Pengantar Manajemen
advertisement
Manajemen Umum Definisi Manajemen • Adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. • Pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja • Siapa yang membutuhkan manajemen ? • • Pertanyaan ini sering dijawab “Perusahaan (bisnis)” ! Tentu saja benar sebagian, tetapi tidak lengkap, karena manajemen juga dibutuhkan untuk semua tipe organisasi. Dalam praktek, manajemen dibutuhkan dimana saja orang - orang bekerja bersama (organisasi) untuk mencapai suatu tujuan bersama. Mengapa manajemen dibutuhkan ? Ada 3 alasan utama diperlukannya manajemen : 1. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi. 2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, disini dibutuhkan manajemen untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dengan pihak yang berkepentingan dalam suatu organisasi. 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Fungsi Manajemen Fungsi yang dimaksud disini adalah sejumlah kegiatan meliputi berbagai jenis pekerjaan yang dapat digolongkan dalam satu kelompok sehingga membentuk suatu kesatuan administratif. George R.Terry 1. P Planning 2. O Organizing 3. A Actuating 4. C Controlling Allen, Louis A 1. Memimpin (leading) 2. Merencana (planning) 3. Menyusun (organizing) 4. Mengawasi (controlling) Koontz Harold 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing and Leading 5. Controlling 1. Planning (Perencanaan) Adalah pemilihan atau penetapan tujuantujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran dan standar yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 2. Organizing (Pengorganisasian) Adalah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perancangandan pengembangan yg akan membawa kearah tujuan, serta penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yg diperlukan. 3. Staffing (Penyusunan Personalia) Adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menetukan persyaratan mental, phisik dan emosional untuk posisi jabatan tertentu dan melalui analisa jabatan. Hal ini diperlukan dengan spesifikasi tertentu seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan dan pengalaman. 4. Leading (Pengarahan) Adalah membuat dan mendapatkan para karyawan melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kua- litas, gaya dan kekuasaan pemimpin seperti komunikasi, motivasi dan disiplin. Fungsi ini disebut juga Directing, Motivating, Actuating. 5. Controlling (Pengawasan/Pengendalian) Adalah penerapan cara untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan hal ini dapat bersifat positif dan negatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan tidak terjadi. Fungsi Manajemen yang Dilaksanakan Manajemen Administratif berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan kepegawaian, pengawasan kegiatan yang Luther Gullick 1. P Pla nning 2. O Org anizing 3. S Staf fing 4. D Dir ecting 5. C Co ordinating 6. R Rep orting 7. B Bud geting terkoordinasi Manajemen Operatif mencakup kegiatan yang berkaitan dengan memotivasi, supervisi, komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil secara efektif Ruang Lingkup Kegiatan Yang Dikelola Manajer Fungsional bertanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi saja à manajer akutansi, manajer penjualan, manajer keuangan, manajer personalia dsb Manajer Umum mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan fungsional satuan Kegiatan-kegiatan manajer Apa yg dikerjakan manajer ? Manajer membuat rencana, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan organisasi. Dan fungsi ini dilakukan dalam bentuk kegiatan yang saling tergantung, berinteraksi dan saling berhubungan dari penetapan tujuan sampai pengawasan Pendekatan Kegiatan Manajer Dalam praktek manajemen sering dijumpai para manajer mengalami kesulitan memahami hubungan antara apa yang disebut fungsi manajerial dan dengan kenyataannya. Manajer sering menyatakan waktunya digunakan untuk keperluan rapat, membaca memo, dan menemui tamu. Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh manager adalah Manager bekerja dan melalui orang lain. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan Manajer harus berfikir secara analisis dan konseptual (analisa masalah dan mencari pemecahannya). Manajer adalah seorang mediator (penengah) Manajer adalah seorang politisi (mengkampanyekan program) Manajer adalah seorang diplomat (utusan kelompok kerja) Manajer mengambil keputusan-keputusan yang sulit. Keterampilan Manjerial 1. Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill) kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi 2. Keterampilan Kemanusiaan (Human Sklill) kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain baik sebagai individu ataupun kelompok 3. Keterampilan Adminsitratif (Administration Skill) keterampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan, mengikuti kebijaksanaan dan prosedur, mengelola anggaran. 