lampiran 2. update baseline proyek - E
advertisement
RENCANA PENGELOLAAN PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT TERPADU (SIRST) PP-06 SIRST 8 Februari 2007 Release 1 Disiapkan oleh : EVI SEPTIANA PANE 5203 100 005 sebagai kelengkapan tugas akhir di Jurusan Sistem Informasi, Fakultas teknologi Informasi, ITS Surabaya . Abstrak: Dokumentasi ini berisi seluruh rencana pengelolaan proyek pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu (SIRST). Adapun rencana yang dituliskan meliputi 1). Rencana proses manajerial yang meliputi rencana awal, rencana kerja dan rencana penelusuran proyek, rencana manajemen resiko, dan rencana penyelesaian proyek. 2). Rencana proses teknis, meliputi model proses, infrastruktur, penerimaan produk, serta metode, alat bantu dan teknik yang digunakan. 3). Rencana pendukung, meliputi verifikasi dan validasi, penanganan dokumen, jaminan kualitas dan review. SIFAT RAHASIA Khusus diproduksi dan didistribusikan kepada yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS MAKLUMAT VERSI DOKUMEN Seluruh versi dari dokumen ini didaftar berdasar kronologisnya. Tidak ada hubungan antara nomor dokumen dan nomor versi perangkat lunak. Versi Dokumen Versi Tanggal Alasan Perubahan Perangkat Lunak Release 1 Versi 1.0 Dokumen ini dibuat oleh Evi Septiana dengan pengawasan dari Jurusan Sistem Informasi ITS sebagai upaya untuk menjamin keakurasian dokumen saat akan di cetak. Penggandaan dokumen, sebaiknya dari versi yang terakhir (up to date) dan setelah mendapatkan ijin tertulis Copyright @ 2007 Jurusan Sistem Informasi ITS Seluruh informasinya adalah hak milik Jurusan Sistem Informasi ITS yang tidak dipublikasikan dan bersifat rahasia. SIFAT RAHASIA Khusus diproduksi dan didistribusikan kepada yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan SIRSTControl Revisi Dokumen CONTROL REVISI DOKUMEN Seluruh revisi yang telah dilakukan pada dokumen ini, dapat diikuti sebagaimana tabel berikut. Nomor Revisi Tanggal Diperiksa oleh 1. 1 Februari 2007 Pimpinan Proyek Evaluasi resiko terhadap jadwal dalam manajemen resiko tidak menggunakan bantuan analsa PERT, tetapi dalam estimasi durasi aktifitas digunakan PERT sebagai bantuan 2. 26 Februari 2007 Pihak Spnsor Terjadi perubahan pada baseline proyek. (yang merubah durasi waktu penyelesaian proyek dan biaya proyek) Keterangan singkat perbaikan SIFAT RAHASIA Khusus diproduksi dan didistribusikan kepada yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan SIRST HALAMAN PERSETUJUAN Disetujui oleh : Disiapkan oleh : Disetujui oleh : Evi Septiana Disiapkan oleh : SIFAT RAHASIA Khusus diproduksi dan didistribusikan kepada yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS Project Leader IT Project Manager Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan SIRST Daftar Isi 1. 2. 3. Gambaran Umum Proyek ...............................................................................1 1.1 Tujuan, Ruang Lingkup dan Sasaran ............................................................................................ 1 1.2 Asumsi, Batasan dan Resiko ......................................................................................................... 3 1.3 Penyerahan Proyek ........................................................................................................................ 4 1.4 Ringkasan Jadwal dan Anggaran Dana ......................................................................................... 4 1.5 Evolusi Perencanaan ..................................................................................................................... 5 1.6 Referensi ....................................................................................................................................... 6 1.7 Definisi dan Akronim .................................................................................................................... 6 Organisasi Proyek ............................................................................................ 7 2.1 Lingkungan Eksternal ................................................................................................................... 7 2.2 Struktur Internal ............................................................................................................................ 7 2.3 Peran dan Tanggung Jawab ........................................................................................................... 8 Rencana Proses Managerial ..........................................................................10 3.1 Rencana Awal ............................................................................................................................. 10 3.1.1 .Estimasi .............................................................................................................................................10 3.1.2 .Pengaturan Kepegawaian...................................................................................................................10 3.1.3 .Perolehan Sumberdaya ......................................................................................................................11 3.1.4 .Pelatihan Pekerja Proyek ...................................................................................................................11 3.2 Rencana Kerja ............................................................................................................................. 12 3.2.1 .Work Breakdown Structure (WBS) ..................................................................................................12 3.2.2 .Alokasi Jadwal...................................................................................................................................12 3.2.3 .Alokasi Sumberdaya ..........................................................................................................................13 3.2.4 .Alokasi Dana .....................................................................................................................................14 3.3 Rencana Penelusuran Poyek ........................................................................................................ 16 3.3.1 .Manajemen Kebutuhan ......................................................................................................................16 3.3.2 .Pengawasan Jadwal ...........................................................................................................................16 3.3.3 .Pengawasan Anggaran Dana .............................................................................................................17 3.3.4 .Pengawasan Kualitas .........................................................................................................................19 3.3.5 .Pelaporan ...........................................................................................................................................19 3.3.6 .Matriks Proyek ..................................................................................................................................21 4. 3.4 Rencana Manajemen Resiko ....................................................................................................... 21 3.5 Rencana Penyelesaian Proyek ..................................................................................................... 25 Rencana Proses Teknis ..................................................................................26 4.1 Model Proses ............................................................................................................................... 26 4.2 Metode, Alat bantu dan Teknik ................................................................................................... 27 4.3 Infrastruktur ................................................................................................................................ 29 4.4 Penerimaan Produk ..................................................................................................................... 32 Program Studi Sistem Informasi Pemilik Disetujui Oleh : Sponsor Rencana Proyek SIRST Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Rencana Pengelolaan Proyek 5. Pembangunan SIRST Rencana Pendukung ...................................................................................... 34 5.1 Verifikasi dan Validasi ................................................................................................................ 34 5.2 Penanganan Dokumen dan Form ................................................................................................ 35 5.3 Jaminan Kualitas ......................................................................................................................... 37 5.4 Review ........................................................................................................................................ 38 LAMPIRAN 1. BASELINE PROYEK ................................................................ 40 LAMPIRAN 2. BASELINE 1 PROYEK ............................................................. 41 LAMPIRAN 3. RESOURCE SHEET PROYEK ................................................42 Program Studi Sistem Informasi Pemilik Disetujui Oleh : Sponsor Rencana Proyek SIRST Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Rencana Pengelolaan Proyek 1. Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Gambaran Umum Proyek Proyek Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu (SIRST) ini bermaksud untuk menghasilkan produk berupa aplikasi rumah sakit terintegrasi yang dibangun per-modul berdasarkan Strategic Business Unit (SBU) yang ada di rumah sakit. SIRST memetakan seluruh area fungsional penting dari sebuah rumah sakit. Paket SIRST memungkinkan pelayanan terhadap pasien yang lebih baik, keselamatan pasien lebih terjamin, efisiensi dan pengurangan biaya. SIRST menyediakan kemudahan akses terhadap informasi yang penting di rumah sakit serta memungkinkan pihak manajemen mengambil keputusan yang lebih baik dan tepat pada waktunya. SIRST dikembangkan dengan menggunakan teknologi relasional database system MySQL 5 dan bahasa pemrograman Delphi 7. SIRST memberikan keuntungan dengan mempersingkat proses operasional, meningkatkan administrasi dan pengendalian, memperbaiki tingkat respon terhadap pasien, pengendalian biaya dan penambahan keuntungan. Modul SIRST yang akan diimplementasikan pada rumah sakit tidak mutlak semua modul, setiap modul pada SIRST dapat diimplementasikan sendiri berdasarkan keberadaan SBU di rumah sakit. Namun akan lebih baik jika pihak rumah sakit menerapkan semua modul yang tersedia. Dan yang paling penting adalah SIRST dapat dengan mudah dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan pada rumah sakit manapun. Proses-proses utama dari rumah sakit yang didukung oleh aplikasi SIRST, meliputi : 1. Pendaftaran / registrasi pasien dan layanan konsumen 2. Perhitungan tagihan pasien rawat inap, rawat jalan dan pembelian obat. 3. Pelayanan medis pada rawat inap dan rawat jalan 4. Penyediaan bahan medis dan obat 5. Penyediaan barang-barang non-medis dan hubungannya dengan supplier. 1.1 Tujuan, Ruang Lingkup dan Sasaran Tujuan : Membuat produk aplikasi yaitu sistem informasi rumah rakit yang dikembangkan per-modul sesuai dengan subsistem yang ada di rumah sakit. Modul yang dibuat pada proyek kali ini terdiri dari 4 modul Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 1 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu utama, yaitu : Aplikasi manajemen rumah sakit (pengadaan, layanan konsumen dan kasir), aplikasi apotek, aplikasi rawat inap dan aplikasi rawat jalan. Ruang Lingkup : Produk ini ditujukan untuk diterapkan pada Rumah Sakit manapun yang memiliki fungsional seperti pada SIRST. Untuk database aplikasi disiapkan supaya dapat terhubung dengan data bagian SDM rumah sakit. Pengembangan sistem selanjutnya lebih diarahkan pada bagian keuangan. Sasaran : Menghasilkan produk sistem informasi rumah sakit yang mampu bersaing di pasaran serta sesuai dengan spesifikasi kebutuhan untuk segala jenis rumah sakit . Dibawah ini adalah Project Charter Proyek pembangunan SIRST. Informasi proyek Tanggal Januari ‘07 Pimpinan proyek No. 01/07/001 Proyek Ir. A. Holil Noor Nama Proyek Klien Sistem informasi RS Terpadu Sistem Informasi Tahapan yang diliputi 1. 2. 3. 4. 5. 6. Persiapan survey dan pelaksanaan Analisa Kebutuhan user dan software Detail Design Pengembangan aplikasi Evaluasi dan uji coba Aplikasi Penutupan proyek Tanggal mulai 1 Februari 2007 Total kontrak Rp. 50.000.000,- Tanggal selesai 5 Mei 2007 Estimasi biaya proyek Rp. 43.705.600,Tujuan Bisnis Membangun sistem informasi rumah sakit yang dikembangkan per-modul sesuai dengan subsistem yang ada di Rumah Sakit. Deskripsi Produk/ Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (layanan konsumen, pengadaan, dan kasir) Aplikasi Sistem Informasi Apotek Aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan Aplikasi Sistem Informasi Rawat Inap Sasaran Proyek Sasaran proyek menghasilkan spesifikasi, desain , program aplikasi dan uji coba aplikasi Critical Success Factors : Sistem Informasi yang men-support agar Rumah sakit yang dimodelkan memiliki komitmen untuk tetap menggunakan business process yang sudah disepakati Batasan : Pelaksanaan survey lapangan sepenuhnya dilakukan pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Permata Bunda. Asumsi : Sistem Informasi manajemen rumah sakit meliputi fungsi : Registrasi pasien baru Pembayaran tagihan pasien Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 2 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Logistik rumah sakit. Rumah Sakit yang akan mengimplementasikan SIRST sebelumnya tidak mempunyai sistem informasi rumah sakit terintegrasi lainya. Otoritas Pimpinan Proyek : Mengatur jadwal, anggaran dana, personel yang bertanggung jawab, dan sumber daya lain yang digunakan selama pelaksanaan proyek Melakukan pengawasan aktifitas pelaksanaan proyek. Tidak mencakup dalam hal perekrutan pekerja proyek, karena pekerja proyek telah ditentukan saat proyek dimulai. Tanggung jawab pimpinan proyek : Membuat rencana proyek dan dokumen pendukung Membuat laporan kemajuan/kinerja proyek Mengendalikan seluruh kegiatan hingga selesai Menjamin proyek berhasil dengan baik dan penyampaian laporan tepat waktu. Pimpinan proyek Ir. A. Holil Noor Kepala Cabang Ir. Khakim Ghozali 1.2 Asumsi, Batasan dan Resiko Asumsi 1. Kebutuhan infrastruktur, usaha yang sebenarnya, dan jadwal akan diselesaikan setelah dilakukan identifikasi kebutuhan. 2. Ruang lingkup SIRST pada proyek ini dikerjakan dengan mempertimbangkan fungsional rumah sakit secara umum. 3. Detail dokumen kebutuhan (SKPL) akan disiapkan setelah dilakukan studi di rumah sakit dan akan ditanda tangani oleh klien pada periode tertentu. 4. Perubahan pada persetujuan dokumen kebutuhan akan diberlakukan seperti perubahan permintaan dan modifikasi yang akan dianggap sebagai tambahan tagihan pada klien. 5. Persoalan kinerja ditujukan untuk ketersediaan infrastruktur yang diinginkan oleh klien. 6. Komitmen dari seluruh jajaran managemen dan pekerja proyek. 7. Kegiatan operasional rumah sakit dilakukan secara manual (belum ada sistem informasi yang digunakan) 8. Kondisi pengembangan aplikasi aman dan kondusif Batasan 1. Pelaksanaan identifikasi kebutuhan dilakukan terhadap studi pustaka tentang perancangan sistem informasi rumah sakit pada Rumah Sakit Ibu Anak Permata Bunda oleh Bagus Permadi Teknik Informatika- ITS 2004. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 3 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 2. Waktu pelaksanaan proyek 3 bulan mulai dari tanggal 1 Februari 2007 hingga 5 Mei 2007. 3. Anggaran dana yang ditetapkan untuk pelaksanaan dan pengelolaan proyek tidak melebihi total kontrak proyek, yaitu Rp. 50.000.000,Resiko utama yang mungkin muncul : No. Kategori Resiko 1. Teknis 2. Manajemen proyek 3. Lingkungan 4. Keorganisasian 5. Eksternal Daftar Resiko - Requirement kurang Analisa dan desain salah Teknologi yang digunakan berubah Estimasi kurang akurat Perencanaan kurang lengkap Pengawasan dan komunikasi kurang Sasaran proyek tidak konsisten Bencana Alam Kondisi Kesehatan Pekerja Staf dan pekerja kurang berpengalaman Beban kerja yang terlalu menumpuk. Perubahan keuangan akibat kondisi yang tidak kondusif 1.3 Penyerahan Proyek Dokumen dan Produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori berikut : 1. Project management-related deliverables: Project Plan , project charter, project scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan project. 2. Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak , Deskripsi Detail Desain, source code aplikasi. Media yang digunakan untuk penyerahan bervariasi tergantung pernyerahannya. Untuk penyerahan dokumentasi Kebutuhan dan desain sistem menggunakan kertas yang berupa dokumen. Sedangkan untuk produk atau aplikasi diserahkan dalam bentuk CD. Dokumen-dokumen tersebut harus terjaga kerahasiaanya. Semua hasil penyerahan telah di back-up oleh pihak pengembang sistem. 1.4 Ringkasan Jadwal dan Anggaran Dana Secara umum jadwal dari proyek terdiri atas beberapa aktifitas utama beserta dengan anggaran dana yang di alokasikan untuk tiap aktifitas. Berikut Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 4 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu merupakan ringkasan jadwal beserta anggaran dana untuk proyek pembangunan sistem informasi rumah sakit terpadu : 1.5 Evolusi Perencanaan Perencanaan proyek ini disusun berdasarkan standard IEEE 1058-1998 Standard for Software Project Management Plans. Perencanaan proyek yang dirilis pertama kali akan diberikan kepada sponsor dan dikoordinasi dengan anggota tim untuk di review. Sedangkan perubahan tehadap perencanaan proyek akan dilakukan jika diperlukan selama proyek masih berlangsung. Setiap perubahan penting pada dokumen ini harus disahkan oleh klien dan disebarkan pada anggota tim. Penomoran versi pada dokumen perencanaan proyek ini mengikuti format penanganan dokumen yang ditentukan pada bab Rencana Tambahan sub-bab Rencana Dokumentasi dalam dokumen ini. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 5 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 1.6 Referensi ANSI, “PMBOK Guide”, Edisi ke-3, American National Standard, 2004. Hughes, Bob, dan Cotterel, Mike, “ Software Project Management”, Edisi ke-2, The McGraw-Hill Companies, 1999. Schwalbe, Kathy, “Information Technology Project Management”, Edisi ke-4, Course Technology, Inc, 2004 “Project Risk Management Handbook”, Edisi ke-1, Office of Project Management Process Improvement, www.dot.ca.gov/hq/projmgmt, 2003. IEEE Computer Society , “IEEE 1058-1998 Standard for Software Project Management Plans “, IEEE Computer Society, 1998. Bug “Quality Huntress, Assurance Plan”, versi 1.0, www.bughuntress.com, 2002 1.7 Definisi dan Akronim WBS Work Breakdown Structure SKPL Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak PERT Program Evaluation and Review Technique VORD Viewpoint Oriented Requirement Definition SIRST Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu QA Quality Assurance UML Unified Modelling Language SDLC System Development Life Cycle IRNA Instalasi Rawat Inap IRJA Instalasi Rawat Jalan Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 6 Rencana Pengelolaan Proyek 2. Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Organisasi Proyek 2.1 Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal ini membahas tentang bagaimana hubungan antara team proyek dengan pihak luar. Pihak yang berhubungan dan mendukung proyek adalah sebagai berikut : Organization Name of Liaison/Interface Rumah Sakit (Customer) Pihak Pemesan Aplikasi User (Pemakai di lapangan) Pegawai pelaksana / pengguna Yang digambarkan dalam structured diagram berikut : Contract Interface Customer Rumah Sakit Purpose Interface Organizational Interface CEO & CIO Perusahaan Pelaksana Proyek Tim Proyek Internal Interface User (Pegawai dan Pasien) User Interface Eksternal Interface Structured Diagram Eksternal Interface dengan Internal Interface 2.2 Struktur Internal Struktur organisasi dalam team proyek ini menggunakan tipe controlled decentralized dimana team telah menunjuk seorang leader (manajer proyek) sebagai pimpinan proyek. Untuk lebih jelasnya tentang Komunikasi antar kelompok dan individu dilakukan secara horisontal. Komunikasi vertikal sesuai dengan hirarki kendali juga dilakukan. Untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dapat dilihat di gambar di bawah ini : Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 7 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Pimpinan proyek Staff Surveyor Sistem Analis Staff Programmer Keterangan Garis Instruksional Garis Koordinasi Diagram Struktur Internal Penjelasan dari diagram di atas secara umum bahwa tim proyek ini dipimpin oleh seorang pimpinan proyek yang membawahi 3 bidang, yaitu : analis, programmer, dan surveyor. Antar bidang dapat saling memberikan saran. Masing –masing bidang bertanggung jawab pada pimpinan proyek. 2.3 Peran dan Tanggung Jawab Tiap-tiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab masingmasing yang harus dijalankan. Tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dilihat di tabel berikut : Jabatan Pimpinan proyek Analis Programmer Program Studi Sistem Informasi Pemilik Pembagian tugas Bertanggung jawab terhadap jalannya proyek Membuat perencanaan proyek serta pengawasan seluruh aktifitas eksekusi proyek Membuat/mengumpulkan dokumentasi proyek setelah selesai dilakukannya tahapan tertentu. Membuat laporan pertanggungjawaban setelah tahap implementasi selesai. Memberikan pengarahan, teguran, dan peringatan kepada anggota team jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan proyek. Melakukan analisa kebutuhan kustomer hingga menghasilkan spesifikasi fungsional dari sistem informasi. Mendesain desain database dan UML diagram dari sistem sesuai hasil analisa. Menetapkan kebutuhan dari sistem dan menggambarkan fungsionalitas dari sistem. Membuat dokumentasi untuk aktifitas analisa dan desain yakni berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan Deskripsi Detail Desain . Membuat aplikasi berdasarkan detail desain yang diberikan oleh pihak analis Membuat dokumentasi aplikasi baik itu database, maupun aplikasi dalam bentuk CD. Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 8 Rencana Pengelolaan Proyek Membuat dokumentasi bantuan aplikasi berupa panduan instalasi Turut serta dalam melaukan ujicoba dan review hasil ujicoba aplikasi Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan kustomer (survey kebutuhan kustomer) Membuat kesimpulan awal tentang layanan dari sistem berdasar identifikasi kebutuhan yang dilakukan Surveyor Program Studi Sistem Informasi Pemilik Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 9 Rencana Pengelolaan Proyek 3. Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Rencana Proses Managerial 3.1 Rencana Awal 3.1.1 Estimasi Metode dan hasil estimasi proyek Estimasi biaya untuk gaji pekerja menggunakan pendekatan person/hour. Estimasi untuk durasi waktu pengerjaan tiap aktifitas menggunakan analisa PERT. Analisa ini digunakan untuk menghadapi ketidakpastian pada durasi aktifitas/tugas. Penetapan lama perkiraan aktifitas (D) merupakan faktor dari optimistic Duration (OD), pesimistic Duration (PD) dan expected Duration (ED) pada analisa PERT. Rumus analisa PERT : D Tahapan (1xOD) (4 xED) (1xPD) 6 Optimis Pesimis Most Likely Identifikasi 6 hari 9 hari 7 hari kebutuhan Analisa 10 hari 20 hari 18 hari Desain 12 hari 18 hari 15 hari Pembuatan 10 hari 18 hari 11 hari aplikasi Uji Coba ** 4 hari 8 hari 6 hari ** Tahapan tanpa tambahan durasi resiko 3.1.2 Durasi tanpa resiko Durasi dengan resiko 7 hari 8 hari 17 hari 15 hari 19 hari 17 hari 12 hari 13 hari 6 hari 6 hari Pengaturan Kepegawaian Staff yang diperlukan pada proyek ini untuk keseluruhan berjumlah 17 orang dengan pembagian sebagai berikut : Staff Pimpinan proyek Surveyor Internal Perusahaan Di sewa Analis Internal Perusahaan Internal Perusahaan Programmer Program Studi Sistem Informasi Pemilik Asal Durasi Kerja Selama Proyek berlangsung 1 Orang Selama fase identifikasi 4 Orang kebutuhan Selama fase analisa dan desain 4 Orang Selama fase pembangunan 4 Orang aplikasi dan ujicoba Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Jumlah Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 10 Rencana Pengelolaan Proyek 3.1.3 Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Perolehan Sumberdaya Perolehan dan perekrutan sumber daya proyek tidak perlu dilakukan dalam proyek, karena sumber daya proyek telah didapat atau direkrut oleh perusahaan penanggung jawab proyek (dimana proyek berlangsung) sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Oleh karena itu rencana perolehan sumber daya beserta proses dan penanggung jawabnya tidak akan dijelaskan disini. 3.1.4 Pelatihan Pekerja Proyek Berikut adalah daftar rencana training(pelatihan) yang akan diberikan kepada anggota tim Proyek. Daftar berikut disusun berdasarkan kendala pada setiap tahap yang kemungkinan terjadi selama pelaksanaan proyek : Tahapan / Staff Permasalahan Jenis pelatihan Metode Pelatihan Analisa Kebutuhan Analis 1. Sistem yang kompleks membuat analis kesulitan dalam membuat strukturisasi viewpoint dengan metode VORD . (Technical training) tentang analisa kebutuhan dengan VORD dan cara penggunaan VORDTool. Konsultasi dan mencari studi pustaka / referensi ttg VORD. (Technical training) tentang cara menggambar Class Diagram yang benar sesuai kesulitan yg dialami. (Technical training) tentang penyempurnaan desain database melalui normalisasi dan penentuan atribut entitas yang sesuai. (Technical training) tentang pembuatan Sequence Diagram yg benar sesuai dengan kesulitan yg dialami. Konsultasi dan Perkuliahan (diterangkan) (Technical training) tentang cara membuat koneksi dbase melalui ZeosDbo (Technical training) tentang pembuatan modul instalasi dan file untuk konfigurasi database saat instalasi Penjelasan, praktek dan studi pustaka Penjelasan, praktek dan mencari sumber lain. Detail Desain Aplikasi Analis 1. Kesulitan dalam membuat Class diagram UML karena banyaknya relasi dan entitas. 2. Kesulitan membuat desain database akibat relasi yang rumit serta penentuan pembagian database 3. Kesulitan membuat Sequence Diagram UML. Konsultasi dan Perkuliahan (diterangkan) Konsultasi dan Perkuliahan (diterangkan) Pembuatan aplikasi Programmer 1. Pengaturan koneksi database. Antara Delphi 7 dengan MySql melalui komponen ZeosDbo 2. Kesulitan pembuatan modul admin dan konfigurasi setting database pada saat instalasi aplikasi. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 11 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 3.2 Rencana Kerja 3.2.1 Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan pembagian sebuah proyek kedalam aktifitas- aktifitas yang, lebih kecil. Aktifitas-aktifitas tersebut diberi identitas untuk menentukan hubungan antar aktifitas. WBS berguna untuk perencanaan proyek, terutama mengenai perkiraan waktu pengerjaan dan sumberdaya yang digunakan. WBS pada proyek ini disusun berdasarkan metode pengembangan aplikasi waterfall serta aktifitas pengembangan aplikasi pada umumnya. Level dekomposisi yang dilakukan pada WBS dibawah ini hingga pada level 5. Deliverable atau produk yang dihasilkan pada tiap aktifitas adalah seperti berikut : No. Aktifitas (Outline level dua) 1. Identifikasi Kebutuhan 2. Analisa kebutuhan 3. 4. 5. Desain sistem Pembuatan Aplikasi Uji Coba Aplikasi Produk Form identifikasi kebutuhan yang telah berisi jawaban. Dokumen SKPL dan Dokumen Kebutuhan Dokumen Deskripsi Detail sistem Aplikasi SIRST Hasil testing dan performance aplikasi. Dekomposisi WBS yang dibangun untuk pelaksanaan proyek pembangunan SIRST dapat dilihat lebih jelas pada kolom task name dalam lampiran 1. Baseline proyek. Selain aktifitas yang dikerjakan tercantum pula durasi, sumber daya yang digunakan dan predecessor dari tiap aktifitas. 