Sistem Kantor

Materi – 03
Sistem Kantor
Materi – 03
Sistem Kantor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Urgensi Sistem Kantor
Pengertian Sistem Kantor
Karakteristik Sistem Kantor
Tujuan Sistem Kantor
Kelebihan Sistem Kantor
Keterbatasan Sistem Kantor
Prinsip-prinsip Pengembangan
Sistem Kantor
Teknik Mengembangkan Sistem
Kantor
Langkah-langkah Pengembangan
Sistem Kantor
Integrasi Sistem
Revisi Sistem
Urgensi Sistem Kantor
Tujuan Organisasi
Sistem Kantor
Kompetisi
Biaya
Pengertian Sistem Kantor
Sebuah jaringan prosedur
yang terintegrasi dan
dirancang untuk
melaksanakan kegiatan
utama
Terry, G.R.
Kesimpulan Pengertian Sistem Kantor
Sistem perkantoran terdiri
atas subbagian yang saling
berkaitan, yang beroperasi
secara berurutan, tetapi
tidak terpisah
Sistem perkantoran
berkaitan dengan
pencapaian tujuan
organisasi
Sistem perkantoran
memiliki prosedur yang
baku untuk melakukan
kegiatan
Karakteristik Sistem Kantor
Efektif
Sistem kantor dianggap efektif
ketika dapat mencapai tujuan
yang sudah ditetapkan
Efisien
Sebuah sistem yang efisien
harus dapat menurunkan biaya.
Handal
Sistem memiliki hasil yang
konsisten
Fleksibel
Sistem mampu menyesuaikan
diri dengan perubahan kondisi
lingkungan
Sederhana
Desain sistem tidak rumit.
Kesederhanaan sistem
memfasilitasi pemahaman pada
pengguna sistem.
Diterima
Sistem dapat diterima dan
digunakan oleh pengguna
sistem.
Tujuan Sistem Kantor
Efisiensi
dalam
pemanfaatan
sumber daya
organisasi
Efisiensi mengandung makna efektivitas
dan ekonomis. Efektivitas berarti
layanan yang lebih cepat kepada
pelanggan sesuai kebutuhan pelanggan.
Ekonomis berarti produktivitas yang
lebih tinggi dengan biaya lebih rendah,
pemanfaatan personil dan peralatan
yang baik, dan persediaan disimpan pada
tingkat yang optimal
Tujuan Sistem Kantor
Mengendalikan
biaya operasi
Sistem adalah dasar untuk
mengendalikan biaya operasi. Hasil
kerja saat ini dibandingkan dengan
standar. Jika ketidaksesuaian
ditemukan, langkah-langkah
perbaikan untuk menyesuaikan atau
memodifikasi metode penanganan
dapat dilakukan.
Tujuan Sistem Kantor
Meningkatkan
efisiensi
operasional
Ini berarti bahwa gerakan yang tidak
perlu, keterlambatan dan
ketidakpastian diminimalkan. Pada
saat yang sama tanggung jawab untuk
tugas-tugas khusus didelegasikan,
sehingga atasan dapat melaksanakan
tugas sesuai dengan kewenangannya.
Tujuan Sistem Kantor
Membantu
pencapaian
tujuan
organisasi
Jika sistem dirancang dengan baik dan
digunakan secara efektif, maka sistem
tersebut dapat membantu pencapaian
tujuan organisasi, yaitu menjamin
kepuasan pelanggan, pengurangan
biaya dan keuntungan yang lebih
tinggi.
