bab 3 perencanaan pesan bisnis
advertisement
BAB PERENCANAAN PESAN BISNIS 3 Capaian Pembelajaran Setelah menyelesaikan topik ini siswa akan dapat : 1. Menjelaskan proses penyusunan pesan bisnis 2. Menentukan tujuan pesan bisnis 3. Melakukan analisis audiens 4. Menentukan ide pokok dari pesan 5. Melakukan pemilihan saluran dan media 3.1 PENGERTIAN PERENCANAAN PESAN BISNIS Menurut Dewi, (2006) perencanaan pesan bisnis adalah tindakan yang dilakukan sebelum menyusun pesan bisnis agar pesan bisnis yang dibuat dapat menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami. Menurut Purwanto, (2006) perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. 3.2 PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS Dalam aktifitas organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi setiap hari terjadi, baik komunikasi lisan atau tulisan. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit atau kompleks. Misalnya, membuat memo, menerima telepon, mengetik e-mail, membuat laporan, menangani keuhan pelanggan baik secara langsung atau melalui tulisan, dan masih banyak kegiatan komunikasi bisnis lain. Penyusunan pesan bisnis membutuhkan kreativitas dari penyusunnya, sehingga pesan bisnis yang dibuat memiliki tujuan yang jelas dan berpusat pada penerima. Berikut proses penyusunan pesan bisnis yang meliputi tiga tahap, yaitu: 1. Perencanaan Pesan Pada tahap ini, dirancang hal-hal yang mendasar dalam proses penyusunan pesan bisnis, yaitu : 29 - Menentukan tujuan - Menganalisis audiens - Menentukan ide pokok - Memilih saluran dan media 2. Penyusunan Pesan Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah menuangkan ide-ide dan gagasan secara tertulis dalam bentuk draft. Dalam tahap ini, perlu diperhatikan dalam penyusunan kata-kata, dirangkai menjadi kalimat dan akhirnya tersusun menjadi paragrap yang bertujuan untuk menyampaikan maksud pesan bisnis. Hal terpenting dari tahap ini bahwa dengan pesan bisnis yang dibuat, maksud yang ingin disampaikan dapat diterima dan dilaksanakan dengan baik oleh penerima pesan. 3. Revisi Pesan Pada tahap ini, harus diteliti dan dikaji ulang seluruh maksud dan isi pesan yaitu dengan menelaah kembali substansi pesan, gaya penulisan, struktur kalimat yang digunakan, serta tingkat pemahaman. Berbagai kegiatan yang dilakukan pada tahap revisi pesan adalah menyunting pesan, menulis ulang, dan mencetak pesan. 3.3 MENENTUKAN TUJUAN PESAN BISNIS Pesan bisnis memberikan dampak bagi organisasi. Jika pesan bisnis dapat disusun dan disampaikan dengan baik serta mendapatkan sambutan atau dipahami dengan baik oleh penerima pesan, maka pesan bisnis mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Sebaliknya, jika pesan bisnis tidak mampu mewakili organisasi dengan baik, maka organisasi akan kesulitan dalam mendapatkan kepercayaan dan perhatian dari pihak lain. Pesan bisnis yang baik adalah memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Tiga tujuan dalam komunikasi bisnis yaitu memberi informasi, melakukan persuasi dan melakukan kerjasama atau kolaborasi. Masing-masing tujuan tersebut dapat menentukan tingkat partisipasi audiens dan tingkat pengendalian komunikator. 30 a. Memberi Informasi Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi bisnis kepada pihak lain, baik kepada organisasi atau perseorangan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan berusaha memberitahukan kepada konsumen bahwa perusahaan tidak melakukan undian dengan hadiah apapun, untuk informasi lebih lanjut silahkan menghubungi pihak perusahaan. Pesan ini dapat disampaikan dengan memilih media surat kabar, radio, internet, televisi, atau media yang lain. Pemilihan media disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti jangkauan audiens yang diinginkan serta kemampuan internal dari perusahaan. b. Melakukan Persuasi Persuasi dapat diartikan juga membujuk, dimana pihak perusahaan atau organisasi bertemu (melakukan negoisasi) dengan pihak lain sebagai penerima informasi dengan tujuan komunikasi bisnis yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Dalam tahap persuasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution, artinya kedua belah pihak yang terlibat dalam negoisasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dirugikan. c. Melakukan Kolaborasi Kolaborasi atau kerjasama, dimana dengan komunikasi bisnis yang baik seseorang atau organisasi dapat bekerjasama dengan pihak lain yang saling menguntungkan. 