MODERN OFFICE ADMINISTRATION RUANG LINGKUP

MODERN OFFICE ADMINISTRATION
RUANG LINGKUP
MANAJEMEN PERKANTORAN
A.Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu proses pencapaian tujuan dengan melalui kerjasama orang lain. Proses
tersebut adalah :
Perencanaan
Pengorganisasian
Penggerakan
Pengawasan
Pengendalian
Mengenai pengertian office manajemen terdapat beberapa definisi yang dapat disampaikan, antara
lain:
1. Menurut George R Terry
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan pembuatan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari
pimpinan.
2. Menurut Wiliam Leffingwell & Edwin Robinson
Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, dimulai dari
pembuatan warkat, pemakaian warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari.
B. Pengertian kantor dapat ditinjau dari 2 (Dua) segi, yaitu:
1. Dari segi fisiknya, Kantor adalah suatu tempat atau wadah kegiatan-kegiatan mengenai
pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi.
Pengurusan Informasi : Usaha penerimaan /penyampaian berita dari / kepada orang lain
2. Dari segi Aktivitas / kegiatan kantor adalah dimana dikantor tersebut terdapat adanya
pembagian pekerjaan atau hubungan kerja diantara orang-orang yang bekerja sama untuk ]
mencapai tujuan tertentu.
Oleh karena definisi / pengertian manajemen adalah untuk mencapai tujuan dengan / melalui orang
lain dan juga dalam prosesnya diperlakukan aktivitas-aktivitas seperti : Perencanaan,
Pengorganisasian, dan Pengawasan, maka penggunaan istilah manajemen sering dipakai . sejalan
dengan perkembangan jaman. Maka istilah manajemen lebih banyak dipakai baik di dalam
organisasi pemerintahan maupun swasta.
Dari pengertian diatas, maka secara sederhana pengertian manajemen perkantoran adalah aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian sumber daya kantor dalam melakukan
pekerjaan kantor tersebut sehingga dicapai tujuan yang diinginkan.
C. Sumber daya kantor untuk mencapai suatu tujuan sebagai berikut:
1. Personalia kantor
Dalam hal ini perlu adanya orang-orang yang cakap untuk menunjang tujuan manajemen.
Oleh karena itu perlu rencana yang matang mulai dari penarikan SDM, penempatan,
pengembangan, hingga pemeliharaan yang akan menghasilkan SDM yang berkualitas,
bemotivasi, dan berdedikasi tinggi sebagai tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.
2. Permodalan/ Uang
Hal ini berkaitan dengan penentuan kebijaksanaan keuangan yang memerlukan perhitungan
yang matang tentang keperluan kantor baik secara rutin maupun insidental, bagaimana
membiayai keperluan –keperluan tersebut dan juga system pengawasan yang akan dilakukan
untuk menghindari pembirisan dan penyelewengan yang dapat merugikan organisasi.
3. Perlengkapan dan Pembekalan
Harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efektivitas yang tinggi, namun tak
lupa juga untuk memperhatikan harga, mutu dan juga perawatannya.
4. Mesin- mesin Perkantoran
Harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi
sehingga mampu bersaing degan organisasi lain. Hal ini yang perlu diperhatikan juga yaitu: manfaat
& kegunaan serta efisiensi dari segi biaya dan faktor lingkungan organisasi
5. Metode kerja
Adalah tata cara melaksanakan tujuan organisasi secara efisien dan efektif
6. Waktu kerja
Harus dicermati untuk menghindari pemborosan waktu yang berarti pula pemborosan tenaga dan
uang serta tertundanya pencapaian tujuan, oleh karena itu perlu adanya time study and motion
study
Time study : Mempelajari/ mencermati waktu yang dibutuhkan seseorang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan
Motion study : Mempelajari/ mencermati gerakan-gerakan yang dilakukan seseorang untuk
menyelesaikan sutu pekerjaan.
Dari kedua study tersebut maka organisasi dapat menghindari / menghilangkan gerakan-gerakan
dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sebagai terciptanya
waktu kerja yang efektif.
7. Tempat kerja
Kondisi yang representative baik letak tempat, tata ruang yang baik, sehingga dapat mendukung
setiap SDM untuk melaksanakan aktivitasnya.
D. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Pengelolaan sumber daya kantor yang professional: hal ini dilakukandengan prosedur recruitment,
penempatan perssonil kantor, pengembangan personil kantor, dan pemeliharaan personil kantor
serta kebijaksanaan PHK dan pensiun personil kantor
Penyediaan organisasi perkantoran yang sesuai kebutuhan jenis organisasi berkaitan dengan “ the
right man on the right place” sehingga tiap personil memahami betul wewenang dan tanggung
jawabnya yaitu bertanggung jawab kepada siapa dan dapat bekerjasama/ berkoordinasi dengan
siapa.
Pengaturan kegiatan- kegiatan kantor dan sekretariat agar dapat menjalankan fungsinya dengan
baik.
Penentuan tugas-tugas seorang sekretariat kantor dan urusan kesekretariatan
Kegiatan dalam sekretariat antara lain :
menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat meliputi:
~ Pembuatan
~ Penerimaan
~ Pengiriman & Pendistribusian
~ Penyimpanan warkat
menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun eksternal yaitu:
~ Internal, melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis
~ Eksternal, melaksanakan hubungan/ komunikasi massa atau hubungan masyarakat (public
relation)
menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/ kunjungan sekretaris yang berfungsi sebagai
manajer adalah seorang pimpinan yang membawahi sutu satuan organisasi yang melakukan
pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan
menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat
Pengaturan system komunikasi yang baik
pengaturan pengolahan data dan metode yang akan digunakan
Pengaturan efisiensi pekerjaan kantor
Dari Ruang lingkup manajemen perkantoran yang demikian banyak, maka untuk menjadi seorang
manajer perkantoran maka syarat-syarat yang harus dimiliki (Job spesification) yaitu:
Cakap dalam bidang tugasnya,baik dalam pengelolaan personalia, organisasi maupun sumber daya
kantor yang lainnya.
Cepat & tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah mempelajari & mengetahui
keadaan saat ini dan dampaknya dikemudian hari
Mempunyai keyakinan yang tinggi
Mempunyai semangat untuk mencapai tujuan
Penuh inisiatif & daya kreatifitas dan Antusias
Penuh kepercayaan pada diri sendiri
Mempunyai sikap untuk bekerjasama
Harus bersikap terbuka (bersedia & mau menerima kritik dari pihak manapun untuk kemajuan
organisasi/ perusahaan.
Disamping menggunakan istilah pekerjaan perkantoran, maka istilah yang lebih dikenal adalah Tata
usaha. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
organisasi.
Yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas diatas tersebut adalah :
Menghimpun adalah kegiatan mencari & mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan
Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis mengenai keteranganketerangan yang diperlukan sebagai wujud tulisan yang dapat dibaca,dikisian dan disimpan
Mengolah adalah kegiatan-kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud untuk
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna
Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,sebanyak jumlah yang
diperlukan
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada
pihak lain
Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman
Secara garis besa, tata usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu:
Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi
Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat
Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
Secara garis besar Tata usaha juga mempunyai 3 ciri utama yaitu :
Bersifat pelayanan, memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan oleh karena
itu kegiatan tata usaha harus selalu dikaitkan dengan semua pekerjaan operatif
Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
E. Pengertian Sistem perkantoran
Adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan
bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
Jadi adalah menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap system
perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry , perencanaan system perkantoran
adalah aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana,
dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut penetapan
tujuan, haluan, system, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitanya dengan:
Pekerjaan rutin & arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
Rancangan & pemakaian Formulir perkantoran
Penggunaan mesin & Perlengkapan kantor
Metode Perkantoran Prosedur Perkantoran System Perkantoran
(Office methods) (Office procedures) (Office System)
F. Manfaat dari perencanaan system perkantoran Sbb:
Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan
Pengurangan keterlambatan dan hambatan
Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha
Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi
Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha
G. Prinsip- prinsip Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancer tanpa terjadi hambatanhambatan
Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat
Meminimalkan perjalanan mondar-mandir petugas
Menghindari tulis menulis yang tidak perlu
Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja
Menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan pembekalan kertas adalah minimum
Mencegah berlangsungnya banyak pencatatan & pengecekkan yang tidak perlu
Menciptakan prosedur rutin yang tetap
Menghindari pengecekkan yang tidak perlu
Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin tapi tidak secara berlebihan
Menggunakan asas kesederhanaan