3. Paper yang dapat menjelaskan faktor faktor yang dapat
advertisement
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Beragamnya bidang bisnis tentunya memerlukan aplikasi system informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tersebut. Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Di awal tahun 1970an, teknologi PC atau Personal Computer mulai diperkenalkan sebagai alternatif pengganti mini computer. Dengan seperangkat komputer yang dapat ditaruh di meja kerja (desktop), seorang manajer atau teknisi dapat memperoleh data atau informasi yang telah diolah oleh komputer (dengan kecepatan yang hampir sama dengan kecepatan mini computer, bahkan mainframe). Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP (Electronic Data Processing) perusahaan, pada saat ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end-user computing). Pemakaian komputer di kalangan perusahaan semakin marak, terutama didukung dengan alam kompetisi yang telah berubah dari monopoli menjadi pasar bebas. Secara tidak langsung, perusahaan yang telah memanfaatkan teknologi komputer sangat efisien dan efektif dibandingkan perusahaan yang sebagian prosesnya masih dikelola secara manual. Pada era inilah komputer memasuki babak barunya, yaitu sebagai suatu fasilitas yang dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan, terutama yang bergerak di bidang bisnis. Dan pentingnya sistem informasi adalah sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan bisnis. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu, penerapan teknologi informasi dan komunikasi di setiap organisasi merupakan suatu 1 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara cepat, akurat, dan aman. Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Dalam paper ini akan dibahas mengenai faktor penentu kegagalan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan. Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau meningkatkannya mengembangkan bagi perusahaan. teknologi Adapun informasi untuk baru seorang atau manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap. 1.2 Tujuan Tujuan penulisan paper ini adalah untuk mengetahui dan mempelajari implementasi system informasi dan mempelajari factor keberhasilan dan kegagalan dalam penerapan system informasi 1.3 Manfaat Manfaat dari penulisan paper ini adalah agar penulis mengerti dan memahami implementasi system informasi dan factor-faktor apa yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalannya. 2 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005) Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih dalam hal kecepatan, ketepatan dan up to date informasi. Tujuan dari penggunaan teknologi dan sistem informasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi segala sesuatunya termasuk proses bisnis, penentuan strategi bisnis, pengambilan keputusan, dan hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan meningkatkan memenangkan persaingan di pasar. Melihat dari perannya yang cukup vital didalam suatu organisasi, maka sistem informasi tidak bisa dianggap sebagai pendukung belaka, namun lebih dari itu. Sudah semestinya sistem informasi bisa dijadikan patokan bagi perusahaan untuk maju dan meraih kesuksesan dengan cepat, tepat dan meraih keuntungan dengan cepat pula. Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi globalisasi, system informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan memajukan perusahaan. Dalam hal penembangan bisnis, seseorang dapat mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi system informasi berdasarkan kebutuhan yang ada. 3 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari Hal yang menjadi dasar dalam aplikasi system informasi adalah adanya etika yang mesti dijaga. Etika yang menjadi dasar itu salah satunya adalah system yang dibangun berdasarkan prinsip tanggung jawab dan moral yang dijaga. Dengan moral dan bertanggung jawab, sehingga informasi yang dibangun tidak melulu untuk kepentingan sesaat dan kepentingan yang memihak, namun untuk keberlangsungan dan kemaslahatan semua pihak. Dari sisi karier, individu ataupun organisasi yang menguasai system informasi memungkinkan dengan mudah untuk memahami tentang permasalahan yang ada dan mencarikan solusi yang terbaik, tepat dan efisien sesuai peruntukannya. 2.2 Factor penyebab gagal atau berhasilnya penerapan Sistem Informasi Ada beberapa alasan yang menyebabkan tingginya tingkat kegagalan atau ketidakpuasan dengan usaha yang berkaitan dengan CRM. Penelitian menunjukkan bahwa alasan utamanya sangatlah umum yaitu kurangnya pemahaman dan persiapan. Dengan kata lain, seringkali para manajer perusahaan bergantung pada aplikasi baru terkenal dari teknologi informasi (seperti CRM) untuk mengatasi masalah bisnis tanpa mengembangkan terlebih dahulu perubahan proses bisnis dan program manajemen perubahan yang dibutuhkan. Contohnya, dalam banyak kasus, proyek CRM gagal diimplementasikan karena tidak adanya partisipasi dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan yang terlibat dengan proyek tersebut. Oleh karena itu, para karyawan dan pelanggan tidak siap untuk berbagai proses atau tantangan baru yang merupakan bagian implementasi baru CRM (O’Brien, 2005). Secara ringkas kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), antara lain disebabkan oleh: 1. Keterlibatan pengguna 2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan 4. Perencanaan yang tepat 5. Harapan yang realistis. Sedangkan kegagalan sistem informasi diantaranya disebabkan oleh : 1. Kurangnya input dari pengguna 4 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 2. Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi 4. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah 5. Inkompetisi secara teknologi Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan Tidak adanya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan dan penerapan Sistem Informasi dalam setiap tahap pengembangan dari perencanaan hinga ke pengembangan sistem informasi dapat menimbulkan kegagalan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Tidak diikut sertakan end user dalam proses tersebut akan menyebabkan perusahaan tidak dapat menilai dan meningkatkan desain yang ada untuk penyempurnaan sistem yang ada, selain itu perusahaan juga tidak dapat memonitor dan mengetahui apakah sistem yang digunakan sesuai kebutuhan saat ini, mengakibatkan perusaahaan tidak dapat mengevaluasi, melakukan perbaikan, dan memodifikasi sistem untuk meningkatkan kemampuan sistem sehingga sistem yang digunakan tidak efektif atau bahkan dapat ditingalkan penguna karena sudah tidak sesuai kebutuhan Menurut Sudono (2010), sebenarnya secara umum ada 3 hal penyebab kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak yaitu: 1. Tidak adanya IT Master Plan atau IT Strategic Planning dari perusahaan. Dalam beberapa kasus biasanya juga tidak terdapat posisi CIO (Chief Information Officer) atau CTO (Chief Technology Officer) dalam perusahaan. 5 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 2. Fokus profesional TI hanyalah pada tools, sehingga methodologies dan procedures biasanya diabaikan. Dalam berbagai kasus, profesional TI tidak mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang memadai dalam metodologi manajemen, proyek-proyek TI juga biasanya tidak mengacu kepada prosedur standar. 3. Profesional TI tidak berorientasi bisnis sehingga jarang sekali melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Dalam perusahaan biasanya hanya CIO atau CTO lah yang berorientasi bisnis dan bisa melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan, namun demikian sebenarnya profesional TI haruslah mempunyai orientasi bisnis walaupun seminim mungkin. Sudono (2010) menjelaskan bahwa solusi umum untuk mengurangi kemungkinan kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak mungkin bisa dilakukan dengan caracara berikut ini: 1. Posisi CIO atau CTO haruslah ada dalam perusahaan sehingga ada yang berbicara mewakili TI kepada CEO dan implementasi TI didukung penuh dari kalangan direksi. 2. IT Master Plan atau IT Strategic Planning haruslah ada. Perencanaan ini dibuat oleh CIO atau CTO. Perencanaan ini merupakan perencanaan keseluruhan TI untuk perusahaan dan dibuat berdasarkan kacamata bisnis perusahaan. 3. Profesional TI harus mempunyai pengetahuan dalam hal metodologi baik itu metodologi teknis maupun metodologi management seperti : IBM Rational Unified Process, Microsoft Solution Framework, Agile Development, Extreme Programming, UML, Design Pattern, Project Planning, Project Management, Requirement Management, Risk Management dan Change Management. 4. Selain itu kerja profesional TI harus mengacu kepada prosedur suatu standar agar dapat dikendalikan dan diprediksi hasilnya. Standar yang diambil bisa merupakan standar internasional seperti CMM (Capability Maturity Model) 6 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari atau ISO. Memang standard tidak bisa diambil penuh secara mutlak namun harus dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi perusahaan. 5. Profesional TI haruslah mempunyai pengetahuan dalam domain bisnis perusahaan dan haruslah mampu melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Sebagai contoh Profesional TI mungkin harus diberi pelatihan mengenai Teori Kompetisi Michael Porter, perhitungan ROI (Return of Investment) dan Information Economics. Dalam buku yang berjudul Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Oetomo (2002) mengemukakan beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya kegagalan sistem informasi. Adapun kegagalan sistem informasi tersebut yaitu sebagai berikut: 1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting, sementara mereka melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk, dan respon layanan kepada konsumen. 2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan kewajiban departemen TI sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke Departemen TI yang notabene orang teknik dan bukan perumus strategi perusahaan. 3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu. Akibatnya pemakai sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem karena mereka harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat system. 4. Interface SI seringkali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan kemampuan bahasa pembuatnya. 