4. Kemampuan Teknis (Technical Skill) kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur atau teknik dari suatu bidang tertentu à akutansi, produksi, penjualan, mesin dsb. Manajemen Sebagai Proses Materi Ke 2 Perkembangan Teori Manajemen Teori Manajemen Klasik Manajemen Ilmiah Teori Organisasi Klasik Aliran Hubungan Manusiawi Aliran Manajemen Modern Perilaku Organisasi Aliran Kuantitatif • Pendekatan Sistem • Pendekatan Kontingensi Perkembangan teori manajemen dimasa yang akan datang Teori Manajemen Klasik Secara umum teori manajemen klasik adalah suatu pendekatan dengan menekankan pentingnya unsur manusia (tenaga kerja) dalam produksi. Melalui perbaikan kondisi (tenaga kerja) dan meningkatkan efisiensi akan menaikkan produktivitas dan keuntungan. 1. Robert Owen (1771-1858) : menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi dan perbaikan kondisi kerja. Mengembangkan prosedur kerja dalam upaya meningkatkan produktivitas ; Tenaga Kerja menjadi bagian ”asset” atau ”vital machine” sebagai investasi yang menguntungkan 2. Charles Babbage (1792-1871) : Menganjurkan prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi. Menciptakan alat penghitung mekanis yang pertama, menganjurkan kerja sama yang saling menguntungkan antara kepentingan karyawan dan pemilik perusahaan serta merencanakan skema pembagian keuntungan Frederick W.Taylor (1856-1915) Sebagai bapak manajemen ilmiah, menggambarkan bahwa manajemen ilmiah diartikan dengan metoda ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi serta efisiensi kerja organisasi. Frank & Lilian Gilbreth (1868-1924) Dengan pendekatan kepada efesiensi, serta aspek manusia dalam kerja seperti seleksi, penempatan dan pelatihan tenaga kerja dengan tujuan akhir membantu para tenaga kerja mencapai seluruh potensinya sebagai mahluk hidup Empat prinsip dasar pendekatan ilmiah pada manajemen 1. Dengan mengembangkan metode ilmiah dalam manajemen, setiap pelaksanaan pekerjaan akan mencapai hasil yang maksimum 2. Lakukan seleksi secara ilmiah kepada karyawan untuk mengetahui kemampuan agar dapat diberikan tanggung jawab yang sesuai dengan bidangnya 3. Memberikan pendidikan/pelatihan dan pengembangan bagi karyawan 4. Lakukan kerja sama yang baik antara manajemen dengan tenaga kerja Henry L. Gantt (1861-1919) Pedekatan ilmiahnya yang terbesar darinya adalah penggunaan metode grafik yang dikenal dengan Bagan Gantt (Gantt Chart) untuk perencanaan, koordinasi dan pengawasan produksi dan metode scheduling produksi. Harrington Emerson (1853-1931) Pendekatan 12 prinsip efesiensi : 1. Tujuan dirumuskan dengan jelas 2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal 3. Adanya staf yang cakap 4. Disiplin 5. Balas jasa yang adil 6. Laporan terpercaya, segera, akurat, konsisten, sistem informasi dan akutansi 7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja 8. Adanya standar dan skedul - metode dan waktu setiap kegiatan 9. Kondisi yang disatandarisasi 10. Operasi yang distandarisasi 11. Instruksi praktis tertulis yang standar 12. Balas jasa efesiensi – rencana insentif Kontribusi Manajemen Ilmiah Metode manajemen ilmiah terbukti dapat diterapkan pada bermacam kegiatan organisasi meningkatkan produktivitas Teknik efesiensi manajemen ilmiah dapat meningkatkan produktivitas serta pelaksanaan yang lebih efesien Seleksi ilmiah dan pengembangan ilmiah para karyawan dapat meningkatkan efektivitas karyawan Disain kerja yang dibuat memudahkan para manajer untuk melaksanakan fungsinya dengan cara yang terbaik Manajemen ilmiah dengan pendekatan rasional dalam pemecahan masalah-masalah organisasi menciptakan iklim profesionalisme dikalangan manajemen/karyawan Keterbatasan Manajemen Ilmiah Kenaikan produktivitas tidak selalu diiringi dengan kenaikan pendapatan. Perilaku manusia yang bermacam ragam menjadi faktor penghambat. Pendekatan “rasional” hanya memuaskan kebutuhan ekonomis dan pisik, tidak memuaskan kebutuhan sosial karyawan Manajemen ilmiah cenderung mengabaikan keinginan manusia untuk kepuasan kerja Teori Organisasi Klasik. Henry Fayol (1841-1925). Teori ini muncul dari adanya kebutuhan pengelolaan organisasi yang kompleks seperti misalnya mengelola sebuah pabrik dalam prakteknya mengelola suatu organisasi harus mempunyai pola yang dapat dikenali, dipelajari dan dianalisis. Dalam bukunya yang terkenal, “Administration Industrielle et Generale” (General and Industrial Management). Fayol merinci ada 5 unsur atau disebut fungsionalisme fayol yakni : 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pemberian perintah 4. Pengkoordinasian 5. Pengawasan. 