1 1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi
advertisement
7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling berinteraksi dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output dari informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas bisnis (Satzinger, Jackson, & Burd, 2009, pp. 6-7). Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O'Brien & Marakas, 2009, p. 24). Berdasarkan dua teori diatas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi adalah kombinasi dari komponen-komponen yang saling terpisah (data, hardware, software, telekomunikasi, orang-orang, prosedur) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan transaksi harian dan mendukung kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi, dimana data dikumpulkan dan diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pengguna. 2.2 Komponen Sistem Informasi Berdasarkan buku Management Information System (O'Brien & Marakas, 2009), Sistem Informasi memiliki beberapa komponen yaitu : 1. People Resources Sumber daya manusia meliputi dua hal, yaitu : End User : disebut juga sebagai user atau client, adalah orang yang menggunakan sistem informasi. Pelanggan, penjual, kasir, akuntan, ataupun manager dapat disebut sebagai end user. IS Specialist : adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi, meliputi system analist, software developer, dan system operators. 2. Hardware Resources Pada konsepnya, Hardware Resources meliputi segala perangkat fisik dan material yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Dalam hal ini, hardware resources yang dimaksud tidaklah hanya berupa mesin seperti komputer dan 7 8 peralatan lainnya, tetapi juga semua media data yang berwujud dimana data disimpan, dari lembar kerja hingga magnetic atau optical disc. Contoh dari hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut : Computer Systems : terdiri dari Central Processing Unit (CPU) yang berisi microprocessor dan berbagai macam perangkat tambahan yang saling berhubungan seperti printer, scanner, monitor, dll. Computer Pheriperals : ialah perangkat seperti keyboard, electronic mouse, trackball, video screen atau printer untuk menghasilkan output, serta magnetic atau optical disc drives yang berguna sebagai tempat penyimpanan data. 3. Software Resources Software Resources meliputi sekumpulan instruksi pemrosesan informasi. Secara umum, maksud dari software disini tidak hanya seperangkat instruksi operasi yang disebut dengan program, yang mengarahkan dan mengontrol perangkat keras komputer, tetapi juga sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang disebut dengan prosedur yang dibutuhkan oleh manusia. Software Resources dibutuhkan agar sistem informasi dapat secara benar menangkap, memproses dan menyebarkan informasi kepada pengguna. Contoh dari Software Resources adalah : System Software : seperti sistem operasi, yang mengontrol dan mendukung operasi dari sistem komputer. Contoh sistem operasi ialah Microsoft Windows dan Unix. Application Software : ialah program yang secara langsung memproses kebutuhan computer tertentu bagi end user. Contohnya adalah sales analysis, aplikasi penggajian, dan program pengolah kata (word processing). Procedures : ialah berupa instruksi operasional bagi orang yang ingin menggunakan sistem informasi. Contohnya seperti instruksi pengisian form. Data Resources : dapat berupa deskripsi produk, customer records, file karyawan, dan inventory database. 9 Network Resources : - Media komunikasi : contohnya kabel twisted-pair, coaxial dan fiber-obtic, serta teknologi microwave dan satellite wireless. - Infrastruktur Jaringan : contohnya prosesor komunikasi seperti modem, network access dan control software. 2.3 Proses Bisnis Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang dijalankan dalam bentuk koordinasi di dalam lingkungan organisasi dan teknikal. Aktivitas ini akan menghasilkan tujuan dari bisnis dimana proses bisnis suatu perusahaan akan berhubungan dengan proses bisnis dari perusahaan lain (Weske, 2012, p. 18). Proses bisnis adalah kerja, prosedur, dan aturan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis, independen terhadap segala jenis teknologi yang digunakan untuk mendukung bisnis yang ada (Efraim, Leidner, Mclean, & Wetherbe, 2007, p. 24). Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas baik itu kerja/tugas, prosedur dan aturan yang berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan di dalam lingkungan organisasi guna mendukung bisnis yang ada. 2.4 Implementasi Implementasi adalah proses perubahan yang terjadi dari sebuah sistem komputer lama menuju sistem yang baru (Efraim, Leidner, Mclean, & Wetherbe, 2007). Implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja (McLeod & Schell, 2004). Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa implementasi adalah proses yang dilakukan untuk menghasilkan suatu sistem dengan melalui berbagai aktivitas baik dari segi teknis maupun konseptual. 2.5 Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning adalah sekumpulan aplikasi bisnis atau modul yang berhubungan dengan berbagai jenis unit bisnis pada suatu perusahaan seperti finansial, akuntansi, manufaktur, dan human resources yang terintegrasi secara sistem 10 dengan platform untuk aliran informasi pada keseluruhan bisnis (Light, Idisemi, Craig, & Shah, 2013, p. 1). Enterprise Resource Planning adalah sistem yang mengadopsi sebuah proses bisnis terhadap keseluruhan organisasi untuk mengintergasikan perencanaan, manajemen, dan penggunaan terhadap sumber daya organisasi dan menggunakan software platform umum dan database (Rainer & Cegielski, 2013). Berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan yang dirancang untuk megintegrasikan semua sumber daya dan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan jurnal ERP System Implementation : A Malaysian Perspective, Enterprise Resource Planning diinisialisasi pertama kali pada awal tahun 1990-an sebagai solusi perangkat lunak yang terintegrasi dengan informasi dan proses bisnis untuk memungkinkan informasi dapat disebarkan antar departemen di dalam organisasi. Fungsionalitas dan penggunaan dari sistem ERP telah diperluas dalam beberapa tahun terakhir ini dimana didalamnya termasuk customer relationship management (CRM), dan electronic commerce. Beberapa contoh umum dari sistem ERP yaitu SAP ERP, Oracle, Baan, dan People Soft (Supramaniam & Kuppusamy, 2010). Sistem ERP secara tipikal terdiri dari sistem yang terpusat, dengan database komprehensif yang mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan data antar semua fungsi bisnis dan aktivitas di dalam perusahaan. Dengan meningkatnya tren bisnis pada era globalisasi, merger, dan kebutuhan akuisisi maka perusahaan harus memiliki kemampuan untuk mengontrol dan mengkoordinasi unit operasi mereka. Sistem ERP dapat membantu memperoleh hal tersebut dengan memungkinkan informasi yang di sebarkan secara real time antar departemen dengan tidak mempermasalahkan perbedaam bahasa, mata uang dan national borders(Supramaniam & Kuppusamy, 2010). Tidak memungkinkan untuk menggunakan system ERP tanpa adanya infrastruktur teknologi informasi yang baik. Mereka juga menekankan bahwa ERP adalah sistem yang tidak dapat dipisahkan dengan bisnis dan teknologi informasi. Sistem ERP adalah sekelompok kustomasasi dan aplikasi bisnis yang real time yang membagi database umum, inti bisnis, produksi, dan fungsi administratif seperti logistic, manufacture, sales, distribution, finance dan accounting. Perusahaan yang memiliki struktur kompleks, secara geografis tersebar, dan memiliki budaya yang 11 berbeda cenderung memiliki tantangan unik untuk mengimplementasikan ERP (Supramaniam & Kuppusamy, 2010, p. 2). Sebagai best practice, ERP memiliki beberapa kelebihan, antara lain (Rainer & Cegielski, 2013) : 1. Organization Flexibility and agility : sistem ERP dapat memecah proses secara departemen dan area fungsional proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi, sehingga membuat organisasi lebih fleksibel, lincah dan adaptif. Organisasi dapat bereaksi secara cepat terhadap perubahan kondisi bisnis akankesempatan bisnis yang baru. 2. Decision support : ERP menyediakan informasi pada performa bisnis terhadap area fungsional. Informasi ini secara signifikan meningkatkan kemampuan manager untuk membuat keputusan yang lebih baik dan tepat waktu. 