Modul Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen [TM15].

MODUL PERKULIAHAN
Teknologi Informasi dan
Sistem Informasi Manajemen
Mengelola nilai bisnis dan perubahan dalam TI
Fakultas
Program
Tatap
Studi
Muka
Ekonomi dan
Magister
Bisnis
Akuntansi
15
Kode MK
Disusun Oleh
MK55004
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
Abstract
Kompetensi
Mengelola nilai bisnis dan
Memahami Mengelola nilai bisnis
perubahan dalam TI
dan perubahan dalam TI
Dafar Isi
Mengelola nilai bisnis dan perubahan dalam TI
1. Pentingnya Manajemen Proyek
2. Memilih Proyek
3. Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi
4. Mengelola Resiko Proyek
‘15
2
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Pentingnya Manajemen Proyek
Proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang baik setidaknya akan
mengalami beberapa konsekuensi berikut:
1. Anggaran yang sangat berlebih
2. Penguluran waktu yang tidak diharapkan
3. Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah di antisipasi
Tanpa
pengelolaan
yang
baik,
sebuah
proyek
pengembangan
sistem
membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dan paling sering melebihi
anggaran yang dialokasikan. Sistem informasi yang dihasilkan kemungkinan
besar secara teknis inferior dan mungkin tidak mampu menunjukkan manfaat
apapun untuk organisasi.
Sasaran Manajemen Proyek
Proyek adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk
mencapai sasaran bisnis tertentu.
Proyek-proyek sistem informasi meliputi:
1. pengembangan sistem informasi baru
2. Perbaikan sistem yang sudah ada
3. Penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan,keahlian, perangkat
dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu
yang ditentukan
manajemen proyek
– Kegiatan meliputi perencanaan kerja, menilai risiko, memperkirakan
sumber daya yang dibutuhkan, mengatur pekerjaan, menetapkan
tugas, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan,
menganalisa hasil
– Lima variabel utama
‘15
3
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
– cakupan
– waktu
– biaya
– kualitas
– risiko
2. Memilih Proyek
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi
Struktur manajemen proyek sistem informasi
– Hirarki dalam perusahaan besar
•
Kelompok strategis perusahaan perencanaan
– Bertanggung jawab untuk rencana strategis perusahaan
•
Informasi komite sistem kemudi
– Ulasan dan menyetujui rencana untuk sistem di semua
divisi
•
Kelompok manajemen proyek
– Bertanggung jawab untuk mengawasi proyek-proyek
tertentu
•
tim proyek
– Bertanggung jawab untuk proyek sistem individu
Each level of management in the hierarchy is responsible for specific aspects of
systems projects, and this structure helps give priority to the most important
systems projects for the organization.
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis
‘15
4
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sistem informasi berencana:
– Mengidentifikasi sistem proyek-proyek yang akan memberikan nilai
yang paling bisnis, link pengembangan rencana bisnis
– Jalan peta yang menunjukkan arah pengembangan sistem, termasuk:
•
Tujuan rencana
•
Rencana bisnis strategis pemikiran
•
Sistem saat ini / situasi
•
Perkembangan baru untuk mempertimbangkan
•
strategi manajemen
•
rencana pelaksanaan
•
anggaran belanja
Dalam rangka untuk merencanakan secara efektif, perusahaan perlu persediaan
dan mendokumentasikan perangkat lunak, perangkat keras, sistem yang ada
Untuk mengembangkan efektif sistem informasi rencana, organisasi harus
memiliki pemahaman yang jelas dari kedua jangka panjang dan kebutuhan
informasi jangka pendek
Analisis strategis atau faktor penentu keberhasilan (CSF) pendekatan
Melihat kebutuhan informasi yang ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu
keberhasilan
CSF industri otomotif mungkin termasuk styling, kualitas, biaya
Faktor penentu keberhasilan
– Metode Principal:
•
Wawancara dengan 3-4 manajer puncak untuk mengidentifikasi
tujuan dan menghasilkan CSF
•
CSF Pribadi dikumpulkan ke sejumlah kecil CSF perusahaan
•
Sistem dibangun untuk memberikan informasi tentang CSF
– Cocok untuk manajemen puncak, bangunan DSS dan ESS
– kekurangan:
•
Tidak ada metode yang jelas untuk agregasi CSF dalam CSF
perusahaan
‘15
5
•
Kebingungan antara CSF individu dan organisasi
•
Bias terhadap manajer puncak
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pendekatan CSF bergantung pada wawancara dengan manajer kunci untuk
mengidentifikasi CSF mereka. CSF individu dikumpulkan untuk mengembangkan
CSF untuk seluruh perusahaan. Sistem kemudian dapat dibangun untuk
memberikan informasi tentang CSF ini.
