Pedoman Perilaku Bisnis
advertisement
Pedoman Perilaku Bisnis 1 DAFTAR ISI Surat dari CEO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii Pedoman Perilaku Bisnis KBR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Kesehatan, Keselamatan, Keamanan, dan Lingkungan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Peluang Kerja yang Setara dan Pelecehan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Konflik Kepentingan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Kontrol Akuntansi Internal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Penyuapan dan Korupsi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Hadiah, Perjalanan, dan Hiburan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Kontribusi Politik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Kepatuhan Ekspor dan Perdagangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Anti Monopoli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Penipuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Penggunaan dan Penyampaian Informasi Materi Non Publik . . . . . . . . . . . . . 13 Informasi yang Bersifat Rahasia dan Hak Milik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Kontrak Pemerintah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Pelaporan Dugaan Pelanggaran Pedoman Perilaku Bisnis . . . . . . . . . . . . . . . 16 i Kepada Semua Karyawan KBR, Inc. dan Anak Perusahaannya: KBR telah membangun warisan yang kaya berlandaskan integritas. Sebagai Presiden dan CEO KBR, saya berkomitmen untuk menjalankan bisnis dengan aman sesuai dengan hukum dan dengan kejujuran dan integritas – dan bahwa setiap direktur, pejabat, karyawan, kontraktor, dan agen KBR melakukan hal yang sama. Tidak ada pengganti. Pedoman Perilaku Bisnis (PPB) KBR berlaku bagi semua orang di KBR – setiap direktur, pejabat, karyawan, dan agen. Perusahaan menetapkan seperangkat aturan yang berkaitan dengan standar etika dan prinsip-prinsip hukum umum untuk dipedomani menjadi acuan dalam berhubungan dengan klien, masyarakat, dan sesama rekan kerja. PPB disusun untuk membantu Anda berperilaku sesuai dengan hukum dan etika dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan sehari-hari serta membantu Anda mematuhi hukum. Etika adalah hal sangat penting yang menjadi ciri khas KBR sebagai suatu perusahaan. Prinsip etika KBR menunjukkan komitmen KBR untuk memastikan bahwa KBR melaksanakan misi dengan integritas. Prinsip-prinsip KBR terkandung dalam PPB, yang terdiri atas sejumlah kebijakan tentang standar perilaku yang beretika dan patuh hukum yang harus diikuti oleh semua Karyawan saat menjalankan bisnis. Meskipun PPB ini dirancang untuk menjelaskan berbagai ragam permasalahan etika dan hukum, mungkin saja ada contohcontoh kejadian yang Anda ingin tanyakan tentang situasi tertentu. Jika demikian, Anda harus menghubungi Hotline Etika, Direktur Perilaku Bisnis, atau pengacara lain di Departemen Hukum KBR. KBR akan terus menjalankan bisnis dengan mematuhi hukum, bertransaksi dengan jujur dan integritas, serta berkomitmen pada keselamatan, kualitas, dan pelaksanaan. Saya mengharapkan dukungan Anda sepenuhnya secara terus-menerus dalam melaksanakan nilai-nilai dan prinsip-prinsip perusahaan ini. Stuart Bradie President dan Chief Executive Officer KBR, Inc. iii Pedoman Perilaku Bisnis KBR Dewan Direksi KBR memberlakukan Pedoman Perilaku Bisnis (“Pedoman”) ini untuk menetapkan serangkaian aturan secara umum mengenai standar etika dan prinsip-prinsip hukum yang diharapkan Perusahaan untuk dipedomani semua Karyawan1 ketika berhubungan dengan klien, masyarakat, dan sesama rekan kerja. Perusahaan juga mengharapkan pihak ketiga yang bekerja atas nama Perusahaan untuk mematuhi standar etika yang sama ini. Perusahaan tidak akan mentoleransi tindakan apa pun yang ilegal atau tidak etis. Perusahaan akan menjalankan bisnis dengan mematuhi semua hukum yang berlaku dan sesuai dengan standar etika. Dalam situasi tertentu, hukum yang berlaku di Amerika Serikat mungkin bertentangan dengan hukum yang berlaku di negara lain. Dalam kasus tersebut, Perusahaan akan berupaya untuk mengatasinya dengan mengikuti panduan dari Departemen Hukum. Apabila konflik tersebut tidak dapat diatasi, maka hukum yang berlaku di Amerika Serikat akan diterapkan dan dipatuhi oleh Perusahaan. Setiap Karyawan bertanggung jawab secara pribadi untuk mematuhi standar dan batasan yang berlaku pada tugas dan tanggung jawabnya, baik berdasarkan hukum yang berlaku maupun Pedoman Perilaku Bisnis. Setiap Karyawan harus menghindari aktivitas apa pun yang akan melibatkan Perusahaan dalam praktik apa pun yang melanggar Pedoman Perilaku Bisnis. Karyawan yang tidak mematuhi standar dan batasan tersebut berarti telah bertindak di luar lingkup pekerjaan, tanggung jawab, atau keagenannya. Selain kepatuhan hukum, semua Karyawan diharapkan untuk menerapkan standar tinggi dalam etika bisnis dan pribadi dalam melakukan tugas dan tanggung jawab mereka. Hal ini memerlukan praktik transaksi yang adil, jujur, dan berintegritas dari Karyawan dalam setiap aspek kegiatan yang berhubungan dengan Karyawan Perusahaan, masyarakat, komunitas