MODUL PERKULIAHAN Etik UMB Komunikasi Efektif Fakultas Program Studi FIKOM Marcomm Tatap Muka Kode MK 05 Disusun Oleh Reddy Anggara, S. IKom., M. IKom Deskripsi Kompetensi Pokok bahasan komunikasi efektif membahas mengenai manfaat komunikasi, macam-macam komunikasi, cara berkomunikasi, komunikasi efektif.. Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat mengertian komunikasi, dan unsurunsur komunikasi, mengetahui cara berkomunikasi, memahami bahasa tubuh, mampu melakukan komunikasi efektif. 0 Pengantar Bayangkan jika kita hidup dalam dunia yang tidak ada komunikasi. Betapa sunyinya dunia ini. Bagaimana kita bisa berteman, mempunyai pacar, ataupun berhubungan dengan orang-orang di sekitar kita. Tuhan menciptakan manusia di dunia ini tidak hanya seorang diri. Setelah menciptakan Adam, Tuhan menciptakan Hawa untuk menemaninya. Tuhan juga memberikan saranasarana agar manusia dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi, seperti mulut untuk bicara, telinga untuk mendengar, mata untuk menatap, serta seluruh tubuhnya untuk menyampaikan pesan melalui bahasa tubuh. "Halo, sepertinya saya mengenalmu deh."Doni berusaha membuka percakapan dengan gadis yang duduk di sampingnya di angkutan umum menuju kampus. Sang gadis menoleh dan menatap Doni yang memperlihatkan wajah ramahnya. "Boleh kenalan? Saya Doni, kuliah di Universitas Mercu Buana Program StudiArsitektur. Nama kamu siapa?" Doni tidak menyia-nyiakan kesempatan tersebut sambil mengulurkan tangannya. Mendengar suara dan wajah ramahnya, sang gadis menyambut tangan Doni dan menyebutkan namanya, "Saya Dinda, kita kuliah di UMB juga, Program Studi Manajemen" Kemudian terjalinlah komunikasi di antara keduanya dan berlanjut pada persahabatan yang lebih erat karena mereka selalu berangkat dengan angkutan yang sama pada waktu yang sama menuju kampus. Komunikasi adalah proses berbagi makna melalui perilaku verbal (katakata) dan nonverbal (non kata-kata) yang melibatkan dua orang atau lebih. Pada contoh di atas, Doni dan Dinda memulai komunikasi dengan berbagi informasi melalui perilaku verbal (kata-kata), dan non verbal yaitu bahasa tubuh Doni (wajah ramahnya) yang mengekspresikan ketulusan serta niat baik, yang membuat Dinda percaya untuk merespons pesannya (berkenalan). Apabila pesan yang disampaikan Doni justru membuat Dinda takut (tidak percaya), maka komunikasi tidak akan terjalin, malah kemungkinan Dinda akan segera turun di 1 perhentian terdekat.Menurut Albert Mahrabiyan dari Universitas California Los Angeles (UCLA), ada 3 unsur dalam pesan: 1. Pelafalan: berhubungan dengan kata-kata dan kalimat 2. Fonetik: aksen suara dan cara mengucapkan kata-kata tanpa ada hubungannya dengan makna kata 3. Visi: apa yang dilihat seseorang pada pembicara. Pada kondisi normal, apabila pesan datang dengan jelas dan tidak kontradiktif, maka tingkat kredibilitasnya atau kepercayaannya akan naik. Tetapi jika pesan datang dengan kacau dan kontradiktif di antara ketiga unsur di atas, maka tingkat kredibilitasnya sebagai berikut: Pelafalan : 7%; Fonetfik : 38%, dan Visi 55%. Hal ini menunjukkan manusia lebih mempercayai apa yang dia lihat daripada yang dia dengar. Perhatikan kasus Doni dan Dinda tadi. Komunikasi Efektif Seperti telah dibahas sebelumnya, komunikasi dikatakan efektif bila pesan yang disampaikan bisa dipahami dengan tepat oleh penerima pesan.Untuk mencapai komunikasi efektif, berikut ini terdapat beberapa teknik yang harus diperhatikan: 1. Komunikasi Dua Arah Saat Anda sedang kesal dengan pacar, sering Anda mendiamkan dia. Tetapi sesungguhnya Anda berharap pacar akan membujuk, merayu atau paling tidak bertanya agar Anda tidak marah lagi. Tapi dia ternyata tidak melakukan apa-apa, jangankan bertanya atau merayu, telepon pun tidak dilakukannya. Kesalahpahaman seperti ini menandakan macetnya komunikasi. Komunikasi dua arah tidak terjadi. Pesan yang Anda sampaikan tidak diterima oleh pacar Anda dengan tepat. Agar komunikasi efektifharus ada usaha dari kedua belah pihak untuk saling memahami pesan yang diterima dan disampaikan serta saling mengerti untuk mau mendengarkan dan menanggapi dengan benar. 