perangkat lunak pengelolaan surat po (purchase order) di pt

advertisement
PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN
SURAT PO (PURCHASE ORDER)
DI PT. BUNDA SAMUDRA
Rikky Wisnu Nugraha S.T, M.Kom. 1, Elvin Yuvandi2
Konsentrasi Sitem Informasi, Program Studi Sitem Informasi
STMIK LPKIA
Jln.Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
Email : [email protected] , [email protected]
ABSTRAKSI
Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem pengelolaan data sangat penting
untuk menunjang perkembangan organisasi dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikerankan adanya suatu
pengarsipan data pada suatu organisasi, maka dapat mempercepat suatu proses kerja dan dapat memudahkan
mengelola data serta menjadikan data menjadi lebih teratur dan rapi.
Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Po (Purchase Order) Di PT. Bunda Samudra ini menyediakan aplikasi
untuk mengelola, menyimpan dan melakukan pencarian data saat diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan.
Proyek akhir ini bertujuan memberikan solusi dari permasalahan tersebut. Perangkat Lunak Pengelolaan Surat
Po menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .NET dan menggunakan Microsoft SQL Server 2005
sebagai basis data. Metode pengembangannya menggunakan metode Waterfall (Classic Life Cycle). Dari hasil
ujicoba dapat disimpulkan bahwa Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Po dapat membantu administrasi
penjualan untuk mengelola, penyimpanan, permintaan dan pencarian data dokumen. Perangkat lunak ini juga
dapat menghasilkan laporan yang membantu administrasi untuk mengetahui jumlah data yang masuk dan
keluar.
Kata kunci : Data, Surat PO, Administrasi Penjualan
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan PT. Bunda Samudra adalah salah satu
perusahaan yang sudah berkembang dalam bidang
penjualan, biasanya perusahaan mengalami
beberapa masalah pada salah satu bagiannya, yaitu
bagian administrasi penjualan. Bagian ini terkadang
kesulitan dalam mencari data Surat Purchase Order
yang sudah tersimpan begitu banyak, sehingga hal
tersebut menyebabkan peroses untuk administrasi
penjualan sering menemui kendala. Dalam proses
pencarian data Surat Purchase Order yang begitu
banyak dan menumpuk membutuhkan waktu yang
lama akibatnya pada saat proses untuk kebutuhan
pihak manajemen sering tidak bisa dilakukan
dengan cepat.
Keadaan demikian tersebut, harus mendapat
perhatian serius dengan mencarikan solusi untuk
mengatasinya. Salah satu upaya yang layak
dilakukan adalah meningkatkan kesadaran dan
ketarampilan para pihak operasional perusahaan
dalam menangani penyimpanan data. Pembenahan
sistem administrasi penyimpanan data juga penting
dilakukan agar pengelolaan data dapat dilakukan
dengan baik.
Pada
permasalahan
tersebut
kini
mulai
dikembangkan, melalui sistem peangkat lunak
berbasis
dekstop
merupakan
salah
satu
pengembangan sistem dokumen elektronik yang
ada pada dasarnya memiliki konsep yang sama
dengan teknik penyimpanan data pada umumnya,
jika penyimpanan data pada umumnya memilki
ruang yang secara fisik untuk menyimpan data-data
penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem
dokumen
berbasis dekstop
ini
memiliki
penyimpanan secara virtual yang di dalamanya
berisi lembaran-lembaran data fisik yang telah
discan dan dikonversi ke dalam bentuk file gambar
(*.jpg). sistem pengelolaan data berbasis dekstop
ini bertujuan untuk menjadikan back-up data fisik
yang disimpan secara pada umumnya ketika terjadi
hilangnya dan kerusakan pada data fisik baik di
sebabkan karena bencana alam maupun faktor
pengganggu lainnya, penulis menyimpulkan perlu
adanya untuk mengangkat masalah ini, sehingga
diharapkan dengan adanya perubahan sistem yang
baru maka sistem administrasi dapat berjalan lebih
baik, serta mampu menghasilkan informasi yang
cepat dan tepat. Pada akhirnya, hal ini akan
berdampak pada peningkatan proses kinerja
administrasi dan diperolehnya keuntungan yang
maksimal bagi perusahaan.