bisnis, pemegang saham, pelanggan, pemasok, pesaing, serta badan pemerintah dan pihak yang berwenang atas regulasi. Karyawan, apabila bertindak atas nama Perusahaan, dilarang menarik keuntungan secara tidak wajar dengan manipulasi, penyembunyian, penyalahgunaan informasi rahasia, penyajian fakta material yang menyesatkan, atau praktik transaksi yang tidak jujur lainnya. Karyawan bertanggung jawab untuk membaca, memahami, dan mematuhi Pedoman Perilaku Bisnis dan mengikuti setiap pelatihan yang diwajibkan Perusahaan mengenai Pedoman Perilaku Bisnis. Karyawan yang mengabaikan atau melanggar ketentuan dalam Pedoman Perilaku Bisnis dapat dijatuhi sanksi disiplin termasuk pemecatan dan, jika berlaku, tuntutan pidana atau perdata. Contoh perilaku yang dapat dijatuhi tindakan disiplin adalah melanggar kebijakan Pedoman Perilaku Bisnis, meminta orang lain untuk melanggar kebijakan Pedoman Perilaku Bisnis, atau tidak segera melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran kebijakan Pedoman Perilaku Bisnis. Jika ragu tentang kepatutan tindakan tertentu, Karyawan dianjurkan untuk menghubungi Hotline Etika atau staf Departemen Hukum. Pedoman Perilaku Bisnis ini berlaku bagi semua operasi dan entitas kelompok KBR secara global. Istilah “Karyawan” yang digunakan di seluruh dokumen ini mencakup semua pejabat dan karyawan, serta staf agen dan anggota Dewan Direksi KBR, Inc. 1 We Deliver 1 Tanggung Jawab Anda sebagai Karyawan: • Bertindak dengan jujur dan etis dalam semua transaksi bisnis • Mematuhi hukum dan Pedoman, serta berbagai kebijakan dan prosedur bisnis KBR • Segera melaporkan setiap pelanggaran atau dugaan pelanggaran Pedoman kepada manajer, Departemen Pedoman Perilaku Bisnis, atau www.kbr.ethicspoint.com • Minta arahan dari manajer atau Departemen Hukum pada saat menghadapi masalah etika atau hukum • Bertanggung jawab untuk mematuhi hukum dan Pedoman Tanggung Jawab Anda sebagai Penyelia: Sebagai penyelia atau manajer Karyawan, tanggung jawab Anda sehubungan dengan Pedoman adalah: • Mencontohkan perilaku etis • Mendorong komunikasi terbuka dengan Karyawan dan memberikan bimbingan dan umpan balik dalam menanggapi pertanyaan dan persoalan mereka • Tahu kapan harus melaporkan pelanggaran, meneruskan masalah ke tingkat yang lebih tinggi, atau mencari bantuan dari pakar perusahaan • Memastikan tidak ada Karyawan yang mendapatkan pembalasan dendam karena melaporkan dugaan atau potensi pelanggaran Pedoman Perilaku Bisnis atau hukum yang berlaku Tanggung Jawab Sosial Perusahaan KBR mengakui bahwa agar berhasil menerapkan strategi untuk terus tumbuh dan mengamankan nilai jangka panjang yang lebih besar bagi pemegang saham, kita harus membangun perusahaan yang filosofi bisnisnya didasarkan pada keberlanjutan dan menyeimbangkan kemakmuran ekonomi, pengelolaan lingkungan, dan tanggung jawab sosial. KBR berperan dalam memberikan solusi berkelanjutan untuk berbagai proyek yang dilakukan atas nama pelanggan, yang mendukung kebijakan dan komitmen mereka pada sistem, teknologi, dan budaya organisasi KBR dan karyawannya. KBR mengevaluasi masalah ekonomi, lingkungan, dan sosial dalam proses pengambilan keputusan dan dalam sistem manajemen yang mengatur kegiatan bisnisnya. KBR menerapkan sejumlah strategi berkelanjutan untuk memandu pengawasan dan pengelolaan karyawannya; hubungan bisnis dan sosialnya; struktur dan masyarakat di tempat karyawannya tinggal dan bekerja; infrastruktur dan bahannya; serta kemakmuran ekonominya. Berbagai strategi ini meliputi desain berkelanjutan, pengadaan, konstruksi, teknologi, keragaman pemasok dan karyawan, konten lokal, hak asasi manusia, anti korupsi, pelatihan, pencegahan polusi, kesehatan dan keselamatan, pemberian yang bersifat amal, dan penyediaan tenaga suka rela. 2 KESEHATAN, KESELAMATAN, KEAMANAN, DAN LINGKUNGAN Perusahaan akan mematuhi semua hukum yang berlaku dan standar praktik industri yang relevan mengenai perlindungan kesehatan, keselamatan, dan keamanan Karyawan di tempat kerja dan orang lain yang terpengaruh oleh aktivitas bisnisnya, serta mencakup pencegahan polusi lingkungan. Perlindungan kesehatan, keselamatan, keamanan, dan pencegahan polusi pada lingkungan adalah tujuan utama Perusahaan dan manajemen Perusahaan harus melakukan tindakan yang diperlukan secara wajar untuk mencapai tujuan tersebut. Perusahaan secara rutin akan mengevaluasi aspek Kesehatan, Keselamatan, Keamanan, dan Lingkungan (“K3L”) produk dan layanannya. Tujuannya adalah mengembangkan dan menyediakan produk dan layanan yang tidak berdampak negatif pada lingkungan dan aman untuk digunakan secara benar, efisien dalam konsumsi energi dan sumber daya alam, dan dapat didaur ulang, digunakan kembali, atau dibuang secara aman. Semua Karyawan akan melakukan tugas dan tanggung jawab mereka dengan cara yang dapat mencapai berbagai tujuan ini. Perusahaan meyakini bahwa manajemen K3L yang efektif adalah bisnis yang baik. Perusahaan mengakui bahwa lingkungan yang aman dan tenaga kerja yang termotivasi juga ikut meningkatkan produktivitas dan pada akhirnya meningkatkan keberhasilan bisnis. Dengan pemikiran