Modul Management Event [TM6].

MODUL PERKULIAHAN
Event
Management
TIMELINE &
ACTION PLANE
Fakultas
Program Studi
Tatap Muka
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Periklanan dan
Komunikasi
Pemasaran
06
Kode MK
Disusun Oleh
MK 43030
Suhendra, S.E., M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Modul ini akan membahas;
 Perencanaan event
 Cara menyusun event
timeline
 Action Plan
Mahasiswa dapat memahami
dan memperhitungkan
perencanaan even dan
mengoordinasikan pelaksanaan
event.
1.
Perencanaan Event
Merencanakan kegiatan event merupakan keharusan dalam penyelenggaraan
event. Proses perencanaan merupakan kunci untuk terselenggaranya sebuah event.
Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah dipastikan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan. Misalnya pameran, workshop, konser, dll. Proses perencanaan event
dimulai dengan menentukan tujuan yang dapat diterima dengan jelas oleh setiap
anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event.
Setelah proses perencanaan selesai, tahap selanjutnya adalah membuat event
timeline.
2.
Event Timeline
Jaso (1996) menyebut event timeline sebagai Action Plan Check List (APCL). Event
timeline merupakan rencana rangkaian kegiatan penyelenggaraan event, mulai dari persiapan
(pre-event), pelaksanaan (event), paska event (post-event). Event timeline memuat secara
ringkas rencana kerja, kapan setiap pekerjaan akan dimulai dan selesai dilakukan tahap demi
tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya
sebuah event.
Event Timeline harus berisi informasi tentang pekerjaan pokok, dan jadwal
pelaksanaannya. Pertimbangan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan menjadi prioritas
utama dalam menyusun timeline. Perhitungan waktu yang tidak tepat, akan mengganggu
keseluruhan kegiatan. Event timeline juga harus disusun secara berurut, tahap demi tahap,
agar dapat terkontrol progress dari kegiatan tersebut.
Ketika menyusun event timeline, maka harus memperhatikan;
a)
Unsur-unsur pokok yang akan dihadirkan dalam event. Kebutuhan fisiknya apa
saja, teknis operasionalnya bagaimana?
b)
Daftar prioritas pekerjaan. Mana yang harus dilakukan lebih awal?
c)
Menghitung
berapa lama waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan/tahapan tersebut.
d)
Menyusun tugas/ pekerjaan secara berurut step by step, dengan menghitung
mundur dari D-Day (hari “H”).
2016
2
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Menyusun event timeline tidak ada aturan yang baku, sesuai dengan event yang
diselengarakan. Bentuknya pun bervariasi. Namun yang pasti sama adalah tahapannya, yaitu
selalu dimulai dari Pra-event, event, dan Paska-event.
3.
Teknik Menyusun Event Timeline
Event timeline disusun bersama semua penanggungjawab dari masing-masing bagian
sesuai dengan struktur organisasi event. Penyusunan event timeline dilakukan jauh-jauh hari,
tergantung jenis event yang akan diselenggarakan. Masing-masing penanggungjawab akan
memberikan informasi tentang durasi waktu setiap tahapan pekerjaan. Direktur event (Pimpinan
tertinggi dalam event tersebut), akan memimpin penyusunan event timeline. Sehingga jika
terjadi durasi kerja yang terlalu lama, yang berdampak tidak tercapainya waktu penyelenggaran
event (D-Day), maka direktur event bisa memutuskan secara rasional durasi kerja yang realistic
dan mampu untuk dikerjakan.
3.1.
Tahap Pra-event
Pada tahap pra-event berisi kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama mempersiapkan
event. Misalnya :
a)
Penetapan Tujuan Event :

Ide dan Konsep.

Penetapan kriteria event dan tujuan detailnya. Misalnya, keriteria event
besar atau event kecil? Seminar, Pameran, atau workshop atau
penggabungan.

Pembuatan proposal.

Pembuatan desain logo event.

Pembuatan desain print material : brosur, spanduk, backdrop desain,
stage, souvenir, sertifikat, dll.
b)
Perencanaan awal :

Pencarian informasi kesesuaian jadwal dan budget : tanggal, lokasi/
tempat, pengisi acara, equipment, dll.
c)
Rencana Keuangan.
Rencana keuangan meliputi
2016
3

Anggaran

Tiket/ pemasukan sponsor
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
d)
e)
Rencana Operasional

Sumber daya manusia

Logistic

Equipment

Lokasi penyelenggaraan

Jadwal kegiatan
Rencana Pemasaran

Aktivitas pemasaran, promosi dan PR dilengkapi dengan jadwal
pelaksanaannya.
f)
Penetapan akhir (finalisasi) semua elemen penyelenggaraan, meliputi jadwal
(tanggal dan jam), lokasi, pengisi acara, equipment, desain-desain, proposal,
rencana keuangan, rencana operasional, rencana pemasaran, dll.
g)
Penandatanganan kontrak dan legalitas event. Meliputi kontrak seluruh pengisi
acara dan vendor serta sponsor, termasuk legalitas perizinan.
h)
Rapat koordinasi dengan seluruh tim event management tentang persiapan
pelaksaan event. Rapat koordinasi dengan tim event management bisa
dijadwalkan beberapa kali sesuai kebutuhan.
3.2.
Tahap Event
Tahap event meliputi dua tahap, yaitu ;
3.2.1. Tahap I
a)
Database Terkini.
Realisasi pengkinian database bersifat dinamis. Bisa terjadi pengurangan
atau penambahan data calon peserta, sponsor, stakeholder, exhibitor, dll.
b)
Realisasi Pemasaran.
Realisasi pemasaran ditujukan untuk mendapatkan revenue yang
ditargetkan. Para calon sponsor atau peserta pameran (exhibitor) sudah
memberikan konfirmasi melalui pengisian formulir registrasi yang
dipersiapkan, serta melakukan pembayaran uang muka (Down Payment)
sesuai persyaratan yang telah ditentukan.
c)
Realisasi Layanan Exhibitor (jika eventnya pameran).
Realisasi layanan exhibitor pada tahap pertama yang berlangsung selama
pra-event. Mencakup informasi dan kepastian kepesertaan, konfirmasi
titik lokasi stand beserta fasilitas dan kelengkapannya, serta desainnya.
2016
4
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
d)
Realisasi Peserta.
Realisasi peserta pada tahap pertama ini berisi infromasi kepastian
jumlah peserta yang sudah membayar tiket.
e)
Realisasi Promosi dan Publikasi.
Sedikit berbeda dengan kegiatan pemasaran yang lebih mengandalkan
kompetensi sumber daya internal (bagian pemasaran), maka realisasi
kegiatan promosi dan publikasi melibatkan partisipasi mitra-mitra
pendukung untuk kebutuhan produksi materi promosi (brosur, banner,
baliho, dll), penayangan iklan, serta promosi di media televise maupun
new media.
f)
Realisasi Pengisi Acara.
Mengonfirmasi kembali kepastian pengisi acara. Memastikan bahwa
seluruh pengisi acara dalam kondisi “ready”. Gunanya adalah untuk
memastikan seandainya ada pengisi acara yang ternyata berhalangan
hadir, misalnya karena sakit atau alasan mendadak lainnya, sehingga
harus dicarikan solusinya.
g)
Technical Meeting Tahap Event.
Realisasi technical meeting mencerminkan kesiapan penuh event
organizer untuk menggelar event. Dalam technical meeting pihak EO
mengundang semua pengisi acara, stakeholder, dan tim event untuk
menyampaikan SOP dan semua informasi terkait pelaksanaan event.
h)
Rundown Acara/ Kegiatan.
Pembuatan rundown acara event, memuat rangkaian acara secara detil
yang akan menjadi acuan para peserta maupun tim event dalm
melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.
3.2.2. Tahap II
Rentang waktu tahap kedua ini jauh lebih singkat dari tahap pertama, dan
terpusat di venue acara. Misalnya 3 hari pembangunan stage dan backdrop
workshop/ seminar, stand, pemasangan aneka fasilitas indoor dan outdoor, 1 hari
event dan 1 hari pembongkaran stand/ stage.
Dalam tahap ini semua jenis kegiatan harus dilakukan dengan cepat dan cermat.
a)
2016
5
Checklist Peralatan dan kegiatan.
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Melakukan checklist peralatan dan kegiatan harus dilakukan dengan
cepat dan berulang kali tanpa menunggu “last minutes” atau deadline
agar memastikan ketersediaan fasilitas, perlengkapan, dan status
