pengguna hasil
Suatu proyek sistem informasi tentu akan menghasilkan produk akhir
berupa software yang akan digunakan
• Pelaksana Proyek
Pelaksana proyek biasanya adalah sebuah tim. Aggota tim terdiri dari
orang-orang yang memiliki keahlian sesuai dengan kebutuhan dalam
pelaksanaan proyek. Tim didampingi oleh manajer proyek
Metodologi dalam manajemen
proyek
•
•
•
•
Rational Unified Process
Extreme Project Management
Agile Project Management
Metodologi Tradisional
RUP (Relational Unified Process)
• proses rekayasa software dengan pendekatan
alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalam
organisasi pengembangan software.
• Tujuannya adalah untuk memastikan software
yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi
kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran
yang telah ditentukan.
• Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yang
terlibat adalah dengan menyediakan untuk setiap
anggota, akses pada knowledge base dengan
petunjuk, template, dan alat bantu untuk
mendukung
aktivitas
penting
dalam
pengembangan software.
Extreme Project Management (XPM)
• Untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga
membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan
lincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah.
• Sebuah proyek bersifat ekstrem jika :
1. Requirements dan ekspektasi yang terus berubah-ubah.
2. Waktu pelaksanaan yang sangat ketat.
3. Suasana pendukung yang tidak tetap dan terus berubah.
4. Self-correcting, banyak variabel dan ketidakjelasan internal
maupun eksternal pada proyek maupun organisasi
sponsor. Tidak ada yang mencatat dan mengarahkan.
5. Tidak dapat diatur secara terstruktur top-down, hanya
dapat dipandu dari atas dan diatur dari bawah sebagai
individual, pasangan atau kelompok stakeholder yang
melakukan penyesuaian untuk mengoreksi sendiri (selfcorrecting) selama proyek berlangsung sambil tetap
mengingat hasil proyek yang diinginkan.
Agile Project Management
• Metodologi ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang
minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasi
proyek e-business yang bergerak cepat dan sering berubah.
• Pada saat ini iklim bisnis yang bergerak cepat mengharuskan
untuk secepatnya mengakomodasi perubahan requirement
selama
masa
pengembangan,
dan
memberikan update produk yang sesuai dengan evolusi
pengembangan software yang cepat dan perubahanperubahan user requirements.
• Metode ini memiliki kelemahan antara lain sulit untuk
menentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalam
fase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahan
requirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skala
kecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencana
formal proyek secara keselutuhan dan membutuhkan tenaga
yang ahli dan bermotivasi tinggi yang tidak selalu tersedia
Metodologi Tradisional
Keterangan :
• Dimulai dengan proses inisiasi
• Kemudian dilakukan proses perencanaan
• Berdasarkan perencanaan yang ada, maka dilanjutkan tahap proses pelaksanaan
• Kemudian dilakukan proses Pengendalian
• Proses pelaksanaan dan proses Pengendalian dapat dilakukan secara berulang
• Bila dalam proses Pengendalian masih ada yang perlu diperbaiki, maka buat
perencanaan ulang (perbaikan perencanaan)
• Dari perencanaan ulang, maka dilakukan proses pelaksanaan, kemudian dilakukan
proses Pengendalian lagi.
• Jika dalam proses Pengendalian sudah tidak ada masalah, maka selanjutnya adalah
proses penutup.
Metodologi Tradisional
• Fase inisialisasi
- Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Salah
satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis).
- Pada tahap ini akan membrikan gambaran global suatu proyek.
Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan
proyek, waktu mengerjakan proyek, biaya proyek dan informasi
umum lainnya.
- Hasil dari fase ini kemudian disusun dalam bentuk proposal
proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder dan dijadikan
acuan dalam pembuatan dokumen perencanaan manajemen
proyek.
• Fase perencanaan atau perancangan
- Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek.
- Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis,
tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangan
sistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail.
- Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis
Metodologi Tradisional
• Fase Pengembangan atau Pelaksanaan.
- Tahap ini merupakan tindak lanjut dari apa yang sudah
dituangkan dalam tahap perencanaan proyek.
- Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi
adalah : Pemrograman (Development), Testing, Quality
assurance (QA) dan Dokumentasi.
• Fase pengendalian
Manfaat sistem ini adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur
secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek
terhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi.
• Fase Akhir atau Penutup
Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu : Penutupan
proyek dan Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan
dengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk
software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error ataubugs.
