PENGELOLAAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA Oleh putri alpina pauziah XII AP 1 LATAR BELAKANG Pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian aktifitas suatu organisasi yang berhubungan dengan pengeloaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistemtik. Secara etimologi kata administrasi berasal dari kata latin, yaitu AD yang artinya intensif dan ministare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi. Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada dikreksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktifias perencanaan, merorganisir mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib. PENGELOLAAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA Pengertian Administrasi di tempat kerja Tujuan administrasi di tempat kerja Pengertian administrasi perkantoran – administrasi perkantoran merupakan pekerjaan yang berkaitan langsung dengan sisitem administrasi dalam seting perkantoran. Posisi ini di butuhkan untuk mendukung keberlangsungan suatu kegiatan atau pekerjaan lain secara efektif. menghimpun Mencatat Mengelola Penggandaan Mengirim menyimpan Fungsi administrasi di tempat kerja a. fungsi teknis yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi seperti melalui computer,mesiin tik, dan fax. b. fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk melakukan aktivitas kearsipan dan pengandaan seperti fotocopy, scan dan sebagainya. c. fungsi manajerial, yitu fungsi yang didalamnya terdapat prinsip perncanaan,pergorganisasian, pelkasanaan dan pengawasan kepada segenap SDM (sumber daya manusia) dan pprodiksi yang ada serta proses kinerjanya Peranan administrasi di tempaat kerja a. Sebagai media komunkiasi dua belah pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau lainnya b. Jembatan historis untuk mengungkapkan kejadian di masa lampau c. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing – masing pihak. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran, menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), kantor memeiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi katatusahaan demi membantu pimpinan organisasi. KEGIATAN ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA a. Perencanaan perkantoran (office planning) Adalah proses perencanaan untuk menentukan arah kegiatan kantor, dengan caa meninjau kembali faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor b. Perorgnisasian perkantoran (office organizing) Perorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi. c. Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatakan efektivitas dan efesiensi kerja secara maksimal sesuai target dan sasaran yang di tentukan serta menciptakan laingkungan kerja yang sehat dan dinamis. d. Pengawasan perkantoran (office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan target dan harapan. UNSUR-UNSUR PENGELOLAAN ADAMINISTRASI DI TEMPATKERJA 1. Organisasi yaitu organisasi yang mengatur orang di pekerjaan agar bekerja sama untuk bisa mencapai tujuan yang efektif dan efesien yang terdapat dalam bagian tugas yang bertangguang jawab dan menetapkan hubungan kerja dengan orangorang yang bisa bekreja sama. 2. Manajemen Manajemen terbagi atas 3 tingkatan kelomompok pimpinan yaitu: a. Top manajemen atau bisa disebut administrative management b. pimpinan menengah c. pimpinan bawah yang bisa di sebut dengan lower management 3. Komunikasi Komunikasi yaitu “tata hubung” yang membentuk proses menyampaikan dengan warta dari bentuk suatu pihak dengan pihak lain yang usaha kerja sama manusia. 4. Kepegawaian Kepegawain adalah bentuk proses yang mempunyai kaitan dengan masalah dalam pelaksanaan tenaga yang bekerja di dalam organisasi atau bisa lebih bekerja sama. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI DI TEMPAT KERJA Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak atau orang Bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan support kegiatan organisasi. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak Bahwa hal ini pekerjaan kantor berdampak pada unitunit lain yang selalu hadir dan dilaksanak setiap organisasi Hasil akhirnya berupa informasi Dalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Berdasarkan bersifat memudahkan Adalah seseorang yang menyebabkan adanya perubahan, yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan Bersifat pengetikan dan penghitungan Susunan pekerjaan kantor lebih banyak yang yang terdiri dari pekerjaan mengetik Dilakukan oleh semua pihak Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam atu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan Kesimpulan Pelaksanaan tugas akhir ini menambah wawasan serta pengetahuan yang sabgat berguna untuk menghadapi dunia kerja yang lebih maju. Berdasarkan hasil kegiatan laporan projeck work ini maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut : a. Pengertian pengelolaan ruang lingkup administrasi di tempat kerja Adalah srangkaian aktivitas rutin yang di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik. b. Fungsi pengelolaan administrasi di tempat kerja • Sebagai sarana komunkasi vetikal melealui laporan dari pihak bawah dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukkan berupa ide atau gagasan berupa terhadap suatu permasalahan. • Membuat alat pertangguang jawaban • Memberi informasi penting • Sebagai bahan untuk mengambil keputusan