2 Sehingga bila Anda kesal pada pacar Anda, komunikasikan perasaan Anda dengan kata-kata yang jelas, sampaikan bahwa Anda kesal dan sampaikan pula apa yang Anda inginkan darinya. Bahasa tubuh Anda saja tidak cukup mengkomunikasikan apa yang Anda harapkan darinya. Jadi jangan hanya diam dan cemberut saja.Dalam komunikasi dua arah terdapat dua peran, yaitu pembawa pesan dan penerima pesan. Ada pihak yang berbicara dan ada yang pihak yang mendengar. Berikut ini akan dibahas bagaimana berbicara dan bagaimana mendengar dengan efektif. a. Berbicara Berbicara adalah sarana terpenting untuk berhubungan dengan orang lain dan memberi pengaruh kepada mereka. Berbicara adalah keahlian yang sangat mahal, membutuhkan latihan untuk mahir berbicara. Sebelumnya telah dibahas tentang hal-hal teknis dalam cara berbicara, yaitu pengaturan volume, kecepatan bicara dan nada bicara. Perhatikan bila seorang orator berbicara di televisi atau pada ceramah umum, misalnya Aa Gym. Beliau adalah seorang pembicara yang menggugah dan mengubah. Teknik berbicara seperti ini adalah sebuah ketrampilan menyampaikan gagasan atau ide kepada orang lain sehingga mendorong dan memotivasi orang tersebut untuk melakukan perubahan. Kiat-kiat yang harus diperhatikan saat berbicara antara lain: 1. Tujuan pembicaraan yang terfokus Seseorang harus memiliki tujuan pembicaraan yang jelas dan terfokus, agar dia dapat menyampaikan pesannya dengan jelas karena mengetahui arah pembicaraan. Orang yang tidak memiliki tujuan pembicaraan, tidak tahu apa yang harus dikatakan, bicara berbelit-belit dan lompat-lompat, sehingga tidak menarik orang untuk mendengarnya. 2. Jiwai tujuan Agar tercapai, tujuan yang telah ditetapkan harus dihayati. Jika pembicara menghayati tujuannya, maka ia akan mudah mentrasfernya kepada pendengar dengan percaya diri. Penghayatan terhadap tujuan dilakukan dengan mengamalkan isi pembicaraan tersebut, sehingga menjadi bagian dari dirinya. 3 3. Memperhatikan latar belakang pendengar, Perhatikan latar belakang pendengar baik latar belakang sosial, budaya maupun keilmuan. Di antara pendengar ada kalangan akademisi, orang awam, anak-anak, orang dewasa, laki-laki dan perempuan, dsb. Dengan mengenal pendengar dan dapat memilih kalimat-kalimat yang tepat, agar pean tersampaikan dengan jelas. 4. Penggunaan ungkapan atau istilah sesuai situasi. Contohnya jangan menggunakan bahasa gaul dalam berbicara dengan guru/dosen. Hindari menggunakan istilah-istilah ilmiah yang hanya dimengerti sekelompok tertentu bila berbicara di depan orang-orang awam. Penggunaan ungkapan yang kurang tepat menyebabkan pesan tidak dapat dipahami dengan benar atau Anda dianggap sok tahu. 5. Penggunaan contoh-contoh, Menyelipkan contoh-contoh, kisah-kisah atau peristiwa membantu menambah tingkat pengaruh dan keyakinan kepada pendengar. 6. Memperhatikan waktu dalam berbicara, Bila Anda bicara terlalu lama orang akan bosan, tetapi bila terlalu sebentar orang tidak puas dan informasi tidak sampai dengan tuntas dan jelas. 7. Memperhatikan pengaturan volume suara, intonasi, gerak tubuh. Dalam pembicaraan perlu memberikan penekanan-penekanan pada hal-hal penting, salah satunya dengan memperbesar volume suara, menaikkan intonasi, memajukan tubuh. Jadikanlah suara Anda penuh energi dan vitalitas. Kenali tempat-tempat berhenti dalam bicara Anda dan ungkapan-ungkapan penting yang perlu penegasan. Diamlah pada ungkapan tesebut dan ulangi sekali lagi. Tersenyumlah pada saat yang tepat, tataplah mata pendengar / audiens. 8. Lengkapi informasi Pelajari semua informasi tentang topik atau tujuan pembicaraan, misalnya ruang lingkup, akibat yang mungkin timbul, prosedur, resiko dan aturan. Dengan demikian orang yakin Anda menguasai tujuan pembicaraan dan akan lebih mudah memahami pesan yang Anda sampaikan. 9. Peka terhadap pendengar. Pendengar adalah partner berbicara. Diamlah untuk memberi kesempatan pihak lain berbicara dan mengungkapkan pendapatnya. Dengan mendengar pendapat orang lain Anda bisa menilai apakah pesan yang Anda dipahami oleh orang tersebut. Jangan memonopoli pembicaraan 4 10. Selipkan humor Humor dan hal-hal menarik dapat diselipkan untuk menghangatkan dan mempermudah proses komunikasi serta mempermudah meyakinkan dan memberi pengaruh pada orang lain. b. Memulai Percakapan Percakapan adalah cara komunikasi verbal yang paling umum dan mudah dilaksanakan oleh dua orang atau lebih. Sebagai manusia kita membutuhkan orang lain untuk saling berinteraksi. Bahkan di tempat umum yang asing pun kita tidak bisa menghindari percakapan dengan orang lain, entah itu hanya menanyakan waktu, arah ataupun berbicara dengan penjaga toko. Di berbagai tempat kita bisa bertemu dan berkenalan dengan orangorang baru, dan percakapan adalah alat yang paling mudah digunakan. Dalam berinteraksi dengan orang lain, perlu diingat bahwa tindakan Anda terhadap orang lain akan membawa reaksi yang sama pada Anda. Jika Anda baik pada mereka, mereka akan baik pada Anda. Jika Anda santun pada orang lain, mereka akan santun pula pada Anda. Kesimpulannya Jika Anda ingin memperoleh, maka Anda harus terlebih dulu memberi. Untuk memulai percakapan dengan orang asing Anda harus membuat lawan bicara menjadi orang yang paling penting di seluruh dunia. Contoh: "Saya sangat tertarik pada komputer, tetapi sayang saya betul-betul tidak memahaminya. Maukah Anda menerangkannya lebih banyak?" (kiat ini dapat digunakan dalam