5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi terhadap perusahaan SI tradisional menjadi berbasis TI. Menurut Marimin et al. (2006), ada tujuh hal yang harus dihindari dalam mengembangkan sistem informasi, yaitu sebagai berikut: 7 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 1. Tidak berorientasi pada pengguna, meskipun secara teknis sistem canggih. Sistem seharusnya tidak dinilai atas dasar kecanggihan teknologi yang digunakan, tetapi sejauh mana sistem dapat membantu manajemen dalam pelaksanaan fungsifungsinya. Semakin besar perusahaan, semakin canggih teknologi informasi yang digunakan. Jika suatu perusahaan ingin mengembangkan sistem informasi, padahal perusahaannya kecil saja, maka tidak perlu menggunakan teknologi yang demikian canggih. Cukup teknologi yang standar atau dapat dibeli di pasar karena standar sistem informasi sudah banyak diperjualbelikan saat ini. 2. Mencoba melayani semua fungsi manajemen, Pada tahap awal, tim proyek seharusnya tidak berupaya untuk mengembangkan lebih dari tiga atau empat fungsi manajemen utama, yang disebut sebagai modul-modul SIM. Suatu sistem awal yang terlalu besar akan menambah kompleksitas rancangan, pengkodean, pelatihan, dan instalasi. Rancangan yang terlalu kompleks akan memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya, karena banyaknya program yang harus dibuat. Pengkodean yang terjadi juga cukup kompleks. 3. Mengabaikan dukungan manajemen, Dukungan manajemen puncak diperlukan agar proyek sistem berhasil. Dukungan penuh dari manajemen puncak harus diterima tim, paling tidak selama masa anggaran proyek SIM. Hal ini dikarenakan butuh waktu yang lama bagi sebuah tim untuk menyelesaikan proyek sistem, dari mulai investigasi sampai implementasi. 4. Semua anggota tim adalah orang ahli komputer, Dalam pelaksanaannya, penyusunan SIM hanya ditangani oleh orang yang ahlikomputer. Akibatnya, para ahli komputer tersebut mahir membuat program tapi tidak mengerti program itu akan digunakan untuk apa oleh perusahaan karena tidak adanya anggota tim yang memahami fungsi manajemen. 5. Menyepelekan waktu penyelesaian proyek, Lemahnya pengendalian proyek dapat dipecahkan melalui penerapan manajemen proyek yang baik. Kelemahan umum dari berbagai proyek yang ada, termasuk proyek pengembangan SIM, adalah tidak dapat selesai pada waktunya (on time). 8 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 6. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja pada tahap awal, Kesalahan yang sering diajukan oleh tim proyek pada tahap awal adalah menjanjikan pengurangan tenaga kerja. Dengan diterapkannya SIM, maka beberapa tugas dan pekerjaan mungkin menjadi hilang. Tetapi, jika pada tahap awal sudah mengisukan akan ada rasionalisasi, maka tahapan pengembangan sistem selanjutnya akan mendapat gangguan. 7. Mengembangkan sistem sendiri, padahal dapat dibeli Sebelum membuat sistem sendiri, organisasi hendaknya mempertimbangkan alternatif pembelian paket-paket yang ada. Sesudah tim proyek menentukan spesifikasi sistem, langkah selanjutnya adalah mengkaji berbagai sistem yang ada dipasar, sebelum membuat keputusan untuk menyusunnya sendiri di dalam organisasi. 9 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari III. PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Implementasi TI Implementasi sistem informasi bisa berhasil dan juga bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat dalam pembuatan dan implementasi sistem informasi tersebut. Menurut Sudono (2010), dalam berbagai survei yang telah dilakukan, terdapat rata-rata 70% angka kegagalan proyek TI. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Meta Group menyatakan 55%-75% proyek CRM gagal. CRM Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di Amerika Serikat, dan lebih dari 85% di Eropa dianggap gagal. Gartner Group menyatakan bahwa 75% proyek TI di Amerika Serikat gagal. Di Indonesia pada tahun 2003 majalah SWA membuat pernyataan berdasarkan survei bahwa 75% proyek TI di Indonesia gagal. Menurut survei yang dilakukan oleh kelomp ok peneliti industri meliputi sebuah laporan yang menyatakan bahwa lebih dari 50 % proyek CRM tidak memberi hasil yang dijanjikan. Di dalam laporan penelitian lainnya 20 % dari perusahaan yang disurvei melaporkan bahwa implementasi CRM benar-benar telah merusak hubungan lama Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sementara itu dalam sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya. Pemakai informasi secara terus menerus memperbaiki record secara manual. Kemudian dalam sistem yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional yang demikian besar atau, masalah-masalah pemrosesan data yang bersifat kronis. Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas memunculkan pertanyaan-pertanyaan yang harus dicari penyebab kegagalannya. Masalah Pokok Sistem Informasi Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh banyak faktor. Masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non 10 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah: 1.Desain Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi. 2. Data Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak cocok. 3. Biaya Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan. 4. Operasi Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara 11 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama. 3.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi implementasi SI Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah: 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line. 2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan 3. terhadap performance pekerjaan mereka. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. 4. Tujuan yang dicapai. 