1.2 Identifikasi Permasalahan
Dari latar belakang diatas, maka masalah-masalah
pada proyek akhir ini antara lain :
1. Penyimpanan data Surat PO (Purchase Order)
masih dilakukan secara fisik.
2. Belum adanya format standar pada Surat PO
(Purchase Order).
3. Cetak Laporan tidak bisa dilakukan secara
cepat.
1.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Permasalahan yang akan dibahas meliputi :
1. Pengelolaan
pendataan
dokumen
Surat
Purchase Order.
2. Pengelolaan penyimpanan dokumen Surat
Purchase Order.
3. Pembuatan laporan harian, bulanan, tahunan
penyimpanan dan permintaan dokumen Surat
Purchase Order.
1.4 Tujuan Perancangan
Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya
perancangan perangkat lunak berbasis dekstop ini
adalah :
1. Menyediakan
perangkat
lunak
untuk
penyimpanan, permintaan, serta pencarian Surat
Purchase Order setiap unit yang ada pada PT.
Bunda Samudra.
2. Menyediakan perangkat lunak pengelolaan
Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra
sebagai upaya tertib administrasi.
3. Menyediakan perangkat lunak pegelolaan Surat
Purchase Order di PT. Bunda Samudra sebagai
dasar dalam membuat laporan transaksi
penyimpanan dan permintaan.
.
2. DASAR TEORI
2.1 Pengertian Perangkat Lunak
Pengertian perangkat lunak menurut Janner
Simarmata dalam bukunya “Rekaya Perangkat
Lunak” adalah sebagai berikut :
“Perangkat lunak adalah sebuah profesi
yang di lakuakan oleh seorang perekayasa
perangakat lunak yang berkaitan dengan
pembuatan
dan
pemeliharaan
aplikasi
perangkat lunak dengan menerapkan teknologi
dan peraktik dari ilmu komputer, manajemen
proyek, dan bidang-bidang lainnya. Perangkat
lunak adalah instruksi langsung komputer
untuk melakukan pekerjaan dan dapat
ditemukan setiap aspek kehidupan modern dari
aplikasi. Banyak produk perangkat lunak berisi
jutaan baris kode yang diharapkan dapat
melakukan pekerjaan dengan baik dalam
mengahadapi perubahan kondisi. Semua
perangkat lunak juga membutuhkan kendala
yang tinggi dan harus dihasilkan secara
ekonomis.” (Janner Simarmata, 2010).
2.2 Pengertian Data
Data adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola
untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki
arti bagi suatu organisasi atau perusahaan.Data
terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang
secara relatif tidak berarti bagi pemakai atau fakta
mentah yang belum diolah.
(http://hanihohoy.blogspot.com/2012/11/definisidata-informasi-dan-sistem.html)
2.3 Pengertian Purchase Order
Pengertian Purchase order menurut Frans M.Royan
dalam bukunya “Menjadi Supplier Hebat Di
Minimarket, Supermarket, Hipermarket ” adalah
sebagai berikut :
“Purchase order merupakan salah satu
jenis surat bisnis, pada saat melakukan order
atau pemesanan kepada perusahaan rekanan
atau supplier, pihak pemesan diminta untuk
mengirimkan baik via fax, email, maupun pos
Surat Purchase Order. Surat ini akan digunakan
para supplier untuk mengetahui secara detail
barang-barang apa saja yang kita pesan. Ini
berguna untuk mengatasi kesalahan dalam
memproduksi pesanan. Selain itu, Surat
Purchase Order juga akan digunakan supplier
dan konsumen sebagai file pada bagian
perusahaan seperti accounting
/keuangan/
pembukuan, Surat Purchase Order ini akan
dijadikan bukti transaksi laporan keuangan.”
