KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, nikmat dan iman kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Praktek membuat Sistem dan Prosedur”. Makalah ini disusun untuk memenuhi sebagian prasyarat guna mememuhi nilai mata kuliah Manajemen Perkantoran. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan dan penyelesaian makalah ini dapat terlaksana berkat bantuan dari berbagai pihak. Maka dari itu, dengan segala kerendahan hati sebagai ungkapan rasa syukur atas segala bantuan yang diberikan perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Henry Eryanto M.M, selaku dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran. 2. Teman-teman seperjuangan prodi D3 Administrasi Perkantoran A angkatan 2017. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran, kritik dan masukan yang membangun untuk sempurnanya makalah ini. Penulis berharap makalah ini bermanfaat bagi pembaca. Jakarta, 27 September 2018 Kelompok 12 1 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ...................................................................................... 1 DAFTAR ISI ....................................................................................................... 2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .............................................................................. 4 1.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 5 1.3 Tujuan ............................................................................................ 5 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ................................ 6 2.1.1 Pengertian Prosedur Kerja ................................................... 6 2.1.2 Pengertian Sistem Kerja ..................................................... 6 2.2 Manfaat dari Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ............................. 7 2.3 Asas-asas penyusunan Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ............. 8 2.4 Pengaturan pokok di Bidang Sistem kerja dan Prosedur Kerja dalam sebuah Organisasi .............................................................. 8 2.5 Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusannya ...................................... 9 2.6 Simbol-simbol dalam Prosedur ................................................... 10 2.7 Kegunaan simbol-simbol dalam Prosedur ................................... 11 2.8 Keuntungan Sistem kerja dan Prosedur kerja ............................. 12 2 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan .................................................................................. 14 DAFTAR PUSTAKA 3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuranukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip. Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut: Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dangan bagaimana operasi-operasi dan itu sebagainya) dilaksanakan dan (metode) berkenaan maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan. Definisi yang diberikan oleh Terry: Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas. 4 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan yang akan dibahas sebagai berikut: (1) Apa pengertian Sistem kerja dan Prosedur kerja? (2) Apa saja manfaat dari Sistem kerja dan Prosedur kerja? (3) Apa saja asas-asas penyusunan Sistem kerja dan Prosedur kerja? (4) Bagaimana pengaturan pokok di bidang Sistem kerja dan Prosedur kerja dalam sebuah Organisasi? (5) Bagaimana Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunannya? (6) Sebutkan simbol-simbol dalam Prosedur! (7) Apa saja kegunaan simbol-simbol dalam Prosedur? (8) Apa saja keuntungan Sistem dan Prosedur? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan sebagai berikut: (1) Dapat menjelaskan pengertian Sistem kerja dan Prosedur kerja. (2) Dapat menyebutkan manfaat dari Sistem kerja dan Prosedur kerja. (3) Dapat menyebutkan asas-asas penyusunan Sistem kerja dan Prosedur kerja. (4) Dapat menjelaskan bagaimana pengaturan pokok di bidang Sistem kerja dan Prosedur kerja dalam sebuah Organisasi. (5) Dapat menjelaskan bagaimana Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunannya. (6) Dapat menyebutkan simbol-simbol dalam Prosedur. (7) Dapat menjelaskan kegunaan simbol-simbol dalam Prosedur. (8) Dapat menyebutkan keuntungan Sistem dan Prosedur. 5 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sistem Kerja dan Prosedur Kerja 2.1.1 Pengertian Sistem Kerja Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Pentingnya sistem kerja atau sistem perkantoran : 1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik). 2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan. 3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan. 4. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. 5. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru. 6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata-usaha yang penting. 2.1.2 Pengertian Prosedur Kerja Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. 1. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada 6 akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut : Ø Rasional Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti Ø Sistimatis Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya Ø Bersifat Operasional Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. Ø Menggunakan Jarak Terpendek Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang Ø Menekankan Kepada Prinsip Kerja Semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. 2.2 Manfaat dari Sistem Kerja dan Prosedur Kerja Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari sistem kerja dan prosedur kerja adalah sebagai berikut: 1. Sistem kerja dan Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. 2. Melalui Sistem kerja dan Prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan dengan standardisasi dan pengendalian kerja dengan setepattepatnya. 7 3. Sistem kerja dan Prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. 2.3 Asas-asas Penyusunan Sistem Kerja dan Sistem Kerja Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan Sistem kerja dan Prosedur kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut: 1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. 2. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis, kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. 3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. 4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi. 5. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. 