Sales Management

Definisi ‘Sales Management’
• Personal Selling Management  Sales Management
• Personal Selling Management
 pengarahan tenaga penjualan, yang diartikan lebih luas lagi sebagai
seluruh kegiatan pemasaran yang termasuk perencanaan produk,
distribusi fisik, dan penetapan harga produk.
• Sekarang  manajemen pemasaran memiliki pengertian,
makna, serta lini kerja yang jauh lebih luas dibandingkan
manajemen penjualan.
• Sales Management
 sebuah lini kerja yang berkaitan dengan pengawasan, pengarahan, dan
perencanaan personal selling.
Definisi ‘Sales Management’
• Beberapa pekerjaan yang ada di dalam lini sales management :
–
–
–
–
–
–
–
motivasi,
pembayaran,
supervisi,
penentuan rute penjualan,
perlengkapan,
pemilihan,
penarikan.
• Sales management juga mencakup jenis tugas penjualan
(sales) yang diberikan kepada tenaga penjualan (salesman).
Proses Penjualan Dalam SAP
Fundamental
• Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah
kesatuan sistem yang terintegrasi baik informasi internal
maupun eksternal yang meliputi keseluruhan organisasi /
perusahaan, mulai dari sistem keuangan, pemasaran,
penjualan dan distribusi, manajemen transportasi, material
management, production planning, plant maintenance, project
system, human resources, dll.
• SAP adalah salah satu software ERP terkemuka di dunia yang
sekarang banyak diimplementasikan oleh perusahaanperusahaan di Asia.
Proses Penjualan Dalam SAP
Fundamental
• SAP (System Analysis and Program Development) ditemukan
oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada
tahun 1972.
• Pada tahun 1977 berganti nama menjadi ‘Systems Application
and Products in Data Processing’.
• SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2 dan pada saat ini adalah
sistem R/3 yang lebih dikenal dengan SAP R/3.
• Selain sistem R/3, berkembang pula SAP BI (Business
Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM
(Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain
Management) dan CRM
Pengelolaan Order Penjualan
• Proses Sales Order merupakan skenario yang menjelaskan
proses penjualan secara lengkap dari kegiatan pra-penjualan,
penciptaan sales order, pemenuhan pesanan penjualan dan
pembuatan faktur pesanan penjualan serta proses posting di
akuntansi keuangan.
• Kegiatan pra penjualan :
– Pelanggan bisa mendapatkan informasi harga produk melalui
penyelidikan atau kutipan harga
– Aktivitas pemasaran seperti pelacakan kontak pelanggan, termasuk
panggilan penjualan, kunjungan, dan surat kabar
– Perusahaan dapat mempertahankan data tentang pelanggan dan
menghasilkan milis berdasarkan karakteristik pelanggan tertentu
Pengelolaan Order Penjualan
Siklus Sales Order Management:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Sales Order
Availability Check
Outbond Delivery
Transportation & packaging
Picking
Good Issue
Billing
Payment Processing
Siklus Sales Order Management
1. Sales Order
• Pada saat proses order penjualan, pesanan barang dari
konsumen didokumentasikan dalam Surat Perintah Penjualan
atau Sales Order.
• Selama pembuatan sales order, sistem secara otomatis
melakukan fungsi dasar:
•
•
•
•
•
•
•
Pemantauan transaksi penjualan
Memeriksa ketersediaan
Mentransfer persyaratan untuk perencanaan kebutuhan material (MRP)
Penjadwalan pengiriman
Menghitung harga dan pajak
Memeriksa batas kredit
Membuat dokumen cetak atau elektronik yang ditransmisikan
Siklus Sales Order Management
Contoh dokumen sales order :
SAP ERP order entry screen
Siklus Sales Order Management
Beberapa jenis dokumen
pesanan penjualan yang
telah ditentukan
sebelumnya di SAP ERP :
10
Siklus Sales Order Management
Layar pencarian pelanggan:
Hasil pencarian pelanggan:
11
Siklus Sales Order Management
Order screen dengan tanggal lengkap:
12
Siklus Sales Order Management
Order proposal :
13
Siklus Sales Order Management
2. Availability Check
• Pada tahap ini Sales Order yang telah dikeluarkan akan
digunakan untuk memeriksa stok yang ada digudang,
apakah barang yang dipesan oleh konsumen masih ada
stoknya atau tidak.