Kelebihan Sistem Kantor
Kelancaran aliran kerja
Penetapan tanggung jawab
Karyawan mengikuti metode yang
baku untuk membantu menghindari
gerakan yang tidak perlu,
keterlambatan, dan kesalahan saat
melaksanakan instruksi pekerjaan
Sistem membagikan dan mendistribusikan
pekerjaan kantor secara sistematis
Keseragaman tindakan
Sistem juga membantu karyawan
untuk mengikuti prosedur yang
sama untuk pekerjaan yang sama
(standar)
Ekonomis
sistem menghilangkan: gerakan yang
tidak perlu, duplikasi kegiatan,
keterlambatan, dan kesalahan
Pelatihan karyawan
Sistem memberikan pelatihan yang
sederhana namun efektif untuk melakukan
berbagai kegiatan kantor
Koordinasi kegiatan
Sistem membantu karyawan untuk
memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan
yang berbeda di departemen lain
Mengurangi beban manajemen
Sistem membantu dalam memastikan
tindakan yang konsisten untuk pekerjaan
rutin
Keterbatasan Sistem Kantor
Kesulitan membangun sistem
Merancang sistem yang cocok
didasarkan pada banyak faktor yang
mungkin tidak selalu menguntungkan
bagi pembentukan sebuah sistem
Kesulitan mematuhi sistem
Pekerjaan tertentu selalu
membutuhkan fleksibilitas dalam
pelaksanaannya. Sistem yang kaku
dapat menghambat pelaksanaan
pekerjaan
Sistem tidak dapat berguna
sepanjang waktu
Keadaan yang dinamis menuntut
sistem untuk menyesuaikan dengan
perubahan organisasi
Investasi sistem
Penerapan sistem melibatkan
timbulnya pengeluaran tambahan.
Sebagai contoh, sistem mekanisasi
pekerjaan kantor, membutuhkan
investasi pada komputer
Prinsip Pengembangan Sistem Kantor
1. Sistem harus sederhana untuk
memudahkan pengawasan;
2. Sistem didasarkan pada
spesialisasi;
3. Menghindari penulisan, gerakan
atau upaya yang tidak perlu;
4. Menghindari kemacetan, dan
mencari aliran terbaik dari
pekerjaan;
5. Menghindari duplikasi pekerjaan,
terutama dengan formulir yang
digunakan;
6. Menghindari pemeriksaan yang
tidak perlu;
6. Sistem harus fleksibel dan mudah
beradaptasi dengan kondisi yang
berubah;
8. Distribusi yang tepat kepada para
karyawan;
9. Latihan terus-menerus untuk
mengendalikan kinerja;
10. Pemanfaatan peralatan kantor
dengan penggunaan yang
maksimum;
11. Penggunaan urutan terbaik dalam
melakukan operasi.
Teknik Mengembangkan Sistem Kantor
Gunakan bagan (chart) yang sesuai,
untuk mempelajari dan menganalisis
secara rinci pekerjaan yang dilakukan
Tentukan bagian mana dari
pekerjaan yang sangat penting,
dengan memperhatikan tujuan kantor
Untuk menghilangkan operasi yang
tidak perlu, pertanyaan-pertanyaan
berikut harus dijawab.
• Apakah sistem diperkukan?
• Untuk apa sistem dibuat?
• Seberapa sering sistem
digunakan ?
• Oleh siapa digunakan?
Pertimbangkan semua metode
alternatif untuk suatu operasi.
Metode terbaik untuk setiap operasi
dipilih berdasarkan tiga kriteria, yaitu
pengendalian, biaya dan kebutuhan
karyawan.
Standar kerja yang wajar pada setiap
operasi ditetapkan dengan
memperhatikan pengendalian dan
penggunaan sumber daya manusia.
Gunakan aliran pekerjaan untuk
menghitung sumber daya manusia yang
dibutuhkan dan mencari urutan yang
benar dari suatu operasi.
Sesuaikan desain dan tata letak kantor
dengan aliran kerja.
Latih karyawan untuk melaksanakan
sebuah sistem.
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Menetapkan Kebijakan dan Tujuan
Penetapan tujuan
merupakan dasar dari
perencanaan sebuah
sistem
Penetapan tujuan dan kebijakan harus
menjawab beberapa pertanyaan berikut:
• Informasi apa yang akan disediakan dan
untuk siapa;
• Apakah ada peluang untuk mengurangi
biaya;
• Berapakah tingkat pertumbuhan yang
diharapkan dari informasi;
• Apakah mekanisasi dapat dilakukan;
• Seberapa besar tingkat persaingan.
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Mendefinisikan batas sistem
Batasan-batasan ini
memberikan kerangka
kerja kepada sistem
untuk beroperasi.