2.4 Pengaturan Pokok Di Bidang Sistem Kerja dan Prosedur Kerja dalam sebuah Organisasi Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang Sistem kerja dan Prosedur kerja dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain. 2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. 8 3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. 4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan. 5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. 2.5 Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunannya Mengingat pentingnya Sistem kerja dan Prosedur kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunannya dan penentuan Sistem kerja dan Prosedur kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Sistem kerja dan Prosedur kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. 2. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan didalam organisasi dan lainnya. 3. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya. 4. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud. 5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap yang berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan. 9 6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan. 7. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. 8. Sistem kerja dan Prosedur kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas. 9. Penyusunan Sistem kerja dan Prosedur kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi. 10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepattepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja. 11. Untuk menjamin penerapan Sistem kerja dan Prosedur kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. 2.6 Simbol-simbol dalam Prosedur Simbol-simbol dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan .Simbol-simbol tersebut adalah : 1. Lingkaran Besar Lingkaran besar menunjkkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan.Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin , dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin,dan apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter). 2. Belah Ketupat Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian (diamond) adalah symbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, and check) mengenai mutu atau kualitas (quality). 10 3. Segi Empat Bujur Sangkar Segi empat bujur sangkar mennjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas. Apabila dibubuhi dengan huruf D berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut. 4. Segi Tiga Terbalik Segi tiga terbalik ini menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanent). 5. Segi Tiga Ganda Terbalik Symbol ini menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporary). 6. Lingkaran Kecil Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkuttan (transport). 7. Anak Panah Anak panah menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu preoses pengerjaan. 2.7 Kegunaan simbol-simbol dalam Prosedur Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui: 1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas. 2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian tugas termaksud. 3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya. 4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan. 11 5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai. 6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya. 7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi. Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skema arus kerja atau prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai berikut: 1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Disebut sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja. 2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja. 3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. 4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor. 5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk. 6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari. 7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan. 8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja. 9. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur. Berikut ini contoh penggunaan simbol pada tata kerja penerimaan surat masuk di suatu kantor. Penggunaan simbol pada tata kerja suatu kegiatan dapat dibuat perbedaannya antara keadaan atau kenyataan yang ada dengan keadaan yang disarankan, sehingga akan terlihat perbedaannya guna dapat dipikirkan penyempurnaannya lebih lanjut. 2.8 Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. Sistem dan prosedur memajukan pandangan yang menyeluruh secara realistis. Perkiraan-perkiraan total sebuah situasi, macam-macam tingkat intensitas 12 mereka pada berbagai bidang sebuah perusahaan dan pengaruh perubahan atas salah satu bidang tersebut dapat dipastikan. b. Sistem kerja dan Prosedur kerja membantu untuk menjadikan pekerjaan yang berulang menjadi suatu rutin hingga dengan demikian menyederhanakan pelaksanaannya dan mengurangi pembuatan keputusan diperlukan untuk mengerjakannya. c. Melalui Sistem kerja dan Prosedur kerja uniformitas aksi pekerjaan dicapai. d. Mengurangi kemungkinan timbulnya kesalahan-kesalahan. e. Ketepatan/kecermatan pula dicapai karena fakta bahwa seorang pekerja karena spesialisasi pekerjaan menjadi terampil dalam tugasnya dan cocok untuk pekerjaan khusus. f. Sesuatu keuntungan penting yang kerap kali dilupakan adalah bahwa Sistem kerja dan Prosedur kerja mengurangi pembuatan keputusan yang salah dan terburu-buru. g. Sistem kerja dan Prosedur kerja dapat membantu usaha-usaha latihan. h. Sistem kerja dan Prosedur kerja menyebabkan identifikasi dan isolasi dari bidang-bidang pekerjaan problem. 13 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan Prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor. Sistem kerja dan Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Melalui Sistem kerja dan Prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan dengan standardisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan Sistem kerja dan Prosedur kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut: harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya, harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis, kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Sistem dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagasan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen, divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. 14 DAFTAR PUSTAKA Prof.Dr.Hj.Sedarmayanti,M.Pd.,APU. Manajemen Perkantoran Modern Prof.Dr.Winardi. Manajemen Perkantoran Sistem dan Prosedur Drs.Moekijat. Administrasi Perkantoran 15