5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit. Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya ketakutan-ketakutan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal. Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian yang berbeda. Implementasi Konsep Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang 12 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen. Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal. Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang. Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer suatu sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan • Studi memfokuskan pada isu seperti: Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna • sistem. yang berorientasi pada bisnis atau organisasi. Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku. • Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen. • Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem. Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut: 1. Peran pengguna dalam proses implementasi. 2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi. 3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek. 13 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 4. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi. Keterlibatan dan pengaruh pengguna Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis dam kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, bagi pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit terhadap masalah yang perlu pemecahan dan mungkin terlampau tinggi dalam melihat kesempatan dalam meningkatkan proses bisnis atau cara-cara inovasi dalam menerapkan teknologi informasi. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. Dukungan manajemen Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan. Tingkat kompleksitas dan risiko Sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, organisasional dan komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang mempengaruhi tingkat risiko proyek, yaitu: 1. Ukuran Proyek 14 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari 2. Struktur Proyek 3. Pengalaman dengan teknologi Manajemen dan proses implementasi Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut: 1. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. 2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. 3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. 4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. Rangsangan dan Rekayasa Bisnis Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah yang berasal dari ketidakmampuan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali secara radikal proses bisnisnya. Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola karir, menimbulkan ancaman yang lebih besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen. Implementasi Sistem Informasi: Apa yang Salah? Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna: Analisis Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah. Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit. 15 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat. Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan. Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang mencukupi. Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan informasi yang mendukung kesuksesan. Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik. Desain Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain. Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini. Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi. Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup. Pemrograman Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampaurendah.Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap. Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis. Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik yang berorientasi pada objek. Program tidak didokumentasikan secara cukup. Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal Pengujian Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah. Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir. Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup. Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review. 16 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari Konversi Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup. Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai. Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional sebelum segalanya siap. Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup. Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup. 17 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Tidak semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau direncanakan. Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi. 4.2 Saran Perusahaan yang akan mengimplementasikan system informasi didalam perusahaannya, harus benar-benar memperhatikan factor-faktor penentu keberhasilan dan kegagalan, agar dapat meminimalisir kemungkinan penggunaan system informasi yang sia-sia. 18 MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari DAFTAR PUSTAKA http://zetzu.blogspot.com/2010/10/kesuksesan-dan-kegagalanpenerapan.html Marimin, Tanjung, H., dan Prabowo, H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Oetomo, BSD. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113. [23 November 2010] 19