(Frans M.Royan, 2009).
2.4 Microsoft SQL Server
Pengertian Microsoft SQL Server menurut Priyanto
Hidayatullah dalam bukunya “Visual Basic .NET
membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif”
adalah sebagai berikut :
“Microsoft SQL Server adalah sebuah
sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query
utamanya
adalah
Transact-SQL
yang
merupakan implementasi dari SQL standar
ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan
Sybase.” (Priyanto Hidayatullah, 2012).
2.5 Visual Basic .NET
Pada awalnya Visual Basic .NET berasal dari
sebuah bahasa pemrograman yang diberi nama
Basic (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction
Code). Sesuai dengan namanya, Basic ditujukan
sebagai bahasa yang paling sederhana bagi yang
tidak familiar dengan dunia pemrograman.
Pengertian Visual Basic .NET menurut Priyanto
Hidayatullah dalam bukunya “Visual Basic .NET
membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif”
adalah sebagai berikut :
“Visual Basic .NET adalah Visual Basic
yang direkayasa kembali untuk digunakan pada
platform .NET sehingga aplikasi yang dibuat
menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan
pada sistem komputer apa pun, dan dapat
mengambil data dari server dengan tipe apa pun
asalkan terinstal .NET Framework.”
(Priyanto Hidayatullah, 2012).
yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara
tanya jawab langsung mengenai data yang
diperlukan dari masalah yang akan diangkat.
Metode pengembangan perangkat lunak yang
digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life
Cycle), untuk lebih jelasnya tahapan dari
paradigma Waterfall ini adalah sebagai berikut :
1. System Engineering (Rekayasa Sistem)
2. Analisys System (Analisis Sistem)
3. Design (Perancangan)
4. Coding (Pengkodean)
5. Testing (Pengujian)
6. Maintenance (Perawatan)
3. ANALISIS PERANGKAT LUNAK
3.1 Analisis Data
Dalam analisis data yang dibutuhkan penjabaran
tentang entitas yang terlibat dalam perangkat lunak.
Hubungan dengan atribut-atributnya. Seperti entitas
pengelolaan data dan atributnya, serta entitas lain
yang terlibat dalam perancangan perangkat lunak.
Dalam tahap awal menganalisis data tahap pertama
yang dilakukan yaitu melakukan proses identifikasi
dan analisa data, untuk menentukan kebutuhan
suatu sistem database dengan menentukan interaksi
entitas yang saling berhubungan (relationship)
antar entitas itu sendiri. Dalam pengelolaan data
terdapat beberapa entitas yang saling berhubungan,
seperti terlihat gambar di bawah ini :
2.6 Metodelogi Penelitian
Dalam
pembuatan
perangkat
lunak
ini
menggunakan metodologi terstruktur. Terstruktur
adalah suatu proses untuk mengimplementasikan
urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah
dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur
merupakan pendekatan formal untuk memecahkan
masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi
bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan
berhubungan untuk kemudian dapat disatukan
kembali menjadi satu kesatuan yang dapat
dipergunakan untuk memecahkan masalah.
Pada pendekatan terstruktur merupakan metode
yang pendekatannya pada proses, karena metode
ini mencoba melihat sistem dari sudut pandang
logical dan juga melihat data sebagai sumber
proses. Di dalam penggambaran datanya, metode
ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD),
Normalisasi, Entitas Relationship Diagram (ERD),
dan lainnya.
Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan
proyek akhir ini adalah dengan cara wawancara
Gambar 3.1 CDM Pengelolaan Surat PO
Purchase Order
3.2 Context Diagram
Gambar 4.1 Physical Data Model (PDM)
3.2 Struktur Table
Gambar 3.2 Context Diagram Pengelolaan Surat
Purchase Order
3.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.2 Struktur Table
3.3 Pearancangan Antar Muka
Gambar 3.3 DFD Pengelolaan Surat Purchase
Order
4. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
4.1 Physical Data Model (PDM)
Pada
saat
perancangan
database,
untuk
memudahkan cara perancangan database dengan
menggunakan Physical Data Model (PDM).