3.4 ANALISA AUDIEN Komunikasi bisnis dapat berjalan dengan lancar, jika dalam penyampaian pesan memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Mengetahui hal-hal tersebut sangat penting karena mempengaruhi materi yang diberikan dan bagaimana cara mengatasi audiens. 31 3.4.1. Mengembangkan Profil Audiens Ada beberapa tahap yang dapat dilakukan komunikan dalam mengembangkan profil audiens, yaitu : - Menentukan ukuran dan komposisi audiens Jumlah audiens harus diperhatikan dalam proses penyampaian pesan. Audiens dalam jumlah kecil, materi dapat disampaikan dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan, dimana audiens dapat juga dibagikan lembaran yang dipresentasikan. Sedangkan untuk audiens dalam jumlah besar, materi sebaiknya dibuat dalam bentuk makalah atau laporan dengan format penulisan yang lebih formal. Semakin besar jumlah audiens, semakin bermacam-macam latar belakang yang dimiliki, seperti usia, pendidikan, status, sikap, dan lain-lain. Sehingga semakin rumit dalam mengorganisasikan. Sebagai komunikan harus mampu mengelola audiens dengan baik dengan berupaya menciptakan suasana dan materi yang menarik dan dapat dijadikan sebagai alat untuk membuat audiens larut pada materi yang disampaikan. - Siapa, bagaimana reaksi dan tingkat pemahaman dari audiens Seorang komunikan harus mengetahui siapa yang menjadi audiens, apakah dengan dasar latar belakang pendidikan, status, usia, serta kebutuhan mereka akan informasi. Ha itu berpengaruh terhadap reaksi yang akan diberikan. Sebagai contoh jika audiens adalah kelompok yang memiliki pendidikan rendah, maka komunikasi yang disampaikan harus lebih hati-hati, dengan bahasa yang sederhana, banyak disertai contoh, serta tidak dengan gaya menggurui. Diharapkan muncul reaksi yang mendukung dan sepakat karena penyampaian materi disesuaikan dengan tingkat pemahaman audiens. - Hubungan komunikan dengan audiens Jika audiens adalah orang atau kelompok yang belum dikenal oleh komunikan, menjadi keharusan bagi komunikan untuk mencari informasi tentang audiens. Setelah mendapatkan informasi tentang audiens, langkah berikutnya bagi seorang komunikan adalah mempersiapkan diri, misalnya penampilan yang meyakinkan, suara dengan intonasi yang jelas, dan yang paling penting adalah kesiapan materi. Lain halnya jika audiens adalah seseorang atau kelompok yang 32 sudah dikenal oleh komunikan, maka kedekatan hubungan tersebut menjadikan mudah bagi komunikan dalam penyampaian pesan. 3.4.2. Memenuhi Kebutuhan Informasi pada Audiens Memenuhi kebutuhan informasi audiens merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Pesan yang baik adalah pesan yang mampu memberikan jawaban dan solusi dari pertanyaan audiens. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi pada audiens, yaitu : - Menemukan apa yang ingin diketahui audiens Apabila berhadapan dengan audiens yang pasif, maka komunikan harus melancarkan cara untuk menghidupkan suasana dan mencoba menggali apa yang ingin diketahui oleh audiens. - Antisipasi terhadap pertanyaan yang tidak diungkapkan Komunikan tidak harus hanya menyampaikan informasi yang ada di teks, namun juga dapat menyampaikan informasi yang relevan lainnya , sehingga memberikan kesan baik karena audiens mendapatkan informasi yang lebih kaya. - Memberikan informasi dengan lengkap dan utuh Untuk mengetahui apakah informasi yang disampaikan sudah lengkap dapat diuji dengan perpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why, When, Where, dan How). - Memastikan bahwa informasi yang disampaikan akurat Dunia bisnis dan aktivitasnya membutuhkan ketepatan, demikian halnya dalam informasi. Dikatakan informasi yang akurat jika dilakukan pengkajian, perhitungan yang matang dan memastikan keabsahannya terlebih dahulu sebelum disampaikan. - Memberikan penekanan pada gagasan yang paling menarik Dari sekian banyak gagasan yang disampaikan, komunikan harus mampu menekankan gagasan mana yang paling menarik dengan disertai alasan. 