3. Quality and efficiency : sistem ERP mengintegrasi dan meningkatkan proses bisnis organisasi, menghasilkan peningkatan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan konsumen, produksi dan distribusi. Disamping kelebihan yang dimiliki, ERP juga memiliki kekurangan antara lain : 1. Membutuhkan biaya yang tidak sedikit: secara fakta, biaya, dan resiko kegagalan implementasi sistem ERP yang baru adalah substansial. 2. Kompleks : ERP merupakan sistem kompleks yang memerlukan persiapan yang sangat matang. Oleh karena itu dibutuhkan penilaian terlebih dahulu apakah organisasi siap untuk mengimplementasikan sistem ini. 3. Memakan waktu : proses pengimplementasian sistem ERP yang kompleks memerlukan waktu yang tidak sebentar. Hal ini dikarenakan banyaknya tahapan yang harus dijalani dari awal analisa proses bisnis hingga maintenance. 2.5.1 Evolusi Sistem ERP ERP pada dasarnya dikembangkan untuk memfasilitasi proses bisnis yang berasosiasi dengan proses manufaktur seperti raw material management, inventory control, order entry, dan distribusi. Pada awalnya sistem ERP tidak meluas hingga mencakup area fungsional lainnya seperti sales dan marketing. Didalamnya juga tidak dimasukan customer relationship management yang memungkinkan organisasi untuk menangkap data pelanggan secara spesifik. Seiring berjalannya waktu, sistem ERP berevolusi dengan melibatkan area administrasi, penjualan, pemasaran, dan sumber 12 daya manusia. Saat ini, perusahaan mempekerjakan sistem dengan pendekatan terhadap sistem ERP lebih luas yang memanfaatkan web dan menghubungkan semua segi dari value chain. Sistem inilah yang disebut dengan ERP II. Sistem ERP II adalah sistem ERP interorganisasi yang menyediakan fitur web antara key business perusahaan, seperti inventory dengan produksi dan pelanggan, pemasok distributor, dan lain-lain(Rainer & Cegielski, 2013, p. 275). Link ini megintegrasikan aplikasi internal ERP dengan aplikasi eksternal yang berfokus pada Supply Chain Management dengan Customer Relationship Management. Saat ini vendor ERP telah mengembangkan modul web enabled software suite yang berintegrasi dengan ERP Customer Relationship Management, supply chain management, procurement, decision support, enterprise portal, dan fungsi aplikasi bisnis lainnya. Contohnya ialah oracle E-Business suite dan SAP MySAP. Tujuan dari sistem ERP II ini ialah memungkinkan perusahaan untuk mengoperasikan keseluruhan dari proses bisnisnya menggunakan software terintegrasi single web enabled system daripada menggunakan aplikasi e-business yang terpisahpisah. Modul-modul yang termasuk dalam sistem EPR II ini dibagi kedalam beberapa modul utama ERP seperti financial management, operation management, dan human resource management. Selain itu terdapat juga modul perluasan seperti Customer Relationship Management, Supply Chain Management, serta Business Iintelligence and E-Business. Perkembangan sistem ERP tersebut juga diperkuat dengan pembahasan pada sebuah jurnal mengenai implementasi sistem ERP. Jurnal tersebut membahas evolusi ERP dari tahun 1960 hingga sistem ERP modern saat ini. Enterprise resource planning (ERP) terlah berevolusi dari inventory management system pada tahun 1960-an menjadi Material requirements Planning (MRP) pada tahun 1970-an dan Manufacturing Resource Planning (MRP II) pada tahun 1980-an. Pada tahun 1990-an Gartner group sebuah perusahaan konsultasi US yang terkenal memberi nama kembali MRP II sebagai ERP. ERP mengindikasikan pada sebuah aplikasi perangkat lunak yang terintegrasi yang mempengaruhi departemen yang berbeda seperi finance, dan human resource. Saat ini ERP mengimplikasikan system informasi yang terintegrasi secara luas yang memungkinkan segala organisasi dengan ukuran dan lokasi geografis yang berbeda beda. Berikut disajikan table evolusi system ERP. 13 Tabel 2.1 Evolusi sistem ERP Periode Evolusi 2000-an Extended system ERP (ERP II) 1990-an Enterprise Resource Planning 1980-an Manufacturing Resource Planning (MRP II) 1970-an Material Requirement Planning (MRP) 1960-an Inventory control packages Sumber : Supramaniam & Kuppusamy (2010, p.37) Generasi pertama sistem ERP (diperkenalkan oleh vendor seperti SAP dan Baan) telah digunakan oleh perusahaan manufaktur besar seperti Boeing, Mercedes-Benz dan BMW. Seiring berjalannya waktu banyak industri lain seperti retail, wholesale, dan servis juga mulai menggunakan sistem ERP. Dalam beberapa tahun terakhir ERP II generasi ke 2 ditambahkan fitur seperti supply chain management dan customer relationship management. Tulang punggung utama dari sistem ERP adalah teknologi informasi yang membantu mengintegrasikan sejumlah aplikasi dan proses yang dimiliki oleh berbagai departemen didalam perusahaan. Hal ini tidak hanya memungkinkan komunikasi yang efisien antar jaringan dan protokol tetapi juga integrasi dari berbagai proses bisnis, kebijakan perusahaan dan struktur organisasi.Sejak pertengahan tahun 1990, jumlah perusahaan yang menggunakan ERP telah meningkat secara signifikan(Supramaniam & Kuppusamy, 2010). 2.5.2 Faktor kritis keberhasilan implementasi sistem ERP Berikut merupakan faktor krisis keberhasilan implementasi sistem ERP (AlSudairi, 2013, pp. 46-49) : 1. Manajemen atas (Top Management) Peran manajemen atas dalam implementasi sistem ERP merupakan faktor kritis yang paling menentukan keberhasilan proyek. Manajemen atas harus mendukung secara penuh dari awal hingga dan menganggap proyek implementasi ini sebagai prioritas utama. Manajemen tingkat atas harus memiliki perencanaan visi yang jelas seputar manajemen proyek, business project re-engineering, pelatihan pengguna, dan komunikasi yang efektif secara keseluruhan proyek. Karena alasan itulah manjemen tingkat atas memiliki dua fungsi dan tugas utama yakni kepemimpinan dan penyedia segala kebutuhan dan sumber daya. Lebih jauh 14 dari itu, tugas manajemen tingkat atas tidak dibatasi hanya sebagai inisiator ataupun fasilitator saja, melainkan diperluas hingga implementasi secara keseluruhan dengan mengarahkan tim implementasi dan mengawasi jalannya proyek yang berlangsung. Kesuksesan implementasi sistem ERP itu sendiri pada dasarnya cenderung lebih mengacu kepada faktor manusianya, bukan proses ataupun teknologi. Proses dan teknologi memang diakui sebagai faktor kritis lain yang mempengaruhi, namun kepemimpinan dan pengawasan yang baik dari top manajemen terhadap proyek yang dijalankan merupakan penentu yang dominan. 2. Manajemen perubahan (Change Management) Sehubungan dengan pengenalan sistem yang baru, faktor perubahan manajemen berperan penting untuk mengatasi perubahan-perubahan yang nantinya mungkin terjadi. Tugas utama dari tim implementasi ERP dalam strategi perubahan manajemen adalah untuk membangun user acceptance dan sikap karyawan terhadap sistem yang baru. Kegagalan yang umumnya terjadi ialah kurang siapnya organisasi dengan perubahan yang akan terjadi dengan sistem baru. Hal ini dikarenakan sistem ERP merubah budaya organisasi secara keseluruhan. Hal lain yang menjadi penyebab kegagalan ialah organisasi cenderung menganggap remeh keterlibatan proses change management ini sebagai sesuatu yang penting dalam proses implementasi sistem ERP. 3. Manajemen proyek (Project Management) Sistem ERP pada dasarnya merupakan pendekatan manajemen proyek untuk organisasi guna memiliki sistem yang terintegrasi dan proses bisnis yang terdefinisikan dengan baik. Oleh karena itu, seperti layaknya proyek lain, proyek ERP membutuhkan manajemen dalam hal : perencanaan bisnis, sumber daya manusia, waktu, dan biaya. Manajemen proyek ialah manajemen perencanaan implementasi, oleh karena itu tidak hanya terlibat dalam tahapan perencanaan tetapi juga tanggung jawab pada berbagai pemain, pendefinisian tahapan kritis yang dilalui, pelatihan dan perencanaan sumber daya manusia hingga penentuan pengukuran keberhasilan proyek. Menurut Bhatti, manajemen proyek melibatkan kemampuan dan pengetahuan dalam mengkoordinasikan jadwal dengan pengawasan aktivitas yang telah didefinisikan sebelumnya guna memastikan tujuan dari proyek implementasi ini tercapai. 4. Business Process Re-Engineering (BPR) Pemilihan perangkat lunak serta kustomisasi sesuai keinginan dan kebutuhan organisasi merupakan masalah utama dalam tahap ini. BPR dianggap sebagai faktor 15 kritis dikarenakan proses pemilihan perangkat lunak maupun kustomisasi merupakan hal yang kompleks dan rumit. BPR pada dasarnya memiliki dua cara, baik dengan merubah proses bisnis untuk mengakomodasi perangkat lunak untuk pembangunan dalam jangka waktu yang panjang didalam menjalankan bisnis dan peran serta tanggung jawab yang penting atau dengan memodifikasi perangkat lunak untuk menyesuaikan dengan proses bisnis. Langkah pertama yang di lakukan dengan keuntungan yang kompetitif ketika yang lain akan memperlambat projek dan beresiko akan adanya bugs didalam system dan melakukan peningkatan terhadap software ERP akan menjadi sulit. 5. Infrastruktur TI (IT Infrastructure) Infrastruktur teknologi informasi merupakan salah satu faktor kritis penentu keberhasilan implementasi sistem ERP. Hal ini disebabkan sangatlah penting untuk mengevaluasi infrastruktur TI dan kemampuan dari organisasi jika kemungkinan ada peningkatan (upgrade) hingga penggantian infrastruktur tersebut. Sistem ERP membutuhkan infrastruktur TI yang kuat untuk menjalankannya. Oleh karena itu meskipun perusahaan dapat memilih sendiri hardware yang diinginkan, namun biasanya vendor ERP akan memilihkan hardware yang lebih cocok untuk menjalankan sistem ERP. 6. Komunikasi (communication) Demi tercapainya keberhasilan implementasi ERP, dibutuhkan komunikasi yang efektif antar individual karyawan dengan tim proyek. Banyak penelitian menyebutkan bahwa komunikasi ialah tugas yang menantang dalam implementasi ERP. Dua jenis komunikasi yang terjadi ialah inward dan outward, dimana inward merupakan komunikasi yang terjadi antara sesame anggota tim proyek, sedangkan outward merupakan komunikasi antar keseluruhan organisasi. Jelas alasannya bahwa informasi harus disebarkan tidak dibatasi hanya dengan sesama anggota tim proyek saja melainkan kepada seluruh organisasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa faktor kritis keberhasilan yang dimaksud ialah komunikasi antara bisnis dengan personal TI sehingga apa yang menjadi kendala maupun keinginan proses bisnis organisasi dapat tertangkap dengan baik. Komunikasi harus dimulai dari tahap sangat awal termasuk pada saat overview sistem sehingga dapat menghasilkan perencanaan komunikasi yang baik. Rencana komunikasi memiliki detail berupa hal-hal berikut : - Implementasi ERP yang benar - Manejemen perubahan proses bisnis 16 - Manifestasi terhadap modul software - Konsultasi terhadap strategi perubahan manejemen, dan taktik 7. Pelatihan pengguna(user training) Tahap terakhir dalam implementasi sistem ERP ialah pelatihan pengguna atau karyawan. Perusahaan tidak akan merasakan keuntungan penggunaan sistem ERP sampai karyawannya dapat benar-benar memiliki pengetahuan untuk mengoperasikan sistem yang baru. Alasan utama dilakukannya pelatihan dan program pendidikan pengguna adalah untuk memastikan bahwa karyawan merasa nyaman dengan sistem ERP hingga meningkatkan keahlian dan pengetahuan pengguna. Pelatihan yang dilakukan tidak berarti hanya belajar untuk mengoperasikan sistem yang baru, akan tetapi juga harus mengerti proses baru serta integrasi di dalam sistem yang memungkinkan pekerjaan satu karyawan memiliki pengaruh kepada pekerjaan karyawan lain. Ketujuh faktor kritis keberhasilan implementasi sistem ERP diatas secara dingkat dapat digambarkan pada gambar 2.1 berikut . Gambar 2.1 Critical Success Factor of ERP System Implementation Sumber : AlSudairi (2013, p.48) Selain sebagai pengukur keberhasilan implementasi sistem ERP, faktor-faktor kritis yang telah dijelaskan sebelumnya juga memiliki keuntungan tersendiri apabila diperhatikan dan dikelola dengan baik oleh organisasi. Tabel 2.2 berikut memperlihatkan keuntungan yang didapat oleh organisasi sehubungan dengan faktor-faktor kritis dalam implementasi ERP. 17 Tabel 2.2 Keuntungan organisasi dari faktor kritis keberhasilan impelemntasi ERP No Key Successful Keuntungan factor Tipe Potential keuntungan grouping aspect 1 Infrasturktur IT Meningkatkan fleksibilitas Keuntungan Teknologi bisnis, mengurangi biaya IT, infrastruktur meningkatkan kemampuan fungsional 2 Dukungan Mendukung dalam hal Keuntungan manajemen atas rencana pertumbuhan bisnis, strategis SDM alliances, inovasi bisnis, biaya kepemimpinan perbedaan produk, dan perluasan global, serta menjalankan e-business 3 Perubahan Mendukung perubahan Keuntungan manajemen organisasi bisnis, perubahan organisasi Proses budaya dengan visi yang umum, perubahan budaya kerja karyawan dengan sifted focus, moral dan kepuasan karyawan yang lebih baik 4 Business Process Mengurangi biaya dan Re-Engineering siklus waktu, peningkatan Keuntungan Proses operasional dalam produktivitas, kualitas data dan pelayanan pelanggan 5 6 Manajemen Manajemen sumber daya Keutungan Gabungan proyek yang lebih baik, kontrol manajerial aspek Komunikasi dari kinerja yang lebih baik, SDM, serta pengambilan proses dan keputusan yang lebih baik teknologi Meningkatkan Proses komunikasi Keuntungan 18 internal dan koordinasi antar manajerial departemen 7 Pelatihan pengguna Memfasilitasi pembelajaran Keuntungan (user dan training) SDM pembekalan organisasi kemampuan karyawan Sumber : AlSudairi (2013, p. 45) 2.6 SAP AG SAP AG bermarkas di Walldorf , Germany telah berevolusi dari perusahaan start up menjadi penyedia enterprise software yang internasional selama lebih dari tiga dekade. Saat ini lebih dari 82.000 pelanggan dunia menggunakan aplikasi SAP dari perusaan menengah kebawah sampai menengah keatas (Neuman & Srinivasan, 2009, p. 4). SAP AG ini merupakan induk perusahaan yang menyediakan solusi best practice enterprise software yang terpercaya di dunia. Produk-produk dari SAP yang banyak dikenal antara lain SAP R/3 dan SAP Business One yang akan dibahas dalam karya tulis ini. 2.7 SAP Business One SAP Business One adalah sebuah solusi bisnis manajemen yang terintegrasi pada keseluruhan bisnis terhadap finansial, penjualan, pelanggan dan operasi dengan mengkombinasikan dengan kapabilitas tambahan dari industri. SAP Business One dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis yang cepat (Niefert, 2009, p. 30). SAP Business One merupakan solusi enterprise resource planning yang terintegrasi untuk bisnis kecil dan menengah yang juga merupakan subsidiary untuk perusahaan besar (SAP Help Portal, 2013). SAP Business One membantu kita untuk mengatur setiap aspek dari perusahaan kita dengan menyediakan akses real time terhadap informasi bisnis melalui sistem tunggal. Aplikasi pada SAP Business One dibagi kedalam sejumlah modul dimana setiap modul menutupi fungsi bisnis yang berbeda. SAP Business One didesain untuk menjadi solusi yang fleksibel dan ekstensibel, aplikasi tersedia dengan standar interface untuk sumber data internal dan eksternal, perangkat mobile, dan tools analisa lainnya(SAP Help Portal, 2013). 19 Sama halnya dengan sistem bisnis lain pada umumnya, SAP Business One menawarkan beberapa licence berdasarkan fungsionalitasnya. Berikut merupakan tabel tipe licence pada SAP Business One (SAP Community Network, 2013) : 2.7.1 Metodologi SAP Business One Tahap-tahap dalam Accerelated Implementation Program (AIP) antara lain (SAP Business One Accerelated Implementation Program 2.0, 2013) : 1. Project Preparation Handover from sales : pada fase ini dilakukan pemahaman terhadap proses penjualan dari klien dan tim penjualan yang membutuhkan dokumen penjualan dan penilaian resiko internal sebagai referensi awal. Project Kick-Off : pada fase ini dilakukan persiapan untuk memulai proyek secara resmi dengan mempresentasikan SAP Business One kepada klien. Berikut merupakan beberapa hal yang dibahas pada saat kick-off meeting : - Introduction and project Goals - Project Plan - Project Team Organization - Project Scope - Project Team Roles - Project Procedures Kick-off meeting dilakukan dengan tujuan untuk : - Memahami harapan dan kebutuhan klien. - Membuat kesepakatan atas peran dan tanggung jawab masing-masing. - Mengklasifikasi perencanaan proyek dan jadwal pelaksanaan proyek. - Membuat kesepakatan atas Service Level Agreement (SLA). Deliver Software : fase ini dilakukan setelah dokumen Service Level Agreement disepakati oleh kedua belah pihak baik dari klien maupun developer. Selanjutnya dilakukan pendifinisian software maupun hardware dari server yang akandigunakan. Dalam fase ini dilakukan juga uji coba dengan menggunakan database demo untuk melihat alternatif yang diberikan oleh SAP Business One terhadapproses bisnis klien. Review Project Phase : pada fase ini dilakukan review kembali terhadap fasefase yang akan dilakukan secara keseluruhan yang diakhiri dengan Project 20 phase Sign Off yakni persetujuan dari klien terhadap tahapan proyek yang akan dilaksanakan. 