KSM - Ditjen Cipta Karya

dministrasi
euangan
Kelompok Swadaya Masyarakat
(KSM)
BAGAN ORGANISASI KSM
 Menerima dan menyimpan uang
 Mengeluarkan/membayar tagihan
sesuai dengan progres fisik.
 Melakukan pengelolaan administrasi
keuangan.
Pertanggungjawaban dana, Penyajian pelaporan tepat
waktu, Pemeriksaan atau audit
Adanya akses, Adanya pertanggungjawaban terbuka, Adanya
publikasi laporan keuangan
Komponen
Kegiatan
DAK SLBM
&
Sumber
Pendanaan
No.
I
II
III
IV
V
Komponen Kegiatan
Persiapan
• Workshop Regional
• Sosialisasi Kab/Kota
• Pelatihan TFL
Seleksi Lokasi
• Longlist
• Shortlist
• Lokasi Terpilih
APBN
DAK
Masyarakat
V
V
V
V
V
V
Penugasan TFL untuk fasilitasi
Penyiapan Masyarakat
• Pemicuan Masyarakat
• Pembentukan KSM
• Pelatihan mandor, tukang, keuangan
Penugasan TFL untuk pendamp- ingan :
1. Penyusunan Rencana KerjaMasyarakat (RKM)
• Pemetaan topografi dan permasalahan sanitasi di
lokasi
• Penetapan lokasi IPAL dan calon pemanfaat
• Kesepakatan PilihanTeknologi
• DED + RAB
2. Dokumentasi dan legalisasi RKM
3. Dokumen kontrak
4. Pelaksanaan konstruksi
Pelaksanaan konstruksi
• Material
• Upah pekerja
• Lahan
APBD
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
No.
Komponen Kegiatan
VI Gaji dan operasional TFL:
APBN DAK
APBD
V
VII Operasional KSM
V
VIII Operasional SKPD pelaksana DAK
V
Masyarakat
IX Pengoperasian & Pemeliharaan:
•
•
•
Pelatihan OP
V
Sosialisasi pengguna
V
Biaya Operasional
V
V
X Monitoring & Evaluasi
V
V
Tata Cara Penggunaan Dana
Dalam setiap
pembelian/pembayaran barang
harus langsung disertai bukti
pembayaran berupa nota
kontan atau kwitansi. Kwitansi
harus dibubuhi materai
Dana yang tersedia pada kas
bendahara KSM hanya
diperbolehkan sebesar dana
untuk pembayaran upah selama
pekerjaan berlangsung sebelum
pencairan tahap berikutnya
PENCATATAN ADMINISTRASI KEUANGAN
Administrasi keuangan dana BLM
dilaksanakan oleh Bendahara dengan
dukungan semua pelaku di KSM
Pencatatan dilakukan secara rapi, tertib
dan terus menerus
Bendahara wajib menyelenggarakan
pencatatan dalam pembukuan yang
terdiri dari buku kas umum, Buku
Bank dan buku pembantu, dimulai
sejak dicairkannya dana tahap I
Pencatatan pada buku kas umum, buku bank
dan buku bantu ditulis tangan dengan tinta
hitam atau tinta biru, dikarenakan tinta
hitam dan biru tahan terhadap lembab
sehingga sebagai arsip bisa bertahan lama
Bila terjadi kesalahan tulis maka hanya dapat
dilakukan coretan garis lurus yang salah
masih terbaca sedangkan perbaikannya ditulis
diatasnya
Untuk menciptakan pengelolaan keuangan yang tertib
administrasi, transparan dan akuntabel maka TFL harus
melakukan pemantauan pencatatan pembukuan
dan pengarsipan bukti-bukti pembayaran secara
intensif sesuai dengan menggunakan format yang
ada di lampiran buku pedoman pelaksanaan
BUKU KAS UMUM
Buku Kas Umum  buku yang digunakan untuk mencatat seluruh
transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran dana yang
bersumber dari dana BLM
Pencatatan dalam buku kas umum harus sesuai dengan bukti-bukti
pembayaran
Penulisan uraian dalam Buku Kas Umum harus ditulis dengan singkat
dan jelas dari transaksi yang terjadi sesuai dengan nota pendukung;
Setiap penerimaan dan pengeluaran Kas harus segera dicatat dalam
buku kas umum
Tiap halaman Buku Kas Umum harus seluruhnya digunakan dan
tidak ada baris yang terluang
Tiap halaman Buku Kas Umum disebalah kanan atas diberi nomor
urut halaman dan diparaf oleh Bendahara, kecuali halaman terakhir
ditandatangani Bendahara, Ketua KSM, dan TFL
BUKU KAS
Provinsi
:
Kabupaten/Kota :
Kecamatan
:
Kelurahan/Desa :
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
Nama KSM
: …………………………………
Alamat
: ………………………………….