ini, KBR telah memulai prakarsa Zero Harm (Nihil Bahaya) yang menggabungkan tiga komponen dinamis – Zero Harm, 24/7, dan Courage to Care (Keberanian untuk Peduli). Bertanggung Jawab! Semua Karyawan harus: 99 Mengembangkan kebiasaan yang baik dalam menjaga keselamatan; 99 Meningkatkan kinerja keselamatan di daerahnya; 99 Ikut mengenali faktor dan penyebab umum terjadinya kecelakaan; dan 99 Mencegah kecelakaan We Deliver 3 PELUANG KERJA YANG SAMA DAN PELECEHAN Dalam kebijakan perekrutan dan promosi, Perusahaan berkomitmen untuk memberikan peluang yang sama bagi semua orang yang memenuhi syarat. Perusahaan akan berusaha menciptakan tenaga kerja yang mencerminkan keragaman populasi masyarakat di tempat Perusahaan beroperasi. Dalam semua operasi dan praktik ketenagakerjaannya, Perusahaan akan mematuhi hukum yang berlaku mengenai peluang kerja yang sama untuk memastikan tidak ada diskriminasi yang melanggar hukum terhadap setiap Karyawan atau pelamar. Perusahaan akan menyediakan lingkungan kerja bagi Karyawan yang bebas dari diskriminasi, pelecehan, intimidasi atau pemaksaan yang terkait secara langsung atau tidak langsung dengan ras, warna kulit, agama, kecacatan, jenis kelamin, orientasi seksual dan identitas atau ekspresi gender, usia, asal-usul kebangsaan, status veteran atau informasi genetika. Karyawan yang meyakini telah menerima diskriminasi, atau meyakini telah menyaksikan diskriminasi, dan yang melaporkan masalah tersebut sesuai dengan Kebijakan ini tidak akan mendapatkan pembalasan dendam atau diperlakukan buruk karena telah membuat laporan. Perusahaan meyakini bahwa semua Karyawan harus diperlakukan dengan bermartabat dan hormat. Adalah kebijakan Perusahaan untuk menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari pelecehan. Perusahaan melarang segala bentuk pelecehan terhadap Karyawan oleh Karyawan lain, termasuk penyelia atau anggota manajemen lainnya. Setiap Karyawan bertanggung jawab untuk bekerja sama guna mencapai tujuan ini. Pelecehan dianggap sebagai pelanggaran berat dan Karyawan dapat dijatuhi sanksi disiplin, termasuk pemecatan langsung. Sebagaimana digunakan dalam Kebijakan ini, istilah “pelecehan” mencakup pelecehan seksual, ras, etnis, dan berbagai bentuk pelecehan lainnya, termasuk pelecehan berdasarkan kecacatan. Semua keluhan akan diselidiki dengan segera dan secara diam-diam. Perusahaan melarang konsekuensi negatif terhadap Karyawan karena melaporkan tindakan pelecehan apa pun, termasuk pelecehan seksual. Bagaimana Hal Ini Berlaku bagi Saya? Bertanggung Jawab! T: Apa yang harus saya lakukan jika saya dilecehkan? J: Pertama, pertimbangkan untuk memberi tahu si pelaku bahwa Anda berkeberatan diperlakukan seperti itu. Namun, jika tidak nyaman menghadapi si pelaku (atau jika pelecehan itu terus dilakukan), Anda harus memberi tahu atasan langsung Anda. Jika Anda lebih nyaman membahas masalah itu dengan orang lain selain atasan langsung Anda, atau jika atasan langsung Anda tidak mengambil tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah itu, Anda harus menghubungi seseorang di Sumber Daya Manusia atau Departemen Hukum. Semua keluhan tersebut akan diselidiki dengan segera dan secara diam-diam. 4 KONFLIK KEPENTINGAN Semua Karyawan memiliki kewajiban kepada Perusahaan untuk mengutamakan kepentingan Perusahaan yang sah. Perusahaan khawatir apabila kepentingan bisnis sampingan atau kepentingan pribadi atau hubungan lain yang dijalin Karyawan mungkin berbenturan atau mengganggu kepentingan Perusahaan. Perusahaan melarang konflik kepentingan, kecuali jika secara khusus disetujui oleh Chief Executive Officer atau staf yang ditunjuknya. Potensi Konflik Kepentingan Banyak cara yang dapat memunculkan konflik kepentingan, termasuk Karyawan yang: 1. Bertugas sebagai direktur atau konsultan di entitas non-KBR; 2. Memiliki investasi tertentu atau memiliki kepentingan keuangan di pihak yang berpotensi menjadi pesaing, pelanggan, atau pemasok; atau 3. Memiliki pekerjaan sampingan yang berbenturan dengan kepentingan Perusahaan atau mengganggu kemampuan Karyawan melaksanakan tanggung jawabnya terhadap Perusahaan. Pekerjaan dan hubungan kerja dengan kerabat dekat juga bisa memunculkan konflik kepentingan yang sebenarnya, yang jelas, atau yang berpotensi menjadi konflik kepentingan. Perusahaan mengharapkan dan mengharuskan Karyawan untuk jujur dan etis dalam menangani konflik kepentingan yang sebenarnya, yang jelas, atau yang mungkin menjadi konflik kepentingan. Jika Karyawan menghadapi kemungkinan konflik kepentingan, situasi itu harus segera dan selengkapnya diungkapkan oleh Karyawan kepada manajer atau atasannya, yang harus mengupayakan persetujuan dari Chief Executive Officer atau staf yang ditunjuknya. Jika anggota Dewan Direksi atau Chief Executive Officer menghadapi kemungkinan konflik kepentingan, situasi itu harus segera dan selengkapnya diungkapkan kepada Komite Audit Perusahaan. Karyawan tertentu yang dapat mengarahkan atau mempengaruhi penggunaan atau disposisi dana atau aset lain Perusahaan dalam jumlah yang signifikan harus menyerahkan pernyataan kepatuhan tahunan mengenai konflik yang