Pembuatan PDM ini nantinya akan di gunakan
sebagai tabel-tabel yang akan di buat ke dalam
bentuk database. Sebelumnya data dalam bentuk
Conceptual Data Model (CDM) yang kemudian di
generate menjadi PDM yang lebih menggambarkan
database secara fisikal. Berikut merupakan hasil
generate dari Conceptual Data Model (CDM) :
Gambar 5.9 Transaksi Penyimpanan Surat PO
Gambar 5.9 Input Transaksi Penyimpanan Surat
Purchase Order
Gambar 4.6 Structure Chart Permintaan Surat
Purchase Order
4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Gambar 5.10 Transaksi Permintaan Surat PO
5.1 Implementasi
Implementasi program merupakan tahap penerapan
sistem yang telah dirancang dan disetujui
perancangannya. Dalam tahap implementasi juga
dijelaskan mengenai penerapan aplikasi yang
dibangun. Tahapan implementasi menerapkan
secara rinci, hasil analisis dan desain pada bab
sebelumnya.
Gambar 5.1 Gantt Chart perancangan kegiatan
perangkat lunak
4.2 Pengujian
Gambar 5.10 Input Transaksi Permintaan Surat
Purchase Order
3.4 Perancangan Arsitektural (Structure
Chart)
Pengujian dilakukan untuk menguji perangkat
lunak apakah perangkat lunak sudah sesuai dengan
yang diinginkan atau dibutuhkan. Seperti validasi
validasi untuk berbagai macam kemungkinan input,
dan lain-lain.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Isi Data
Simpan Data
Gambar 4.5 Structure Chart Penyimpanan Surat
Purchase Order
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang didapat dalam
pengujian, maka hal-hal yang dapat disimpulkan
dari perangkat lunak ini :
1. Perangkat Perangkat lunak pengelolaan Surat
Purchase Order di PT. Bunda Samudra Order
ini dapat menyimpan sesuai dengan identitas
yang asli untuk mengurangi terjadinya
hilangnya data.
2. Perangkat lunak pengelolaan Surat Purchase
Order di PT. Bunda Samudra ini membantu
bagian
administrasi
penjualan
dalam
perusahaan agar mengelola Surat Purchase
Order yang ada dengan format yang lebih
teratur.
3. Adanya fitur laporan harian, bulanan, dan
tahunan membantu bagian administrasi
mengetahui
jumlah
penyimpanan
dan
permintaan Surat Purchase Order di PT. Bunda
Samudra.
6.2 Saran
Dari hasil analisis pembuatan program, terdapat
beberapa saran bagi pembaca. Berikut adalah
beberapa saran untuk pengembangan perangkat
lunak :
1. Sebaiknya dikaitkan dengan pengelolaan data
gudang atau persediaan barang.
2. Sebaiknya dikaitkan dengan bagian keuangan.
DAFTAR PUSTAKA
Hidayatullah, Priyanto. 2012, Visual Basic .NET
membuat Aplikasi Database Dan Program
Kreatif. Informatika, Bandung.
Rosa
A.S-M.Shalahudin.
2011,
Modul
Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
(Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula,
Bandung.
Royan.M, Frans. 2009, Menjadi Supplier Hebat Di
Minimarket, Supermarket, Hipermarket. Dahara
Prize, Semarang.
Simarmata, Janner. 2010, Rekayasa Perangkat
Lunak. Penerbit Andi, Medan.
Soeherman, Bonnie & Pinontoan, Marion. 2008,
Designing Information System. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
Tata Sutarbi. 2010, Sistem Informasi Manajemen.
Andi, Yogyakarta.
Download