6. Sumbangan dan Keterbatasan Teori Organisasi Klasik 7. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan 8. Memberikan prinsip dasar bagi para manajer memisahkan bidang-bidang utama dalam praktek manajemen. Prinsip dasar perilaku manajerial yang efektif dapat dkenali dan dipelajari 9. <><><><><><><><><><><><><><><><><><><> 10. Teori ini hanya cocok bagi manajer yang ingin mempertahankan otoritas formalnya saja, sementara pendidikan yang semakin baik memberikan pemahaman dan menambah wawasan bagi para anggota organisasi (bawahan) yang tidak menerima adanya otoritas formal saja. Teori ini teralu umum untuk organisasi dimasa sekarang yang memiliki kompleksitas tinggi Aliran Hubungan Manusiawi Aliran ini muncul karena ada ketidak puasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efesiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para pimpinan perusahaan (manajer) menghadapi kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional sehingga pola perilaku manusia ini menjadi titik konsentrasi yang perlu diperhatikan. Tokoh Manajemen Aliran Hubungan Manusiawi Hugo Munsterberg (1883 - 1916) Elton Mayo (1880 – 1949) Kontribusi & Keterbatasan Aliran Hubungan Manusiawi Dalam konteks penekanan kebutuhan sosial melengkapi pendekatan klasik sebagai usaha untuk meningkatkan produktivitas. Dengan memperhatikan kebutuhan karyawan akan memberikan keuntungan. Proses kelompok menjadi fokus untuk melengkapi perhatian terhadap karyawan secara individual. Konsep ”mahluk sosial” tidak menggambarkan secara lengkap individu-individu dalam tempatnya bekerja. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan karyawan tidak menghasilkan peningkatan produktivitas yang dramatik seperti yang diharapkan Aliran Manajemen Modern Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai Perilaku organisasi dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation research dan management science atau manajemen operasi) Perilaku Organisasi Perkembangan aliran prilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat baru tentang prilaku manusia dan sistem sosial Tokoh prilaku organisasi : • Abraham Maslow yang mengemukakan adanya hirarki kebutuhan dalam penjelasannya tentang prilaku mamanusia dan dinamika proses motivasi. • Douglas McGregor dengan teori X dan Y • Fredeerick Herzberg yang menguraikan teori motivasi higienis atau teori 2 factor. • Robert Black dan Jane Mouton, yang membahas tentang lima gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial, • Fried Friedler • Chris Argyris • Edgar Schein. Prinsip-prinsip dasar perilaku organisasi Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemen modern sbb : 1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses tehnik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip). Manajemen harus sistematik dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati. 2. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi. 3. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan. Aliran Kuantitatif Aliran ini ditandai dengan perkembangan team-team riset operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri, yang didasarkan atas sukses team-team riset operasi inggris pada perang DN II sejalan dengan semakin kompleknya komputer electronik, transportasi dan komunikasi. Tehnik riset operasi menjadi semakin penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur riset operasi tersebut. kemudian diformalisasikan dan disebut aliran kuantitatif Pendekatan Sistem Pendekatan sistem pada manajemen bermaksud untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Pendekatan sistem memberi manajer cara memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan dan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Suatu pendekatan manajemen, sistem mencakup baik sistem umum maupun khusus dan analisis tertutup maupun terbuka. Pendekatan sistem umum pada manajemen dapat dikaitkan dengan konsep organisasi formal dan tehnis, filosofis dan sosiologis. Pendekatan Kontingensi Pendekatan dalam pelaksanaan manajemen harus disesuaikan dengan keadaan dan lingkungan (Jika Lalu). Pendekatan ini juga dinamakan sebagai pendekatan manajemen menurut keadaan Perkembangan Teori Manajemen dimasa datang Ada 5 kemungkinan arah perkembangan teori manajemen selanjutnya dimasa mendatang yaitu : 1. Dominan. Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna. 2. Divergence. Setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri. 3. Convergence. Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur. 4. Sintesa. Masing-masing aliran berinteraksi. 