sebenarnya, yang jelas, atau yang mungkin menjadi konflik kepentingan. Bertanggung Jawab! T: Johan bekerja sebagai teknisi dan sedang mengatur acara liburan tim. Kakak Johan memiliki hotel yang dapat menampung acara tersebut. Bolehkah Johan menandatangani kontrak dengan hotel milik kakaknya itu? J: Tidak, sebab hal itu dapat memunculkan konflik kepentingan. Johan tidak boleh melakukan apa pun untuk mempengaruhi Perusahaan menggunakan hotel kakaknya, tapi ia boleh memperkenalkan kakaknya ke departemen yang bertanggung jawab menangani Perencanaan Perjalanan dan Acara jika ia mengungkapkan hubungan kekerabatan itu. We Deliver 5 KONTROL AKUNTANSI INTERNAL Perusahaan harus memiliki sistem kontrol akuntansi internal yang memadai untuk menjamin secara wajar keandalan pelaporan keuangan dan penyiapan laporan keuangan untuk kepentingan eksternal sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umum atau kriteria lain yang berlaku untuk laporan tersebut dan termasuk kebijakan dan prosedur yang: • Menyangkut penyimpanan catatan yang, dengan perincian yang wajar, mencerminkan transaksi dan disposisi aset Perusahaan secara akurat dan jujur; • Memberikan jaminan yang wajar bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi umum atau khusus dari manajemen; dan • Memberikan jaminan yang wajar mengenai pencegahan atau deteksi dini terhadap akuisisi, penggunaan, atau disposisi aset Perusahaan secara tidak sah. Transaksi tidak akan dicatat dalam rekening Perusahaan kecuali yang tercakup dalam lingkup kebijakan dan prosedur tertulis atau yang secara khusus dan resmi telah disetujui oleh Karyawan yang sesuai dan ditunjuk. Persetujuan tersebut memerlukan penetapan bahwa transaksi tersebut: (i) telah diotorisasi sesuai dengan Kebijakan Perusahaan ini dan (ii) didukung oleh bukti dokumen untuk memverifikasi validitas transaksi. Semua transaksi yang dicatat oleh Perusahaan akan disimpan dalam rekening Perusahaan sesuai dengan prosedur standar yang normal. Catatan akuntansi akan disimpan dengan perincian yang wajar agar dapat: • Mencerminkan transaksi dan disposisi aset Perusahaan secara akurat dan jujur; • Mematuhi persyaratan regulasi yang berlaku, termasuk Undang-Undang Praktik Korupsi Pemerintah Asing (FCPA) AS dan peraturan hukum lainnya; dan • Diproses sedemikian rupa sehingga memungkinkan penyiapan neraca, laporan, dan data keuangan untuk pelaporan internal, publik, dan pihak berwenang bidang regulasi dilakukan secara tepat waktu. Penerapan dan pengelolaan kontrol, prosedur, dan catatan akuntansi internal yang memadai dalam semua aspek untuk memenuhi persyaratan dalam Kebijakan Perusahaan ini merupakan tanggung jawab utama Chief Accounting Officer. Selain itu, Chief Executive Officer dan Chief Financial Officer bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan pada semua aspek Bagian 302 dan 404 Undang-undang Sarbanes-Oxley, yang mewajibkan manajemen untuk menilai dan melaporkan efektivitas sistem kontrol internal Perusahaan atas pelaporan keuangan pada interval yang ditetapkan. Chief Financial Officer dan General Counsel bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan pada Undang-Undang Praktik Korupsi Pemerintah Asing (FCPA), termasuk persyaratan bahwa Perusahaan memiliki sistem kontrol internal yang mantap. Bertanggung Jawab! T: Joko, rekan kerja Panji, meminta Panji memasukkan sebuah transaksi ke sistem akuntansi. Panji mempertanyakan validitas transaksi itu yang tidak dapat dijawab oleh Joko. Apa yang harus dilakukan Panji? J: Panji harus menyampaikan permasalahannya kepada atasannya dan memastikan bahwa hanya informasi yang valid dan akurat yang dimasukkan ke pembukuan perusahaan. 6 PENYUAPAN DAN KORUPSI Karyawan dan pihak ketiga yang bertindak atas nama KBR dilarang melakukan, menawarkan, mengotorisasi ,atau menjanjikan Pembayaran Tidak Layak. Istilah “Pembayaran Tidak Layak” digunakan untuk berbagai jenis pembayaran uang atau sesuatu yang berharga yang biasanya berupa pelicin, suap, atau imbalan, yang diberikan untuk mengarahkan keputusan tertentu yang mempengaruhi bisnis perusahaan atau untuk keuntungan pribadi seseorang. Jenis pembayaran ini ilegal, tidak etis, dan dilarang oleh Pedoman Perilaku Bisnis. Perusahaan melarang semua Karyawan dan pihak ketiga yang bertindak atas nama KBR untuk membayar, menawarkan, menjanjikan atau mengotorisasi suap, pelicin, atau pembayaran uang atau sesuatu yang berharga apa pun lainnya yang melanggar hukum kepada pejabat publik, pegawai pemerintah, partai politik atau pejabat partai, kandidat pejabat publik, atau karyawan organisasi internasional publik di negara mana pun. Semua transaksi harus dijalankan, dan akses ke aset diizinkan, hanya apabila sesuai dengan otorisasi dari manajemen. Karyawan juga dilarang menerima dari pihak ketiga, secara langsung ataupun tidak langsung, Pembayaran Tidak Layak atau sesuatu yang nilainya signifikan sehubungan dengan transaksi yang dilakukan Perusahaan. Perusahaan, Karyawan, dan pihak ketiga yang bertindak atas nama Perusahaan dilarang melakukan pembayaran “fasilitas” atau pelicin kepada pejabat atau pegawai pemerintah, yang