2. Business Blueprint Manage Project : fase ini adalah fase dilakukannya pendifinisian dan peninjauan kembali tujuan dan jadwal pelaksanaan proyek. Requirement Gathering : pada fase ini dilakukan pendefinisian dan analisa terhadap proses bisnis baik secara keseluruhan maupun dari masing-masing unit fungsional. Mapping Business Requirement to SAP Business One : setelah requirement terdefinisi dengan baik, selanjutnya pada fase ini akan dilakukan mapping dengan fitur yang terdapat di dalam SAP Business One. Mapping ini dilakukan untuk menyesuaikan requirement dari klien dengan kondisi yang disediakan oleh SAP Business One. Project Blueprint : pada fase ini dilakukan pendokumentasiandari fase sebelumnya yang kemudian dijadikan sebagai pedoman secara teknis maupun fungsional proyek. Fase ini diakhiri dengan Blueprint Sign-Off. Business Blueprint Section merupakan poin-poin yang umumnya terdapat dalam Blueprint SAP Business One yang terdiri dari : 1. Basic Company Set Up Information 2. General Company Setting 3. Currencies 4. General Ledger Account Segments & Chart of Accounts 5. Bank Information 6. Default G/L Account Determination for Transaction Postings 7. Warehouses 8. Item Group 9. Sales Tax Codes ( adjust for your localization) 10. Payment Terms 11. Credit Card Information for Incoming Customer Payments 12. Company Credit Card Information for Outgoing Business Payments 13. Users and Passwords 14. Territories, Commission Groups and Salespeople 15. Customer Groups 16. Vendor Groups 21 17. Manufactures 18. Shipping Types 19. System Wide Initial Document Setting 3. Project Realization : Manage Project : pada fase ini dilakukan pelatihan (training) terhadap enduser yang akan menggunakan sistem. Dilakukan juga persiapan untuk migrasi data dari sistem lama menuju sistem baru. Set up Production System : pada fase ini dilakukan instalasi SAP Business One Production System, inisialisasi dan konfigurasi sistem yang kemudian dilanjutkan dengan proses migrasi data. Setelah migrasi data selesai, ditentukan autorisasi untuk tiap pengguna di SAP Business one. Conduct System Validation/Acceptance Testing : pada fase ini dilakukan maintain Business partner master list. Conduct System Testing : pada fase ini dilakukan persiapan test case and scope, test environment, dan melakukan peninjauan kembali terhadap hasil tes dengan perubahan implementasi yang dibutuhkan. Plan Cut-Over and Support : pada fase ini dilakukan pendefinisian bagaimana proses pergantian dari sistem lama menuju sistem baru. Selanjutnya dibuat perencanaan support and system administration. 4. . Final Preparation : Manage Project : pada fase ini dilakukan penyelesaian terhadap masalahmasalah kritis yang masih ada. Complete Training : pada fase ini dilakukan pelatihan terhadap key user dan administrator yang akan mengoperasikan sistem yang baru. System Readiness : pada fase ini dilakukan penyetelan terakhir dari SAP Business One yang diimplementasi yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan pengujian terakhir secara keseluruhan. Cut-Over : pada fase ini dilakukan perpindahan sistem secara real dari sistem lama menuju SAP Business One system. 5. Go-Liveand Support : 22 Set up production support : pada fase ini dilakukan pertemuan penyelesain proyek. Monitor System Transaction : pada fase ini dilakukan pemantauan terhadap transaksi dan kinerja sistem secara berkala. Implement Continues Improvement : pada fase ini dilakukan perbaikan terhadap sistem secara terus menerus menuju kepada konsisi yang lebih baik. 2.7.2 Keuntungan SAP Business One Keuntungan SAP Business One ialah sebagai berikut (SAP Community Network, 2013): 1. Meningkatkan produktivitas - Tampilan user interface yang atraktif Tampilan user interface yang lebih atraktif membuat pengguna menjadi lebih mudah menggunakan sistem dan lebih menarik pada saat melakukan pekerjaan dengan system SAP Business One tersebut. - System message yang intuitif Terdapat online help yang membantu pengguna yang bersifat contextsensitive topic yang ditambahkan, adanya system message log yang meningkatkan kemampuan untuk menelusuri riwayat pesan dimana secara langsung berelevansi terhadap bagian bantuan. 2. Meningkatkan control bisnis - Mendukung adanya dokumen invoice Sistem SAP Business One dapat secara langsung membuat dokumen invoice tanpa menegecek terlebih dahulu balance due yang bersifat positif atau negatif. - Adanya unit of measures Adanya unit pengukuran pada dokumen purchasing, sales, dan warehouse membatu banyak proses pelayanan terhadap pelanggan, meningkatkan fleksibilitas unit pengukuran, dan meningkatkan basis untuk fungsionalitas add-on. - Available to promise inventory Adanya fitur untuk melihat future inventory berdasarkan purchase order atau produksi, dimana kontrol terhadap inventory dilakukan secara trasparan terhadap stok yang ada saat ini dan yang akan datang. Fitur ini juga berfungsi untuk memberikan komitmen yang akurat kepada 23 pelanggan kapan produksi dapat selesai dan dikirimkan ke pelanggan, serta mengurangi resiko stck tidak mencukupi. - Control accounts Adanya kemampuan untuk membedakan control account pada setiap level dokumen. Lebih fleksibel dalam mengatasi proses pembayaran dengan bantuan payment wizard. 3. Mempermudah pembuatan laporan - Terintegrasi dengan crystal report Terintergrasinya SAP Business One dengan crystal report menyediakan pilihan presentasi grafik yang lebih atraktif, desain layout dan laporan yang dapat diatur sesuai dengan identitas atau keinginan perusahaan. Kemudahan dan kecepatan juga dirasakan dalam mengakses informasi dan eksport data dalam bentukumum guna proses eksternal. Laporan yang dihasilkan juga dapat terintegrasi dengan memanfaatkan sumber lain sehingga membentuk suatu template laporan. Fungsi lainnya adalah meningkatkan proses automatisasi untuk mencetak dokumen marketing, secara bersamaan dapat mencetak dokumen marketing yang berbeda dalam proses yang sama, menampilkan data bisnis dengan visualisasi yang menarik, serta secara cepat dapat menjawab pertanyaan bisnis dengan laporan yang dibutuhkan. 4. Mempercepat respon sistem - Performance improvement Adanya peningkatan atau optimalisasi yang lebih cepat pada saat user berkerja secara bersamaan pada sales and purchasing, pada saat menjalankan balance sheet, dan mengcopy dari dokumen marketing. - Data archiving Adanya peningkatan produktivitas database, performa sistem yang lebih cepat dalam melakukan backup dan upgrade. 5. Meningkatkan konektivitas Integrasi yang mudah antara local sap business one dengan sap business suite, instalasi yang terpusat, adanya pembuktian bahwa scenario diluar ekspektasi dapat memungkinkan pengaturan dalam waktu yang singkat, fleksibilitas dari teknologi memungkinkan kustomisasi dan perluasan yang mudah, arsitektur yang ringan serta membutuhkan kemampuan yang minimal dan mengurangi maintenance. 24 2.7.3 Modul - Modul SAP Business One Menurut SAP Help Portal (2013) Modul-modul pada SAP Business One antara lain: 1. Administration Guna menyiapkan SAP Business On eagar dapat digunakan pada perusahaan, dapat menggunakan modul ini untuk : Menspesifikasi informasi mengenai perusahaan anda dan informasi user pada sistem seperti : o Currencyexchange rates o Authorizations and alerts o Approvals o Internal mail organization, basic E-mail settings and other information o Access information from non-SAP software using data import and export functions Menspesifikasi system setup dan system parameters Melakukan fungsi maintenance regular untuk system seperti backup dan restore. Fungsi-fungsi yang terdapat didalam modul administrasi antara lain: - Choose company Fungsi ini digunakan untuk : o Melakukan koneksi ke server dimana perusahaan SAP Onedisimpan dan melakukan Log on Business ke perusahaan yang diinginkan dengan menggunakan username dan password. o Membuat perusahaan baru di SAP Business One - Exchanges Rates and Indexes Fungsi ini memungkinkan untuk melakukan definisi baik secara manual maupun secara otomatis terhadap rates, indexes untuk mata uang asing. - Initializing the system Untuk memastikan bahwa SAP Business Onedapat beroperasi berdasarkan spesifikasi perusahaan, dapat dilakukan kustomisasi terhadap semua area yang diinginkan dan mendefinisikan pengaturan awal (default). Kustomisasi yang dilakukan contohnya mendefinisikan bagaimana transaksi bisnis akan diproses di sistem, autorisasi, dan preferensi didalam melakukan pencetakan. 