Batasan-batasan yang
ditetapkan tergantung pada
tujuan dan konten sistem
Dalam beberapa kasus, saran dan
keinginan spesifik dari manajer
puncak dikomunikasikan kepada
perancang sistem
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Pengumpulan data
ASPEK PENTING
•
•
•
•
Jenis data
Sumber data
Waktu pengumpulan
Pendekatan pengumpulan data
SUMBER DATA
• Bagan struktur organisasi dan
pedoman organisasi
• Aliran sistem dan informasi
• Data akuntansi
• Pengamatan kerja
• Wawancara dengan supervisor dan
karyawan
PENDEKATAN PENGUMPULAN DATA
• dari awal asal dokumen menuju ke akhir penggunaan dokumen
• dari akhir penggunaan dokumen bergerak mundur ke awal dokumen
• diawali dari suatu titik di antara asal dokumen dan akhir penggunaan
dokumen, kemudian bergerak maju ke akhir dokumen atau mundur ke
awal dokumen
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Pengorganisasian informasi
CARA PENGORGANIASIAN DATA
•
•
•
•
•
Berdasarkan tujuan
Berdasarkan unit kerja
Berdasarkan masukan dan luaran
Berdasarkan proses
Berdasarkan masalah
PENYAJIAN GRAFIS
•
•
•
•
flow charts,
process charts,
operation charts, dan
work distribution charts
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Evaluasi Informasi
Analisis biaya-manfaat harus
dilakukan karena sistem yang
dirancang harus mudah digunakan
serta hemat biaya
Beberapa evaluasi, sampai batas
tertentu, tergantung pada penilaian
dan keyakinan individu, karena
beberapa informasi mungkin berisi
unsur-unsur yang tidak terukur
Dimungkinkan untuk mendapatkan
data yang akurat tentang biaya dan
produktivitas karyawan secara
kuantitatif, melalui pengambilan
sampel untuk menentukan
keakuratan dokumen sumber dan
kehandalan laporan dan catatan
Sistem sangat dipengaruhi oleh faktorfaktor yang beroperasi di luar
organisasi
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Menentukan lokasi sistem
Lokasi sistem ditentukan oleh desain
sistem
Informasi yang dikumpulkan
mengenai prosedur dan sistem,
memberikan fakta-fakta tentang
kualitas dan kuantitas pekerjaan yang
telah dilakukan
Memperhitungkan kemungkinan
perubahan masa depan (misalnya
penggunaan mesin kantor baru) dalam
mengembangkan sebuah sistem
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Penerapan Sistem
Sistem yang telah direncanakan, perlu
dikomunikasikan kepada karyawan di
semua tingkatan.
Perubahan sistem dapat
mengakibatkan perubahan metode
kerja dan meningkatkan mekanisasi.
Diperlukan pelatihan karyawan
mengenai metode baru tersebut dan
membeli mesin-mesin baru serta
melatih atau merekrut karyawan baru
untuk menjalankan mesin-mesin
tersebut
Integrasi Sistem Kantor
PENGERTIAN INTEGRASI SISTEM
Upaya menyatukan berbagai sistem yang ada di kantor untuk
mendapatkan satu sistem utama
LANGKAH-LANGKAH
• Penyusunan rencana sistem
induk
• Menetapkan aliran
informasi
KEUNTUNGAN
• Koordinasi
• Efisiensi operasi
• Optimalisasi tujuan
KERUGIAN
• Pekerjaan tidak efektif
• Duplikasi pekerjaan
• Penggunaan kertas kerja
yang tidak perlu
Revisi Sistem Kantor
• Sistem memiliki keterbatasan
• Seiring dengan perkembangan
waktu, kegunaannya akan
semakin menyusut
Dalam rangka membuat sistem
yang lebih efektif dan untuk
memperoleh manfaat terbaik
dari sistem, diperlukan revisi
sistem tersebut secara terus
menerus
PERTANYAAN REVISI SISTEM
•
•
•
•
•
Siapa yang membutuhkan informasi ?
Jenis informasi apa yang dibutuhkan ?
Dalam bentuk apa dan bagaimana aliran informasi yang dibutuhkan ?
Adakah kendala biaya dalam menyediakan informasi ?
Siapa yang akan merevisi sistem ?
Materi – 03
Terima kasih......