bertujuan untuk mempercepat atau mengamankan kinerja tindakan rutin sehari-hari pemerintah oleh pejabat tersebut. Dalam keadaan yang sangat langka, Karyawan mungkin merasa perlu melakukan pembayaran kepada pejabat atau pegawai pemerintah untuk menghindari ancaman terhadap kesehatan, keselamatan, atau kebebasan pribadinya dalam situasi yang menyebabkan Karyawan tidak bisa mendapatkan persetujuan terlebih dahulu yang diperlukan mengingat situasi tersebut. Jika pembayaran dilakukan dalam situasi seperti ini, Karyawan yang melakukan pembayaran itu harus sesegera mungkin menghubungi Direktur Kepatuhan atau perwakilannya untuk mendapatkan pengarahan lebih lanjut. Karena tindakan pihak ketiga yang bertindak atas nama KBR, seperti tindakan Karyawan, dapat merugikan Perusahaan dan merusak reputasinya, semua pihak ketiga yang mungkin berinteraksi dengan pejabat atau pegawai pemerintah nonAS atas nama Perusahaan dan pihak ketiga lainnya yang berisiko tinggi yang ditunjuk harus: (i) Menjalani uji tuntas berdasarkan-risiko yang sesuai sebelum dilibatkan; (ii) Dilarang melakukan Pembayaran Tidak Layak; dan (iii) Mematuhi syarat dan ketentuan anti korupsi tambahan jika dianggap sesuai. Tergantung pada keadaan, sumbangan kepada organisasi amal atau organisasi masyarakat dapat dianggap sebagai Pembayaran Tidak Layak Prosedur Penerapan Kebijakan Anti Korupsi KBR memberikan panduan lebih lanjut tentang proses yang diperlukan untuk melibatkan pihak ketiga dan memberikan sumbangan. We Deliver 7 HADIAH, PERJALANAN, DAN HIBURAN Pembayaran atau pemberian sesuatu yang berharga kepada pejabat publik, pegawai pemerintah, partai politik atau pejabat partai, calon pejabat publik, karyawan organisasi internasional publik, klien atau calon klien, termasuk hiburan yang berlebihan, perjalanan, atau hadiah bernilai signifikan, bisa dianggap sebagai Pembayaran Tidak Layak dan/atau pelanggaran undang-undang anti korupsi yang berlaku. Dengan demikian, Karyawan dilarang memberikan hadiah mewah atau sering, keramah-tamahan, perjalanan, atau hiburan (juga disebut keramahan bisnis) kepada pihak ketiga. Untuk memberikan panduan lebih lanjut, Prosedur KBR untuk Penerapan Kebijakan Anti Korupsi menetapkan pada situasi apa saja hadiah atau keramah-tamahan dapat diberikan kepada pihak ketiga tertentu, termasuk pejabat publik dan pegawai pemerintah. Karyawan juga dilarang meminta atau menerima, secara langsung ataupun tidak langsung, sesuatu yang bernilai signifikan, termasuk hadiah mewah, keramah-tamahan, perjalanan, atau hiburan dari pihak ketiga. Ketentuan ini tidak melarang pemberian atau penerimaan jamuan bisnis, hiburan, dan hadiah yang wajar dan lazim selama penerimaan itu tidak menimbulkan kesan tidak patut dan sesuai dengan semua kebijakan dan prosedur Perusahaan. Semua aktivitas tersebut harus dilaporkan dan disetujui oleh kebijakan Perusahaan atau, seandainya tidak ada kebijakan atau prosedur yang spesifik, oleh penyelia Karyawan. Bertanggung Jawab! T: Apakah artinya saya tidak boleh mengajak klien makan malam setelah rapat bisnis usai? J: Anda boleh mengajak klien makan malam untuk mendiskusikan bisnis atau menjalin hubungan bisnis. Anda harus memastikan bahwa acara makan itu wajar dan lazim dan bahwa Anda mengikuti prosedur KBR untuk mendapatkan persetujuan di muka dan penggantian biaya. 8 KONTRIBUSI POLITIK Perusahaan mendorong partisipasi dalam proses politik. Namun pemerintah federal, negara bagian, daerah Amerika Serikat, dan beberapa negara lain menerapkan undang-undang yang mengatur kontribusi, aktivitas, dan pemberian yang bersifat politik untuk mencegah praktik yang mempengaruhi pejabat publik secara tidak patut. Kontribusi politik kepada perorangan atau entitas seperti itu dapat dianggap sebagai Pembayaran Tidak Layak. Partisipasi dalam aktivitas politik di tingkat internasional, federal, negara bagian, atau daerah AS dapat menimbulkan implikasi dan kewajiban hukum bagi Perusahaan. Karena itulah Karyawan harus memahami undang-undang yang relevan dan selalu berkonsultasi dengan departemen Hubungan dengan Pemerintah sebelum terlibat dalam aktivitas seperti itu. Perusahaan akan mematuhi undang-undang yang berlaku yang mengatur pengaruh politik dan kontribusi kampanye. Perusahaan meyakini pentingnya proses politik yang demokratis dan bahwa Karyawan harus memiliki minat aktif dalam memupuk prinsip-prinsip pemerintahan yang baik di tingkat negara, negara bagian, dan komunitas tempat mereka tinggal. Karyawan boleh meluangkan waktu dan dananya sendiri untuk mendukung kandidat dan permasalahan politik, tetapi Perusahaan tidak akan mengganti waktu atau dana yang mereka gunakan untuk kontribusi politik. Karyawan harus memastikan bahwa kontribusi dan aktivitas politik mereka sejalan dengan undang-undang yang berlaku. Misalnya, orang yang bukan warga negara Amerika Serikat tidak diizinkan memberikan kontribusi politik kepada kandidat dalam pemilu federal, negara bagian, atau daerah di AS. Negara lain juga memiliki undang-undang yang mengatur kontribusi politik. Karyawan atau pihak ketiga lainnya yang mewakili Perusahaan dalam urusan politik dan pemerintahan