25 - Setup Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan pengaturan dan defaults untuk fields yang digunakan pada SAP Business One. - Data import/export Fungsi ini digunakan pada SAP Business One untuk melakukan update terhadap master data seperti customer, vendor, produk, dan transaksi pada sistem. Sebagai tambahan dapat dilakukan import file dari perusahaan pada SAP Business One atau melalui aplikasi software eksternal untuk melakukan update terhadap peusahaan. - Utilities Fungsi ini digunakan untuk menampilkan period-end and year-end closing untuk melakukan maintenance work. - Approval process Proses persetujuan digunakan perusahaan dimana merupakan prosedur kerja standar yang membutuhkan proses persetujuan dari manager atau senior member sebelum pegawai dapat melakukan generate terhadap dokumen yang ada. - Licenses - Integration framework Kerangka kerja integrasi untuk SAP Business One terdiri dari sejumlah skenario bisnis yang memungkinkan untuk melakukan integrasi terhadap aplikasi SAP Business One dengan software 3rd party dan perangkat mobile : o Dashboards o Mobile o Date HV (currently Germany only) Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut. 26 Gambar 2.2 Integration Framework Sumber : SAP (2013) - Add-ons Fungsi ini digunakan untuk melakukan perpanjangan terhadap fungsionalitas SAP Business One. Untuk dapat menggunakan add-ons yang tersedia harus dilakukan pendaftaran dan instalasi add-ons pada SAP Business One workstation. SAP add-ons secara otomatis akan terdaftar pada saat melakukan instalasi pada SAP Business One. SAP Business One menyediakan SAP Business One add-ons sebagai berikut: DATEV FI interface for use with the German DATEV office accounting system - ELSTER integration for electronic tax returns in Germany Electronic File Manager: Format Definition Microsoft Outlook integration Payment Engine Screen Painter Working with workflow Workflow adalah proses bisnis yang terdiri dari sejumlah tugas yang terkoneksi atau kejadian yang berurut. Contoh workflow dapat dilihat pada gambar 2.3 berikut. 27 Gambar 2.3 Purchasing workflow Sumber : SAP (2013) Workflow pada SAP Business One menyediakan masukan untuk pengguna guna memproses semua tugas yang terlibat. Workflow juga menyediakan kontrol pengelolaan terhadap proses bisnis dan membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. - Setting up and working with alert Fungsi ini digunakan agar SAP Business One secara otomatis melakukan notifikasi terhadap user yang dipilih. Alert setting memungkinkan dilakukannya kustomisasi terhadap setiap user. Ada dua tipe alert yang tersedia, yakni predefine alert dan defined-alert. - Send message SAP Business One dapat melakukan definisi terhadap pesan yang berbeda-beda untuk dikirim sebagai pesan internal, email, sms, faxes. Pesan tersebut dapat dikirim ke pengguna sistem sesuai dengan business partner yang didefinisi. - BI on demand integration configuration Fungsi ini digunakan untuk mengupload hasil query ke BI on demand. Jika telah dilakukan unggah terhadap hasil query maka dapat menggunaka BI on demand untuk melakukan generate laporan dan membagi data. 2. Financials Modul ini melibatkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk akuntansi dan operasi finansial perusahaan, termasuk didalamnya semua pajak yang terkait pada laporan dimana berpedoman terhadap regulasi setiap negara. Fungsi ini memungkinkan juga untuk melakukan dokumentasi terhadap semua transaksi finasial dan akuntansi yang terkait. Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul finansial diantaranya: - Chart of accounts Melakukan setting terhadap financial accounting muncul ketika pertama kali melakukan implementasi terhadap SAP Business One. Selama implementasi, partner, tax advisor, dan akuntansi mengikuti GAAP atau regulasi setempat 28 untuk menyiapkan akuntansi keuangan mereka. SAP Business One menyediakan chart of account yang didefinisikan sebelumnya untuk setiap negara berdasarkan kebutuhan local seperti digambarkan pada contoh gambar 2.4 berikut. Gambar 2.4 Level of Chart of Account Sumber : SAP (2013) - Journal entry Fungsi ini digunakan membuat juornal entries untuk akun dan business partner secara manual. - Journal Vouchers Journal voucher merupakan dokumen yang dijadikan sebagai draft yang tidak memiliki nilai di general ledger. Pada tahap ini jurnal voucher dapat dicek, diselesaikan, dan dicatat, dengan template yangsama dengan journal entry. - Posting templates Fungsi ini memungkinkan untuk membuat fixed templates seperti jurnal yang berulang. Ketika melakukan pencatatan terhadap jenis transaksi ini pilih template yang terkait dan isi item yang kurang. SAP Business One memisahkan jumlahnya tergantung terhadap account assignment template. 29 - Recurring posting Setiap bisnis transaksi yang muncul baik itu perbulan atau perminggu dapat memiliki objek yang sama dengan jumlah transaksi yang berbeda setiap waktu, walaupun transaksi tersebut telah didefinisikan sebelumnya. - Reverse transactions Fungsi ini menampilkan daftar journal entries manual yang dijadwalkan untuk dilakukan pembalikan secara otomatis. - Exchange rate differences SAP Business One menyediakan rekomendasi terhadap jurnal yang dieksekusi secara otomatis untuk exchange rate differences pada foreign currency (FC) dan akun, membenarkan tanggal. Exchange rate difference melakukan rekonsiliasi terhadap FC dan local currency (LC) balances mempertimbangkan fluktuasi pada FC exchange rate. - Conversation differences Fungsi ini secara relevan untuk perusahaan yang mendefinisikan system currency yang berbeda dengan local currency. SAP Business One melakukan rekomendasi membuat jurnal entry secara otomatis untuk perbedaan di system currency. Dengan menggunakan conversion differences function, account/business partner balance pada system currency dan balance pada local currency dapat dibuat penyesuaian. - Ammount differences :Russia Fungsi ini untuk membedakan exchange rates terhadap conventional units. Jumlah perbedaan muncul ketika adanya persetujuaan bahwa hutang dan piutang sama terhadap jumlah di CU dan exchange rate terhadap local currency berubah setiap waktu. - Control Account reposting Czech republic, hungary, Poland, russ Fungsi ini untuk membuat jurnal entry yang baru pada control account. Aplikasi ini digunakan untuk posting akun khusus yang parallel terhadap control account, dan balances pada control account tidak berpengaruh. Fungsi ini berguna ketika : Menyiapkan financial statement selama akhir tahun Transaksi seperti down payment business partner pada baris yang berbeda di financial statement. - 1099 editing :USA 30 Fungsi ini digunakan untuk mengupdate nilai 1099 dan jumlah 1099 yang ada pada A/P invoices dan pada A/P credit memo yang tidak berdasarkan A/P Invoices - Financial report templates Fungsi ini digunakan untuk membuat template laporan finansial yang dapat dikustomisasi untuk keperluan bisnis. Template yang dapat dibuat untuk laporan sebagai berikut Balance Sheet : Profit and Loss Statement Trial Balance Cash Flow FA Historic Report - Journal Voucher report : china, korea, japan Laporan ini menyediakan informasi yang luas pada jurnal voucher yang ada, laporan ini digunakan untuk mendapatkan daftar jurnal voucher yang disetujui atau untuk dismpan pada satu atau lebih jurnal voucher yang berstatus open sebagai dokumen finansial yang permanen. - Working with fixed assets Fungsi ini digunakan untuk mengatur fixed asset baik dari perspektif pajak ataupun akuntansi. Fungsi fixed asset ini memungkinkan untuk memberikan kontrol baik secara fisik maupun secara finansial terhadap siklus hidup aset dari akuisisi sampai depresiasi, revaluasi, dan disposal. - Budgets Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan anggaran terhadap akun yang terkait berpedoman terhadap skenario yang dipilih. - Cost accounting Fungsi ini memungkinkan untuk mendefinisikan sejumlah cost center dan peraturan distribusi. Melakukan generasi laporan yang menyediakan informasi biaya yang terkait. SAP Business One menyediakan dua metode biaya akuntansi seperti distribution rules dan projects - Revaluation Fungsi revaluasi memungkinkan untuk melakukan update terhadap nilai G/L accountbalances, biaya penjualan, account balances dan inventori. - TDS : india Fungsi ini memungkinkan untuk : 31 Membuat adjustments ke TDS per invoices dimana dapat berupa A/P invoices regular atau A/P down payments invoices Melakukan set up terhadap nomor acknowledgement Melakukan generate terhadap laporan 16A Melakukan generate terhadap file e-TDS return - Financial Reports Fungsi ini untuk melakukan analisa terhadap aktivitas finansial dan akuntansi perusahaan. Laporannya terdiri dari beberapa kategori : Finansial Accounting Comparison Budget Setup 3. Sales Opportunities Modul Sales Opportunities memberikan fitur pelacakan dan analisis pending opportunities berdasarkan progress dari berbagai aktivitas seperti meeting, negoisasi, dan transaksi yang sedang berlangsung pada sales. Beberapa fitur yang terdapat pada modul Sales Opportunities adalah sebagai berikut: - Menghubungkan beberapa jenis dokumen. - Menentukan sebuah Sales Opportunity berdasarkan data data yang dikumpulkan. - Menentukan hak akses karyawan terhadap data yang diciptakan oleh modul Sales Opportunities. - Membuat Table dan laporan yang bersifat grafis untuk memberikan format yang berbeda guna untuk kepentingan analisis. Analisis dapat dilakukan dengan per stage, per user, atau per level overview. Laporan dapat di filter berdasarkan parameter. Fungsi yang terdapat dalam Sales Opportunites antara lain: - Managing Sales Opportunities Dalam melakukan Managing Sales Opportunities, penting untuk mengelola data terlebih dahulu yang merupakan tingkat terendah dalam 32 sebuah proses. Setelah data dikelola dengan baik, maka berbagai aktivitas seperti opportunity dimenangkan atau hilang sampai tutup dapat dijalankan. Dengan menggunakan Sales Opportunity window, user dapat : User dapat memprediksi seberapa besar potensi volume sales Mendapat update pada proses negoisasi yang sedang berlangunsg Analisa tahapan dalam setiap proses sales Menciptakan laporan Menutup atau menghapus sebuah file Membuka kembali sales opportunity yang telah di tutup - Sales Opportunity Reports Sales Opportunitiy Reports secara konsisten membuat dan memperbaiki hasil analisa laporan secara realtime. Laporan tersebut dapat dibentuk dari berbagai parameter atau filter sesuai kebutuhan user. 4. Sales A/R Modul ini mencakup keseluruhan proses sales, dari membuat quotation untuk customer dan pihak yang berkepentingan, invoicing, pembuatan document draft, dan printing. SAP Business one juga menyediakan berbagai jenis dokumen sales. Modul SAP A/R juga memberikan fitur customize dokumen untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai berikut : Menggabungkan beberapa tipe dokumen sales menjadi satu dokumen sales dengan Form Settings Window Melakukan Batch Processing of target Document dengan Document Generation Wizard Berikut adalah fungsi yang terdapat dalam Modul Sales A/R : - Sales Quotation Sales Quotation dibuat sebagai bentuk tawaran atau proposal yang dikirim baik kepada pelanggan maupun kepada calon pelanggan. Sales Quotation yang ditampilkan SAP Business One adalah dokumen yang bersifat tidak terikat, umumnya hanya digunakan dengan tujuan memberikan informasi semata saja, namun apabila disetujui oleh pelanggan atau calon pelanggan, maka akan dijadikan sebagai panduan dalam membuat Sales Order. 33 - Sales Order Sales Order adalah komitmen dari pelanggan tau calon pelanggan untuk membeli sebuah produk atau jasa. Dokumen ini menjadi pondasi dari Planning Production atau Purchase Order. Dalam SAP Business One, hanya membuat Sales Order tidak menciptakan dokumen akuntansi. - Delivery Pada proses ini, document delivery diciptakan dan menjadi indikasi bahwa pengiriman barang atau jasa telah terjadi. Ketika dokumen delivery dibuat, perubahan pada akuntansi terjadi, yaitu stok yang bersangkutan berkurang. - Return Dokumen Return bertujuan menyelesaikan dokumen Delivery. Oleh karena itu, apabila A/R Invoice belum di buat, maka kita menggunakan document delivery. Namun apabila A/R invoice telah dibuat, maka kita menggunakan A/R Credit Memo untuk membenarkan inputan yang salah tersebut. - Down Payments Nama lain dari Down Payment adalah uang dibayar dimuka,dimanapelanggan menjamin komitmen yang disetujui untuk dijalankan. - A/R Invoice A/R Invoice adalah dokumen yang terikat oleh hukum. Ketika invoice diterima, posting dilakukan untuk akun pelanggan yang bersangkutan tersebut. Apabila invoice dibuat tanpa document delivery, maka stokdi gudang akan diedit pada saat dokumen invoice diposting. - A/R invoice + Payment Menggunakan invoice dengan pembayaran cash secara langsung pada ontime customer, yang melakukan pembayaran dengan full amount. Apabila inputan amount secara partial, maka akan menciptakan pesan error. - A/R Credit Memo Oleh karena alasan hukum, Delivery atau invoice dokumen yang sudah diinput kedalam sistem tidak dapat dihapus. Namun, pelanggan berkemungkinan mengirim balik barang berkaitan dengan berbagai alasan atau kesalahan pada saat menginput data pada dokumen tertentu. 34 Apabila sebuah transaksi sales telah selesai atau secara parsial dibalik, maka kita harus memasukan dokumen sales untuk menyelesaikan dokumen tersebut. Credit Memo adalah dokumen yang menyelesaikan dokumen sales tersebut. Dengan Credit Memo, kita dapat membenarkan kuantitas dan nilai barang tersebut. - A/R Reserve Invoice Dokumen A/R Reserve Invoice memberikan kemampuan untuk memesan sebuah barang di gudang tanpa mengurangi jumlah barang tersebut dari nilai Inventory. SAP Business One memperbolehkan membuat A/R Reserve Invoice dengan zero amount. Dimaksudkan untuk penggunaan seperti pengiriman barang tanpa penagihan, contohnya seperti pemberian produk untuk testing atau alasan promosi. Seperti invoice pada biasanya, reserve invoice menutup incoming payment. - Recurring Transaction Beberapa transaksi dalam bisnis melakukan perulangan, seperti contohnya setiap bulan perusahaan memesan sekotak kertas cetak dari vendor. Dalam SAP Business One, kita dapat membuat template atas recurring tersebut dengan menggunakan template dokumen sales dan purchasing. - Document Generation Wizard Fungsi ini membantu user dalam melakukan batch processing pada sejumlah dokumen sales. Wizard tersebut memberikan fitur yang mudah digunakan dengan memilih parameter sebagai filter yang kita inginkan. Beberapa target dokumen tidak dapat dihapus setelah diciptakan, seperti A/R invoices dan delivery. - Managing Document Draft Dalam SAP Business One, kita dapat menyimpan dokumen kedalam bentuk Draft. Dalam bentuk Draft, kita dapat mengubah data yang ada sebelum dimasukannya kedalam database. Tipe dokumen yang dapat disimpan kedalam bentuk draft antara lain : Sales dan Purchasing Incoming dan Outgoing Payment Checks for Payment - Document Printing 35 Document Printing membantu dalam mencetak dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan parameter yang kita input sebagai kriteria. Printing dapat dilakukan secara individual maupun secara berkelompok. - Dunning Wizard Dunning Wizard membantu dalam membuat dan mengirim surat kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo, atau sebagai alat pemberitahuan atas pembayaran yang telah jatuh tempo. Dunning Wizard bersifat otomatis, dan sebagai tambahan fungsi membantu melacak payment behavior rcustomer dalam database. - Sales Report Dengan menganalisa laporan sales, perusahaan dapat menentukan nilai sukses dan efisiensi dari bisnis perusahaan tersebut. SAP Business One menyediakan beberapa tampilan laporan pada modul Sales. Beberapa laporan dapat berbentuk grafis dan lisan, antara lain : Analisa transaksi sales Memantau dokumen dengan status open Membuat backorder report Melihat dan memproses dokumen yang terletak dalam draft 5. Purchasing A/P Modul ini mencakup keseluruhan proses Purchasing, dari meminta quotation dari vendor hingga proses A/P Invoice. SAP Business one juga menyediakan berbagai jenis dokumen pembelian seperti volume analysis, pricing information, vendor liabilities aging, dan seterusnya. Fungsi yang terdapat dalam modul Purchasing A/P antara lain sebagai berikut - Purchase Request Dengan membuat Purchase Request, perusahaan memberikan informasi atas kebutuhan akan produk atau jasa kepada vendor. Purchase Request dapat di reference untuk pembuatan purchase quotation atau purchase order. - Requesting Quotations Dalam pembelian, perusahaan akan mencari penawaran terbaik terhadap barang dan jasa yang diinginkan, dengan demikian, perusahaan akan mengirim, purchase invitation kebeberapa vendor. 