• Ketersediaan barang dapat dijadikan dasar untuk
mengkonfirmasi tanggal pengiriman kepada pelanggan
Siklus Sales Order Management
3. Delivery Outbound
• Delivery Outbound adalah proses penjadwalan pengiriman,
merupakan bagian penting dari rantai logistik.
• Sistem menawarkan proses pengiriman yang efisien dan
sangat otomatis di mana perubahan manual, hanya
dibutuhkan dalam kondisi tertentu.
4. Select Transportation & Packaging
• Tahapan ini merupakan proses penentuan transportasi dan
kemasan.
• Yaitu menentukan alat transportasi apa yang akan
digunakan untuk mengirim barang ke konsumen, dan
apakah ada sebuah perlakuan khusus untuk pengiriman ini.
Siklus Sales Order Management
5. Picking
• Merupakan proses pemilihan barang dari gudang.
• Yaitu menentukan barang mana yang akan dikeluarkan dari
gudang, berdasarkan tanggal stok atau kondisi barang, dan
mengeluarkan barang dari gudang ke tempat pengemasan.
• Pada tahap ini barang telah di kemas untuk pengiriman.
Siklus Sales Order Management
6. Goods Issue
• Tahap pengeluaran barang dari gudang.
• Pada tahap ini dikeluarkan Delivery Document, kemudian
barang dikirimkan ke konsumen
• Fungsi-fungsi yang dijalankan ketika melakukan posting Goods
Issue :
• Mengurangi stok bahan di gudang dengan jumlah pengiriman
• Perubahan Nilai yang diposting ke rekening neraca akuntansi
persediaan
• Persyaratan dikurangi dengan jumlah pengiriman
• Memperbarui status nomor seri
• Postingan goods secara otomatis dicatat dalam aliran dokumen
• Penentuan Bursa dijalankan untuk saham konsinyasi vendor
• Sebuah Worklist untuk bukti pengiriman dihasilkan
Siklus Sales Order Management
7. Billing
• Merupakan tahap pembuatan tagihan ke konsumen.
• Billing dibuat berdasarkan dari SO dan DD.
• Setelah tagihan diterima, konsumen akan melakukan
verifikasi barang dan pengecekan kesesuaian barang yang
dipesan.
• Fungsi Billing :
• Pembuatan faktur berdasarkan pengiriman atau jasa
• Isu memo kredit dan debit dan proforma invoice (konfirmasi berisi
detail dan harga suatu transaksi yang diberikan oleh pemberi
jasa/penjual)
• Mentransfer data penagihan dengan akuntansi keuangan
Siklus Sales Order Management
8. Payment Processing
• Tahap pembayaran oleh konsumen.
• Bagian keuangan akan mengurus masalah pembayaran ini.
Tahapan Dalam Penjualan
Tahapan dalam penjualan yang bisa dipraktikkan tenaga
penjual atau salesman dalam penjualan barang atau
jasa di antaranya adalah:
•
•
•
•
•
•
•
Prospecting and qualifying
Preapproach
Approach
Presentation and demonstration
Overcoming objections
Closing
Following up and maintenance.
Tahapan Dalam Penjualan
1. Prospecting and Qualifying.
•
Langkah pertama dalam menjual adalah mengidentifikasi dan
mengkualifikasi prospek.
• Perusahaan dapat memperoleh leads melalui cara-cara berikut:
– Mencari sumber data pelanggan melalui media massa.
– Membuka stan di pameran perdagangan.