Jenis Kegiatan : …………………………………
Jumlah BLM yang diterima : Rp. ……………………….
Bulan : …………………. 20……
Nomor
Masuk
Keluar
2
Bukti
3
(D)
4
(K)
5
Tarik tunai dari Bank
Pembelian ATK
01/UM/…/X/2014
01/UK/…/X/2014
10.000.000
Tanggal
Uraian
1
20 Okt 2013
22 Okt 2013
Saldo
6
10.000.000
- 100 lbr Foto Copy
20,000
9,980,000
- 4 bh Jilid
20,000
9,960,000
- 2 Reem Kertas A4
60,000
9,900,000
Saldo akhir :
Mengetahui :
Ketua KSM
Dibuat oleh
Bendahara
diperiksa oleh
TFL
(…………………………………..)
(……………….……………)
(……………….……………)
BUKU BANK
Buku Bank merupakan catatan seluruh
transaksi melalui bank dan transaksi
yang dilakukan oleh pihak bank.
Pencatatan buku bank sangat mudah
karena
bendahara
memindahkan
catatan transaksi yang ada sesuai
dengan print out di buku tabungan
BUKU BANK
Provinsi
:
Kabupaten/Kota :
Kecamatan
:
Kelurahan/Desa :
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
Nama KSM
: …………………………………
Alamat
: ………………………………….
Jenis Kegiatan : …………………………………
Jumlah BLM yang diterima : Rp. ……………………….
Bulan : …………………. 20……
Tanggal
Uraian
1
2
Nomor
Transaksi
Bukti
Masuk
Keluar
3
4
5
Saldo
6
Saldo akhir :
Mengetahui :
Ketua KSM
Dibuat oleh
Bendahara
diperiksa oleh
TFL
(…………………………………..)
(……………….……………)
(……………….……………)
1. BUKU MATERIAL
2. BUKU UPAH KERJA
Buku Bantu adalah pencatatan transaksi
yang sumber dana masing kegiatan
(Material, Upah Kerja)
UPAH KERJA
Bulan : ………………………………
Provinsi
Kabupaten/Kota
Kecamatan
Kelurahan/Desa
Nama KSM
Alamat
Jenis Kegiatan
Jumlah BLM
No
Tanggal
Uraian
1
2
3
1
20 Okt 2013
Upah Kerja Tgl…… s/d …………
Nomor
Bukti
4
Jumlah
(Rp)
5
1.500.000
DIPERIKSA OLEH
FASILITATOR
MENGETAHUI
KETUA KSM. ………………..
DIBUAT OLEH
BENDAHARA KSM………….
……………………………………
……………………………………
……………………………………
BUKU MATERIAL
Bulan : …………………………………
Provinsi
Kabupaten/Kota
Kecamatan
Nama KSM
Alamat
Jenis Kegiatan
Kelurahan/Desa
Jumlah BLM
No
Tanggal
1
2
2
09 Okt 2013
3
4
5
10 Okt 2013
19 Okt 2013
22 Okt 2013
Uraian
- Pembelian material besi beton
- 20 btg Besi Beton
- 5 kg Kawat Beton
16 Zak Material semen
- Pembelian Pipa AW
- 20 btg Pipa AW
- 40 bh Asesories Pipa AW
Pembayaran angsuran IPAL
Jumlah
Nomor
Bukti
4
Jumlah
(Rp)
5
2,000,000
150,000
800,000
5,000,000
2,000,000
32,400,000
42,450,000
Mengetahui :
Ketua KSM
Dibuat oleh
Bendahara
diperiksa oleh
TFL
(…………………………………..)
(……………….……………)
(……………….……………)
Rekapitulasi Keuangan Bulanan KSM
merupakan rangkuman dari transaksi
yang terjadi dalam satu bulan berjalan
(periode pelaporan). Dimana dalam laporan
ini akan disajikan besaran dari kas awal
KSM baik di bank maupun di
bendahara, jumlah dari penerimaan,
jumlah pengeluaran selama periode
satu bulan berjalan dan jumlah saldo
akhir kas KSM baik yang ada di Bank
maupun di Bendahara
LAPORAN PEMASUKAN DAN PENGELUARAN UANG KSM
Provinsi
:
Kabupaten/Kota:
Kecamatan
:
Kelurahan/Desa:
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
…………………………………..