tidak boleh menggunakan tekanan apa pun, secara langsung maupun tersamar, terhadap Karyawan yang melanggar hak perorangan untuk menentukan apakah, kepada siapa, dan seberapa besar kontribusi politik pribadi akan diberikan. Karyawan atau pihak ketiga lainnya yang mewakili Perusahaan dalam urusan politik dan pemerintahan harus mematuhi semua undang-undang yang mengatur partisipasi korporasi dalam urusan publik. Berdasarkan berbagai statuta, perilaku tertentu, yang dibolehkan dan dianjurkan bagi perorangan, justru dilarang bagi perusahaan. Perusahaan memiliki kebijakan untuk mematuhi sepenuhnya larangan ini. Dilarang memberikan kontribusi dengan menggunakan dana, properti, atau layanan Perusahaan, untuk mendukung calon pejabat politik, atau partai atau pejabat partai politik baik di Amerika Serikat (tingkat negara bagian atau federal) maupun di negara lain mana pun oleh Perusahaan, atau atas nama Perusahaan, tanpa persetujuan di muka dari Departemen Hubungan dengan Pemerintah KBR. Persetujuan tersebut harus ditinjau dan disetujui oleh General Counsel. General Counsel KBR akan memverifikasi apakah kontribusi yang diusulkan itu legal dan patut menurut undang-undang yang berlaku. Undang-undang federal, negara bagian, dan daerah melarang pemberian hadiah kepada pejabat publik. Karena itu, saat bertindak atas nama perusahaan, Karyawan pada umumnya dilarang menawarkan sesuatu yang berharga kepada pejabat atau karyawan publik AS. We Deliver 9 KEPATUHAN EKSPOR DAN PERDAGANGAN KBR memiliki kebijakan untuk mematuhi sepenuhnya semua undang-undang dan peraturan AS yang mengatur perdagangan internasional. Undang-undang dan peraturan ini mencakup ekspor dan ekspor ulang produk, layanan, perangkat lunak, teknologi, dan data teknis, serta sanksi dan persyaratan anti-boikot. Semua Karyawan KBR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dalam kondisi apa pun tidak boleh ada transaksi yang berlawanan dengan kebijakan kepatuhan menyeluruh KBR. Kendali perdagangan internasional, termasuk peraturan ekspor, dirancang untuk melindungi keamanan nasional dan kepentingan kebijakan luar negeri pemerintah yang memberlakukan persyaratan kendali ekspor. Ekspor meliputi ekspor data, perangkat lunak, dan teknologi secara fisik, lisan, visual, atau elektronik. Dalam konteks undang-undang kendali ekspor AS, ekspor juga mencakup transfer data teknis ke warga negara asing yang berada di AS, pengungkapan data teknis AS yang ada di negara asing kepada seseorang dari negara ketiga, ekspor ulang item buatan AS dari satu negara asing ke negara lain, dan ekspor item buatan asing yang menggunakan lebih dari 10% kandungan AS. Kendali perdagangan AS berlaku bukan hanya pada operasional KBR di AS, tetapi juga bisnis KBR di luar AS. Pemerintah AS memberlakukan sanksi ke sejumlah negara dengan melarang warga, perusahaan AS, dan anak perusahaannya menjalankan bisnis di negara tersebut. Kantor Pengendalian Aset Luar Negeri (OFAC) Departemen Keuangan Amerika Serikat sering mengubah daftar negara dan/atau derajat pembatasan yang diterapkan terhadap suatu negara. Karyawan yang terlibat dalam perdagangan internasional harus merujuk daftar terbaru yang tersedia di http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Programs/ Pages/Programs.aspx. KBR memiliki kebijakan bahwa KBR tidak akan, apa pun bentuknya, berbisnis, menerima pekerjaan, atau melakukan penjualan produk di negara yang dikenai embargo atau sanksi OFAC, kecuali jika diperbolehkan menurut hukum AS. Larangan ini juga meliputi menjalankan pekerjaan di atau menjual produk ke setiap entitas yang berada di salah satu negara tersebut, atau ke setiap entitas yang dimiliki atau dikendalikan oleh pemerintah salah satu negara tersebut, di mana pun entitas itu berada. Negara lain tempat KBR berbisnis mungkin memberlakukan sanksi dan pembatasan dagang serupa terhadap satu atau beberapa negara yang sama. Setiap Karyawan bertanggung jawab untuk berkonsultasi dengan Departemen Hukum KBR – Kantor Kepatuhan Perdagangan Internasional jika ada pertanyaan sehubungan dengan yurisdiksi tertentu. Undang-undang dan peraturan AS juga memberlakukan pembatasan dagang yang lebih longgar terhadap sejumlah negara lain. Pemerintah AS dan negara lain memiliki daftar entitas yang tidak boleh diajak berbisnis oleh perusahaan mereka, dan Karyawan KBR yang terlibat dalam perdagangan internasional harus memeriksa daftar tersebut secara rutin ketika terlibat dalam perdagangan internasional. Di samping itu, KBR mensyaratkan kepatuhan yang ketat terhadap peraturan anti-boikot AS, yang melarang transaksi bisnis apa pun yang mendukung boikot dunia Arab terhadap Israel. Meskipun tidak berlaku umum, peraturan anti-boikot AS juga melarang transaksi bisnis yang mendukung boikot suatu negara terhadap negara lain kecuali jika boikot tersebut sejalan dengan undang-undang AS. Bertanggung Jawab! T: Jono didekati sebuah perusahaan Tiongkok yang mengajaknya bermitra dalam pembangunan pabrik amonia di Iran. Bagaimana tanggapan yang patut? J: Kebijakan KBR menyatakan tidak boleh berbisnis di Iran karena negara itu terkena sanksi AS dan beberapa