Analisis Portofolio
analisis portofolio
– Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif
– Persediaan semua sistem informasi proyek dan aset organisasi
– Setiap sistem memiliki profil risiko dan manfaat
•
Tinggi manfaat, risiko rendah
•
Tinggi manfaat, risiko tinggi
•
Rendah-manfaat, risiko rendah
•
Rendah-manfaat, risiko tinggi
– Untuk meningkatkan laba atas portofolio, risiko keseimbangan dan
kembali dari investasi sistem
‘15
6
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Perusahaan harus memeriksa portofolio mereka dari proyek dalam hal potensi
keuntungan dan kemungkinan risiko. Beberapa jenis proyek harus dihindari sama
sekali dan orang lain berkembang pesat. Tidak ada campuran ideal. Perusahaan
di industri yang berbeda memiliki profil yang berbeda.
Model Penilaian
model penilaian
– Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif,
terutama ketika banyak kriteria yang ada
– Memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan menghitung total
tertimbang
‘15
7
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi
Biaya sistem informasi dan manfaat
1. Manfaat nyata:
1. Dapat diukur dan ditetapkan nilai moneter
2. Sistem yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang:
3. Sistem transaksi dan administrasi
2. Manfaat tak berwujud:
1. Tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan
keuntungan diukur dalam jangka panjang
1. Misalnya,
layanan
pelanggan
yang
lebih
efisien,
pengambilan keputusan ditingkatkan
2. Sistem yang mempengaruhi pengambilan keputusan:
1. ESS, DSS, sistem kerja kolaboratif
Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi
Modal anggaran untuk sistem informasi
– Model penganggaran modal:
•
Nilai ukuran investasi dalam proyek-proyek investasi modal
jangka panjang
•
Mengandalkan mengukur perusahaan
– arus kas keluar
» Pengeluaran untuk hardware, software, tenaga
kerja
– arus kas masuk
» peningkatan penjualan
» mengurangi biaya
– Ada berbagai model penganggaran modal digunakan
untuk proyek TI: Metode Payback, tingkat pengembalian
investasi, nilai sekarang bersih, tingkat pengembalian
internal akuntansi (IRR)
Model nyata pilihan harga (ROPM)
‘15
8
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
– Dapat digunakan ketika aliran pendapatan masa depan proyek TI tidak
pasti dan muka biaya tinggi
– Penggunaan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan
– Memberikan keleluasaan untuk tahap investasi TI atau menguji air
dengan proyek percontohan kecil atau prototipe untuk memperoleh
lebih banyak pengetahuan tentang risiko sebelum berinvestasi di
seluruh pelaksanaan
Keterbatasan model keuangan
– Jangan memperhitungkan sosial dan dimensi organisasi yang dapat
mempengaruhi biaya dan manfaat
4. Mengelola Resiko Proyek
Dimensi Resiko Proyek
Dimensi risiko proyek
– Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh:
•
ukuran proyek
– Ditunjukkan dengan biaya, waktu, jumlah unit organisasi
dipengaruhi
– Kompleksitas organisasi juga merupakan masalah
•
struktur proyek
– Terstruktur, persyaratan yang ditetapkan menjalankan
risiko yang lebih rendah
•
Pengalaman dengan teknologi
Manajemen Perubahan
perubahan manajemen
– Diperlukan untuk membangun sistem yang berhasil
– Sistem informasi baru memiliki dampak perilaku dan organisasi yang
kuat
•
Perubahan bagaimana informasi digunakan sering
menyebabkan distribusi baru otoritas dan kekuasaan
•
Perubahan organisasi internal melahirkan perlawanan dan
oposisi
‘15
9
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
implementasi
– Semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi, manajemen, dan
rutinisasi dari suatu inovasi
Agen perubahan: Salah satu peran analis sistem
– Mengubah konfigurasi, interaksi, kegiatan pekerjaan, dan hubungan
kekuasaan kelompok organisasi
– Katalis untuk seluruh proses perubahan
– Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pihak yang
terlibat menerima perubahan yang dibuat oleh sistem baru
Peran pengguna akhir
– Dengan tingkat tinggi keterlibatan pengguna
•
Sistem yang lebih mungkin untuk memenuhi persyaratan
•
Pengguna lebih mungkin untuk menerima sistem
User-desainer kesenjangan komunikasi:
– Pengguna dan spesialis sistem informasi
– Latar belakang yang berbeda, kepentingan, dan prioritas
– Berbeda kesetiaan, prioritas, kosakata
– Kekhawatiran yang berbeda mengenai sistem baru
Dukungan manajemen dan komitmen
– Persepsi positif oleh pengguna dan staf teknis
– Memastikan dana yang cukup dan sumber daya
– Penegakan perubahan organisasi diperlukan
Tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi enterprise dan BPR
proyek (hingga 70% untuk BPR)
– Implementasi yang buruk dan perubahan praktek manajemen
•
Kekhawatiran karyawan tentang perubahan
•
Perlawanan oleh manajer kunci
•
Mengubah fungsi pekerjaan, karir, praktik perekrutan
Merger dan akuisisi
– Tingkat kegagalan sama tinggi proyek-proyek integrasi
– Penggabungan dari sistem dua perusahaan membutuhkan:
‘15
10
•
Perubahan organisasi yang cukup besar
•
Proyek sistem yang kompleks
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Mengontrol Faktor Resiko
Mengontrol faktor risiko
– Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan
identifikasi sifat dan tingkat risiko proyek
– Setiap proyek kemudian dapat dikelola dengan alat dan pendekatan
manajemen risiko diarahkan untuk tingkat risiko
– Mengelola kompleksitas teknis
•
Alat integrasi internal
– Pemimpin proyek dengan pengalaman teknis dan
administrasi
– Anggota tim yang sangat berpengalaman
– Pertemuan tim sering
– Mengamankan pengalaman teknis di luar perusahaan
jika diperlukan
The Gantt Chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial
masing-masing orang yang bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal
untuk setiap tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan manajer yang baik
dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan untuk setiap orang yang bekerja
pada proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek dijelaskan di sini
adalah proyek administrasi data.
‘15
11
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
The Gantt chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial
masing-masing orang yang bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal
untuk setiap tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan manajer yang baik
dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan untuk setiap orang yang bekerja
pada proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek dijelaskan di sini
adalah proyek administrasi data.
‘15
12
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Ini adalah PERT Bagan sederhana untuk membuat situs Web yang kecil. Ini
menunjukkan urutan tugas proyek dan hubungan tugas dengan mendahului dan
tugas.
Meningkatkan keterlibatan pengguna dan mengatasi resistensi pengguna
– Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim
implementasi untuk pengguna di semua tingkatan organisasi
•
Keterlibatan aktif pengguna
•
Responsif tim implementasi untuk pengguna
– Resistensi pengguna untuk perubahan organisasi
•
Pengguna
dapat
percaya
bahwa
perubahan
merugikan
kepentingan mereka
•
Counterimplementation:
strategi
yang
disengaja
untuk
menggagalkan pelaksanaan sistem informasi atau inovasi dalam
suatu organisasi
•
‘15
13
Misalnya, tingkat kesalahan meningkat, gangguan, omset, sabotase
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Strategi untuk mengatasi resistensi pengguna
– partisipasi pengguna
– Pendidikan pengguna dan pelatihan
– Fatwa dan kebijakan manajemen
– Insentif untuk kerjasama
– Peningkatan antarmuka pengguna akhir
– Penyelesaian masalah organisasi sebelum pengenalan sistem baru
Merancang untuk organisasi
– Proyek sistem informasi harus mengatasi cara di mana organisasi
berubah dengan sistem baru
•
perubahan prosedural
•
fungsi pekerjaan
•
struktur organisasi
•
hubungan kekuasaan
•
struktur kerja
– Ergonomi: Interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja
•
Desain pekerjaan
•
masalah kesehatan
•
Antarmuka pengguna akhir
Analisis dampak organisasi
– Bagaimana sistem akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap,
pengambilan keputusan, operasi
Desain sociotechnical
– Membahas masalah-masalah manusia dan organisasi
•
Set terpisah dari solusi desain teknis dan sosial
•
Desain akhir adalah solusi yang terbaik baik dan memenuhi tujuan
teknis dan sosial
Perangkat lunak manajemen proyek
– Dapat mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
– kemampuan untuk
•
Mendefinisikan, pemesanan, tugas editing
•
Menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas
•
pelacakan kemajuan
– Microsoft Project 2010
‘15
14
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
•
Kebanyakan perangkat lunak manajemen proyek yang digunakan
secara luas
•
PERT, Charts Gantt, analisis jalur kritis
– Peningkatan SaaS, open-source software manajemen proyek
Daftar Pustaka
1.
Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012, Management Information System :
Managing The Digital Firm.
2.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2008, Accounting Information System.
Global Edition
3.
James A. Hall, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 5,Salemba Empat, Jakarta
4.
Krismiaji, 2013 Sistem Informasi Akuntansi, edisi 4, YKPN, Yogyakarta.
Anjuran :
1. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif
Keunggulan Kompetitif, Baduose Media
2. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Techopreneurship, Dalam Perspektif Bisnis Online,
Baduose Media.
3. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta
Cipta Mandiri, Jogyakarta,.
4. HM. Jogiyanto, 2002, Analisis & Disain Sistem Infromasi : Pendekatan Terstruktur, Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis, Jogyakarta : Penerbit ANDI.
5. James A. Brain, 2005, Introduction to Information System, Perspektif Bisnis dan
Managerial (terjemahah), Salemba Empat.
‘15
15
Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi Manajemen
Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id