Teknologi Informasi dan Produktivitas Kerja Pegawai

Teknologi Informasi dan
Produktivitas Kerja Pegawai
Oleh
Muji Joko Warsito
PENDAHULUAN
• Teknologi informasi semakin memainkan peran
yang signifikan dalam manajemen perkantoran saat
ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya
birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya
akses informasi dari satu titik ke titik lainnya.
Tentu saja, teknologi informasi tidak akan
sedemikian besar kontribusinya bagi
perkembangan manajemen perkantoran jika peran
sumber daya manusia tidak dioptimalkan.
• Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari
peran perangkat komputer, manajemen dan
teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat
dikatakan sebagai jantung teknologi informasi.
Sejak 1990an perangkat komputer telah
mengalami perkembangan yang sangat pesat.
• Sehubungan dengan perkembangan teknologi
infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi
perkembangan yang signifikan di hampir semua
lembaga tidak terkecuali di UNY,
• Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen
kelembagaan khususnya manajemen perkantoran
dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk
meningkatkan produktivitas kerjanya
• Contoh kasus,
• jika seorang pegawai ekspedisi
menghabiskan waktu satu sampai dua jam
untuk mengantar surat maka dengan
menggunakan mesin fax atau e-mail maka
waktu yang dua jam tadi dapat
dimanfaatkan untuk mengerjakan
pekerjaan lain. Dengan lain perkataan,
pegawai ekspedisi tersebut dapat
ditingkatkan produktivitasnya
Tiga kategori masalah
•
•
•
Pelayanan perkantoran sebelum adanya
kemajuan teknologi/perangkat komputer
Pelayanan perkantoran setelah adanya
teknologi/perangkat komputer
Pelayanan perkantoran setelah adanya
komputer, jaringan dan TI
Dari konstelasi masalah di atas
dapat kita ambil berbagai
pernyataan berikut
• 1) Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi
produktivitas kerja pegawai?
• 2) Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi
dalam manajamen perkantoran modern terhadap
produktivitas kerja pegawai?
• 3) Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan
teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern
terhadap produkitivitas kerja pegawai?
• 4) Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat
produktivitas kerja pegawai di bidang manajemen
perkantoran?
PENERAPAN TEKNOLOGI
INFORMASI
• Saat ini teknologi informasi sudah
memasuki taraf kemajuan yang luar biasa.
Penemuan teknologi prosesor komputer
yang sudah semakin cepat, semakin
tingginya kecepatan Random Access
Memory (RAM) serta ruang harddisk yang
semakin luas berdampak pada semakin
cepatnya waktu start up dan response
popups komputer
• Dalam prakteknya, Teknologi
Informasi dapat dijadikan alat bantu
untuk mempersingkat jalur
birokrasi.
Manajemen Perkantoran
Modern
1.
Manajemen Perkantoran
The Liang Gie kemudian mengemukakan
rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dikatakannya: “Dengan demikian, pada pokoknya
manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
(mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Rangkaian kegiatan
• tata penyelenggaraan;
• pelaksanaan secara efisien;
• pengendalian, pengawasan dan
pengarahan;
• perencanaan, pengendalian,
pengorganisasian, dan
• penggerakan.
1. Manajemen Modern
• Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta
bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern
adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi.
Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan
dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai
dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional
memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai
dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan
biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi
Produktivitas Kerja
Pegawai
 1. Produktivitas Total = Kuantitas
Output / Kuantitas Input
 2. Produktivitas Total = Kuantitas dan
Kualitas Output / Kuantitas dan
Kualitas Input
Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja
Menurut Sukarna (1993:41), produktivitas kerja dipengaruhi
oleh beberapa faktor,
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan
b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.
c. Lingkungan kerja yang baik.
d. Lingkungan masyarakat yang baik.
e. Upah kerja.
f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
g. Disiplin kerja karyawan.
h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.
i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.
j. Kebudayaan suatu negara.
k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
m. Fasilitas kerja.
n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.
Pengukuran produktivitas
kerja
• a. Penggunaan waktu
• b. Output yaitu hasil produksi
karyawan yang diperoleh sesuai
produk yang diinginkan perusahaan.
Kesimpulan
• Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi
meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Peran
komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat
akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi.
Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan
ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini
banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah
maupun swasta dengan sistem database yang
kompleks dan terintegrasi sehingga peningkatatan
produktivitas kerja pegawai meningkat sangat
signifikan.
Saran
• Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:
• Dalam pelayanan awal untuk database hendanya terjadi
pelayanan satu atap sehingga tidak terjadi kerancuan data
pada setiap unit-unit kerja.
• Hendaknya di setiap kantor di lingkungan kerja terpasang
jaringan Local Area Network dan Jaringan Intranet agar
kemudahan akses pegawai dan masyarakat dapat terwujud.
• Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksikan ke
seluruh sistem secara terintegrasi, serta adanya
singkronisasi data antar unit-unnit
Daftar Pustaka
• Daftar Pustaka
• Buku :
• Mcleod, Raymond. Management Information
System, SeventhEdition, 1998.
• Shore, Barry. Instruction to Computere
Information Systems, 1995.
• Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
• Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi,
1999