3.2.2 Alokasi Jadwal Sebelum melakukan alokasi jadwal, terlebih dahulu harus disusun daftar aktfiitas yang akan dikerjakan dalam proyek beserta sumber daya proyek yang dibutuhkan. Susunan aktifitas proyek SIRST yang dibuat berupa WBS (selengkapnya dapat dilihat pada subbab 3.2.1). Sedangkan mengenai sumber daya proyek selengkapnya dijelaskan pada subbab 3.2.3 (alokasi sumber daya). Alokasi jadwal dilakukan dengan bantuan gantt chart pada Microsoft Project 2003. Tahap pertama dalam melakukan alokasi jadwal yaitu mengatur dependensi(keterkaitan) antar aktifitas yang sudah tersusun. Keterkaitan tiap Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 12 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu aktifitas dicatat dalam kolom predecessor (pada gantt chart) dengan menggunakan ID aktifitas dalam WBS. Setelah keterkaitan dibangun baru kemudian menentukan tanggal mulai dan durasi untuk tiap aktifitas. Saat seluruh tanggal dan durasi telah ditentukan untuk tiap aktifitas, jadwal proyek telah selesai dan siap untuk disimpan sebagai baseline proyek. Pada jadwal proyek SIRST terdapat lintasan kritis proyek, yaitu tahap analisa kebutuhan dan desain sistem. Durasi untuk kedua tahapan tersebut 36 hari (57% dari durasi waktu pelaksanaan proyek keseluruhan). Batasan waktu dari pelaksanaan proyek menurut project charter yaitu tanggal 5 Mei 2007. Sedangkan milestone untuk tiap aktifitas dapat dilihat selengkapnya pada subbab 4.1 bagian milestone utama. Untuk jadwal proyek lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran 1. Baseline proyek 3.2.3 Alokasi Sumberdaya Sumberdaya yang diperlukan dan dialokasikan pada proyek terbagi atas 2 kelompok utama, yaitu : - Work : Yakni berupa tenaga kerja yang terdiri atas pimpinan proyek, surveyor, analis, dan programmer. Pada kategori work terdapat sumberdaya set komputer karena penggunaan komputer pada pelaksanaan aktifitas dihitung sesuai dengan lama pemakaian komputer oleh tenaga kerja, sehingga dapat meminimalkan biaya sewa komputer. - Material : Merupakan barang habis yang terdiri dari barang-barang keperluan kantor (kertas, alat tulis dan CD), biaya utilitas (sewa kantor, listrik dan air) serta biaya akomodasi pelaksanaan rapat atau review hasil aktifitas. Jumlah pekerja yang dibutuhkan beserta kemampuan yang dimiliki dicantumkan pada tabel berikut : Staff Jumlah Pimpinan proyek 1 Orang Surveyor 4 Orang Program Studi Sistem Informasi Pemilik Tahapan pekerjaan Kemampuan yang dimiliki Seluruh tahapan pada - Kemampuan koordinasi dan proyek. komunikasi yang baik - Kemampuan manajerial dan manajemen proyek IT. - Kemampuan menyelesaikan masalah Identifikasi kebutuhan - Mampu bekerja sama dengan user aplikasi - Mampu berkomunikasi dan negosiasi Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 13 Rencana Pengelolaan Proyek Analis 4 Orang Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu - Kritis dan detail dalam bertanya. - Mampu mengelompokkan layanan dan fungsi dari sistem berdsar hasil identifikasi kebutuhan - Memahami metode analisa kebutuhan yang digunakan - Mampu menuliskan dokumentasi kebutuhan . - Mampu membuat dokumen SKPL yang detail. - Mengerti cara membuat diagram-diagram UML - Mampu mengoperasikan software untuk desain UML yaitu power Designer 12. - Mengerti tentang Database - Menguasai bahasa pemrograman Delphi 7 - Menguasai MySql 5 sebagai DBMS - Mengerti fungsi dan penggunaan komponen / package yg ditambahkan pada Delphi 7 - Mampu melakukan koneksi dari database ke Delphi. - Memahami aplikasi yang dibuat - Mengerti tentang teknik testing yang digunakan - Menguasai masalah keamanan software dan database. Analisa Kebutuhan Desain sistem Programmer 4 Orang Pembuatan aplikasi Uji Coba aplikasi 3.2.4 Alokasi Dana Berikut merupakan tabel pemetaan dana pada setiap aktifitas (outline level 3 ) yang terjadi dan telah diasumsikan total biaya berdasarkan lama pengerjaan proyek dan sumber daya yang telah terhitung didalamnya : Aktifitas Pelaksanaan dan Monitoring Identifikasi kebutuhan Persiapan Identifikasi kebutuhan Pelaksanaan identifkasi kebutuhan Pengolahan dan penyimpulan hasil identifikasi Total Biaya Identifikasi kebutuhan Analisa Identifikasi view point Strukturisasi view point Dokumentasikan kebutuhan view point Pembuatan SKPL Review analisa kebutuhan Program Studi Sistem Informasi Pemilik Biaya Rp. 1.014.800 Rp. 908.100 Rp. 966.950 Rp. 2.889.850,Rp. 2.040.750 Rp. 900.000 Rp. 900.000 Rp. 3.000.000 Rp. 2.850.000 Rp. 750.400 Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Total Rp. 1.800.000,- Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 14 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Total Biaya Analisa Desain Sistem Buat Deskripsi Detail desain Review desain sistem Total Biaya Desain Sistem Pembuatan Aplikasi Pembuatan tabel dan relasi database Pembuatan modul/method program Review hasil aplikasi Total Biaya Pembuatan Apliakasi Uji Coba Input master data Uji coba per-subsistem dan review hasil uji coba Uji Coba keseluruhan sistem dan review hasil Total Biaya Uji Coba TOTAL Rp. 10.441.150,Rp. 1.829.650 Rp. 7.500.000 Rp. 750.400 Rp. 10.080.050,Rp. 1.407.100 Rp. 1.348.800 Rp. 8.092.800 Rp. 475.200 Rp. 11.323.900,Rp. 649.050 Rp. 449.600 Rp. 2.348.800 Rp. 3.723.200 Rp. 7.170.650,Rp. 43.705.600,- Estimasi biaya untuk setiap resource yang digunakan pada proyek adalah sebagai berikut : No. Nama Sumberdaya Jenis Sumberdaya Satuan Biaya Standard Biaya Overtime 1. Surveyor Pekerja Per-jam Rp. 9.400,- Rp. 14.100,- 2. Sistem analist Pekerja Per-jam Rp. 18.750.- Rp. 28.100,- 3. Programmer Pekerja Per-jam Rp. 28.100,- Rp. 42.150,- 4. Project Manager Pekerja Per-jam Rp. 34.400,- Rp. 51.600,- 5. Set Komputer Utilitas Per-jam Rp. 12.500,- Rp. 12.500,- 6. Sewa ruangan Utilitas Per-bulan Rp. 500.000,- -- 7. Sewa Listrik Utilitas Per-hari Rp. 6.700,- -- 8. Biaya Air Utilitas Per-bulan Rp. 100.000,- -- 9. Kertas ATK Rim Rp. 23.000,- -- 10. Compact Disc(CD) ATK Biji Rp. 2.000,- -- 11. Alat tulis ATK Biji Rp. 850,- -- 12. Biaya perjalanan Akomodasi Per-Orang Rp. 850.000,- -- 13. Akomodasi rapat Akomodasi Per-Rapat Rp. 200.000,- -- Selengkapnya mengenai biaya untuk tiap sumber daya dapat dlihat pada lampiran 2. Resource Sheet proyek. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 15 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 3.3 Rencana Penelusuran Poyek 3.3.1 Manajemen Kebutuhan Proses pengukuran terhadap perubahan kebutuhan proyek didasarkan pada presentase perubahan yang diminta dibandingkan dengan presentase pengerjaan proyek yang telah selesai dilakukan. Proses pelaporannya itu sendiri dilakukan dengan cara meminta perubahan secara langsung kepada tim proyek. Tim proyek ini kemudian akan melakukan pengukuran apakah perubahan kebutuhan dalam skala besar atau kecil. Skala ini akan digunakan untuk menginisialisasi perubahan terhadap penjadwalan proyek, anggaran dana dan sumber daya manusia yang digunakan. Kontrol terhadap perubahan kebutuhan akan terus dilakukan sepanjang pengerjaan proyek sehingga pengerjaan proyek mencapai hasil yang maksimal dan tidak sampai menyimpang dari spesifikasi permintaan perubahan oleh kustomer ataupun dari stakeholder lain. Kontrol ini akan dilakukan secara bersama-sama oleh tim sponsor sendiri dan juga oleh pimpinan proyek.. 3.3.2 Pengawasan Jadwal Mengelola dan mengatur jadwal secara aktif merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa proyek berjalan tepat waktu. Dan untuk melakukan proses tersebut, ada beberapa masukan yang harus tersedia dan dapat dipahami. Input tersebut antara lain : Baseline jadwal : adalah versi baseline jadwal terkini yang disetujui dari jadwal proyek yang menyediakan dasar sebagai pembanding dan pelaporan dari kinerja proyek. Jadwal proyek menjelaskan dengan detil rencana tanggal permulaan dan akhir dari setiap aktifitas. Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme komunikasi untuk mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Laporan kinerja yang baik seharusnya menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 16 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Saat semua masukan telah dibuat, dibutuhkan alat bantu dan teknik yang digunakan untuk meninjau ulang jadwal. Jika sebuah kondisi terjadi dimana pada kenyataan pelaksanaan proyek berbeda dengan jadwal sebenarnya, alat bantu dan teknik tesebut dapat digunakan untuk memperbaiki situasi yang terjadi. Pimpinan proyek akan melakukan evaluasi seberapa banyak perkerjaan yang berhasil diselesaikan dibandingkan dengan performa aktual dan perbedaan jadwal. Jika ditemukan kasus perbedaan jadwal maka pimpinan proyek wajib mencari penyebabnya. Berikut adalah beberapa teknik dan metode yang digunakan untuk melakukan pengawasan jadwal pada proyek ini : 1. Laporan kemajuan proyek : adalah ketika sebuah laporan yang dibuat menjelaskan tentang tanggal mulai dan selesai yang sebenarnya dari aktifitas. Dan durasi yang belum dikerjakan dari aktifitas yang belum selesai dikerjakan. 2. Analisa perbedaan : adalah analisa yang membandingkan antara data perencanaan dengan kinerja yang sebenarnya untuk menemukan penundaan yang terjadi pada jadwal proyek. 3. Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja proyek dibandingkan terhadap rencana proyek. Alat ukur yang umum digunakan adalah diagram perbandingan jadwal, yaitu merupakan cara untuk menunjukkan perbedaan antara kinerja sebenarnya dengan yang direncanakan. Diagram,tersebut menghasilkan informasi tentang kondisi terkini dari proyek dan dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek sesuai atau tidak dengan jadwal yang ditentukan. 3.3.3 Pengawasan Anggaran Dana Pemantauan dilakukan dengan melihat biaya aktual yang timbul dan membandingkanya dengan baseline cost (anggaran). Apakah biaya aktual berada dalam rentang kendali atau tidak, dapat dilihat pada tampilan Gantt Chart – Cost dalam lampiran 1 Baseline proyek.. Pengawasan terhadap biaya dalam sebuah proyek merupakan satusatunya cara untuk memastikan bahwa anggaran proyek merupakan bagian Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 17 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu dari kesuksesan proyek. Pengawasan biaya meliputi penanganan perubahan permintaan melalui proses pengawasan perubahan yang terintegasi. Perubahan permintaan dapat berubah-ubah antara kemungkinan overrun pada keuangan yang sah dan penggunaan sumber daya yang tidak sesuai. Ada beberapa masukan, alat bantu dan teknik, serta keluaran untuk melakukan pengawasan terhadap biaya proyek. Masukan yang digunakan pada proyek ini adalah : Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme komunikasi untuk mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Laporan kinerja yang baik seharusnya menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas. Baseline biaya : merupakan anggaran dana pada sutau tahapan. Tujuan dari baseline baiya ini adalah untuk menyediakan dsaar pengukuran, pengawasan dan pengendalian dari keseluruhan kinerja proyek. Rencana Manajemen proyek : rencana manajemen proyek dan rencana manajemen anggaran dana menjelaskan tentang kebijakan dan prosedur dari perusahaan yang harus dipatuhi. Untuk alat bantu dan teknik yang digunakan pada pengawasan biaya proyek ini, yaitu antara lain : 1. Manajemen perbedaan : hal ini menggambarkan berbagai tingkat dari perbedaan (durasi dan biaya) yang harus dikelola. 