Cobra Indonesia Mempertahankan Daya Saing dengan Google Apps

Studi Kasus | Google Apps for Work
Cobra Indonesia Mempertahankan Daya
Saing dengan Google Apps
Sekilas
Apa yang mereka ingin lakukan:
• Aplikasi-aplikasi yang ramah pengguna
untuk para karyawan
• Berbagi lampiran file berukuran besar
dengan mudah
Apa yang telah mereka lakukan:
• Menekan konflik yang muncul karena
jadwal reservasi ganda dengan Google
Kalender
• Peran serta yang lebih besar antara
karyawan dengan Google Docs
Apa yang mereka raih:
• Minimum anggaran pemeliharaan TI
• Karyawan yang tidak cakap teknologi bisa
bekerja dengan efisien
• Peningkatan kemampuan untuk berbagi
file berukuran besar dan penyebaran
informasi dengan cepat diantara kolega
melalui Gmail
• Penjadwalan yang lebih baik dengan
Google Kalender
Organisasi
Didirikan pada tahun 1994, Cobra Indonesia merupakan bagian dari
perusahaan Kanada, Cobra International. Perusahaan yang mempekerjakan
5.000 karyawan ini menjual dan memasarkan berbagai produk dan jasa.
Termasuk di dalamnya adalah solusi-solusi dari perusahaan teknologi,
Experian dan penyedia jasa telekomunikasi Indonesia, Langit Kreasi
Solusindo.
Setelah berhasil bertahan dalam dua periode ketidakpastian ekonomi
pada tahun 1998 dan 2008, perusahaan ini terus-menerus berupaya untuk
meningkatkan kinerjanya untuk memenuhi tuntutan pasar saat ini.
Tantangan
Fokus utama Cobra Indonesia adalah pengembangan bisnis, khususnya
ketersediaan wilayah pemasaran dan jangkauan konsumennya. Perluasan
ini harus didukung dengan prasarana TI yang dapat diandalkan dan efisien
yang mampu beroperasi selama 24 jam. Penyedia jasa TI untuk Cobra
Indonesia sebelumnya tidak sanggup memenuhi persyaratan tersebut.
Manajer TI Cobra Indonesia, Sobari Rais, juga menginginkan sebuah solusi
yang lebih ramah pengguna dan mobile – yang memungkinkan karyawan
untuk mengakses dokumen-dokumen mereka dengan mudah sementara
mereka berada di luar kantor. Hal ini khususnya sangat penting bagi
perusahaan penjualan dan pemasaran, karena karyawan menghabiskan
lebih banyak waktu mereka dengan pertemuan-pertemuan eksternal
dengan pelanggan ataupun calon pelanggan baru. Menyimpan dan mencari
kembali dokumen yang sudah diarsipkan juga terbukti menjadi satu
tantangan tersendiri bagi Cobra Indonesia karena server perusahaan tidak
mampu mengakomodir pencarian dan pengarsipan yang real-time.
"Tim penjualan kami bergantung pada Google Kalender dan Google
Maps untuk merencanakan dan mengorganisir baik rapat internal
atau eksternal serta aktivitas lain misalnya kunjungan lapangan.
Google Quickoffice juga telah memungkinkan para karyawan untuk
dapat mengakses dokumen-dokumen pekerjaan mereka dari jarak jauh.
Hal ini khususnya berguna untuk tim penjualan kami yang sering berada
di luar kantor,"
—Bpk. Sobari, Manajer TI Cobra Indonesia
Solusi
Perusahaan ini telah lama menggunakan Google Docs untuk menyusun
dan berbagi dokumen. Sobari merasakan Google Docs sangat membantu
khususnya untuk tujuan berbagi file berukuran besar di antara para karyawan
dan antar bagian. Karyawan juga mengapresiasi sifat Google Docs yang
memungkinkan mereka sebagai individu dapat bekerja efektif dalam tim.
Tentang Google Apps for Work
Google Apps adalah rangkaian produktivitas
berbasis awan yang membantu Anda dan tim Anda berhubungan serta menyelesaikan
pekerjaan dari mana pun, pada perangkat
apa pun. Google Apps mencakup Gmail,
Google Kalender (sistem kalender bersama),
Google Drive (penyimpanan dan berbagi
konten secara online), dan Google
Documents, Sheets & Slides (pembuatan
dan kolaborasi dokumen).
Untuk informasi selengkapnya, kunjungi www.google.co.id/apps
“Kami sudah lama sekali menggunakan Google Apps dan sudah
memadukan Gmail, Google Kalender, Google Maps dan Google Docs dalam
pekerjaan kami sehari-hari,” kata Sobari.
Sobari berencana untuk terus menggunakan Google Apps dalam memenuhi
tujuan pertumbuhan bisnis Cobra Indonesia. Pada kenyataannya, dengan
mayoritas pegawai Cobra Indonesia menggunakan smartphone, Sobari
memperkenalkan Google Quickoffice untuk melengkapi pemanfaatan
Google Apps mereka, sekaligus meningkatkan mobilitas dan efisiensi kerja.
Hasil
Google Apps membantu Cobra Indonesia untuk tetap memiliki daya saing
dengan meningkatkan efisiensi dari proses internal kerja mereka dan
pada waktu yang sama meminimalisir biaya TI. Melalui upgrade sampai
pada aplikasi penyimpanan virtual (cloud), Cobra Indonesia telah berhasil
menjaga pembiayaan yang minimal untuk TI karena mereka tidak lagi harus
berinvestasi pada server.
Sobari juga sangat terkesan dengan penggunaan Google Apps yang mudah.
“Google Apps sangat mudah sekali digunakan, bahkan karyawan yang tidak
terlalu cakap teknologi pun dapat bekerja sendiri dengan menggunakan
Google Apps. Hal ini berarti penghematan anggaran TI bagi kami karena
tidak lagi harus meluangkan investasi waktu dan tenaga untuk pelatihan,”
jelas Sobari.
Berbagai departemen seperti SDM dan TI memanfaatkan Google Kalender
untuk mengorganisir rapat dengan karyawan masing-masing bagian.
Google Kalender membantu mengurangi kemungkinan adanya rapat yang
diadakan bersamaan sehingga para karyawan dapat memantau pertemuan
atau rapat yang harus mereka hadiri.
“Tim penjualan kami bergantung pada Google Kalender dan Google Maps
untuk merencanakan dan mengorganisir baik rapat internal atau eksternal
serta aktivitas lain misalnya kunjungan lapangan. Google Quickoffice juga
telah memungkinkan para karyawan untuk dapat mengakses dokumendokumen pekerjaan mereka dari jarak jauh. Hal ini khususnya berguna
untuk tim penjualan kami yang sering berada di luar kantor,” kata Sobari.
© 2013 Google Inc. Semua hak dilindungi undang-undang. Google dan logo Google adalah merek dagang dari Google Inc.
Semua perusahaan dan nama produk lain mungkin adalah merek dagang dari masing-masing perusahaan yang terkait
dengannya.