berbagai pekerjaan dan profesi) "Saya suka bau harum parfum yang Anda gunakan. Bolehkah saya tahu parfum apa yang Anda pakai dan di mana saya dapat membelinya?" Jurus jurus pembuka seperti di atas akan membuat percakapan berlanjut, karena orang yang Anda ajak bicara pasti dengan senang hati menyambut percakapan Anda karena memancing orang untuk membicarakan minat mereka. Hindari menggunakan jurus pembuka yang hanya membutuhkan jawaban jawaban singkat dan topiknya tidak dia minati. Karena dapat dipastikan percakapan mengalami kebuntuan dan tidak akan berlanjut. Contoh: "Halo .......... apa kabar? ;jawaban yang diharapkan adalah "Baik-baik saja"; dan percakapan mandeg dalam kebisuan, karena penanya tidak benar-benar berminat mendengar keluh kesahnya. "Hari ini indah............ lebih sejuk dari biasanya.... Rasanya akan hujan". 5 c. Mendengar Menurut Olliver Wendell Holmes, mampu mendengarkan orang lain dengan sikap simpatik dan penuh pengertian mungkin merupakan mekanisme paling efektif untuk menjalin hubungan baik dengan orang lain dan menjalin persahabatan abadi. Mendengarkan ternyata tidak mudah. Banyak dari kita yang tidak tahu bagaimana mendengarkan. Di bawah ini akan dibahas gaya mendengarkan yang buruk, manfaat mendengarkan dan seni mendengarkan Lima Hukum Komunikasi Efektif Banyak ahli komunikasi yang memiliki kesamaan pandangan mengenai hubungan antara proses komunikasi dan kinerja perkantoran. Mereka bersepakat bahwa komunikasi efektif dan tingkat kinerja perkantoran berhubungan secara signifikan. Memperbaiki komunikasi perkantoran berarti memperbaiki kinerja perkantoran perkantoran. Perkantoran yang berfungsi baik, ditandai oleh adanya kerjasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerjasama, saling koreksi, dan terdapat sistem pembagian tugas antarkomponen tersebut. Suatu perkantoran dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya, ketika proses komunikasi antarkomponen tersebut dapat diselenggarakan secara harmonis, maka perkantoran tersebut semakin kokoh dan kinerja perkantoran akan meningkat. Lima (5) Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya 6 adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. Hukum # 1: Respect Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa "Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai." Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya. Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga 7 rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager. Hukum # 2: Empathy Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand – understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer's behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. 8 Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan. Hukum # 3: Audible Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. Dari sisi delivery channel, penggunaan teknologi bisa membantu melipatgandakan pancaran sinyal pesan yang ingin disampaikan sehingga bisa diterima oleh jauh lebih banyak orang. Ini yang disebut sebagai kerjacerdas. Misalnya saja, dengan menggunakan media Internet, kita bisa berkomunikasi dengan sangat mudah dan murah kepada banyak orang. Pendeknya High Tech namun tetap High Touch. 9 Hukum # 4: Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. Hukum # 5: Humble Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap Rendah Hati pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat 10 membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. Pendapat lain mengemukakan, bahwa untuk membangun komunkasi yang efektif perlu memperhatikan hal-hal berikut: 1. Kontak Mata Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Usahakan mempertahankan kontak mata sepanjang pembicaraan, agar lawan bicara Anda tak merasa diabaikan. 2. Ekspresi Wajah Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagi contoh: sebuah senyum mengungkap keramah-tamahan dan kasih-sayang;Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran; Mengernyitkan dahi menyampaikan ketakutan dan kegelisahan. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi saat melakukan komunikasi tunjukan ekspresi bahwa Anda tertarik dengan bahan pembicaraan. 3. Postur Tubuh Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan meyakinkan dari Anda. Mereka bisa jadi semacam tambahan untuk cara efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh: menundukan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan; mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan; Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik Anda saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara. 11 4. Selera Berbusana Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik. Penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampun komunikasi kita. 12