5. Proliferation. Kemungkinan akan bertambah aliran lagi (berkembang biak). MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI Pokok Bahasan pada pertemuan ini adalah : – Faktor-faktor lingkungan eksternal – Lingkungan Eksternal Mikro – Lingkungan Eksternal Makro – Organisasi dan Lingkungan – Tanggung Jawab Sosial Manajer. Faktor-faktor lingkungan Eksternal Lingkungan ekternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan yg dibutuhkan seperti bahan baku, dana tenaga kerja danenergi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran kepada lingkungan eksternal. LINGKUNGAN EKSTERNAL MIKRO LINGKUNGAN EKSTERNAL MAKRO Lingkungan Eksternal Mikro Komponen lingkungan eksternal mikro yang paling penting adalah sbb • Para Pesaing • Langganan yg harus di layani • Pasar Tenaga Kerja • Lembaga-lembaga keuangan • Supplier dan Perwakilan Pemerintah. Lingkungan Eksternal Makro Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara. Pertama kekuatan-kekuatan diluar tersebut mempengaruhi suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui unsur lingungan mikro. Faktor-faktor lingkungan eksternal makro : • Teknologi • Ekonomi, Politik • Sosial dan dimensi internasional Organisasi dan Lingkungan. • Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer-manajer berpariasi menurut tipe dan tujuan organisasi. Hal ini berbeda diantara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasi dan bahkan antara tingkatantingkatan hirarki didalam organisasi. • Informasi tentang lingkungan makro dapat diperoleh dari berbagai sumber yakni ; laporan-laporan dan dari data statistik pemerintah, publikasi bisnis, journal perdagangan, laporan bank, para manajer dll. TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER Tanggung jawab sosial berari bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi didalam pembuatan keputusannya. Tanggung jwab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer organisasi perusahaan, karena aspek ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. Dengan demikian manajer sekarang dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha, terutama dalam hubungannya dengan stake holder. Tanggung jawab sosial berkaitan erat dengan peran keuntungan dan prestasi sosial Peran keuntungan bagi perusahaan menjadi sangat penting, artinya perusahaan harus mendapat keuntungan yang cukup, sehingga memadai untuk mempertahankan kepercayaan dan dukungan dari pemegang saham dan kreditur Prestasi sosial organisasi, ukuran prestasi adalah menjadi sangat sulit untuk didefinisikan mengingat masing-masing organisasi / perusahaan mempunyai visi dan misi nya sendiri-sendiri dan begitu banyak serta beragamnya tuntutan dan kepentingan yang pasti akan berbeda antar satu organisasi/perusahaan dengan organisasi/perusahaan lainnya. Namun ada pihak lainnya yang memiliki kepentingan untuk menilai prestasi (sosial) perusahaan Nilai dan Etika Manajemen Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika yaitu : 1. Hukum 2. Peraturan-peraturan pemerintah 3. Kode etik industri dan perusahaan 4. Tekanan-tekanan sosial 5. Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi merumitkan tugas manajer PROSES PERENCANAAN Pengertian Perencanaan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya, apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan, akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making). Proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan sesuatu masalah tertentu. Empat Tahap Dasar Perencanaan 1. Menetapkan tujuan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. 2. Merumuskan keadaan saat ini. Tahap kedua ini memerlukan Informasi terutama keuangan dan data statistik bila yang di dapatkan melalui komunikasi dalam organisasi. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perenca perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada. Alasan-alasan Perlunya Perencanaan • Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan. • Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi Hubungan Perencanaan Dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya Fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan menajerial lainnya saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi Pengorganisasian dan penyusunan personalia adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi. Pengarahan, perencanaan menentukan kombinasi dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana Cara pengklasifikasikan perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana rencana itu dilakukan. Dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, ini disebabkan beberapa alasan : 1. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud). 2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. 