BAB I - Pelayanan Kesehatan dan Keperawatan Online

1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factorfaktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan
yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan
kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah
terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar
termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara
khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari
manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui
fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat
hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.
Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar
kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan
secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat
skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian
tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan
efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau
meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang
akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit.
Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit
dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas
medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan
teknik.
B. TUJUAN
1 Tujuan Umum
Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi
keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga
memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.
2 Tujuan khusus
2
a. Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik
keperawatan.
b. Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan
pengadaan, pemeliharaan, evaluasi dan pengembangan sistem tersebut.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui
berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan
untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah
suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan
penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan
serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen
logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan
ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara
efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya
menyatakan sebagai berikut:
Unsur
manajemen:
Man
Money
Material
Machine
Method
Fungsi
manajemen:
Planning
Organizing
Actuating
Controlling
Fungsi logistic:
Fungsi perencanaan
Fungsi penganggaran
Fungsi Pengadaan
Fungsi penyimpanan
Fungsi penyaluran
Fungsi penghapusan
Fungsi Pengendalian
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses
melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum
untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.
B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik
sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
4
Perencanaan
Penghapusan
Penganggaran
Pengendalian (control)
Pendistribusian
Pengadaan
Penyimpanan
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang
lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
1 Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan
menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah
merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di
masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan
perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,
pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara
terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan
pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya
sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh
perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem
monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan
balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang
dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan
berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan
5
bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
(Subagya: 1994).
Pimpinan/Staf
Pengkajian
Pengendalian
n
Persiapan
Pelaksana
Sasaran
Pengawasan
Pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan
pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara
pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing
kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh
kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran)
organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha
penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak
lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini
akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
6
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan
menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah
yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di
ambil benar-benar tepat
2 Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala
standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi
perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan
dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui
hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka
anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek
berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana
biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi,
kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan
antara lain adalah:
a. Peraturan–peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan
pegaturan logistik
7
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas,
Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah
sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan
Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan
makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
3 Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku
dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini
termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada
dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari
berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau
mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui
sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk
kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan
fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
8
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut
pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian.
Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.
Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah
Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara
lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
 Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang
pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
 Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
 Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk
panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai
berikut:

Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur:
Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab
keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.

Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan
pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unitunit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin
proyek

Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang
pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)
9
4 Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan
pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007)
Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan
dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya
serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai
pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah:
Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan,
pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi
penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang
yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
 Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi
roda dll.
 Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan
ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara
pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap
kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk
mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya:
1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
10
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran
merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6 Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,
administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat
diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu
suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,
menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga
barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai,
identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat,
persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian
kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana tehnis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak
lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
 Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponenkomponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai
barang persediaan baru.
11
 Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang
yang dihapus menjadi barang lain
 Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka
pemanfaatan langsung
 Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan
atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
 Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
 Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
7 Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik
yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan
pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,
instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna
mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya
pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan
dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan
sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
12
DAFTAR PUSTAKA
Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition, New York, Mc
Mc Graw Hill
Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di
Publikasikan
Subagya M S, ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung
Agung