Project Management Knowledge Area
• Lingkup pengetahuan manajemen proyek atau sering pula
disebut dengan elemen manajemen proyek adalah cakupan
bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat didalam
manajemen proyek.
• Elemen tersebut ada 9 macam :
1. Manajemen ruang lingkup (Project scope management)
2. Manajemen waktu (Project time management)
3. Manajemen biaya (Project cost management)
4. Manajemen sumb erdaya manusia (Project human resource
management)
5. Manajemen resiko (Project risk management)
6. Manajemen Komunikasi (Project communication
management)
7. Manajemen Kualitas (Project quality management)
8. Menejemen pengadaan (Project procurement management)
9. Menejemen integrasi (Project integration management)
Project scope management
Pembahasan Project scope management meliputi:
• Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup
proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol serta
bagaimana WBS di definisikan
• Scope definition : menjabarkan jastifikasi proyek,
penjelasan produk, dan tujuan proyek meliputi aspek
biaya mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat
WBS
• Menyusun WBS
• Mendapatkan persetujuan penyampaian proyek secara
formal
• Mengontrol perubahan ruang limgkup proyek
Project time management
Pembahasan meliputi :
• Penyusunan jadwal proyek
• Monitoring jadwal proyek
• Pengontrolan perubahan jadwal proyek
Project cost management
Pembahasan meliputi :
• Membuat perkiraan biaya atau sumber daya yang
dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktifitas
• Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan
untuk melaksanakan dan menetapkan cost
baseline
• Mengontrol faktor-faktor penyebab variasi biaya
dan menjalankan prosedur kontrol perubahan
Project human resource management
Pembahasan meliputi
• Mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil
yang dibutuhkan serta mendokumentasikan
peran dan tanggungjawab masing-masing
• Menunjuk/mendapatkan personil tim yang
dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
• Membentuk tim proyek dengan meningkatkan
kompetensi dari kerja sama tim untuk
meningkatkan kinerja proyek
• Mengelola tim proyek yang mengkoordinir dan
memonitor kinerja tim, memberikan umpan
balik, dan membantu memecahkan masalah
proyek.
Project Risk Management
Pembahasan Meliputi :
• Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan
pelaksanaan manajemen resiko yang ditetapkan
• Mengidentifikasi potensi resiko, membuat kategori resiko
berdasarkan karakteristiknya serta
mendokumentasikannya
• Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan
besarnya dampak yang ditimbulkan resiko
• Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan
prioritas resiko
• Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak
• Memonitor resiko yang sudah teridentifikasi dan
mengidentifikasi munculnya resiko baru, mengevaluasi
pelaksanaan rencana penanggulangan resiko dan
mengontrol dampak yang ditinggalkan.
Project Communication Management
Pembahasan meliputi :
• Menentukan perencanaan komunikasi proyek
yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan
stakeholder
• Menyediakan informasi proyek dan
mendistribusikannya sesuai perencanaan
• Melaporkan status dan kemajuan proyek secara
obyektif dan tepat waktu
• Membina dan mengelola komunikasi yang efektif
dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi
kebutuhan serta melibatkan mereka dalam
pengambilan keputisan proyek sesuai mekanisme
yang ditetapkan
Project Quality Management
Pembahasan meliputi :
• Menentukan standar mutu dan satndar
konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara
pemenuhannya
• Melaksanakan aktivitas mutu untuk
memastikan pelaksanaan proyek telah
memenuhi standar proses yang ditetapkan
• Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap
standar konfigurasi yang ditetapkan dan
mengidentifikasi cara mengeliminasi
penyebab kegagalan mutu
Project Procurement Management
Pembahasan meliputi :
• Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/atau jasa
oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal
pelaksanaan pengadaan
• Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penialian
• Mengadakan penjelasan lelang, emlaksanakan lelang dan
menerima proposal/penawaran yang diajukan
vendor/kontraktor
• Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang
• Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama
vendor/kontraktor pemenang me review dan
menyempurnakan isi kontrak
• Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak
(pembeli dan pelaksana)
Project Integration Management
Pembahasan Meliputi :
• Membuat definisi proyek sebagai gambaran
awal proyek
• Membuat perencanaan manajemen proyek
• Memonitor dan mengontrol aktivitas-aktivitas
proyek, mulai dari inisiasi, perencanaan,
pelaksanaan sampai penutupan
• Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur
kontrol perubahan
• Menyelesaikan dan menutup proyek secara
formal