3.4.3. Memenuhi Kebutuhan Motivasi dan Emosional dari Audiens Untuk memenuhi kebutuhan motivasi dan emosional dari audiens, pesan bisnis harus disusun dengan menggunakan pendekatan emosional, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik. 33 3.4.4. Menentukan Ide Pokok Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens. Dengan penentuan ide pokok yang tepat, proses penyusunan pesan bisnis dapat dilakukan dengan baik, sehingga audiens dapat menerima dan memahami isi pesan secara benar. Contoh penyusunan pesan yaitu : Topik : Iuran Wajib Anggota Koperasi Ide Pokok : Iuran wajib anggota merupakan sumber dana koperasi Ketaatan setiap anggota koperasi dalam membayar iuran wajib setiap bulannya, akan memperlancar anggota lainnya dalam melakukan pinjaman, meningkatkan kesejahteraan anggota, serta memberi kesempatan kepada koperasi untuk lebih berkembang. Ide pendukung : Pembayaran iuran wajib tidak memberatkan anggota serta manfaat yang diterima lebih besar dari pengorbanan yang dilakukan. 3.5. PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Dan MEDIA Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Pemilihan saluran dan media komunikasi disesuaikan dengan sifat pesan, waktu, formalitas, sumber dana dan harapan penerima. a. Saluran Komunikasi Tertulis (written communication) Saluran komunikasi tertulis memiliki beberapa bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Kelebihan dari komunikasi tertulis adalah bahwa pembuat pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Gaya bahasa, penggunaan bahasa yang resmi, tanda baca, pengaturan display harus diperhatikan sehingga pesan yang dibuat dapat menarik perhatian dan dapat dipahami dengan benar oleh penerima pesan. b. Saluran Komunikasi Lisan (Oral Communication) Komunikasi lisan mencakup kegiatan-kegiatan seperti percakapan antara dua orang atau lebih, percakapan dengan media telepon, wawancara kerja, diskusi, seminar, lokakarya, pidato, presentasi, dan seiring perkembangan teknologi 34 terdapat bentuk komunikasi lisan yang memanfaatkan kecanggihan teknologi seperti teleconference, menggunakan webcam, dan lain-lain. Kelebihan dari komunikasi lisan adalah mampu memberikan umpan balik (feedback) dengan segera, dapat mengetahui dengan langsung reaksi dari audiens, serta dapat memberikan informasi-informasi tambahan yang relevan dengan materi. Komunikasi lisan dipilih jika pesan yang disampaikan sederhana dan tidak memerlukan cacatan permanen. Media atau alat bantu yang digunakan dalam komunikasi lisan seperti film, proyektor LCD, pengeras suara, dan banyak media bantu lain, dimana semua bertujuan untuk mempermudah pemahaman dari audiens. Latihan 1. Jelaskan proses penyusunan pesan-pesan bisnis ! 2. Sebutkan beberapa pedoman dalam mengembangkan profil audiens ! 3. Untuk mengetahui kebutuhan akan informasi dari audiens, hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan ? 4. Faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam memilih media komunikasi, dan atas pertimbangan apa saja komunikasi lisan atau komunikasi tertulis digunakan? 5. Sebuah perusahaan besar dengan modal yang cukup kuat mencari tenaga kerja baru untuk posisi staf pemasaran dengan spesifikasi pendidikan minimal D3 ekonomi/administrasi, umur maksimal 25 tahun, pengalaman lebih diutamakan. Media apa yang seharusnya dipilih serta bagaimana penyusunan pesan yang harus dibuat ! 35