3. Manager-manager yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda. Ada dua tipe utama rencana : 1. Rencana-rencana strategi (Strategic Plans) Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi 2. Rencana-rencana Operasional / (Operational Plans) Adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Rencana-rencana operasional dibagi dua : Rencana sekali pakai (single use plans) di kembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. -Rencana tetap (Standing plans) Merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang Konsep Strategi Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Konsep ini sesuai tuntutan jaman terus berkembang Definisi Strategi pada dekade tahun 1960 an oleh Chandler disebutkan bahwa “Strategi adalah tujuan jangka panjang dari suatu perusahaan, serta pendaya gunaan dan alokasi semua sumber daya yang penting untuk mencapai tujuan tersebut”. Definisi Strategi pada dekade 1995 (Hamel & Prahalad) Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (meningkat) dan terus menerus dan dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan dimasa depan. Dengan demikian perencanaan strategi hampir selalu dimulai dari “apa yang dapat terjadi” bukan dimulai dari “apa yang terjadi”. Terjadinya kecepatan inovasi pasar baru dan perubahan pada konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan. Perencanaan Strategik (strategic plans) Strategi plans merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik : 1. Perencanaan strategik memberikan kerangka besar dalam semua bentuk perencanaan lainnya. 2. Pemahaman tidak strategis akan mempermudahkan pemahaman bentuk-bentuk peencana lainnya 3. Merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi. Proses Perencanaan Strategik Langkah-langkah proses pengusunan strategik : 1. Penentuan misi dan tujuan mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah meksud dan tujuan organisasi 2. Pengembangan profil perusahaan Mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan, langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing) 3. Analisa lingkungan eksternal Dengan maksud mengidentifikasikan cara-cara dalam perusahaan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi 4. Analisa internal perusahaan Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dan lingkungan internal perusahaan. Tujuan analisa ini adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan. 5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen / langgan. 6. Pembuatan keputusan strategik Mencakup Identifikasi, penilaian dan pemilihan berbegai alternatif strategik. 7. Pengembangan strategi perusahaan Mejabarkan kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional. 8. Implementasi Strategi Yaitu meletakkan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua/sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai diikuti alokasi sumber daya yang dibutuhkan Berbagai kebaikan dengan kelemahan perencanaan strategik kebaikan-kebaikan : 1. Organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas 2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbuk dan menanganinya sebelum menjadi berat 3. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan yang baik 4. Dapat meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat Kelemahan-kelemahan 1. Memerlukan Investasi dalam waktu uang dan orang yang cukup besar 2. Pemantapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya : biaya riset pasar, survai. 3. Membatasi operasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko. 4. Perencanaan dibuat harus dapat menjawab pertanyaan berikut : What Apakah yang harus dikerjakan? Why Mengapa direncanakan? Who Siapa yang harus menegerjakan? When Kapan harus dikerjakan? Where Di mana harus dikerjakan? How Bagaimana harus mengerjakannya? KRITERIA PENILAIAN EFEKTIFITAS PERENCANAAN Kegunaan agar berguna bagi manajemen dalam melaksanakan fungsinya yang lain, maka suatu rencana harus fleksibel, stabil, bekesinabungan dan sederhana Ketepatan waktu perlu diperhatikan oleh para pembuat rencana (perencana), mengingat perubahan dapat terjadi dengan cepat yang dapat berdampak jika rencana tidak tepat atau tidak sesuai menjadi tidak tepat sesuai waktu dan tempatnya. Efektivitas biaya Jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya menjadi lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya Ketepatan dan Objektivitas rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat berbagai keputusan dan kegiatan manajemen akan efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat/akurat. Ruang Lingkup perencanaan harus memperhatikan kelengkapan, kepaduan dan konsistensi Akuntabiltas suatu rencana harus mencakup dua aspek : 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana
