PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL Program Studi Teknik

PROYEK DAN MANAJEMEN
FUNGSIONAL
Program Studi Teknik Elektro
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Mercu Buana Yogyakarta
Manajemen Proyek (TKE 3101)
oleh:
Indah Susilawati, S.T., M.Eng.
1
Perkembangan peradaban manusia menjadikan
munculnya proyek-proyek yang semakin kompleks
dan canggih
Persaingan ketat di dunia usaha yang terutama
dilandasi motif ekonomi untuk mendapat kesempatan
berperan dalam proyek-proyek tsb
Dorongan untuk mencari dan menggunakan cara
pengelolaan, metode, dan teknik terbaik sehingga
penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan
efisien
Diperkenalkan “manajemen proyek”
2
Konsep dan Pemikiran Manajemen
Ada tiga pemikiran manajemen modern yang berpengaruh
pada konsep manajemen proyek, yaitu:
1.
Manajemen klasik (manajemen fungsional atau manajemen umum)
 Menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya yaitu
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
2.
Pemikiran sistem
 Memandang segala sesuatu dengan wawasan totalitas, erat
dengan penyelenggaraan proyek sistem analisis, sistem engineering,
dan sistem manajemen. Misalnya sistem engineering mencoba
menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui untuk mewujudkan
suatu gagasan menjadi sistem berbentuk fisik.
3.
Pendekatan contingency
 Bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang
dapat dipakai untuk mengelola semua jenis kegiatan. Pengelolaan
harus bersifat luwes dan situasional.
3
Manajemen Klasik
(berdasarkan fungsi)
Pendekatan Sistem
(manajemen
berorientasi pada
totalitas)
Pendekatan
Contingency
(manajemen
situasional)
Manajemen Proyek
(mengelola kegiatan
yang dinamis)
dukungan
Disiplin Lain
(Arsitek,
Engineering,
Sosial,
Ekonomi,
Dll)
Masukan pada manajemen proyek dan keterkaitannya
dengan berbagai pemikiran manajemen dan disiplin ilmu.
4
Manajemen Klasik atau Fungsional
Menurut H. Koontz,
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir,
memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya
yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang
telah ditentukan.
Proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga,
keahlian, peralatan, dana, dan informasi.
Menurut definisi ini, fungsi manajemen terbagi menjadi 5 yaitu:
1. Merencanakan,
2. Mengorganisir,
3. Memimpin,
4. Mengendalikan,
5. Staffing.
5
Ad.1. Merencanakan
– menentukan langkah kegiatan untuk mencapai sasaran
– rencana adalah sesuatu menjembatani antara sasaran yang akan
dicapai dan kondisi awal
– melakukan pengambilan keputusan untuk memilih alternatif
kegiatan
Ad.2. Mengorganisir
– Berkaitan dengan cara mengatur dan mengalokasikan kegiatan dan
sumberdaya agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
– Perlu pengaturan peranan masing-masing anggota  pembagian
tugas, tanggung jawab, dan otoritas.
– Dibentuklah struktur organisasi.
6
Ad.3. Memimpin
– Mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam
organisasi agar mau bekerja sama dengan sukarela untuk mencapai
tujuan yang telah digariskan.
– Berkaitan erat dengan motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi,
dan konsultasi.
– Perlu diperhatikan mengenai gaya kepemimpinan yang hendak
diterapkan.
Ad.4. Mengendalikan
– Menuntun, memantau, mengkaji, dan mengadakan koreksi (jika
perlu) agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.
– Hasil-hasil pelaksanaan diukur dan dibandingkan dengan rencana,
biasanya dibuat tolok ukur (anggaran dan mutu standar serta
skedul kerja).
– Jika ada penyimpangan segera dilakukan pembetulan.
– Pengendalian adalah salah satu upaya untuk memastikan bahwa
arus kegiatan bergerak ke arah sasaran yang dituju.
7
Ad.5. Staffing
 Meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah dan kualifikasi yang diperlukan
bagi kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk
menempati posisi-posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen Klasik
1. Departementalisasi dan spesialisasi
-
Mengelompokkan kegiatan dalam suatu wadah atau departemen, misal
berdasar fungsi sejenis, produk sejenis, atau berdasar teritori.
Memungkinkan departemen untuk fokus pada bidangnya 
mendorong spesialisasi untuk jenis pekerjaan tertentu  lebih efektif
dan efisien dalam pekerjaan.
2. Struktur Piramida
3. Otoritas dan Rantai Komando
-
Otoritas atau wewenang mengikuti komando vertikal dari jenjang
teratas hingga terbawah.
Bawahan menerima perintah dan melapor hanya pada satu atasan.
8
4. Pengambilan keputusan dan disiplin
– Titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat
diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan.
– Semua pihak berkewajiban menghormati peraturan yang telah dibuat.
– Disiplin dalam melaksanakan keputusan berasal dari kepemimpinan yang
baik, adanya hukuman bila terjadi pelanggaran.
5. Lini dan staf
– Pejabat lini membuat keputusan sesuai wewenang.
– Anggota staf memberi nasehat hasil dari pemikiran dan pengalaman.
– Anggota staf berurusan dengan kegiatan yang bersifat keahlian atau
spesialisasi.
6. Hubungan atasan-bawahan
Pembangian wewenang berjenjang dan pelaporan satu arah membuat
keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan dan
bawahan  harus ada atmosfer yang baik untuk menumbuhkan semangat
kerja sama.