2. Review kinerja proyek : review kinerja proyek membandingkan biaya setiap aktifitas yang mengalami kelebihan biaya, aktitas yang dijadwalkan, serta milestone yang telah dicapai. Sedangkan hasil dari proses pengawasan proyek antara lain : 1. Usulan tindakan perbaikan : merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pimpinan proyek untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan yang akan datang akan mendukung rencana manajemen proyek saat ini. 2. Permintaan perubahan : permintaan perubahan biasanya dihasilkan dari usulan tindakan perbaikan. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 18 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 3. Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja proyek dibandingkan terhadap rencana proyek. 4. Pembaharuan baseline biaya: pembaharuan terhadap baseline biaya menyetujui perubahan pada baseline biaya saat ini. Dengan memperbaharui baseline maka dapat digunakan sebagai ukuran yang realistik pada kinerja anggaran dana proyek. 3.3.4 Pengawasan Kualitas Pengawasan terhadap kualitas merupakan proses perbandingan antara produk yang dihasilkan dengan standar kualitas yang telah ditetapkan pada perencanaan kualitas sebelumnya. Teknik yang dilakukan untuk melakukan pengawasan terhadap kualitas, yaitu : Pengukuran pengendalian kualitas : merupakan hasil dari aktifitas membandingkan produk dari proyek dengan standar dan proses kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan pemeriksaaan yang sebenarnya untuk memastikan kualitas dari produk dan jasa yang dibangun. Pertemuan status review : adalah pertemuan yang diadakan secara rutin dengan seluruh anggota tim proyek untuk mendapat perubahan informasi yang terjadi mengenai proyek. Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme komunikasi untuk mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Laporan kinerja yang baik seharusnya menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas. 3.3.5 Pelaporan Pelaporan adalah proses pengumpulan keseluruhan data baseline dan mendistribusikan informasi tersebut kepada sponsor ataupun anggota tim proyek. Kegunaan dari laporan adalah untuk menjelaskan bagaimana sumber daya digunakan untuk memenuhi sasaran proyek. Pelaporan harus memuat Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 19 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu informasi yang berkaitan dengan ruang lingkup, jadwal, biaya, resiko dan kualitas. Yang menjadi masukan dalam proses pelaporan , yaitu : 1. Deliverables : adalah segala produk, layanan, atau hasil yang berbeda yang harus dihasilkan untuk menyelesaikan sebuah proses, tahapan dari proyek. Ketika seluruh produk yang dihasilkan telah disetujui, maka tahap pelaksanaan proyek dinyatakan selesai dan penutupan proyek dapat dimulai. 2. Pengukuran pengendalian kualitas : merupakan hasil dari aktifitas membandingkan produk dari proyek dengan standar dan proses kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan pemeriksaaan yang sebenarnya untuk memastikan kualitas dari produk dan jasa yang dibangun. 3. Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja proyek dibandingkan terhadap rencana proyek. 4. Informasi kinerja aktifitas : adalah sumber data mengenai informasi status dan kualitas dari seluruh aktifitas yang telah selesai dikerjakan. Hal ini digunakan untuk memastikan apakah seluruh aktifitas yang dibutuhkan telah benar-benar selesai dikerjakan dan kontrak proyek telah diakhiri. 5. Permintaan perubahan yang telah disetujui. Dari beberapa masukan yang ada tersebut diolah dengan beberapa alat bantu dan teknik berikut, antara lain : 1. Pertemuan status review : adalah pertemuan yang diadakan secara rutin dengan seluruh anggota tim proyek untuk mendapat perubahan informasi yang terjadi mengenai proyek. 2. Sistem pelaporan waktu : adalah catatan yang mendukung informasi tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap aktifitas pada proyek. 3. Sistem pelaporan biaya : adalah catatan yang mendukung informasi tentang biaya yang dihabiskan untuk setiap aktifitas pada proyek. Dengan menggunakan alat bantu dan teknik tersebut diatas akan sangat membantu dalam proses pembuatan laporan performa proyek yang efisien. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 20 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Proses pelaporan berkaitan dengan dokumentasi performa proyek secara keseluruhan. Beberapa keluaran dari proses pelaporan , yaitu : 1. Laporan kinerja 2. Permintaan perubahan 3. Usulan tindakan perbaikan 3.3.6 Matriks Proyek Mengumpulkan matriks (ukuran) pada sebuah proyek merupakan salah satu proses manajemen proyek yang paling baik dilakukan tetapi sangat sulit untuk diterapkan. Yang penting untuk dijadikan matrik pada proyek adalah informasi tentang estimasi durasi, durasi aktual dan informasi tentang estimasi biaya serta biaya aktual. Matriks proyek merupakan alat bantu untuk pengendalian kualitas dan manajemen proyek. Matriks mengukur atribut yang berbeda dari proyek. Matriks dapat digunakan untuk menemukan lokasi yang mungkin menjadi penyebab masalah. Yang menjadi matrik pada proyek ini akan digambarkan pada tabel berikut : Matriks (Ukuran) Waktu penyelesaian Bagaimana mengukur matrik Untuk setiap tahapan dalam proyek, catat waktu atau tanggal mulai tahapan sejak awal permulaan aktifitas dikerjakan. Mulai proyek Dihitung pada akhir bagian Selesai proyek Dihitung pada akhir bagian Presentase Berapa persen milestone yang tercapai milestone yang dari ¼ waktu pelaksanaan proyek telah dicapai Kesuksesan Pada akhir bagian, berapa persen (penyelesaian) pekerjaan yang berakhir secara normal persen dibandingkan dengan pekerjaan yang selesai tertunda atau sengaja dihentikan. Penanggung jawab Pimpinan Proyek & pekerja yang bertanggung jawab pada setiap tahapan. Pimpinan Proyek Pimpinan Proyek Pimpinan Proyek Pimpinan Proyek & pekerja yang bertanggung jawab pada setiap tahapan. 3.4 Rencana Manajemen Resiko Proses pengelolaan resiko membantu untuk menentukan resiko yang potensial dari sebuah proyek. Manajemen resiko terdiri atas 3 proses utama, yaitu : 1. Identifikasi resiko merupakan aktifitas yang digunakan untuk melakukan identifikasi resiko potensial yang mungkin terjadi serta Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 21 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu menjelaskan hubunganya. Setelah proses identifikasi resiko biasanya diikuti dengan proses analisa resiko secara kualitatif. Output dari proses ini adalah daftar resiko yang mungkin terjadi dan detail semua resiko yang telah terindetifikasi, termasuk kategori resiko, penyebab resiko, kemungkinan terjadi, dampak dari resiko, serta penanggung jawab resiko. Tahapan terjadi Resiko A. Perencanaan Proyek B. Identifikasi kebutuhan C. Analisa kebutuhan D. Desain sistem E. Pembuatan aplikasi Asal Resiko Pengaruh resiko Estimasi kurang akurat Perencanaan kurang lengkap Kurang pengawasan dan komunikasi antar anggota tim proyek Salah menggunakan teknik estimasi Kurang pertimbangan membuat perencanaan Tidak ada pengaturan komunikasi antar anggota tim proyek Ruang lingkup, jadwal,biaya,sasaran proyek kurang jelas Tidak detail dalam menentukan sasaran proyek. Perubahan keuangan Tidak mempunyai cukup waktu untuk merencanakan Beban kerja berlebihan yang tidak diantisipasi Perubahan durasi kerja Kurang cepat membuat perencanaan Budget over cost dan Time overrun Pelaksanaan proyek tidak berjalan lancar. Hasil kerja tidak sempurna / penyelesaian masalah terlambat. Pelaksanaan proyek tidak berjalan lancar karena sasaran tidak jelas Budget over cost Keputusan yang diambil sesaat dan berubahubah Resource yang digunakan menumpuk dan kerja tidak bisa maksimal Perubahan permintaan akibat error Requirement kurang Kurang komunikasi dengan pengguna Identifikasi kebutuhan kurang lengkap Pekerja yang kurang berpengalaman Penggunaan teknik analisa kebutuhan yang kurang tepat Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. krn sakit) Desain sistem kurang lengkap Pekerja yang kurang berpengalaman Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. krn sakit) Pekerja yang kurang berpengalaman Kriteria yang salah pada proses perekrutan Penentuan teknik analisa kurang tepat Program Studi Sistem Informasi Pemilik Penanggung jawab Daftar Resiko Tidak melakukan resource levelling Karena lingkungan kerja kotor / kondisi fisik pekerja kurang fit. Hasil analisa kurang lengkap Kriteria yang salah pada proses perekrutan Karena lingkungan kerja kotor / kondisi fisik pekerja kurang fit. Kurang teliti pada perekrutan pekerja Pimpinan proyek Pimpinan proyek Pimpinan proyek Pimpinan proyek Pimpinan proyek Pimpinan proyek Surveyor Sistem yang dihasilkan tidak sesuai requirement Hasil pekerjaan kurang sempurna Hasil Analisa tidak valid Surveyor Aktifitas yang penting dapat terganggu / terlambat Kesulitan dalam pembuatan aplikasi Hasil pekerjaan kurang sempurna Aktifitas yang penting dapat terganggu / terlambat Hasil pekerjaan kurang sempurna Semua anggota tim Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Pimpinan proyek Tanggal : 08/02/2007 Kepala Personalia Analis Analis Kepala Personalia Semua anggota tim Kepala Personalia No. PP-06 SIRST Versi Halaman 22 Rencana Pengelolaan Proyek Tahapan terjadi Resiko F. Uji Coba Aplikasi Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Daftar Resiko Asal Resiko Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. krn sakit) Penggunaan teknologi berubah Kerusakan & kegagalan dari