Pemerintahan lainnya. Jono harus menolak ajakan itu dan segera memberi tahu ITCO. 10 ANTI MONOPOLI Perusahaan akan mematuhi semua aspek dari undang-undang anti monopoli dan persaingan yang berlaku. Karyawan dilarang membuat kesepakatan, perjanjian, rencana atau skema, baik tersurat maupun tersirat, resmi atau tidak resmi, dengan pesaing mana pun dalam hal harga, syarat atau ketentuan penjualan atau layanan, produksi, distribusi, wilayah, atau pelanggan; atau bertukar atau mendiskusikan dengan pesaing, harga, syarat atau ketentuan penjualan atau layanan, atau informasi persaingan apa pun lainnya; atau melakukan tindakan lain yang melanggar ketentuan undangundang anti monopoli yang berlaku. Pengaturan subkontrak normal atau proposal bersama dengan pesaing yang tidak melanggar undang-undang anti monopoli atau persaingan yang berlaku dan telah disetujui oleh Departemen Hukum tidak dilarang oleh Kebijakan ini. Bimbingan dari Departemen Hukum KBR juga harus diminta sebelum terlibat dalam pertukaran informasi dengan pesaing melalui asosiasi dagang atau rapat industri untuk memastikan kepatuhan pada undang-undang anti monopoli dan persaingan yang berlaku. Perjanjian di antara para anggota usaha patungan tentang operasi usaha patungan itu dianggap sebagai perjanjian dengan mitra dan bukan dengan pesaing—meskipun mitra itu adalah pesaing di luar usaha patungan. Namun, perjanjian anti-persaingan di antara para mitra usaha patungan di luar lingkup usaha patungan memang dilarang. Demikian pula, pertukaran informasi sensitif secara kompetitif antara KBR, usaha patungannya, atau mitra usaha patungannya mungkin mengundang masalah; karena itu, sebelum melakukan pertukaran informasi tersebut, Anda harus berkonsultasi lebih dahulu dengan Departemen Hukum. Bertanggung Jawab! T: Jaya bekerja di Departemen Proposal. Pada saat Jaya menghadiri konferensi industri, mantan rekan yang sekarang bekerja untuk pesaing, mengajak Jaya untuk bertemu dengan sebuah kelompok industri dan bertukar informasi tentang benchmarking. Perlukah Jaya menghadiri pertemuan itu? J: Jaya harus meminta bimbingan dari Departemen Hukum sebelum menghadiri dan bertukar informasi apa pun tentang KBR untuk memastikan kepatuhan pada semua undang-undang anti monopoli dan persaingan. We Deliver 11 PENIPUAN Perusahaan melarang segala bentuk Penipuan. Istilah “Penipuan” termasuk, tetapi tidak terbatas pada, penyelewengan dana dan penyimpangan lain, termasuk setiap: • tindakan yang tidak jujur atau menipu; • penyalahgunaan atau penyelewengan dana; • penggelapan; • pemalsuan atau pengubahan surat berharga seperti cek dan wesel bank Perusahaan; • penyelewengan aset Perusahaan, Karyawan, pelanggan, mitra, atau pemasok; • konversi kas, sekuritas, persediaan, properti, atau aset Perusahaan lainnya untuk penggunaan pribadi; • penanganan atau pelaporan transaksi Perusahaan secara tidak sah; dan • pemalsuan catatan atau laporan keuangan Perusahaan untuk alasan pribadi atau alasan lain. Daftar di atas tidak menyeluruh tetapi ditujukan sebagai contoh situasi yang merupakan penipuan. Karyawan wajib melindungi aset Perusahaan dan memastikan penggunaannya secara efisien. Pencurian, kecerobohan, dan penghamburan aset Perusahaan oleh Karyawan dilarang karena tindakan dan perilaku tersebut berdampak negatif langsung pada reputasi dan tingkat keuntungan Perusahaan. Semua aset Perusahaan hanya boleh digunakan untuk kepentingan bisnis Perusahaan yang sah. Bertanggung Jawab! T: Direktur Penjualan dan Penyelianya telah bekerja bersama selama bertahun-tahun dan bersahabat di luar jam kerja. Setelah makan malam mahal bersama pasangan masing-masing, Direktur Penjualan itu menyarankan agar biaya makan dibebankan ke kartu kredit perusahaan dan menyatakan bahwa acara itu adalah pertemuan bisnis dengan klien. Penyelianya, yang bertugas menyetujui laporan pengeluaran Direktur Penjualan, menyetujui usul itu. Apakah ada masalah? J: Tindakan Direktur Penjualan dan Penyelianya melanggar Pedoman Perilaku Bisnis karena penggunaan dana perusahaan untuk keperluan pribadi dilarang keras dan pengajuan dan persetujuan laporan biaya palsu adalah penipuan. 12 PENGGUNAAN DAN PENYAMPAIAN INFORMASI MATERIAL NON PUBLIK Perusahaan akan mengungkapkan informasi material non publik dengan segera dan lengkap kepada publik bila dan sebagaimana diatur oleh hukum dan/atau peraturan SEC atau NYSE. Penentuan mengenai “materialitas” melibatkan pertimbangan subyektif; karena itu, pertanyaan materialitas akan ditentukan oleh General Counsel dan Chief Financial Officer. Setiap pengungkapan yang dilakukan oleh Perusahaan dalam laporan dan dokumen yang dilaporkan atau dikirimkan ke SEC dan komunikasi publik lainnya oleh Perusahaan harus lengkap, jujur, akurat, tepat waktu, dan mudah dimengerti. Informasi material non publik tidak boleh diungkapkan kepada siapa pun selain orang di dalam Perusahaan yang jabatannya mengharuskan mereka mengetahui informasi itu sebelum diumumkan ke publik oleh Perusahaan. Karyawan tidak boleh membuat perintah beli atau jual, atau menyarankan orang lain membuat perintah beli atau jual, atas sekuritas