9
7. Arus kegiatan horisontal
Kegiatan horisontal dapat terbentuk seperti rapat koordinasi antar
departemen, pembentukan komite, dan panitia untuk membicarakan
dan membagi pekerjaan yang memerlukan koordinasi yang intensif.
8. Kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal
Manajemen klasik cenderung memberi tekanan pada tujuan tunggal,
misalnya meraih keuntungan. Dewasa ini perlu diperhatikan faktorfaktor lain selain hal tsb, misalnya pelestarian lingkungan, harapan
keikutsertaan masyarakat untuk memasok tenaga kerja dan material
lokal.
10
Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntut
Manajemen Klasik
 sukses mengelola kegiatan operasional rutin dengan

lingkungan yang relatif stabil
akan optimalkah jika manajemen klasik digunakan
untuk mengelola proyek??
Perilaku proyek yang mungkin berpengaruh pada pengelolaan:
1.
Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam kurun waktu yang
singkat.
2.
Sifat kegiatan nonrutin dengan sasaran jelas dan waktu terbatas.
3.
Kegiatan yang bermacam-macam serta meliputi berbagai keahlian.
4.
Bersifat multikompleks. Hubungan internal, eksternal, dan sering adanya
ketergantungan antar satu kegiatan dengan yang lain (misal berkaitan
dengan skedul kegiatan sebelumnya).
5.
Kegiatan berlangsung sekali lewat dengan resiko tinggi. Kegiatan seperti ini
perlu pendekatan setapak demi setapak, tahap berikutnya baru dilakukan
jika menunjukkan prospek cerah.
6.
Peserta mempunyai multisasaran dan seringkali berbeda. Pemilik dan
kontraktor keduanya ingin mensukseskan proyek, tapi pemilik ingin harga
rendah sedang kontraktor menginginkan laba tinggi.
7.
Waktu mulai dan penutupan tertentu sehingga perlu pengelolaan yang
khusus.
11
Manajemen Proyek
Menurut H. Kerzner,
“Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir,
memimpin, dan mengendalikan sumberdaya untuk mencapai
sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek
menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan)
vertikal dan horisontal”.
Teknik dan metode khusus dalam proyek:
1.
2.
Perlu digunakan metode perencanaan yang dapat menyusun secara
cermat urutan pelaksanaan kegiatan atau penggunaaan sumberdaya
agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan sumberdaya yang
sehemat mungkin.
Perlu disusun organisasi yang mendukung terselenggaranya arus
kegiatan vertikal dan horisontal dengan tujuan penggunaan sumberdaya
yang optimal. Arus kegiatan horisontal digunakan untuk menekan
waktu akibat birokrasi vertikal (yang semula dirancang untuk kegiatan
rutin operasional).
12
3.
4.
5.
6.
Pimpinan proyek memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi
dengan arus kerja vertikal dan horisontal. Biasanya digunakan
kepemimpinan yang mengarah ke partisipasi. Pimpinan proyek berlaku
sebagai pusat sumber informasi terkait proyek, seorang integrator, dan
penanggunggugatan (accountability) pelaksanaan proyek. Untuk
melengkapi otoritas pimpinan proyek biasanya juga dikembangkan expert
power dan reference power.
Pengendalian dalam proyek relatif lebih erat daripada pengendalian
kegiatan rutin sehingga biasanya dikembangkan metode pengendalian yang
sensitif artinya dapat mendeteksi adanya penyimpangan sedini mungkin.
Proyek menggunakan pendekatan sistem, artinya akan dicapai keberhasilan
yang sifatnya merupakan keberhasilan total sistem bukan hanya
keberhasilan per bagian saja.
Proyek menggunakan pendekatan situasional, yaitu bahwa tugas
manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode yang harus
digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi
tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
13
Hubungan Manajemen Klasik dan Pengelolaan Proyek
MANAJEMEN KLASIK – FUNGSIONAL
(5 Fungsi Manajemen)
1. Merencanakan
2. Mengorganisir
3. Staffing
4. Memimpin
5. Mengendalikan
PERILAKU PROYEK
(Perbedaan yang dominan terhadap operasional rutin)
- nonrutin
- sekali lewat
- kompleks
- erat terkait
- banyak peserta
- sementara
- banyak jenis pekerjaan - waktu pendek
- waktu pendek
- jenjang karir
- sementara
- bukan komando tunggal - sekali lewat
- tenaga ahli
- erat terkait
- kurang otoritas
- berubah cepat
- kurang sasaran motivasi
MANAJEMEN PROYEK
(Penerapan 5 fungsi manajemen terhadap kegiatan proyek)
- management by exception - matriks
- horisontal
- jaringan kerja
- koordinasi
- setapak demi setapak
- integrasi
- vertikal
- penanggung jawab - deteksi sensitif
- sumber luar
- peramalan
- pelatihan minimal tunggal
- expert and reference - erat dengan
power
perencanaan
- gaya partisipasi
14
Kesimpulan
1.
2.
3.
4.
5.
Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan
pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu
kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin.
Dinamika dan perilaku proyek yang berpengaruh besar pada pengelolaan
adalah nonrutin, waktunya relatif pendek, aneka ragam kegiatan dengan
intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan banyak organisasi dan
peserta.
Beberapa pemikiran manajemen yang berpengaruh besar pada konsep
manajemen proyek adalah manajemen klasik, pendekatan sistem, dan
pendekatan situasional.
Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin
dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan
proyek. Untuk itu diperlukan berbagai penyesuaian seperti melembagakan
arus kegiatan horisontal.
Konsep manajemen proyek menghendaki adanya penanggung jawab
tunggal yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi terkait proyek,
integrator, dan koordinator.
15
selesai
16