kondisinya. Tidak boleh ada satu perlengkapan dalam kondisi negative/
tidak baik. Segera lakukan penggantian atau mencari solusi lain.
b)
Pengorganisasian Petugas Lapangan.
Realisasi pengorganisasian lapangan menuntut dedikasi dan disiplin
tinggi dari semua pihak yang terlibat. Kompetensi pengorganisasian event
organizer diuji dalam melakukan koordinasi dan pengarahan semua
kegiatan lapangan agar sesuai dengan SOP dan komitmen masingmasing pihak.
c)
Layanan Exhibitor (jika eventnya pameran).
Realisasi layanan exhibitor menjadi ajang pembuktian dan komitment
event organizer dlam memenuhi kebutuhan, harapan, dan kepentingan
exhibitor. Kebutuhan mencakup kepastian dan kelengkapan informasi,
perlengkapan standar
setiap stand,
fasilitas
tambahan termasuk
didalamnya daya listrik, meja kursi, sambunga telepon, alokasi area bagi
petugas stand untuk makan, dll.
d)
Marking
Realisasi marking untuk menyiapkan tata letak dan alokasi lahan stand,
ruangan dan area event sesuai ukuran dan luas yang sudah
direncanakan.
e)
Pembangunan set, stage, stand, dan fasilitas lainnya.
Realisasi
pembangunan
set,
stage,
stand,
dan fasilitas
lainnya
dilaksanakan berdasarkan spesifikasi teknis dari event organizer sesuai
dengan kebutuhan.
f)
Jadwal Pemasukan dan display barang sert perlengkapan lainnya.
Realisasi pemasukan produk barang yang akan dipamerkan, dilakukan
sesuai jadwal dan SOP. Event organizer harus memasatikan bahwa
produk barangn tersebut baru bisa dimasukkan ke venue setelah stand
dibangun secara sempurna.
Demi ketertiban dan keamanan logistic, semua barang yang masuk area
event diperiksa dan didata oleh pihak keamanan atau layanan exhibitor
untuk dibuatkan laporannya dan diarsip.
2016
6
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
g)
Pengaturan Arus Pengunjung/ Peserta.
Event organizer harus mengatur sirkulasi pengunjung/ peserta dengan
nyaman, aman, tertib, dan lancar. Jika penyelenggaran event besar maka
harus dilengkapi dengan pemasangan signage yang menginformasikan
arah masuk dan keluar, keterangan zona produk, nama hall, dan program
kegiatan lainnya. Selain itu perlu dipasang papan display yang memuat
denah area event, dan informasi lainnya.
h)
Rundown Acara/ Kegiatan.
Realisasi Rundown acara sesuai jadwal yang sudah ditentukan.
i)
Realisasi ACARA
Realisasi acara sesuai rundown acara.
3.3.
Tahap Paska-event
Tahap terakhir ini meliputi ;
a)
Evaluasi.
Evaluasi merupakan kegiatan mencocokkan antara realisasi dengan
target di setiap bidang, sehingga dapat ditarik eksimpulan apakah event
yang diselenggarakan sukses atau gagal mencapai target.
b)
Laporan Akhir.
Laporan akhir adalah pernyataan resmi atas hasil pelaksanaan kegiatan
yang disertai penjelasan berbagai hal penting secara kronologis dan
sistematis disertai dengan dokumentasi.
Laporan akhir dilakukan untuk kepentingan internal dan eksternal kepada
pihak-pihak terkait langsung.
Khusus laporan kepada sponsor, mencakup banyak hal terperinci
mengenai pelaksanaan komitmen sponsorship disertai dokumentasi bukti
berikut penjelasnnya.
Contoh event timeline
2016
7
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4.
2016
Action Plan
8
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Action Plan sebuah event adalah urutan langkah-langkah yang harus diambil, atau
kegiatan yang harus dilakukan dengan baik, untuk mencapai keberhasil pelaksanaan event.
Action Plan memiliki tiga unsur utama, yaitu ;
a)
Aktivitas : apa yang akan dilakukan dan oleh siapa.
b)
Waktu : kapan akan dilakukan.
c)
Bagaimana progressnya.
Contoh event action plan :
2016
9
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2016
10
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
*****
2016
11
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung.
Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta.
Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas
Gramedia,Jakarta.
Event Plan: http://www.slideshare.net/shannonlatta/event-plan-template
2016
12
Management Event
Suhendra, S.E., M.Ikom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id