segi teknis (komputer rusak,listrik padam,dll) Kehilangan pekerja pada saat –saat yang penting (mis. Krn sakit) Karena lingkungan kerja kotor / kondisi fisik pekerja kurang fit. Penentuan teknologi tidak dipertimbangkan Kecerobohan pekerja dalam menggunakan komputer / faktor eksternal (pihak PLN) Karena lingkungan kerja kotor / kondisi fisik pekerja kurang fit. Penanggung jawab Pengaruh resiko Aktifitas yang penting dapat terganggu / terlambat Butuh waktu untuk belajar teknologi baru Aktifitas yang penting dapat terganggu / terlambat Semua anggota tim Aktifitas yang penting dapat terganggu / terlambat Semua anggota tim Programmer Semua anggota tim 2. Analisa hasil resiko membutuhkan hasil dari proses identifikasi resiko sebagai input pada proses ini. Proses ini merubah dari daftar resiko yang ada dengan pemberian prioritas dan penggolongan resiko. Hasil akhirnya untuk meminimalkan dampak dari resiko yang sudah teridentifikasi, kemudian merubah kemungkinan terjadi dari daftar resiko, dan kecenderungan dari hasil identifikasi resiko sebagai output dari proses ini. No. A. B. Daftar Resiko Kemungkinan resiko Akibat resiko Tindakan Estimasi kurang akurat Tinggi Tinggi Dikurangi Perencanaan kurang lengkap Tinggi Tinggi Dikurangi Kurang pengawasan dan komunikasi antar anggota tim proyek Sedang Tinggi Dihindari Ruang lingkup, jadwal,biaya,sasaran proyek kurang jelas Perubahan keuangan Rendah Tinggi Dikurangi Sedang Sedang Dikurangi Tidak mempunyai cukup waktu untuk merencanakan Beban kerja berlebihan yang tidak diantisipasi Perubahan permintaan akibat error Requirement kurang Tinggi Sedang Dikurangi Rendah Sedang Dihindari Rendah Sedang Dikurangi Sedang Tinggi Dicegah Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 Penjelasan Tindakan Penyesuaian jadwal dan sumber daya Membuat detail dari perencanaan sebelumnya & terdokumentasi (Project Plan) Lebih sering melakukan pertemuan dengan anggota tim untuk evaluasi dan review. Membuat detail dari sasaran proyek supaya lebih jelas maksudnya. Menyesuaikan jadwal dan sumber daya di akhir tiap tahap Memaksimalkan waktu yang ada untuk merencanakan. Melakukan resource levelling. Melakukan komunikasi yang efisien dan rutin Melakukan studi pustaka terlebih dahulu sebelum No. PP-06 SIRST Versi Halaman 23 Rencana Pengelolaan Proyek No. C. D. E. F. Daftar Resiko Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Kemungkinan resiko Akibat resiko Tindakan Pekerja yang kurang berpengalaman Tinggi Tinggi Dikurangi Penggunaan teknik analisa kebutuhan yang kurang tepat Sedang Tinggi Dihindari Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Sedang Tinggi Dikurangi Desain sistem kurang lengkap Sedang Tinggi Dikurangi Pekerja yang kurang berpengalaman Tinggi Tinggi Dikurangi Kehilangan pekerja ahli pada saat penting (mis. Krn sakit) Sedang Tinggi Dikurangi Pekerja yg ditunjuk kurang berpengalaman Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Tinggi Tinggi Dikurangi Sedang Tinggi Dikurangi Penggunaan teknologi berubah Rendah Rendah Dihindari Kerusakan & kegagalan dari segi teknis (komputer rusak,listrik padam,dll) Sedang Sedang Dikurangi Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Rendah Rendah Dikurangi Penjelasan Tindakan menyusun pertanyaan identifikasi kebutuhan Memperpanjang durasi aktifitas / memberikan pelatihan yang relevan Sebelumnya sudah mempelajari karakter proyek yg akan dikerjakan dan memilih teknik analisa yang sesuai. Melakukan tindakan antisipasi saat aktifitas penting (memperpanjang durasi kerja, digantikan dgn pekerja lain) Melakukan review pada dokumentasi akhir tahapan analisa. Memperpanjang durasi pengerjaan aktifitas / memberikan pelatihan yang relevan Melakukan tindakan antisipasi saat aktifitas penting (digantikan dgn pekerja lain) Memperpanjang durasi pengerjaan aktifitas Melakukan tindakan antisipasi saat aktifitas penting (memperpanjang durasi kerja & digantikan dgn pekerja lain) Mempertimbangkan teknologi yang digunakan dengan sistem yang akan dibangun. Melakukan back-up data penting tiap hari. Menyediakan peralatan untuk supply listrik (diesel) Menggantikan tugas pekerja ahli dengan pekerja lain. 3. Evaluasi Jadwal terhadap resiko dengan mengidentifikasi dan menganalisa resiko akan terlihat pengaruh resiko tersebut terhadap durasi aktifitas yang sudah direncanakan. Dengan demikian akan dapat dilakukan evaluasi pengaruh resiko tersebut terhadap rencana aktifitas. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 24 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 3.5 Rencana Penyelesaian Proyek Penutupan proyek mengikuti pola yang sama dengan semua proses dalam manajemen proyek lainya, terdiri dari masukan dan keluaran yang berhubungan dengan penutupan sebuah proyek, begitu juga alat bantu atau teknik yang digunakan untuk membantu proses tersebut. Masukan yang ada digunakan untuk memeriksa penyelesaian dan mengesahkan semua hal penting yang telah diputuskan.. Masuka yang ada antara lain : 1. Rencana manajemen proyek 2. Informasi kinerja pekerjaan 3. Hasil yang dikirimkan Untuk memastikan bahwa semua hal penting telah selesai dilakukan dan proyek telah memenuhi sasaran, pimpinan proyek akan melanjutkan dengan menggunakan alat bantu dan teknik yang sama dengan proses sebelumnya. Ada tiga hal yang menajdi output pada tahap penyelesaian proyek, yaitu : 1. Penerimaan dan pengiriman hasil akhir proyek 2. Laporan akhir penutupan proyek Pada penyelesaian proyek juga harus dipastikan bahwa semua tahapan telah benar-benar selesai dilakukan. Dan semua produk dan dokumentasi yang dihasilkan telah di serahkan pada klien. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 25 Rencana Pengelolaan Proyek 4. Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Rencana Proses Teknis 4.1 Model Proses Gambar berikut menunjukkan keterkaitan antara aktifitas proyek yang utama dengan proses pendukung. Inisialisasi proyek Perencanaan proyek Verifikasi dan Validasi Proses Review Proses Dokumentasi dan Komunikasi Pelaksanaan proyek Penutupan proyek Proses penjaminan kualitas - Pengawasan dan pengendalian - Penelusuran Sedangkan gambar berikut menjelaskan tentang alur informasi dan produk yang dihasilkan masing-masing aktifitas antara satu aktifitas dengan yang lain. Identifikasi Kebutuhan Dokumen hasil Survey Analisa Kebutuhan Deskripsi SKPL Detail desain Desain sistem Uji coba aplikasi Pembuatan Aplikasi Aplikasi Deskripsi Detail desain Review yang direncanakan No. 1. Tanggal 9/02/07 Tahapan Identifikasi kebutuhan 2. 8/03/07 Analisa kebutuhan 3. 3/04/07 Desain sistem 4. 19/04/07 5. 2/05/07 Pembuatan aplikasi Uji coba aplikasi Program Studi Sistem Informasi Pemilik Review terhadap Dokumen hasil identifikasi kebutuhan pada pengguna/klien. Menyimpulkan sementara layanan apa yang dibutuhkan oleh pengguna dari sistem yang akan dibangun. Dokumen SKPL yang dihasilkan dari tahapan analisa. Menyetujui spesifikasi kebutuhan sistem yang telah dijelaskan pada dokumen tersebut. Dokumen deskripsi detail desain sistem. Dokumen ini menjelaskan dengan rinci proses dan data dari masing-masing proses pada sistem. Review dilakukan terhadap seluruh isi dokumen ini. Aplikasi yang telah dibangun, apakah telah sesuai dengan perencanaan pada desain sistem. Hasil uji coba aplikasi apakah sudah memuat semua skenario yang mungkin diterapakan pada aplikasi. Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 26 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Milestone utama No. Tanggal Tahapan 1. 2-02-2007 Identifikasi Kebutuhan Identifikasi Kebutuhan 2. 5-02-2007 3. 8 02-2007 Identifikasi Kebutuhan 4. 12 02 2007 Identifikasi Kebutuhan 5. 28-02-2007 6. 8-03-2007 7. 12-03-2007 8. 3-04-2007 Analisa Kebutuhan Analisa Kebutuhan Analisa Kebutuhan Desain sistem 9. 5-04-2007 Desain sistem 10. 25-04-2007 11 2-5-2007 Pembuatan aplikasi Uji coba aplikasi Produk yang dihasilkan Pertanyaan identifikasi kebutuhan Form identifikasi kebutuhan dan pertanyaan identifikasi kebutuhan Form identifikasi kebutuhan telah terisi dan dijawab oleh user Hasil identifikasi kebutuhan telah dievaluasi dan di review Dokumentasi kebutuhan berdsar viewpoint SKPL Hasil analisa yang telah dievaluasi Dokumen deskripsi detail desain Detail desain yang telah direview Aplikasi rumah sakit Aplikasi yang telah diuji coba Hasil yang harus dicapai Pertanyaan identifikasi kebutuhan selesai dibuat Persiapan Identifikasi kebutuhan selesai Pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan selesai Tahap Identifikasi Kebutuhan selesai Dokumentasi viewpoint selesai Dokumen SKPL selesai dibentuk Tahap Analisa Kebutuhan selesai Dokumen Deskripsi Detail desain selesai Tahap detail desain Tahap pembuatan aplikasi selesai Tahap uji coba aplikasi selesai. Project Deliverable Dokumen dan produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori berikut : Project management-related deliverables: project Plan , project charter, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan project. Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi detail desain, source code aplikasi.. 4.2 Metode, Alat bantu dan Teknik Merupakan metodologi, alat bantu serat teknik yang digunakan selama proyek berlangsung. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 27 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Metode Metode pengembangan aplikasi pada proyek ini menggunakan Waterfall SDLC. Pendekatan pengembangan aplikasi dimulai pada level sistem dan prosesnya melalui gambar berikut : Identifikasi Kebutuhan Analisa Kebutuhan dan Sistem Desain Sistem Pembuatan Aplikasi (Coding) Uji Coba Metode ini digunakan karena tergolong mudah jika diterapkan pada proyek dengan kebutuhan user yang stabil (tidak berubah-ubah). Pada akhir setiap tahapan dalam metode ini selalu dihasilkan sebuah dokumen yang akan digunakan sebagai pedoman bagi tahapan selanjutnya. Metode lain yang juga dgunakan pada proyek adalah UML. UML merupakan proses rekayasa perangkat lunak. UML menyediakan pendekatan perancangan perangkat lunak yang berorientasi objek melalui gambaran berbagai diagram rancangan perangkat lunak. Alat bantu dan Teknik Untuk tahapan analisa kebutuhan dilakukan dengan menggunakan metode VORD dan software VORDTool sebagai alat bantu untuk mengelola requirement dari penggua, sedangkan spesifikasi kebutuhan yang dihasilkan dikumpulkan dalam bentuk dokumen SKPL. Pada tahapan desain menggunakan UML diagram untuk memodelkan spesifikasi kebutuhan aplikasi dengan alat bantu Power designer 12. Diagram UML yang akan dibuat meliputi : Use case diagram, Class diagram, dan Sequence diagram. Dokumen hasil desain yaitu deskripsi detail desain yang selanjutnya akan diserahkan pada programmer untuk membangun program aplikasi. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 28 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Program aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7 yang berorientasi objek. Sedangkan untuk database digunakan MySQL 5.0. Tahapan terakhir, yaitu uji coba menggunakan unit testing kemudian dilanjutkan dengan Integration testing. Secara umum hasil dari seluruh tahapan terdiri dari 3 hal, yaitu : 1. Dokumen Spesifikasi kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) 2. Dokumen Deskripsi Detail Desain 3. Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit terpadu, meliputi 7 Aplikasi : kasir, pengadaan, apotek, perawat IRNA, perawat IRJA, Dokter rumah sakit, dan layanan konsumen. 4.3 Infrastruktur Bagian ini akan menjelaskan tentang rencana untuk membangun dan memelihara lingkungan pembangunan sistem, baik dari segi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, kebijakan, standard , prosedur serta fasillitas lain yang diperlukan utnuk melaksanakan proyek SIRST. Sumber daya yang terlibat meliputi komputer yang digunakan, LAN (Local Area Network), aplikasi yang membantu dalam melakukan analisa dan pembuatan desain, aplikasi untuk melakukan implementasi desain (bahasa pemograman), aplikasi untuk membantu aktifitas manajemen proyek, dan segala sumber daya lain yang terlibat pada pengembangan proyek ini. Perangkat keras : Dibutuhkan 5 buah personal komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Hard disk drive minimal 20 GB 2. Memori minimal 256MB DRAM 3. Processor Intel Pentium IV 2GHz atau yang setara. 4. Monitor min. 15”, LAN Card, VGA Card minimal 64Mb 5. CD- ROM/RW Dibawah ini adalah susunan infrastrukutur SIRST dari segi antar muka perangkat keras : Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 29 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu administrator firewall Komputer server Hub D-link Client 4 Client 1 ` Staff_apotek ` kasir Client 5 Client 2 ` Staff_poliklinik ` Staff_pengadaan Client 6 ` Client 3 Staff_Layanan konsumen Staff_Rawat inap ` Perangkat lunak yang diperlukan untuk pembangunan SIRST : 1. Sistem operasi : Windows XP home atau profesional edition 2. Analisa : VordTool 3. Desain : Power Designer 12 4. Database : DBMS MySQL server 5.0.2, MySQL Front, SQL Yog dan ZeosDbo 6.6.0 component 5. Pemograman : Borland Delphi 7, Express Quantum Grid Component dan VCL Skin Component 6. Pendukung : Microsoft office 2003 (Word dan Project), SnagIt dan HyperSnap Acrobat reader, Web browser. Berikut merupakan infrastruktur antar muka perangkat lunak dari SIRST : Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 30 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu administrator firewall Komputer server - Sistem operasi windows 2000 server Standard Ms office Software delphi 7 DBMS mysql 5 Hub D-link - Sistem operasi windows 2000 client Standard Ms office Software delphi 7 DBMS mysql 5 Client 4 Client 1 ` Staff_apotek ` kasir Client 5 Client 2 ` Staff_poliklinik ` Staff_pengadaan Client 6 ` Client 3 Staff_Layanan konsumen Staff_Rawat inap ` Sedangkan gambar berikut menunjukkan infrastruktur antar muka komunikasi dari SIRST : SIRST Modul rawat inap Server Database ` ` SIRST Modul kasir ` ` SIRST Modul poliklinik ` SIRST Modul pengadaan ` SIRST Modul apotek SIRST Modul layanan konsumen Yang dijadikan sebagai standar dalam proyek pembangunan SIRST, antara lain : 1. IEEE 830 tentang Software Requirement spesification dan IEEE 1233 tentang Sistem Requirement Spesification yang digunakan untuk membuat dokumen SKPL. 2. IEEE 1016 tentang Software design description sebagai panduan dalam membuat deskripsi detil desain perangkat lunak. 3. IEEE 1058-1998 Standard for Software Project Management Plans. 4. PMBOK Guide tahun 2004. Personel yang terlibat dalam proyek ini, antara lain (lebih jelas dapat dilihat pada subbab 3.1.2 pengaturan kepegawaian) : 1. Seorang pimpinan proyek (merangkap tugas sebagai pihak QA) 2. 4 orang surveyor Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 31 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu 3. 4 orang analis 4. 4 orang programmer 4.4 Penerimaan Produk Rencana penerimaan produk SIRST ini menjelaskan secara singkat mengenai tanggung jawab dari sumber daya yang terlibat dan menggambarkan kriteria dari penerimaan masing-masing produk yang harus diselesaikan selama proyek berlangsung. Aktifitas penerimaan produk disebarkan pada sepanjang siklus hidup proyek untuk menandai adanya kemajuan terhadap tujuan hasil akhir produk. Oleh karena itu, rencana ini tidak hanya ditujukan pada penerimaan akhir produk saja, tetapi juga peneriman dari seluruh aktifitas yang kritis sebagai bagian dari proses pembangunan produk. Peran dan Tanggung Jawab Staff Staff Pimpinan proyek Perwakilan kustomer Analis dan Programmer Tanggung Jawab Membuat dan memelihara pengendalian versi dari rencana penerimaan produk dan memastikan bahwa rencana penerimaan produk telah dijalankan. Berpartisipasi dan memimpin review pada akhir tiap tahapan. Bekerja sama dengan analis dan programmer untuk untuk membuat, memelihara, dan menjalankan rencana penerimaan produk proyek SIRST Bekerja sama dengan perwakilan kustomer untuk membuat, memelihara, dan menjalankan rencana penerimaan produk proyek SIRST Menetapkan produk yang dihasilkan pada tiap tahapan serta membuat kriteria dan metode penerimaan hasil akhir produk pada tiap tahapan. Kriteria Penerimaan produk : Artifact Kriteria Penerimaan ADMINISTRASI PROYEK Detail Jadwal Proyek Jadwal proyek yan gtelah dibuat masih dalam rentang waktu yang ditentukan dalam project charter Rencana Pengelolaan Dokumen rencana dikirim dan disetujui Kebutuhan untuk dilakukan proses review dan persetujuan. PERKEMBANGAN KEMAJUAN Use Case / Dokumen Use case dikirim dan disetujui untuk Kebutuhan setiap proses review dan persetujuan use case. Class Diagram Persetujuan proyek Desain database Program Studi Sistem Informasi Pemilik Persetujuan proyek Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 Metode Evaluasi Review antara tim proyek dengan pihak stakeholder Proses review Review dan persetujuan use case, Verifikasi dan validasi kebutuhan. Proses pembuatan dan review dari activity diagram Proses pembuatan dan review No. PP-06 SIRST Versi Halaman 32 Rencana Pengelolaan Proyek Artifact Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Metode Evaluasi dari desain database Desain antar muka Persetujuan proyek , review tim desain Prosedur persetujuan desain sistem (analis) antar muka. Skenario uji coba unit Persetujuan untuk tiap skenario uji coba Proses persetujuan pada unit. rencana uji coba Skenario uji coba integrasi Persetujuan untuk tiap skenario uji coba Proses persetujuan pada integrasi. rencana uji coba PRODUK AKHIR Dokumentasi dan training Kehadiran peserta training, tanggal Daftar kehadiran peserta yang diadakan pelaksanaan training Hasil uji coba sistem Review hasil uji coba, persetujuan Dijelaskan pada rencana uji proyek coba Verifikasi dan Validasi Dilakukan pada setiap akhir tahapan Menggunakan daftar aktfitas. kesiapan sistem Program Studi Sistem Informasi Pemilik Kriteria Penerimaan Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 33 Rencana Pengelolaan Proyek 5. Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Rencana Pendukung 5.1 Verifikasi dan Validasi Rencana verifikasi dan validasi ini menjelaskan tentang aktifitas yang dilakukan untuk melakukan verifikasi dan validasi dari proyek pembangunan SIRST. Pelaksanaan proses verifikasi dan validasi dalam proyek ini tidak dilakukan oleh tim SQA, melainkan menjadi salah satu tanggung jawab dari pimpinan proyek. Proyek pembangunan SIRST melakukan beberapa aktifitas verifikasi dan validasi berikut ini : Review: Review merupakan proses atau pertemuan (rapat) yang dilakukan selama sebuah hasil produk telah selesai dan siap ditampilkan kepada seluruh anggota tim proyek untuk persetujuan. Review memiliki aturan yang jelas dan prosedur yang sudah pasti, yang dapat dilihat pada bagian Jaminan kualitas (sub bab 5.3). Tabel berikut menunjukkan jadwal pelaksanaan review selama pelaksanaan proyek berlangsung. No. 1. Tanggal 9/02/07 Tahapan Identifikasi kebutuhan 2. 8/03/07 Analisa kebutuhan 3. 3/04/07 Desain sistem 4. 19/04/07 5. 2/05/07 Pembuatan aplikasi Uji coba aplikasi Review terhadap Dokumen hasil identifikasi kebutuhan pada pengguna/klien. Menyimpulkan sementara layanan apa yang dibutuhkan oleh pengguna dari sistem yang akan dibangun. Dokumen SKPL yang dihasilkan dari tahapan analisa. Menyetujui spesifikasi kebutuhan sistem yang telah dijelaskan pada dokumen tersebut. Dokumen deskripsi detail desain sistem. Dokumen ini menjelaskan dengan rinci proses dan data dari masing-masing proses pada sistem. Review dilakukan terhadap seluruh isi dokumen ini. Aplikasi yang telah dibangun, apakah telah sesuai dengan perencanaan pada desain sistem. Hasil uji coba aplikasi apakah sudah memuat semua scenario yang mungkin diterapakan pada aplikasi. Uji Coba : Uji coba aplikasi dilkukan menggunakan beberapa teknik pengujian aplikasi meliputi : 1. Black box testing 2. Unit testing 3. Integration testing Hasil dari uji coba aplikasi akan dituliskan pada dokumen hasil uji coba aplikasi beserta skenario yang dilakukan pada saat uji coba. Tabel dibawah ini Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 34 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu menunjukkan jadwal pelaksanaan uji coba selama pelaksanaan proyek berlangsung : No. Tanggal Tahapan 1. 