36 Didalam purchase quotation sendiri, barang dan jasa dicantumkan secara detil seperti kuantitas, tanggal, informasi vendor. Kemudian perusahaan akan membandingkan quotation yang diterima dari vendor. - Purchase Order Purchase order adalah dokumen yang digunakan untuk me-request barang atau jasa kepada vendor dengan harga yang telah disetujui. Ketika memasukan purchase order ke dalam SAP Business One, tidak ada akun yang akan berubah, namun nilai kuantitas pesanan dicatat kedalam inventory management. - Goods Receipt PO Ketika perusahaan telah menereima barang atau jasa yang dijanjikan dari vendor, maka perusahaan akan membuat Goods Reciept PO, tujuannya adalah untuk mencatat masuknya barang ke gudang perusahaan. - Goods Return Dokumen GoodsReturn dibuat pada saat barang yang telah diterima dari vendor baik full atau partial, tidak sesuai dengan perjanjian dan harus dikembalikan kepada vendor. Dokumen good return bias dibuat berdasarkan referensi dari Goods receipt PO atau tidak. - A/P Down Payment Invoice Nama lain dari Down Payment adalah uang dibayar dimuka, dimana perushaan menjamin komitmen yang disetujui dengan vendor untuk dijalankan. - A/P Invoice A/P Invoice digunakan pada saat perusahaan telah menerima invoice dari vendor dan ingin melakukan pembayaran. Pengguna mencatat invoice dari vendor kedalam sistem SAP business one. A/P invoice bisa dibuat dengan mereferensi dari dokumen purchase order atau good receipt PO. - A/P Credit Memo Oleh karena alasan hukum, kita tidak dapat menghapus Delivery atau invoice dokumen ketika sudah diinput kedalam sistem. Namun, pelanggan berkemungkinan mengirim balik barang berkaitan dengan berbagai alasan atau kesalahan pada saat menginput data pada dokumen tertentu. Apabila sebuah transaksi sales telah selesai atau secara parsial dibalik, maka kita harus memasukan dokumen sales untuk menyelesaikan 37 dokumen tersebut. Credit Memo adalah dokumen yang menyelesaikan dokumen sales tersebut. Dengan Credit Memo, kita dapat membenarkan kuantitas dan nilai barang tersebut. - A/P Reserve Invoice Dokumen A/R Reserve Invoice memberikan kemampuan untuk memesan sebuah barang di gudang tanpa mengurangi jumlah barang tersebut dari nilai Inventory. SAP Business One memperbolehkan membuat A/R Reserve Invoice dengan zero amount. Dimaksudkan untuk penggunaan seperti pengiriman barang tanpa penagihan, contohnya seperti pemberian produk untuk testing atau alasan promosi. Seperti invoice pada biasanya, reserve invoice menutup incoming payment. 6. Business partner SAP Business one membedakan business partners dan G/L account, sebagai berikut : - Business partners merupakan customer, vendor, dan lead ( calon customer ) - G/L account adalah seluruh entitas yang terdapat dalam Chart of Account perusahaan, seperti pengeluaran, pendapatan, asset, dan liabilities. Fungsi yang terdapat dalam Business partner antara lain : - Business Partner Master Data Business partner master data digunakan untuk mendokumentasi dan memperoleh data dari business partner yang bersangkutan. Informasi tersebut antara lain : Company details, termasuk didalamnya alamat dan nomor telepon Business partner contact persons, termasuk didalamnya telepon dan alamat Logistic details Tax information Accounting information Details of payment terms - Activities Management 38 Aktivitas yang dimaksud adalah interaksi yang terjadi antara perusahaan dengan business partner, seperti acara telepon, meeting, dan aktivitas lainnya. Seluruh aktivitas didokumenasikan secara otomatis kedalam kalender dan pada laporan aktivitas, yang kemudian dapat diguanakan sebagai : Merencanakan kegiatan dimasa mendatang Analisis komunikasi dengan business partners Memantau perkembangan dari salesopportunities dan service calls dengan business partner - Blanket Agreements Blanket Agreement adalah perjanjian jangka panjang antara purchasing organization dengan vendor, atau sebaliknya sales organization dengan pelanggan dalam memberikan barang atau saja dalam periode waktu yang ditentukan sebelumnya. Blanket agreement juga dapat dijadikan sebagai dasar dalam memprediksi keutungan, quantity reservation, dan perencanaan kapasitas. Didalam SAP Business one terdapat dua jenis blanket agreement, antara lain : General Blanket Agreements: digunakan untuk melacak tingkat pemenuhan perjanjian untuk mendapatkan special bonus di akhir periode. Specific Blanket Agreements: digunakan untuk melacak tingkat pemenuhan perjanjian untuk mendapatkan potongan harga spesial dari individual sales or transaksi pembelian/ - Internal Reconciliations Internal reconciliation berfungsi untuk mencocokan dan clearing transaksi pada business partner / G/L account. Contoh internal reconciliation antara lain selisih kurs. - Business partner reports Memberikan laporan yang memberikan overview interaksi antara perusahaan dengan business partner. - Campaign Management SAP Business one membantu dalam membuat, memaintain, dan analisa untuk kegiatan promosi seperti acara pada pemasaran. 39 7. Banking Dalam SAP Business one, banking digunakan untuk melakukan seluruh kegiatan transaksi yang berhubungan dengan akun bank, antara lain : o Manual dan otomatis membuat incoming dan outgoing payment o Manual dan otomatis melakukan internal dan external reconciliation o Postdated dan cash deposit check dan credit card voucher o Batchand single check printing Fungsi yang terdapat dalam Banking antar lain: - Deposit Deposit digunakan pada kondisi sebagai berikut : Membuat deposit dari cash, check, dan credit card voucher Membuat deposi dari postdated checks dan postdated credit card voucher Melihat bills of exchange yang telah dideposit - External Reconciliation External reconciliation adalah selisih antara transaksi yang terbuka dengan external account statement. - Check Number Confirmation Fungsi ini melakukan verifikasi pada checks yang telah dicetak secara benar dan nomor yang terdapat pada cek sesuai dengan sistem SAP Business one. - Banking Reports Tujuan dari banking reports adalah untuk melakukan analisa dan menampilkan: Memeriksa pembayaran yang diberikan dari vendor Draft yang masih terbuka External reconciliation 8. Inventory Modul inventory memiliki fitur sebagai berikut : - Mengelola item master data records ( item master data ) SAP Business One memberikan kemampuan utuk mengelola seluruh item yang di beli, produksi, jual, atau di simpan dalam inventory. Jasa juga 40 dapat dikategorikan sebagai item, namun lebih sering digunakan oleh sisi sales. - Mengelola serial dan batch number ( item Management ) Pengelolan item kedalam bentuk serial dan batch numbering untuk memberikan kemudahan dalam penjualan, pembelian, dan pegelolaan inventory - Mengelola transaksi inventory ( InventoryTransaction ) Mempermudah transaksi yang berhubungan dengan inventory seperti dokumen Goods Reciept, Goods issue,dan inventorytransfer. - Mengelola price list (Price list ) Dalam SAP Business One, price list untuk item memberikan fleksibilitas bagi pelanggan. - Bekerja dengan proses pick and pack ( Pick and Pack ) Pick and pack dalam SAP Business One memberikan perusahaan otomatisasi dalam pemrosesan salesorder dan A/R reserve invoices. - Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan inventory ( InventoryReport ) Inventoryreport menampilkan laporan yang berhubungan dengan item dan inventory, juga evaluasi keseluruhan dari inventory. Dengan inventory report, perusahaan memiliki kemampuan untuk: Membuat list dari item yang tercatat dalam sistem, juga informasi spesifik seperti harga terakhir dan serial/batch information Membuat daftar inventory posting Analisa situasi inventory Membuat laporan evaluasi untuk masing masing gudang inventory 9. Production Beberapa fungsi yang terdapat dalam modul production antara lain : - Bill of Materials ( BOMs) BOM digunakan untuk memberikan informasi mengenai jenis barang dan kuantitas secara spesifik untuk membuat sebuah barang jadi/setengah jadi. - Production Orders Production orders merupakan sekumpulan instruksi untuk perencanaan dan manufaktur sebuah hasil dari produksi. Production order juga 41 menghitung biaya materi dan beban yang dibutuhkan pada saat proses produksi, seperti gaji. Dalam SAP business one terdapat tiga jenis production order, yaitu : Standar, menggunakan proses production pada umumnya. Komponen keseluruhan diambil dari BOM. Spesial, digunakan untuk membuat barang atau aktivitas yang tidak terdapat dalam BOM standar. Disassembly, laporan atas pemecahan sebuah barang dengan BOM komponen produksi diambil dari BOM yang telah jadi. - Production report Production report memberikan laporan dengan fungsi : Membuat daftar Bill of Material Menampilkan production order yang masih berstatus open 10. Material Requirement Planning (MRP) Modul Material Requirement Planning memungkinkan untuk melakukan perencanaan terhadap kebutuhan material untuk manufacturing atau proses procurement berdasarkan re-evaluasi dari inventori yang ada, kebutuhan dan peralatan terhadap perubahan parameter perencanaan (seperti penentuan lead time, keputusan untuk membuat atau membeli, dan perencanaan liburan ). MRP menghitung kebutuhan untuk level bill of materials (BOM) berdasarkan inventori yang ada, sales order, purchase order, production order, peramalan dan sebagainya. Hasilnya dari menjalankan MRP adalah laporan dan rekomendasi yang memenuhi kebutuhan dengan mengambil konsiderasi dan tingkat inventori yang ada, purchase order dan production order. MRP juga menjalankan akun yang didefinisikan sebelumnya pada perencanaan seperti penggandaan order, interval order, minimum kuantitas order dan level inventory. Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul MRP : - Managing Forecast Fungsi ini memungkinkan untuk melakukan generate peramalan terhadap pencatatan penjualan atau secara manual memasukkan kuantitas dari 42 peramalan, kita dapat menggunakan peramalan sebagai sumber data tambahan atau untuk perhitungan MRP. - Running MRP- General process, prerequisities, and procedure Fungsi MRP memungkinkan untuk merencanakan kebutuhan material untuk manufacturing yang kompleks dan proses pengadaan. Untuk membuat dan menjalankan skenario MRP dapat menggunakan MRP wizard. Wizard membuat rekomendasi (production orders, purchase order, dan inventory transfer request) yang dibutuhkan untuk membuat atau mengadakan produk final pada waktu dan kebutuhan kuantitas. Gambar 2.5 Material Requirement process Sumber : SAP (2013) - Generating document from saved recommendations Fungsi ini dapat dijalankan jika telah melakukan eksekusi dan menjalankan MRP dan menyimpan rekomendasi untuk skenario ini. 11. Service Fungsi ini untuk mendukung pelayanan kepada pelanggan, dimana dapat mengatur semua aktivitas yang terkait dengan pelayanan yang digunakan untuk komponen servis. Servis-servis yang disediakan antara lain : Mengatur interaksi antara pihak penyelenggara dan pelanggan Memaintain informasi pada kontrak servis,barang dan serial number yang dikomplain oleh pelanggan 43 Memonitor dan mengatur aktivitas terhadap departemen servis dengan menggunakan laporan standar atau kustomisasi yang membantu pekerjaan manager atau staff Melakukan pengoptimalan terhadap potensial dari departmen penjualan dan servis dan membuat pendapatan tambahan dengan mendukung beberapa fungsi bisnis sperti : Service operations Service contract management Service planning Tracking of customer interaction activities Customer support Management of sales opportunities Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul service antara lain : - Working with service call Fungsi dari service call untuk mengatur sevis dan aktivitas pendukung yang disediakan kepad pelanggan, contohnya seperti melakukan pencarian terhadap masalah dan keluhan pelanggan dengan memberikan solusi untuk masalah yang ada dan melihat aktivitas dan biaya yang berhubungan dengan masalah tersebut. Servis ini mungkin dapat dilakukan dengan kontrak atau garansi atau pelanggan dapat membayar untuk biaya servis. Pada service call dapat dilakukan : Mendokumentasi service call yang dipakai sebelumnya baik email, telepon ataupun fax Mengatur aktivitas seperti meeting task atau notes pada service call ketika menyelesaikan masalah Mengatur kerusakan dan membuat invoice untuk biaya yang terkait dengan service call Mencari solusi untuk masalah pada solution knowledge base dan mencatat solusi yang baru Menyimpan servis call history Menjadwalkan service call - Working with customer equipment card Customer equipment card mengandung informasi seperti : 44 Lokasi dari item tempat disediakannya servis Panggilan servis yang berelasi dengan item Kontrak servis yang mengcover item Informasi penjualan Data transaksi inventori - Working with service contract Kontrak servis antara pelanggan dan perusahaan memungkinkan perusahaan untuk menyediakan maintenance dan repair dari barang yang memiliki garansi. Dengan fungsi ini dapat didefinisikan tipe servis untuk pelanggan tertentu. - Creating the solution and using the solution knowledge base Fungsi ini memungkinkan untuk : Membuat dan memperbaharui solusi umum untuk masalah dan pertanyaan pelanggan Menampilkan semua solusi yang pernah di catat di SAP Business One Menghubungkan solusi yang ada ke panggilan servis atau mencatat solusi yang baru dari panggilan servis - Service reports 12. Human Resources Fungsi ini untuk memasukkan dan memaintain informasi mengenai pegawai, dan untuk menampilkan tugas yang terkait sebagai berikut : Memasukkan dan memaintain informasi pegawai yang general dan personal seperti umur, status perkawinan, passport dan nomor ID, nomor telepon dan alamat rumah atau kantor. Mengatur informasi yang terkait dengan pendidikan pegawai, catatan pekerjaan sebelumnya, hasil review dan absen Menganalisa biaya dan gaj karyawan Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk menjalankan bisnis agar lebih efisien. Fungsi fungsi yang terdapat di modul human resources : - Employee Master Data Fungsi ini digunakan untuk mengspesifikasikan informasi mengenai pegawai seperti alamat dan peran didalam oraganisasi begitu juga dengan detail finansial. Fungsi ini juga dapat melacak progres dari pegawai, sakit, 45 atau cuti liburan dan menyimpan catatan terhadap pendidikan dan pekerjaan sebelumnya dari pegawai. - Human Resources reports Fungsi ini digunakan untuk memperoleh data berdasarkan pada kriteria spesifik yang dipilih, yang memungkinkan untuk : Melihat absen pegawai untuk keseluruhan organisasi atau department khusus Menampilkan detail kontak untuk setiap pegawai perusahaan Mencetak buku telepon atau daftar pegawai 13. Reports SAP Business One mengandung laporan yang terintegrasi dan ekstensif dari beberapa modul diantaranya yaitu : - Financials reports Pada menu ini terdapat semua laporan yang berkaitan dengan analisa terhadap aktivitas finansial dan akuntansi suatu perusahaan. Laporannya terdiri dari beberapa kategori utama seperti : Financial Accounting Comparison Budget Setup - Sales Opportunities reports Secara konsisten membuat dan mengoreksi laporan yang dapat menyediakan nilai alasan bahwa untuk kegagalan dan kesuksesan sales opportunities perusahaan. - Sales and Purchasing reporst Menggunakan daftar laporan untuk : Menganalisa transaksi pembelian dan penjualan Melihat dokumen yang statusnya masih open Membuat laporan backorder Melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft - Business Partners reports Laporan ini menyediakan secara garis besar interaksi dengan business partner. - Banking reports 46 Menggunakan laporan ini untuk menganalisan dan menggenerate secara garis besar hal hal berikut : Mengecek pembayaran yang telah di issued kepada vendor dan entitas lainnya - Membuat draft untuk dokumen yang berelasi dengan banking. Melakukan eksternal rekonsiliasi Inventory reports Laporan inventori memungkinkan untuk menampilkan informasi mengenai barang dan inventori perusahaan, hal hal yang dapat dilakukan antara lain : Men-generate daftar semua item yang didefinisikan di sistem aktif atau tidak aktif Membuat daftar posting inventori Menganalisa situasi inventori untuk barang atau menampilkan inventori disetiap gudang - Memulai valuasi untuk gudang inventori Production reports Menggunakan laporan ini untuk men-generate daftar bill of materials, melihat produksi order yang berstatus open. - Service reports Menggunakan laporan servis untuk melakukan hal hal dibawah ini : Mengeluarkan dan mengambil informasi penting mengenai performa dan efisiensi dari depertemen servis Memperoleh detil mengenai kontrak pelayanan pelanggan dan equipment Melihat service calls perushaan dalam rangka untuk mengaskses progress perusahaan. - Human Resources reports Laporan ini digunakan untuk memperoleh data mengenai kriteria spesifik yang dipilih, hal hal yang dapat dilakukan yaitu : Melihat absensi pegawai untuk keseluruhan organisasi ataupun departemen khusus. Menampilkan detil kontak untuk setiap pegawai perusahaan Mencetak buku telepon atau daftar pegawai degan berbagai kombinasi. 47 2.8 Kerangka Berpikir Menentukan tujuan dan manfaat implementasi tahapan proyek preparation dan blueprint Menentukan ruang lingkup yakni pada modul purchasing, sales, finance, production dan inventory Menjelaskan metodologi accerelated implementation program (AIP) 1. Project Preparation 2. Business Blueprint 3. project Realization 4. Final Preparation 5. Go-Live and support Membuat Blueprint Membuat Kesimpula hasil yang didapatkan dari sistem yang baru Profil perusahaan, latar belakang, isi misi, struktur organisasi PT. Inti data Utama dan PT. MXX Struktur organisasi proyek Peran anggota proyek Membuat saran bagi perusahaan Analisa proses bisnis PT. MXX (as is, to be) Gambar 2.6 Kerangka Berpikir Wawancara kebutuhan sistem baru yang ingin dirancang