Perusahaan (atau sekuritas turunan yang terkait, seperti opsi put atau call) bila dia mengetahui informasi material mengenai Perusahaan yang belum diungkapkan ke publik. Setiap Karyawan yang memiliki informasi material non publik harus menunggu sampai bisnis berakhir pada hari kerja kedua setelah informasi tersebut diumumkan ke publik sebelum memperdagangkan atau menyarankan orang lain untuk memperdagangkan. Karena mereka dapat mengakses informasi rahasia secara rutin, Karyawan tertentu (“Orang Dalam”) tunduk pada pembatasan tambahan tentang perdagangan sekuritas Perusahaan. We Deliver 13 INFORMASI YANG BERSIFAT RAHASIA DAN HAK MILIK Dalam menjalankan bisnis Perusahaan, Karyawan sering mempelajari informasi rahasia atau informasi hak milik tentang Perusahaan, pelanggan, pemasok, atau mitra usaha patungannya. Karyawan yang dipercayakan dengan atau mengetahui dengan cara lain tentang informasi yang bersifat rahasia atau hak milik dilarang mengungkapkan atau menggunakan informasi itu di luar Perusahaan untuk keuntungan pribadi, baik selama atau setelah masa kerjanya atau layanan lain kepada Perusahaan berakhir, tanpa otorisasi tertulis yang sah dan benar dari Perusahaan untuk melakukannya, yang diberikan oleh manajer atau Karyawan yang berwenang mengumumkan informasi rahasia atau hak milik. Pengungkapan secara tidak sah dapat merugikan Perusahaan atau membantu pesaing. Perusahaan juga bekerja dengan data hak milik mitra usaha patungan, pemasok, dan pelanggan. Perlindungan data tersebut sangat penting dan harus dijalankan dengan sangat hati-hati agar Perusahaan dapat menjaga kepercayaan dari pihak tersebut. Karyawan dilarang mengungkapkan atau menggunakan informasi rahasia atau hak milik yang dimiliki oleh seseorang selain Perusahaan ke pihak lain selain Karyawan tanpa izin Perusahaan, dan izin tersebut juga tidak menghalangi hak pelaporan Karyawan yang dinyatakan di sini, dan demikian pula tidak menghalangi orang tersebut mengungkapkan informasi itu kepada orang lain kecuali jika telah ditetapkan hanya sejauh yang diperlukan. 14 KONTRAK PEMERINTAH Perusahaan akan mematuhi semua peraturan yang berlaku untuk kontrak Amerika Serikat dan kontrak pemerintah lain. Semua Karyawan yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan di bawah kontrak pemerintah harus memahami sepenuhnya dan menerima pelatihan yang memadai tentang kebijakan dan praktik yang tercantum dalam Pedoman Perilaku Bisnis dan kebijakan lain Perusahaan yang terkait langsung dengan kontrak pemerintah. Setiap unit bisnis yang memiliki kontrak dengan pemerintah Amerika Serikat atau pemerintah lain bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sesi pelatihan Karyawan mengenai kebijakan ini dilakukan dan sesi pelatihan tersebut didokumentasikan dengan benar. We Deliver 15 PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN PEDOMAN PERILAKU BISNIS Karyawan, harus segera melaporkan setiap dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku Bisnis ke saluran pelaporan yang sesuai, termasuk, tetapi tidak terbatas pada: • www.kbr.ethicspoint.com • The Ethics Hotline –– AS atau Kanada (855) 219-7328 –– Untuk semua negara lain, nomor telepon bebas biaya tercantum di www.kbr.ethicspoint.com • Kotak pos Pedoman Perilaku Bisnis –– P.O. Box 2464, Houston, TX 77252-2464, USA • Direktur Pedoman Perilaku Bisnis di [email protected] • Perwakilan Departemen Hukum; Layanan Audit; Sumber Daya Manusia, Kesehatan, Keselamatan, Keamanan, dan Lingkungan KBR yang sesuai; atau departeman lain yang terkait dengan kepatuhan • Penyelia atau manajer Karyawan • Anggota manajemen senior eksekutif Selain itu, Karyawan dapat menggunakan hak atau kewajiban hukum mereka untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran hukum ke instansi pemerintah yang tepat setiap saat, tanpa melaporkan hal tersebut ke Perusahaan atau mengupayakan otorisasi terlebih dahulu dari Perusahaan. Perusahaan melarang pembalasan dalam bentuk apa pun karena telah melaporkan, dengan niat baik, dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku Bisnis. Tindakan disiplin akan diambil terhadap siapa pun yang membalas secara langsung atau tidak langsung Karyawan yang melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran. Mencegah Karyawan lain untuk melaporkan adalah dilarang dan dapat dijatuhi sanksi disiplin. Karyawan diharapkan bekerja sama sepenuhnya dalam setiap penyelidikan yang dilakukan terhadap dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku Bisnis. Bertanggung Jawab! T: Fuad melihat penyelianya melakukan sesuatu yang menurutnya mungkin melanggar Pedoman Perilaku Bisnis, tetapi dia tidak yakin itu adalah pelanggaran dan Fuad tidak ingin terlibat. Apa yang harus dilakukannya? J: Fuad harus melaporkan situasi itu melalui hotline atau saluran pelaporan lainnya. Departemen PPB dapat menyelidiki dan menentukan apakah memang telah terjadi pelanggaran. Fuad bertanggung jawab untuk melaporkan perbuatan yang disaksikannya. 16 Notes We Deliver 17 Pedoman Perilaku Bisnis We Deliver www.kbr.com ©2015 KBR, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang. (Indonesian)