26/04/07 Uji coba aplikasi 2. 30/04/07 Uji coba aplikasi Review terhadap Masing-masing modul aplikasi dalam SIRST (modul apotek, modul rawat jalan, modul rawat inap dan modul manajemen rumah sakit) Keseluruhan aplikasi SIRST. Penjadwalan proses verifikasi dan validasi Proses verifikasi dan validasi dilakukan pada setiap tahpan dalam pelaksanaann aktifitas proyek. Merupakan tanggung jawab pimpinan proyek untuk merencanakan review pada seluruh dokumen hasil aktifitas proyek. Setiap sebuah aktifitas diselesaikan, hasil dari aktifitas tersebut di review sesuai denagn kriteria penerimaan masing-masing produk. Produk yang dimaksud disini bisa berupa dokumen, form, laporan kinerja atau aplikasi. Tabel berikut menunjukkan jadwal uji coba dan review yang akan dilakukan selama proyek pembangunan SIRST. Metode untuk melakukan verifikasi dan validasi kebutuhan adalah dengan melakukan review terhadap dafatr kebutuhan. Berikut merupakan gambaran proses review kebutuhan yang dilakukan dalam proyek : 5.2 Penanganan Dokumen dan Form Rencana dokumentasi ini menjelaskan tentang bentuk, format dan jenis dokumentasi hasil dari proyek SIRST ini. Dokumen dan form yang dihasilkan proyek ditujukan pada dua kelompok pengguna, yaitu kepada pengembang dan kepada klien. Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 35 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Tabel berikut menunjukkan daftar dokumen dan form yang harus disiapkan, bentuknya, penamaan serta penomoran versi dokumen dan form, penanggung jawab pembuat dokumen dan form, penanggung jawab review dokumen dan form. No. Jenis Dokumen/Form Bentuk dokumen/form Pembuat dokumen/form 1. Perencanaan proyek (PP-06 Dokumen Pimpinan proyek SIRST) 2. Project Scope Statement Dokumen Pimpinan proyek (SIRST 062 PSS v1.0) 3. SKPL (PP-11 SIRST) Dokumen Analis 4. Deskripsi Detail Desain (PP- Dokumen Analis 21 SIRST) 5. Project Charter (SIRST 061 Dokumen PMO PC v1.0) 6. Risk Management (SIRST Dokumen Pimpinan proyek 066 RMG v1.0) 7. Change request form (dibuat Form Seluruh tim saat terjadi permintaan proyek perubahan saja) 8. Status report (SIRST 074 SR Form Pimpinan proyek v1.0) 9. Laporan kemajuan proyek Form Pimpinan proyek (SIRST 075 PR v1.0) 11. Hasil pembahasan pertemuan Form Pimpinan proyek 12. Laporan akhir penerimaan Dokumen Pimpinan proyek proyek (SIRST 081 FPR v1.0) 13 Deliverable acceptance Dokumen Pimpinan proyek (SIRST 082 DVA v1.0) Keterangan penomoran dokumen : 06x : Untuk dokumen hasil tahapan perencanaan proyek 07x : Untuk dokumen hasil tahapan pelaksanaan dan pengawasan proyek 08x : Untuk dokumen hasil tahapan penutupan proyek Penanggung jawab review dokumen/form Seluruh tim manajemen proyek dan sponsor. Seluruh tim manajemen proyek dan sponsor. Programmer Programmer Pihak sponsor Seluruh tim manajemen proyek dan sponsor. Pihak yang terkait dengan permintaan perubahan Seluruh tim manajemen proyek dan sponsor. Seluruh tim manajemen proyek dan sponsor. Pimpinan proyek Pihak sponsor Pihak sponsor Penamaan dokumen Semua dokumen diberi nama yang unik menurut struktur berikut: SIRST nomor-judul-versi, dimana : nomor : adalah nomor dokumen judul : adalah judul dokumen versi : adalah kode dua digit yang menunjukkan versi dokumen. Versi Dokumen Struktur berikut digunakan untuk pemberian versi dokumen: Vn.sv, dimana : V menunjukkan bahwa ini adalah nomor versi Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 36 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu n adalah nomor versi utama; sebelum dikeluarkan secara formal, nomornya 0 dan kemudian bertambah 1 dimulai setelah dikeluarkan secara formal. sv adalah nomor subversi (nomor dari 0-9) 5.3 Jaminan Kualitas Bagian ini bertujuan untuk mnyediakan referensi tunggal mengenai kualitas dalam proyek pembangunan SIRST. Pada bagian ini tidak tercantum detail review, alat bantu dan teknik , serta berbagai kriteria pengukuran kualitas. Bagian ini menjelaskan hal hal yang penting berkaitan dengan jaminan kualitas. Dokumen ini menjelaskan bagaimana perusahaan memproses pengembangan mulai dari titik awal hingga mencapai kualitas perangkat lunak yang paling tinggi. Sasaran kualitas bagian ini menjelaskan tentang kebutuhan kualitas kebutuhan dari produk yang akan dibangun.Produk yang akan dibangun harus memenuhi seluruh kebutuhan yang dijelaskan pada SKPL. Kesesuaian antara produk dengan SKPL akan diperiksa pada saat uji penerimaan produk (dapat dilihat pada subbab 4.4 Penerimaan produk). Berdasarkan verifikasi klien ditentukan bahwa seluruh uji coba terhadap produk telah dilewati dengan hasil yang memuaskan, sehingga produk dianggap sebagai produk dengan kualitas yang juga memuaskan Hal ini berarti bahwa produk sesuai dengan seluruh kebutuhan yang telah disampaikan oleh klien dan diterima oleh klien. Manajemen menjelaskan tentang struktur organisasi dari tim atau pihak yang akan melakukan penjaminan kualitas produk dari proyek, bertanggung jawab dan mengkomunikasikan antara anggota tim untuk membantu proses penjaminan kualitas. (dapat dilihat pada subbab 2.3 peran dan tanggung jawab). Dokumentasi Memberikan daftar dokumen yang dirancang untuk memeriksa kesesuaian produk dengan standar kualitas yang ditentukan. Daftar dokumen yang harus ada dan dibuat selama proyek berlangsung dapat dilihat lebih lengkap pada subbab 5.2, Penanganan dokumen. Matrik Matrik menjelaskan mengenai matrik yang akan diukur pada titik pengendalian tertentu selama pembangunan produk dan hal tersebut akan Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 37 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu digunakan untuk mengendalikan proses pembangunan perangkat lunak. Mengenai marik yang diukur dalam proyek telah dijelaskan pada subbab 3.3.6. Rencana review menjelaskan detail jadwal, sumber daya yang digunakan, metode dan proses yang akan digunakan selama proses review. Proses review yang lebih lengkap dituliskan pada subbab 5.4. Alat bantu, teknik dan metodologi menjelaskan alat bantu, teknik dan metodologi yang digunakan dalam proyek. Dapat dilihat pada subbab 4.2 Manajemen resiko dokumen ini memberikan informasi bagaimana mengelola resiko yang berkaitan dengan proyek. Bagian ini menjelaskan tugas dari pengelolaan resiko yang harus dilakukan, menjelaskan tanggung jawab dan seluruh sumber daya tambahan yang dibutuhkan untuk pengelolaan resiko yang efektif. Pada subbab 3.4 sudah dijelaskan mengenai rencana pengelolaan resiko pada proyek ini. Catatan kualitas menjelaskan tentang proses dari penelusuran hal yang penting berkaitan dengan kualitas . 5.4 Review Review pada proyek terbagi atas tiga review utama, yaitu : 1. Review kebutuhan fokus pada dokumen SKPL yang merupakan hasil dari tahapan analisa kebutuhan. Proses ini dilakukan pada akhir tahap analisa. 2. Review arsitektur fokus pada dokumen detil desain yang merupkan hasil dari tahap desain sistem. Dilakukan pada akhir tahap desain. 3. Review kode program fokus pada verifikasi kode-kode program. Review harus dilakukan terhadap setiap produk yang dihasilkan oleh aktifitas utama dalam proyek. Tabel berikut menunjukkan jadwal detail rencana review yang dilakukan selama proyek berlangsung : No. 1. Tanggal Review 2/02/07 Tahapan Identifikasi kebutuhan Program Studi Sistem Informasi Pemilik Review terhadap Ketepatan pertanyaan yang ditulis pada form survey, bagian (pihak) yang akan dituju saat survey Sumber daya review Surveyor Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 Bentuk presentasi review Daftar pertanyaan No. PP-06 SIRST Versi Halaman 38 Rencana Pengelolaan Proyek 2. 9/02/07 Idenitifikasi kebutuhan 3. 27/02/07 Analisa kebutuhan 4. 8/03/07 5. 20/03/07 Analisa kebutuhan Desain sistem 6. 29/03/07 Desain sistem 7. 3/04/07 Desain sistem 8. 24/04/07 9. 2/05/07 Pembuatan aplikasi Uji coba aplikasi Program Studi Sistem Informasi Pemilik Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu Pengumpulan dan penyimpulan hasil identifikasi kebutuhan Strukturisasi viewpoint yang dibuat, dokumentasi kebutuhan dari hasil survey Isi dan pembahasan dalam dokumen SKPL Rancangan database sistem dan UML diagram Rancangan alur tampilan aplikasi Isi dan pembahasan dalam dokumen deskripsi detail desain sistem keseluruhan Aplikasi yang telah dibangun (fungsi-fungsinya) Hasil uji coba aplikasi Surveyor Dokumen hasil survey Analis Dokumentasi kebutuhan user Analis Dokumen SKPL ERD dan diagram UML Form tampilan aplikasi (Grafis) Dokumen Deskripsi detail desain Hasil aplikasi serta laporan Laporan hasil uji coba sistem dan scenario uji coba yang dilakukan terhadap sistem. Analis Analis Analis Programmer Programmer Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 39 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu LAMPIRAN 1. BASELINE PROYEK Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 40 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu LAMPIRAN 2. UPDATE BASELINE PROYEK Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 41 Rencana Pengelolaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu LAMPIRAN 3. RESOURCE SHEET PROYEK Program Studi Sistem Informasi Pemilik Rencana Proyek SIRST Disetujui Oleh : Sponsor Tanggal : 08/02/2007 No. PP-06 SIRST Versi Halaman 42