– Mengundang pelanggan yang sudah ada untuk menyarankan prospek
– Menghubungi organisasi dan asosiasi dimana prospek berada atau
menjadi anggota di dalamnya
– Terlibat dalam aktifitas bicara atau menulis yang akan menarik perhatian
– Kontak dengan pelanggan prospek tanpa janji temu terlebih dahulu (cold
canvassing).
Tahapan Dalam Penjualan
2. Preapproach.
• Tugas tenaga penjualan pada tahap ini adalah :
– Mempelajari perusahaan prospek : apa yang dibutuhkan, siapa
yang terlibat dalam keputusan pembelian, bagaimana karakter
personal dan model pembeliannya.
– Menetapkan tujuan kunjungan: mengkualifikasikan prospek,
mengumpulkan informasi, melakukan penjualan secepatnya.
– Menentukan pendekatan kunjungan yang paling baik, bisa
kunjungan personal, telepon atau surat.
– Merencanakan keseluruhan strategi penjualan untuk prospek.
Tahapan Dalam Penjualan
3. Approach.
• Pendekatan personal dari tenaga penjualan terhadap prospek,
dilihat dari segi sopan santun, gaya bahasa, gaya berpakaian dan
gimik.
4. Presentation and demonstration .
• Tenaga penjualan mengenalkan produk kepada pembeli, dengan
menggunakan formula AIDA (attention, interest, desire, action).
5. Overcoming Objections.
• Tenaga penjualan mengatur dan mengatasi keberatan pelanggan
sehubungan dengan harga, jadwal pengiriman atau karakteristik
dari produk.
• Perluasan keahlian dari negosiasi.
Tahapan Dalam Penjualan
6. Closing.
• Proses menutup penjualan, yaitu bagaimana caranya prospek akhirnya
memutuskan untuk membeli.
• Tenaga penjual dapat menawarkan rangsangan untuk menutup penjualan,
seperti harga spesial, ekstra kuantiti, atau hadiah yang bisa didapat.
7. Following Up And Maintenance.
• Diperlukan untuk mengukur kepuasan pelanggan dan bisnis ulang.
• Tenaga penjual harus menjadwalkan untuk melakukan follow-up ketika
order pertama sudah diterima untuk memastikan pelaksanaan, petunjuk
dan pelayanan yang layak.
• Kunjungan ini akan mendeteksi masalah-masalah yang ada, mengukur
kepuasan pelanggan, dan mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan yang
mungkin timbul.
Siklus Penjualan Tunai dan Kredit
• Penjualan dapat dibagi 2 dalam pelaksanaan, yaitu:
– Penjualan secara tunai
– Penjualan secara kredit
• Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Prosedur Order Penjualan
Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur Penyerahan barang
Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Siklus Penjualan Tunai dan Kredit
• Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan
Tunai
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Faktur Penjualan Tunai (FPT)
Pita Register Kas (PRK)
Credit Card Sales Slip
Bill Of Lading
Faktur Penjualan COD
Bukti Setor Bank
Rekap Harga Pokok Penjualan
Siklus Penjualan Tunai dan Kredit
• Prosedur – Prosedur Penjualan Kredit
1.
2.
3.
4.
5.
Prosedur penjualan
Prosedur persetujuan kredit
Prosedur pengiriman barang
Prosedur pembuatan faktur
Prosedur akuntansi penjualan kredit
Siklus Penjualan Tunai dan Kredit
• Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Penawaran Harga (PH)
Order Form (OF)
Memo
Purchase Order (PO)
Surat Pengantar Suplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Delivery Order/Surat Pengantar/Surat Jalan (DO/SP/SJ)
Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang (SPB)
Invoice/Faktur
Faktur Pajak
Kwitansi
Purchasing
Lingkup Pekerjaan Purchasing
1. Pembelian
Lingkup Pekerjaan Purchasing
2. Pemeriksaan kedatangan barang
Lingkup Pekerjaan Purchasing
3. Pembayaran pemasok
Lingkup Pekerjaan Purchasing
4. Seleksi dan evaluasi kinerja pemasok
Kebijakan