1. SALDO AWAL :
a. Kas
b. Bank
c. Jumlah saldo awal
2. PEMASUKAN :
a. Kontribusi…………..
Nama KSM
: …......…………………
Alamat
: ……….....…………….
Jenis Kegiatan
: …………………………
Jumlah BLM yang diterima
: Rp. ……...…………….
: Rp.
: Rp.
: Rp.
: Rp.
b. Transfer dana dari KPPN
:Rp.
c. Bunga Tabungan di Bank
e. Jumlah Dana
:Rp.
: Rp.
3. PENGELUARAN :
a. Pembelian Material
: Rp.
b. Transport
: Rp.
c. Ongkos Tenaga
: Rp.
d. Administrasi Bank
e. Jumlah Pengeluaran
: Rp.
: Rp.
4. SALDO AKHIR :
a. Kas
: Rp.
b. Bank
c. Jumlah
: Rp.
: Rp.
Laporan Pertanggungjawaban
(LPJ)
Dokumen tertulis yang disusun
untuk memberikan laporan
tentang pelaksanaan kegiatan
terkait dengan penggunaan
dana dan pekerjaan fisik
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Rencana Penarikan Dana
( R P D) apaan sih ???
RPD adalah Rencana Penarikan
Dana
yang
besarannya
merupakan
pemilahan
dari
Rencana Anggaran Biaya (RAB)
pertahapan. (Tahap I, II dan III)
L P D apa tuh… ??
Bagian dari serangkaian aktifitas
dalam pengelolaan dana BLM oleh
masyarakat
Berisi tentang rekapitulasi transaksi
dari penggunaan dana selama
kegiatan berlangsung
Dilaporkan setelah RPD direalisasikan
dalam bentuk pembelian / pembayaran
Disusun oleh KSM dan Sebagai syarat
pengajuan RPD Selanjutnya
RENCANA PENARIKAN DANA ( RPD )
KELURAHAN
:
PENGAJUAN RPD ( Rp.)
NO.
URAIAN KEGIATAN
PAGU DANA
TAHAP LALU
I Pekerjaan Persiapan
5,000,000
1 Pembersihan Lokasi
2 pengukuran dan Pemasangan bouplank
3 peralatan/ perlengkapan penunjang
- Pompa air
- Listrik dan Air Kerja
- Tenda
- Gerobak dorong dll
II Sambungan Rumah
1 Pengadaan Perpipaan Dan Accessories
- Pipa dia 3"
- Bend 45 dia 3"
- Tee dia 3''
- Lem Pipa dan Assesoris Lainnya
JUMLAH
DIBULATKAN
2,000,000
500,000
500,000
1,000,000
500,000
500,000
500,000
1,000,000
500,000
500,000
500,000
22,100,000
20,000,000
1,500,000
500,000
100,000
TAHAP INI
SISA DANA
S/D
TAHAP INI
400,000
1,200,000
400,000
20.000.000
21.600.000
1,700,000
400,000
1,000,000
500,000
500,000
500,000
300,000
100,000
-
-
2,100,000
0
1,500,000
500,000
100,000
LPJ KSM
Cover
Surat Pengantar LPJ KSM dan Permohonan
Pencairan Dana yang ditujukan kepada Satker
Kota/Kabupaten
Narasi Laporan Pertanggungjawaban
Realisasi Kemajuan Fisik
•
•
•
•
•
•
•
•
Catatan Harian Kegiatan
Catatan Harian Penggunaan Material/Bahan
Rekapitulasi Kemajuan Pelaksanaan Mingguan
Laporan Kemajuan Pelaksanaan Bulanan
Rencana dan Realisasi Pekerjaan
Laporan Masalah tingkat Kelurahan
Dokumentasi Kemajuan Fisik. (0%,30%,60%,100%)
Berita Acara Hasil Pemeriksaan Lapangan
• Rencana Penggunaan Dana (RPD)
• Realisasi Penggunaan Dana
• Rekapitulasi Keuangan Bulanan
• Laporan Penggunaan Dana (LPD)
• Buku Bank
• Buku Kas Umum
• Buku Swadaya dan Buku Bantu
• Bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas
berupa kwitansi dan nota kontan dan Daftar
Hadir Pekerja Harian dan Penerima Insentif
AGUS STIAWAN
E-mail : [email protected]
No. HP : 087
754 382 033